Công tác Soạn thảo và Quản lý văn bản tại UBND huyện Hạ Lang, Cao Bằng

Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng trong thời gian học tập, rèn luyện em được trang bị những kiến thức chuyên môn và đã có kiến thức nhất định về công tác văn phòng trong đó công tác

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học do em thực hiện, các số liệu và kết quả nghiên cứu trong đề tài là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và trích dẫn đầy đủ theo đúng quy định

Hà Nội, ngày 13 tháng 8 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Nhà trường, Khoa Văn hóa thông tin và xã hội, Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho em được học môn Phương pháp nghiên cứu khoa học, đặc biệt gửi đến cô TS Lê Thị Hiền _ Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học

đã tận tình hướng dẫn, chỉ dạy giúp em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu của mình

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng đã tạo điều kiện để em tìm hiểu và thu thập tài liệu

một cách thuận lợi

Do sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung của bài làm không thể tránh khỏi những thiếu sót, Em kính mong nhận được hướng dẫn, giúp đỡ của Quý Thầy cô giáo

Một lần nữa Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ

KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HẠ LANG 4

1.1 Cơ sở lý luận chung về văn bản 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Chức năng, phân loại Văn bản quản lý nhà nước 4

1.1.2.1 Chức năng 4

1.1.2.2 Phân loại 5

1.2.3 Nội dung công tác Soạn thảo văn bản 5

1.2.3.1 Quy trình soạn thảo văn bản 5

1.2.3.2 Yêu cầu khi soạn thảo văn bản 7

1.3 Khái quát về Uỷ ban nhân huyện Hạ Lang 7

1.3.1 Vị trí địa lý 7

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Lang 8 1.3.2.1 Chức năng và nhiệm vụ 8

1.3.2.2 Cơ cấu tổ chức 8

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG 9

2.1 Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản 9

2.1.1 Quy định, thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Hạ Lang 9

2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 10

2.1.3 Kết quả hoạt động soạn thảo văn bản 15

2.1.3.1 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật 15

2.1.3.2 Soạn thảo văn bản hành chính 16

2.2 Công tác Quản lý văn bản 17

2.2.1 Công tác quản lý văn bản đến 17

2.2.2 Quản lí văn bản đi 22

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN

THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG 27

3.1 Đánh giá chung 27

3.1.1 Ưu điểm 27

3.1.2 Nhược điểm 29

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hạ Lang 30

KẾT LUẬN 34

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

PHẦN PHỤ LỤC 36

DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

03 LÐTB&XH Lao động, thương binh và xã hội

04 TT&TH Truyền thồng và truyền hình

05 KH&TC Kế hoạch và tài chính

06 GD&DT Giáo dục và Ðào tạo

07 TN&MT Tài nguyên và Môi trường

08 NN&PTNT Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn

10 TT DSKHHGÐ Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình

11 TT GDTX&BDNN Trung tâm giáo dục thường xuyên và bồi dưỡng

nghề nghiệp

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác soạn thảo và quản lý văn bản là một công việc rất quan trọng diễn

ra hàng ngày trong tất cả các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính

sự nghiệp và các tổ chức kinh tế Văn bản vừa là nguồn pháp luật, vừa là phương tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức, đồng thời là cơ sở pháp lí để điều hành, giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan nói riêng và của bộ máy nhà nước nói chung

Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng trong thời gian học tập, rèn luyện em được trang bị những kiến thức chuyên môn và đã có kiến thức nhất định về công tác văn phòng trong đó công tác soạn thảo văn bản là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng trong các nghiệp vụ văn phòng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức

Nhận thức được tầm quan trọng đó, em đã chọn đề tài: “Công tác soạn thảo

và quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Hạ Lang” làm đề tài nghiên cứu

khoa học nhằm trang bị thêm những kiến thức bổ ích cho bản thân phục vụ cho

chuyên ngành quản trị văn phòng

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: "Công tác Soạn thảo và Quản lý văn bản"

Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, Em đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

Giáo trình “Lí luận và phương pháp công tác văn thư”của PGS Vương

Đình Quyền (2011) đã cung cấp cho chúng tôi nội dung về quy trình soạn thảo văn bản để làm chương 2 về cơ sở lý thuyết

“ Bài thu hoạch cuối chuyên đề kĩ năng soạn thảo văn bản” của Nguyễn

Thanh Tuyền, Trường Đại học Tây Đô;

Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Giao thông vận tải;

Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” của Th.s Nguyễn Thùy Trang, Trung tâm Khoa

học và Công nghệ văn thư

Những công trình trên đã góp phần đưa ra cái nhìn khái quát về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo nói riêng thêm khoa học và hoàn chỉnh

Trên cơ sở đó, em đã kế thừa những nội dung liên quan đến công tác văn phòng nói chung và công tác soạn thảo nói riêng trong các đề tài và dựa trên tình hình thực tiễn của UBND huyện Hạ Lang để hoàn thành đề tài này

6 Đóng góp của đề tài

Kết quả đạt được của đề tài có thể trở thành tư liệu nghiên cứu và tham khảo trong công tác soạn thảo, quản lý văn bản nói chung và ở Ủy ban nhân dân huyện

Hạ Lang nói riêng;

Những giải pháp được đề xuất trong đề tài nghiên cứu có thể ứng dụng được trong thực tiễn nhằm góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục thì đề tài có cấu trúc chia làm 3 chương:

Chương 1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản và khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang;

Chương 2 Thực trạng công tác Soạn thảo và Quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang;

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản

lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HẠ LANG

1.1 Cơ sở lý luận chung về văn bản

1.1.1 Một số khái niệm

Từ ”Văn bản" theo tiếng La tin là "documentum" có nghĩa là sự chứng

minh, chứng nhận có thể định nghĩa “Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay kí hiệu nhất định” [3;tr.5]

Trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan nhà nước việc ban hành văn bản là hoạt động không thể tách rời vì văn bản là phương tiện thông tin cơ bản của các cơ quan nhà nước, ghi chép và truyền đạt các thông tin cần thiết nhằm thực hiện chức năng đối nội và đối ngoại của Nhà nước

Vậy có thể định nghĩa " Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định" [6; tr48]

Theo giáo trình“Lí luận và phương pháp công tác văn thư”của PGS Vương

Đình Quyền (2011) đã cung cấp cho chúng ta nội dung về quy trình soạn thảo văn

bản để làm chương 2 về cơ sở lý thuyết quan niệm: “kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chi sự việc vận dụng lý luận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [6; tr147]

1.1.2 Chức năng, phân loại Văn bản quản lý nhà nước

1.1.2.1 Chức năng

Chức năng thông tin: Chức năng thông tin là chức năng nổi bật của văn

bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng Văn bản được tạo ra trước hết là nhằm mục đích ghi chép và truyền đạt thông tin Văn bản ghi chép lại các sự việc, hiện tượng xảy ra trong thực tiễn cuộc sống về tất cả các vấn đề trong đời

sống xã hội, từ đó lưu giữ lại và truyền lại cho cuộc sống sau này

Chức năng pháp lý: Là chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lý

nhà nước “Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các

quy phạm pháp luật xác lập quan hệ luật pháp giữa các cơ quan” [6; tr 9] Công

tác quản lý nhà nước phải dựa trên các văn bản như luật, Hiến pháp, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định,… mà Nhà nước đã đề ra trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội

Ngoài ra văn bản còn có chức năng quan trọng khác là làm bằng chứng pháp

lý cho các quyết định quản lý khác

Chức năng quản lý: Trong công tác quản lý văn bản còn được dùng để

truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi công việc giữa các cơ quan,

cá nhân hay tổ chức

1.1.2.2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lí nhà nước được phân loại theo hiệu lực pháp lí gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật: Là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thể thức, thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy

định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật [7]

- Văn bản hành chính là loại văn bản quản lí nhà nước không tính quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh thông báo tình hình trao đổi công việc và xử lí các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lí; Văn bản hành chính gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính cá biệt: Là văn bản hành chính quyết định quản lí thành văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật cụ thể,cá biệt

Văn bản hành chính thông thường : Là văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động quản lí nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động quản lí

1.2.3 Nội dung công tác Soạn thảo văn bản

1.2.3.1 Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là trình tự các bước cần

văn bản

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

+ Phân công soạn thảo (theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và năng lực của nhân);

+ Xác định mục đích, tính chất nội dung của vấn đề cần ra văn bản;

+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung;

+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung văn bản;

+ Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Bước 2 Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định

+ Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập được để soạn thảo văn bản;

+ Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày; kiểm tra mục đích đã được của văn bản;

+ Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng tới nhiều đối tượng thì tổ chức xin ý kiến góp ý kiến góp ý của đơn vị cá nhân

Bước 3 Trình duyệt văn bản

Sau khi soạn thảo xong trình cấp thẩm quyền duyệt văn bản:

Thủ trưởng đơn vị: duyệt nội dung bản thảo và ký nháy vào cuối nội dụng văn bản;

Văn phòng ( Phòng Hành chính): Duyệt thể thức và kỹ thuật trình bày, và thủ tục ban hành văn bản;

Thủ trưởng cơ quan: thủ trưởng cơ quan hoặc thủ trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt và ký ban hành văn bản

+ Làm các thủ tục phát hành

+ Lưu văn bản (01 bản lưu ở văn thư, 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo)

1.3.2.2 Yêu cầu khi soạn thảo văn bản

Tính mục đích: Văn bản thường được ban hành dưới danh nghĩa của một cơ

quan tổ chức cụ thể nhằm biểu đạt những chính sách, quyết định, nội dung công việc cụ thể Vì vậy văn bản ban hành ra phỉa có mục đích rõ ràng, nội dung văn bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Tính chính xác: Sự chính xác của văn bản được thể hiện ở hai mặt cụ thể là

mặt nội dung và mặt hình thức Về hình thức văn bản phải thể hiện đúng đắn và đầy đủ các thành phần đã quy định trong từng loại văn bản Về nội dung văn bản cần thể hiện đúng mục đích của việc ban hành văn bản

Tính mạch lạc, rõ ràng: Văn bản phải được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ

hiểu, phù hợp với trình độ dân trí sao cho mọi đối tượng đều có thể tiếp nhận văn bản Văn bản ngắn gọn sẽ giúp cho người giải quyết rút ngắn được thời gian đọc và thuận lợi nắm bắt nội dung văn bản đồng thời giải quyết công việc một cách nhanh chóng

Tính hợp hiến và hợp pháp: Văn bản ban hành phải theo đúng thẩm quyền,

nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, luật pháp hiện hành và các quy định của cấp trên

1.3 Khái quát về Uỷ ban nhân huyện Hạ Lang

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Lang

1.3.2.1 Chức năng và nhiệm vụ

UBND huyện Hạ Lang chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND xã nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát hiện phát triển kinh tế-xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Đồng thời thực hiện chức năng quản lí nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo chỉ đạo, quản lí

thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở [Ảnh1,

tr.37]

1.3.2.2 Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Hạ Lang là cơ quan quản lí hành chính Nhà nước ở địa phương thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 Bộ máy UBND huyện là toàn

bộ hệ thống các phòng ban được tổ chức theo cơ cấu tổ chức trực tuyến [Ảnh 2, tr.38]

Tiểu kết

Ở chương 1 em vừa trình bày hai vấn đề lớn đó là cơ sở lý luận về công tác

soạn thảo văn bản và tổng quan về ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang, trong đó nêu

rõ các vấn đề như khái niệm, Phân loại, quy trình soạn thảo văn bản, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang, để người đọc có thể hiểu một cách khái quát nhất về công tác Văn bản và Tổng quan về UBND huyện Hạ Lang Đồng thời những lý luận đã nêu ở chương 1 là cơ sở, là tiền đề để

em triển khai thực trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI

UBND HUYỆN HẠ LANG 2.1 Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản

Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ rất quan trọng, được thực hiện thường xuyên trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức

2.1.1 Quy định, thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Hạ Lang

- Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản:

Theo kết quả khảo sát tại cơ quan, thì UBND huyện Hạ Lang chưa chính thức ban hành văn bản quy định về Soạn thảo và ban hành của cơ quan mặc dù vậy UBND luôn tuân theo các quy định của cấp trên, các quy định của Pháp luật về việc soạn thảo và ban hành văn bản hiện hành như:

+ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13;

- Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Hạ Lang

- Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật:

Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/QH13/2015 ngày 22 tháng 06 năm 2015 Văn bản quy phạm pháp luật của UBND cấp huyện (thành phố, thị xã) ban hành là: văn bản Quyết định

Thẩm quyền ban hành Văn bản hành chính:

Những văn bản UBND huyện còn ban hành là văn bản hành chính bằng hình thức Quyết định, Chỉ thị cá biệt Ngoài ra UBND huyện còn ban hành các văn bản hành chính khác theo thẩm quyền như: quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn,

kế hoạch, chương trình, tờ trình, báo cáo, công văn,

2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện về cơ bản

đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan chính quyền địa phương cấp huyện Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản đều được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý, Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và

là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của cơ quan

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hạ Lang đã đảm bảo thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quá trình soạn thảo văn bản gồm các công việc sau:

Bước 1 Chuẩn bị soạn thảo

- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản

Căn cứ vào tính chất và mục đích vấn đề cần văn bản hóa, Chủ tịch UBND huyện giao cho các phòng ban, chuyên môn đảm nhận công tác chủ trì và soạn thảo văn bản Lãnh đạo các phòng (Ban) chuyên môn nhận được sự chỉ đạo liên quan vấn đề lĩnh vực của mình tiếp nhận và giao cho chuyên viên phụ trách lĩnh vực đó đảm nhận công tác soạn thảo văn bản của cơ quan

- Chọn tên loại văn bản

Căn cứ vào mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa và hình thức văn bản, thẩm quyền ban hành của UBND huyện, Cán bộ chuyên viên phụ trách công tác soạn thảo xác định tên loại văn bản và trích yếu yếu nội dung văn bản ban hành

Ở bước này cán bộ chuyên viên tại UBND huyện Hạ Lang, còn lúng túng trong việc xác định tên loại và hình thức văn bản ban hành phù hợp, chính vì vậy tại UBND vẫn còn

tồn tại các trường hợp như: Tên loại văn bản không phù hợp với hình thức văn bản, đặc biệt nhất giữa hai loại văn bản: Công văn và Tờ trình, hay Công văn với thông báo

- Thu thập và xử lý thông tin

Trong quá trình xây dựng văn bản các chuyên viên thu thập thông tin có liên quan đến đối tượng và phạm vi điều chỉnh cho văn bản, quá trình soạn thảo văn bản đều đầy

đủ hồ sơ, các thông tin làm căn cứ phục vụ mục đích soạn thảo, đủ dẫn chứng vì vậy văn bản ban hành đảm bảo tính thuyết phục cao, hiệu quả Nó góp phần làm cho chất lượng soạn thảo đạt kết quả tốt Thông tin được thu thập phụ thuộc vào mục đích và nội dung vấn đề cần ra văn bản, thông tin chủ yếu là các văn bản do cơ quan ban hành trước đó hoặc văn bản chỉ đạo của cấp trên

Các thông tin mà cán bộ chuyên viên thu thập như:

Thông tin pháp lý: Đó là các văn bản pháp luật của nhà nước, các văn bản của cấp trên quy định liên quan đến vấn đề cần văn bản hóa, phù hợp với pháp luật hiện hành Thông tin thực tiễn: là cơ sở thực tiễn có liên quan đến vấn đề cần văn bản hóa văn bản hóa

Đây là những thông tin khi soạn thảo một văn bản cần phải có, được đưa vào văn bản làm cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn cho ban hành văn bản Có thể nói ở khâu này UBND huyện Hạ Lang làm tương đối tốt, các văn bản UBND ban hành đều đảm bảo đầy đủ thông tin làm cơ sở, căn cứ cho việc ban hành văn bản

- Xây dựng đề cương văn bản

Đó việc phác khảo các ý lớn, ý nhỏ và các sắp xếp các ý trong nội dung văn bản tạo thành một thể thống nhất Với bước này tại UBND huyện Hạ Lang Đề cương được xây dựng bám sát vào mục đích ban hành văn bản, đề cương xây dựng một cách sơ lược, không đi cụ thể, hay chi tiết hóa từng vấn đề Với văn bản hành chính thì huyện bỏ qua bước này, với các văn bản quy phạm pháp luật đề cương gần như được xây dựng một cách sơ xài chủ yếu chỉ vạch ra ý kiến chỉ đạo của cấp trên

UBND huyện Hạ Lang hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách Trong huyện tổ chức các phòng ban chuyên môn giúp việc cụ thể cho lãnh đạo Vì vậy, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đã được quy định mà các phòng ban hoặc cá nhân soạn

thảo văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp lãnh đạo cơ quan trong lĩnh vực mình quản lý

Ví dụ: Phòng Nội vụ phụ trách về công tác Thi đua khen thưởng của cơ quan vì vậy phòng Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện soạn thảo các văn bản về công tác thi đua khen thưởng

Có thể nói với khâu này thì tại UBND huyện Hạ Lang làm khá tốt, chuyên viên thu thập đầy đủ thông tin đầy đủ về pháp lý cũng như thông tin thực tiễn được

xử lý một cách chính xác, các văn bản được ban hành tại UBND huyện đều đảm bảo đúng về các yếu tố thể thức cũng như hình thức văn bản được ban hành Sau khi xác định được mục đích ban hành, hình thức, các yếu tố thể thức văn bản thì cán bộ, chuyên viên được giao đảm nhận công tác soạn thảo xây dựng bản thảo, đề cương chi tiết cho văn bản

Bước 2 Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định

- Viết bản thảo theo đề cương

Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập, trên cơ sở đề cương đã xây dựng chuyên viên soạn thảo bản thảo theo đề cương, Soạn xong kiểm tra xem văn bản đã logic giữa các ý chưa? Đã đạt được mục đích của văn bản chưa? đồng thời phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày đảm bảo đúng quy định cũng như kiểm tra cách hành lối văn phong được sử dụng trong văn bản

- Lấy ý kiến đóng góp cho dự thảo

Sau khi dự thảo văn bản, với những văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng tới nhiều đối tượng thì tổ chức lấy ý kiến của các cá nhân đơn vị liên quan bằng các hình thức như: Tổ chức buổi hội thảo, Ra văn bản (cụ thể là Công văn về việc lấy ý kiến) Việc lấy ý kiến (Tổ chức họp hay ra văn bản) đều do Phòng, ban chuyên môn Chủ trì soạn thảo phối hợp với Văn phòng UBND để tổ chức lấy ý kiến đóng góp

Tại khâu này UBND được tiến hành tương đối tốt, tuy nhiên trong quá trình lấy ý kiến đóng góp dự thảo còn tồn tại một số hạn chế: Các Phòng, ban không tham gia đóng góp ý kiến, hoặc tham gia đóng góp nhưng ý kiến đóng góp sơ sài,

số ít ý kiến không phù hợp với thực tiễn của địa phương, bản thảo được xây dựng vẫn được giữ nguyên làm gián đoạn quá trình thực hiện công việc khi tổ chức lấy ý kiến đóng góp dự thảo mà không đem lại chất lượng kết quả

Với các văn bản hành chính, Trưởng các phòng, ban chuyên môn soạn thảo trình lãnh đạo ký ban hành mà không tổ chức lấy ý kiến đóng góp ý kiến của Phòng ban chuyên môn Có những văn bản được lặp đi lặp lại nhiều lần cán bộ chuyên viên sử dụng luôn bản cũ, bản mẫu đối với các loại văn bản như: Kế hoạch, giấy mời, giấy giới thiệu, triệu tập và thay lại thông tin về thời gian, địa điểm, trích yếu nội dung rồi mang trình ký

Bước 3 Trình duyệt văn bản

Trưởng các phòng, ban là người trực tiếp về nội dung văn bản Mỗi văn bản đều có chữ ký nháy vào phần cuối của văn bản Trường hợp có sửa chữa bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét quyết định

Các giấy tờ trình duyệt bao gồm:

+ Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bảo

+ Bản dự thảo văn bản

+ Bản thẩm định văn bản (Nếu có)

+ Bản đóng góp ý kiến (Nếu có)

+ Các giấy tờ liên quan;

Với trường hợp văn bản không có hồ sơ trình duyệt thì người trình duyệt phải tường trình trực tiếp với lãnh đạo UBND

Với những văn bản thuộc thẩm quyển ký của UBND, văn bản phải được thông qua phải do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số Và việc ký ban hành văn bản được thực hiện như sau:

+ Chủ tịch UBND huyện thay mặt (TM), UBND ký các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND;

+ Các Phó Chủ tịch thay mặt UBND, ký thay (KT) Chủ tịch các văn bản theo sự

ủy quyền của Chủ tịch và các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

Theo quy định của pháp luật, thì thẩm quyền của Chủ tịch UBND ký các văn

liên quan đến lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội trên cơ sở xem xét, bàn bạc thống nhất với ban lãnh đạo và chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản đã ký

- Đánh máy văn bản:

Sau khi được Trưởng phòng duyệt nội dung văn bản, các chuyên viên là người trực tiếp đánh máy văn bản

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Hầu như các văn bản UBND huyện ban hành đều đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc theo quy định hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Việc kiểm tra thể thức cũng do các Trưởng phòng, ban trực tiếp soạn thảo ra văn bản đó

- Nhân bản theo số lượng gửi tại " Nơi nhận" của văn bản;

UBND huyện hoạt động theo chế độ tập thể vì vậy việc ký văn bản được quy định như sau:

Tùy vào nội dung văn bản mà người đứng đầu cơ quan là Chủ tịch ký thay mặt tập thể hoặc Phó chủ tịch ký thay Trong một số trường hợp Chủ tịch có thể ủy quyền cho một số cán bộ phụ trách dưới hình thức cấp ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản mình phải ký, hoặc Chủ tịch giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL)

Bước 4 Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành

+ Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo( nếu có) và trình kí chính thức; cán bộ văn thư ghi số; Nhân bản theo số lượng nhận và gửi; đóng dấu; làm các thủ tục phát hành; lưu văn bản (01 bản lưu ở văn thư, 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo văn bản trong hồ sơ công việc của chuyên viên)

Ví dụ như: Để Tổ chức Hội nghị quán triệt, triển khai chỉ thị số 01/CT - TTg, ngày 09/01/2015 của Thủ tướng Chính phủ, với văn bản này, Chủ Tịch UBND sẽ giao cho Văn phòng UBND huyện đảm nhận, Văn phòng tiếp nhận, sau khi hoàn thành thủ tục ban hành, văn bản sẽ được lưu 02 bản, 01 bản chính được lưu tại Văn phòng UBND, và 01 bản gốc được lưu tại bộ phận Văn thư của UBND

Nhìn chung tại bước này, UBND huyện Hạ Lang, đều thực hiện nghiêm túc đúng nội dung các thủ tục ban hành một văn bản để có tính pháp lý, các văn bản ban hành đều mang tính hiệu lực thi hành và đem lại kết quả trong thực tiễn

2.1.3 Kết quả hoạt động soạn thảo văn bản

2.1.3.1 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

Công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong nhiều năm qua ở UBND luôn được các cấp Ủy đảng, UBND tỉnh quan tâm chỉ đạo thực hiện, các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành đúng quy trình, trình tự, đúng pháp luật và có tính hiệu quả cao

Các văn bản của UBND huyện Hạ Lang được duy trì đồng đều qua các năm Tài liệu nội bộ của UBND huyện Hạ Lang cho biết: “ Về quyết định của Chủ tịch UBND: Năm 2014 là 2976 văn bản; Năm 2015 là 3219 văn bản; Năm 2016 là

2998 văn bản Quyết định của UBND: Năm 2014 là 2968 văn bản; Năm 2015 là

2687 văn bản; Năm 2016 là 3069 văn bản”

Dựa vào số liệu trên, ta được bảng thống kê như sau:

có xu hướng giảm từ 3219 xuống còn 2998 văn bản, giảm 221 văn bản năm 2015

số lượng văn bản cao nhất so với 2 năm còn lại.Văn bản Quyết định của UBND từ năm 2014 đến 2016 số lượng văn bản cũng giảm theo từng năm.Năm 2014 số lượng là 3068 văn bản, năm 2015 là 2687 văn bản và năm 2016 là 2671 văn bản được ban hành

Công tác xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật tại UBND huyện

Hạ Lang có những chuyển biến tích cực, có nội dung phù hợp với các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên, đáp ứng các cầu quản lí nhà nước, quản lý xã hội trên địa bàn Có những ý kiến thẩm định đã được văn phòng UBND huyện nghiên cứu,

tự tiếp thu trong quá trình soạn thảo văn bản.Văn bản UBND ban hành đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương Từ năm 2014 đến năm 2016 UBND huyện đã ban hành hơn 8000 văn bản quy phạm pháp luật

Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được công tác soạn thảo văn bản vẫn còn tồn tại một số hạn chế như:

+ Chất lượng văn bản dự thảo văn bản quy phạm pháp luật chưa đảm bảo nội dung đơn giản, sơ xài, sao chép nguyên các quy định tại văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên hoặc các văn bản pháp quy của Nhà nước chưa đảm bảo đúng thể thức trình tự và kĩ thuật trình bày;

+ Việc lấy ý kiến đóng góp dự thảo còn gặp nhiều khó khăn, cán bộ, chuyên viên không nhiệt tình tham gia góp ý cho hội thảo

Nguyên nhân của sự tồn tại, hạn chế trên do cán bộ, nhân viên trong cơ quan chưa nắm bắt được tầm quan trọng của công tác xây dựng và ban hành văn bản Công tác phối hợp giữa các ban ngành chặt chẽ Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật còn hạn chế

2.1.3.2 Soạn thảo văn bản hành chính

Công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện về cơ bản đã giải quyết các vấn đề trong quản lý nhà nước, thực hiện được chức năng, nhiệm vụ được giao Trình tự thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện nghiêm túc theo quy định của pháp luật và của cấp trên

Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Văn phòng UBND đã thể

hiện được vai trò, vị trí của mình - Đó là cơ quan tham mưu, chuyên môn giúp việc cho thường trực HĐND và lãnh đạo UBND vì vậy Văn phòng luôn ở trạng thái chủ động khi các Phòng, ban chuyên môn của UBND đề xuất phối hợp chủ trì soạn thảo ra một văn bản có chất lượng

Văn phòng UBND tham mưu lãnh đạo UBND soạn thảo chủ yếu các văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, kế hoạch, phương

án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng công văn

Căn cứ vào vấn đề cần văn bản hóa và chức năng, nhiệm vụ được quy định

mà việc soạn được giao cho Văn phòng hoặc Các phòng, ban chuyên môn chủ trì tham mưu UBND soạn thảo văn bản

Văn bản hành chính ban hành tại UBND huyện qua các năm không đồng đều nhau, do tính chất và chức năng của mỗi loại văn bản là khác nhau, Thực tế cho thấy, văn bản có tên loại: Quyết định, Chỉ thị, Kế hoạch, công văn, Tờ trình, Thông báo, là những văn bản có lượng văn bản ban hành cao Các văn bản như:

Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Chương trình có số lượng ít hơn [Ảnh 3, tr.39]

2.2 Công tác Quản lý văn bản

Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, các cơ quan phải ban hành văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan Đồng thời các cơ quan cũng nhận được các văn bản do các cơ quan, đơn vị hữu quan khác gửi đến

Vì vậy công tác soạn thảo và ban hành văn bản phải được thực hiện song song cùng với công tác quản lý văn bản Bởi nó liên quan đến bộ mặt của một tổ chức và sự phát triển của một tổ chức Với UBND huyện Hạ Lang cũng vậy, tại cơ quan công tác soạn thảo luôn luôn gắn liền với công tác quản lý văn bản

2.2.1 Công tác quản lý văn bản đến

Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến các cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến

Công tác quản lý văn bản đến gồm nội dung công việc sau:

[Ảnh 4, tr.41]

Bất kỳ văn bản đến bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung tại bộ phận Văn thư

cơ quan, tổ chức Đối với UBND huyện Hạ Lang thì văn bản đến tập trung, thống nhất tại phòng Văn thư ủy ban

Cán bộ văn thư có nhiệm vụ làm thủ tục tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư phải xác định rõ nguồn văn bản đến để tổ chức tiếp nhận không để xót hoặc thất lạc

Các văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v v

Đối với văn bản mật đến, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và

ký nhận

Khi phát hiện hoặc mất bì, tình trạng không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì ( đối với bì văn bản có dấu " hỏa tốc ", hẹn giờ) phải báo cáo ngay Chánh văn phòng trong trường hợp cần thiết cán

bộ văn thư có thể lập biên bản với người đưa văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản v.v ; Trong trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho lãnh đạo Văn phòng xem xét và giải quyết

- Phân loại văn bản, bóc bì và đóng dấu đến, ghi số ngày tháng năm

Văn thư cơ quan sau khi tiếp nhận văn bản, tiến hành phân loại sơ bộ các bì văn bản theo các bước:

Bước 1 Phân loại văn bản đến thành 02 nhóm:

+ Nhóm 1 là văn bản đến;

+ Nhóm 2 là thư, sách, báo, tư liệu: Chuyển thẳng tới cá nhân hoặc các thành viên trong UBND;

Bước 2 Tiếp tục phân loại văn bản đến thành 2 loại:

+ Loại không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho các Phòng, ban chuyên môn, các bì văn bản chỉ đích danh người nhận thì được chuyển tiếp cho người nhận Đối với những bì văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân đó nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

+ Loại do cán bộ văn thư được bóc bì: bao gồm các loại bì còn lại, trừ

những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các mức độ mật (bì văn bản mật);

- Bóc bì văn bản

Sau khi phân loại xong văn bản văn thư tiến hành bóc bì văn bản và làm thủ tục đăng ký văn bản

Bước 2 Đóng dấu đến, ghi số ngày đến

Tất cả văn bản gửi đến đều tập trung tại văn thư để đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến ( kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết), trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan như các hóa đơn, chứng từ kế toán v v

Với văn bản đến là fax cán bộ văn thư chụp lại trước khi đóng dấu '' ĐẾN'', đối với các văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu "ĐẾN''

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu " ĐẾN'' mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

Mẫu dấu đến của UBND huyện Hạ Lang:

CÔNG VĂN ĐẾN SỐ:

Ngày:

Bước 3 Đăng ký văn bản đến

Sau khi làm công tác phân loại phù hợp với nhiệm vụ của từng chuyên viên, văn thư chuyển qua công tác đăng ký văn bản đến để thuận lợi cho việc quản lý, theo dõi và phục vụ tra tìm văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo

Hiện nay, UBND huyện Hạ Lang vẫn dùng phương pháp truyền thống sử dụng sổ để đăng ký văn bản Do lượng văn bản từ các cơ quan gửi đến trong năm

là rất lớn vì vậy cán bộ văn thư chia thành các loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến: của cơ quan cấp Tỉnh

+ Sổ đăng ký văn bản đến: của các cơ quan cấp huyện khác và của cấp xã, thị trấn được gửi đến để giao dịch công việc

gửi đến cơ quan ( Với sổ đăng ký văn bản mật ghi rõ mật, tối mật, tuyệt mật, không ghi trích yếu nội dung văn bản khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền)

Mẫu bìa số: Số được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm [Ảnh 5, tr.42]

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HẠ LANG

SỐ ĐĂNG KÍ CÔNG VĂN ĐẾN

Phần đăng kí văn bản đến: Được trình bày trên trang giấy A3 (420mm x

297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu: (1) ngày tháng đến ;(2) số đến; (3) nơi gửi; (4)

số, kí hiệu; (5) ngày tháng; (6) tên loại và trích yếu nội dung; (7) đơn vị hoặc người nhận; (8) ký nhận; (9) ghi chú [Ảnh 6, tr.42 ]

Ngày

tháng

đến

Số đến

Nơi gửi

Số, kí hiệu

Ngày tháng văn bản

Tên loại

và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Các chuyên viên sau khi nhận được văn bản sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm

vụ được giao, xem xét, nghiên cứu và ghi ý kiến phân phối văn bản cho các đơn vị

cá nhân đồng thời cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản theo yêu cầu nội dung văn bản Ý kiến phân phối, giải quyết văn bản được ghi vào " Phiếu xử lý văn bản"

Sau khi có ý kiến phân phối và giải quyết văn bản của Chánh văn phòng và các chuyên viên, văn bản đến được trả về bộ phận văn thư và được đăng ký bổ sung vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trong máy tính của văn thư

- Chuyển giao văn bản đến

Văn bản sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền thì cán bộ văn thư cơ quan chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được chuyển giao cho các cán bộ trực tiếp giải quyết Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ

Tuy nhiên tại khâu này UBND huyện Hạ Lang, chưa làm tốt, việc chuyển giao văn bản đến chưa được đăng ký bằng sổ hay phần mềm mà chỉ hình thức Chánh văn phòng cho ý kiến giải quyết, cán bộ văn thư chuyển giao cho đối tượng giải quyết mà không cần đăng ký vào sổ

Bước 5 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan

Những công việc có liên quan tới nhiều bộ phận cùng tham gia phải giải quyết thì các bộ phận cần khẩn trương phân công phối hợp để cùng các giải quyết công việc Không tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo UBND Trong quá trình giải quyết văn bản, các đơn vị, cá nhân có ý kiến

đề xuất thì vào phiếu giải quyết văn bản đến [Ảnh 7, tr.43]

- Theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết văn bản đến

Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan Tất cả các văn bản đến của UBND huyện đều được

ấn định thời gian giải quyết nên cơ quan phải theo dõi đôn đốc thời hạn giải quyết

với quy định, chế độ chính sách của cơ quan Đảng và Nhà nước hay không?

+ Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch UBND kiểm tra và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến cơ quan

+ Trưởng các đơn vị, tổ chức của các cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc chuyển, nhận văn bản kịp thời, chính xác, đúng thủ tục hay chưa?

+ Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, UBND huyện chưa lập sổ theo dõi giải quyết văn bản;

Như vậy, công tác quản lý văn bản đến tại UBND huyện Hạ Lang đã thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước về nội dung về công tác này, tuy nhiên chưa có sổ đăng ký theo dõi quá trình giải quyết văn bản Ngoài ra, việc đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản cán bộ văn thư chỉ đăng ký một số nội dung cơ bản như: Số đến, ngày đến, trích yếu nội dung văn bản và số ký hiệu văn bản Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi và tìm kiếm, khai thác văn bản sau này

2.2.2 Quản lí văn bản đi

Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ

và văn bản mật) do UBND phát hành gọi là Văn bản đi

Công tác quản lý văn bản đi gồm những nội dung công việc sau đây:

[Ảnh 8, tr.44]

Bước 1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kĩ thuật trình bày: ghi số, kí

hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản

Tất cả các văn bản đi của UBND huyện trước khi phát hành đều được kiểm tra thể thức trước khi phát hành Việc kiểm tra thể thức văn bản do Chánh Văn phòng kiểm tra, như nội dung công tác Soạn thảo văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình phụ trách nên việc kiểm tra thể thức văn bản do Trưởng phòng, ban kiểm tra

Thể thức văn bản được trình bày theo hướng dẫn của thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Các Trưởng phòng, ban dựa vào hướng dẫn đó để kiểm tra thể thức văn bản ban hành

- Ghi số ngày, tháng, năm của văn bản