Cùng với sự phát triển của Đất nước và thế giới đòi hỏi mỗi cơ quan, doanh nghiệp phải tự hoàn thiện và nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động của mình để kịp thời đáp ứng nhu cầu của xã hội. Đặc biêt là việc nâng cao hoạt động công tác văn phòng để cải thiện sự chậm chạp nhiều chồng chéo của hoạt động văn phòng hiện nay cũng như góp phần cải cách nền hành chính văn phòng hiện đại kiểu mẫu là xu thế tất yếu của thời đại. Để giải quyết được vấn đề này, bản thân tôi có một số đề xuất sau:
- Phòng Hành Chính Nhân sự của Công ty nên thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn về chuyên môn và nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác văn phòng tại Công ty.
- Luôn cần có sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Công ty trong công tác hành chính văn phòng. Sự quan tâm được thể hiện trong việc tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, tiếp cận với những thông tin, thiết bị hiện đại. Đầu tư trang thiết bị văn phòng, vừa bắt kịp với xu thế của thời đại lài vừa phù hợp với nhu cầu cũng như quy mô của Công ty.
- Ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ là công việc rất cần thiết.
- Lượng văn bản của Công ty cần phải được bảo quản nên cẩn phải có kho lưu trữ riêng. Đầu tư thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đại cho văn phòng nhằm từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng.
- Cần có sự cải tạo và đầu tư nâng cấp phòng làm việc trong Công ty, đáp ứng yêu cầu tất cả các cán bộ nhân viên của Công ty.
- Phổ biến cho cỏc cỏn bộ trong Cụng ty hiểu rừ tầm quan trọng của công tác văn phòng để mọi người làm tốt công việc về công văn, giấy tờ và có trách nhiệm hơn trong công việc.
- Luôn hướng đến những quy chuẩn về công tác văn thư – lưu trữ của nhà nước qua các văn bản hướng dẫn hiện hành. Áp dụng các quy trình hướng dẫn nghiệp vụ của Công ty một cách nghiêm túc, tránh tình trạng sai sót sảy ra.
- Cần bổ sung thêm cán bộ lưu trữ chuyên trách cho Công ty để đảm bảo nhiệm vụ tốt hơn công tác lưu trữ của Công ty,
- Đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Qua quá trình thực tế, em thấy Nhà trường đã có nhiều cố gắng, nỗ lực trong việc hướng dẫn sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập của mình.
Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực đó, em thấy vẫn còn một số vấn đề cần kiến nghị với nhà trường. Cụ thể như sau:
- Nên có sự liên kết chặt chẽ hơn nữa giữa nhà trường và sinh viên trong quá trình học tập cũng như đi thực tế.
- Tăng cường đào tạo các nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn sự chênh lệch giữa lý thuyết và thực tế.
Tạo điều kiện hơn nữa cho sinh viên trong thời gian đi thực tập.
Trên đây là những đóng góp ý kiến đề xuất của em trong qua trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt, nếu thực hiện được em tin rằng chất lượng làm việc của Công ty sẽ được nâng cao.
PHẦN KẾT LUẬN
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, các Thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện thuận lợi và phân công giúp đỡ em trong suốt 3 năm học tại trường và thời gian đi thực tập ở ngoài cơ quan.
Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã động viên và những người đã động viên, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt quá trình đi thực tập tại Công ty.
Thời gian thực tập tại Công ty đã giúp em làm quen với công việc, vận dụng những kiến thức đã học trên ghế nhà trường vào thực tế công việc tại Công ty. Bước đầu em đã được thực hành các công tác văn phòng và các công việc khác như soạn thảo, in tài liệu... Từ đó em đã rèn luyện và học hỏi được rất nhiều kỹ năng để phục vụ cho công tác sau này. Những kinh nghiệm đó sẽ giúp em rất nhiều trong công việc trong tương lai.
Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tập thể Lãnh đạo cán bộ của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt, cảm ơn anh Bùi Thế Long - Trưởng phòng Hành chính Nhân sự, anh Long đã giúp đỡ em rất nhiệt tình trong suốt thời gian em về thực tập tại văn phòng. Ngoài ra cho em cảm ơn tất cả các anh chị hiện đang công tác tại nơi thực tập đã cùng em làm việc và hướng dẫn em về các nghiệp vụ chuyên môn, cảm ơn mọi người đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong trong thời gian qua để em có thể hoàn thành được quá trình thực tập, cũng như bài báo cáo này.
Một lần nữa cho phép em xin cảm ơn Cán bộ hướng dẫn tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt đã tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn thành tốt báo cáo này. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Kính mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và cán bộ công nhân viên trong Công ty để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 29 tháng 4 năm 2015 SINH VIÊN VIẾT BÁO CÁO
Ma Khánh Biển
PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt:
Ghi chú:
Chỉ đạo, điều hành Điều hòa, phối hợp
Đại hội Cổ đông
Hội đồng Quản Trị
Ban Giám đốc
Ban kiểm soát
Phòng hành chính
nhân Sự
Phòng Tài chính
– Kế toán
Phòng Nội dung Phòng
Kiểm soát &
Thẩm định Phòng
Công nghệ Phòng
Kinh doanh
Phòng Media
Phụ lục 02:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt.
Ghi chú:
Chỉ đạo, điều hành
Điều hòa, phối hợp
Phó phòng Hành chính Trưởng phòng
Hành chính
Quản lý nhân sự
Nhân viên hành chính Nhân viên nhân
sự
Quản lý hành chính
Bộ phận Văn thư, Lưu trữ
Phụ lục 03:
Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty:
Trách nhiệm:
Trưởng phòng
Các Phòng, Ban chuyên môn
Trưởng phòng
Các Phòng, Ban chuyên môn
Trưởng phòng
Lãnh đạo cơ quan Văn phòng
Gửi công văn yêu cầu các phòng, ban đăng ký CTCT
Đăng ký CTCT về Văn phòng Dự thảo CTCT
Gửi bản dự thảo đến các đơn vị lấy ý kiến đóng góp
Cho ý kiến đóng góp
Hoàn chỉnh bản dự thảo và trình Thủ trưởng cơ quan phê
duyệt, ban hành Xem xét và phê duyệt
Ban hành Đạt
Không đạt
Phụ lục 04:
Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị của Công ty.
Trách nhiệm:
Văn phòng
Lãnh đạo cơ quan Văn phòng,
Các đơn vị liên quan
Lãnh đạo cơ quan, Văn phòng,
Các đơn vị liên quan
Văn phòng
Lập kế hoạch tổ chức Hội nghị Xem xét và phê duyệt
Phân công công việc, chuẩn bị cho Hội nghị (văn bản, tài
liêu, cơ sở vật chất….)
Tiến hành Hội nghị (đón tiếp Đại biển, khách mời; Khai
mạc; Diễn biến; Bế mạc) Kết thúc Hội nghị
Thu thập tài liệu, Lưu Hồ sơ công việc, quyết toán kinh phí
Đạt
Không đạt
Phụ lục 05:
Mục lục văn bản Hồ sơ Hội nghị Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt.
STT Số ký hiệu Ngày tháng văn
bản
Tên loại văn bản
Tiêu đề văn bản Người lập Tờ số
Ghi chú
01 15/NQ-
CPTTCĐV
12/3/2014 Nghị quyết
Họp Công ty Cổ Tri thức Cộng đồng Việt
Phòng Hành chính
Nhân sự
01
02 55/BC- CPTTCĐV
20/3/2014 Báo cáo Đề ra kế hoạch năm 2013
Phòng Tài chính-
Kế toán
03
03 78/CTr- CPTTCĐV
22/3/2014 Chương trình
Chương trình họp Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt
Phòng Hành chính
Nhân sự
04
04 122/BB- CPTTCĐV
28/3/2014 Biên bản Biên bản họp của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng việt
Thư ký hội nghị
06
Phụ lục 06:
Sơ đồ hoá quy trình tổ chức
chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty.
Phụ lục 07:
Lên kế hoạch cho chuyến đi công tác
Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác
Tổ chức chuyến đi công tác
Những công việc khác cho chuyến đi
- Mục đích, nội dung, thành phần, địa điểm, thời gian.
- Tài liệu, tư liệu hoạt động.
- Kinh phí, phương tiện, giấy tờ khác…
- Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác
- Chuẩn bị nội dung công tác.
- Chuẩn bị tư liệu tài liệu - Chuẩn bị giấy tờ, kinh phí…
- Xây dựng nhật ký công tác - Ghi địa chỉ chuyến đi công tác.
- Chuẩn bị quà tặng
-Giúp thủ trưởng giải quyết các vấn đề liên quan đến tổ chức chuyến đi công tác.
- Thu thập giấy tờ, tài liệu sau khi đi công tác.
- Trình nhật ký công tác và các văn bản, giấy tờcho thủ trưởng
1. Mẫu Lịch công tác tuần của Công ty:
CÔNG TY CP TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT (Tuần thứ … Từ ngày … /… /20.. đến ngày …/…/20..)
Ngày Thời gian Nội dung công việc
Thành phần họp Địa điểm Chủ trì Thứ Hai
Ngày...
...giờ... Báo cáo....
Họp giao ban...
... ... ...
Thứ Ba Ngày...
...giờ... ... ... ... ...
Thứ Tư Ngày...
...giờ... ... ... ... ...
Thứ Năm Ngày...
...giờ... ... ... ... ...
Thứ Sáu Ngày...
...giờ... ... ... ... ...
Thứ Bảy Ngày...
...giờ... ... ... ... ...
Nơi nhận:
- -
TRƯỞNG PHềNG
Bùi Thế Long 2. Mẫu kế hoạch công tác Tháng của Công ty.
CÔNG TY CP TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT
Số :…. /KH-CPTTCĐV
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm
KẾ HOẠCH Công tác Tháng ...