BC thực tập ngành quản trị văn phòng tại phòng nội vụ, hậu lộc

_Ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc là cơ quan hành chính nhà nước trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quyết định các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-x

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU 3

B.TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN HẬU LỘC 5

1) Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Hậu Lộc 5

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 7

I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập 7

1).Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc: 7

2) Tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện nơi không tổ chức hội đồng nhân dân 8

3) Cơ cấu tổ chức huyện Hậu Lộc 9

II Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội vụ 9

1) Tổ chức và hoạt động của phòng Nội Vụ huyện Hậu Lộc 10

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội Vụ: 10

1.2 Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các cá nhân phòng Nội vụ 13

1.3 Thống kê tên các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan ban hành 16

2 Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17

2.1 Căn cứ vào Sổ đăng ký công văn đi, thống kê các hình thức văn bản và số lượng ban hành trong 3 năm trở lại đây theo mẫu: 17

2.2 Sưu tầm mỗi tên loại văn bản một bản đưa vào Phụ lục 04: 17

2.2 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan 19

2.4 Tìm hiểu và nhận xét về tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản quán lý của cơ quan 20

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 22 3.1 Quan sát tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến

trong văn phòng 22

3.2 Vẽ sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của phòng Nội vụ Nhận xét những ƣu điểm và hạn chế, vẽ một sơ đồ cách bố trí hợp lý hơn 23

3.3 Tìm hiểu và thống kê tên phần mềm đƣợc sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Hậu Lộc: 24

PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 26

I: Nhận xét, đánh giá chung về những ƣu, nhƣợc điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập: 26

II Những giải pháp để phát huy ƣu điểm, khắc phục những nhƣợc điểm: 29

KẾT LUẬN 31

PHẦN III PHỤ LỤC: 33

A LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý thông

và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nay nước ta đang bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước nên công tác văn phòng cũng đóng góp phần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước Công tác văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất cứ một cơ quan nào, nó góp phần rất lớn đến hoạt động của cơ quan Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, đơn vị

Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng được nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quảng trị Văn phòng

Quản trị Văn phòng là một ngành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động và quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt cho sinh viên khoa Quản trị Văn phòng được đi kiến tập ngành nghề tại các cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ra trường và rèn luyện ý thức cho sinh viên sau khi ra trường là “ Học thật đi đôi với làm thật” và “ Học đi đôi với hành”

Trong quá trình đi kiến tập, sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vận dụng lý luận và thực tiễn một cách hiệu quả nhất, được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học ngành Quản trị Văn phòng

Nhận được sự giúp đỡ của trường và của khoa Quản trị Văn phòng, cũng như

sự tiếp nhận của Ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc, em đã được kiến tập tại cơ quan, bắt đầu từ ngày 12/5/2014 đến hết ngày 09/6/2014

Trong suốt thời gian kiến tập, em đã được cán bộ phòng Nội vụ huyện Hậu Lộc tận tình chỉ dậy Trong gần một tháng kiến tập tại phòng Nội vụ huyện Hậu Lộc, mặc dù còn rất nhiều bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc nhưng em đã được cán bộ tại phòng tận tình hướng dẫn và chỉ bảo nên em đã làm tốt công việc được giao phó tại cơ quan, nhờ đó em đã tích lũy được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn

Lâm-Em xin chân thành cảm ơn!

B.TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC

VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HẬU LỘC:

1) Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Hậu Lộc

_ Vị trí địa lý: Hậu lộc là huyện là một huyện ven biển thuộc tỉnh Thanh Hóa cách

trung tâm Thành phố Thanh Hóa khoảng 25km về phía Bắc, giáp với huyện Nga Sơn, Hà Trung về phía Bắc, Hoằng Hóa về phía Tây và Nam; phía Đông giáp với Biển Đông

_ Địa hình: Hậu Lộc có đầy đủ ba dạng địa hình, từ đồng bằng thuộc các xã Lộc

Tân, Thịnh Lộc, Xuân Lộc, Hoa Lộc, Phú Lộc…đến vùng đồi núi thuộc các xã Triệu Lộc, Tiến Lộc, Thành Lộc, Châu Lộc, Đại Lộc, Đồng lộc….và ven biển là các xã Hòa Lộc, Ngư Lộc, Hải Lộc, Minh Lộc, Hưng Lộc, Đa lộc

Huyện có hệ thống sông đào khá dày đặc Hằng năm cung cấp nước tưới cho nông nghiệp và thoát lũ vào mùa mưa Do vậy tình trạng hạn hán và ngập lụt ít khi xảy

ra

_Khí hậu thời tiết: Hậu Lộc có khí hậu đặc trưng của vùng Bắc Trung Bộ Việt

Nam Trời thường khá lạnh vào mùa đông, nhiệt độ có thể xuống tới 10-12 độ C, mùa hè nhiệt độ có thể lên tới 38-40 độ C

Điều kiện tự nhiên của huyện đã và đang tạo nhiều thuận lợi cho phát triển và sản xuất nông nghiệp, đặc biệt là trồng lúa nước

_Điều kiện kinh tế-xã hội: Là huyện nông nghiệp nên nguồn lực chủ yếu của

huyện Hậu Lộc là đất đai, mặt nước và nguồn lao động khá dồi dào

Tính đến ngày 1/4/2009 toàn huyện có tất cả 163971 nhân khẩu

Giá trị tổng sản phẩm GDP năm 2005 đạt 755 tỷ đồng Tốc độ tăng trưởng bình quân 5 năm (2000-2005) đạt 9,6%

Cơ cấu kinh tế năm 2005 Nông-Lâm-Ngư nghiệp:5,5%; Công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp-xây dựng (CN-TTCN-XD) :14,2%; Thương mại-dịch vụ: 30,8%

- Về mặt Xã Hội: Hậu Lộc là mảnh đất giàu truyền thống yêu nước và cách mạng Đặc biệt Hậu Lộc có Nhiều anh hùng dân tộc trong lịch sử dựng nước và giữ nước -Về giáo dục: Huyện có tất cả 5 trường Trung Học Phổ Thông và 1 trung tâm giáo dục thường xuyên, mỗi xã đều có ít nhất một trường Trung học cơ sở, một trưởng tiểu học cơ sở và trường mầm non

Hiện nay các trường đang không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Hậu Lộc cũng là huyện có nhiều trường đã đạo chuẩn Quốc Gia về cơ sở vật chất và chất lượng giáo dục

Hậu Lộc hiện có các trường Trung học phổ thông như là: Trung Học Phổ Thông Hậu Lộc I, Trung Học Phổ Thông Hậu Lộc II, Trung Học Phổ Thông Hậu Lộc III, Trung Học Phổ Thông Hậu Lộc IV và Trung Học phổ Thông Đinh Chương Dương

- Các cơ sở khám chữa bệnh ở huyện được trang bị cơ sở vật chất tương đối đầy đủ, đội ngũ cán bộ y tế được đào tạo chính quy, đáp ứng cơ bản nhu cầu khám chữa bệnh thông thường của người dân

- Các chính sách xã hội đối với người có công, người nghèo, vấn đề xóa đói giảm nghèo, giải quyết việt làm được các cấp chính quyền của Hậu Lộc tổ chức nghiêm túc, sáng tạo, đa dạng, góp phần ổn định xã hội

Với tiềm năng kinh tế-xã hội thuận lợi, Hậu Lộc Chắc chắn có bước tiến nhanh trên con đường công nghiệp hoá

_ Hậu Lộc được đánh giá là một trong những huyện đang bước vào thời

kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, và được đánh giá là một vùng sẽ có nền kinh

tế phát triển mạnh

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP

I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập

1).Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc:

Ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc là cơ quan hành chính của nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân cũng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc thuộc vào Ủy ban nhân dân huyện nơi không

tổ chức Hội đồng nhân dân thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các khoản 3,4 Điều 97, các khoản 2,3,4,5 Điều 98, các điều 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105,

106 và các khoản 1,2,3,4 Điều 107 của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, các quy định khác của pháp luật có liên quan và các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

_Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội hằng năm trình Ủy ban nhân dân cấp Tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt

_Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách nhà nước, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp để trình Hội đồng nhân dân quyết định

Căn cứ dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực hiện ngân sách và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp kết quả phân bổ và giao dự toán ngân sách địa phương

Lập quyết toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp để trình Hội đồng nhân dân phê chuẩn

_Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, các chương trình sau khi được phê duyệt

Phê duyệt kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội của huyện

2) Tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện nơi không tổ chức hội đồng nhân dân

_Ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc là cơ quan hành chính nhà nước trực thuộc

Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quyết định các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội, củng cố quốc phòng an ninh trên địa bàn theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp trên; bảo đảm sự chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở

_Ủy ban nhân dân huyện gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên do Chủ

tịch Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức

_Ủy ban nhân dân có từ bảy đến chín thành viên

_Ủy ban nhân dân huyện thảo luận tập thể và quyết định theo đa sốcác vấn đề sau đây:

Quy chế làm việc, chương trình hoạt động hằng năm và thông qua báo cáo của

Ủy ban nhân dân cấp trên;

Quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội; dự toán, quyết toán ngân sách hằng năm và quỹ dự trữ của cấp mình; đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm; huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách của địa phương theo quy định của pháp luật và phân cấp của ủy ban nhân dân cấp trên

Các chủ trương, biện pháp để phát triển kinh tế-xã hội, quốc phòng, an ninh ở

địa phương

Thông qua đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân;

_Ủy ban nhân dân huyện gồm có: Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên ủy ban nhân dân huyện, các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện

3) Cơ cấu tổ chức huyện Hậu Lộc

Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan huyện, có nhiệm vụ quản lý, lãnh đạo toàn bộ cơ quan

Các Phó chủ tịch huyện là người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch huyện

Có 3 phó chủ tịch huyện: Phó chủ tịch thường trực, phó chủ tịch kinh tế và phó chủ tịch văn xã

Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:

Phòng Tài Nguyên và Môi Trường

Phòng Công Thương

Phòng Nội Vụ

Phòng Thanh Tra

Phòng Tư Pháp

Văn Phòng UBND huyện

Phòng Văn Hóa-Thông Tin

Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội

Phòng Giáo Dục

Phòng Nông Nghiệp

Phòng Tài chính-kế hoạch

Phòng Y tế

Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan ( phụ lục 01)

II Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội vụ

1) Tổ chức và hoạt động của phòng Nội Vụ huyện Hậu Lộc

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội Vụ:

Phòng Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội,

tổ chức phi chính phủ; văn thư lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng Phòng Nội vụ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật về lĩnh vực chuyên ngành và các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a Trình UBND cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụtrên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

b Trình UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hằng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

c Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí được giao

d Vềtổ chức, bộ máy:

_Tham mưu, giúp UBND cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên

_Trình UBND cấp huyện quyết định hoặc giúp UBND cấp huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, hợp nhất, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện

_Xây dựng đề án về tổ chức của các tổ chức sự nghiệp trình cấp có thẩm quyền quyết định

_Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định thành lập, sáp nhập, hợp

nhất, giải thể các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật

e Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

_Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện giao chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hằng năm;

_Giúp UBND cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp;

_Giúp UBND cấp huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp cấp huyện và UBND cấp xã

f Về công tác xây dựng chính quyền:

_Giúp UBND cấp huyện và các cơ quan tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu hội đồng nhân dân theo phân công của UBND cấp huyện và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền;

_Thực hiện các thủ tục giúp chủ tịch UBND cấp huyện phê chuẩn các chức danh lãnh đạo của UBND cấp xã; giúp UBND cấp huyện trình HĐND cấp tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;

_Tham mưu giúp UBND cấp huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lí

hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện, thành thị;

_Giúp UBND cấp huyện trong việc hướng dẫn, thành lập, sáp nhập, hợp nhất, giải thể

và tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, bản, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Trưởng, Phó thôn, làng, bản, tổ dân phố

g Giúp UBND cấp huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, xã,

phường, thị trấn, trên địa bàn huyện, thành thị

h Về cán bộ, công chức, viên chức :

_Tham mưu giúp UBND cấp huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lí đối với cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện

_Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị trấn và thực hiện chĩnh sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách cấp xã theo phân cấp

k.Giúp UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội

và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

l Về công tác văn thư, lưu trữ :

_Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư,lưu trữ;

_Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về thu nhập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị trên địa bàn toàn huyện và lưu trữ huyện m.Về công tác tôn giáo:

_Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách phát triển của nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

_Chủ trì, phối hợp với cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND tỉnh và theo quy định của pháp luật

n Về công tác thi đua khen thưởng

_Tham mưu đề xuất với UBND cấp huyện tổ chức các phong trào thi đua khen

thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua khen thưởng cấp huyện;

_Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua khen thưởng theo quy định của pháp luật

t Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền

u Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khao học, công nghệ; xây dựng hệ thống

thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn

v Giúp UBND cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội Vụ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phụ lục 02)

1.2 Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các cá nhân phòng Nội vụ

a Số nhân sự hiện có của phòng gồm 4 người:

_Phụ trách chung, tham mưu UBND huyện về công tác Tổ chức bộ máy; quản

lý và sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp được UBND tỉnh giao

_Tham mưu công tác xây dựng chính quyền cơ sở; giúp UBND huyện hướng dẫn kiểm tra tổng hợp báo cáo thực hiện pháp luật về dân chủ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trên bàn

_Tham mưu UBND huyện về công tác quản lý cán bộ công chức, viên chức trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm lại Thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công chức, viên chức

_Thực hiện các nhiệm vụ do huyện ủy, UBND huyện phân công

2 Đồng chí Ngô Tuấn Anh- Phó trưởng phòng:

_Giúp trưởng phòng giải quyết công việc khi Trưởng phòng đi vắng và khi được ủy quyền

_Trực tiếp theo dõi và triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính; thực hiện công tác QLNN về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

_Phụ trách công tác văn thư lưu trữ, hướng dẫn các đơn vị trên địa bàn chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, các nghiệp vụ liên quan

_Thực hiện chức năng QLNN về tôn giáo;

_Làm tốt nhiệm vụ cơ quan thường trực của Hội đồng thi đua khen thưởng huyện

_Thực hiện nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra giải quyết đơn thư khiếu nại liên quan đến lĩnh vực nội vụ theo thẩm quyền

_Tổ chức triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ

_Tham mưu việc quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND

xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác trên cơ sở hướng dẫn của

Sở Nội vụ và quy định của pháp luật

3 Đồng chí Nguyễn Tiến Hùng- Cán bộ phòng:

_Giúp lãnh đạo phòng trực tiếp làm công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức (Biên chế, quỹ tiền lương) các phòng, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

_Giúp lãnh đạo phòng theo dõi công tác xây dựng và củng cố chính quyền cơ

sở, quản lý hồ sơ, định biên và tiền lương cán bộ, công chức xã, thị trấn

_Quản lý hồ sơ mốc địa giới hành chính Huyện-Xã-Thị trấn

_Hướng dẫn và trực tiếp thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ xã, thị trấn theo quy định

_Quản lý và sử dụng máy photo của cơ quan đảm bảo an toàn về kỹ thuật _Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công

4 Đồng chí Vũ Đức Lâm- Cán bộ phòng:

_Trực tiếp làm công tác thường trực hội đồng thi đua khen thưởng của huyện, tham mưu cho lãnh đạo làm tốt công tác thi đua khen thưởng động viên phong trào thi đua yêu nước trên địa bàn

_Trực tiếp làm công tác quản lý nhà nước về tôn giáo, tham mưu cho lãnh đạo kịp thời chỉ đạo để các hoạt động tôn giáo đúng với quy định của pháp luật về tín ngưỡng và các quy định của địa phương

_Làm công tác lưu trữ của của cơ quan, tham mưu cho lãnh đạo hướng dẫn chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện về công tác lưu trữ, phục vụ việc khai thác giá trị từ tài liệu lưu trữ ngày càng tốt hơn

_Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo phòng phân công

c Tổ chức thực hiện:

_Việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi cán bộ, công chức của phòng đã được thảo luận nhất trí thông qua Mỗi cán bộ, nhân viên trong phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về chất lượng, hiệu quả công tác được giao và những ý

kiến tham mưu, đề xuất của mình

_Ngoài nhiệm vụ chuyên môn của phòng phải bám sát cơ sở theo dõi chỉ đạo

xã, thị trấn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực mình đảm nhận, thực hiện thật tốt nhiệm vụ được giao

_Phải thường xuyên nghiên cứu tài liệu, văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình để không ngừng nâng cao trình độ để thực hiện tốt nhiệm vụ hơn

_Thực hiện chế độ báo cáo kết quả công việc đã làm và chủ động đề xuất hướng giải quyết công việc tiếp theo do cá nhân đảm trách

_Quản lý chặt chẽ đối tượng, hồ sơ, lưu trữ số liệu thuộc lĩnh vực chuyên môn được phân công Chịu trách nhiệm dự thảo văn bản thuộc lĩnh vưc chuyên môn, báo cáo lãnh đạo phòng

_Chấp hành kỷ luật lao động, làm việc đúng giờ, không đi muộn về sớm

1.3 Thống kê tên các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan ban hành

Hiện nay UBND huyện Hậu Lộc vẫn chưa ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ Và theo như cán bộ văn thư của UBND huyện cho biết rằng vì UBND huyện luôn tuân thủ theo những văn bản mà nhà nước ban hành về công tác văn thư lưu trữ nên UBND chưa ban hành văn bản nào có liên quan về công tác văn thư, lưu trữ

Nhận xét ưu nhược điểm về việc không ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan:

_Ưu điểm: Luôn tuân thủ và thực hiện đúng theo những văn bản mà nhà nước ban hành

_Nhược điểm: Lưu trữ sẽ bị thất thoát, không có sự an toàn và không hợp lý

2 Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

2.1 Căn cứ vào Sổ đăng ký công văn đi, thống kê các hình thức văn bản và số lượng ban hành trong 3 năm trở lại đây theo mẫu:

TT Tên loại văn

bản

Số lượng Năm

2.2 Sưu tầm mỗi tên loại văn bản một bản đưa vào Phụ lục 03:

Theo như các văn bản ở phụ lục 03chúng ta có thể nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Hậu Lộc:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và thành phần bổ sung trong

những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hưỡng dẫn tại thông tư này

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn, không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác

_Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đánh giá là đúng so với quy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản UBND huyện Hậu Lộc chủ yếu ban hành các văn bản về quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

_Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quy phạm hành chính của cơ quan bao gồm đầy đủ các thành phần thể thức sau:

 Quốc hiệu;

 Tên cơ quan, tổ chức ban hành;

 Số, ký hiệu của văn bản;

 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

 Nội dung văn bản;

 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

 Dấu của cơ quan, tổ chức;

 Nơi nhận;

 Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( đối với những văn bản loại khẩn, mật)

_Đối với các công văn, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển,… Ngoài

các thành phần thể thức chính, văn bản còn được bổ sung thêm địa chỉ của cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Fax

_Công tác soạn thảo văn bản của cơ quan đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành

2.2 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan

Phòng Nội vụ UBND huyện Hậu Lộc chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các công việc thông thường của mình Chính vì vậy các chủ thể ban hành, các nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng

và ban hành văn bản của phòng Nội vụ UBND huyện Hậu Lộc là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt phải đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản, mặt khác đây

là điều kiện quan trọng quyết định đến chất lượng của văn bản

Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Tuy nhiên có thể khái quát quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Bước 2: Các đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ cho soạn thảo văn bản cần xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa Xác định tên loại văn bản đối tượng của văn bản

Bước 3: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

Bước 4: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về hình thức, ngôn ngữ

Bước 5: Thông qua lãnh đạo;

Bước 6: Kiểm tra văn bản, xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành văn bản theo thẩm quyền quy định