Trong thời gian thực tập vừa qua với sự tìm hiểu và cọ sát với các công việc được giao thuộc nghiệp vụ văn phòng cùng với đó là tố chất cần thiết của một nhân viên văn phòng trong tương lai. Với những kết quả thu được đó, em tin rằng sẽ giúp ích cho bản thân rất nhiều khi đi làm.
Thời gian thực tập là quãng thời gian không dài nhưng cũng đủ giúp tôi có thể xem xét và đánh giá về công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt, nơi em tham gia thực tập. Hi vọng những đánh giá của em sẽ giúp ích cho Công ty trong quá trình hoàn thiện bộ máy hành chính của mình. Sau đây là những đánh giá của em về những ưu nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt.
Ưu điểm:
- Được sự quan tâm kịp thời và sát sao của ban lãnh đạo Công ty, công tác hành chính văn phòng luôn được triển khai đầy đủ và đạt kết quả tốt thuộc trách nhiệm của phòng Hành Chính Nhân sự.
- Môi trường làm việc của Công ty có thể đánh giá là khá lý tưởng tạo sự thoải mái cho đội ngũ cán bộ, nhân viên. Các phòng làm việc đểu rộng rãi, thoáng mát. Cách bố trí phù hợp với không gian của văn phòng và kiến trúc hạ tầng của Công ty. Một số phòng chủ chốt của Công ty được bố trí tại khu vực thuận lợi cho tiếp xúc của nhân viên trong Công ty và khách đến liên hệ công việc. Các trang thiết bị trong văn phòng được Công ty quan tâm đầu tư tương đối đầy đủ và hiện đại. Cách bố trí rất khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng và di chuyển của cán bộ, nhân viên cũng như quản lý nhân viên của lãnh đạo văn phòng. Đặc biệt Công ty đã áp dụng một cách triệt để công nghệ thông tin vào quá trình thực hiện công việc, góp phần giúp lãnh đạo, nhân viờn trong văn phũng theo dừi tỡnh hỡnh triển khai , giải quyết cụng việc một
cách nhanh chóng. Từ đó giúp cán bộ văn phòng, nhân viên không chỉ tiết kiệm được thời gian, công sức trong quá trình giải quyết công việc mà còn giúp quá trình quản lý tra tìm thông tin một cách nhanh chóng chính xác và kịp thời cho lãnh đạo.
- Phòng Hành chính Nhân sự là đơn vị giúp Lãnh đạo kiểm tra việc soạn thảo văn bản có đúng theo quy định của Thông tư 55 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đảm bảo văn bản ban hành ra có hiệu lực pháp lý.
Công tác xây dựng văn bản được thực hiện theo quy định, đây chính là sự cố gắng và nỗ lực của cán bộ nhân viên trong phòng không ngừng nghiên cứu các văn bản của Nhà nước, cơ quan, xây dựng quy chế về nghiệp vụ để các đơn vị thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và pháp luật. Bên cạnh đó việc đóng dấu và sử dụng con dấu cũng được cán bộ văn thư thực hiện, làm theo đúng quy định của Nhà nước.
- Lưu trữ tài liệu là việc làm rất cần thiết trong tất cả các cơ quan đơn vị, nó giúp cho việc tra tìm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng. Đồng thời tài liệu là cơ sở dữ liệu phục vụ cho quá trình sử dụng, ngiên cứu đáp ứng nhu cầu công việc của Công ty không chỉ ở trong hiện tại mà còn cả trong tương lai sau này. Chính vì vậy công tác lưu trữ được Giám đốc Công ty rất quan tâm, các trang thiết bị được trang bị đầy đủ phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quan tài liệu một cách tốt nhất. Các văn bản mật đều được cất giữ bảo quản đúng quy định của Nhà nước.
- Cán bộ văn thư của Công ty là người có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng yêu cầu công việc. Vì vậy việc tổ chức quản lý và giải quyết rất nhanh chóng và chính xác đảm bảo yêu cầu của công việc. Bên cạnh đó việc cung cấp thông tin cũng rất đầy đủ, kịp thời, bảo mật, đóng dấu và sử dụng con dấu cúng được cán bộ văn thư thực hiện, làm theo đúng quy định của nhà nước.
- Nhìn chung đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòng đều là những
người có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, được đào tạo một cách bài bản, giúp công việc của văn phòng được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo yêu cầu, tính chất của công việc. Họ là những người nhiệt tình, sáng tạo, tích cực học hỏi, có trách nhiệm với công việc được giao, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mình phụ trách. Ban lãnh đạo là những người có trình độ chuyên môn cao, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý.
- Bên cạnh đó được sự quan tâm đầu tư của Ban lãnh đạo Công ty, cán bộ, nhân viên của Phòng hành chính Nhân sự thường xuyên được tập huấn, tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nang cao chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học. Từ đó mà chất lượng của nhân viên trong phòng ngày càng được cải thiện góp phần trực tiếp tạo nên hiệu quả trong hoạt động quản lý và hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của Công ty.
Nhược điểm:
Nhược điểm chủ yếu của Công tác văn phòng Công ty là ở công tác văn thư lưu trữ:
- Quá trình soạn thảo văn bản còn mắc nhiều lỗi sai văn bản có nội dung không phù hợp, mắc lỗi nhiều về thể thức: trình bày nhiều kiểu, khá tuỳ tiện theo suy nghĩ của người soạn thảo. Từ Quốc hiệu, cơ quan ban hành, số, ký hiệu văn bản cho đến nơi nhận văn bản. Từ đây có thể thấy rằng, nhận thức tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản quản lý của Công ty chưa đúng và việc chưa chấp hành không nghiêm những quy định của Nhà nước về công tác này.
- Trong việc quản lý văn bản đi, đến thì chưa ban hành được quy định riêng nào về quản lý công tác văn thư lưu trữ của Công ty. Một số phòng, ban khi vào sổ văn bản đi, đến chưa đúng với quy định của Nhà nước. Việc đăng ký và số văn bản còn lộn xộn không có hệ thống, trình tự thống nhất.
- Các phòng, ban chưa làm tốt công tác lập danh mục hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc mà mình giải quyết vào lưu trữ Công ty. Hầu hết các phòng ban không lập hồ sơ công việc, vì vậy đã ảnh hưởng đến việc lưu trữ
và gây mất mát tài liệu.
- Công ty chưa có phòng lưu trữ, dẫn đến việc các sổ sách giấy tờ để chung trong văn phòng khiến không gian văn phòng thêm chật hẹp, tài liệu chưa được bảo quản đúng cách, từ đó sẽ ảnh hưởng xấu đến tài liệu lưu trữ.
- Các trang thiết bị hiện đại còn thiếu.
2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những