Công tác Soạn thảo và Quản lý văn bản tại UBND huyện Hạ Lang, Cao Bằng

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu khoa học em thực hiện, số liệu kết nghiên cứu đề tài trung thực, có nguồn gốc rõ ràng trích dẫn đầy đủ theo quy định Hà Nội, ngày 13 tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Nhà trƣờng, Khoa Văn hóa thơng tin xã hội, Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho em đƣợc học môn Phƣơng pháp nghiên cứu khoa học, đặc biệt gửi đến cô TS Lê Thị Hiền _ Giảng viên học phần Phƣơng pháp nghiên cứu khoa học tận tình hƣớng dẫn, dạy giúp em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu Em xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng tạo điều kiện để em tìm hiểu thu thập tài liệu cách thuận lợi Do hiểu biết em hạn chế nên nội dung làm khơng thể tránh khỏi thiếu sót, Em kính mong nhận đƣợc hƣớng dẫn, giúp đỡ Quý Thầy cô giáo Một lần Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN Chƣơng LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HẠ LANG 1.1 Cơ sở lý luận chung văn 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Chức năng, phân loại Văn quản lý nhà nước 1.1.2.1 Chức 1.1.2.2 Phân loại 1.2.3 Nội dung công tác Soạn thảo văn 1.2.3.1 Quy trình soạn thảo văn 1.2.3.2 Yêu cầu soạn thảo văn 1.3 Khái quát Uỷ ban nhân huyện Hạ Lang 1.3.1 Vị trí địa lý 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang 1.3.2.1 Chức nhiệm vụ 1.3.2.2 Cơ cấu tổ chức Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG 2.1 Thực trạng Công tác Soạn thảo ban hành văn 2.1.1 Quy định, thẩm quyền ban hành văn UBND huyện Hạ Lang 2.1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan 10 2.1.3 Kết hoạt động soạn thảo văn 15 2.1.3.1 Soạn thảo văn quy phạm pháp luật 15 2.1.3.2 Soạn thảo văn hành 16 2.2 Công tác Quản lý văn 17 2.2.1 Công tác quản lý văn đến 17 2.2.2 Quản lí văn 22 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG 27 3.1 Đánh giá chung 27 3.1.1 Ưu điểm 27 3.1.2 Nhược điểm 29 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn UBND huyện Hạ Lang 30 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHẦN PHỤ LỤC 36 DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH 01 UBND Uỷ ban nhân dân 02 HÐND Hội đồng nhân dân 03 LÐTB&XH Lao động, thƣơng binh xã hội 04 TT&TH Truyền thồng truyền hình 05 KH&TC Kế hoạch tài 06 GD&DT Giáo dục Ðào tạo 07 TN&MT Tài nguyên Môi trƣờng 08 NN&PTNT Nông Nghiệp Phát triển Nông thôn 09 PTDT Phổ thông dân tộc 10 TT DSKHHGÐ Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình 11 TT GDTX&BDNN Trung tâm giáo dục thƣờng xuyên bồi dƣỡng nghề nghiệp MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác soạn thảo quản lý văn công việc quan trọng diễn hàng ngày tất quan quyền địa phƣơng, đơn vị hành nghiệp tổ chức kinh tế Văn vừa nguồn pháp luật, vừa phƣơng tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức, đồng thời sở pháp lí để điều hành, giải cơng việc, thực chức năng, nhiệm vụ quan nói riêng máy nhà nƣớc nói chung Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng thời gian học tập, rèn luyện em đƣợc trang bị kiến thức chun mơn có kiến thức định cơng tác văn phòng cơng tác soạn thảo văn nhiệm vụ quan trọng nghiệp vụ văn phòng góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức Nhận thức đƣợc tầm quan trọng đó, em chọn đề tài: “Công tác soạn thảo quản lý văn Uỷ ban nhân dân huyện Hạ Lang” làm đề tài nghiên cứu khoa học nhằm trang bị thêm kiến thức bổ ích cho thân phục vụ cho chuyên ngành quản trị văn phòng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: "Công tác Soạn thảo Quản lý văn bản" Phạm vi nghiên cứu: +Không gian: đề tài nghiên cứu phạm vi UBND huyện Hạ Lang +Thời gian: Từ năm 2014-2016 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu: Nghiên cứu tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo quản lý văn UBND huyện Hạ Lang Khảo sát, đánh giá thực trạng tình hình cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Hạ Lang, từ đƣa giải giáp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng nói chung cơng tác soạn thảo quản lý văn UBND huyện Hạ Lang nói riêng Nhiệm vụ: Đƣa lý luận chung văn quản lý nhà nƣớc lịch sử hình thành phát triển Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang; Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác Soạn thảo Quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang; Đƣa giải pháp, kiến nghị nhằm phát huy yếu tố tích cực, khắc phục hạn chế nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, Em sử dụng phƣơng pháp sau: - Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu; - Phƣơng pháp khảo sát thực tế; - Phƣơng pháp quan sát, vấn; - Phƣơng pháp phân tích; - Phƣơng pháp tổng hợp; - Phƣơng pháp thống kê; - Phƣơng pháp so sánh Lịch sử nghiên cứu Giáo trình “Lí luận phương pháp cơng tác văn thư”của PGS Vƣơng Đình Quyền (2011) cung cấp cho chúng tơi nội dung quy trình soạn thảo văn để làm chƣơng sở lý thuyết “ Bài thu hoạch cuối chuyên đề kĩ soạn thảo văn bản” Nguyễn Thanh Tuyền, Trƣờng Đại học Tây Đô; Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn hành chính, Nxb Giao thơng vận tải; Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Công tác văn thư q trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” Th.s Nguyễn Thùy Trang, Trung tâm Khoa học Cơng nghệ văn thƣ Những cơng trình góp phần đƣa nhìn khái qt cơng tác văn thƣ quan, tổ chức Từ góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ nói chung cơng tác soạn thảo nói riêng thêm khoa học hoàn chỉnh Trên sở đó, em kế thừa nội dung liên quan đến cơng tác văn phòng nói chung cơng tác soạn thảo nói riêng đề tài dựa tình hình thực tiễn UBND huyện Hạ Lang để hồn thành đề tài Đóng góp đề tài Kết đạt đƣợc đề tài trở thành tƣ liệu nghiên cứu tham khảo cơng tác soạn thảo, quản lý văn nói chung Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang nói riêng; Những giải pháp đƣợc đề xuất đề tài nghiên cứu ứng dụng đƣợc thực tiễn nhằm góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục đề tài có cấu trúc chia làm chƣơng: Chương Lý luận chung công tác soạn thảo văn khái quát Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang; Chương Thực trạng công tác Soạn thảo Quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang; Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang Chƣơng LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HẠ LANG 1.1 Cơ sở lý luận chung văn 1.1.1 Một số khái niệm Từ ”Văn bản" theo tiếng La tin "documentum" có nghĩa chứng minh, chứng nhận định nghĩa “Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay kí hiệu định” [3;tr.5] Trong hoạt động quản lý điều hành quan nhà nƣớc việc ban hành văn hoạt động tách rời văn phƣơng tiện thơng tin quan nhà nƣớc, ghi chép truyền đạt thông tin cần thiết nhằm thực chức đối nội đối ngoại Nhà nƣớc Vậy định nghĩa " Văn quản lý nhà nước văn quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo thể thức, thủ tục thẩm quyền luật định" [6; tr48] Theo giáo trình“Lí luận phương pháp công tác văn thư”của PGS Vƣơng Đình Quyền (2011) cung cấp cho nội dung quy trình soạn thảo văn để làm chƣơng sở lý thuyết quan niệm: “kỹ thuật soạn thảo văn khái niệm dùng để chi việc vận dụng lý luận, phương pháp kỹ soạn thảo văn quy tắc có liên quan để xây dựng văn từ khâu khởi đầu lúc văn hoàn thiện” [6; tr147] 1.1.2 Chức năng, phân loại Văn quản lý nhà nƣớc 1.1.2.1 Chức Chức thông tin: Chức thông tin chức bật văn nói chung văn quản lý nhà nƣớc nói riêng Văn đƣợc tạo trƣớc hết nhằm mục đích ghi chép truyền đạt thông tin Văn ghi chép lại việc, tƣợng xảy thực tiễn sống tất vấn đề đời sống xã hội, từ lƣu giữ lại truyền lại cho sống sau Chức pháp lý: Là chức mang tính riêng biệt văn quản lý PHẦN PHỤ LỤC 36 PHỤ LỤC Ảnh Trụ sở Ủy ban Nhân dân huyên Hạ Lang 37 CHỦ TỊCH CÁC PHÓ CHỦ TỊCH KHỐI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP KHỐI CÁC PHÒNG BAN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN VĂN PHÒNG HĐND&UBND PHÒNG NỘI VỤ ĐÀI TT & TH PHỊNG THANH TRA TRẠM KHUYẾN NƠNG, LÂM PHÒNG LĐ,TB&XH HỘI CHỮ THẬP ĐỎ PHÒNG KINH TẾ-HẠ TẦNG KHO BẠC NHÀ NƢỚC PHÒNG TƢ PHÁP TT DSKHHGĐ PHÒNG KH& TC THỐNG KÊ PHÒNG GD&ĐT TT GDTX&BDNN PHÒNG DÂN TỘC PHỊNG TN& MT TT BỒI DƢỠNG CHÍNH TRỊ PHỊNG NN &PTNN BỆNH VIỆN ĐA KHOA PHỊNG DÂN TƠC TRƢỜNG PT DT NỘI TRÚ PHỊNG VĂN HĨA-THƠNG TIN TT Y TẾ DỰ PHÒNG PHÒNG Y TÊ Ảnh Sơ đồ cấu Tổ chức UBND huyện Hạ Lang 38 Năm STT Tên loại văn Quyết định Quy phạm pháp luật 2014 2015 2016 3068 2687 2671 Quyết định ( cá biệt) 2976 3219 2998 Chỉ thị 1920 1768 1773 Quy chế 132 134 167 Quy định 200 276 199 Thông báo 345 297 245 Hƣớng dẫn 598 369 401 Kế hoạch 679 599 647 10 Chƣơng trình 336 391 400 11 Phƣơng án 101 109 121 12 Đề án 105 110 125 13 Dự án 50 75 79 14 Báo cáo 199 150 124 15 Biên 245 258 197 16 Tờ trình 345 366 403 17 Cơng văn 678 685 691 18 Hợp đồng 104 98 101 39 19 Công điện 50 31 35 21 Bản thỏa thuận 50 59 77 22 Giấy chứng nhận 679 764 876 23 Giấy ủy quyền 132 165 189 24 Giấy mời 1546 1654 1782 25 Giấy giới thiệu 498 500 512 27 Giấy đƣờng 103 85 61 28 Giấy biên nhận hồ sơ 98 87 100 29 Phiếu chuyển 77 65 53 [ Nguồn: Tài liệu nội Văn phòng UBND ] Ảnh Bảng thống kê văn ban hành từ năm 2014 - 2016 UBND huyện Hạ Lang 40 Tiếp nhận kiểm tra bì văn Phân loại bóc bì văn đến Đóng dấu đến, Ghi số, ngày đến Đăng ký văn đến Trình lãnh đạo văn phòng cho ý kiến phân phối giải Sao văn Chuyển giao văn Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Ảnh Sơ đồ quy trình quản lý văn đến UBND huyện Hạ Lang 41 Ảnh Bìa sổ đăng ký văn đến UBND huyện Hạ Lang Ảnh Phần đăng ký văn đến UBND huyện Hạ Lang 42 Ảnh Mẫu phiếu giải văn đến UBND huyện Hạ Lang 43 Soạn thảo văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày Đăng ký văn bảnđi Đóng dấu văn Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo chuyển phát Lƣu Văn Ảnh Sơ đồ quy trình quản lý văn UBND huyện Hạ Lang 44 Ảnh Bìa sổ đăng ký văn UBND huyện Hạ Lang Ảnh 10 Phần đăng ký văn UBND huyện Hạ Lang 45 Ảnh 11 số mẫu dấu UBND Ảnh 12 Máy fax để nhận chuyển tài liệu Ảnh 13: Một góc tủ đựng tài liệu Phòng làm việc Văn thư quan 46 STT Tên loại Văn Ngày Số ký hiệu Trích yếu Nội dung tháng văn Thực kế hoạch cải Công văn Số: 159/UBND- TH cách hành nhà nƣớc 22/6/2016 năm 2016 Hội nghị thƣờng kỳ mở rộng tháng 8/2016 để đánh Giấy mời Số: 76/GM-UBND giá tình hình cơng tác 24/8/2016 tháng 8, bàn nhiệm vụ công tác tháng Góp ý quy chế, quy định, đề án, Cơng văn Số: 251/UBND-TH Nghị trình phiên 29/8/2016 họp thƣờng kỳ tháng năm 2016 Kết luận Chủ tịch UBND huyện phiên Thông bảo Số: 43/TB-UBND họp thƣờng kỳ tháng sơ kết tháng đầu năm 2016 Ảnh 14 Một số văn sai thể thức nhận xét 47 17/10/2016 Nhận xét: Văn số 1: Công văn số 159/UBND-TH ngày 22/06/2016 việc thực kế hoạch cải cách hành nhà nƣớc năm 2016: Văn sai yếu tố sau: + Số, ký hiệu văn bản: " Số 159/UBND-TH" văn Văn phòng UBND huyện tham mƣu ban hành, Bộ phận Tổng hợp phận cấu thành Văn phòng, đảm nhận cơng tác tổng hợp có tham mƣu soạn thảo ban hành văn bản, tất văn giao cho Văn phòng UBND soạn thảo phận Tổng hợp đảm nhận cơng tác soạn thảo Vì vậy, yếu tố số, ký hiệu văn sửa lại theo quy định theo Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 thông tƣ hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày là: " Số: 159/UBND-VP" + Lời chào " Kính gửi" đƣợc trình bày q gần với mép trái tờ giấy A4, sau tên quan gửi đến " UBND xã, thị trấn" phải dấu chấm (.), không để dấu phẩy (,) hay dấu chấm phẩy (;); + Khoảng cách " Lời chào" với nội dung văn xa cần phải co lại cỡ chữ dòng để khoảng cách hai nội dung cho cân đối; + Nơi nhận: cỡ chữ theo quy định, nhƣng sai chỗ: " Lƣu VT-TH" phải sửa lại là: " Lƣu: VT,Vp" Văn phòng đơn vị soạn thảo + Văn thiếu 02 chữ ký là: Chữ ký đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm nội dung chữ ký Chánh văn phòng duyệt thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn Giấy mời số 76/GM-UBND ngày 24 tháng năm 2016 Giấy mời việc tổ chức Hội nghị thƣờng kỳ mở rộng tháng 8/2016 để đánh giá tình hình công tác tháng 8, bàn nhiệm vụ công tác tháng Văn sai yếu tố sau: + " Lời mời": Sử dụng cụm từ '' Trân trọng kính mời"; + Thiếu ''Trích yếu nội dung văn bản" + Phần " Nơi nhận" phải sửa lại là: " Lƣu: VT, Vp" 48 + Văn thiếu 02 chữ ký là: Chữ ký đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm nội dung chữ ký Chánh văn phòng duyệt thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn Cơng văn số 251/UBND-TH ngày 19 tháng năm 2016 việc Góp ý quy chế, quy định, đề án, Nghị trình phiên họp thƣờng kỳ tháng năm 2016 Với văn sai chỗ sau: + Số, ký hiệu văn bản: " số: 251/UBND-TH phải sửa lại " Số: 251/UBNDVP" + Địa danh, ngày, tháng, năm văn bản: ngày tháng phải Văn thƣ vào sổ đăng ký văn + Trích yếu nội dung văn bản: sai cách trình bày, trích yếu phải trình bày phía dƣới, cân phần số ký hiệu văn + Phần Nơi nhận: sai " - Lƣu VT-TH"; phải sửa lại " -Lƣu: VT, Vp''; + Văn thiếu 02 chữ ký là: Chữ ký đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm nội dung chữ ký Chánh văn phòng duyệt thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn Thơng báo số 43/TB-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2016 Kết luận Chủ tịch UBND huyện phiên họp thƣờng kỳ tháng sơ kết tháng đầu năm 2016 Văn sai điểm sau: + Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: ngày tháng phải văn thƣ quan vào sổ, khơng đánh máy +Trích yếu nội dung văn bản: khơng đƣợc viết tắt tên trích yếu nội dung văn bản, văn viết tắt cụm từ "UBND"; + Khoảng cách trích yếu nội dung văn xa so với nội dung Thơng báo gây thẩm mỹ; + Văn nhƣ văn trƣớc sai phần "Nơi nhận": " -Lƣu VTTH" phải sửa lại là:" -Lƣu: VT, Vp" 49 Văn thiếu 02 chữ ký là: Chữ ký đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm nội dung chữ ký Chánh văn phòng duyệt thể thức kỹ thuật trình bày văn =>> Nhìn chung văn UBND huyện ban hành chủ yếu sai thành phần yếu tố thể thức vừa đƣợc phân tích văn 50 ... THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG 2.1 Thực trạng Công tác Soạn thảo ban hành văn 2.1.1 Quy định, thẩm quyền ban hành văn UBND huyện Hạ Lang ... 17 2.2.1 Công tác quản lý văn đến 17 2.2.2 Quản lí văn 22 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG 27 3.1... Chƣơng Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG 2.1 Thực trạng Công tác Soạn thảo ban hành văn Trong hoạt động quan, soạn thảo ban hành văn nhiệm vụ quan trọng,