CHƯƠNG 3. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG CỦA CễNG
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần.
Phòng Hành chính Nhân sự làm việc theo quy chế của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt
Chế độ làm việc của phòng : Phòng Hành chính Nhân sự làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng, trong phạm vi văn phòng, Trưởng phòng có trách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của văn phòng và có trách nhiệm báo cáo tình hình công tác của phòng lên Giám đốc theo định kỳ hoặc đột xuất.
Văn phòng có vai trò quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của cơ quan, đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo. Sự thành bại của công việc phụ thuộc vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý. Do đó người lãnh đạo rất cần những ý kiến tham mưu trợ giúp. Những nhân tố này được Văn phòng thu thập, chọn lọc và tổng hợp thành những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án để ra quyết định kịp thời và đúng đắn. Đây chính là chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng.
Chức năng của phòng Hành chính Nhân sự của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt thể hiện qua những công việc mà phòng Hành chính Nhân sự đảm nhiệm:
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty về mọi hoạt động quản lý, điều hành công ty về các lĩnh vực:
+ Công tác tổ chức hành chính: xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó trong Công ty, xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của Công ty.
+ Công tác tổ chức nhân sự, công tác cán bộ
+ Chế độ chính sách đối với người lao động + Công tác đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực
+ Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo.
+ Cụng tỏc hành chớnh - Văn phũng : Theo dừi đụn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch, tổng hợp báo cáo công tác thường kỳ về hoạt động Công ty.
Qua đây có thể thấy Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty đã nắm bắt được chức năng tham mưu, tổng hợp của mình để đảm bảo tính khách quan, giảm bớt công việc cho Ban lãnh đạo, giúp Ban lãnh đạo quản lý, điều hành công việc một cách tốt nhất và có hiệu quả cao nhất.
Phòng Hành chính Nhân sự tiến hành họp giao ban vào ngày thứ 7 hàng tuần và tất cả các nhân viên trong phòng đểu phải có mặt đầy đủ.
Vì vậy, văn phòng có vai trò rất quan trọng, là cánh tay phải đắc lực trong việc tham mưu tổng hợp cho Lãnh đạo Công ty.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty.
( Xem phụ lục 3).
Bất cứ cơ quan, tổ chức nào đều cần có chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan nói chung và từng đơn vị nói riêng nhằm sắp xếp công việc khoa học và đúng lịch trình, tránh chồng chéo, bỏ sót công việc và tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình giải quyết công việc.
Chương trình công tác thường kỳ thường bao gồm: Chương trình công tác năm, quý, tháng, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, lịch công tác tuần…
- Ưu điểm:
+ Văn phòng đã xây dựng được chương trình công tác một cách đầy đủ, khoa học và hợp lý.
+ Chương trình công tác đã nêu rõ những công việc cần thực hiện một cách cụ thể và chi tiết, giúp Ban lãnh đạo cũng như các phòng, ban trong Công ty hiểu và nắm được những công việc cần làm trong thời gian tới.
- Nhược điểm: Đôi khi sự sắp xếp công việc trong chương trình còn chưa được phù hợp, chưa sắp xếp được công việc theo tính chất quan trọng mà công việc đề ra.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty.
( Xem phụ lục 4).
Các khâu tổ chức vả chuẩn bị cho Hội nghị được diễn ra rất chu đáo và chuyên nghiệp. Sự thành công của Hội nghị này chính là do công tác chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty và sự phối kết hợp giữa Phòng Hành chính nhân sự với các phòng ban liên quan trong Công ty.
Quy trình công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp được tiến hành như sau:
- Chuẩn bị hội nghị: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất thành phần hội nghị, dự trù kinh phí, lập danh sách...
- Quá trình diễn ra hội nghị: Đón tiếp khách, điểm danh đại biểu, làm công tác lễ tân trong quá trình hội nghị, công tác thư ký ghi biên bản...
- Kết thúc hội nghị: Văn phòng giải quyết công tác hậu cần, tổng kết hội nghị, quyết toán kinh phí.
Quá trình diễn ra hội nghị Văn phòng còn có trách nhiệm thường trực ngoài hội trường để giải quyết công việc đột xuất, công tác lễ tân trong quá trình diễn ra hội nghị.
- Văn bản hồ sơ hội nghị.
( Xem phụ lục 5).
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo.
(Xem phụ lục 6).
Ở bất cứ cơ quan, tổ chức, công ty nào, thủ trưởng cơ quan hay cán bộ công ty cũng cần có những chuyến đi công tác nhằm xem xét, nắm bắt, kiểm tra tình hình bên ngoài cũng như mở rộng mối quan hệ trong phạm vi hoạt động của cơ quan, công ty. Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng cơ quan, cán bộ công ty, cũng như lãnh đạo văn phòng là
một công tác cần được tiến hành thường xuyên mà nhiệm vụ chủ yếu thuộc về văn phòng.
Chuyến đi công tác, đây là hoạt động rất cần thiết và không thể thiếu đối với mỗi cơ quan. Chuyến đi công tác của lãng đạo rất đa dạng, có thể đi dài ngày, ngắn ngày, tùy thuộc vào tính chất của công việc vì vậy văn phòng phải chuẩn bị hết sức chu đáo.
Văn phòng cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước chuyến đi như: liên hệ với đơn vị mà lãnh đạo đến công tác để chuẩn bị tài liệu liên quan, chuẩn bị phương tiện, kinh phí đi lại, chỗ ở cho lãnh đạo và giúp lãnh đạo chuẩn bị các nội dung liên quan khác như: Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc khi lãnh đạo đi công tác.
Tại Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty cũng như cho Trưởng phòng Hành chính được chuẩn bị khá kỹ lưỡng và tiến hành rất tốt. Công tác này đã được sơ đồ hoá thành một quy trình chuẩn rất đầy đủ và hợp lý, đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra.
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan:
Với sự phát triển của khoa học và công nghệ, con người được tiếp cận với nhiều máy móc hiện đại cũng như tiếp cận với rất nhiều nền văn hóa khác nhau, những nền văn hóa đó rất đa dạng và phong phú đòi hỏi con người cần phải tiếp thu có chọn lọc những nền văn hóa đẹp của các nước. Nhưng vẫn giữ được nền văn hóa của dân tộc Việt.
Trong môi trường làm việc của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt đã triển khai và phổ biến tới toàn công ty về nghi thức công sở như:
- Môi trường làm việc thân thiện và cởi mở, các cá nhân trong công ty có thể bộc lộ hết những khả năng của mình.
- Giữa cán bộ và nhân viên luôn có sự giao tiếp trên sự tôn trọng và lắng nghe ý kiến của nhau.
- Mối quan hệ giữa các nhân viên luôn được đặt lênhàng đầu, có tinh thần đoàn kết, làm việc tập thể.
- Việc giao tiếp với khách hàng được cán bộ và nhân viên trong công ty quan tâm, mọi người luôn có thái độ đón tiếp niềm nở và lắng nghe ý khiến, phản hồi của khách hàng.
- Nhân viên mặc đúng đồng phục đã quy định khi đi làm.
- Nhân viên đi làm đúng giờ theo đúng quy định mà công ty đề ra.
Đây là, một nét đẹp văn hóa công sở trang trọng, lịch sự và đều được tất cả các nhân viên thực hiện rất tốt. Tuy nhiên, bên cạnh đó thì cũng có một số mặt hạn chế khi cán bộ và nhân viên thực hiện văn hóa như:
- Vẫn có một số nhân viên không đeo thẻ khi đi làm.
- Ý thức làm việc còn chưa thật sự tốt.
- Khu vực làm việc của một số cá nhân chưa được chú trọng vẫn còn bừa bộn.
Qua thời gian thực tập tại công ty em đã thu được rất nhiều kinh nghiệm về văn hoá công sở, đó chính là hình ảnh đẹp mà Công ty Cổ phần Tri thức cộng đồng Việt đã làm được. Một văn hoá công sở trang trọng, lịch sự và đều được tất cả các nhân viên thực hiện rất tốt.