TỔNG QUAN VỀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BPM – BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
Tổng quan về quản lý quy trình nghiệp vụ BPM
Mọi tổ chức, bao gồm cơ quan chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận và doanh nghiệp, đều cần quản lý một số quy trình quan trọng Các nghiệp vụ này thường xuất hiện trong hầu hết các tổ chức.
Quy trình đặt hàng dùng tiền mặt bắt đầu khi khách hàng gửi đơn đặt hàng cho một sản phẩm hoặc dịch vụ và kết thúc khi sản phẩm hoặc dịch vụ được giao đến tay khách hàng và họ đã thanh toán Quy trình này bao gồm các hoạt động như kiểm tra, vận chuyển (đối với sản phẩm vật chất), giao hàng, lập hóa đơn, biên nhận thanh toán và xác nhận.
Báo giá theo đơn đặt hàng là quy trình diễn ra trước khi khách hàng thực hiện đặt hàng bằng tiền mặt Quy trình này bắt đầu khi nhà cung cấp nhận được “Yêu cầu báo giá” từ khách hàng và kết thúc khi khách hàng đưa ra quyết định đặt lệnh mua dựa trên các báo cáo đã nhận.
Quy trình mua hàng đến thanh toán bắt đầu khi một thành viên trong tổ chức nhận diện nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ và kết thúc khi hàng hóa được giao và thanh toán hoàn tất Quy trình này bao gồm các bước quan trọng như thu thập báo giá, phê duyệt yêu cầu mua, lựa chọn nhà cung cấp, phát hành đơn đặt hàng, nhận hàng hóa hoặc tiêu thụ dịch vụ, kiểm tra và thanh toán hóa đơn.
Quy trình giải quyết vấn đề bắt đầu khi khách hàng nêu ra một sự cố, chẳng hạn như khiếu nại về sản phẩm hoặc dịch vụ Quy trình này tiếp tục cho đến khi cả khách hàng và nhà cung cấp đồng ý rằng vấn đề đã được xử lý triệt để.
Quy trình nghiệp vụ là tất cả những hoạt động mà công ty thực hiện khi cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm cho khách hàng Những quy trình này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ mà khách hàng cảm nhận, mà còn tác động đến hiệu quả của dịch vụ được cung cấp Một tổ chức có thể vượt trội hơn so với tổ chức khác trong cùng lĩnh vực nếu họ sở hữu quy trình tốt hơn và thực thi chúng một cách hiệu quả.
Ví dụ về Quy trình thuê thiết bị xây dựng tại BuildIT dưới đây sẽ làm rõ hơn vấn đề nêu trên
BuildIT là công ty xây dựng chuyên về các công trình công cộng như đường xá, cầu cống, và đường sắt Tại đây, các kỹ sư hiện trường thường cần nhiều thiết bị như xe tải, máy xúc, và máy bơm nước Tuy nhiên, BuildIT sở hữu rất ít thiết bị và chủ yếu thuê từ các nhà cung cấp chuyên dụng.
Quy trình thuê thiết bị hiện tại bắt đầu khi các kỹ sư hiện trường điền vào mẫu "Yêu cầu thuê thiết bị" và gửi qua email cho nhân viên kho Nhân viên kho sẽ xem xét yêu cầu và lựa chọn thiết bị phù hợp từ danh mục nhà cung cấp Sau đó, họ kiểm tra tính sẵn có của thiết bị qua điện thoại hoặc email Nếu thiết bị không có sẵn, nhân viên sẽ tìm các thiết bị thay thế và xác minh tính sẵn có với các nhà cung cấp tương ứng.
Khi nhân viên tìm thấy thiết bị phù hợp để thuê, họ sẽ cung cấp thông tin chi tiết về thiết bị đó Mỗi yêu cầu thuê cần được kỹ sư công trình chấp thuận, và trong một số trường hợp, yêu cầu có thể bị từ chối Nếu yêu cầu bị bác bỏ, có thể dẫn đến việc hủy bỏ hoàn toàn hoặc thay thế bằng thiết bị khác, như thiết bị rẻ hơn hoặc phù hợp hơn cho công việc Trong trường hợp thay thế, nhân viên cần kiểm tra tính sẵn có của thiết bị mới.
Khi một kỹ sư công trình phê duyệt yêu cầu cho thuê, nhân viên kho sẽ gửi xác nhận cho nhà cung cấp, bao gồm đơn đặt hàng thuê thiết bị Đơn đặt hàng này được tạo ra bởi hệ thống thông tin tài chính của BuildIT, dựa trên thông tin do nhân viên kho nhập vào Ngoài ra, nhân viên kho còn ghi chép thông tin các thiết bị trong bảng tính để theo dõi tất cả các dịch vụ thuê thiết bị.
Các kỹ sư hiện trường có thể xác định rằng một số thiết bị không còn cần thiết nữa Khi đó, họ sẽ thông báo cho nhân viên kho để hủy bỏ yêu cầu thuê các thiết bị đó.
Các nhà cung cấp đúng hạn cung cấp thiết bị cho kỹ sư xây dựng, sau đó kỹ sư hiện trường kiểm tra và chấp nhận thiết bị nếu đáp ứng yêu cầu Nếu thiết bị không phù hợp, nó sẽ được gửi trả lại và quy trình thuê sẽ bắt đầu lại.
Khi thời gian thuê thiết bị hết hạn, nhà cung cấp sẽ đến nhận thiết bị Các kỹ sư hiện trường có thể yêu cầu gia hạn thời gian thuê qua email hoặc điện thoại 1-2 ngày trước khi hết hạn, và nhà cung cấp sẽ quyết định chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu này Sau khi thiết bị được nhận, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn qua email cho nhân viên kho Nhân viên kho sẽ yêu cầu các kỹ sư xác nhận thời gian thuê trên hóa đơn và kiểm tra giá thuê so với đơn đặt hàng Sau khi xác nhận, hóa đơn sẽ được chuyển đến bộ phận tài chính và các bộ phận liên quan để tiến hành thanh toán.
1.1.2 Các thành phần của một quy trình nghiệp vụ
Một quy trình nghiệp vụ bao gồm nhiều sự kiện và hoạt động Sự xuất hiện của thiết bị tại công trường xây dựng được coi là một sự kiện quan trọng Sự kiện này có thể kích hoạt một loạt các hoạt động, chẳng hạn như khi một phần của thiết bị đến, các kỹ sư hiện trường sẽ tiến hành kiểm tra thiết bị đó Việc kiểm tra này là một hoạt động thiết yếu trong quy trình.
Một nhiệm vụ được định nghĩa là một hoạt động đơn giản và có thể thực hiện độc lập, như việc kiểm tra thiết bị của kỹ sư hiện trường Nếu việc kiểm tra chỉ yêu cầu xác nhận thiết bị đã nhận đúng theo đơn đặt hàng, nó được coi là một nhiệm vụ Ngược lại, nếu quá trình kiểm tra yêu cầu nhiều bước phức tạp như kiểm tra đơn hàng, thiết bị làm việc, phụ kiện cần thiết và mức độ an toàn, thì đó được xem là một hoạt động.
Ngôn ngữ mô hình quy trình nghiệp vụ BPMN
1.2.1 Khái niệm mô hình hóa quy trình nghiệp vụ
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Modeling) là hoạt động biểu diễn các tiến trình nghiệp vụ của tổ chức dưới dạng mô hình, nhằm phân tích, thiết kế và cải tiến quy trình nghiệp vụ Quá trình này tập trung vào việc mô tả bản chất của nghiệp vụ, hợp lý hóa hoạt động của nhiều người, bộ phận và thiết bị, đồng thời phát hiện và loại bỏ những yếu tố trùng lặp và dư thừa Kết quả là tạo ra một luồng công việc hiệu quả, giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ là một kỹ thuật quan trọng giúp hiểu rõ quy trình hoạt động của tổ chức Mô hình này xác định các quy trình nghiệp vụ được hỗ trợ bởi hệ thống Tóm lại, bên cạnh việc khảo sát vấn đề hệ thống, tiếp cận nghiệp vụ là phương pháp hệ thống nhất để nắm bắt yêu cầu của các ứng dụng nghiệp vụ.
Khi hệ thống trở nên phức tạp, việc mô hình hóa trực quan và áp dụng các kỹ thuật mô hình hóa ngày càng quan trọng Một tiêu chuẩn ngôn ngữ mô hình hóa chặt chẽ là yếu tố quyết định cho sự thành công của dự án Mục đích chính của mô hình hóa nghiệp vụ là tạo ra các "đối tượng" dễ hiểu, giúp thiết kế phần mềm thông qua việc phản ánh các hiện tượng trong thế giới thực như con người, nguyên liệu và cách thức thực hiện nhiệm vụ Do đó, mô hình hóa nghiệp vụ chính là việc lập mô hình các tổ chức trong thế giới thực.
Lợi ích của mô hình hóa quy trình nghiệp vụ
Trong quá trình phát triển hệ thống phần mềm, một vấn đề lớn là đội ngũ phát triển thường thiếu kiến thức đầy đủ về nghiệp vụ của tổ chức mà họ phục vụ Người sử dụng phần mềm, thường là những người xử lý nghiệp vụ, lại không am hiểu sâu về công nghệ và kỹ thuật phần mềm, dẫn đến khó khăn trong việc lựa chọn và áp dụng giải pháp phù hợp Khoảng cách này gây ra nhiều thất bại trong quá trình tin học hóa hệ thống Để giảm thiểu vấn đề này, cần có sự hiểu biết và thống nhất giữa các bên liên quan về cách giải quyết hệ thống Mô hình nghiệp vụ giúp diễn tả quy trình nghiệp vụ dưới dạng các đối tượng và hành động tương tác, từ đó giảm thiểu rủi ro khi đội ngũ phát triển không có thông tin đầy đủ về quy trình nghiệp vụ Nếu không mô hình hóa nghiệp vụ, các nhà phát triển có thể tạo ra phần mềm không đáp ứng nhu cầu thực sự của tổ chức, dẫn đến lãng phí và rủi ro cao.
Hiểu rõ quy trình nghiệp vụ là yếu tố then chốt để xây dựng hệ thống hiệu quả Mô hình hóa nghiệp vụ nhằm mục tiêu phát triển hệ thống, trong đó việc xác định đúng các yêu cầu hệ thống là nhiệm vụ quan trọng.
Tóm lại, mục đích của mô hình hóa quy trình nghiệp vụ là:
- Hiểu được cấu trúc và các hoạt động của tổ chức hệ thống được tổ chức triển khai
- Hiểu được các vấn đề hiện tại trong tổ chức và xác định các vấn đề cần cải tiến
- Bảo đảm rằng các khách hàng, người dùng cuối và các nhà phát triển có sự hiểu biết chung về tổ chức
- Thiết lập các yêu cầu hệ thống nhằm hỗ trợ tổ chức
1.2.2 Khái niệm ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN
Nhóm Object Management Group (OMG) đã phát triển BPMN (Business Process Model and Notation), một ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, nhằm đại diện cho các quy trình hiện có và thiết kế quy trình mới BPMN cung cấp một tập ký hiệu dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan, từ nhà phân tích nghiệp vụ đến nhà phát triển công nghệ và người quản lý quy trình Mục tiêu chính của BPMN là tạo ra cầu nối tiêu chuẩn giữa thiết kế và cài đặt quy trình nghiệp vụ, giúp hỗ trợ hiệu quả trong việc thực hiện và quản lý các quy trình này.
BPMN xác định biểu đồ quy trình nghiệp vụ BPD (Business Process Diagram), được thiết kế để dễ sử dụng và dễ hiểu Biểu đồ này cho phép mô hình hóa quy trình nghiệp vụ một cách nhanh chóng, phù hợp cho cả những người không chuyên về công nghệ, như quản lý Đồng thời, nó cũng cung cấp diễn giải cho các quy trình nghiệp vụ phức tạp và có khả năng ánh xạ tự nhiên với các ngôn ngữ thực thi nghiệp vụ.
BPMN là một tiêu chuẩn quốc tế cho mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, giúp thu hẹp khoảng cách giữa quy trình và việc thực thi Tiêu chuẩn này cung cấp ký pháp rõ ràng, dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan, độc lập với các phương pháp mô hình hóa khác Nhờ vào bộ ký pháp của BPMN, việc mô hình hóa quy trình trở nên rõ ràng, hoàn chỉnh và hiệu quả hơn, thể hiện sự liên kết và trao đổi thông tin giữa các đối tượng một cách tốt nhất.
1.2.3 Bộ kí pháp của BPMN
Việc sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa để biểu diễn và đánh giá quy trình nghiệp vụ đang ngày càng trở nên quan trọng, do đó, bộ công cụ cần tích hợp tốt với hệ thống hiện có, đồng thời phải linh hoạt, trực quan và dễ hiểu Để đánh giá một ngôn ngữ mô hình hóa, cần xem xét các tiêu chí cụ thể.
Tính rõ ràng của các kí hiệu
Nguyên tắc này nhấn mạnh tầm quan trọng của sự phù hợp giữa biểu tượng đồ hoạ và khái niệm ngữ nghĩa mà chúng đại diện Việc có nhiều biểu tượng cho một khái niệm (dư thừa) hoặc một biểu tượng cho nhiều khái niệm (quá tải) hoặc thiếu biểu tượng tương ứng sẽ gây nhầm lẫn cho người sử dụng Do đó, cần tránh tình trạng dư thừa và thiếu hụt để đảm bảo sự rõ ràng Các ràng buộc của kí tự đồ hoạ chính là mục tiêu hàng đầu của ngôn ngữ mô hình hoá trực quan, vì chúng làm nổi bật những khía cạnh riêng biệt của thông tin trong mối quan hệ với các yếu tố khác.
Tính phân biệt của các kí hiệu
Tính phân biệt của các kí hiệu là yếu tố quan trọng giúp người dùng nhận diện và phân biệt chúng Đặc tính này phụ thuộc vào số lượng kí hiệu và mức độ phân biệt giữa chúng Khi một kí hiệu thật sự khác biệt, nó sẽ dễ dàng được nhận ra trong mô hình Ngược lại, nếu các kí hiệu có tính phân biệt thấp, nguy cơ gây hiểu nhầm sẽ tăng cao Nghiên cứu đã chỉ ra rằng kí hiệu hình chữ nhật và hình kim cương trong sơ đồ có thể gây nhầm lẫn nếu không có sự phân biệt rõ ràng.
Mô hình ER (Entity Relationship) thường dễ gây nhầm lẫn do các ký hiệu có thể có thuộc tính tương tự như màu sắc và hình dạng Để tránh sự nhầm lẫn này, các ký hiệu trong ngôn ngữ mô hình hóa cần được thiết kế với độ phân biệt cao, giúp người dùng dễ dàng nhận diện và hiểu rõ mối quan hệ giữa các thực thể.
Khả năng hiểu ký hiệu cho phép người dùng nhận thức và liên kết các ký hiệu với các khái niệm thực tế Các ngôn ngữ mô hình hóa sử dụng những ký hiệu khác nhau để biểu diễn các khái niệm trong thế giới thực Nghiên cứu của Rockwell và Bajaj chỉ ra rằng hiệu quả của mô hình biểu diễn sẽ cao hơn khi các biểu tượng được sử dụng tương đồng với thực tế.
“khái niệm cùng mô tả một mối quan hệ (node-relationship) trong biểu diễn thông tin”
Các ký hiệu trong ngôn ngữ mô hình hóa thường mang nhiều đặc tính trực quan như hình dạng, kích thước, màu sắc, độ sáng và kết cấu Do đó, việc đánh giá các ký hiệu biểu diễn là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của một ngôn ngữ mô hình hóa.
Độ phức tạp đồ hoạ của một mô hình phụ thuộc vào việc sử dụng và sự khác biệt giữa các kí tự Tuy nhiên, sự phức tạp này có thể làm giảm khả năng hiểu sơ đồ của người dùng Do đó, cần thiết phải cân bằng giữa độ phức tạp đồ hoạ và khả năng hiểu kí hiệu để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TẠI TỔNG CỤC THỐNG KÊ VIỆT NAM
Giới thiệu tổng quan về Tổng cục thống kê Việt Nam
Tổng cục Thống kê, thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, có nhiệm vụ tham mưu cho Bộ trưởng trong việc quản lý nhà nước về thống kê Cơ quan này tổ chức các hoạt động thống kê và cung cấp thông tin kinh tế - xã hội cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong nước cũng như quốc tế, theo quy định pháp luật.
Ngành Thống kê Việt Nam, trải qua hơn 70 năm phát triển, đã khẳng định vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin thống kê cho lãnh đạo Đảng, Nhà nước và các cấp chính quyền, phục vụ đánh giá, dự báo tình hình và hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội Thông tin thống kê từ Tổng cục Thống kê được coi là nguồn thông tin chính thống, có tính pháp lý và được tin cậy sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Trong những năm gần đây, công tác thống kê đã có nhiều tiến bộ, với môi trường pháp lý được củng cố thông qua việc ban hành Luật Thống kê và các văn bản hướng dẫn Hệ thống tổ chức thống kê Nhà nước được hoàn thiện, phương pháp luận thống kê theo chuẩn mực quốc tế được đổi mới và áp dụng thành công, cùng với việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong xử lý thông tin Nhờ đó, vị thế của thống kê Việt Nam trong khu vực và trên thế giới ngày càng được nâng cao.
Tổng cục Thống kê được tổ chức theo hệ thống dọc từ Trung ương đến địa phương, bao gồm 16 đơn vị hành chính và 9 đơn vị sự nghiệp tại Trung ương Tại địa phương, có 63 Cục Thống kê tỉnh, thành phố và 968 Chi cục Thống kê huyện, quận, với tổng số hơn 5.3 nghìn công chức, viên chức.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Tổng cục Thống kê [4]
Tổng cục Thống kê là cơ quan Trung ương trực thuộc Hội đồng Chính phủ, có trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác hạch toán và thống kê một cách thống nhất Cơ quan này thực hiện nhiệm vụ dựa trên các đường lối, chính sách cùng với các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước.
Tổ chức bộ máy có: 17 đơn vị cục, vụ thống kê chuyên ngành, văn phòng và 2 đơn vị sự nghiệp
Tổng cục Thống kê là cơ quan thuộc Chính phủ, có nhiệm vụ quản lý Nhà nước về thống kê, tổ chức hoạt động thống kê và cung cấp thông tin kinh tế - xã hội theo quy định pháp luật Cơ quan này còn quản lý các dịch vụ công và thực hiện quyền hạn đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước tại các doanh nghiệp có vốn Nhà nước.
Tổng cục Thống kê có nhiệm vụ và quyền hạn thực hiện quản lý Nhà nước về ngành, lĩnh vực theo quy định tại Nghị định số 30/2003/NĐ-CP ngày 01/4/2003 của Chính phủ, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thuộc Chính phủ.
2.1.2 Những nét chung về Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực I
Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực I, thuộc Tổng cục Thống kê, có nhiệm vụ quản lý và bảo trì hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông Trung tâm thực hiện xử lý dữ liệu thống kê, phát triển phần mềm ứng dụng, và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho mạng lưới của các đơn vị trong Ngành Ngoài ra, Trung tâm còn đào tạo về công nghệ thông tin và truyền thông, cũng như cung cấp các dịch vụ liên quan theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực I là một đơn vị sự nghiệp có thu, có khả năng tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động Trung tâm thực hiện quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực I là một tổ chức có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu riêng và có trụ sở làm việc Trung tâm này được phép mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng để thực hiện các hoạt động theo quy định của pháp luật.
Tên giao dịch quốc tế: Center Of Statistical Informatics Service N 1 viết tắt là CONSIS 1 Trụ sở đặt tại số 54 Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Nhiệm vụ và quyền hạn
Quản lý và vận hành hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông của Tổng cục Thống kê bao gồm Trung tâm máy chủ, Hệ thống Đầu mối Trung tâm Dữ liệu Thống kê, Hệ thống thu thập thông tin thống kê, Hệ thống mạng máy tính, Hệ thống thư điện tử và các trang thông tin điện tử Đảm bảo kết nối thông suốt giữa mạng Intranet/Internet của Tổng cục với các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ, và các Bộ, Ngành Phối hợp với các đơn vị liên quan để bảo trì hệ thống công nghệ thông tin và truyền thông của Tổng cục Thống kê.
Quản lý và vận hành hệ thống mạng của đơn vị là nhiệm vụ quan trọng nhằm bảo trì và đảm bảo kết nối thông suốt giữa hệ thống mạng của các đơn vị được phân công và hệ thống mạng của Tổng cục Thống kê.
Xử lý dữ liệu điều tra và tổng điều tra, cùng với việc báo cáo thống kê, là nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thống kê Tổng cục Thống kê chịu trách nhiệm vận hành kho dữ liệu thống kê, đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành Hệ thống đầu mối trung tâm dữ liệu thống kê được quản trị chặt chẽ nhằm nâng cao hiệu quả trong việc cung cấp thông tin và số liệu thống kê.
Phát triển và hướng dẫn sử dụng phần mềm ứng dụng là nhiệm vụ quan trọng, phối hợp với Vụ Phương pháp chế độ thống kê và công nghệ thông tin để lựa chọn giải pháp công nghệ mới Điều này được thực hiện nhằm áp dụng hiệu quả trong ngành Thống kê theo kế hoạch của Tổng cục Thống kê.
Thực hiện bảo trì và hỗ trợ tư vấn kỹ thuật cho hệ thống mạng và thiết bị tin học của các đơn vị theo kế hoạch của Tổng cục Thống kê.
Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện đào tạo, bồi dưỡng về CNTT và truyền thông theo kế hoạch của Tổng cục Thống kê
Hợp tác với các tổ chức và cơ quan trong và ngoài nước là rất quan trọng để nghiên cứu và phát triển công nghệ thông tin và truyền thông trong lĩnh vực thống kê, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Thực hiện hoặc liên kết thực hiện công nghiệp phần mềm, dịch vụ về lĩnh vực CNTT và truyền thông theo quy định của pháp luật
Thực trạng quy trình nghiệp vụ tại Tổng cục Thống kê Việt Nam
2.2.1 Giới thiệu tổng quan các quy trình nghiệp vụ
Hiện nay, tại Tổng cục Thống kê Việt Nam mới chỉ có các Quyết định quy định cách thức thực hiện các phương án điều tra liên quan đến:
- Dân số và Lao động
- Nông nghiệp, lâm nghiệp và thủy sản
- Xây dựng và đầu tư
Việc thực hiện các phương án điều tra được thể hiện qua các Quyết định từ Tổng cục Thống kê, hướng dẫn các đơn vị liên quan thực hiện Mỗi Quyết định nêu rõ các bước và công việc cần thực hiện, giúp kiểm soát trình tự thực hiện Tuy nhiên, cách này chưa đánh giá được hiệu quả công việc và sự tham gia của các bộ phận trong quy trình.
Trong những năm gần đây, mô hình hóa quy trình đã trở nên cần thiết trong quản lý quy trình, giúp tăng tốc độ và kiểm soát công việc hiệu quả hơn Việc này cho phép đánh giá chất lượng công việc và lao động, cũng như kiểm soát chi phí phát sinh Tuy nhiên, tại Tổng cục Thống kê, việc ứng dụng mô hình hóa trong xử lý quy trình điều tra vẫn chưa được triển khai, dẫn đến khó khăn trong quản lý và thực hiện quy trình Trong bối cảnh cần tái cơ cấu tổ chức và tinh giản biên chế, việc kiểm soát hiệu quả công việc trở nên quan trọng Một thách thức lớn trong tái cơ cấu là thiếu công cụ kiểm soát và đánh giá, vì đây là một dự án lớn cần có phương pháp để theo dõi và đánh giá hiệu quả Hiện tại, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có công cụ hiệu quả để hỗ trợ quá trình này, thường chỉ đánh giá được sau khi dự án kết thúc dựa trên một số yếu tố cơ bản.
Bài luận văn này sẽ tập trung vào việc áp dụng giải pháp Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) để xây dựng và mô hình hóa quy trình, từ đó phân tích và đánh giá hiệu quả của quy trình Nhiệm vụ Cập nhật dữ liệu Công nghiệp tháng tại Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực I là một công việc quan trọng trong Tổng cục Thống kê Do đó, nghiên cứu sẽ ứng dụng giải pháp BPM trong quy trình này nhằm tìm hiểu và cải thiện hiệu quả quản lý.
Tổng cục Thống kê có khả năng kiểm soát tình trạng hoạt động của các doanh nghiệp hiệu quả hơn nhờ vào việc theo dõi sự xuất hiện của doanh nghiệp mới và tình trạng phá sản Việc điều tra thông tin kịp thời giúp các ban ngành định hướng tốt hơn, nâng cao hiệu quả quản lý, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghiệp.
2.2.2 Tổng quan Quy trình Cập nhật dữ liệu Công nghiệp tháng
Mục đích của cuộc điều tra dữ liệu ngành công nghiệp tháng là thu thập thông tin cơ bản về tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp công nghiệp, các cơ sở kinh tế và cơ sở sản xuất cá thể Cuộc điều tra này nhằm tính toán các chỉ tiêu thống kê công nghiệp hàng tháng, phục vụ công tác quản lý của các cơ quan Nhà nước và đáp ứng nhu cầu thông tin cho nhà đầu tư và các đối tượng sử dụng thông tin khác.
Việc thu thập thông tin cơ bản là cần thiết để đánh giá sự phân bổ, điều kiện và năng lực sản xuất của các doanh nghiệp trong các ngành và thành phần kinh tế trên toàn quốc Thông tin này hỗ trợ cho quản lý, hoạch định chính sách và kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, cũng như phát triển doanh nghiệp ở từng địa phương Đối tượng, đơn vị và phạm vi điều tra sẽ được xác định rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình thu thập dữ liệu.
Các cơ sở kinh tế, bao gồm doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, các cơ sở trực thuộc doanh nghiệp và cơ sở công nghiệp cá thể, đều tham gia vào hoạt động sản xuất công nghiệp và sản xuất trực tiếp các sản phẩm công nghiệp theo danh mục điều tra.
+ Có địa điểm sản xuất được xác định
+ Có hoạt động sản xuất công nghiệp
+ Trực tiếp sản xuất ra các sản phẩm được quy định trong danh mục sản phẩm điều tra
+ Được chọn vào mẫu điều tra
Cuộc điều tra công nghiệp hàng tháng được thực hiện trên toàn quốc tại 63 tỉnh, thành phố, nhằm khảo sát các cơ sở sản xuất trong các ngành như công nghiệp khai khoáng, chế biến chế tạo, sản xuất và phân phối điện, khí đốt, nước nóng, hơi nước, điều hòa không khí, cung cấp nước, cũng như quản lý và xử lý rác thải, nước thải.
Nội dung điều tra gồm các thông tin sau:
- Thông tin về nhận dạng đơn vị điều tra: Tên, địa chỉ, số điện thoại và loại hình của doanh nghiệp
- Thông tin về lao động
Kết quả sản xuất kinh doanh bao gồm khối lượng sản phẩm tồn kho, sản phẩm đã sản xuất, và sản phẩm tiêu thụ Ngoài ra, cần lưu ý khối lượng sản phẩm xuất kho cho chế biến tiếp theo, dự tính sản xuất tháng tới và so sánh với cùng kỳ năm trước Doanh thu thuần từ hoạt động sản xuất công nghiệp và các khoản phải nộp cho nhà nước cũng là những yếu tố quan trọng cần được xem xét.
- Số ngày hoạt động trong tháng
- Tình hình sản xuất trong tháng
Phương pháp thu thập thông tin
Phương pháp thu thập thông tin áp dụng trong điều tra công nghiệp tháng gồm hai phương pháp: trực tiếp và gián tiếp
Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp trong khu vực doanh nghiệp được thực hiện bởi Cục trưởng Cục Thống kê tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thông qua việc tổ chức hội nghị phổ biến Quyết định và Phương án điều tra công nghiệp hàng tháng Tại hội nghị, các doanh nghiệp được hướng dẫn cách ghi phiếu và yêu cầu cung cấp thông tin định kỳ hàng tháng từ ngày 01 đến ngày 12 theo mẫu phiếu quy định, sau đó gửi về Cục Thống kê.
Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp tại các cơ sở cá thể được thực hiện bởi điều tra viên do Cục trưởng Cục thống kê tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương cử đến Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu thu thập từ các cơ sở cá thể được chọn mẫu điều tra.
01 đến ngày 12 hàng thàng phỏng vấn chủ cơ sở sản xuất để thu thập thông tin và ghi vào phiếu điều tra
Kế hoạch tiến hành điều tra
Kế hoạch điều tra gồm các bước:
Bước 1: Chuẩn bị điều tra - Được thực hiện từ tháng 10 đến tháng 12 của năm trước, gồm các công việc:
- Xây dựng phương án điều tra hoặc bổ sung, hoàn thiện phương án điều tra của năm trước
- Bổ sung mẫu điều tra (nếu có phát sinh)
- In tài liệu hướng dẫn và in phiếu điều tra
- Tập huấn nghiệp vụ cho điều tra viên ở cấp tỉnh, thành phố và các quận, huyện
Từ ngày 01 đến ngày 12 hàng tháng, các Cục Thống kê tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương tiến hành triển khai điều tra để thu thập thông tin, kiểm tra, đánh mã ký hiệu và nhập liệu.
Bước 3: Tổng hợp, làm báo cáo hàng tháng
Cấp tỉnh, thành phố sẽ thực hiện việc tổng hợp số liệu từ ngày 13 đến ngày 17 hàng tháng Số liệu này phải được gửi về Tổng cục Thống kê không muộn hơn ngày 17 hàng tháng.
- Số liệu gốc từ các phiều điều tra cơ sở
- Biểu báo cáo tổng hợp của tỉnh, thành phố
Cấp Trung ương: Được thực hiện từ ngày 18 đến ngày 22 hàng tháng
Riêng ở cấp huyện, quận giao Cục Thống kê tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định chỉ tiêu, biểu báo cáo và ngày gửi về Cục Thống kê
Ở cấp Trung ương, Vụ trưởng Vụ Thống kê Công nghiệp sẽ hỗ trợ Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê trong việc chỉ đạo triển khai thực hiện điều tra Tại cấp tỉnh, thành phố, Cục trưởng Cục Thống kê hoặc Phó Cục trưởng được phân công sẽ trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác này.
Cuộc điều tra thống kê công nghiệp được thực hiện theo từng lãnh thổ, với sự hướng dẫn và triển khai từ Vụ Thống kê Công nghiệp cùng các Cục Thống kê tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Các cơ quan này có trách nhiệm tổ chức và xử lý tổng hợp các chỉ tiêu thống kê công nghiệp hàng tháng.
2.2.2.2 Quy trình Cập nhật dữ liệu Công nghiệp tháng
Các công việc chủ yếu trong quá trình thực hiện việc thu thập số liệu điều tra Công nghiệp tháng
STT Nội dung công việc
1 Xây dựng tài liệu điều tra
3 Lập dự toán và phân bổ kinh phí điều tra
Thiết kế và chọn mẫu (bao gồm rà soát, cập nhật dàn mẫu Tổng điều tra ngành công nghiệp tháng các năm trước)
5 Ban hành Quyết định và Phương án điều tra
6 In, phân phối phiếu, các loại tài liệu điều tra
Giới thiệu phần mềm mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Bizagi Process Modeler
3.1 Giới thiệu phần mềm mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Bizagi Process Modeler
Bizagi BPMN Modeler là một phần mềm của một công ty tư nhân thành lập năm
Vào năm 1989 tại Anh, phần mềm này đã được phát triển để sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN, giúp người dùng mô hình hóa và mô phỏng các quy trình nghiệp vụ hiệu quả Sau khi hoàn tất việc mô hình hóa, người dùng có thể xuất các tài liệu dưới nhiều định dạng như Word, PDF, Wiki, Web, SharePoint, Visio, cũng như các định dạng hình ảnh như png, bpm, svg, jpg và XPDL, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ và lưu trữ trong toàn bộ tổ chức.
Phần mềm Bizagi Modeler cung cấp tính năng tạo báo cáo, cho phép người dùng đánh giá thời gian thực hiện và chi phí cho từng bước trong quy trình nghiệp vụ.
3.1.2 Hướng dẫn chạy mô phỏng quy trình nghiệp vụ Đây là một phần mềm sử dụng ngôn ngữ BPMN nên các kí tự và cách sử dụng giống nhau như các kí tự thể hiện việc bắt đầu, kết thúc, các hoạt động trong quy trình Việc mô hình hóa quy trình tương tự như việc chúng ta vẽ biểu đồ hoạt động chỉ khác một điểm là các bước trong quy trình cần ghi cụ thể hơn
Sau khi mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, bạn cần chọn menu Validate để kiểm tra lỗi trong mô hình Nếu không có lỗi, hãy sử dụng giao diện Simulation View để thiết lập các thông số như thời gian, chi phí, nguồn lực và lịch biểu cho quy trình Bizagi Simulation có bốn cấp độ, mỗi cấp độ cung cấp thông tin phức tạp hơn, cho phép phân tích chi tiết quy trình của bạn Các cấp độ này độc lập, vì vậy bạn có thể bắt đầu từ bất kỳ cấp độ nào nếu có đủ dữ liệu cần thiết.
Level 1 - Process Validation: Mức độ mô phỏng đầu tiên và cơ bản nhất để đánh giá cấu trúc của sơ đồ quy trình
Dữ liệu yêu cầu ước tính tỷ lệ các luồng để thiết lập nền tảng cho việc định tuyến Ngoài ra, cần xác định giá trị của bộ đếm kích hoạt cho sự kiện bắt đầu.
Kết quả cho thấy tất cả các đường dẫn kích hoạt đều hoàn thành trong quá trình thực hiện và xem tất cả các thẻ Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng đánh giá cách các thẻ di chuyển qua Sequence Flow, Activity và End Event.
Level 2 – Time Analysis: mức độ thứ hai của quy trình mô phỏng để đánh giá thời gian thực hiện của quy trình
Trong quá trình xác nhận quy trình, dữ liệu không chỉ bao gồm các thông tin đầu vào mà còn bao gồm thời gian ước tính cho mỗi hoạt động và khoảng cách thời gian cần thiết giữa các thông báo Những dữ liệu này có thể được xác định là hằng số hoặc lấy từ các bảng phân phối thống kê.
Kết quả cho thấy thời gian về thông lượng quy trình cho mỗi thẻ, bao gồm thời gian tối thiểu, tối đa, trung bình và thời gian tổng hợp, là tổng của tất cả các thời gian xử lý.
Level 3 – Resource Analysis: Dự đoán quy trình sẽ trình bày các nguồn tài nguyên khác nhau như thế nào
Dữ liệu trong phân tích thời gian không chỉ bao gồm các thông tin đầu vào mà còn định nghĩa rõ ràng về các nguồn lực và vai trò hiện có Việc xác định số lượng nguồn lực sẵn có và cách chúng đang được sử dụng là rất quan trọng Do đó, cần điều chỉnh thời gian hoạt động của các nguồn lực để phản ánh chính xác thời gian làm việc thực tế Đồng thời, thời gian chậm trễ do thiếu nhân viên cũng cần được ghi nhận một cách rõ ràng.
Kết quả cho thấy cấu trúc tương tự như phân tích thời gian, với việc trình bày khoảng thời gian bận rộn và nhàn rỗi của từng loại tài nguyên Mức độ này giả định có một số lượng không giới hạn các nguồn lực.
Level 4 – Calendar Analysis: Bao gồm thông tin về hiệu suất quy trình qua các thời kỳ biến động của thời gian, chẳng hạn như ca, ngày hoặc tuần Theo mặc định Bizagi bao gồm một lịch làm việc 24/7 Nếu không có lịch làm việc được xác định, Bizagi sẽ giả định rằng tài nguyên được xác định sẽ luôn luôn có sẵn
Dữ liệu: Ngoài các dữ liệu nhập vào trong Resource Analysis nó bao gồm các định nghĩa về tài nguyên lịch làm việc
Kết quả: Các cấu trúc của các kết quả tương tự như Resource Analysis
Sau khi hoàn tất việc cài đặt các thông số cho các mức của Simulation View, hãy nhấn chọn Run trên giao diện màn hình để tiến hành chạy mô hình và theo dõi các kết quả thu được.
Mô hình hóa và đánh giá hiệu quả quy trình Cập nhật dữ liệu Công nghiệp tháng
3.2.1 Mô hình hóa quy trình
Từ phần mô tả quy trình nghiệp vụ ở phần 2.2.2 ta xác định được các Lane trong Quy trình cập nhật dữ liệu Công nghiệp tháng gồm có:
+ Lane 1: Vụ phương pháp chế độ thống kê và công nghệ thông tin
+ Lane 3: Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực I
+ Lane 4: Phòng Công nghiệp của Cục thống kê các tỉnh, thành phố
Hình 3.1: Các Lane sử dụng trong quy trình Cập nhật dữ liệu Công nghiệp tháng
Trong mỗi Lane, chúng ta sử dụng các ký tự cơ bản để mô tả quy trình hoạt động Quy trình bắt đầu với khối Start Event, tiếp theo là các Task để mô tả các hoạt động, và kết thúc bằng khối End Event Để thực hiện các điều kiện rẽ nhánh, chúng ta sử dụng khối lệnh Gateway.
Ví dụ minh họa mô hình lại bước xây dựng danh mục hành chính và danh mục chỉ tiêu
Quá trình bắt đầu khi Phó Tổng cục Trưởng yêu cầu xây dựng bộ danh mục, bao gồm danh mục hành chính và danh mục chỉ tiêu, thông qua Task: Yêu cầu xây dựng bộ danh mục Vụ phương pháp chế độ thống kê và Công nghệ thông tin sẽ chịu trách nhiệm xây dựng danh mục hành chính, trong khi Vụ Công nghiệp sẽ đảm nhiệm việc xây dựng danh mục chỉ tiêu Hai hành động này diễn ra đồng thời theo yêu cầu từ Phó Tổng cục Trưởng, do đó, chúng ta sử dụng Parallel Gateway để thực hiện hai Task song song.
Khi Vụ Phương pháp chế độ thống kê và Công nghệ thông tin hoàn thành danh mục, họ sẽ tiến hành kiểm tra lại danh mục đã xây dựng Decision Gateway sẽ được sử dụng để thể hiện các quyết định đạt hoặc không đạt.
Nếu không đạt yêu cầu trong kiểm tra danh mục, người phụ trách cần chuyển lại để thực hiện kiểm tra và chỉnh sửa Khi cả hai danh mục đều đạt, hai hoạt động sẽ được nối lại tại Parallel Gateway để đồng bộ và gửi cho Phó Tổng cục Trưởng phê duyệt bộ danh mục.
Hình 3.2: Ví dụ khởi tạo xây dựng danh mục hành chính và chỉ tiêu
Sau khi tái hiện tất cả các bước đã phân tích ở phần 2.2.2, quy trình cập nhật dữ liệu công nghiệp hàng tháng tại Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực I đã được mô phỏng lại như hình dưới đây.
Hình 3.3: Mô hình hóa quy trình Cập nhật dữ liệu Công nghiệp tháng
Quy trình Cập nhật dữ liệu Công nghiệp tháng tại Trung tâm Tin học Thống kê
Khu vực I trực thuộc Tổng cục Thống kê Việt Nam đã được mô hình hóa (theo Hình
3.3) dựa trên các bước thực hiện cụ thể mô tả theo như Quyết định ban hành bởi Tổng cục Thống kê
Mô hình quy trình hiển thị rõ ràng các bộ phận tham gia, giúp mỗi bộ phận nhận diện nhiệm vụ và công việc cụ thể cần thực hiện Mô hình này bao gồm bốn Lane, tương ứng với bốn bộ phận chính trong quy trình.
- Vụ phương pháp chế độ thống kê và công nghệ thông tin
- Cục Thống kê Công nghiệp
- Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực I
- Cục thống kê tỉnh, thành phố
Việc mô hình hóa quy trình giúp làm rõ trình tự thực hiện các hoạt động của từng bộ phận, từ đó xác định công việc tiếp theo cần thực hiện và bộ phận chịu trách nhiệm Điều này không chỉ giúp các bộ phận nhận thức rõ nhiệm vụ của mình mà còn hiểu được công việc của các bộ phận khác, tạo điều kiện thuận lợi để xác định bộ phận có khả năng xử lý vấn đề khi phát sinh Nhờ vậy, quy trình quản lý trở nên chính xác hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Mô hình hóa quy trình bằng Bizagi giúp tổ chức đánh giá hiệu quả thực hiện quy trình Việc phân tích nguồn lực tham gia, phân bổ nguồn lực cho từng hoạt động, thời gian thực hiện và chi phí sẽ được mô phỏng, từ đó cung cấp kết quả đánh giá quy trình đáp ứng nhu cầu của người quản lý.
Phần 3.2.2 của bài luận sẽ trình bày cụ thể cách thức cài đặt, thực hiện chạy mô phỏng và nhận xét kết quả thu được để từ đó đánh giá hiệu quả quản lý quy trình, xác định các bước chưa tối ưu và đề ra giải pháp nâng cao việc quản lý quy trình
3.2.2 Đánh giá tính hiệu quả của quy trình Để đánh giá hiệu quả thực hiện quy trình Thực hiện cài đặt các thông số trong
Simulation View theo từng Level
Trong quy trình tham gia, các nguồn lực và số lượng nhân lực tại mỗi phòng ban được xác định rõ ràng Cụ thể, tại Văn phòng Chính phủ, Cục Đầu tư và Thống kê, nguồn lực chủ yếu đến từ Vụ Phương pháp Chế độ Thống kê và Công nghệ Thông tin Đối với Vụ Công nghiệp, VCN cũng đóng góp nhân lực quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện.
+ PCN: Phòng Công nghiệp thuộc Cục thống kê các tỉnh, thành phố
+ PCSDL: Phòng Cơ sở dữ liệu thuộc Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực
+ PTCTK: Phó tổng cục trưởng Tổng cục thống kê
Hình 3.4: Nguồn lực tham gia quy trình
- Chi phí ước tính cho mỗi bộ phận, phòng ban:
Hình 3.5: Chi phí cho các nguồn lực tham gia
- Với mỗi hoạt động trong quy trình, tiến hành cài đặt thời gian thực hiện, chi phí và nguồn lực tham gia:
Hình 3.6: Cài đặt các tham số trong các hoạt động của quy trình
Bảng chi tiết về nguồn lực tham gia và thời gian thực hiện các hoạt động:
STT Tên hoạt động Nguồn lực Loại hoạt động
Thời gian thực hiện/xác suất
HĐ1 Yêu cầu xây dựng bộ danh mục
Xây dựng danh mục hành chính
Xây dựng danh mục chỉ tiêu VCN Task 3 người, 2 ngày
Kiểm tra danh mục hành chính
VPPCĐTK Gateway Đạt 60 %, Không đạt 40%
Kiểm tra danh mục chỉ tiêu VCN Gateway Đạt 60 %, Không đạt 40%
HĐ4 Phó Tổng cục Trưởng nhận bộ danh mục
HĐ5 Phê duyệt bộ danh mục PTCTK Gateway Phê duyệt 70 %,
HĐ6 Gửi bộ danh mục đã duyệt
HĐ7 Nhận bộ danh mục đã duyệt PCSDL Task 1 người, 15 phút
HĐ8 Xây dựng phần mềm PCSDL Task 5 người, 3 ngày
HĐ9 Kiểm tra lỗi phần mềm PCSDL Gateway Không lỗi 65%,
HĐ10 Phân quyền sử dụng phần mềm
HĐ11 Nhận phần mềm hoàn chỉnh VPPCĐTK Task 1 người, 30 phút
HĐ12 Gửi phần mềm nhập tin VPPCĐTK Task 1 người, 10 phút
HĐ13 Nhận phần mềm nhập tin PCN Task 1 người, 15 phút
HĐ14 Kiểm tra danh mục hành chính
HĐ15 Gửi phản hồi về danh mục PCN Task 1 người, 2 giờ
HĐ16 Nhận phản hồi về danh mục hành chính
HĐ17 Phân chia khu vực nhập tin PCN Task 1 người, 8 giờ
HĐ18 Nhập tin từ phiếu điều tra theo khu vực được phân
HĐ19 Kiểm tra quá trình nhập tin PCN Gateway Hoàn thành 76%,
HĐ20 Lập báo cáo tiến độ PCN Task 2 người, 12 giờ
HĐ21 Tổng hợp báo cáo PCN Task 1 người, 20 giờ
HĐ22 Tổng hợp dữ liệu từ các máy riêng lẻ
HĐ23 Tạo file dữ liệu tổng hợp PCN Task 1 người, 8 giờ
HĐ24 Kiểm tra logic dữ liệu PCN Gateway Lỗi 30%, Không lỗi 70%
HĐ25 Nhận file dữ liệu từ 63 tỉnh, thành phố
HĐ26 Tích hợp dữ liệu các tỉnh PCSDL Task 2 người, 5 giờ
HĐ27 Kiểm tra lỗi tích hợp dữ liệu PCSDL Gateway Không lỗi 75%,
HĐ28 Tổng hợp số liệu và lập báo cáo
HĐ29 Nhận báo cáo số liệu VCN Task 1 người, 2 giờ
HĐ30 Kiểm tra lại dữ liệu VCN Gateway Lỗi 20%, Không lỗi 80%
Bảng 3.1: Thông tin nguồn lực và thời gian mỗi hoạt động
Các nguồn lực tham gia quy trình làm việc 5 ngày/tuần với hai ca làm việc trong một ngày:
+ Ca sáng bắt đầu từ 8h00 đến 12h00
+ Ca chiều bắt đầu từ 13h00 đến 17h00
Hình 3.7: Cài đặt lịch biểu cho quy trình
Hình 3.8: Cài đặt lịch làm việc cho các phòng ban
Sau khi cài đặt xong tất cả các thông số, nhấn Run để thực hiện quy trình ta được kết quả như sau:
Hình 3.9: Kết quả mô phỏng thực hiện quy trình Cập nhật dữ liệu
Bảng Kết quả cho thấy hiệu suất làm việc của các phòng ban tham gia quy trình Cập nhật dữ liệu Công nghiệp tháng và thời gian thực hiện quy trình này Biểu đồ minh họa rõ ràng hiệu suất làm việc của từng phòng ban.
Hình 3.10: Biểu đồ hiệu suất làm việc của các phòng ban
Khi export kết quả này ra excel còn có thể thấy được chi phí mỗi bộ phận đã sử dụng khi thực hiện quy trình
Hình 3.11: Hiệu suất làm việc của các phòng ban trong quy trình
Bảng kết quả cho thấy hiệu suất làm việc của các bộ phận nhìn chung tương đối tốt, với hầu hết các phòng ban đạt kết quả từ 56% đến gần 80% Tuy nhiên, Phòng Công nghiệp thuộc Cục Thống kê các tỉnh, thành phố vẫn còn hiệu suất thấp, chỉ đạt 47.14%, dưới mức 50%.
Thứ hai, kết quả về Thời gian thực hiện quy trình Cập nhật dữ liệu Công nghiệp tháng:
Hình 3.12: Thời gian thực hiện quy trình
Thời gian thực hiện quy trình dao động từ 42900 phút (khoảng 29 ngày 19 giờ) đến 43105 phút (khoảng 29 ngày 22 giờ 25 phút), với thời gian trung bình là 43002.5 phút (khoảng 29 ngày 20 giờ 42 phút 30 giây).
Quy trình Cập nhật dữ liệu Công nghiệp tháng tại Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực I hiện vẫn tồn tại một số điểm chưa hợp lý, dẫn đến thời gian thực hiện bị kéo dài đáng kể.
Sau khi Phó Tổng cục trưởng phê duyệt danh mục hành chính và chỉ tiêu, tài liệu sẽ được gửi đến Vụ phương pháp chế độ thống kê và công nghệ thông tin Vụ này sẽ chuyển tiếp cho Trung tâm Tin học Thống kê Khu vực I để phát triển phần mềm và phân quyền sử dụng Tiếp theo, Trung tâm sẽ gửi phần mềm đã tích hợp lại cho Vụ để chuyển đến Cục thống kê các tỉnh, thành phố Quy trình này không chỉ kéo dài thời gian thực hiện mà còn làm tăng chi phí vận chuyển.