Nâng cao chất lượng quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu bằng phần mềm microsoft excel tại văn phòng đảng ủy xã xuân lương

LỜI CẢM ƠN Trong q trình thực khóa luận này, tác giả nhận quan tâm giúp đỡ Quý thầy, cô, bạn bè Trước tiên, xin trâng trọng cảm ơn Ths Vũ Xuân Nam, ThS Nguyễn Thu Hằng; thầy, cô định hướng cho chủ đề nghiên cứu mặt khoa học tận tình giúp đỡ tơi mặt để hồn thành khóa luận Xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; thầy giáo, cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế - trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông Thái Nguyên hướng dẫn giúp đỡ tơi điều kiện q trình thực khóa luận Xin trân trọng cảm Ban Thường vụ Đảng ủy xã Xuân Lương - huyện Yên Thế - tỉnh Bắc Giang tạo điều kiện tốt để tơi hồn thành khóa luận Xin trân trọng cảm ơn! Sinh Viên Sầm Nam Khánh LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao chất lượng quản lý văn lưu trữ tài liệu phần mềm Microsoft Excel Văn phòng Đảng ủy xã Xn Lương”, cơng trình nghiên cứu độc lập tác giả, có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu liệu khác nhau, thơng tin trích rõ nguồn gốc Kết nghiên cứu khóa luận chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu khóa học trước Xuân Lương, ngày tháng Sinh viên Sầm Nam Khánh năm 2016 MỤC LỤC LỜI ƠN……………………………………………………………………… CẢM LỜI ĐOAN…………………………………………………………………… CAM MỤC LỤC…………………………………………………………………………… DANH MỤC NHỮNG TẮT……………………………………………… TỪ VIẾT DANH MỤC HÌNH ẢNH…………………………………………………… LỜI ĐẦU………………………………………………………………………1 Chương TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 3 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng nhiệm vụ văn phòng 1.1.2.1 Chức văn phòng 1.1.2 Nhiệm vụ văn phịng 1.2 CƠNG TÁC VĂN THƯ 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2.2 Vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.2.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.2.4 Nội dung công tác văn thư 1.2.4.1 Công tác xây dựng ban hành văn NĨI 1.2.4.2 Cơng tác tổ chức quản lý văn mật 1.2.4.3 Công tác tổ chứcquản lý sử dụng cong dấu 1.2.4.4 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ 1.3 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 11 16 1.3.1 Khái niệm công tác lưu trữ 16 1.3.2 Vị trí ý nghĩa cơng tác lưu trữ 16 1.3.3 Tính chất cơng tác lưu trữ 17 1.3.4 Chức công tác lưu trữ 18 1.3.5 Nội dung công tác lưu trữ 18 1.3.6 Mối quan hệ văn thư lưu trữ 18 Chương PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY XUÂN LƯƠNG……………………………20 2.1 Giới thiệu Đảng xã Xuân Lương 2.1.1 Ban Chấp hành đảng xã 20 2.1.2 Ban Thường vụ đảng ủy 22 20 2.1.3 Thường trực đảng uỷ 24 2.1.4 Trách nhiệm quyền hạn đ/c Đảng ủy viên 29 2.1.5 Trách nhiệm quyền hạn đ/c BTV Đảng ủy 30 2.1.6 Đối với Thường trực HĐND - UBND 2.1.8 Đối với chi 33 34 2.1.9 Đối với MTTQ đồn thể 34 2.2 Thực trạng cơng tác quản lý văn lưu trữ tài liệu Văn phòng Đảng ủy xã Xuân Lương 36 2.2.1 Thuận lợi36 2.2.2 Khó khăn36 2.3Cơng tác quản lý văn lưu trữ tài liệu 37 2.3.1 Tổ chức quản lý giải văn đến 37 2.3.2 Tổ chức quản lý giải văn 43 2.3.3 Tổ chức lưu trữ tài liệu 47 2.3.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 47 2.3.3.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 47 2.3.3.3 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ 48 2.3.3.4 Thống kê tài liệu lưu trữ 49 2.3.3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 50 2.3.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 51 2.3.3.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 53 Chương NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU BẰNG MICORSOFT EXCEL TẠI VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY XUÂN LƯƠNG YÊN THẾ BẮC GIANG…………………………… ……… …… 55 3.1 Quy trình quản lý văn lưu trữ tài liệu 56 3.1.1 Mục đích 58 3.1.2Phạm vi ứng dụng 59 3.1.3Tài liệu viện dẫn 59 3.1.4Nội dung quy trình giải văn bản59 3.1.4.1Tổ chức quản lý giải văn 59 3.1.4.2Giải văn đến 3.1.4.3Quản lý văn 60 61 3.1.4.3.1Giải hồ sơ công văn 61 3.1.4.3.2Thẩm tra pháp chế hành 61 3.1.4.3.3Vào sổ, lấy số, nhân bản, đóng dấu, phát hành 62 3.1.4.3.4Trình quan cấp chuyển quan liên quan 62 3.1.4.4Lưu trữ hồ sơ tài liệu 63 3.1.4.4.1Lập hồ sơ công việc 63 3.1.4.4.2Cán bộ, cơng chức quy trình thực nhiệm vụ giao phải có hồ sơ sau: 63 3.1.4.4.3Chỉ lý hồ sơ công việc 3.1.4.4.4Hồ sơ, tên gọi 64 64 3.1.4.4.5Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu 64 3.1.4.5Bảo quản nộp lưu, sử dụng hồ sơ tài liệu 3.1.4.6Tiêu hủy tài liệu 65 65 3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel việc nâng cao chất lượng quản lý văn lưu trữ tài liệu 66 3.2.1 Quản lý văn đến 66 3.2.2 Quản lý văn 69 3.2.3 Lưu trữ tài liệu 71 3.3 Đánh giá thực trạng phần mềm 3.3 Giải pháp khắc phục 73 74 KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT Thuật ngữ Chữ viết tắt Ban Chấp hành BCH Đảng ủy ĐU Ban Thường vụ BTV Ban Tổ chức BTC Ban Tuyên giáo BTG Khối Dân vận KDV Ủy ban Kiểm tra UBKT Thường trực Đảng ủy TTĐU Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy PBTTTĐU Ủy viên Ban Thường vụ Đảng ủy UVBTVĐU Văn phòng Đảng ủy VPĐU Phó Ban Tổ chức Đảng ủy PBTCĐU Phó Ban Tuyên giáo Đảng ủy PBTGĐU Phó Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra PCNUBKT Hội đồng nhân dân HĐND Uỷ ban nhân dân UBND Ủy ban Mặt trận Tổ Quốc UBMTTQ Cán bộ, công chức CBCC Cơ quan, đơn vị CQĐV DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Sơ đồ ủy……………………………35 máy Hình 3.1 Sơ đồ bản………………………………… 57 điều quy Hình 3.2 Lưu dồ đi…………………………… 58 quy Hình 4.1 Giao diện đến……………………… 66 phần hành trình trình Hình 4.2 Chọn chức liệu…………………………………… 67 tệp tài liệu văn văn văn lý lý lý Quản Hình 4.3 Chọn chèn………………………………….…………… 67 Hình 4.4 Chọn kèm………………… 67 Đảng quản quản mềm chèn tài chèn tệp tài liệu tài liệu đính Hình 4.5 Chọn liên kết đến tệp để tài liệu hiển thị dạng biểu tượng… 68 Hình 4.6 Tệp tài kèm…………………………….…………68 Hình 5.1 Giao đi……………………….68 diện liệu phần mềm Hình 5.2 Chọn chức liệu…………………………….……….69 Quản tệp tài liệu lý Hình 5.3 Chọn chèn……………………………………………….69 Hình 5.4 Chọn kèm………………… 69 đính văn chèn tài chèn tệp tài liệu tài liệu đính Hình 5.5 Chọn liên kết đến tệp để tài liệu hiển thị dạng biểu tượng… 70 Hình 5.6 Tệp tài kèm…………………………………….…71 liệu Hình 6.1 Giao diện liệu…………………………… 71 mềm phần Hình 6.2 Chọn chức liệu…………………………………… 71 tệp tài liệu lưu Hình 6.3 Chọn chèn……………………………………….……… 72 Hình 6.4 Chọn kèm………………… 72 đính trữ chèn tài chèn tệp tài tài liệu tài liệu đính Hình 6.5 Chọn liên kết đến tệp để tài liệu hiển thị dạng biểu tượng… 73 Hình 6.6 Tệp tài kèm……………………………………….73 liệu đính LỜI MỞ ĐẦU  Lý chọn đề tài Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạng mẽ, để đáp ứng yêu cầu công việc ngày cao, hoạt động quan Đảng dần phải thay đổi phương pháp làm việc, áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lãnh đạo Trong công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu áp dụng rộng rãi cơng việc quan trọng, góp phần trực tiếp vào hiệu lãnh đạo Đảng Vì vậy, cơng tác quản lý văn lưu trữ tài liệu cần quan tâm Việc quản lý văn lưu trữ tài liệu đảm bảo cho hoạt động lãnh đạo Đảng diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn để giải công việc Chính nên việc quan tâm mức đến công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lãnh đạo Đảng Là cán văn phịng Đảng ủy, tơi ý thức tầm quan trọng cần thiết việc tìm hiểu công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên giao đề 10 Hình 4.3 Chọn tài liệu chèn Bước 3: Chuyển sang Tab Create from File sau click chọn Browse để add file đính kèm Hình 4.4 Chọn tệp tài liệu chèn tệp tài liệu đính kèm Bước 4: Sau lựa chọn xong file đính kèm bạn tích chọn Link to file Display as icon để đặt link hiển thị icon file đính kèm Sau Click chọn Ok 83 Hình 4.5 Chọn liên kết đến tệp để tài liệu hiển thị dạng biểu tượng Như lần file excel đính kèm thêm file bên trong, để mở file đính bạn cần click vào biểu tượng nội dung hiển thị theo.(Hình bên dưới) 84 Hình 4.6 Tệp tài liệu đính kèm 3.2.2 Quản lý văn Hình 5.1 Giao diện phần mềm Quản lý văn Đầu tiên mở sổ công văn 85 Bước 1: Mở bảng tính Excel ra, sau click chọn Tab Insert Hình 5.2 Chọn chức chèn tài liệu Bước 2: Tại bạn click chọn vào biểu tượng Object (Hình bên dưới) Hình 5.3 Chọn tài liệu chèn Bước 3: Chuyển sang Tab Create from File sau click chọn Browse để add file đính kèm 86 Hình 5.4 Chọn tệp tài liệu chèn tệp tài liệu đính kèm Bước 4: Sau lựa chọn xong file đính kèm bạn tích chọn Link to file Display as icon để đặt link hiển thị icon file đính kèm Sau Click chọn Ok Hình 5.5 Chọn liên kết đến tệp để tài liệu hiển thị dạng biểu tượng Như lần file excel đính kèm thêm file bên trong, để mở file đính bạn cần click vào biểu tượng nội dung 87 hiển thị theo.(Hình bên dưới) Hình 5.6 Tệp tài liệu đính kèm 3.2.3 Lưu trữ tài liệu Hình 6.1 Giao diện phần mềm lưu trữ tài liệu Đầu tiên mở sổ công văn Bước 1: Mở bảng tính Excel ra, sau click chọn Tab Insert 88 Hình 6.2 Chọn chức chèn tài liệu Bước 2: Tại bạn click chọn vào biểu tượng Object (Hình bên dưới) Hình 6.3 Chọn tài liệu chèn Bước 3: Chuyển sang Tab Create from File sau click chọn Browse để add file đính kèm 89 Hình 6.4 Chọn tệp tài liệu chèn tệp tài liệu đính kèm Bước 4: Sau lựa chọn xong file đính kèm bạn tích chọn Link to file Display as icon để đặt link hiển thị icon file đính kèm Sau Click chọn Ok 90 Hình 6.5 Chọn liên kết đến tệp để tài liệu hiển thị dạng biểu tượng Như lần file excel đính kèm thêm file bên trong, để mở file đính bạn cần click vào biểu tượng nội dung hiển thị theo.(Hình bên dưới) 91 Hình 6.6 Tệp tài liệu đính kèm 3.3 Đánh giá trạng phần mềm Hiện trạng sử dụng phần mềm thuận lợi cho việc quản lý văn lưu trữ hồ sơ tài liệu Đảng ủy Tuy nhiên gặp số khó khăn sau: - Chưa có phối hợp đồng Ban xây dựng Đảng, MTTQ, đoàn thể chi địa bàn xã - Các sở liệu có cịn phân tán, chưa có đồng gây chồng chéo việc cập nhật, khai thác, sử dụng - Các chế sách ứng dụng CNTT nội Văn phịng địa bàn xã chưa có có chưa phù hợp, khơng mang tính cưỡng chế bắt buộc cán công chức phải thực 3.4 Giải pháp khắc phục Nâng cao lực quản lý công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ tài liệu sở Ngoài văn quản lý nhà nước Văn phòng Trung ương Đảng, tỉnh ủy, huyện ủy phát triển, ứng dụng CNTT hoạt động điều hành Đảng ủy cần phải xây dựng: - Kế hoạch để phát triển ứng dụng CNTT Văn phòng Đảng ủy giai đoạn 2016 - 2020 - Xây dựng chế tài chính, định mức, triển khai dự án ứng dụng CNTT Văn phòng Đảng ủy theo quy định pháp luật khuyến khích phát triển CNTT ban xây dựng Đảng, MTTQ, đoàn thể, quan, đơn vị nghiệp chi toàn Đảng - Căn vào mức độ đầu tư kinh phí nghiệp năm cấp cho việc ứng dụng CNTT cho Đảng ủy để có kế hoạch đầu tư cho phù hợp, đồng bộ, tiết kiệm, tránh lãng phí - Đầu tư đồng phần cứng để đảm bảo tính tương thích, hỗ trợ hệ thống CNTT từ Huyện ủy, Tỉnh ủy yêu cầu sử dụng - Phát triển nguồn nhân lực nâng cao lực ứng dụng CNTT 92 - Tổ chức đào tạo; cử cán công chức, viên chức tập huấn Tỉnh ủy, Huyện ủy kiến thức, khả ứng dụng CNTT hoạt động Quản lý Đảng ủy - Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức người dân xã hội ứng dụng CNTT quản lý điều hành - Tổ chức tuyên truyền quan, nâng cao trình độ hiểu biết, nhận thức lực ứng dụng CNTT hoạt động Quản lý - Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức đảng viên xã hội ứng dụng CNTT quản lý điều hành - Tổ chức tuyên truyền quan, nâng cao trình độ hiểu biết, nhận thức lực ứng dụng CNTT cho cán bộ, công chức, viên chức - Phát triển nguồn nhân lực nâng cao lực ứng dụng CNTT - Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức ứng dụng CNTT quản lý 93 94 KẾT LUẬN - Kết nghiên cứu: Sau trình nghiên cứu chương trình nâng cao chất lượng quản lý văn lưu trữ tài liệu phần mềm Microsoft Excel ứng dụng thành công công tác quản lý văn đến cho Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang - Phương pháp nghiên cứu: Chủ yếu đọc tài liệu, tham khảo ứng dụng, đặc biệt phần mềm Microsoft Excel để từ tơi hiểu cấu trúc hệ thống để từ ứng dụng vào xây dựng sản phẩm thực tế - Kiến nghị, đề xuất: Rất mong chương trình triển khai sử dụng rộng rãi cho Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Ủy ban mặt trận tổ quốc, ban, ngành, đoàn thể, hội, chi bộ, thơn địa bàn tồn xã./ Tơi xin chân thành cảm ơn! 95 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Học viện hành (2009), “Hành văn phòng quan Nhà nước” NXB Khoa học kỹ thuật; [2] Hoàng Nguyên - Minh Tuấn, Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel,NXB Hồng Đức; [3] Trần Thu Phương (2008), Nghiệp vụ hành văn phịng, NXB TP Hồ Chí Minh; [4] Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân, Luật tổ chức quyền địa phương; [5] Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; [6] Hướng dẫn số 01-HD/VPTW ngày 02/02/1998 Văn phòng Trung ương Đảng Hướng dẫn thể thức văn Đảng [7] Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng, thể thức văn Đảng quy định sau [8] Căn Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 Ban Bí thư Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam [9] Căn Luật Giao dịch điện tử Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Quy định số 269-QĐ/TW ngày 25/11/2014 Ban Bí thư thực giao dịch điện tử hoạt động quan Đảng [10] Căn văn số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ xác thực hợp Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư 97 ... liệu lưu trữ 49 2.3.3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 50 2.3.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 51 2.3.3.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 53 Chương NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU... tác văn thư lưu trữ Chương Phân tích thực trạng quản lý văn lưu trữ tài liệu Đảng ủy xã Xuân Lương - Yên Thế - Bắc Giang Chương Nâng cao chất lượng quản lý văn lưu trữ tài liệu Microsoft Excel Đảng. .. dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu Đảng ủy khoa học hiệu  Phương pháp nghiên cứu Khảo sát thực tế công tác quản lý văn lưu trữ tài liệu Đảng ủy xã Xuân Lương