Công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn

MỤC LỤC Phần mở đầu 1 Chương 1. Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản và khái quát về UBND Xã Mai Lạp 4 1.1. Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Nội dung của công tác soạn thảo văn bản 5 1.2.Khái quát về UBND xã Mai Lạp 8 1.2.1 Lịch sử hình thành 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp 8 Tiểu kết 9 Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND Xã Mai Lạp 10 2.1. Quy trình soạn thảo văn bản 10 2.2. Soạn thảo văn bản 13 2.2.1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật 13 2.2.2. Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường 14 2.2.3. Số lượng các loại hình văn bản 15 2.3. Quản lí sử dụng con dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 16 2.3.1. Quản lí và sử dụng con dấu 16 2.3.2. Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 17 2.4. Quản lý văn bản tại UBND xã Mai Lạp 17 2.4.1. Quản lí văn bản đến 17 2.4.2. Quản lí văn bản đi 21 Tiểu kết 25 Chương 3. Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại UBND Xã Mai Lạp 26 3.1 Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác soạn thảo văn bản 26 3.1.1 Ưu điểm 26 3.1.2. Nhược điểm 27 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp 28 3.2.1. Đảm bảo về trình tự thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 28 3.2.2. Đảm bảo về nội dung 28 3.3. Thực hiện công tác kiểm tra và đào tạo cán bộ 28 3.3.1. Thực hiện công tác kiểm tra 28 3.3.2. Đào tạo, cán bộ công chức làm công tác soạn thảo 28 Tiểu kết 29 Kết luận 30 Tài liệu tham khảo 31 Phụ lục 32

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn” là trung thực Tôi xin

hoàn toàn chịu trách nhiệm về các nội dung trong đề tài đã nghiên cứu

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu đề tài “Công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn” tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp

đỡ nhiệt tình của UBND xã Mai Lạp

Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Bùi Thị Ánh Vân

– giảng viên bộ môn“ Phương pháp luận nghiên cứu khoa học” đã trang bị cho

tôi những kiến thức cơ bản cần có để hoàn thành nghiên cứu này

Xin chân thành cảm !

MỤC LỤC

Phần mở đầu 1

Chương 1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản và khái quát về UBND Xã Mai Lạp 4

1.1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Nội dung của công tác soạn thảo văn bản 5

1.2.Khái quát về UBND xã Mai Lạp 8

1.2.1 Lịch sử hình thành 8

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp 8

* Tiểu kết 9

Chương 2 Thực trạng công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND Xã Mai Lạp 10

2.1 Quy trình soạn thảo văn bản 10

2.2 Soạn thảo văn bản 13

2.2.1 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật 13

2.2.2 Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường 14

2.2.3 Số lượng các loại hình văn bản 15

2.3 Quản lí sử dụng con dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 16

2.3.1 Quản lí và sử dụng con dấu 16

2.3.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 17

2.4 Quản lý văn bản tại UBND xã Mai Lạp 17

2.4.1 Quản lí văn bản đến 17

2.4.2 Quản lí văn bản đi 21

* Tiểu kết 25

Chương 3 Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại UBND Xã Mai Lạp 26

3.1 Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác soạn thảo văn bản 26

3.1.1 Ưu điểm 26

3.1.2 Nhược điểm 27

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp 28

3.2.1 Đảm bảo về trình tự thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 28

3.2.2 Đảm bảo về nội dung 28

3.3 Thực hiện công tác kiểm tra và đào tạo cán bộ 28

3.3.1 Thực hiện công tác kiểm tra 28

3.3.2 Đào tạo, cán bộ công chức làm công tác soạn thảo 28

* Tiểu kết 29

Kết luận 30

Tài liệu tham khảo 31

Phụ lục 32

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

UBND: Uỷ ban nhân dân

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong hoạt động quản lí hành chính tại tất cả các cơ quan tổ chức hiệnnay, hầu hết mọi công việc đều được điều hành, chỉ đạo cũng như quản lí dựatrên các văn bản thực tế Soạn thảo và quản lí văn bản là một nhiệm vụ quantrọng và mang tính thường xuyên trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổchức Để văn bản ban hành ra đảm bảo chất lượng đòi hỏi người soạn thảo phảinắm vững và biết vận dụng các kiến thức cũng như kĩ năng các yêu cầu về soạnthảo văn bản: Quy trình soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn bản, thu thập

và xử lí thông tin, xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo, cách sử dụng từngữ cú pháp cho từng loại văn bản Bên cạnh những yêu cầu về thể thức thì vănbản được soạn thảo phải đúng với mục đích, nội dung yêu cầu soạn thảo nhưthẩm quyền ban hành, cơ quan ban hành, duyệt, kí, đóng dấu văn bản cũng lànhững yêu cầu hết sức quan trọng cần có của người soạn thảo văn bản

Là những sinh viên của ngành quản trị văn phòng cho nên tôi đã chọncông tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Mai Lạp để ứng dụng những

lý luận đã học ở trường và kiểm chứng nó trong thực tế công việc

Qua sự giúp đỡ của người thân đang làm việc tại UBND xã Mai Lạp đãcung cấp cho tôi những thông tin và số liệu thực tế để làm tốt chương 2 của tiểuluận này

Tôi mong muốn có cơ hội tìm hiểu và áp dụng kiến thức đã học vào công

tác quản trị Với tất cả các lí do trên, tôi đã quyết định lựa chọn đề tài “ Công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn”.

2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Giáo trình “Lí luận và phương pháp công tác văn thư”của PGS Vương

Đình Quyền (2011) đã cung cấp cho chúng tôi nội dung về quy trình soạn thảovăn bản để làm chương 2 về cơ sở lý thuyết

“ Bài thu hoạch cuối chuyên đề kĩ năng soạn thảo văn bản” của Nguyễn

Thanh Tuyền, Trường Đại học Tây Đô

Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” của Th.s Nguyễn Thùy Trang, Trung

tâm Khoa học và Công nghệ văn thư

Những công trình trên đã góp phần đưa ra cái nhìn khái quát về công tácvăn thư trong các cơ quan, tổ chức Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tácvăn thư nói chung và công tác soạn thảo nói riêng thêm khoa học và hoàn chỉnh

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Phân tích và tổng hợp cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản

- Tìm hiểu thực trạng về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã MaiLạp

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tạiUBND xã Mai Lạp

4 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: UBND xã Mai Lạp

Thời gian: Từ năm 2014 đến năm 2016

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp khảo sát thực tế

- Phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp điều tra bảng hỏi

- Phương pháp xử lí thông tin

- Phương pháp tổng hợp, phân tích, logic

6 Đối tượng nghiên cứu

Công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND xã Mai Lạp

7 Bố cục đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài

được triển khai thành 3 chương:

Chương 1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản và khái quát UBND xã Mai Lạp.

Chương 2 Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI

QUÁT VỀ UBND XÃ MAI LẠP 1.1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp

trình quản lí nhà nước “Văn bản quản lí nhà nước là những quyết định quản lí

và thông tin quản lí thành văn (được văn bản hóa ) do các cơ quan quản lí nhà nước ban theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các

cụ thể khác của hoạt động quản lí Văn bản hành chính gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường”[1; Tr.9].

Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn bản, theo giáo trình“Lí luận và phương pháp công tác văn thư”của PGS Vương Đình Quyền (2011) đã cung cấp cho

chúng tôi nội dung về quy trình soạn thảo văn bản để làm chương 2 về cơ sở lý

thuyết quan niệm: “là khái niệm dùng để chi sự việc vận dụng lý luận, phương

pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [1;

Tr.147]

1.1.2 Nội dung của công tác soạn thảo văn bản

* Chức năng của văn bản quản lí nhà nước

- Chức năng thông tin: chức năng thông tin là chức năng nổi bật của văn

bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng Văn bản được tạo ra trướchết là nhằm mục đích ghi chép và truyền đạt thông tin Văn bản ghi chép lại các

sự việc, hiện tượng xảy ra trong thực tiễn cuộc sống về tất cả các vấn đề trongđời sống xã hội, từ đó lưu giữ lại và truyền lại cho cuộc sống sau này

- Chức năng pháp lý: là chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản

lý nhà nước “Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt

các quy phạm pháp luật xác lập quan hệ luật pháp giữa các cơ quan” [1; Tr 9].

Công tác quản lý nhà nước phải dựa trên các văn bản như luật, Hiến pháp, pháplệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định,… mà Nhà nước đã đề ra trong tất cả cáclĩnh vực của đời sống xã hội

Ngoài ra văn bản còn có chức năng quan trọng khác là làm bằng chứngpháp lý cho các quyết định quản lý khác

- Chức năng quản lý: trong công tác quản lý văn bản còn được dùng để

truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiệncác quyết định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi công việc giữa các

cơ quan, cá nhân hay tổ chức

* Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước

Văn bản quản lí nhà nước được phân loại theo hiệu lực pháp lí gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hànhhoặc phối hợp ban pháp luật ban hành quy phạm pháp luật của HĐND vàUBND, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được nhànước đảm bảo thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội

- Văn bản hành chính là loại văn bản quản lí nhà nước không tính quyphạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh thông báo tình hình trao đổi

công việc và xử lí các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lí.- Văn bản hànhchính gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thôngthường Văn bản hành chính gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hànhchính thông thường Văn bản hành chính cá biệt: Là văn bản hành chính quyếtđịnh quản lí thành văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theothẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật cụ thể,cábiệt Văn bản hành chính thông thường : Là văn bản được hình thành trong quátrình hoạt động quản lí nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tintrong hoạt động quản lí.

- Văn bản hành chính chuyên môn-kĩ thuật là hệ thống văn bản đặc thùthuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quyđịnh của pháp luật Những cơ quan tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loạivăn bản này phải tuân theo mẩu quy định của các cơ quan nói trên, không đượctùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẩu hóa

* Những yêu cầu chung của kỹ thuật soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản.

Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản

- Văn bản ban hành phải có tính mục đích: văn bản thường được ban hành

dưới danh nghĩa của một cơ quan tổ chức cụ thể nhằm biểu đạt những chínhsách, quyết định, nội dung công việc cụ thể Vì vậy văn bản ban hành ra phỉa cómục đích rõ ràng, nội dung văn bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan đếnchức năng, nhiệm vụ của cơ quan

- Văn bản phải đảm bảo chính xác: sự chính xác của văn bản được thể

hiện ở hai mặt cụ thể là mặt nội dung và mặt hình thức Về hình thức văn bảnphải thể hiện đúng đắn và đầy đủ các thành phần đã quy định trong từng loạivăn bản Về nội dung văn bản cần thể hiện đúng mục đích của việc ban hành vănbản

- Văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn: văn bản phải

được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí sao chomọi đối tượng đều có thể tiếp nhận văn bản Văn bản ngắn gọn sẽ giúp cho

người giải quyết rút ngắn được thời gian đọc và thuận lợi nắm bắt nội dung vănbản đồng thời giải quyết công việc một cách nhanh chóng.

- Văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến và hợp pháp: văn bản

ban hành phải theo đúng thẩm quyền, nội dung văn bản không được trái vớiHiến pháp, luật pháp hiện hành và các quy định của cấp trên

Quy trình soạn thảo văn bản

+ Xây dựng đề cương và viết văn bản

- Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức vănbản theo quy định

+ Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập để soạn thảovăn bản

+ Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày; kiểm tra mụcđích đã được của văn bản

+ Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng tớinhiều đối tượng thì tổ chức xin ý kiến góp ý kiến góp ý của đơn vị cá nhân

-Bước 3: Trình duyệt văn bản

Bản thảo do người có thẩm quyền (do người kí văn bản) duyệt Trườnghợp có sửa chữa bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệtxem xét quyết định

-Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành

+ Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có) và trình kí chínhthức

+ Cán bộ văn thư ghi số

Được hình thành từ năm 1997 trải qua bao nhiêu muôn vàn khó khăn vất

vả hiện nay xã được chia thành 7 thôn gồm: thôn Khau Tổng , thôn Khau Làng,thôn Bản Pá ,thôn Nà Điếng, thôn Bản Rả, thôn Khuổi Phây Xã có diện tích tựnhiên 20,1km , dân số là 11.320 người; chủ yếu gồm 3 dân tộc là: kinh, tày,dao Trong đó dân tộc kinh chiếm 02%, dân tộc tày chiếm 70%, dân tộc daochiếm 28% Nhờ có sự lãnh đạo của đảng bộ chính quyền xã đã có sự phát triểnngày một tăng cao, giúp người dân có cuộc sống ngày càng được cải thiện [xemphụ lục 6]

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp

* Chức năng và nhiệm vụ của UBND xã Mai Lạp

UBND xã Mai Lạp chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND xã nhằm đảm bảo thựchiện chủ trương biện pháp phát hiện phát trieenrkinh tế-xã hội, cung cố quốcphòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Mai Lạp.UBND xã Mai Lạp thực hiện chức năng quản lí nhà nước ở địa phương, gópphần đảm bảo chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương tới cơ sở

* Cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp

Cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp gồm: 01 chủ tịch, 01 phó chủ tịch

và 02 ủy viên( trưởng công an và trưởng ban chấp hành quân sự xã)

Thường trực UBND xã gồm 2 thành viên: ( chủ tịch và phó chủ tịch).Cán bộ chuyên trách: Chủ tịch và phó chủ tịch

Công chức: Trưởng công an xã, trưởng ban chấp hành quân sự xã, cán bộvăn phòng-thống kê, cán bộ địa chính xây dựng nông thôn và môi trường, cán

bộ tài chính- kế toán, cán bộ tư pháp- kế toán, cán bộ văn hóa- thông tin, cán bộ

thương binh xã hội Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ- thi đua khen thưởng,

văn thư- lưu trữ, thủ quỹ, tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo- tôn giáo, truyền

thanh

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Mai Lạp

[2; Tr.15]

* Tiểu kết

Ở chương 1, chúng tôi đã trình bày hai vấn đề cơ bản đó là một số lý

luận về công tác soạn thảo văn bản Đồng thời chúng tôi cũng đã tìm hiểu khái

quát về UBND xã Mai Lạp, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn Những nội dung

trong chương 1, chính là cơ sở, là tiền đề để chúng tôi triển khai chương 2

kế toán

Ban văn hóa xã hội

Ban công an

BCH quân sự

Ban địa chính

Ban tư pháp

Chủ tịch UBND xã UBND xãHĐND xã

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN TẠI

UBND XÃ MAI LẠP 2.1 Quy trình soạn thảo văn bản

Trình tự soạn thảo văn bản hành chính của UBND xã đã đảm bảo đượcquy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ - CP, ngày 08/04/2004 của Chính Phủ

về công tác văn thư Qua đó văn phòng UBND xã đã soạn văn bản:

*Chuẩn bị

Chủ tịch UBND xã Nông Thế Bích phân công cho 02 đơn vị trong cơquan soạn thảo văn bản báo cáo về tình hình thực trạng công tác đơn vị trongtháng 2:

1 Ông: Hà Văn Hữu chỉ huy trưởng quân sự xã

2 Ông Hà Văn Huy chỉ huy trưởng công an xã

Sau khi xác định mục đích, tính chất nội dung của vấn đề cần ra văn bản.Hai thủ trưởng đơn vị cơ quan giao cho ông hà văn khảo phó chỉ huy quân sự

xã và ông nông văn huỳnh phó chỉ huy công an xã xác định tên loại văn bản vàtrích yếu nội dung Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn các thông tin cần thiết

có liên quan tới nội dung văn bản Xây dựng đề cương và viết văn bản

Ví dụ:

UBND xã Mai Lạp đã phân công nhiệm vụ cho BCH quân sự xã về việclập danh sách nhận tiền của lực lượng DQTV bảo vệ tổ bầu cử Quốc hội khóaXIV và Đại biểu HĐND các cấp nhiệm kì 2016 – 2021

DANH SÁCH

Nhận tiền của lực lượng DQTV bảo vệ tổ bầu cử Quốc hội khóa XIV vàĐại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2016 – 2021

Stt Họ và tên Chức danh Số tiền Ký nhận

1 Nông Văn An Tiểu đội trưởng 200 An

Mai Lạp, ngày 22 tháng 5 năm 2016

Người lập biểu

[2; Tr.22]

- Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo

quy định.

Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập để soạn thảovăn bản Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày; kiểm tra mụcđích đã được của văn bản.Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp,ảnh hưởng tới nhiều đối tượng thì tổ chức xin ý kiến góp ý kiến góp ý của đơn vị

cá nhân

* Thể thức: Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG

HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” Chữ “cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được viết hoa, in đậm; chữ

“Độc lập - Tự do- Hạnh phúc” viết thường in nghiêng, không viết hoa, không inđậm

*Kỹ thuật trình bày:

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo

chiều ngang, ở phía trên, bên phải.Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến

13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ

in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai

cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữđứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từđược viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ và cách dòng chữ từ 2 đến 3

mm (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:

“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”

[2; Tr.110]Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

UỶ BAN NHÂN DÂN

Người có thẩm quyền duyệt:

Mai lạp, ngày 22 tháng 5 năm 2016

Người lập biểu Hữu

[2; Tr.22]

2.2 Soạn thảo văn bản

2.2.1 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

Công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong nhiều năm qua ởvăn phòng UBND luôn được các cấp ủy đảng , chính quyền địa phương quantâm chỉ đạo thực hiện, các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành đúng quytrình, trình tự, đúng pháp luật và có tính

Các văn bản của UBND xã Mai Lạp được duy trì đồng đều qua các năm.Tài liệu nội bộ của UBND xã Mai Lạp cho biết: “ Về quyết định của Chủ tịchUBND: Năm 2014 là 30 văn bản; Năm 2015 là 31 văn bản; Năm 2016 là 29 vănbản Quyết định của UBND: Năm 2014 là 135 văn bản; Năm 2015 là 128 vănbản; Năm 2016 là 106 văn bản” [2; Tr.105] Dựa vào số liệu trên, tác giả tiểuluận đã thiết kế bảng thống kê sau:

Nhìn chung công tác xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật đa

có những chuyển biến tích cực, có nội dung phù hợp với các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên, đáp ứng nhu cầu quản lí nhà nước trên địa bàn Cónhững ý kiến thẩm định đã được văn phòng UBND xã nghiên cứu tự tiếp thutrong quá trình soạn thảo văn bản.Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt

chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương Vì vậy, văn bản quyphạm pháp luật khi ban hành được thưc hiện ngay không cần hướng dẫn thihành của các nghành, cấp huyện, do vậy mà cấp xã ban hành văn bản quy phạmpháp luật rất ít Từ năm 2014 đến năm 2016 UBND xã đã ban hành 1000 vănbản quy phạm pháp luật các loại, trong đó có 459 quyết định; 1074 chỉ thị.

Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được công tác soạn thảo văn bảnvẫn còn tồn tại một số hạn chế như: Việc đăng kí xây dựng văn bản quy phạmpháp luật xã của một số người còn hạn chế; Chất lượng một số dự thảo văn bảnquy phạm pháp luật chưa đảm bảo nội dung đơn giản, sơ xài, sao chép các quyđịnh tại văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên hoặc chưa đảm bảo đúng thểthức trình tự và kĩ thuật trình bày

Nguyên nhân của sự tồn tại, hạn chế trên là do chưa nắm bắt được tầmquan trọng của công tác xây dựng và ban hành văn bản Công tác phối hợp giữacác ban ngành chặt chẽ Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo văn bảnquy phạm pháp luật còn hạn chế

2.2.2 Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường

Công tác soạn thảo văn bản của UBND xã cơ bản đã đảm bảo giải quyếtcác vấn đề, nhiệm vụ được giao Trình tự thủ tục soạn thảo văn bản được thựchiện theo quy định của pháp luật Văn bản chính là phương tiện quan trọng chứađựng những thông tin và quyết định quản lí để giải quyết các công việc Văn bảnmang tính công quyền được ban hành theo các quy định của nhà nước, tác độngđến mọi mặt trong đời sống xã hội và là cơ sở pháp lí

Các hoạt động cụ thể của văn phòng UBND xã: Văn phòng là cơ quantham mưu, chuyên môn giúp việc cho thường trực HĐND và lãnh đạo UBND xãnên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là văn bản hành chính Văn phòngUBND xã thường soạn thảo chủ yếu các văn bản hành chính gồm: Quyết định(cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biênbản, tờ trình, hợp đồng công văn Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ văn thưsoạn thảo văn bản của văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng-

thông kê chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo cải cách các văn bản hành

chính phục vụ cho việc giải quyết các vấn đề liên quan

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác từ năm 2014 đến năm 2016, văn phòng UBND xã đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 459 quyết định, 87 thông báo, 87 báo cáo, 10 chỉ thị công tác soạn thảo đều đúng chỉ thị công tác soạn thảo đều đúng trình tự thủ tục, thể thức theo quy định của pháp luật hiện nay Mẫu quyết định tuyển dụng của UBND xã Mai Lạp: (3) , ngày tháng năm 2002 Quyết định của (4)

Về việc tuyển dụng và phân công công tác (4) .

Căn cứ (5) ;

Căn cứ ;

Theo đề nghị của Hội đồng tuyển dụng

(1) ,

Quyết định: Điều 1: Tuyển dụng ông (bà): (6) , sinh ngày , quê quán

về công tác tại kể từ ngày

[xem phụ lục 3]

2.2.3 Số lượng các loại hình văn bản

Các loại văn bản của UBND xã Mai Lạp có lượng qua các năm không giống nhau, do tính chất và hoàn cảnh của mỗi loại văn bản: “ Văn bản quyết định của Chủ tịch và văn bản quyết định của UBND: Năm 2014 là 44 văn bản;

Tờ trình: Năm 2014 là 132 văn bản; Thông báo: Năm 2014 là 37 văn bản; Báo cáo: Năm 2014 là 30 văn bản; Chỉ thị: Năm 2014 là 4 văn bản” [2; Tr.34] Dựa vào số liệu trên ta có bảng sau:

Tên loại văn bản Năm Quyết

định

Công văn

Tờ trình

Thông báo

Báo cáo

Chỉ thị

Tổng số 201

4

[xem phụ lục 2]

Qua bảng số liệu trên ta có thể tờ trình từ bảng số liệu trên từ năm 2014

đến 2016 việc soạn thảo văn bản khá đồng đều không chênh lệch nhiều năm

2014 số lượng là 132 văn bản , năm 2015 là 130 văn bản và năm 2016 là 126văn bản

Từ những số liệu qua từng năm cũng như do tình hình thực tế tại địaphương nên một số văn bản được ban hành nhiều như: Quyết định ,tờ trình…một số văn bản ban hành ít như: báo cáo, chỉ thị, công văn…

2.3 Quản lí sử dụng con dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản

2.3.1 Quản lí và sử dụng con dấu

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan đơn vị các tổ chức kinh tế- xãhội, đơn vị vũ trang và một số chức danh khác theo quy định của pháp luật Mỗiđơn vị, tổ chức chỉ được phép sử dụng một loại con dấu khác nhau Con dấu chỉđược sử dụng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ kí của cơ quan có thẩmquyền Con dấu phải giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn vìvăn thư lưu giữ, bảo quản và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ vàđóng dấu Đặc biệt con dấu không được mang theo trong người

Mẫu quản lý về quản lí và sử dụng con dấu tại UBND xã Mai Lạp đượcthực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 củaChính phủ về quản lí và sử dụng con dấu và nghị định số 31/2009/NĐ- CP ngày

01 tháng 4 năm 2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số58/2001/NĐ- CP

Mẫu số 01 giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu

Con dấu tại UBND xã Mai Lạp được làm từ gỗ , phủ một lớp sơn màu

vàng bên ngoài; mặt con dấu được khắc với dòng chữ “ cộng hòa xã hội chủnghĩa Việt Nam, UBND xã Mai Lạp” để làm tăng tính hiệu lực khi sủ dụng condấu [xem phụ lục 4].

Mẫu số 02 giấy chứng nhận thu hồi con dấu [xem phụ lục 5]

2.3.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản

Để đảm bảo công tác soạn thảo văn bản được tiến hành chính xác, nhanhchóng Được sự quan tâm của UBND huyện đã trang bị cho văn phong UBND

xã là: 3 máy tính, 1 máy in, 2 chiếc điện thoại bàn, 1 máy photcoppy, 3 tủ đựng

hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác văn phòng

Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND xã tuân theotrình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày8/2/2010 của chính phủ, bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 8/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư , quyết định số 05/2016/QĐ-UBND ngày 7/4/2016, của UBND tỉnh Bắc Kạn ban hảnh quy định về công tácvăn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh, thay thế quyết định số 2404/2003/QĐ-UBNDngày 31/10/2003 của UBND tỉnh Bắc Kạn về việc ban hành quy định về côngtác lưu trữ, quyết định số 03/2016/QĐ-UBND ngày 3/8/2016 của UBND huyệnchợ mới bam hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ huyện Chợ Mới, quyếtđịnh số 223/2016QĐ-UBND ngày 15/10/2016 của UBND xã Mai Lạp về việcban hành quy chế công tác văn thư của mai lạp gồm các bước :

- Tiếp nhận ,đăng ký văn bản đến