CHƯƠNG 3. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG CỦA CễNG
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty.
Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt được tổ chức văn thư theo mô hình tập trung, chỉ có một văn thư chung của Công ty, các đơn vị phòng ban trong Công ty không tổ chức văn thư riêng. Công ty đã bố trí một cán bộ có trình độ văn thư chuyên làm chuyên trách công tác văn thư lưu trữ, in ấn tài liệu. Công tác văn thư Công ty được trang bị các trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn như: máy vi tính, máy in, máy fax ,máy phô tô copy...
Phòng làm việc của nhân viên văn thư chung với phòng làm việc của phòng Hành chính Nhân sự, do đó cách bố trí nơi làm việc của cán bộ văn thư rất hợp lý và khoa học, giúp thuận tiện cho công việc và trao đổi giữa bộ phận
văn thư và các bộ phận khác trong phòng Hành chính Nhân sự.
Công tác văn thư được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn, giấy tờ của Công ty được lưu thông. Bên cạnh đó việc cung cấp thông tin cũng rất đầy đủ, kịp thời, bảo mật, đảm bảo cho công việc của Công ty giải quyết nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc và quy định của pháp luật.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi, đến; quản lý sử dụng con dấu được thực hiện một cách chặt chẽ và tuân thủ đúng quy trình, quy định của Công ty và các văn bản quy định của nhà nước.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo trình tự, yêu cầu mà Nhà nước quy định. Nếu chuyên viên của các phòng, ban sâu khi soạn thảo văn bản có sai sót thì xuống phòng văn thư, cán bộ văn thư sẽ kịp thời sửa ngay nên ít có sai sót sảy ra.
Lập hồ sơ và lưu hồ sơ được nhân viên văn phòng quan tâm, chú ý. Hồ sơ được lập theo trình tự thời gian và quá trình giải quyết công việc.
Bên cạnh đó vẫn tồn tại một số nhược điểm:
- Văn thư của cơ quan chưa có phòng làm việc riêng nên khó khăn cho việc quản lý giấy tờ và công việc.
- Nhân viên văn thư còn thiếu chưa đáp ứng được nhu cầu công việc của Công ty.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty.
a. Đánh giá chung về công tác văn thư:
Như đã nêu trên, công tác văn thư thực hiện chức năng bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của Công ty, vì vậy công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Về văn bản, các văn bản của Cụng ty đều xỏc định rừ mục tiờu, thể hiện bản chất hoạt động của một Cụng ty là lợi nhuận trên cơ sở phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng, phù
hợp với hiến pháp, pháp luật của Nhà nước. Nội dung văn bản đều đảm bảo tính khoa học, phổ thông, đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với khả năng, trình độ người thực hiện, phù hợp với cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện thực. Tuy nhiên, các văn bản vẫn mắc nhiều lỗi sai thường thấy trong các văn bản của Công ty, ví dụ như thể thức trình bày văn bản của Công ty, nhiều lúc còn sai vì người soạn thảo còn soạn theo kinh nghiệm chứ chưa chú trọng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV
- Quản lý và giải quyết văn bản: Việc quản lý, giải quyết văn bản được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của nhà nước. Đối với văn bản đi, Lãnh đạo văn phòng đã làm công tác kiểm tra khá chặt chẽ và sát sao, đảm bảo theo đúng quy trình từ khâu soạn thảo văn bản đến khâu cho văn bản vào bao bì và chuyển đến nơi cần gửi.
- Quản lý con dấu: Con dấu của Công ty được giao cho nhân viên Văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, con dấu được văn thư bảo quản và cất giữ
cẩn thận.
- Lập hồ sơ hiện hành: Việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là hoạt động nghiệp vụ quan trọng. Do vậy, được Công ty thực hiện một cách khoa học và chuẩn xác đã góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác tại Công ty. Từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
b. Nhận xét về trách nhiệm của Trưởng phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty:
Để công tác văn thư trong Công ty hoạt động có hiệu quả và thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước thì Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty như sau:
- Trưởng phòng Hành chính Nhân sự là người trực tiếp giúp Giám đốc Công ty, tổ chức tham mưu, thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong phạm vi Công ty hoặc đơn vị trực thuộc
- Ký thừa lệnh Giám đốc một số văn bản được giao và ký văn bản do văn phòng ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.
- Xem xét và ký chịu trách nhiệm về thể thức văn bản đi trước khi trình
cho Giám đốc ký.
- Cho ý kiến đối với văn bản đi, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Đôn đốc nhắc nhở cán bộ, nhân viên lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty đúng thời hạn quy định.
Trưởng phòng Hành chính đã làm tốt trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của công ty, thường xuyên quan tâm sát sao tới việc thực hiện công tác này và đã có những ý kiến chỉ đạo kịp thời để công việc được giải quyết một cách nhanh chóng.
Trong thời gian thực tập tại Công ty thì em cũng đã tham mưu cho lãnh đạo văn bản chỉ đạo về công tác văn thư đang hiện hành như:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về
quản lý và sử dụng con dấu .
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
- Nghị định số 58/2001/ ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu.
Lãnh đạo văn phòng cũng đã lắng nghe những đóng góp của em và sẽ xem xét để áp dụng vào thực tế công việc tại Công ty.