LOI NOI DAU
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tô chức
sử dụng văn bản nói riêng, với cơng tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai trị của cơng tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rât quan trọng
Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thơng suối
Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đây
nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay
Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước
cũng là một van dé cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho
hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực
của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung
Trên thực tế cơng tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý
nhà nước nói chung cịn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung
trải pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn ban khơng có tính khả thị, và những
văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước Qua thời gian thực tập ở UBND xã Lai Un tơi đã có dịp tìm hiệu về cơng tác soạn thảo và quản lý văn bản ở UBND xã Tuy nhiên, do giới
Trang 2hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên” Đây cũng là một vẫn đề đang được quan tâm tại UBND xã và có
một vai trị quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND xã Do đó tơi cố gắng hồn thành, hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với
tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của Nhà trường dé ra trong
Trang 3Phần thứ nhất
TÓM TÁC QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
* Về thời gian thực tập
* Thời gian thực tập: từ 23/5/2011 đến ngày 23/7/201 I
* Quá trình thực tập cụ thé: - Từ ngày 23⁄5 đến ngày 31/5:
+ Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo UBND xã Lai Uyên;
+ Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập về vẫn đề “Soạn thảo va quan ly van
ban tai Van phong”
- Từ ngày 01/6 đến ngày 11/6:
+ Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập
- Từ ngày 13/6 đến ngày 18/6:
+ Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối
quan hệ làm việc của UBND xã Lai Uyên, của Văn phòng UBND xã Lai Uyên - Từ ngày 20/6 đến ngày 25/6:
+ Tìm hiểu quy trình cơng vụ và các thủ tục hành chính của cơ quan;
+ Được giao phân loại giấy tờ, công văn đến, chuyển cho các bộ phận, cán bộ chuyên môn; công văn đi chuyên đên các cơ quan
- Từ ngày 27/6 dễn ngày 30/6:
+ Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập
- Từ ngày 01⁄7 đến ngày 09/7:
+ Tiếp cận với công tác soạn thảo văn bản của Văn phịng và q trình
quản lý văn bản tại bộ phận Văn thư
- Từ ngày 11/7 đến ngày 16/7:
+ Viết bản thảo báo cáo thực tập
+ Chỉnh sửa, bố sung và hoàn thiện hơn nữa báo cáo thực tập;
Trang 4- Từ ngày 18/7 dến ngày 23/7:
+ Trinh báo cáo thực tập lên lãnh đạo UBND xã nhận xét; + Hoàn thành báo cáo thực tập
Phân thứ hai
KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN
L/ KHÁI QUÁT VỀ KINH TẾ - XÃ HỘI - AN NINH QUỐC PHÒNG XÃ LAI UYÊN
1 Đặc điểm tình hình:
- Xã Lai Uyên cách trung tâm hành chính huyện Bến Cát 07 km về phía
Bắc, có nhiều xã giáp ranh như sau : + Đông Nam giáp xã Tân Hưng
+ Đông Bắc giáp xã Tân Long huyện Phú Giáo + Tây giáp xã Cây Trường
+ Tây Nam giáp xã Long Nguyên + Nam giáp xã Lai Hưng
+ Bắc giáp xã Trừ Văn Thố
- Xã Lai Uyên có diện tích đất tự nhiên là 8.865,73 ha được chia làm 8 ấp, dân số hiện nay là 2.798 hộ với 18.099 nhân khẩu Xã Lai Uyên có diện tích đất
rộng và dân cư đông, đồng thời là một trong những địa bàn trọng điểm của huyện Bến Cát, tiếp giáp nhiều xã và huyện khác, có 17 km đường Quốc lộ 13
và nhiêu giao lộ lớn thông thương với các huyện, tỉnh khác Xã Lai Uyên hiện
nay là nơi có sức thu hút nhân dân và lao động ở các tỉnh thành trong cả nước
đến làm ăn và lập nghiệp lâu dài 2 Về kinh tế:
- Trong giai đoạn 2009 — 2010, qua 2 năm xã đã đạt được nhiều thành công trên bước đường đổi mới, bộ mặt địa phương đang từng ngày thay đổi,
Trang 51.000 tỷ đồng, trong đó vốn ngân sách xã đầu tư hơn 30 tỷ đồng để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân năm 2010 đạt là 18,5 %, cơ cầu kinh tế tiếp tục chuyển dịch theo đúng định hướng, tỷ trọng ngành công nghiệp dịch vụ tăng nhanh trong cơ cẫu kinh tế địa phương Thu nhập bình quân đầu người đạt 18 triệu đồng người/năm, tỷ lệ hộ nghèo giảm còn 39 hộ,
chiếm 1,39% Hiện có trên 98% số hộ dân được sử dụng nước sạch sinh hoạt,
100% số hộ được sử dụng điện lưới Quốc gia Vệ sinh môi trường được chú
trọng đầu tư đồng bộ với sự phát triển hạ tầng Hệ thống thông tin liên lạc được mở rộng đầu tư nâng cấp
- Về công nghiệp được UBND tỉnh quy hoạch khu công nghiệp và đô thị
Bàu Bàng với diện tích trên 2.166 ha và hiện trong giai đoạn thực hiện công tác xây dựng cơ bản và đã có 13 doanh nghiệp về đầu tư sản xuất với tổng số vốn
trên 1.200 tỷ đồng
3 Về văn hoá xã hội:
- Về văn hóa xã hội có địa điểm cho các hoạt động thể dục thể thao, văn
nghệ, có di tích lịch sử, công viên cho nhân dân đến tham quan và vui chơi giải
trí
- Xã có 01 trường trung học phổ thông (cấp 2 và cấp 3), 02 trường tiểu học gồm 04 phân hiệu, 01 trường mầm non cơng lập, ngồi ra cịn có 02 nhóm trẻ thành lập theo loại hình tư thục;
- Trạm y tế dược đầu tư xây dựng đạt chuẩn quốc gia
- Về Tôn giáo hiện có 04 tơn giáo là Thiên Chua giao, Phat giao, Tin
Lành và Cao đài Thiên Chúa giáo hiện có 421 hộ với 1.785 Nhân khẩu, Phật giáo có 308 hộ với 523 Nhân khẩu, Tin lành có 13 hộ với 24 nhân khẩu, Cao đài có 33 hộ với 132 nhân khẩu
- Chính sách xã hội được thực hiện tốt, trong 2 năm qua đã thực hiện xây dựng và trao tặng 06 căn nhà tình nghĩa, 24 căn nhà đại đoàn kết; công tác chăm lo cho các gia đình chính sách được đặt biệt quan tâm và thực hiện tốt
Trang 64 Về an ninh quốc phịng:
Lực lượng cơng an từ xã đến ấp có trình độ tương đối và được bố trí phù hợp, xã đội được bố trí đủ số lượng, các ấp đều có các tổ ANTT, ANTQ và lực lượng DQTV hoạt động tích cực nên tình hình an ninh chính trị và trật tự xã hội luôn ôn định
I/ VỊ TRÍ PHÁP LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỎ CHỨC BỘ MAY CUA UY BAN NHAN DAN XA LAI UYEN
1 Vi tri phap ly:
Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên do Hội đồng nhân dân xã Lai Uyên bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan nhà nước câp trên
2 Chức năng, nhiệm vụ:
- Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng
nhân dân xã nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế -
xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Lai Uyên
- Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở
3 Tổ chức bộ máy:
- Cơ cầu tổ chức của UBND xã Lai Uyên gồm 1 Chiu tịch, 2 Phó Chủ tịch
và 02 ủy viên (Trưởng công an và Xã đội trưởng)
- Thường trực UBND gồm 03 thành viên (Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch)
Trang 7- Công chức: Trưởng công an, xã đội trưởng, cán bộ Văn phòng — thống kê, cán bộ Địa chính — Xây dựng — Nông thôn và môi trường, cán bộ Tư pháp —
Hộ tịch, cán bộ Tài chính — Kế toán, cán bộ Văn hố thơng tin — Thể dục thé thao, cán bộ Thương bình Xã hội
- Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ - Thị đua khen thưởng, Gia đình và Trẻ em, Giảm nghèo và việc làm, Văn thư - lưu trữ — thủ quỹ, Tiếp dân - Giải quyết khiếu nại tố cáo — Tôn giáo, Truyên thanh
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Lai Uyên
Thường trực UBND Chủ tịch Al Ỷ ÀÁ Phó chủ tịch Phó chủ tịch phụ trách phụ trách
khối Văn hoá khối kinh tế
y 4 à» ZL yoy FY fo of NY PU x Nội Địa
ven vu, chinh,
oa tiếp Xây
thông tin — „:; || Giảm| | Gia Tư | | phòng, Văn | | dan, dung, TA Kế
: Dai ` ` A , k giải Nông `
Thẻ dụd Ì truyà nghèd | đình Cơng| | pháp| | Thông x ~ hộ toan 4 x yên| | — ^ Ce ~ Hal lkê Văn quyết Xã thôn, vẻ
thể || thanh |[ 4 |và trẻ an TP c1 [khiếu |, ^- Môi || tà
thao, làm | | em tịch | |thư lưu nai ta đội trường, chính
bình xã hơi || cdo, tôn thông, giao
° gido thuỷ lợi
4 4 4 A A 4 4 A A 4 A
Chú thích sơ đồ :
«+ Quan hệ chỉ đạo, điểu hành và thông tin bảo cáo
-~ 4 > Quan hé pho ¡ hợp công tác
Trang 8II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỎ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DẪN XÃ LAI UYÊN
1 Chức năng:
- Văn phòng UBND xã Lai Uyên là bộ phận chuyên môn của UBND xã, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày về
điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của UBND xã
- Văn phòng UBND xã là bộ phận tham mưu, tổng hợp và phối hợp phục
vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Thường trực UBND xã; bố trí
cán bộ, cơng chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp TT.UBND và UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã
hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng
2 Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
xã đảm bảo chủ trương, đường lỗi của Đảng và các quy định pháp luật của Nhà nước
- Xây dựng các chương trình làm việc của UBND và Thường trực UBND
xã, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các ngành, cán bộ chuyên môn thuộc UBND xã thực hiện chương trình cơng tác đó
- Theo dõi các ngành và cán bộ chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án
Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh —- Quốc phòng và các dự án
khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn
thảo các dé án đó
- Tham tra các đề án chun mơn thuộc UBND, trình UBND xã quyết
định hoặc để UBND xã trình cấp có thâm quyển quyết định Trong trường hợp
đề án chưa đảm bảo yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức và trình tự theo
quy định của pháp luật, quy chế của UBND xã quy định, Văn phòng đề nghị các
Trang 9- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa UBND, Chủ tịch UBND
với HĐND, với UBMTTQ và các đoàn thê, các ngành, cán bộ trực thuộc UBND xã
- Phối hợp với Thanh tra nhân dân giúp TT UBND xã trong việc tổ chức
giải quyết đơn khiếu nại, tổ cáo của công dân theo quy định của pháp luật
- Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết
của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố và của cấp trên đến các
ngành, cán bộ chuyên môn và Chủ tịch UBND xã theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
các ngành, cán bộ chuyên môn trong việc thực hiện văn bản đó
- Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND xã, các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch
- Giúp UBND xã tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo xã đón tiếp các đoàn khách đến thăm, làm việc tại địa
phương theo quy định của Nhà nước 3 Tổ chức:
Văn phòng UBND xã gồm 02 cơng chức Văn phịng — Thống ké va 01
cán bộ Văn thư — Lưu trữ
Phần thứ ba
CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUÁN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DAN XA LAI UYEN
U THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN
1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính 1.1 Khái niệm văn bản:
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung
những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thê mang một
Trang 10nội dung ý nghĩa trọn vẹn”(7? điển tiếng Việt trang 1078, Trung tâm từ điển
ngôn ngữ - Hà Nội — 1997) Theo cách hiệu này bia đá, hoành phi, câu đối ở
đèn, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cố; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ ở cơ quan, tô chức
được gọi chung là văn bản Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến
trong nghiên cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nay 0
nước ta
Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, (Điểu 1, Điêu lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính phú)
được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các t6
chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giẫy tờ dùng dé
quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tÔ chức như Nghị quyết, Quyết
định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án đều được gọi là văn bản
Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tô chức 1.2 Khải niệm văn bản quản lý nhà nước:
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các
cơ quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) hoặc cá nhân có thâm quyền
ban hành theo một trình tự, thủ tục và hình thức do luật định, mang tính quyền
lực Nhà nước và làm phát sinh các hệ quả pháp ký cụ thể trong quá trình thực
hiện chúng Do đó, có thê hiểu văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và
thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà
nước ban hành theo thâm quyên, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm
điều chỉnh các mỗi quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tô chức và công dân
1.3 Khái niệm văn văn bản hành chính:
Theo nghĩa rộng từ hành chính “/»uộc phạm vì chỉ đạo, quản lý việc chấp
Trang 11chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước Trong thời
đại hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim
nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phơ thông nhất là
in trên giây
2 Phân loại hệ thống văn ban quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong
hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của
Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thê hóa pháp luật Theo Điều 4
của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa
đổi, bố sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước
gôm các hình thức như sau:
2.1 Văn bản quy phạm pháp luật:
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyên ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung,
được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo
định hướng xã hội chú nghĩa” (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm
1996 và Luật sửa đổi, bỗ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật năm 2002)
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn
bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các co quan có thâm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thâm
quyên ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thấm quyền ban hành
văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị
Trang 122.2 Văn bản hành chính
2.2.1- Văn bản hành chính cả biết:
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do
các cơ quan có thấm quyên quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thé
Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết
định bố nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về
việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt
2.2.2- Van ban hành chính thơng thường
Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính thơng tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải
quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đối, ghi chép
công việc trong các cơ quan, tô chức
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại
chính:
- Văn bản khơng có tên loại: công văn;
- Văn bản có tên loại: thơng báo, bảo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương
trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm ), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu
trình )
2.2.3- Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thâm quyên ban
hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật
Trang 13Những loại văn bản này liên quan đên nhiêu lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tê, văn hóa
3 Các chức năng chú yếu của van ban quần lý nhà nước
Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời
sống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức
năng cụ thể khác nhau Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ
yêu sau đây:
3.1 Chức năng thông tín:
Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kê cả văn bản quản lý nhà
nước, văn bản hành chính
Trong hoạt động của các cơ quan, t chức, văn bản là một phương tiện chuyên tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều
hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn bản Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức năng có hiệu quả
3.2 Chức năng phúp lý:
- Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thê hiện ở hai mặt sau: + Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;
+ Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành
công việc của cơ quan, tô chức Nhà nước
- Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các
quan hệ pháp luật trong hoạt động quản lý
- Việc năm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng
Muốn cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản
quản lý nhà nước phải đúng quy định về hình thức, thê thức, thâm quyên, trình
tự và thủ tục theo luật định
Trang 143.3 Chitc nang quan ly:
Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt cơng việc của mình, kiểm tra cấp
dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành
Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng pháp luật Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền
dat day đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ơn định cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác
trong bộ máy nhà nước nói chung
Nói cách khác văn bản là một công cụ không thê thiếu của nhà quản lý
9
A
Trong hoạt động của cơ quan, tô chức Nhà nước, xây dựng văn bản là để
quản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật, có hiệu quả
Ngồi ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước cịn có
một số chức năng khác: văn hóa — xã hội, lịch sử, dữ liệu như các loại văn ban nói chung
4 Những yêu cầu đối với văn bản quần lý hành chính nhà nước
`
A ae
4.1 Yêu câu về nội dung:
Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tổ mang tính quyết định đến chất lượng của văn bản Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh Trong quá trình soạn thảo
nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu
Tính mục đích: trong q trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị như thế nào Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn bản
như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả
Trang 15Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và phạm vi hoạt động của chủ thê ban hành
Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
- Thơng tin trong văn bản cần day đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính dự báo cao
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận
cầu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung
- Bố cục chặt chế; nhất quán về chủ đề, không lạc dé
Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chế, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản
Tinh đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp
nhân dân có các trình độ học vẫn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ
hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phơ
cập, song khơng ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước ln ln
gan chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đỗi
tượng đề nhân dân tìm hiểu và thực hiện
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ảnh nguyện vọng của nhân
dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về
quyền và nghĩa vụ của công dân Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiễn hành
khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để năm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ;
tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản
Tính cơng qun: tính cơng quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực
hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực
nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật Văn bản đảm bảo tính cơng qun khi: được ban hành
dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thâm
Trang 16quyền do luật định Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến
những van đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền han cua minh
Tính khả thi ; tinh kha thi la m6t yéu cau déi voi van ban, déng thdi 1a su
kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: khơng đảm bảo được tính
Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản khơng có khả
năng thực thi Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về
trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thê thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xã
hội
4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản:
Thẻ thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết
lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Tại khoản 3 Điều I Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bố sung một số điều của Nghị định số 110
/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã quy định
thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành
phan sau: Quéc hiệu; tên cơ quan, tô chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thâm quyền; dấu của cơ quan, tô chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thê tại Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính
4.3 Vêu câu về văn phong hành chính - cơng vụ:
Phong cách hay văn phong hành chính - cơng vụ là những phương tiện ngôn ngữ có tính khn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực
Trang 17vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thơng, đại chúng; tính khách quan - phi cá tính; tính khn mẫu và tính trang trọng, lịch sự Có
như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thê đối với đối tượng quản lý
4.4 Vêu câu về sử dụng ngôn ngữ trong văn ban:
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, cơng tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng Đây là chất liệu cẫu thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản Việc sử dụng các
ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ
ngữ và sử dụng câu
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;
viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp
5 Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng Uỷ ban nhân
dân xã Lai Uyên
5.1 Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã
cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tục
soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thơng tin và quyết định quản lý Văn bản mang tính công quyền, được
ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn
phòng
Trang 18Nhiệm vụ của Văn phòng là bộ phận chuyên môn, tham mưu, g1úp việc và hậu cần cho UBND và Thường trực UBND xã, nên các văn bản được soạn thảo
chủ yếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND xã thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt),
báo cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, tờ trình, cơng
văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,
giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyên Tùy mỗi nhiệm
vụ cụ thê mà cán bộ Văn phòng soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm trong quá
trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính
Qua báo cáo về tơng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2009
và năm 2010, Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 479 Quyết định, 203 Thông báo, 38 Báo cáo, 03 Chỉ thị Công tác soạn thảo đều đúng trình tự,
thê thức theo quy định của pháp luật hiện hành
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đã đảm
bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về cơng tác Văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bố sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Quyết định số 66/2009/QĐ- UBND ngày 18/9/2009 của UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy định về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh, Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009
của UBND huyện Bến Cát ban hành quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ huyện
Bến Cát, Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 17/11/2009 của UBND xã Lai
Uyên về việc ban hành quy chế công tác Văn thư của xã Lai Uyên Qua đó Văn phòng đã cụ thê hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phịng bao gôm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Trang 19Thu thập, xử lý các thơng tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân ngày 03/12/2004
Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì tùy theo tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, chủ tịch UBND xã giao cho cán bộ Văn phòng
chủ trì soạn thảo hoặc phôi hợp với cán bộ chuyên môn khác soạn thảo Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND (người ký văn bản) duyệt Trường hợp có sửa chữa, bố sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét, quyết định Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thơng tư Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản Người đánh
máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân ban dung thời gian quy định của lãnh đạo UBND xã Trong trường hợp nếu phát hiện có
lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn
bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Cán bộ Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của
nội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thê thức,
kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản
Trang 20Bước 6: Ký chính thức văn bản
- Đối với những vấn đề quan trọng mà theo Luật tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003 quy định phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:
+ Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM.) UBND ký các văn bản của UBND; + Các Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay (KT.) chủ tịch những
văn bản theo uỷ quyền của chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được
phân công phụ trách
- Đối với những van đề mà theo quy định của pháp luật thuộc thâm quyền
của Chủ tịch UBND thì Chủ tịch UBND ký các văn bản thuộc khối nội chính; Chủ tịch UBND ủy quyền cho các Phó Chủ tịch ký thay (KT.) Chủ tịch các văn bản thuộc lĩnh vực kinh tê và văn hóa xã hội
Bước 7: Phút hành văn bản tại văn thự cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyên cho cán bộ văn thư, cắn bộ văn thư
thực hiện các công viỆc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản
- Dong dau co quan va dau mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký vào số công văn đi
- Làm thủ tục chuyên phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản đi lưu hai bản : bản gốc lưu tại văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ
Văn phòng ƯBND xã Lai Uyên soạn thảo các văn bản hành chính trong
thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi
soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn
Trang 21Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lÿ
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu câu, nguyện vọng của nhân dân
(phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời
điểm quy dinh )
Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thâm quyên, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải
được ban hành đúng thê thức và kỹ thuật trình bày
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác khơng
làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Diễn đạt ý tứ phải theo một
trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý
trước; câu văn phải rõ ràng, ngăn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không
trùng, thừa ý hoặc lạc đê
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chủng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân
trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ Thứ tư: nguyên tac dam bảo tỉnh kha thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thê trở
thành hiện thực
Ngồi ra, Văn phịng còn theo dõi các ngành và cán bộ chuyên môn thuộc
UBND trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm
pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh — Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thê thức
trong quy trình soạn thảo các đề án đó Qua đó càng thấy được vai trò của Văn
phòng đối với UBND xã là vô cùng quan trọng đặc biệt các văn bản được soạn thảo đúng trình tự, thâm quyên, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp
luật sẽ là cơ sở quan trọng cho các quyết định của UBND xã được đảm bảo hơn Thê nhưng vân đê đặt ra là cân quan tâm đên nội dung, đên chât lượng của văn
Trang 22bản được soạn thảo Thời gian từ năm 2009 đến nay Văn phòng đã soạn thảo được 581 Quyết định, nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như:
sửa đôi quyết định cũ của UBND đã ban hành, do đó đặt ra một yêu cầu quan
trọng đối với công tác soạn thảo văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đăn, chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thâm quyên ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy
định Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn bản được
soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các công việc cụ thể của UBND
~ xa
3.2 Tình hình quản lÿ văn bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên
Quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số
55- CV/TCCB ngày 01/3/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 —
CT của Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Cơng tác văn thư là tồn bộ q
trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cẩu quản lý của các cơ quan Mục đích chính của cơng tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu,
văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác
van the la phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả `
Theo khái niệm chung: công tác văn thự là toàn bộ các công việc về xây dung, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan tổ chức nhằm để công bố, truyễn đạt đường lỗi,
chủ trương, chính sách của Đảng va Nhà nước; bảo cáo, liên hệ giữa các cơ
quan, tô chức, các ngành, các cấp trong quả trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức
Do đó, ta có thê thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức Công tác này giúp cho việc giải quyết công việc
nhanh chóng, chính xác đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệm
Trang 23thông tin phục vụ lãnh đạo; là tiền đề lưu trữ văn bản theo quy định của pháp
luật
Văn bản của Văn phòng UBND xã Lai Uyên được quản lý tại Bộ phận Văn thư của cơ quan Bộ phận văn thư có chức năng giúp cán bộ Văn phòng quản lý toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Văn phòng
nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất
của UBND xã, Chủ tịch UBND xã Việc quản lý văn bản của bộ phận văn thư
hiện nay đã và đang đảm bảo được các yêu cầu về trình tự, thủ tục đã được quy
định cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư Trong báo cáo của Văn phòng ƯBND xã năm 2009 và 2010 bộ
phận văn thư cơ quan đã nhận được 3.304 Công văn đến và chuyển trên 1.200 cơng văn ởi, ngồi ra còn thực hiện sao y, sao lục hàng trăm loại tài liệu, văn bản
khác
Văn phòng UBND xã là bộ phận giúp UBND xã quản lý về hành chính,
giải quyết các việc tranh chấp trên địa bàn xã nên văn bản hàng ngày đến cơ quan rất nhiều như: văn bản của cơ quan cấp trên gửi (văn bản của Chính phủ, các bộ và cơ quan ngang bộ; văn bản của UBND tỉnh, các sở ngành cấp tỉnh; văn bản của UBND huyện, các phòng ban cấp huyện) và văn bản của cơ quan có liên quan gửi đến và các thư từ của người dân Tại văn phòng UBND xã thì cơng tác tƠ chức quản lý văn ban đi, đến tương đối chặt chẽ Việc quản lý văn bản
trong đơn vị được thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác, kip thoi, bao mat
5.2.1- Đối với quản lý văn bún đến
Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ nơi khác gửi đến Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều, cho nên văn bản đến được đóng dấu, vào số đăng ký văn bản đến, có ngày, tháng,
năm văn bản đến Tất cả các tập này được để trong bìa cứng, đưa vào hộp lưu trữ Sau hai năm cán bộ Văn thư — Lưu trữ đưa vào kho lưu trữ hồ sơ của
UBND xã
Trang 24Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND xã tuân theo trình
tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ về cơng tác Văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác Văn thư, Quyết định số 66/2009/QĐ-
UBND ngày 18/9/2009 của UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy định về công
tác Văn thư trên địa bàn tỉnh, Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 của UBND huyện Bến Cát ban hành quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ huyện Bến Cát, Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 17/11/2009
của UBND xã Lai Uyên về việc ban hành quy chế công tác Văn thư của xã Lai Uyên Bao gồm các bước sau:
Bước I: Tiếp nhận, đăng ký văn bản dến
Tiếp nhận văn bản đến: Mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là
qua đường bưu điện, các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít cịn lại là
gửi trực tiếp bằng Fax Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, cán bộ Văn thư — Lưu trữ trực tiếp nhận văn bản và kiểm tra ngay xem văn bản có phải
gửi đến đúng cơ quan mình hay khơng, kiểm tra số lượng đã đủ chưa và kiểm tra
phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách khơng
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Sau khi nhận văn bản đến, cần phải phân loại sơ bộ loại nào phải đăng ký (tất cả các công văn, giấy tờ gửi cơ quan, gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ
quan), loại nào không phải đăng ký (tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí,
bản tin) Sau khi bóc bì cơng văn, cán bộ Văn thư — Lưu lưu trữ tiến hành đóng dẫu đến từng công văn, dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu dưới số và ký
hiệu văn bản
Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến: nhằm xác định văn bản đó đã được chuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp đễ dàng vào số công văn đến và lưu
Trang 25Mẫu dấu đến của Văn phòng UBND xã Lai Uyên:
320mm UBND XÃ LAI UYÊN
Sỗ: 30mm 0 m z & °
Đăng kỷ công văn đến: Văn phòng UBND xã lập số đăng ký công văn đến như sau:
Mẫu bìa số: Sơ được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm
ỦY BAN NHÂN DẦN XÃ LAI UYÊN
SO DANG KY VAN BAN DEN
Từ ngày đên ngày Từ sô TÊN SỐ
Phan đăng kỷ văn bản đến: được trình bày trên trang giẫy A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
⁄ , Tên loại và Đơn vị
Ngày SỐ Tác | Sô, ký | Ngày trích y ếu nơi hoặc Ký | Ghi
đên | đên | giả | hiệu | thắng dune người nhận | chú
5 nhận
(1) |(22|16)1 4 | 3 (6) (7) (8) | 0)
Trang 26
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình
cho cán bộ Văn phòng UBND xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết
Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được chuyển giao cho các cán bộ trực tiếp giải quyết Việc chuyên giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ
SỐ chuyển giao văn bản đến được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
Máu bìa sơ
ỦY BAN NHÂN DẦN XÃ LAI UYÊN
SO CHUYEN GIAO VAN BAN DEN
Năm:
Từ ngày đến ngày
Quyền số:
Trang 27Phần đăng ký chuyên giao văn bản đến : Phân đăng ký chuyên giao văn bản đên được trình bày trên trang giây khô A4 theo chiêu rộng (210mm x
297mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày 3 Số đến Đơn vị hoặc người nhận | Ký nhận | Ghi chú
chuyên (1) (2) (3) (4) (5)
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn dốc việc giải quyết văn bản đến Lãnh đạo UBND có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến
Các Phó chủ tịch UBND xã được giao trực tiếp giải quyết những văn bản đến
theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch UBND xã và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách Căn cứ nội dung văn bản đến lãnh đạo UBND
giao cho cán bộ chuyên môn giải quyết Cán bộ chuyên mơn có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc
theo quy định của UBND xã
Lãnh đạo UBND giao cho cán bộ Văn phòng thực hiện những công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến, báo cáo về những văn ban quan trong,
khẩn cấp
- Phân văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Trong công tác quản lý văn bản đến của UBND xã, bộ phận văn thư của Văn phịng UBND xã đóng một vai trò rất quan trọng Việc đảm bảo quản lý văn bản đến cơ quan một cách thống nhất, nhanh chóng và kịp thời nhất cung
cấp thông tin cho các quyết định hành chính của UBND xã
Trang 285.2.2- Đối với quản lý văn bản đi
Tất cả các văn bản đi của UBND xã phải được đăng ký vào số quản lý văn
bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước
khi gửi đi
Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng UBND xã cơ bản đã tuân thủ theo các quy định của Chính phủ, tỉnh, huyện và Quy chế của UBND xã
và sự hướng dẫn cụ thê chỉ tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số
425/VTLTNN-NV TW của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005
Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó
Chủ tịch ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dẫu Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại Khi ghi ngày, tháng,
năm văn bản; các ngày dưới 10 và các tháng dưới 3 phải được thêm số 0 vào
phía trước
Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND xã Lai
Uyên được tuân theo thứ tự như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghỉ số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của vấn bản
Trước khi thực hiện các công việc đề phát hành văn bản, cán bộ văn thư
cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo cán bọ Văn phòng xem xét, giải quyết
Sau khi văn bản được kiểm tra đảm bảo các yêu câu về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày nhân viên văn thư thực hiện ghi số, ký hiệu, ngày, tháng,
năm của văn bản Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại điểm a khoản I Điều 8§ của Thơng tư 01/2011/TT-BNV Văn bản đã
hoàn chỉnh ghi số, tùy theo yêu cầu mà cân phải nhân bản ra bao nhiêu bản cho
Trang 29khoản I điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dẫu mức độ khẩn, mật (nếu có)
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dẫu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo
văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư
Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dẫu các độ khân, ("hoả tốc", "Thượng khẩn" và "Khân") trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 15 của Thơng tư 01/2011/TT-BNV
Việc đóng dấu các độ mật ("tuyệt mật", "Tối mật" và "Mật"), dấu (Tài liệu
thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí
mật nhà nước Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên
văn bản được thực hiện theo quy định lại tại điểm a khoản 2 Điều l5 của Thông
tư 01/2011/TT-BNV
Bước 3: Dang ky van ban di
Cán bộ Văn thư — Lưu trữ phải vào số tất cả các loại công văn được gửi đi
Trong số đăng ký có phân ra các phần dành cho từng loại văn bản như quyết
định của UBND, quyết định của Chủ tịch UBND; chỉ thi của UBND, chỉ thị của Chủ tịch UBND xã, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, cơng văn, thông báo
Mẫu số đăng kỷ “Công văn đi ” của UBND xã được trình bày:
Mẫu bìa số: Số được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm
Trang 30
ỦY BAN NHÂN DẦN XÃ LAI UYÊN
SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
đên ngày ‹ đỔH SO
Quyền số:
Phan dang kỷ văn bản đi: Phần đăng ky van bản đi được trình bày trên trang giẫy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Sô,ký | Ngày Tên loại và trích Đơn vị, SO
, Người | Nơi nhận Ghi
hiệu tháng | yêu nội dung văn người nhận | lượng
ký văn bản chú
văn bản | văn bản bản bản lưu bản
(1) (2) (3) (4 (5) (6 () | (8)
Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
Văn bản đi phải được hoàn chỉnh thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
Trang 31SỐ chuyển giao văn bản đi được in sẵn, kích thước: 210mm x
297mm
Mau bia so
UY BAN NHAN DAN XA LAI UYEN
SO CHUYEN GIAO VAN BAN DI
Nam:
Từ ngày đến ngày
Quyền số:
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi : Phần đăng ký chuyên giao văn ban đến được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày chuyên Sô, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú
(1 (2) (3) (4) (5)
Bước %: Lưu văn bửn di
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản; một bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và
một bản chính lưu trong hồ sơ Bản lưu văn bản tại văn thư cơ quan phải được
sắp xếp theo thứ tự đăng ký Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng
Trang 32bản lưu văn bản đi có đóng dẫu các độ mật được thực hiện theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
Có thê thấy được các văn bản đi của cơ quan nói chung, của Văn phịng nói riêng sẽ là những cơ sở pháp lý quan trọng, là những thông tin phản ảnh được trách nhiệm, nhiệm vụ mà cơ quan đang quan tâm, giải quyết Việc quản lý các văn bản đi sẽ góp phần đảm bảo được yêu cầu thông tin cho quản lý, cho các
quyết định và biểu hiện được hiệu quả giải quyết các công việc cụ thể của cơ
quan Do đó, chúng ta cần quan tâm hơn nữa đối với công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND xã để nâng cao hơn nữa hiệu quả các quyết định hành chính
Phân thứ tư
KẾT LUẬN VÀ KIÊN NGHỊ
I/ KET LUAN
Về cơ bản có thể hiểu, cơng tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông
tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tô chức Nội
dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý
văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;
lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu
trong văn thư Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhăm lựa chọn, lưu gIữ, tô chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung
công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tô chức sử dụng tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vỊ
Giữa công tác văn thư và lưu trữ khơng có sự tách biệt mà có mỗi quan hệ
chặt chẽ, thúc đây với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá
Trang 33Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử ly
trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước
không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc của một cơ quan được tiễn hành nhanh hay chậm, thiết thực
hay quan liêu là do cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ
sơ, tài liệu có được cần thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ
sẽ góp phân thúc đây thực hiện tốt công tác văn thư
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh
hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ
được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gan liền việc soạn thảo, ban hành và tô chức
sử dụng văn bản nói riêng, với cơng tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai trị của cơng tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tín cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tô chức, cá nhân
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thê kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
Trang 34thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân Góp phân giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ
quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sắt
- Góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tô chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đây nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trị của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi
vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vỊ
Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND xã đã nêu ở
trên một phân thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động soạn thảo,
ban hành văn bản của UBND xã
Đạt được những thành tựu như trên trong công tác soạn thảo và quản lý
văn bản là những bước tiễn mới, hướng đi mới trong quá trình quản lý, điều
hành của Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của mình Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo và ban hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động
quản lý của cơ quan
Văn bản được soạn thảo và quản lý một cách chặt chẽ, thống nhất tại Văn phòng UBND Trong thời gian qua Văn phòng làm tốt nhiệm vụ này, văn bản
giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo khơng để sót, thất lạc văn bản,
Trang 35Thế nhưng, bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND xã vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn
chê sau:
1 Đối với công tác soạn thảo văn bản:
- Về xác định thẩm quyên ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của văn bản còn chưa thống nhất Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn
bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành băng cơng văn thì lại ban hành
bằng tờ trình Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tình
khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế Như vậy, hạn chế này khơng phải là nhỏ, địi hỏi
UBND xã quan tâm chỉ đạo cán bộ văn phòng và các bộ phận chuyên môn, chú
trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về
công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản được soạn thảo của Văn phịng nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một
van dé nao đó mà nhiều khi các bước không được tiễn hành hoàn chỉnh Điều
này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo Các chủ thê được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lay y kiến của các đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản,
tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước khi trình cịn nhiều bất
cập ảnh hưởng đến tiễn độ soạn thảo và ban hành văn bản Công tác tự kiểm tra,
rà soát hệ thống hóa văn bản của cơ quan và cán bộ Tư pháp chưa được tiễn
hành thường xuyên Chính vì vậy, có rat ít kiến nghị sửa đôi, bố sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng
đến q trình tƠ chức thực hiện văn bản
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Lỗi sai chủ yêu về thê thức của văn bản là ở các văn bản thực hiện theo văn điều khoản, phần nơi nhận Đồng thời, Văn phòng cân tiên tới tiéu chudn hoa các văn bản quản lý của mình
Trang 36- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: Một số văn bản sử dụng từ khơng đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn không
được rõ ràng Bên cạnh đó cịn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa,
viết tắt tùy tiện không khoa học Cần quan tâm đến văn phong hành chính
trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đăn, chuân mực
2 Đối với công tác quần lý văn bản:
- Việc quản lý các văn bản đến, đi của cơ quan vẫn còn thực hiện bằng thủ
công, khi tiếp nhận công văn đến bộ phận văn thư vẫn phải ghi vào số và thực
hiện lưu trên máy vi tính tiện cho việc tra cứu Điều này sẽ đảm bảo được tính
hệ thống, chặt chẽ về quản lý văn bản thế nhưng thiết nghĩ cần phải hiện đại hóa
cơng tác văn thư hơn nữa đê có thể xây dựng được một hệ thống quản lý văn bản
hiện đại, thống nhất hơn nâng cao hiệu quả thơng tin của Văn phịng
- Bộ phận văn thư cơ quan chỉ có 01 cán bộ với yêu cầu của cơng việc có
khối lượng lớn nhiều khi giải quyết chưa được nhanh chóng kịp thời, gây ảnh
hưởng không nhỏ đến các quyết định quản lý của cơ quan Do đó, vần đề đặt ra là cần nâng cao hơn nữa chuyên môn nghiệp vụ của bộ phận văn thư nhằm giải
quyết các công việc một cách có hệ thống, hiệu quả hơn
- Các phương tiện để bảo quản tài liệu còn thiếu như kho lưu trữ chưa bảo
đảm quy cách, chưa có máy hút âm, dẫn đến tài liệu vẫn chưa được bảo quản tốt nhất
3 Nguyên nhân của những hạn chế:
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo và quản lý văn bản: Các phương tiện được sử dụng vào quá trình cơ giới hóa và tự động hóa việc soạn thảo và quản lý văn bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản cịn thiếu và đang ở mức lạc hậu
Trang 37những văn bản được ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp,
thừa, không có hiệu lực
- Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành
chính của chúng ta cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ Ảnh hưởng đến
việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khơng được giải thích rõ
ràng, làm cho văn bản hạn chế tính khả thi
- Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tÔ chức các bộ phận
quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận văn thư trong việc cải tiễn công tác lưu trữ Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng
rõ ràng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư
- Số lượng biên chế của Văn phịng cịn ít dẫn đến công việc quá tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu về các ngành và lĩnh vực được giao
- Sự nhận thức chưa đây đủ về công tác quản lý, soạn thảo về vai trò, chức năng của văn bản và hệ thông các văn bản Năng lực, trình độ của cán bộ công
chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thâm định, kiểm tra và xử lý văn bản
còn nhiều hạn chế; việc mở các lớp tập huẫn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa được chú trọng
Văn bản quản lý nhà nước của địa phương có vai trị rất quan trọng Một
mặt, nó cụ thể hóa các văn bản quản lý nhà nước của cấp trên, văn bản của
HĐND cùng cấp; mặt khác là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý hữu hiệu, là phương tiện để truyền đạt các thông tin của chính quyên địa phương đối với mọi
lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội Trong thời gian qua, các văn bản do
UBND xã Lai Uyên đã ban hành có một sự đóng góp khơng nhỏ đối với sự phát
triển kinh tế - xã hội của địa phương, điều này không ai có thể phủ nhận Thế
nhưng, việc soạn thảo và quản lý văn bản của UBND xã vẫn còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định; song những hạn chế, thiếu sót đó chưa đưa lại
Trang 38những hậu quả nghiêm trọng do đã có những phát hiện kịp thời và xử lý, điều chỉnh phù hợp
Trong báo cáo chuyên dé này của tôi chỉ tập trung vào “công fác soạn thảo và quán lý văn bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên” nên đỗi tượng và phạm vi nghiên cứu chỉ trong hoạt động của Văn phòng Qua đánh giá về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại đây, chuyên đề đã đề xuất một số ý kiến nhằm gớp phần vào việc nâng cao chất lượng của việc soạn thảo và quản lý văn
bản hành chính thơng thường mà Văn phòng thường xuyên thực hiện Song, bất
kỳ giải pháp nào cũng có xuất phát điểm từ con người và phục vụ con người tốt
hơn Hoạt động của các cơ quan nhà nước là đề phục vụ cho lợi ích, nhu cầu về
đời sống của nhân dân làm thúc đây kinh tế phát triển hơn nữa Mà văn bản do
cơ quan nhà nước ban hành ra chủ yếu phục vụ cho chính những lợi ích chính đáng đó của người dân Do đó, Văn phịng nói riêng và UBND xã Lai Uyên nói
chung mà cán bộ cơng chức của cơ quan là những chủ thể trực tiếp nhất thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của mình trong giải quyết các công việc phục vụ
cho nhu câu, lợi ích của nhân dân thơng qua việc ban hành các văn bản quản lý
nhà nước Chỉ có khi nào và ở đâu cán bộ cơng chức một lịng quyết tâm thực
hiện cải cách hành chính thì ở đó nền hành chính mới thật sự chuyển đổi và vấn
đề nâng cao chất lượng của văn bản quản lý nhà nước cũng là một trong những
nội dung quan trọng của cải cách hành chính
I/ KIÊN NGHỊ
1 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn
bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên:
Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua
nhiều tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải được
Trang 39Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND xã Lai Uyên
- Đảm bảo về trình tự, thủ tục xáy dựng và ban hành văn bản
Văn phòng UBND xã chủ yếu tham mưu soạn thảo các văn bản hành chính thơng thường trong giải quyết các công việc của địa phương Chính vì
vậy, chủ thé ban hành, cá nhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm bảo
tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây
dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Tuy nhiên có thê khái
quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vẫn đề cần văn bản hóa Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thơng tin có chọn lọc; hoàn thiện
bản thảo về thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy
định
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo, Văn phòng soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đỗi với những văn bản đặc biệt
2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn ban
Việc tuân thủ về thâm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu
cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng UBND
xã cần coi trọng thâm quyền ký các văn bản hành chính thơng thường, địi hỏi
phải được quy định chặt chế và cụ thể đôi với các chủ thê ban hành
Trang 40Với các văn bản hành chính thơng thường mà Văn phịng thường soạn
thảo như: công văn hành chính, thơng báo, thơng cáo, báo cáo, tờ trình, kế
hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận,
giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thâm quyên về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản Có những quy định cu thé về thấm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tỉnh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng giữa các cá nhân với nhau Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo cần lưu ý về
việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính
3 Đảm bảo về nội dung của văn bản:
Hạn chế về nội dung của văn bản quản lý nhà nước do Văn phòng UBND xã soạn thảo không phải là nhỏ, vẫn đề cơ bản là làm thế nào để tránh khắc phục những hạn chế đó
Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại
hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản Cho nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa
học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo
thêm hai vẫn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn phong của văn bản Câu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề
cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức Đề thực hiện được tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa
học đề hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với
kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuan nhuyễn và chính xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó về tính chính xác, rõ ràng: nghiêm túc, khách quan; thống nhất,