Công tác soạn thảo và quản lý văn phòng ủy ban nhân dân thành phố Pleiku

Tuần 2 từ 23/3 đến 27/3: + Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập gửi cho thầy theo thời gian quy định; + Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối quan hệ làm việ

2 Nội dung thực tập:

Theo Quy chế thực tập đối với sinh viện Đại học Hành chính hệ chính quy (ban hành kèm theo Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30/12/2005 của Giám đốc Học Viện Hành Chính Quốc Gia), sinh viên các lớp Đại học Hành chính KS6 niên khóa 2005-2009 đã tiến hành đợt thực tập cuối khóa tại các cơ quan Hành chính Nhà nước từ ngày 16/3/2009 đến 15/5/2009 với nội dung thực tập cụ thể sau đây:

- Thực tập cần nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các mối quan hệ của cơ quan thực tập;

- Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước;

- Nắm được thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan;

- Thực hành các kỹ năng hành chính đúng với vai trò của một công chức trong

cơ quan hành chính Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà cơ quan thực tập giao cho

3 Báo cáo tình hình thực tập:

Em xin báo cáo tình hình thực tập thời gian qua như sau:

- Nơi thực tập: Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku – tỉnh Gia Lai;

- Thời gian thực tập: từ 16/3/2009 đến 15/5/2009;

- Quá trình thực tập cụ thể:

Tuần 1 (từ 16/3 đến 20/3):

+ Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo văn phòng UBND thành phố Pleiku;

+ Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập về vấn đề “soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng”

Tuần 2 (từ 23/3 đến 27/3):

+ Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập gửi cho thầy theo thời gian quy định; + Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối quan hệ làm việc của UBND Pleiku, của Văn phòng UBND thành phố Pleiku

Tuần 3,4 (từ 30/3 đến 10/4):

+ Tìm hiểu quy trình công vụ và các thủ tục hành chính của cơ quan;

+ Được giao phân loại giấy tờ, công văn chuyển đến các cơ quan; công dân khiếu nại, tố cáo tại bộ phận Tổng hợp để gửi cho văn thư

+ Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập

PHẦN II:

TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU

I Giới thiệu chung về thành phố Pleiku

1 Đặc điểm tình hình chung:

Thành phố Pleiku thuộc tỉnh Gia Lai được Chính phủ ban hành Nghị định số 29/1999 /NĐ-CP ngày 24/4/1999 về thành lập thành phố Pleiku Thành phố Pleiku

là đô thị phía Bắc Tây Nguyên, nằm trên trục giao thông giữa quốc lộ 14, quốc lộ

19 nối thông suốt cả nước, gần ngã ba Đông Dương, nằm trên cung đường Hồ Chí Minh, và trong vùng tam giác tăng trưởng các tỉnh lân cận, cũng như các quốc gia láng giềng như Campuchia, Lào Tổng diện tích tự nhiên là 26.166,36 ha, là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội của tỉnh Gia Lai

Dân số 236.982 người(Tháng 5-2008), bao gồm 28 dân tộc đang sinh sống; người Kinh chiếm đa số (87,5%), còn lại là các dân tộc khác, chủ yếu là các dân tộc Gia Rai và Ba Na (12,5%) Số người trong độ tuổi lao động khoảng 76.262 người chiếm 38% dân số Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên giảm nhanh, đến năm 2004 đạt 1,14% Kết quả trên đã góp phần tích cực cho công tác xoá đói giảm nghèo, giải quyết việc làm, nâng cao chất lượng cuộc sống cho nhân dân

Thành phố có 14 phường (trong đó phường Thắng Lợi, mới được thành lập vào cuối năm 2006, được tách ra từ một phần địa giới hành chính của xã Chư Á; phường Phù Đổng, phường Chi Lăng, phường Đống Đa, được thành lập vào đầu năm 2008, được tách ra từ một phần địa giới hành chính của phường Hội Phú, phường Thống Nhất, xã Ia Kênh, xã Chư H'đrong), và 9 xã Diện tích đất nội thành

là 5.368,61 ha với dân số khoảng 175.820 người (10 phường) Hệ thống giao thông, lưới điện quốc gia, thông tin liên lạc đã thông suốt từ thành phố đến 19 xã, phường

2 Tình hình phát triển kinh tế - xã hội của thành phố Pleiku:

Trong giai đoạn 1999 – 2006, qua hơn 8 năm xây dựng và phát triển đô thị, thành phố Pleiku đã và đang gặt hái được nhiều thành công trên bước đường đổi mới, bộ mặt thành phố đang từng ngày thay đổi, khang trang và hiện đại hơn Tổng mức đầu tư toàn xã hội trong 8 năm đạt hơn 2.302 tỷ đồng, trong đó vốn ngân sách Thành phố đầu tư hơn 213 tỷ đồng để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng đô thị Tốc độ

tăng trưởng kinh tế bình quân năm 2006 đạt là 16,5 %, cơ cấu kinh tế tiếp tục chuyển dịch theo đúng định hướng, tỷ trọng ngành công nghiệp - xây dựng ngày càng tăng trong cơ cấu chung của GDP Thu nhập bình quân đầu người đạt 14,5 triệu đồng người/năm, tỷ lệ hộ nghèo giảm còn 1.395 hộ, chiếm 3,1% (theo tiêu chí mới), trong đó có 546 hộ đồng bào dân tộc thiểu số (39,1%) Hiện có trên 86% số

hộ dân được sử dụng nước sạch sinh hoạt, 99,99% số hộ được sử dụng điện lưới Quốc gia Vệ sinh môi trường được chú trọng đầu tư đồng bộ với sự phát triển hạ tầng đô thị Hệ thống thông tin liên lạc được mở rộng đầu tư nâng cấp, đến nay đã phủ sóng thông tin toàn bộ 20/20 xã, phường Các cơ sở giáo dục, y tế, văn hoá, thể dục thể thao được tập trung đầu tư, các vấn đề xã hội có điều kiện phát triển tốt hơn Cơ sở hạ tầng đã được đầu tư nâng cấp khang trang, hiện đại; đến nay có hơn 80% nhà kiên cố và bán kiên cố Trung tâm thương mại của thành phố và hệ thống các chợ khu vực đã được đầu tư làm mới, ngày càng đi vào hoạt động ổn định Đặc biệt vừa qua ngày 25/2/2009, Thủ tướng Chính phủ đã quyết định công nhận TP Pleiku là đô thị loại II, đây cũng sẽ là một bước tiến mới thay đổi vị thế của TP Pleiku trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của thành phố nói riêng, tỉnh Gia Lai phát triển bền vững nói chung Hiện nay nền kinh tế thế giới ngày càng quốc tế hoá, toàn cầu hoá, vừa hợp tác, vừa cạnh tranh đan xen phức tạp gắn với quá trình tự do hoá về thương mại, đầu tư và lao động Trật tự kinh tế thế giới hình thành theo hướng đa trung tâm, hợp tác gắn liền với cạnh tranh, hội nhập kinh

tế đi đôi với bảo vệ lợi ích quốc gia Việt Nam gia nhập WTO là một sự kiện chính trị, kinh tế quan trọng của đất nước, mở ra cánh cửa lớn với nền kinh tế toàn cầu,

xu thế hội nhập sẽ là yếu tố tác động mạnh mẽ đến định hướng phát triển kinh tế -

xã hội cả nước nói chung, tỉnh Gia Lai và thành phố Pleiku nói riêng Điều đó mang đến cho Pleiku nhiều cơ hội phát triển nhưng cũng không ít thử thách to lớn, chính vì vậy bên cạnh nỗ lực của chính quyền và nhân dân, thành phố Pleiku rất cần có sự góp sức của các thành phần kinh tế, nhà đầu tư trong và ngoài tỉnh để thành phố ngày càng phát triển hơn nữa trên vị thế mới là Đô thị loại II

II Quy chế làm việc của UBND và Văn phòng UBND thành phố Pleiku

1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND TP Pleiku 1.1 Chức năng của UBND TP Pleiku:

UBND thành phố Pleiku do HĐND thành phố bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND thành phố, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của HĐND thành phố, Thành ủy pleiku

và UBND tỉnh Gia Lai, chấp hành nghiêm túc và thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị quyết, chủ trương, chính sách của Thành ủy, Ban thường vụ Thành ủy

Có trách nhiệm báo cáo toàn bộ hoạt động của mình với HĐND thành phố, UBND tỉnh Gia Lai, Thành ủy Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tất cả các lĩnh vực trên địa bàn thành phố

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND TP Pleiku:

Nhiệm, vụ và quyền hạn của UBND thành phố Pleiku được quy định cụ thể và

rõ ràng trong Luật của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về tổ chức HĐND và UBND UBND thành phố thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được xác định trong các lĩnh vực cụ thể: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi

và đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ và du lịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao;khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh và trật

tự an toàn xã hội; trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; trong việc thi hành pháp luật; trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

Cách thức giải quyết công việc của UBND thành phố:

- Thảo luận tập thể và Quyết nghị từng vấn đề tại phiên họp UBND TP;

- Đổi một số vấn đề cấp bách hoặc không nhất thiết phải tổ chức thảo luận tập thể, theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố, Văn phòng HĐND và UBND (sau đây gọi là Văn phòng) gửi toàn bộ hồ sơ và Phiếu lấy ý kiến đến từng thành viên của UBND thành phố để xin ý kiến Hồ sơ gửi lấy ý kiến thành viên UBND thành phố giải quyết công việc bao gồm:

+ Nội dung Tờ trình, đề án, văn bản gồm: sự cần thiết, luận cứ ban hành đề án, văn bản; những nội dung chính của đề án, văn bản và những ý kiến còn khác nhau

Tờ trình phải do người có thẩm quyền ký và đóng dấu đúng quy định

+Dự thảo đề án, văn bản

+Văn bản thẩm định của phòng Tư pháp thành phố (đối với văn bản quy phạm pháp luật)

+ Báo cáo tổng hợp ý kiến tham gia của các cơ quan và giải trình tiếp thu của

cơ quan chủ trì soạn thảo đề án, văn bản

+ Văn bản tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan

+ Các tài liệu cần thiết khác (nếu có)

- Các quyết nghị tập thể của UBND thành phố được thông qua khi có quá nữa

số thành viên UBND thành phố đồng ý Trường hợp xin ý kiến các thành viên UBND thành phố bằng hình thức Phiếu lấy ý kiến thì:

+ Nếu vấn đề được quá nửa thành viên UBND thành phố đồng ý thì Văn phòng Chủ tịch UBND thành phố quyết định và báo cáo trong phiên họp UBND thành phố gần nhất

+ Nếu vấn đề không được quá nửa số thành viên UBND thành phố đồng ý thì Văn phòng báo cáo Chủ tịch UBND thành phố quyết định việc đưa ra thảo luận tại phiên họp UBND thành phố

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND TP Pleiku:

UBND thành phố Pleiku tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể đi đôi với phát huy trách nhiệm cá nhân của từng thành viên UBND thành phố, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số UBND thành phố phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các biều hiện tiêu cực khác trong cơ quan, cán bộ, viên chức Nhà nước và trong bộ máy chính quyền địa phương, chủ động; sáng tạo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình Xây dựng và phát triển thành phố về nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân

Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku gồm 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch

và các phòng ban chuyên môn trực thuộc (14 phòng ban): Văn phòng, Phòng Tài nguyên Môi trường, Phòng Quản lý Đô thị, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động - Thương binh - Xã hội, Phòng Tài chính Kế hoạch, Phòng Kinh tế, Phòng Tư pháp, Phòng Thống kê, Phòng Y tế, Ban Dân tộc Tôn giáo, Phòng Dân số và Trẻ em, Phòng Thanh tra

UBND thành phố Pleiku làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND thành phố Do đó, với cơ cấu tổ chức của mình UBND thành phố cố gắng phát huy vai trò, trách nhiệm của mỗi phòng, ban trong UBND nhằm giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền; bảo đảm sự lãnh đạo của Thành ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân thành phố và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku

Chú thích sơ đồ:

- Phó Chủ tịch văn xã, Phó Chủ tịch Nông nghiệp, Phó Chủ tịch Công nghiệp, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động - Thương binh - Xã hội, Phòng Thanh tra, Phòng

Tư pháp giúp việc cho Chủ tịch

- Các phòng ban giúp việc cho các Phó Chủ tịch

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Pleiku

2.1 Chức năng của Văn phòng UBND thành phố Pleiku:

- Văn phòng HĐND - UBND thành phố Pleiku là cơ quan chuyên môn của UBND thành phố, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt

CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

VĂN XÃ

PHÓ CHỦ TỊCH NÔNG NGHIỆP

PHÓ CHỦ TỊCH CÔNG NGHIỆP

Phòng

Y tế

UBDS GD&

TE

BAN DÂN TỘC TÔN GIÁO

PHÒNG NỘI VỤ

PHÒNG THANH TRA

PHÒNG

TƯ PHÁP

PHÒNG LĐ-TB-

XH

động hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của HĐND&UBND

- Văn phòng HĐND - UBND thành phố là cơ quan tham mưu, tổng hợp và phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, TT.HĐND và UBND thành phố; bố trí công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp TT.HĐND và UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng

- Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc và con dấu riêng

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND thành phố Pleiku:

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND&UBND, Chủ tịch UBND thành phố đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp luật của Nhà nước

- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND thành phố, UBND và Chủ tịch UBND thành phố, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND thành phố và UBND các xã, phường thực hiện chương trình công tác đó

- Theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề

án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó

- Thẩm tra các đề án của cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và UBND cấp xã, phường trình UBND thành phố quyết định hoặc để UBND thành phố trình cấp có thẩm quyền quyết định Trong trường hợp đề án chưa đảm bảo yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức và trình tự theo quy định của pháp luật,quy chế của UBND thành phố quy định, Văn phòng đề nghị các cơ quan chủ

đề án bổ sung, hoàn chỉnh Nếu đề nghị không được cơ quan chủ đề án nhất trí thì Văn phòng báo cáo Chủ tịch UBND thành phố quyết định

- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa UBND, Chủ tịch UBND với HĐND, các ban của HĐND thành phố, với UBMTTQ và các Đoàn thể,các cơ quan trực thuộc UBND thành phố, các cơ quan của cấp trên đóng trên địa bàn thành phố

- Phối hợp với Thanh tra thành phố giúp TT.HĐND-UBND thành phố trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố và của cấp trên đến các ngành, các cấp và Chủ tịch UBND thành phố theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong thành phố thực hiện Nghị định, Quyết định, Chỉ thị đó

- Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND thành phố, các cuộc họp và làm việc của TT.HĐND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố với các cơ quan, các ban của HĐND và cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các Đoàn thể với Chủ tịch HĐND-UBND cấp xã, phường với đại biểu HĐND tỉnh

- Giúp TT.HĐND dự thảo Nghị quyết kỳ họp của HĐND thành phố, quản lý, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu các kỳ họp HĐND, phiên họp của TT.HĐND-UBND các ban của HĐND và Chủ tịch UBND thành phố

- Giúp UBND thành phố tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo thành phố đón tiếp các đoàn trong và ngoài tỉnh đến thăm, làm việc tại thành phố theo quy định của Nhà nước

- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức Hành chính, tài sản của Văn phòng HĐND-UBND thành phố theo quy định của Nhà nước

- Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được UBND và Chủ tịch UBND thành phố phân công theo sự cần thiết hoặc do UBND, Chủ tịch UBND thành phố ủy nhiệm

- Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND thành phố còn có trách nhiệm giúp đỡ Văn phòng HĐND-UBND các xã, phường về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng

2.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế và chế độ làm việc của Văn phòng UBND thành phố Pleiku:

Văn phòng HĐND-UBND thành phố tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa –

Xã hội và phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố về việc thực hiện nhiệm

vụ của văn phòng Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng do Chủ tịch

UBND thành phố quyết định sau khi thống nhất với TT.HĐND thành phố Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các Phó Văn phòng do chủ tịch UBND thành phố quyết định theo sự đề nghị của Chánh Văn phòng và sau khi đã thống nhất Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Văn phòng phân công nhiệm vụ thành các bộ phận sau: Tổng hợp, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán – Tài vụ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND-UBND thành phố

Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND thành phố thuộc biên chế của Nhà nước do UBND thành phố giao chỉ tiêu hàng năm trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ mỗi giai đoạn, dựa vào số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ và công chức do UBND thành phố giao chỉ tiêu biên chế hàng năm, Chánh Văn phòng có thể đề nghị UBND thành phố đổi cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng cho phù hợp

* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng UBND thành phố Pleiku:

Ngoài việc thực hiện các quy định tại trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên UBND thành phố, UBND thành phố giao cho Chánh Văn phòng

Phó Văn phòng Kinh tế

Phó Văn phòng Văn hóa – Xã hội

Bộ phận Phục vụ Chánh Văn phòng

HĐND - UBND thành phố (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng) còn có nhiệm vụ sau:

1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố và các báo cáo khác của UBND thành phố theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố

2 Giúp UBND thành phố và Chủ tịch UBND thành phố kiểm tra, đôn đốc các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, UBND các xã, phường thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND thành phố

3 Xây dựng, trình UBND thành phố thông qua và giúp UBND thành phố kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND

4 Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thu thập và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch , Phó Chủ tịch UBND thành phố

5 Tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố tổ chức thực hiện Quyết định 181/2003/QD-TTg ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương; tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của UBND thành phố

6 Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND thành phố

7 Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và Chủ tịch UBND thành phố

8 Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố giao

3 Quan hệ công tác của UBND thành phố Pleiku

- Quan hệ công tác với UBND tỉnh và các ngành chức năng của tỉnh: UBND thành phố chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành mọi văn bản của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh; thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất theo chế độ quy định hoặc theo yêu cầu của UBND tỉnh

- Quan hệ công tác với Thành ủy, Ban Thường vụ Thành ủy: UBND thành phố chấp hành nghiêm túc và tổ chức thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị quyết,chủ trương, chính sách và các quy định của Thành ủy, Ban Thường vụ

Thành ủy; báo cáo kịp thời với Ban Thường vụ Thành ủy, Thường trực Thành ủy

về kết quả tổ chức thực hiện các Nghị quyết, chủ trương, chính sách, quy định của

Đảng và thường xuyên xin ý kiến chỉ đạo của Ban Thường vụ Thành ủy, Thường trực Thành ủy đối với nhiệm vụ, công tác của UBND thành phố theo quy định của pháp luật

- Quan hệ công tác với Thường trực HĐND thành phố: UBND thành phố phối hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND thành phố trong việc chuẩn bị chương trình

và nội dung làm việc của kỳ họp HĐND, các báo cáo, các đề án của UBND thành phố trình HĐND thành phố; giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện Nghị quyết HĐND , các ban HĐND thành phố và trả lời chất vấn của đại biểu HĐND thành phố

- Quan hệ công tác của Ủy ban Mặt trận tổ quốc thành phố và các đoàn thể nhân dân: UBND thành phố phối hợp chặt chẽ với Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân thành phố cùng chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân; tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng

cố chính quyền vững mạnh, tự giác thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng , chính sách, pháp luật của Nhà nước UBND thành phố có trách nhiệm tạo điều kiện

để Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân thành phố hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ xem xét, giải quyết theo thẩm quyền các kiến nghị của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân thành phố

- UBND thành phố trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, đơn vị đứng trên địa bàn thành phố:

+ UBND thành phố thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với các cơ quan , tổ chức đơn vị đứng trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật;

+ UBND thành phố tạo mọi điều kiện thuận lợi để các cơ quan, tổ chức, đơn vị

có trụ sở đứng trên địa bàn thành phố thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, đơn vị này có trách nhiệm phối hợp với UBND các cấp, các cơ quan chuyên môn của địa phương thực hiện các quy định của pháp luật, cũng như các Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố

PHẦN III:

BÁO CÁO CHUYỀN ĐỀ

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU

Chương I: PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công

cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành của tổ chức Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách

có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản

lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung

Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh

tế - xã hội Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành chính; văn bản không có tính khả thi,… và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước Qua thời gian thực tập ở UBND thành phố Pleiku em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản

lý văn bản ở UBND thành phố Pleiku Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng

như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku” Đây

cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND thành phố và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND

thành phố Do đó em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của học viện trong quá trình thực tập

ở UBND thành phố Pleiku

2 Mục đích, nhiệm vụ của đề tài

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về soạn thảo và quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước nói chung, trong UBND thành phố nói riêng

- Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku; phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại

và bất cập; nội dung cần hoàn thiện trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản

- Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản cho Văn phòng phục vụ công tác quản lý, điều hành trong giai đoạn hiện nay

3 Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu của đề tài

- Tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku về phương diện lý luận và thực tiễn

- Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được…

Chương II: PHẦN NỘI DUNG

I Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước

1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính 1.1 Khái niệm văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn”(1) Theo cách hiều này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong nghiên cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nay ở nước ta

Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,…(2) được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các

tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… đều được gọi là văn bản Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức

1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo một trình tự, thủ tục và hình thức do luật định, mang tính quyền lực Nhà nước và làm phát sinh các hệ quả pháp ký cụ thể trong quá trình thực hiện chúng

Do đó, có thể hiểu VBQLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

1.3 Khái niệm văn bản hành chính

Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước” Với nghĩa này, văn bản hành chính là

văn bản viết hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước Trong thời đại hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phổ thông nhất là in trên giấy

2 Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật Theo Điều 4 của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:

2.1 Văn bản quy phạm pháp luật

“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật

ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002)

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị

2.2 Văn bản hành chính

2.2.1 Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên

cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể

VBHCCB thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…

2.2.2 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức

Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại chính:

- Văn bản không có tên loại: công văn;

- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…)

2.3 Văn bản chuyên ngành

Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng

Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…

3 Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước

Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời sống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức năng

cụ thể khác nhau Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ yếu sau đây:

3.1 Chức năng thông tin

Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện chuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn bản Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức năng có hiệu quả

3.2 Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau:

- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;

- Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước

Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ pháp luật trong hoạt động quản lý

Việc nắm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng Muốn cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước phải đúng quy định về hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình tự và thủ tục theo luật định

3.3 Chức năng quản lý

Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành

Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng pháp luật Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy

đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung

Nói cách khác văn bản là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nước, xây dựng văn bản là để quản lý,

để điều hành công việc đúng pháp luật, có hiệu quả

Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có một

số chức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bản nói chung

4 Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước

4.1 Yêu cầu về nội dung

Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đến chất lượng của văn bản Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản

lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu

Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định

rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả mang lại nó Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành

Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:

- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và

có tính dự báo cao

- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic

- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung

- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề

Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản

Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp

nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập,

song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện

Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền và nghĩa vụ của công dân Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe

ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản

Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực

hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành dựa trên

cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự

kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực thi Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xã hội

4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập

và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản

Tại điều 5 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ

ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Thông tư liên tịch của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ

Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính Sử dụng văn phong hành chính – công

vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được

ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý

4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu

- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và

sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;

- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp

II Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku

1 Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND thành phố cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyết