BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Bài thu hoạch này được thực hiện trong suốt quá trình thực tập tại bộ phậnHành chính văn phong công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông,mặc dù đã có sự cố gắng trong thời gi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị NguyệtLớp: Đại học Quản trị văn phòng k1a

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGHÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A

KHÓA HỌC ( 2012 – 2016 )Tên cơ quan: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông

(INTRACOM)Địa chỉ: Đường Phúc Diễn-Bắc Từ Liêm-Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Kim Anh

Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI – 2016

Địa chỉ giao dịch Tầng24 Tòa nhà INTRACOM 2 Đường Phúc Diễn quận Bắc Từ Liêm- Hà Nội

và Giao thông Qua đây em xin gửi lời cảm ơn đến:

Thầy, cô trong khoa Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,

đã trang bị cho em những kiến thức, những kỹ năng trong suốt gần bốn năm họcvừa qua

Em xin cảm ơn Th.s: Lâm Thu Hằng đã hướng dẫn chúng em viết bào báocáo thu hoạch và giải đáp những thắc mắc, những khó khăn trong quá trình thựctập

Về phía Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông em xinchân thành cảm ơn Chú: Nguyễn Thanh Việt Chủ tịch HĐQT- Kiêm TGĐ công ty,chị Nguyễn Thị Kim Anh-Phụ trách Văn phòng cùng toàn thể các anh, chị trongcông ty đã tạo điều kiện, hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập tại cơ quan

Em xin chân thành cảm ơn

Bài thu hoạch này được thực hiện trong suốt quá trình thực tập tại bộ phậnHành chính văn phong công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông,mặc dù đã có sự cố gắng trong thời gian thực tập xong thời gian có hạn và khốilượng công việc hành chính thực hiện tại công ty nhiều nên không chỉ bài báo cáothực tập này mà còn trong quá trình thực tập không thể tránh khỏi những sai sót,hạn chế Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía thầy, cô, Banlãnh đạo, anh chị trong công ty Cổ phần INTRACOM và bạn bè để bài báo cáohoàn thiện hơn cũng như để em vững vàng hơn trong chuyên môn nghiệp vụ Bộ

để bổ xung những thiếu để hoàn thiện, vững vàng về chuyên môn nghiệp để em sẽthực hiện công việc tốt hơn sau khi ra trường đi làm thực tế tại các cơ quan, doanhnghiệp

Em xin chân thành

Sinh viên

Nguyễn Thị Nguyệt

A.LỜI NÓI ĐẦU

tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với kháchhàng.Công tác hành chính có vai trò quan trọng góp phần phát triển doanh nghiệpphát triển, một trong những nghiệp cụ trong công tác hành chính đó là công tácLưu trữ, việc lưu trữ được thực hiện tốt có ý ngĩa vô cùng to lớn đối với sự pháttriển của doanh Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt làcông tác lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiệncông tác lưu trữ, trong quá trình thực tập tại một công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng

hạ tầng và Giao thông em xin thưc hiện đề tài: “ Tìm hiểu công tác Lưu trữ tạicông ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông”

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu chung của đề tài

- Hoàn thiện công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng

và giao thông

2.2 Mục tiêu cụ thể của đề tài

- Tìm hiểu lý luận chung về công tác lưu trữ hiện nay

- Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ hiện nay của Doanh nghiệp

- Đánh giá ưu nhược điểm của công tác lưu trữ của Doanh nghiệp hiện nayđang tiến hành

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác lưu trữ của công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông hiện nay

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu:Công tác lưu trữ

- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng

và Giao thông , địa chỉ Tầng 24 tòa nhà Intracom 2 Phường Phúc Diễn-QuậnBắc Từ Liêm

Do hạn chế về thời gian và không gian nghiên cứu nên đề tài chỉ tập trungnghiên cứu những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ tại công ty Cổ phầnĐầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

- Luật lưu trữ số 01/2001-QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

- Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 nam 1012 về việc hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 về việc hướngdẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ

- “ Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Vương Đình Quyền

- “ Phương pháp hủy tài liệu tại các cơ quan” tác giả Dương Văn Khảm.

- “Lưu trữ tài liệu khoa hoạc kỹ thuật” tác giả Nguyễn Minh phương

-

6 Phương pháp nghiên cứu.

 Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin

- Phương pháp thu thập thông tin được thực hiện bằng cách: nghiên cứu cáctài liệu sách báo, tạp chí viết về đề tài lưu trữ, nghiên cứu thu thập thông tincác văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước về việc quy định,hướng dẫn về công tác lưu trữ

 Thứ hai: Phương pháp quan sát

- Quan sát quá trình thực hiện công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần đầu tưxây dựng hạ tầng và giao thông Để từ đó đánh giá thực trạng mọt cáchkhách quan nhất

 Thứ ba: Phương pháp Mô tả:

- Phương pháp này được thể hiện bằng việc mô tả lại những khâu trong quytrình thực hiện công tác để mọi người hình dung thứ tự công việc cần phảilàm theo quy trình lưu trữ

 Thứ tư: Phương pháp phân tích- so sánh:

- Phương pháp này được sử dụng trong đề tài bằng việc phân tích so sánhthực trạng công tác lưu trữ của doanh nghiệp có đngs với những quy địnhcủa nhà nước về công tác lưu trữ hay chưa? Để từ đó đưa ra hướng điềuchỉnh và giải quyết một cách tốt nhât, nhằm nâng cao hiệu quả công tác

7 Bố cục của đề tài.

Đề tài “ Tìm hiểu công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần đầu tư xâ dựng hạtầng và Giao thông” gồm 03 phần

- thứ nhất: Lý luận chung về công tác lưu trữ

- Thứ hai: Thực trạng của công tác lưu trữ của công ty hiện nay

- Thứ ba: Đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hoàn thiện công tác lưu trữ tạicông ty hiện nay.

PHẦN 1 KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông.

Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng

hạ tầng và giao thông (Intracom)

- Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (viết tắt làINTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triểnnhà Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002

- Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số:

0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006

- Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viênINTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày cànglớn mạnh Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướngtới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư

dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

Trụ sở giao dịch công ty Cổ phần Đầu tư Xây dụng hạ tầng và Giao thông

Dự án Intracom 2Đường: Phúc Diễn quận Bắc Từ Liêm- Hà Nội

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinhnghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn phòng, dịch

vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà ở bán - PhúDiễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú

Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện TàLơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng nhưBằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc” nênnhững công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ thuật.Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong thịtrường cạnh tranh của ngành xây dựng.

* Lĩnh vực kinh doanh

- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:

1- Đầu tư bất động sản

2- Đầu tư dự án thuỷ điện

3- Đầu tư tài chính,

4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện

5- Sản xuất vật liệu xây dựng

6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân

* Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông

- Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (viết tắt là

INTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triểnnhà Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002

Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKDsố: 0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày23/01/2006

- Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viênINTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày

càng lớn mạnh Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh,hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt độngchính đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tàichính, sản xuất – kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

-Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dặnkinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu Vănphòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán – Trung Văn, Dự án khu văn phòngnhà ở bán – Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự ánnhà ở xã hội – Phũ Diễn, Dự án thủy điện Nậm Pung, Dự án thủy điện TàLơi 3, Dự án thủy điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án tổ hợp y

tế Phương Đông…

-INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực xây dựng như:Bằng khen của Bộ Xây dựng, Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO2009

-Mong muốn đem lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc, hanh phúc” nênnhững công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹthuật Chính vì lẽ đó thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng địnhtrong thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng

1.1.1 Chức năng của Công ty

- Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông viết tắt là Công

ty Cổ phần INTRACOM, là đơn vị đầu tư xây dựng , kinh doanh bất độngsản…… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng công ty Đầu tư & phát triểnnhà Hà Nội Handico và nhà nước

- Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, đứng đầu làTổng Giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty Cácphòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thốngnhất từ trên xuống dưới

- Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnhvực xây dựng như là:Dự

án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khuvăn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – CầuDiễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự ánthuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy,

Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty.

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trênđịa bàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theođúng quy định của pháp luật

Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình

để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông.

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:

Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất, chịu

trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty Chế độ quản lýcông ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướngsản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tácđối ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn

Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản

lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…

Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các

chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ởcác phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,…

- Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệsinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách

- Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyệntuyển chọn nhân sự toàn công ty

- Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính sách về nhân sự

- Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty

- Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thựchiện kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theodõi thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từquá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập racác chiến lược tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện

Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi

công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền,thiết bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nângcao chất lượng sản phẩm

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động

sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp

vụ phát sinh hàng ngày của công ty Thông qua hạch toán ở các khoản thumua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanhthanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồngthời theo dõi cơ cấu vốn

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công các

công trình

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có cácchức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránhđược tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động của công tác hành chính

văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông.

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.

- Văn phòng công ty có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy công tác tổ chức và hoạt động văn phòng luôn được Ban Lãnh đạo công ty quan tâm

- Văn phòng hoạt động của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

QUẢN TRỊ NHÂN

SỰ

Đảng, công đoàn, Đoàn thanh niên

LĐTL,

BH và các chế độ chính sách

Truyền thông

Thư ký HC

Phiên dịch Trợ lý

HOẠT ĐỘNG ĐOÀN THỂ

TRỢ LÝ HĐQT-GĐ

TRUYỀN THÔNG

Lái xe Quản

trị văn phòng

Văn thư, Lưu trữ

Lễ tân

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

Văn phòng công ty được tổ chức một cách thống nhất, các bộ phận trong văn

phòng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động.

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.

1.2.2.1 Chức năng của văn phòng.

- Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máyhoạt động và công tác tổ chức cán bộ của công ty Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật, công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết

- Thứ hai: Là cầu nối từ Ban Giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và ngược lại

- Thứ ba: Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc thựchiện công việc, thu thập và phản hồi thông tin một cách chính xác, kịp thời

- Thứ tư: Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển môi trườnglàm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp

- Thứ sáu: Thu thập và tổng hợp thông tin cho Lãnh đạo

- Thứ bảy: Văn phòng có chức năng đảm bảo công tác hậu cần

1.2.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng.

- Thứ nhất: Làm công tác tổ chức, cán bộ:

+ làm đầu mối xây dựng điều lệ hoạt động của công ty, chủ trì đề xuât

phương án quy hoạch

+ Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh và các giấy phép hoạt động khác cho công ty liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

+ Nghiên cứu xây dựng kế hoạch nhân sự cho phù hợp với kế hoạch sản xuấtkinh doanh của công ty

+ Tham mưu với lãnh đạo trong việc bổ nhiêm, thuyên chuyển công tác vào các vị trí phù hợp

+ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao động

+ Phổ biến hướng dẫn văn hóa doanh nghiêp

+ Tổ chức đánh giá chất lượng nguồn nhân lực.

+ Tổ chức phong trào thi đua lao động sản xuất kinh doanh

+ Tổng hợp thành tích thi đua khen thưởng, kỷ luật

+ Tổ chức công tác an toàn lao động

Thứ hai: Công tác lao động tiền lương.

+ Theo dõi các quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng người lao động

+ Thực hiện đầy đủ theo đúng quy định ký kết Hợp đồng lao động

+ Làm đầu mối để đánh giá nâng lương, nâng bậc

+ Đề xuất giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động

Thứ ba: Công tác quản trị hành chính

+ Công tác hành chính: thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, quản lý công văn, quản lý và sử dụng con dấu đảm bảo an toàn, bảo mật công tác lễ tân khánh tiết

+ Quản lý và sử dụng con dấu một cách an toàn, bảo mật và đúng quy định+ Quản lý, lưu trữ hồ sơ pháp lý của công ty

+ Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty

+ Công chứng hồ sơ pháp lý

+ Quản lý văn phòng trang thiết bị

+ Đối chiếu công nợ

Thứ tư: Công tác trợ lý- Thư ký giúp việc cho Hội đồng quản trị- GĐ

+ Tham mưu việc xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm

+ Phụ trách công tác quy định về ISO

+ Chuẩn bị các cuộc họp, đôn đốc các phòng ban theo ý kiến chỉ đạo

+ Sắp xếp cân đối lịch làm việc của Ban lãnh đạo công ty

+ Tiếp khách đến giao dịch với HĐQT, Giám đốc

+ Soạn bài phát biểu, bài diễn văn của HĐQT-GĐ

+ Dịch tài liệ, phiên dịch trong các cuộc họp, gặp gỡ với đối tác nước ngoài.+ Phối hợp với các phòng ban để chuẩn bị tài liệu cho chuyến đi công tác.+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do trực tiếp HĐQT-GĐ giao

Thứ năm: Công tác truyền thông.

+ Thực hiện công tác truyền thông nội bộ làm công tác xây dựng các `chương trình, sự kiện có liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty.+ Thực hiện các sự kiện văn hóa và các buổi sinh hoạt tâ[j thể

+ Truyền thông đối ngoại: Xây dựng hệ thống vận hành thông tin đối ngoại, quảng bá thương hiệu hình ảnh của doanh nghiệp duy trì được mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, thu thập phản ánh cuẩ khách hàng.

+ Quản trị thương hiệu xây dựng quảng bá hình ảnh, thương hiệu

+ Xây dựng quản trị trang Web của công ty

+ Thiết lập hồ sơ năng lực thực hiện đối nội, đối ngoại

Thứ sáu: Công tác đoàn thể.

+ Đôn đỗ quần chúng thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mỗi đoàn thể

+ Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng Đảng

+ Tuyên truyền vận động nâng cao nhận thức, trách nhiệm của Cán bộ, CNV

về trách nhiệm và quyền lợi khi tham gia tổ chức đoàn thể

1.2.2.3 Quyền hạn của Văn phòng công ty.

Thứ nhất: Đối với công tác quản lý nhân sự.

+ Chỉ đạo theo ngành dọc chuyên môn đối với các đơn vị trực thuộc

+ Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy dduer kịp thời theo quy định về tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách và các vấn đề có liên quan đối với người lao động

+ Thẩm định điều lệ tổ chức hoạt động của công ty

+ Thẩm định về hồ sơ nhân sự khi cần thiết

Thứ hai: Quyền hạn đối với Lao động tiền lương.

+ Không ký xác nhận bảng chấm công khi chưa có đầy đủ thông tin

+ Yêu cầu phòng Tổ chức kế toán không thanh toán tiền lương đối với trường hợp hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét tiếp

Thứ tư: Đối với công tác Hành chính.

+ Không đóng dấu đối với những văn bản ký không đúng thẩm quyền

+ Ký ban hành các văn bản thông báo, kỷ luật và mức độ xử phạt

+ Ký sao y bản chính đối với nhũng văn bản do cơ quan ban hành

Thứ tư: Đối với công tác Quản trị văn phòng.

+ Duyệt mua, cấp các thiết bị cho các phòng ban với giá trị > 300.000 đồng.+ Ký duyệt cấp xe, giấy tờ đi đường

Thứ năm: Đối với công tác truyền thông.

+ Điều động, phân công công việc để các phòng ban tham gia tổ chức sự kiện

1.2.3 Cơ cấu của tổ chức Văn phòng

Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc cho tổnggiám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng, ban.

Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc phòng, tổng hợpbáo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạo công việc chung.Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng được trưởng phòng phân công theo dõitừng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vực công việcđược phụ trách

Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo sự phâncông của Trưởng phòng Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kếhoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng,quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả Thực hiện công tác văn thư đánhmáy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến và đi

Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địaphận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty

Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn Công ty và làmcông tác tạp vụ, vệ sinh công ty

Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty Bộ phận này được

tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tínhchất công việc (sơ đồ cơ cấu xem phụ lục số 02 )

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc tại các vị trí trong văn phòng.

 Thứ nhất: Trưởng phòng Tổ chức-hành chính

Chức danh: Trưởng phòng

Phòng/ban: Văn phòng công ty

Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty

Mã số công việc: MSO1

Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc

+ Quản lý điều hành, phân công công việc, giám sát công việc của nhân viênvăn phòng đảm bảo hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ cảu vănphòng đảm nhiệm.

+ Tổ chức thực hiện các quyết định của Giám đốc giao, chủ trương chínhsách phát luật của Đảng và Nhà nước

+ Đánh giá đề xuất những khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên vănphòng

+ Cập nhập các văn bản Quy phạm pháp luật liên quan đến công tác chuyênmôn

- Lập chương trình công tác của phòng hành chính

- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty

3 Trách nhiệm công việc chính.

- Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty

- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa

các cấp quản lý, bộ phận trong công ty

- Nghiên cứu xây dựng, kiểm tra và thực hiện kế hoạch sản xuất, giao hàng

- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ - nhân viên, đôn đốc, hướng dẫn vàkiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng

- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty.

- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quyđịnh về soạn thảo văn bản, lưu trữ, sử dụng con dấu…

- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và bảomật các thông tin của công ty

-Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên

- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên; các chế

độ thưởng, phạt trong công ty

- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách

- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty

- Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty

- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty

- Thực hiện các công việc khác.

- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty

- Đảm bảo cơ sở vật chất

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng cao trình

độ, năng lực của đội ngũ nhân viên

- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty

4 Yêu cầu

Trình độ: Đại học

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan khác

Chứng chỉ: Vi tính văn phòng tương đương B trở lên

Kinh nghiệm:

- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý hành chính

- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

Kiến thức:

- Có kiến thức về quản trị hành chính, hiểu về các quy định pháp luật có liênquan

- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quản trị

nhân sự…

Kỹ năng:

- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt

- Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch

- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

Khả năng:

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức Làm việc độc lập

- Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ

Phẩm chất cá nhân:

- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

- Sáng tạo trong công việc

5 Điều kiện làm việc:

- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30

- Ngày chủ nhật được nghỉ

- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty

 Thứ hai: Nhân viên nhân sự.

Chức danh: Nhân viên

Phòng/ban: Văn phòng công ty

Cán bộ quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính ,Tổng giám đốc.

- Thực hiện công tác tuyển dụng

- Theo dõi tình hình phát triển của công ty từ đó xác định nhu cầu nguồnnhân lực

- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn và dài hạn

- Lập bảng mô tả công việc

- Lập bảng thông báo tuyển dụng

- Lựa chịn các phương tiện đăng thông tin

- Trả lời điện thoại, email của ứng viên tham gia tuyển dụng

- Lập chương trình tuyển dụng.

- Tiến hành tổ chức thi/ phỏng vấn

- Gửi thư cảm ơn đến các ứng viên tham gia tuyển dụng

- Thương thảo hợp đồng lao động

- Lưu hồ sơ nhân sự

- Tiếp nhận nhân sự, đánh giá quá trình thử việc

- Thực hiện công tác quản lý đánh giá nhân sự

- Báo cáo công tác nhân sự

- Thực hiện công tác đào tạo nguồn nhân sự

2 Yêu cầu.

Trình độ: Đại học

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan khác

Chứng chỉ: Vi tính văn phòng tương đương B trở lên

Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

Kiến thức:

- Có kiến thức về công tác nhân sự.

- Có kiến thức về bảo hiểm, lao động tiền lương

- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quản trịnhân sự…

Kỹ năng:

- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt

- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

Khả năng:

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

- Sáng tạo trong công việc

3 Điều kiện làm việc:

- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30

- Ngày chủ nhật được nghỉ

- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty

 Thứ ba: Nhân viên Văn thư-Lưu trữ.

Chức danh: Nhân viên

Phòng/ban: Văn phòng công ty

Cán bộ quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính ,TGĐ