Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH và xã hội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 2 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 3 1. Khái quát lịch sử Bộ LĐTBXH 3 2. Chức năng 3 3. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 3 3.1. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 3.2. Cơ cấu tổ chức 6 3.2.1. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao độngThương binh và Xã hội 6 3.2.2. Lãnh đạo Bộ: 6 3.2.3. Tổ chức 7 3.3. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc Bộ: 7 3.3.1. Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước 7 3.3.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ: 9 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao độngThương binh và Xã hội 10 1. Chức năng 10 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH 12 4. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng 12 III. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 16 1. Chức năng 16 2. Nhiệm vụ 17 3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự 17 IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 18 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 18 1.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp , giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Bộ Lao đông Thương binh và Xã hội 18 1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 19 1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần của văn phòng 21 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 22 1.2.1. Khái quát về chương trình công tác thường kỳ của Bộ 22 1.2.2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Bộ 23 1.2.3. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế 23 1.3. Công tác tổ chức hội nghị của Bộ Lao động –Thương binh và Xã hội 24 1.3.1. Quy trình tổ chức 01 Đại hội gồm các bước sau: 24 1.3.2. Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức Đại hội: 24 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ 25 1.4.1. Trước khi lãnh đạo đi công tác 25 1.4.2. Trong khi lãnh đạo Bộ đi công tác 25 1.4.3. Sau chuyến đi công tác 25 1.5. Đánh giá công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Bộ Lao độngThương binh và Xã hội. 26 2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư 28 2.1. Tìm hiểu về mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan 28 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư tại Bộ Lao động Thương binh và Xã hội 30 2.2.1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng 30 2.2.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 31 3. Khảo sát về tình hình công tác lưu trữ 33 3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan 33 3.1.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 33 3.1.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 34 3.1.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 34 3.1.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 34 3.2. Trách nhiệm của Bộ trưởng và Chánh văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ cử cơ quan 35 3.2.1. Trách nhiệm của Bộ trưởng 35 3.2.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng Bộ 35 3.3. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ: 36 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 39 1. Xây dựng bộ mãu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 39 1.1. Xây dựng lịch công tác tuần của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội 39 1.2. Kế hoạch công tác năm của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội 41 2. Quy chế “ Văn thư – Lưu trữ” của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội 41 3. Quy chế “ Văn hoá công sở “ của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội 41 4. Quy trình tổ chức hội nghị cho cơ quan 41 5. Mô hình văn phòng hiện đại của Bộ 44 6. Đánh giá cơ cấu, tổ chức, bộ máy phòng Hành chính của Bộ Lao động Thương binh Và Xã hội 46 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 47 I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 47 1.Ưu điểm 47 II. ĐỀ XUẤT: 49 KẾT LUẬN 52 PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA .3 BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Khái quát lịch sử Bộ LĐTBXH Chức .3 Nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 3.1 Nhiệm vụ quyền hạn .3 3.2 Cơ cấu tổ chức 3.2.1 Cơ cấu tổ chức Bộ Lao động-Thương binh Xã hội .6 3.2.2 Lãnh đạo Bộ: 3.2.3 Tổ chức 3.3 Chức nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc Bộ: .7 3.3.1 Các đơn vị thực chức quản lý nhà nước 3.3.2 Các đơn vị nghiệp thuộc Bộ: II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Lao độngThương binh Xã hội 10 Chức 10 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ LĐTBXH 12 Bản mơ tả cơng việc Chánh Văn phịng .12 III Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Phòng Hành 16 Chức 16 Nhiệm vụ .17 Cơ cấu tổ chức nhân 17 IV KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.18 Khảo sát tổ chức cơng tác văn phịng 18 1.1 Vai trò Văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp , giúp việc đảm bảo hậu cần cho Bộ Lao đông Thương binh Xã hội 18 1.1.1 Chức tham mưu, tổng hợp 19 1.1.2 Chức giúp việc, đảm bảo hậu cần văn phòng 21 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan 22 1.2.1 Khái quát chương trình công tác thường kỳ Bộ 23 1.2.2 Nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Bộ .23 1.2.3 Đánh giá ưu điểm, hạn chế 23 1.3 Công tác tổ chức hội nghị Bộ Lao động –Thương binh Xã hội 24 1.3.1 Quy trình tổ chức 01 Đại hội gồm bước sau: 24 Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3.2 Mục lục văn hồ sơ tổ chức Đại hội: .24 1.4 Quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo Bộ 26 1.4.1 Trước lãnh đạo công tác .26 1.4.2 Trong lãnh đạo Bộ công tác 26 1.4.3 Sau chuyến công tác 26 1.5 Đánh giá công tác triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở Bộ Lao động-Thương binh Xã hội .27 Khảo sát tình hình cơng tác văn thư .29 2.1 Tìm hiểu mơ hình tổ chức Văn thư quan 29 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư Bộ Lao động Thương binh Xã hội 31 2.2.1 Trách nhiệm Chánh Văn phòng 32 2.2.2 Các văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội .32 Khảo sát tình hình cơng tác lưu trữ 34 3.1 Thực trạng công tác lưu trữ quan 34 3.1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 35 3.1.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 35 3.1.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 35 3.1.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 35 3.2 Trách nhiệm Bộ trưởng Chánh văn phòng Bộ Lao động Thương binh Xã hội công tác đạo nghiệp vụ lưu trữ cử quan 37 3.2.1 Trách nhiệm Bộ trưởng 37 3.2.2 Trách nhiệm Chánh văn phòng Bộ 37 3.3 Các văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ: 38 Phần II 41 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .41 Xây dựng mãu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm .41 1.1 Xây dựng lịch công tác tuần Bộ Lao động Thương binh Xã hội 41 1.2 Kế hoạch công tác năm Bộ Lao động Thương binh Xã hội 42 Quy chế “ Văn thư – Lưu trữ” Bộ Lao động Thương binh Xã hội 43 Quy chế “ Văn hố cơng sở “ Bộ Lao động Thương binh Xã hội 43 Quy trình tổ chức hội nghị cho quan .43 Mơ hình văn phòng đại Bộ 45 Đánh giá cấu, tổ chức, máy phịng Hành Bộ Lao động Thương binh Và Xã hội 48 PHẦN III 49 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT .49 I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ TRONG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN .49 1.Ưu điểm 49 II ĐỀ XUẤT: 51 KẾT LUẬN 54 PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Để thực báo cáo em nhận giúp đỡ Ban lãnh đạo, cán bảo tận tình giảng viên Em xin gửi đến thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lòng biết ơn sâu sắc dạy truyền dạy cho em kiến thức bổ ích suốt q trình học tập trường, đặc biệt ngành học quản trị văn phịng Bài báo cáo khơng thể thực khơng có giúp đỡ Lãnh đạo Bộ Lao động – Thương Binh Xã hội, đặc biệt Lãnh đạo cán bộ, chun viên Phịng Hành chính, giúp đỡ tạo điều kiện cho em học hỏi, vào nghiên cứu thực tế nghiệp vụ cơng tác hồn thành tốt công việc giao suốt trình thực tập, giúp em hồn thành báo cáo Mặc dù cố gắng thời gian thực tập, thời gian có hạn lần tiếp xúc với thực tế công việc quan nên không báo cáo mà cịn q trình thực tập khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Vì vậy, em mong thầy giáo, Ban lãnh đạo Bộ Lao động- Thương binh Xã hội toàn thể cán bộ, chuyên viên Văn phịng Bộ tham gia đóng góp ý kiến cụ thể, giúp em bổ sung thiếu sót để hồn thiện, vững vàng chuyên môn nghiệp vụ sau trường./ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2015 SINH VIÊN Nguyễn Thị Như Thuỷ Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Sự phát triển mạnh mẽ kinh tế xã hội với công nghệ đại tiên tiến khoa học, đòi hỏi thân người phải tự đại hố để thích nghi phát triển Một văn phòng với đầy đủ trang thiết bị tân tiến, nhà quản trị đầy tài nhiệt huyết, đội ngũ nhân viên động nhiệt tình mục tiêu phấn đấu quan tổ chức Bởi lẽ văn phịng đóng vai trị vị trí vơ quan trọng hoạt động quan Không dừng lại việc thu thập xử lý thông tin, chức tham mưu tổng hợp phục vụ đảm bảo hậu cần cho quan, văn phòng đại giúp cấp quản lý suy nghĩ, sáng tạo, dự báo vấn đề nảy sinh giải cơng việc cách nhanh chóng hiệu Giữa lý luận thực tiễn tồn khoảng cách Để thu hẹp dần khoảng cách ấy,giúp cho sinh viên trường không bỡ ngỡ, mơ hồ chuyên ngành học, nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên thực tập bên trước tốt nghiệp Khoảng thời gian tháng thực tập Văn phòng Bộ Lao động Thương binh Và Xã hội ngắn so với hành trình cơng tác sau giúp em học hỏi nhiều điều bổ ích Tại em tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo văn phòng, với cán chuyên viên, em học tác phong phẩm chất nhà quản trị, phong cách làm việc khoa học, chất lượng cao trách nhiệm công chức với quan, với cơng việc Qua thời gian thực tập Phịng Hành chính- Văn phịng Bộ em tiếp xúc trực tiếp thực tế cơng tác hành văn phịng, giai đoạn đầy khó khăn, lúng túng kiến thức sách khác nhiều so với diễn thực tế, nhờ mà em trang bị cho kinh nghiệm quý báu để làm việc sau này, thông tin cần thiết để hoàn thành báo cáo cách tốt Do thời gian có hạn lần tiếp xúc với thực tế công việc quan nên viết em tránh khỏi hạn chế định Em mong nhận góp ý, bảo thầy giáo, chú, anh chị Văn phịng Bộ Lao động -Thương binh Xã hội để Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội báo cáo em hồn thiện PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Khái quát lịch sử Bộ LĐTBXH Bộ Lao động- Thương binh Xã hội thành lập ngày 16 tháng năm 1987 theo Quyết định số 782/HĐNN Hội đồng Nhà nước sở hợp hai Bộ: Bộ Lao động Bộ Thương binh xã hội Sự phát triển Bộ Lao động -Thương binh Xã hội kết trình xây dựng phát triển, tiếp thu, kế thừa phát huy chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Bộ quan: Bộ Lao động, Bộ Cứu tế Xã hội, Bộ Xã hội, Bộ Thương binh- Cựu binh, Bộ Nội vụ, Bộ Thương binh Xã hội Ủy ban điều tra tội ác chiến tranh Chức Bộ Lao động - Thương binh Xã hội quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an tồn lao động, người có cơng, bảo trợ xã hội, bảo vệ chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phịng chống tệ nạn xã hội (sau gọi chung lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội) phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công thuộc lĩnh vực Bộ quản lý Nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 3.1 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Lao động - Thương binh Xã hội có trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trình Chính phủ dự án luật, pháp lệnh; dự thảo nghị quyết, nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt, dự án, đề án văn quy phạm pháp luật khác theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm chương trình mục tiêu quốc gia, cơng trình, dự án quan trọng lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; dự thảo định, thị văn khác thuộc thẩm quyền đạo, điều hành Thủ tướng Chính phủ Ban hành Quyết định, Chỉ thị, Thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; phê duyệt đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch thuộc thẩm quyền định Bộ; hướng dẫn, kiểm tra chịu trách nhiệm tổ chức thực văn quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Chỉ đạo tổ chức thực công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Về lĩnh vực lao động, việc làm: a) Chủ trì, phối hợp với quan có liên quan xây dựng, trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ b) Thống quản lý xuất lao động chuyên gia, cấp thu hồi giấy phép hoạt động xuất lao động chuyên gia Về an toàn lao động: a) Chủ trì phối hợp quan có liên quan xây dựng, trình Chính phủ Thủ tướng Chính phủ b) Ban hành danh mục công việc nặng nhọc, độc hại, đặc biệt nặng nhọc, độc hại; danh mục máy, thiết bị vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt an toàn lao động; quy định hướng dẫn thủ tục đăng ký kiểm định loại máy thiết bị vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt lao động theo yêu cầu Bộ Luật Lao động; Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội c) Phối hợp với Bộ Y tế ban hành loại danh mục bệnh nghề nghiệp; d) Thống quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê báo cáo tai nạn xã hội; Về dạy nghề: a) Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ sách dạy nghề, tiêu chuẩn giáo viên dạy nghề đề án quy hoạch mạng lưới sở dạy nghề; b) Ban hành điều lệ mẫu sở dạy nghề; c) Thống quản lý tiêu chuẩn cấp bậc danh mục nghề đào tạo; chương trình, nội dung, phương pháp đào tạo; quy chế thi tuyển, quy chế cấp loại văn bằng, chứng tốt nghiệp; đào tạo giáo viên dạy nghề, cán sở dạy nghề đánh giá chất lượng nghề Về công tác thương binh liệt sỹ: Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, sách chế độ ưu đãi người hoạt động cách mạng, liệt sỹ gia đình liệt sỹ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến người có cơng giúp đỡ cách mạng, quy hoạch quy tập mộ, nghĩa trang liệt sỹ đài tưởng niệm cơng trình ghi cơng liệt sỹ đạo việc kiểm tra nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh, bệnh binh người có cơng với cách mạng, việc cung cấp chân tay giả, dụng cụ chỉnh hình,các phương tiện trợ giúp khác cho thương binh người có cơng Về bảo trợ xã hội a) Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ sách xóa đói giảm nghèo, cứu trợ xã hội, tổ chức hoạt động sở xã hội b) Chỉ đạo kiểm tra tình hình thực sách xóa đói giảm nghèo, cứu trợ xã hội người tàn tật, trẻ mồ côi trẻ lang thang người già cô đơn không nơi nương tựa, người gặp thiên tai, lũ lụt, nạn nhân chiến tranh 10 Về phòng, chống tệ nạn xã hội Trình Thủ tướng Chính phủ sách giải pháp phòng ngừa tệ nạn mại dâm, cai nghiện ma túy, tổ chức hoạt động sở chữa trị cai nghiện, quy hoạch sở cai nghiện cho đối tượng nghiện ma túy Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức chữa trị, cai nghiện, giáo dục dạy nghề, tạo việ làm tái hòa nhập cộng đồng cho đối tượng mại dâm nghiện ma túy a) Thực hợp tác Quốc tế lĩnh vực lao động b) Tổ chức thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực Lao động – Thương binh Xã hội c) Quyết định biện pháp, chủ trương cụ thể đạo thực chế hoạt động tổ chức nghiệp, dịch vụ công lĩnh vực Lao động – Thương binh Xã hội theo quy định pháp luật, quản lý đạo đơn vị trực thuộc Bộ d) Thực nhiệm vụ, quyền hạn, cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định pháp luật e) Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng tiêu cực xử lý vi phạm theo thẩm quyền Lao động – Thương binh vã Xã hội f) Quyết định đạo việc thực chương trình cải cách hành Bộ theo nội dung mục tiêu chương trình cải cách hành Nhà nước Thủ tướng Chính phủ phê duyệt g) Quản lý tổ chức máy, biên chế,chỉ đạo thực chế độ tiền lương sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, tổ chức công tác đào tạo bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước Lao động – Thương binh Xã hội địa phương h) Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bố theo quy định pháp luật 3.2 Cơ cấu tổ chức 3.2.1 Cơ cấu tổ chức Bộ Lao động-Thương binh Xã hội (Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Lao động Thương binh Xã hội xem phần Phụ lục 1) 3.2.2 Lãnh đạo Bộ: Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Bộ Trưởng: Phạm Thị Hải Chuyền; - Thứ Trưởng Thường trực: Nguyễn Thanh Hoà; - Thứ trưởng: Huỳnh Văn Tí; - Thứ trưởng: Nguyễn Trọng Đàm; - Thứ Trưởng: Doãn Mậu Diệp; - Thứ trưởng: Phạm Minh Huân; - Thứ Trưởng: Đào Hồng Lan 3.2.3 Tổ chức Bộ Lao động - Thương binh Xã hội gồm 18 đơn vị thực chức quản lý nhà nước 07 đơn vị nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ - Các đơn vị thực chức quản lý nhà nước bao gồm: Vụ Lao động - Tiền lương 10 Cục Quản lý lao động nước Vụ Bảo hiểm xã hội 11 Cục an toàn lao động Vụ Hợp tác Quốc tế 12 Cục người có cơng Vụ Bình đẳng giới 13 Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội Vụ kế hoạch tài 14 Cục Việc làm Vụ Pháp chế 15 Cục Bảo trợ xã hội Vụ Tổ chức cán 16 Cục bảo vệ, chăm sóc trẻ em Thanh tra 17 Tổng Cục dạy nghề Văn phòng 18 Các Ban Quản lý lao động nước - Các đơn vị nghiệp phục vụ quản lý nhà nước bao gồm: Viện Khoa học Lao động Xã hội; Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng; Trung tâm Thông tin; Tạp chí Lao động Xã hội; Báo Lao động Xã hội; Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Lao động – Xã hội; Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam 3.3 Chức nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc Bộ: Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN Xây dựng mãu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 1.1 Xây dựng lịch công tác tuần Bộ Lao động Thương binh Xã hội Ngày ¾ Bộ trưởng Thứ Thứ trưởng Thứ trưởng Thứ trưởng Phạm Thị trưởng Nguyễn Doãn Mậu Đào Hồng Hải Chuyền Nguyễn Trọng Đàm Diệp Lan Đi cơng tác Thanh Hồ Đi cơng tác Sáng: Dự Sáng: Dự Sáng: Làm phiên họp chương trình việc thường kỳ ký thảo thuận quan Hội đồng hợp tác Chiều: Làm Quản trị lĩnh vực việc với Cục Ngân hàng ATVSLĐ Bảo CSXH quý Chiều: Đi sống trẻ em I/2015 công tác hoạt Chiều: Làm đơng tháng việc với văn phịng Quốc gia giảm 4/4 5/4 Đi công tác Đi công tác Dự phiên nghèo Cuộc họp Dự hội nghị Dự họp sơ kết họp toàn thể lần thứ toàn quốc thơng báo Uỷ ban Nhóm quan biểu dương 292 giải vấn đề XH hệ đối tác Người có vấn đề quốc hội ASXH công tiêu biểu chất độc Dự hội thảo giảm nghèo Làm việc năm 2015 Làm việc da cam Dự họp Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 41 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp giới thiệu dự Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan quan chuẩn bị án Nghiên đồn cơng cứu vấn đề tác việc trợ ODA lĩnh vực bình đẳng 6/4 7/4 Nghe cục giới Làm việc Tiếp WB Họp dự thảo Hội thảo Bảo trợ Xã quan Văn phịng Thơng tư Kế hoạch hội báo cáo quốc gia hướng dẫn hành động công tác giảm nghèo Thời giào làm quốc gia chuẩn bị cho chủ trì, phối việc, nghỉ trẻ em bị ảnh Hội nghị tổ hợp đơn ngơi hưởng chức vị chuẩn bị HIV/AIDS Khánh Hoà Làm việc với Sáng: Hội Dự chương Làm việc tịa Họp thường Ban thường thảo chuyên trình “ Một quan vụ Đảng uỷ vụ đảng uỷ đề “ trái tim – quan Bộ Tình hình Một cơng tác chuẩn bị nhân Đại Hội Bộ Quốc phòng giới” lần thứ – An ninh” 12 Chiều: Tiếp xã giao Bộ trưởng Bộ việc làm, Giáo dục đại học kỹ nghề Nam Úc 1.2 Kế hoạch công tác năm Bộ Lao động Thương binh Xã hội Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 42 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Kế hoạch Công tác năm xem Phụ lục số 7) Quy chế “ Văn thư – Lưu trữ” Bộ Lao động Thương binh Xã hội (Quy chế “Văn thư – Lưu trữ” xem Phụ lục số 8) Quy chế “ Văn hoá công sở “ Bộ Lao động Thương binh Xã hội (Quy chế “Văn hố cơng sở” xem Phụ lục số 9) Quy trình tổ chức hội nghị cho quan Bước 1: Lập phiếu đề nghị tổ chức hội nghị - Nhu cầu tổ chức hội nghị phát sinh phận đề nghị Bộ trưởng đạo - Người đề nghị chuyển phiếu đề nghị cho người có thẩm quyền phê duyệt Bước 2: Lập kế hoạch chuẩn bị: - Sau phê duyệt, người có thẩm quyền tự định phận, cá nhân lập kế hoạch tổ chức hội nghị - Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị thực theo mẫu quy định Bộ - Trong trường hợp cần thiết, người có thẩm quyền tổ chức họp để nghe ý kiến tham mưu từ phận liên quan Phê duyệt - Người chịu trách nhiệm phê duyệt giấy đề nghị tổ chức hội nghị chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch - Người phê duyệt phải xem xét nội dung sau: + Lý việc tổ chức hội nghị + Thành phần tham gia + Thời gian địa điểm + Các nội dung cần chuẩn bị + Chương trình tổ chức + Kinh phí Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 43 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bước 3: Chuẩn bị tổ chức hội nghị - Văn phòng đơn vị định khác (trong kế hoạch) chịu trách nhiệm tổ chức triển khai việc thực kế hoạch cho phận bao gồm nội dung sau: • Chuyển kế hoạch cho phận liên quan • Kiểm tra hỗ trợ trình thực phận • Báo cáo kịp thời với lãnh đạo trường hợp không giải để xin ý kiến đạo • Phối hợp với cá nhân liên quan để giải cố phát sinh Bước 4: Chuẩn bị trước hội nghị diễn - Các đơn vị cá nhân liên quan chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn hạng mục tổ chức hội nghị theo kế hoạch - Trường hợp nội dung chưa thực cá nhân, đơn vị phải kết hợp với phận có liên quan đưa giải pháp, thời gian thực thực việc kiểm tra lại - Trước tổ chức hội nghị ngày, Trưởng đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn hạng mục theo kế hoạch, liên hệ với đơn vị có liên quan, trách nhiệm để xác định lại giờ, công việc phải chuẩn bị giải phát sinh cần thiết - Đối với trường hợp cần phải đón đại biểu trước làm thủ tục lưu trú cho đại biểu phải cử nhân viên đưa đón hướng dẫn đại biểu thủ tục trước vào hội nghị thông tin khác điều kiện ăn ở, tham quan, giải trí Trong hội nghị diễn - Trước diễn hội nghị 2h, Trưởng đơn vị, cá nhân có liên quan phải kiểm tra lại toàn nội dung chuẩn bị trước hội nghị diễn - Xem xét kiểm tra nhân viên khu vực đón tiếp - Kiểm tra loại tài liệu, hệ thống thông tin, ánh sáng, âm thanh, nước uống, ăn nhẹ Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 44 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Liên hệ với chủ toạ hội nghị xem xét có thay đổi khơng bổ sung kịp thời - Nhân viên tiếp đón phải đến trước, phụ trách hội trường phải có mặt để xếp bố trí đại biểu ngồi quy định - Phụ trách phòng họp xin ý kiến lại chủ toạ xem có cần phải bổ sung - Phụ trách hội nghị phải túc trực để giải kịp thời cố phát sinh - Phục vụ viên cần lưu ý phục vụ đại biểu có thói quen riêng Bước 5: Kết thúc hội nghị - Thông báo kết họp - Dọn dẹp hội trường - Quyết tốn kinh phí, lập hồ sơ - Tổ chức thực kết hội nghị Mẫu hố chương trình Nghị sự: STT Thời gian Nội dung công việc Văn tổ chức hội nghị Người thực Ghi Kế hoạch tổ chức Hội nghị (kèm theo kế hoạch là: Bản phân cơng cơng việc, Chương trình nghị sự, Bản dự trù kinh phí tổ chức hội nghị) Chương trình tổ chức hội nghị Lời khai mạc Báo cáo hội nghị Các báo cáo tham luận Bài phát biểu lãnh đạo cấp 10 Biên hội nghị Lời bế mạc Thơng báo kết hội nghị 11 (nếu có) Tài liệu ảnh, ghi âm ghi hình hội nghị (nếu có) Mơ hình văn phịng đại Bộ Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 45 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng đại nơi xử lý thông tin trang thiết bị đại, tổ chức cách khoa học, gồm người có tri thức động, sáng tạo, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng để đạt hiệu cao Một văn phòng đại hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian cơng sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo tốt chất lượng cơng việc hàng ngày Đồng thời giúp cho nhà quản lý khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo họ, giúp họ có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt hiệu cao Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội bước đại hóa sở vật chất nguồn nhân nhằm mục tiêu thực nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo điều hành, quản lý hoạt động quan có hiệu cao Để đạt mục tiêu đó, nhà quản trị văn phòng tiến hành cải tiến cơng tác tổ chức văn phịng theo hướng đại hóa số lĩnh vực sau đây: - Xây dựng máy văn phòng khoa học, tinh giảm biên chế, cấu gọn nhẹ Sắp xếp người, việc với đội ngũ cơng chức có trình độ cao, phần lớn có trình độ đại học trở lên - Từng bước cơng nghệ hóa cơng tác văn phịng Công nghệ thông tin với thành tựu công nghệ tin học, máy tính cơng nghệ truyền thơng làm cho hoạt động cơng tác văn phịng Bộ thay đổi Hiện nay, nhờ có máy vi tính qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào mạng nội (LAN) nối mạng diện rộng bên (WAN) để xử lý luồng thông tin đầu Một số văn bản, công văn giấy tờ gửi qua mạng, email, tiết kiệm văn phịng phẩm, thời gian cơng sức - Về trang thiết bị văn phòng Phòng làm việc nơi diễn hoạt động quản lý Các trang thiết bị đại góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu nghiệp vụ văn phòng tình thần làm việc nhân viên Văn phịng Bộ trang bị phương tiện kỹ thuật đại như: Máy vi tính, máy in, máy FAX, máy photocopy, điện Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 46 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thoại, máy scan số văn phòng phẩm chuyên dùng bút, giấy, ghim, kẹp; bìa, cặp, tủ đựng hồ sơ - Hiện đại hóa hành chính: Hiện Bộ tiếp tục thực thí điểm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001-2008 vào hoạt động Văn phòng Bộ - Về kỹ thuật thủ tục hành Trong hoạt động điều hành quản lý quan phải tiến hành tác nghiệp thủ tục hành Cải cách hành vấn đề quan tâm nghiên cứu để triển khai thực hiện, có vấn đề quan trọng văn hóa công sở, công tác văn thư, công tác lưu trữ Sự hiểu biết tường tận thực thục kỹ thuật, nghiệp vụ sở quan trọng để tiến hành có hiệu hoạt động cơng vụ quan Với biện pháp đại hóa trên, Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội ngày kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ cơng chức văn phịng vững mạnh, bước đại hóa cơng tác văn phịng để phát triển phù hợp với tình hình kinh tế xu xã hội • Đánh giá: - Ưu điểm: Xây dựng mơ hình văn phịng đại giúp cho cấu tổ chức văn phòng làm việc cách có hệ thống, có logic đảm bảo hoạt động, cơng việc văn phịng khơng bị chồng chéo; Tạo nên môi trường làm việc văn minh, lịch sự, hài hồ đảm bảo tính mĩ quan giúp cho công việc đạt hiệu cao - Nhược điểm: Mơ hình văn phịng đại tạo nên khó khăn bước đầu cho cán bộ, đơn vị quan để thích nghi với máy mới, hệ thống đại hơn, khác hẳn với máy làm việc khô khan không phát huy lực thân trước Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 47 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá cấu, tổ chức, máy phịng Hành Bộ Lao động Thương binh Và Xã hội • Đánh giá: - Ưu điểm: Phù hợp chức nhiệm vụ: Cơ cấu, tổ chức máy phịng Hành Bộ thể rõ chức năng, nhiệm vụ Phòng quy định Quyết định, nêu rõ tầm quan trọng vai trò, ảnh hưởng to lớn phòng hoạt động thường ngày phát triển Bộ Tính logic hệ thống: Bộ máy làm việc phòng Hành đảm bảo tính logic, hệ thống, khơng có chồng chéo công việc cá nhân, đơn vị phòng, thể rõ trách nhiệm người tầm ảnh hưởng đến hiệu cơng việc phát triển phịng nói riêng Bộ nói chung - Nhược điểm: Tuy có cấu, tổ chức cụ thể phịng chưa phát huy hết lực, khả cá nhân, đơn vị phòng để hiệu cơng việc cao tìm thêm điều cải tiến, để chế làm việc phịng đổi mới, sáng tạo hồn thiện Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 48 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN Qua đợt thực tập phịng Hành - Văn phịng Bộ Lao động Thương binh Xã hội công tác hành văn phịng, em có hội làm quen với cơng việc thực tế, có hội kiểm nghiệm, so sánh thực tế với kiến thức lý luận học ba năm qua Sau gần hai tháng làm việc chung với cán Văn phịng, em có số nhận xét sau đây: 1.Ưu điểm - Về công tác Quản trị nhân sự: Việc phân cơng lao động Văn phịng hợp lý: cán đào tạo lĩnh vực có kinh nghiệm lĩnh vực bố trí vào vị trí tương ứng, phù hợp họ có điều kiện phát huy lực mình, có tâm lý thoải mái hăng say với cơng việc Cán văn phịng hầu hết có trình độ đại học, làm việc với chun mơn Với kinh nghiệm có, tín nhiệm cấp cộng với lực chun mơn Lãnh đạo Văn phòng lãnh đạo điều hành hiệu hoạt động Văn phịng, góp phần cao suất chất lượng công việc Văn phịng nói chung cán Văn phịng nói riêng - Cơng tác Văn phịng: Cơng tác Văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ đạt hiệu tích cực việc: Tổng hợp, tham mưu xây dựng chương trình cơng tác, kế hoạch, hoạch định quan, tổ chức thành công hội nghị, hội họp, quy chế mà Bộ chưa ban hành được… Công tác thu thập, xử lý thông tin đáp úng nhu cầu Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 49 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạt động quan, góp phần thúc đẩy hoạt động cuả quan thuận lợi quy củ Đảm bảo sở vật chất cho toàn quan như: Mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho Văn phịng tồn quan, ngày đại hóa văn phịng - Cơng tác Văn thư: Mơ hình tổ chức cơng tác Văn thư mở theo hình thức tập trung, tất văn đến quan qua Văn thư giúp cho quan quản lý tập trung, thống toàn văn quan Việc tổ chức biên chế cán văn thư chuyên trách hợp lý, không gây tình trạng tải cho cán văn thư chuyên trách, tạo điều kiện cho họ công tác tốt, bảo đảm sức khoẻ từ nâng cao hiệu chất lượng công việc Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Văn phòng quan tâm đến cơng tác Văn thư, thường xun có đạo sát sao, tận tình đến cơng tác Văn thư cán văn thư, giúp cho công tác Văn thư ngày phát huy vai trị hoạt động cúa quan, chất lượng hiệu công việc ngày cao Việc soạn thảo ban hành văn Bộ đảm bảo quy trình Nhà nước Cơng tác sử dụng quan lý dấu chặt chẽ quy định rõ ràng Với phương châm hoạt động “ Đúng đóng” tất văn đến đóng dấu đủ thủ tục Q trình lập hồ sơ thực theo trình tự định - Cơng tác lưu trữ: Tồn tài liệu từ nguồn gửi lưu trữ Bộ thực đầy đủ khâu Từ thu thập bổ sung tài liệu chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng Công tác chỉnh lý tài liệu thực nghiêm túc Tất cán nhiệt tỉnh trực tiếp vào kho nhận tài liệu chỉnh lý tài liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 50 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác giao nhận tài liệu thực quy định quan, mang tính bảo mật tránh mất, thất lạc tài liệu Kho lưu trữ quan bố trí tầng thoáng mát, đầy đủ trang thiết bị bảo quản Hạn chế: - Về công tác Quản trị: Lãnh đạo văn phịng thường xun cơng tác làm cơng văn giấy tờ đến nhiều mà khơng có người giải quyết, dẫn đến công việc ùn tắc Trong quan có nhiều cán chưa làm cơng việc với chuyên môn đào tạo -Về công tác văn phòng: Nhiều loại thiết bị bị hư hỏng lâu ngày không sủa chữa như: máy in, máy Fax, ảnh hưởng đến công việc cán bộ, nhân viên văn phòng, làm giảm suất chất lượng cơng việc - Cơng tác văn thư: Có văn gửi đến mà không qua văn thư Bộ xử lý để ghi sổ sổ mà lại chuyển trực tiếp lên phòng ban dẫn đến việc văn khơng kiểm sốt Cơng tác soạn thảo cịn nhiều thiếu sót cơng tác trình bày, chưa theo hướng dẫn Thông tư 55 Thông tư 01 - Công tác lưu trữ: Cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu cịn chậm, nhiều tài liệu chưa giao nộp hết thời gian Một số tài liệu chuyển đến phòng lưu trữ tình trạng chưa lập hồ sơ, tình trạng bó gói II ĐỀ XUẤT: * Về phía quan thực tập: Cơ quan cần quan tâm đến việc ban hành văn hướng dẫn, đạo công tác Văn thư, đăc biệt cơng tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ như: văn hướng thời hạn nộp hồ sơ vào lưu trữ Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 51 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, hay văn quy định cụ thể trách nhiệm lập hồ sơ hành thuộc cán chuyên môn, yêu cầu hồ sơ lập… Cơ quan cần phải mở thêm nhiều lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ, đồng thời mở lớp tập huấn kỹ khác cho cán văn phịng nói chung cán văn thư nói riêng Đối với trang thiết bị văn phịng, năm cần tiến hành rà soát, kiểm kê trang thiết bị điều kiện phục vụ cho cán để kịp thời phát thiết bị hỏng hóc cần sửa chữa, hay thiết bị thiếu cần bổ sung….Việc giao cho phịng ban văn phòng tự thống kê Lãnh đạo Bộ Văn phòng kiểm tra lại, xem xét phải có biện pháp áp dụng phù hợp sữa chữa, mua mới, … Bộ Lao động - Thương binh Xã hội cần thay trang bị thêm máy móc, trang thiết bị đại như: máy photocopy, máy fax, máy điện tốn… Văn phịng cần thường xuyên kiểm tra hoạt động phòng ban, quan tâm đến việc đánh giá lực cán bộ, có nhiều biện pháp khen thưởng kỷ luật hợp lý để khuyến khích tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên, tạo khơng khí làm việc tích cực, thoải mái cống hiến cho cơng việc Văn phòng cần thường xuyên xem xét tài liệu, kiểm tra tình hình bảo quản tài liệu, số lượng tài liệu, tình hình soạn thảo văn phịng ban để có biện pháp can thiệp kịp thời công tác không thực tốt Cơ quan cần đạo việc lập Danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm để tạo thuận lợi cho việc lập hồ sơ hành, việc lập hồ sơ hành cần nhắc nhở thường xuyên, có biện pháp khen thưởng thích đáng cán bộ, phịng ban lập hồ sơ hành tốt, có chất lượng, giao nộp tài liệu thời hạn ngược lại với cán bộ, phịng ban khơng lập hồ sơ hay lập theo kiểu đối phó, giao nộp hồ sơ khơng thời hạn phải khiển trách, nhắc nhở Lưu trữ Bộ có vai trị quan trọng hoạt động văn phịng, nơi lưu giữ tồn tài liệu Bộ, cần đầu tư cách thoả đáng, Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 52 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nâng cao hiệu hoạt động của quan văn phịng * Về phía Nhà trường Thời gian thực tập nên kéo dài hơn, điều cần thiết để sinh viên dần làm quen nắm vững nghiệp vụ sinh viên thực tập phịng ban khác khơng thực tập phịng trước Nên bổ sung vào chương trình đào tạo thêm số đơn vị hoc trình mơn thực hành hay mơn nghiệp vụ vào q trình học (như sử dụng trang thiết bị văn phòng….), ưu tiên mơn quan trọng phục vụ cho q trình làm việc sinh viên sau này, giảm tải môn phụ đại cương Việc sử dụng trang thiết bị văn phòng quan trọng, nhà trường nên đầu tư trang thiết bị đại mà quan nhà nước hay dùng như: máy scan, máy photo, máy Fax, máy hút bụi, máy điều hồ, máy huỷ tài liệu để sinh viên thực hành, làm quen trường không bỡ ngỡ làm việc với trang thiết bị quan thực tập Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 53 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Bộ Lao động – Thương binh Xã hội nói riêng quan nhà nước nói chung hoạt động hiệu không quản lý tốt văn đến Việc quản lý tốt văn đến giống việc tạo kênh giao tiếp quan, tổ chức, cá nhân bên với Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, đảm bảo cho Bộ thực tốt chức năng, nhiệm vụ Quy trình xử lý văn đến Bộ Lao động – Thương binh Xã hội có chuyển biến tích cực, theo hướng làm gọn nhẹ, loại bỏ bước không cần thiết, góp phần thực thắng lợi chương trình cải cách thủ tục hành nước ta Tuy nhiên, việc quản lý văn đến Bộ khó tránh khỏi tồn tại, hạn chế Bởi vậy, vấn đề hồn thiện, đơn giản hóa, nâng cao hiệu quy trình xử lý văn đến nói riêng vấn đề cải cách thủ tục hành nói chung đã, cần quan tâm sát trung ương, quan quản lý hành nhà nước cấp, với quan tâm, góp ý nhân dân Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy 54 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A