Ứng dụng phần mềm BG netoffice vào nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại UBND xã quế nham huyện tân yên tỉnh bắc giang

MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC HÌNH ii BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU v vi CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái quát chung văn 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Khái quát chung văn 1.1.3 Khái quát chung văn đến 10 1.1.4.Vai trò chức văn 17 1.1.5 Phân loại văn 18 1.2 Giới thiệu chung UBND xã Quế Nham – huyện Tân Yên - tỉnh Bắc Giang 23 1.2.1 Điều kiện tự nhiên 23 1.2.2 Điều kiện kinh tế xã hội25 1.2.3 Hệ thống trị xã Quế Nham 27 1.2.4 Tình hình an ninh – Quốc phòng – Quân địa phương 27 1.2.5 Cơ cấu tổ chức 27 1.2.6 Nhiệm vụ nguyên tắc làm việc UBND xã Quế Nham 28 1.3 Giới thiệu phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp G.netoffice 30 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ QUẾ NHAM 32 2.1 Thực trạng công tác văn phòng công tác quản lý văn đi, văn đến UBND xã Quế Nham 32 2.1.1 Thực trạng công tác văn phòng32 2.1.2 Thực trạng công tác quản lý văn đi, văn đến UBND xã Quế Nham 32 2.2 Quy trình quản lý văn đến, văn UBND xã Quế Nham 2.2.1 Quy trình quản lý văn đến UBND xã Quế Nham 39 2.2.2 Quy trình quản lý văn UBND xã Quế Nham 45 38 Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BG.NETOFFICE VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ QUẾ NHAM 52 3.1 Giới thiệu chung phần mềm BG Netofice 3.1.1 Chức quản lý văn đến 52 53 3.1.2 Chức quản lý văn 53 3.1.3 Tra cứu văn 53 3.1.4 Xử lý công việc 53 3.1.5 Tổng hợp báo cáo 3.1.6 Lịch công tác 54 54 3.1.7 Danh mục54 3.2 Ứng dụng phần mềm BG.netoffice vào quản lý văn đến 54 3.3 Ứng dụng phần mềm BG Netoffice vào quản lý văn 59 KẾT LUẬN 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Sơ đồ cấu tổ chức xã Quế Nham 28 Hình 1.2 Giao diện phần mềm BG.netoffice 30 Hình 1.3 Giao diện làm việc phần mềm BG Net office 31 Hình 2.1 Mẫu sổ đăng ký văn (văn Mật, văn quy phạm pháp luật) 34 Hình 2.2 Mẫu dấu đến UBND xã Quế Nham36 Hình 2.3 Mẫu sổ đăng ký văn đến văn Mật 37 Hình 2.4 Quy trình quản lý văn đến 39 Hình 2.5 Sơ đồ quy trình quản lý văn 45 Hình 2.6 sổ chuyển giao văn 49 Hình 2.7 Sổ chuyển giao văn qua bưu điện 50 Hình 3.1 Giao diện phần mềm BG.netoffice 55 Hình 3.2 Giao diện vào sổ văn đến 55 Hình 3.3 Giao diện thêm văn đến Hình 3.4.Giao diện ghi lại văn đến Hình 3.5.Giao diệnhòm thư đến 57 57 Hình 3.6 Giao diệnghi lại văn đến 58 Hình 3.7 Giao diện vào sổ văn 59 Hình 3.8 Giao diện thêm văn 60 Hình 3.9.Giao diện ghi lại văn 61 56 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Từ cụm từ viết tắt Từ cụm từ viết đầy đủ HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân XHCN Xã hội chủ nghĩa CNTT Công nghệ thông tin PCT Phó Chủ tịch LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Chúng ta sống thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ công nghệ thông tin Ứng dụng CNTT hoạt động quan hành nhà nước ngành, địa phương phát huy, qua tiết kiệm thời gian, văn phòng phẩm, lưu trữ, tìm kiếm văn tiện lợi, thuận tiện việc trao đổi thông tin, công việc, đặc biệt giúp cho khâu quản lý, đạo điều hành công khai, minh bạch Văn phòng điện tử nhu cầu phát triển tất yếu xã hội Những tiện ích mà mang lại vô to lớn Văn phòng điện tử không giúp điện tử hóa tác vụ văn phòng mà giúp công việc trở lên quy củ chuyên nghiệp Với tiện ích từ văn phòng điện tử mang lại, nhiều quan, doanh nghiệp, đơn vị nhà nước áp dụng để quản lý hồ sơ, văn đi, văn đến Tại UBND xã Quế Nham – huyện Tân Yên – tỉnh Bắc Giang ứng dụng phần mềm BG.netoffice vào công tác văn phòng quản lý văn đi, văn đến quan Trong thời gian thực tập khóa luận tốt nghiệp sinh viên ngành Quản trị văn phòng – Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông, em chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm BG Netoffice vàonâng cao hiệu quản lý văn UBND xã Quế Nham- huyện Tân Yêntỉnh Bắc Giang” Báo cáo thực tập khóa luận tốt nghiệp em xây dựng với mục tiêu: Thống tin học hóa công tác văn phòng quản lý văn đi, văn đến UBND xã Quế Nham Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo: Đối tượng lý luận chung thực trạng quản lý văn đến, văn việc ứng dụng tin học, phần mềm BG Net office vào quản lý văn UBND xã Quế Nham Phạm vi nghiên cứu báo cáo UBND xã Quế Nham Mục đích nhiệm vụ:Nghiên cứu tổng quan quản lý văn bản, khảo sát thực trạng quản lý văn đơn vị, xây dựng quy trình chuẩn để quan lý văn bản, ứng dụng phần mềm vào quản lý, tra cứu văn bản; từ nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý, tra cứu văn đến, văn Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Ý nghĩa thực tiễn khoa họccủa khóa luận: Tạo sở lý luận đầy đủ hoàn chỉnh hoạt động quản lý văn bản; ứng dụng phần mềm BG Net office vào nâng cao hiệu công tác quản lý, tra cứu văn đến, văn từ giúp em hiểu rõ chuyên ngành học có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau tốt Sau thời gian thực tập UBND xã Quế Nham, gặp nhiều khó khăn, song nhờ giúp đỡ tận tình bác, anh, chị UBND xã Quế Nham hướng dẫn tận tình giảng viên ThS Nguyễn Thị Hằng ThS Đinh Thị Ngọc Oanh cố gắng thân, em hoàn thành đợt thực tập cách có hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích Thực Kế hoạch thực tập khóa luận tốt nghiệp, lớp Đại học QTVP, xin báo cáo trình thực tập sau: Nơi thực tập: UBND xã Quế Nham - huyện Tân Yên - tỉnh Bắc Giang Thời gian thực tập: Từ ngày 10/4/2016 đến 19/6/2016 Cán hướng dẫn thực tập: Nguyễn Văn Hợp, công chức Văn phòng – Thống kê xã Quế Nham Nội dung báo cáo thực tập gồm chương: Chương 1: Tổng quan quản lý văn Chương 2: Khảo sát xây dựng quy trình quản lý văn UBND xã Quế Nham Chương 3: Ứng dụng phần mềm Bg.netoffice vào quản lý văn UBND xã Quế Nham Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô bạn để báo cáo hoàn thành tốt Em xin chân thành cảm ơn! Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái quát chung văn 1.1.1 Khái niệm - Văn theo nghĩa rộng Văn vật mang tin, ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác - Theo nghĩa hẹp Văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế - Văn quản lý nhà nước Trong hoạt động quản lý nhà nước, giao dịch quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức, công dân, với yếu tố nước ngoài, văn phương tiện thông tin bản, sợi dây liên lạc chính, yếu tố quan trọng, thiết để kiến tạo thể chế hành nhà nước Có thể thấy, văn quản lý nhà nước phương tiện để xác định vận dụng chuẩn mực pháp lý vào trình quản lý nhà nước Xây dựng văn quản lý nhà nước, đó, cần xem phận hữu hoạt động quản lý nhà nước biểu quan trọng hoạt động Các văn quản lý nhà nước luôn có tính pháp lý chung Tuy nhiên biểu tính chất pháp lý văn không giống Có văn mang tính thông tin quản lý thông thường, có văn lại mang tính cưỡng chế thực Văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân Khái niệm văn quản lý hành nhà nước Trong khái niệm tổng quan nêu văn quản lý nhà nước, khái niệm văn quản lý hành nhà nước nội dung cấu thành, văn quản lý hành nhà nước phận văn quản lý nhà nước, bao gồm văn quan nhà nước (mà chủ yếu quan hành nhà nước) dùng để đưa định chuyển tải thông tin quản lý hoạt động chấp hành điều hành Các văn đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn luật, văn luật mang tính chất luật) thuộc thẩm quyền tư pháp (cáo trạng, án, v.v ) văn quản lý hành nhà nước 1.1.2 Khái quát chung văn Khái niệm văn đi: TheoĐiều 2, Chương I Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Văn là tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội bộ, văn mật) quan, tổ chức ban hành Ý nghĩa, tác dụng công tác tổ chức quản lý văn đi: - Làm tốt công tác quản lý văn giúp lãnh đạo quan, tổ chức nói chung đạo công việc nhanh chóng, xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành - Góp phần giữ gìn bí mật quan - Giữ gìn tài liệu thông tin quan để làm sở chứng minh cho hoạt động quan hợp pháp hay không hợp pháp - Tạo điều kiện thuân lợi cho công tác lưu trữ Đây nguồn tài liệu chủ yếu công tác lưu trữ Nguyên tắc việc tổ chức quản lý văn Việc quản lý văn phải đảm bảo yếu tố bao gồm tính xác, tính thống nhất, kịp thời 10 đi, tra cứu văn bản, xử lý công việc, tổng hợp báo cáo, lịch công tác, danh mục 3.1.1 Chức quản lý văn đến Với chức phần mềm cho phép người dùng quản lý tất văn đến quan, người dùng đăng nhập văn phần mềm, cho đính kèm tệp văn đến hệ thống phần mềm để tiện cho việc quản lý lưu trữ văn Tất văn đến quan đăng ký phần mềm BG.netffice quản lý theo hệ thống số tự động phần mềm Để làm việc với chức người dùng thực theo bước sau: Chọn mục văn đến/vào sổ VB/thêm mới/nhập trường thông tin bắt buộc vào phần có đánh dấu “*”/ghi lại 3.1.2 Chức quản lý văn Chức quản lý văn cho phép người dùng quản lý tất văn quan theo hệ thống số tự động phần mềm cho loại văn riêng Phần mềm cho phép đính kèm tệp văn phần mềm để tiện cho việc quản lý lưu trữ văn Để làm việc với chức người dùng thực theo bước sau: Chọn mục văn đi/vào sổ VB/thêm mới/nhập trường thông tin bắt buộc vào phần có đánh dấu “*”/ghi lại 3.1.3 Tra cứu văn Phần mềm giúp người dùng tra cứu văn văn đến đăng nhặp lưu trữ phần mềm Chọn mục Tra cứu văn bản/văn văn đến/từ khóa tìm kiếm/ 3.1.4 Xử lý công việc Với chức xử lý công việc giúp người sử dụng kiểm tra nội dung công việc văn tạo dự thảo theo: -Theo người tạo: Biết nội dung sau soạn sảo, chuyển ký duyệt,đã ký duyệt, yêu cầu soạn thảo lại - Theo người xử lý: biết nội dung sau chờ xử lý, chuyển ký 68 duyệt, ký duyệt, yêu cầu soạn thảo lại - Theo người góp ý: Chưa góp ý, góp ý - Tra cứu văn dự thảo: Biết nội dung sau văn dự thảo có gắn dấu sao, theo loại văn bản, theo nơi soạn, theo tình trạng, theo người ký, theo người soạn - Danh mục chức năng: biết nội dung sau hồ sơ, văn dự thảo, hồ sơ công việc, phiếu yêu cầu, phiếu trình 3.1.5 Tổng hợp báo cáo Giúp người sử dụng tổng hợp báo cáo theo nội dung sau: - Báo cáo văn đến - Báo cáo văn - Báo cáo hồ sơ công việc - Người ký công văn Chọn nội dung cần báo cáo/từ ngày/đến ngày/chấp nhận 3.1.6 Lịch công tác Chương trình lịch công tác xây dựng nhằm mục đích giúp người sử dụng dễ dàng theo dõi công việc, buổi họp quan Chương trình lịch công tác trợ giúp người dùng phân bố công việc cách hiệu Hỗ trợ xây dựng lịch công tác, lịch lãnh đạo quan, lịch cá nhân 3.1.7 Danh mục Đây Modul người sử dụng không phép sử dụng mà Trung tâm tin học - Công báo thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang quản lý 3.2 Ứng dụng phần mềm BG.netoffice vào quản lý văn đến Văn phòng UBND xã đăng nhập vào địa chỉ: qlvbty.bacgiang.gov.vn, tên đăng nhập vtquenham_tanyen, sau giao diện phần mềm xuất 69 Có 02 cách vào sổ văn đến: 70 Cách 1: Hình 3.1 Giao diện phần mềm BG.netoffice Chọn mục văn đến/vào sổ VB 71 Hình 3.2 Giao diện vào sổ văn đến Vào thêm mới: Nhập trường thông tin bắt buộc vào mục có đánh dấu “*” - Sổ Văn - Số đến (phần mềm tự động cập nhật số văn bản) - Số ký hiệu văn - Cơ quan ban hành văn - Ngày đến (phần mềm tự động cập nhật ngày, tháng, năm văn bản) - Ngày ban hành văn - Trích yếu - Choose file (đính kèm văn đến) 72 Hình 3.3 Giao diện thêm văn đến Cuối vào “ghi lại” hoàn thành đăng ký văn đến phần mềm BG.netoffice 73 Hình 3.4.Giao diện ghi lại văn đến Cách 2: Vào mục Hòm thư đến/chọn văn cần vào sổ/vào sổ văn 74 Hình 3.5.Giao diệnhòm thư đến Nhập trường thông tin bắt buộc vào mục có đánh dấu “*”.Cuối vào “ghi lại” hoàn thành đăng ký văn đến phần mềm BG.netoffice Hình 3.6 Giao diệnghi lại văn đến 75 3.3 Ứng dụng phần mềm BG Netoffice vào quản lý văn Văn phòng UBND xã đăng nhập vào địa chỉ: qlvbty.bacgiang.gov.vn, tên đăng nhập vtquenham_tanyen, sau giao diện phần mềm xuất phần quản lý văn đến Chọn mục văn đi/vào sổ VB Hình 3.7 Giao diện vào sổ văn 76 Vào thêm mới: Nhập trường thông tin bắt buộc vào mục có đánh dấu “*” - Sổ văn - Ngày ban hành - Số thứ tự theo sổ - Ký hiệu văn - Trích yếu - Choose file (đính kèm văn đi) 77 Hình 3.8 Giao diện thêm văn Cuối vào “ghi lại” hoàn thành đăng ký văn phần mềm BG.netoffice 78 Hình 3.9.Giao diện ghi lại văn 79 KẾT LUẬN Đợt thực tập khóa luận đợt giúp em trang bị nhiều kiến thức kinh nghiệm thân, giúp em cảm nhận sâu sắc công việc mà lựa chọn, công việc không dễ dàng vô quan trọng hoạt động quan Giúp em nắm kiến thức sở lý luận văn bản, từ thấy tác dụng ý nghĩa to lớn văn hoạt động quan Nhà nước nói chung UBND xã Quế Nham nói riêng.Qua nghiên cứu thực tiễn ứng dụng phần mềm BG Netoffice vàonâng cao hiệu quản lý văn UBND xã Quế Nham- huyện Tân Yên- tỉnh Bắc Giang thấy rằng, ứng dụng CNTT công tác hành Văn phòng có ý nghĩa quan trọng Việc sử dụng CNTT đại hóa hoạt động thông tin trình tổ chức, hoạt động quan Các phần mềm ứng dụng công tác điều hành, tác nghiệp bước cải tiến, nâng cao chất lượng công việc, từ đáp ứng ngày đầy đủ yêu cầu hoạt đồn quản lý quan Phần mềm quản lý văn bàn công cụ hỗ trợ công tác điều hành quản lý không giúp cho người giải phóng sức lao động mà góp phần làm cho hành ngày đại Kết đạt Nắm kiến thức văn Hệ thống hóa quy trình quản lý văn đi, văn đến Biết cách sử dụng phần mềm BG.netoffice vào quản lý văn đi, văn đến Hướng phát triển Sử dụng hết chức phần mềm BG.netoffice, không dừng lại chức quản lý văn đi, văn đến mà sử dụng đến chức năng: Xử lý công việc, tổng hợp báo cáo, danh mục, lịch công tác, tra cứu văn nhằm 80 nâng cao hiệu công việc quan Kết luận Một lần xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế giúp có điều kiện tiếp xúc với điều kiện làm việc thực tế, cảm ơn Ths Nguyễn Thị Hằng giúp hoàn thành báo cáo này, cảm ơn UBND xã Quế Nham tạo điều kiện cho thực tập thực tế Ủy TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Chính phủ, (2004), Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư [2] Chính Phủ, (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ - CP việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày tháng năm 2004 Chính Phủ công tác văn thư [3] Bộ Nội vụ, (2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạng cấu tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính Phủ UBND [4] Bộ Nội vụ, (2007), Thông tư số 07/2012/NĐ-CP, ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan [5] Bộ Nội vụ, (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [6] Nguyễn Văn Huân, Vũ Xuân Nam, Nguyễn Văn Giáp (2014), giảng văn phòng điện tử Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường ĐH Công nghệ Thông tin Truyền thông - ĐH Thái Nguyên [7] Lê Triệu Tuấn, giảng quản lý văn mật, chứng thực số Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường ĐH CNTT & TT - ĐH Thái Nguyên [8] Tạ Hữu Ánh, (2008), Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, NXB Lao động [9] Bộ Nội vụ, (2011), Hướng dẫn sử dụng, cài đặt phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 81 [10] Nguyễn Thế Phán, (2008), Kỹ thuật soạn thảo văn quản lý kinh tế quản trị kinh doanh, NXB ĐH Kinh tế quốc dân [11] Đồng Thị Thanh Phương- Nguyễn Thị Ngọc An, (2011), Soạn thảo văn & công tác văn thư lưu trữ, NXB Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh [12] Nguyễn Văn Thông, (2011), Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Thống kê 82 ... trình quản lý văn đến, văn UBND xã Quế Nham 2.2.1 Quy trình quản lý văn đến UBND xã Quế Nham 39 2.2.2 Quy trình quản lý văn UBND xã Quế Nham 45 38 Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BG .NETOFFICE VÀO QUẢN LÝ... chương: Chương 1: Tổng quan quản lý văn Chương 2: Khảo sát xây dựng quy trình quản lý văn UBND xã Quế Nham Chương 3: Ứng dụng phần mềm Bg .netoffice vào quản lý văn UBND xã Quế Nham Do thời gian thực... trình chuẩn để quan lý văn bản, ứng dụng phần mềm vào quản lý, tra cứu văn bản; từ nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý, tra cứu văn đến, văn Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ