Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng tại văn phòng UBND xã hiệp sơn, huyện kinh môn, tỉnh hải dương

I Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học An Hoà 2 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức II Khảo sát công tác hành chính văn phòng của UBND xã 1 Tình

Mục lục

PHẦN I Khảo sát công tác văn phũng của Trường Tiểu học An

Hoà

I Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Trường Tiểu học An Hoà

2 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức

II Khảo sát công tác hành chính văn phòng của UBND xã

1 Tình hình tổ chức hoạt động quản lý hoạt động công tác

1.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng

1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng

1.1.2 Nhiệm vụ của VP HĐND và UBND

1.2 Quy trình quản lý và phân công nhiệm vụ các phân sự

thuộc văn phòng

1.3 Bố trí phòng làm việc khoa học của Văn phòng

1.5 Quy trình tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, hội họp của

UBND xã)

1.6 Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi

công tác cho lãnh đạo Văn phòng

1.7 Quy trình tổ chức thông tin của VP cho lãnh đạo

1.8 Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng

2.1 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Quy định về ban hành và soạn thảo văn bản

2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

2.2.3 Quy trình soạn thảo văn bản

2.2.4 Tình hình kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn bản

2.2.5 Thể thức văn bản

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

2.3.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

2.3.2 Quy trình tổ chức giải quyết văn bản đến

2.3.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp cơ quan

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

3 Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của UBND

3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu

3.5 Đánh giá những ưu, nhược điểm

III Chuyên đề thực tập soạn thảo văn bản quản lý 23

IV Nhận xét đánh giá, đề xuất ý kiến về công tác hành chính

Phần A: lời nói đầu

Trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan, công tác công văn giấy tờngày càng được chú trọng, được biết tình hình đổi mới của đất nước thì sự nghiệpcải cách nền hành chính đối với tất cả các cơ quan trong bộ máy quản lý Nhà nước,

và đặc biệt đối với UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương nóichung ngày càng được quan tâm và luôn có sự thay đổi có những tiến bộ rõ rệt.Song trên con đường hội nhập khoa học quốc tế, cuộc cách mạng khoa học côngnghệ và thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội về văn phòng đượchiểu là loại hình giấy tờ, hành chính sự vụ đơn giản thì ngày nay trong điều kiệncủa nền kinh tế thị trường bùng nổ thông tin một cuộc cải cách mạnh mẽ vănphòng được coi là loại hình lao động sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng Chính vìvậy cần phải có một đội ngũ văn phòng được đào tạo với trình độ cao, theo hướng

đa năng về nghiệp vụ kỹ năng để kịp thời đưa đất nước bắt kịp với thời đại và thếgiới

Xuất phát từ những yêu cầu này trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội (tiền nhân

là trường Cao đẳng Văn Thư Lưu Trữ TW1) sau khi đã nâng cấp lên thành trườngCao đẳng đã nhanh chóng bắt tay vào việc đào tạo những cử nhân quản trị vănphòng đầu tiên cho đất nước Được tuyển sinh và đào tạo liên thông từ năm 2007cho đến nay lớp QTVP KIIB đã hoàn thành xong chương trình đào tạo tại trường.Đây là lúc quy trình đào tạo ngành nghề được khép lại để đưa kiến thức vào thựctiễn khoảng thời gian này sẽ rèn luyện cho các học viên có được phong cách làmviệc, tác phong nhanh nhẹn trong công việc và được giao tiếp có khả năng độc lập

để giải quyết công việc của một người làm công tác văn phòng

Thực tập tốt nghiệp là thời gian rất cần thiết đối với mỗi học viên khi sắpsửa ra trường đồng thời khép lại quy trình đào tạo của nhà trường nhằm mục đích

“học đi đôi với hành” gắn lý thuyết với thực tiễn công vệc từ đây giúp học viên áp

dụng vào kiến thức được học sau 36 tháng, đến cơ quan trực tiếp làm việc cụ thểrèn luyện cho học viên những kỹ năng nghề nghiệp, hiểu rõ được vai trò và tầm

quan trọng của văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng Rèn luyệnphong cách làm việc và khả năng độc lập giải quyết công việc của người cán bộvăn phòng.

Với suy nghĩ và mục đích trên em đã tự liên hệ đến thực tập tại văn phòngUBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương, nhằm làm sáng tỏ những

lý thuyết mà trong nhà trường và thu được những bài học bổ ích từ thực tiễn sinhđộng, của hoạt động văn phòng UBND xã Hiệp Sơn, trong quá trình thực tập, bảnthân em đã cố gắng nỗ lực học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện

về kỹ năng nghiệp vụ và trực tiếp đảm nhiệm một số công việc như: soạn thảo một

số văn bản thông thường, sử dụng máy vi tính, tiếp khách, trực điện thoại, làm thủtục giải quyết văn bản đi, văn bản đến, giao nhận công văn tài liệu

Thời gian thực tập 60 ngày Địa điểm thực tập tại văn phòng UBND xã HiệpSơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương

Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội, đãtạo điều kiện cho em được thực hiện ý tưởng của mình về việc đem kiến thức đãhọc áp dụng vào thực tế, cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các đồng chí đã giúp emthấy được tầm quan trọng của công tác văn phòng và ý thức đòi hỏi ở mỗi cán bộvăn phòng trong quá trình làm việc

Do thời gian thực tập còn hạn chế nên bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của

em không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Em rất mong nhận được sự góp

ý, nhận xét của trường, khoa học quản trị văn phòng cùng các thầy cô và bạn bè đểbáo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hiệp Sơn, ngày 15 tháng 6 năm 2010

Học viên

Trần Trọng Khoan

Phần B: Nội dung Chương I: khái quát tình hình hoạt động của ubnd

1 Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND xã Hiệp Sơn

1.1 Điều kiện tự nhiên;

Xã Hiệp Sơn là xã miền núi thuộc phía Đông Bắc huyện Kinh Môn với diệntích 3,5km2 Là xã được UBND tỉnh Hải Dương quy hoạch là cụm công nghiệp đã

có 18 doanh nghiệp về đóng trên địa bàn xã, diện tích đất canh tác là 341,14ha cònlại là đất rừng và đất nông nghiệp

- Phía Tây giáp xã Phạm Mệnh

- Phía Đông giáp thị trấn Kinh Môn

- Phía Bắc giáp sông Kinh Thầy

- Phía Nam giáp dãy núi An Phụ

Diện tích tự nhiên là 697 ha số dân toàn xã tính đến ngày 11/6/2010 là 9100người

Với vị trí địa lý và số dân như trên là xã có vị trí quan trọng trong việc pháttriển kinh tế của huyện Kinh Môn – tỉnh Hải Dương

1.2 Điều kiện xã hội.

Xã Hiệp Sơn, hiện có 4 thôn, là một xã có bề dày lịch sử và truyền thốngcách mạng Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành đến nay xã Hiệp Sơn đã

có nhiều đổi mới

Trong quá trình phát triển, có thể nói xã Hiệp Sơn, trong những năm gần đây

có bước phát triển nhanh: An ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội luôn luôn đượcgiữ vững và tăng cường, đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân được cải thiệntạo tiền đề quan trọng cho sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương trongnhững năm tiếp theo

2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan.

2.1 Vị trí, chức năng của UBND xã Hiệp Sơn.

UBND xã Hiệp Sơn là một cơ quan hành chính nhà nước ở cấp xã thực hiệnchức năng và nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003

* Nguyên tắc tổ chức làm việc của UBND xã Hiệp Sơn.

UBND xã Hiệp Sơn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huyvai trò tập thể đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của chủtịch, phó chủ tịch UBND mỗi việc giao cho người phụ trách và chịu trách nhiệm cánhân về lĩnh vực phân công

Chấp hành sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên sự lãnh đạocủa Đảng uỷ, sự giám sát của HĐND cấp xã phối hợp chặt chẽ giữa UBND xã vớiMTTTQ và các đoàn thể cùng cấp trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm

vụ, kinh tế, chính trị, an ninh quốc phòng

Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức đúng pháp luật, đúng thẩmquyền và phạm vi trách nhiệm đảm bảo công khai minh bạch kịp thời và có hiệuquả, theo trình tự luật định

Cán bộ công chức xã sâu sát cơ sở lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dântừng bước hoạt động của UBND xã ngày càng hiện đại, vì mục tiêu xây dựng cơ sởchính quyền vững mạnh nâng cao đời sống của nhân dân

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND xã có trách nhiệm xây dựng kế hoạch

phát triển kinh tế- xã hội của huyện phê chuẩn kế hoạch kinh tế – xã hội của xã, lập

dự toán chi ngân sách nhà nước trên địa bàn

2.2.2 Trong lĩnh vực Nông - Lâm - Ngư nghiệp: Xây dựng quy hoạch thuỷ

lợi chương trình khuyến khích phát triển Nông - Lâm - Ngư, xét duyệt quy hoạch

kế hoạch kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã có hiệu quả

2.2.3 Trong lĩnh vực CN - TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển

các cơ sở CN - TTCN trên địa bàn

2.2.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác và sử dụng các

chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng

2.2.5 Trong lĩnh vực thương mại và du lịch: Xây dựng kiểm tra chấp hành

quy định của nhà nước và hoạt động thương mại, xây dựng du lịch

2.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá - xã hội, thông tin thể thao:

Xây dựng kiểm tra các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục thông tinthể thao, y tế trên địa bàn xã và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyềnphê duyệt

2.2.7 Trong lĩnh vực An ninh - Quốc phòng, trật tự an toàn xã hội: Thực

hiện nghiệp vụ an ninh, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an xã vững mạnhphòng chống các tệ nạn xã hội

2.2.8.Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ

đạo việc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo

2.2.9 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.

2.3 Cơ cấu tổ chức: UBND xã Hiệp Sơn bao gồm 1 chủ tịch, 2 phó chủ

tịch, các uỷ viên, uỷ ban và các ban chuyên môn

2.3.1 Chủ tịch UBND xã: Là người đứng đầu UBND xã lãnh đạo và điều

hành công việc của UBND xã, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quyền hạn củamình tại 127 Luật tổ chức HĐND và UBND

2.3.2.Phó chủ tịch văn hoá: Phụ trách mảng lao động thương binh xã hội vănhoá - thông tin - thể thao, trung tâm y tế Văn phòng HĐND và UBND thay mặtUBND xã làm việc với các đoàn thể của xã

2.3.3 Phó chủ tịch kinh tế; phụ trách mảng nông nhiệp - phát triển nông

thôn hạ tầng kinh tế, tài nguyên môi trường

2.3.4 Các thành viên UBND: Chịu sự phân công việc.

2.3.5 Các ban chuyên môn UBND xã: Là cơ quan tham mưu, giúp UBND xã

thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụquyền hạn theo sự uỷ quyền của Chủ tịch UBND xã

Có thể mô hoá tổ chức bộ máy của UBND xã Hiệp Sơn

(Xem phụ lục 1 trang 73 )

Chương ii khảo sát công tác hành chính văn phòng

của UBND xã Hiệp Sơn

1 Tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng

cơ quan.

1.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng

1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng:

Văn phòng HĐND và UBND xã Hiệp Sơn là cơ quan tham mưu tổng hợpcho thường trực HĐND và UBND xã Là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ chohoạt động quản lý; chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điềukiện cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan

1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng HĐND và UBND xã:

- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác giúpUBND xã

- Tổ chức truyền đạt kiến nghị với UBND xã những biện pháp cần thúc đẩyviệc thực hiện các quyết định, chỉ thị UBND xã

- Bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND vàUBND xã

- Tổ chức các mối quan hệ làm việc giữa UBND với các ban ngành đoànthể

- Đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác giám sát củaHĐND, chỉ đạo điều hành của UBND xã

* Cơ cấu, lề lối làm việc của văn phòng:

Văn phòng HĐND và UBND xã Hiệp Sơn là văn phòng tham mưu tổng hợpcho thường trực HĐND và UBND xã thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của

chung về mọi mặt Tổng hợp theo dõi, đôn đốc quy chế nhiệm vụ làm việc của uỷban, quy chế làm việc của uỷ ban, báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo UBND xã.

Các bộ phận của văn phòng, thống kê tổng hợp gồm:

* Bộ phận phụ trách công tác hành chính – văn thư lưu trữ.

- Giúp UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc theo dõiviệc thực hiện chương trình công tác, lịch làm việc theo dõi việc thực hiện chươngtrình công tác, lịch làm việc tổng hợp báo cáo tình hình

- Tiếp nhận, phát hành và lưu trữ công văn giấy tờ của HĐND và UBND xã

- Tiếp nhận, chuyển văn bản, giấy tờ đầy đủ, kịp thời đến người có tráchnhiệm giải quyết theo đúng quy định của pháp luật và quy chế làm việc củaUBND

- Soạn thảo tài liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND xã, tổchức thu thập bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ của HĐND và UBND xã một cáchkhoa học

- Tham mưu cho lãnh đạo UBND xã trong việc tiếp nhận, xử lý, giải quyếtcác đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân

- Giúp HĐND và UBND xã về công tác thi đua khen thưởng về thực hiệncông tác bầu cử đại hội đại biểu HĐND và UBND xã theo quy định của pháp luật

về công tác được giao

- Giữ dấu HĐND, UBND xã nếu đi vắng trong buổi làm việc phải giao dấucho Chủ tịch hoặc phó chủ tịch xã

- Giúp UBND xã dựt hảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền, làm báo cáogửi lên cấp trên

* Bộ phận phụ trách tạp vụ.

- Tổ chức tiếp đón khách, phục vụ sinh hoạt cho các hội nghị, đảm bảo điềukiện cho các chuyến đi công tác

- Theo dõi, nắm bắt lịch làm việc của các ban ngành, các đơn vị thuộc phạm

vi quản lý của UBND xã

- Đảm bảo chế độ chính sách đối với các cán bộ, trong văn phòng theo quyđịnh hiện hành

- Đánh văn bản phôtô tài liệu cho văn phòng HĐND & UBND.

* Cơ chế một cửa

- Là bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa

- Chứng thực các loại văn bản, hồ sơ

1.2 Tuyển dụng, quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng.

1.2.2 Tuyển dụng nhân sự:

Nguồn nhân sự là một trong 3 yếu tố quan trọng quyết định tới hiệu quả củacông việc Chính vì vậy, nguồn nhân sự đảm bảo cả về chất lượng và số lượng sẽgiúp cho công việc của cơ quan được trôi chảy, năng xuất lao động cũng nhờ đó

mà cao lên Có thể nói việc tuyển dụng nhân sự là kỹ năng hết sức quan trọng củanhà quản trị văn phòng Nhà quản trị văn phòng chính là người đánh giá và dự báo

về cầu nhân sự Trên cơ sở công việc và nhân sự hiện tại của cơ quan để từ đó xâydựng tờ trình lãnh đạo UBND xã để xin bổ sung nhân sự Nếu nhất trí lãnh đạoUBND sẽ chỉ đạo cho văn phòng làm tờ trình báo cáo phòng UBND huyện, nếuphòng UBND huyện đồng ý thì tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự (nếu làtuyển dụng nhân sự mới) hoặc tiến hành xem xét việc thực hiện điều động, luânchuyển công tác (nếu là cán sự hiện công tác tại UBND xã) Khi có kết quả thì báocáo lên lãnh đạo UBND, nếu được phê duyệt mới tiến hành ký hợp đồng lao động

Có thể sơ đồ hoá các quy trình tuyển dụng nhân sự sau:

( Xem phụ lục số 2 trang 74 )

1.2.2 Quản lý và sử dụng nhân sự thuộc văn phòng:

Hiện nay, văn phòng HĐND và UBND có 3 đ/c gồm: văn phòng và các cán

bộ chuyên viên, nhân viên Trong đó một bộ phận có trình độ chuyên môn đượcđào tạo theo yêu cầu và nhiệm vụ đúng với chức năng chuyên môn được đào tạo

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế,trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, văn phòng có trách nhiệm phân bổ nguồnnhân lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp

Tuỳ vào tính chất công việc, nhiệm vụ công tác, văn phòng đề nghị cơ quancho nhân sự trong văn phòng được đi học tập, bồi dưỡng để nâng cao trình độnghiệp vụ của mình.

1.3 Cách bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng.

Sắp xếp bố trí phòng làm việc khoa học có vị trí quan trọng quyết định đếnthành công trong công việc Phòng làm việc của văn phòng được bố trí tập trung ởkhu vực nhà A của trụ sở UBND xã Riêng phòng bảo vệ (thường trực) cơ quanđược bố trí ở dãy nhà gần cổng ra vào để dễ dàng cho việc hướng dẫn, theo dõikhách đến cơ quan liên hệ công tác Tuỳ vào tính chất công việc và sự phân côngnhiệm vụ mà mỗi phòng làm việc lại được sắp xếp bố trí, trang bị đồ dùng khácnhau Hiện nay văn phòng được trang bị một số thiết bị sau: 2 máy tính, 1 máyphôtô, 2 máy in, 2 máy điện thoại

Em xin được dẫn chững cụ thể việc tổ chức phòng làm việc của văn phòngHĐND và UBND xã Hiệp Sơn như sau:

Phòng làm việc của văn phòng được bố trí bên phải nhà A để tiện cho việcgiám sát và quản lý nhân viên cũng như kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo củathủ trưởng cơ quan

Trong phòng làm việc của văn phòng cũng được trang bị đầy đủ các phươngtiện, trang thiết bị làm việc như: máy in, máy tính, điện thoại, tủ đựng tài liệu, bànghế làm việc, tiếp khách, bảng ghi lịch công tác, đồng hồ, bình đựng nước nóng Trên bàn làm việc có các đồ dùng như bút, gim, kẹp tài liệu, sổ ghi chú, lịch nhằm giúp cho văn phòng có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệuquả nhất

Có thể sơ đồ hoá phòng làm việc của văn phòng như sau;

- Vị trí các thiết bị, phương tiện được sắp đặt khoa học và phù hợp tạo điềukiện tốt nhất cho các cán bộ văn phòng khi thực hiện nhiệm vụ.

* Nhược điểm:

- Tuy đã được đầu tư các thiết bị hiện đại trong phòng làm việc nhưng việc

bố trí, xắp xếp vẫn chưa khoa học như: bố trí bàn làm việc gần cửa ra vào, đặt điệnthoại bên phải bàn làm việc làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, đồng thờimột số đồ dùng, dụng cụ đã cũ cần được mua mới

Diện tích phòng làm việc còn hẹp, khoảng trống di động ít, khó khăn choviệc đổi mới, tổ chức lại phòng làm việc khi cần

- Do điều kiện kinh tế địa phương không cho phép nên việc đầu tư các trangthiết bị văn phòng còn gặp nhiều khó khăn Số lượng máy vi tính còn ít, một sốphòng còn chưa có điều hoà nhiệt độ, làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy tínhcũng như sức khoẻ của cán bộ, công chức đặc biệt là vào mùa hè oi bức

- Nhìn chung việc bố trí phòng làm việc ở đây được tổ chức tương đối khoahọc, nhưng bản thân em xin đề xuất thêm một số phương án khác như:

1 Bàn tiếp khách nên đặt gần cửa

2 Bàn làm việc đặt xa, chếch so với cửa ra vào và quay lưng vào cửa sổ

3 Tủ đựng hồ sơ nên đặt phía bên trái bàn làm việc

4 Điện thoại, đèn nên đặt phía bên trái bàn làm việc

5 Máy tính, máy in đặt bên phải bàn làm việc

6 Bàn làm việc nên sử dụng mô hình bàn chữ U hoặc chữ L

7 Trang bị thêm các trang thiết bị làm việc hiện đại cho văn phòng

1.4 Quy trình xây dựng công tác thường kỳ cho cơ quan.

Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của uỷ ban, quy mô thờigian có thể là tuần, tháng, quý, năm kế hoạch tuần được lập vào ngày cuối cùngcủa tuần trước; Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước; kếhoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; kế hoạch năm được lậpvào quý cuối cùng của năm trước

Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thóng nhất và hiệuquả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần,

tháng, quý, năm cho uỷ ban Quy trình xây dựng các chương trình kế hoạch ngàytuân theo các bước cụ thể sau: Văn phòng yêu cầu các ban đăng ký nội dung côngviệc; sau đó tổng hợp và xây dựng bản thảo; trình bản thảo, để xin ý kiến phêduyệt, ban hành chương trình, kế hoạch.

Có thể sơ đồ hoá quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ củaUBND xã Hiệp Sơn như sau:

Qua thời gian thực tập tại UBND xã Hiệp Sơn em thấy lại hình hội họp được

sử dụng nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị Trong đó bản thân em cũng đượctham gia phục vụ, chuẩn bị ở một số hội nghị của uỷ ban

Theo tìm hiểu của bản thân, để tổ chức được một hội nghị thành công cầnphải chuẩn bị tốt rất nhiều công việc Em xin khái quát một số công việc cơ bảnsau Đơn vị chủ trì hội nghị lập kế hoạch tổ chức hội nghị, đăng ký công việc vớivăn phòng để sắp xếp thời gian, số lượng đại biểu, địa điểm tổ chức, chuẩn bị nộidung, tài liệu phục vụ hội nghị, chuẩn bị kinh phí, cơ sở vật chất, khi hội nghị bắtđầu thực hiện một số công việc như: đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh đạibiểu, dẫn chương trình hội nghị, ổn định tổ chức, tuyên bố lý do, giới thiệu đạibiểu, nêu mục đích, lý do, thông báo về nội dung, chương trình hội nghị, chủ trìcuộc thảo luận, phát biểu ý kiến, tham gia xây dựng những nội dung đã triển khai,ghi biên bản, cảm ơn đại biểu đến dự, kết luận chung và tuyên bố bế mạc hội nghị

Sơ đồ hoá quy trình tổ chức hội nghị của UBND xã Hiệp Sơn

( Xem phụ lục số 5 rang 77)

1.6 Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của văn phòng.

Tổ chức chuyến đi công tác là một số hoạt động thường xuyên, cần thiếtkhông thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơquan Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra, đi hướng dẫn cơ sở, đithăm quan, học tập kinh nghiệm quản lý hoặc đi nước ngoài Vì vậy chuyến đicủa lãnh đạo được cán bộ văn phòng chuẩn bị rất chu đáo như: Lập kế hoạch cụ thểchuyến đi, trình thủ trưởng phê duyệt, liên hệ đến nơi công tác, đôn đốc nhắc nhởcác đơn vị thực hiện nhiệm vụ phân công; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí,văn bản, tài liệu có liên quan, báo cáo công tác của cơ quan khi thủ trưởng đi côngtác, khi lãnh đạo đi công tác về thì báo cáo tình hình giải quyết công việc, thanhquyết toán kinh phí chuyến đi

Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

( Xem phụ lục số 6 trang 78)

1.7 Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan.

Thông tin là tri thức được ghi lại trên các phương tiện như: văn bản, sáchbáo hay ở dạng số hoá Thông tin trong hoạt động quản lý là toàn bộ những sự kiệnxảy ra và các yếu tố bên ngoài có liên quan đến hoạt động đó Thông tin có ý nghĩahết sức quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề cụ thể, thậm chí có ảnh hưởngtrực tiếp tới hệ thống của cơ quan

Việc cung cấp thông tin cho thủ trưởng là hết sức cần thiết, nhất là trong thờigian bùng nổ thông tin như hiện nay Để có thể cung cấp kịp thời thông tin phục vụcho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Quy trình cung cấp thông tin đượctiến hành như sau: Thu thập thông tin, xử lý thông tin, tổng hợp và cung cấp thôngtin cho lãnh đạo

Thông tin sau khi được sàng lọc có thể được trình lên lãnh đạo thông quavăn bản, điện thoại, fax internet, truyền miệng những thông tin cung cấp cho lãnhđạo lúc này phải đảm bảo được chất lượng, cũng như tính kịp thời của tin

Sơ đồ hoá quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan:

( Xem phụ lục số 7 trang 79)

1.8 Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng.

Có thể nói việc đầu tư, xây dựng mô hình văn phòng hiện đại trên thế giớiđặc biệt là ở các nước phát triển là rất phổ biến Nhưng ở Việt Nam do điều kiệnkinh tế chưa cho phép nên việc phát triển mô hình văn phòng hiện đại chỉ diễn ra ởcác doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Riêng đối vớivăn phòng cơ quan hành chính Nhà nước, để có thể bắt kịp với xu thế xã hội hiệnđại cần phải tiến hành một số công việc cơ bản như;

- Tăng cường việc ứng dụng khao học công nghệ tiên tiến, trang bị cácphương tiện, kỹ thuật hiện đại vào phục vụ vụ công tác hành chính văn phòng, gópphần nâng cao năng xuất, hiệu quả giải quyết công việc

- Tích cực nâng cao các kỹ năng nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp thôngtin Đảm bảo chất lượng của tin, cung cấp kịp thời cho lãnh đạo giúp đón đầu, tiênliệu, dự báo phát triển, đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn sáng tạo

- Tiến hành đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức theo hướng đa năng, toàndiện về nghiệp vụ, chuyên môn Đáp ứng được yêu cầu của nền hành chính tronggiai đoạn mới

- Xây dựng các quy trình, nghiệp vụ hành chính chuẩn mực, mang tính khoahọc cao góp phần nâng cao chất lượng giải quyết công việc, tăng năng xuất laođộng

2 Khảo sát tình hình công tác văn thư của UBND xã Hiệp Sơn.

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư của UBND xã được tổ chức theo hình thức tập trung, cócán bộ Văn thư chuyên trách (trình độ trung cấp) Với nhiều năm kinh nghiệm, sửdụng thành thạo các thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ, chuyên mônđáp ứng được yêu cầu cải cách hành chính Văn thư cùng chung một phòng vớivăn phòng để tiện cho việc liên hệ công tác Mọi văn bản, giấy tờ đi hay đến đềuphải qua văn thư Các phương tiện phục vụ công tác văn thư được trang bị như: Tủđựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khoá để đựng con dấu và tài liệu quan trọng,máy vi tính, máy in và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng như

quản lý văn bản đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật

và khoa học

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.

2.2.1 Quy định của cơ quan về ban hành và soạn thảo văn bản

- Văn bản do cơ quan ban hành ra phải có mục đích rõ ràng Nghĩa là nộidung ban hành phải xoay quanh một vấn đề có liên quan đến chức năng nhiệm vụcủa cơ quan

- Nội dung văn bản phải đảm bảo tính đúng đắn, khách quan phù hợp vớiđiều kiện thực tế và quy định của pháp luật

- Hình thức của văn bản phải thể hiện đầy đủ và chính xác các thành phầnquy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP

- Câu văn trong văn bản phải thể hiện văn phong hành chính, phải ngắn gọn,

dễ hiểu, phù hợp trình độ dân trí

- Văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy định củahiến pháp, pháp luật

2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản.

UBND xã Hiệp Sơn có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như: Quyếtđịnh, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình

Chủ tịch ký các văn bản như: Quyết định và một số văn bản khác của UBND

xã về chế độ và chính sách tổ chức và nhân sự thuộc trách nhiệm, quyền hạn củamình

Khi Chủ tịch đi vắng, Phó chủ tịch xã có thẩm quyền ký thay một số văn bảnthuộc thẩm quyền của UBND và Chủ tịch UBND xã các phó chủ tịch ký thay một

số văn bản thuộc các ngành, lĩnh vực mình phụ trách

Chánh văn phòng được Chủ tịch UBND xã uỷ quyền ký thừa lệnh một sốvăn bản Tất cả các văn bản pháp quy của chủ tịch, phó chủ tịch, văn phòng đềuphải ký trực tiếp

* Ưu điểm:

- Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền Việcphân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp cho văn bản

ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định Đồng thời cũng tạo điều kiện thuậnlợi cho việc quản lý giải quyết các văn bản và truy cứu trách nhiệm cá nhân liênquan đến văn bản.

UBND xã coi các văn bản là cẩm nang pháp lý trong việc chỉ đạo, lãnh đạo

để thực hiện tốt các nhiệm vụ chính trị của địa phương nên thẩm quyền ban hànhvăn bản luôn được quan tâm quán triệt thực hiện

* Nhựơc điểm:

- Tuy đã được quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bảnnhưng những quy định này không được chi tiết cụ thể hoá nên đôi khi vẫn xảy ratình trạng chồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý, giải quyết văn bản dẫn đếnviệc truy cứu trách nhiệm còn được gặp nhiều khó khăn

- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản chưa được thống nhất dẫn đếnthẩm quyền ký văn bản cũng như các thể thức đề ký đôi khi còn chưa đúng, chưachuẩn

2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.

Hàng ngày ở UBND xã Hiệp Sơn văn phòng được lãnh đạo HĐND &UBND xã phân công soạn thảo số lượng văn bản tương đối lớn Đó có thể là Côngvăn trả lời, giao việc, Giấy mời, Quyết định, Thông báo Nhìn chung để ban hànhmột văn bản quản lý đều phải tuân theo một quy trình nhất định

Các bước soạn thảo văn bản ở cơ quan chủ yếu là: Xác định tên lọai vănbản, thu thập thông tin, xây dựng đề cương, bản thảo, chuyển xuống văn thư chỉnhsửa về nội dung và hình thức ghi số, trình thủ trưởng duyệt và xin ý kiến giảiquyết, phê duyệt của người có thẩm quyền

Có thể sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản như sau:

( Xem phụ lục số 8 trang 80)

2.2.4 Tìm hiểu tình hình kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn bản cơ quan.

2.2.4.1 Hệ thống hoá văn bản cơ quan trong 5 năm gần đây.

Trong th i gian th c t p UBND xã Hi p S n, em ã tìm hi u v th ngời gian thực tập ở UBND xã Hiệp Sơn, em đã tìm hiểu và thống ực tập ở UBND xã Hiệp Sơn, em đã tìm hiểu và thống ập ở UBND xã Hiệp Sơn, em đã tìm hiểu và thống ở UBND xã Hiệp Sơn, em đã tìm hiểu và thống ệp Sơn, em đã tìm hiểu và thống ơn, em đã tìm hiểu và thống đã tìm hiểu và thống ểu và thống à thống ống

kê s lống ượng văn bản cơ quan ban hành ra trong 5 năm gần đây như sau:ng v n b n c quan ban h nh ra trong 5 n m g n ây nh sau:ăn bản cơ quan ban hành ra trong 5 năm gần đây như sau: ản cơ quan ban hành ra trong 5 năm gần đây như sau: ơn, em đã tìm hiểu và thống à thống ăn bản cơ quan ban hành ra trong 5 năm gần đây như sau: ần đây như sau: đã tìm hiểu và thống ư

Tổng số Quyết Định Các loại văn bản khác

2.2.4.2 Công tác kiểm tra và rà soát văn bản.

Trong quá trình đưa ra, ban hành những văn bản mới có thể phát sinh nhữngtồn tại, khiếm khuyết cũng như những sai sót Công tác rà soát và hệ thống hoá cácvăn bản quy phạm pháp luật nhằm loại bỏ những quy định pháp luật không cònhiệu lực hoặc chồng chéo, trùng lặp được triển khai có kết quả Trong 2 năm(2007–2008), phòng Tư pháp đã phối hợp với các phòng rà soát văn bản quy phạmpháp luật, trên cơ sở phân loại 2.840 văn bản, đề nghị bãi bỏ 1 văn bản hết hiệulực, đề nghị bổ xung, sửa đổi 29 văn bản

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã

đã có bước đổi mới theo hướng nâng cao trách nhiệm của các cơ quan được chủ trìxây dựng văn bản Kết quả từ 2007 – 2008 xã Hiệp Sơn đã tổ chức tư vấn phápluật miễn phí cho 158 lượt người dân

2.2.5 Thể thức văn bản.

Nhìn chung các văn bản UBND xã Hiệp Sơn ban hành có đầy đủ 9 thànhphần cơ bản, các thành phần này được được trình bày theo thể thức quy định tạiThông tư liên tịch số 55 của Bộ nội vụ và văn phòng chính phủ Ngoài ra, văn bảncũng có thể có thêm một số thành phần bổ sung như: dáu chỉ mức độ mật, khẩn,dấu mang tính chất chỉ dãn (“xem xong trả lại” “lưu hành nội bộ” ) thông tin chỉtính chất dự thảo, viết tắt tên người đánh máy, số lượng bản phát hành,

* Ưu điểm: Về văn bản do địa phương ban hành đã đảm bảo tính khoa học,

tính pháp lý chân thực cũng như tính thẩm mỹ

* Nhược điểm:

Thông tư liên tịch số 55 ban hành từ năm 2005, đến nay đã áp dụng thựchiện được 4 năm, nhưng việc trình bày các thành phần thể thức của văn bản vẫncòn một số chỗ chưa phù hợp với quy định như:

Những văn bản không có tên loại như Công văn, trong phần số, ký hiệu vẫn

có ký hiệu của tên loại văn bản

- Phần nơi nhận vẫn trình bày sai: Chữ “Nơi nhận” được trình nghiêng, đậm

và ngạch dưới Ví dụ: Nơi nhận (có tài liệu minh hoạ)

- Phần “Lưu” cũng trình bày chưa hợp lý Sau từ Lưu không có dấu chấm (.)

Ví dụ: “ Lưu VP.” ( Có tài liệu minh hoạ)

- ở bản sao lục, sao y văn bản, thành phần ngày, tháng, năm ban hành vănbản được để ở kiểu chữ nghiêng đậm Như vậy là chưa phù hợp Ví dụ: “ HiệpSơn, ngày 08 tháng 4 năm 2009” ( có tài liệu minh hoạ)

- Với những công văn hành chính hoặc 1 số giấy mời có nhiều đơn vị, cánhân nhận văn bản thì sau từ “ Kính gửi” là dấu hai chấm (:) và gạch đầu dòng tên

cá nhân, đơn vị nhận ngay, chứ không để xuống dòng, gạch đầu dòng

Ví dụ: Kính gửi: - UBND huyện Kinh Môn

- Phòng kinh tế hạ tầng huyện Kinh Môn

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.

2.3.1 Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi:

Nhìn chung quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi là một tổng thể cácbước như: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, trình văn bản,ghi sổ, ngày tháng năm và đóng dấu đến, đăn gký, chuyển giao văn bản đi (quabưu điện, hoặc văn thư chuyển trực tiếp) thường xuyên tập hợp văn bản xếp vàocặp để lưu

* Ưu điểm: Qua thực tế và trực tiếp giải quyết công việc tại văn phòng

HĐND - UBND xã Hiệp Sơn em thấy nhân viên văn thư của cơ quan là người cókinh nghiệm làm việc lâu năm, rất nhiệt tình với công việc, luôn hoàn thành tốtcông việc của mình, đảm bảo đúng nguyên tắc, chính xác, cẩn thận

Ví dụ: Nhân viên văn thư rất cẩn thận trong việc đăn gký văn bản, các dựliệu được nhập tuần tự, chính xác; con dấu được đóng ngay ngắn, đúng quy định

* Nhược điểm: Do không được đào tạo chuyên ngành, bồi dưỡng thường

xuyên nên việc đăng ký văn bản vẫn còn thực hiện trên sổ chứ không có phần mềmquản lý văn bản riêng Bên cạnh đó trong quá trình đánh máy văn bản chưa kiểmtra kỹ lưỡng, còn sai lỗi chính tả Khi trình bày văn bản có lúc còn nhầm lẫn từ sốnày sang số khác

Có thể sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi như sau:

(Xem phụ lục số 9 trang 81)

2.3.2 Nội dung, nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến.

Văn bản đến cơ quan được tổ chức, giải quyết theo các bước sau: Văn thư cơquan chịu tiếp nhận kiểm tra, phân loại bóc bì đóng dấu đến vào sổ để đăng ký vănbản đến Sau đó văn bản được chuyển đến người có thẩm quyền để giải quyết vàchuyển giao cho người có thẩm quyền để tiếp nhận xử lý công việc

Có thể sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến như sau:

Muốn hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng từng cán bộ nhânviên trong quá trình giải quyết can phải chú trọng thu nhập kịp thời văn bản tài liệu

để đưa vào hồ sơ, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng việcđó

2.3.3.2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉ đạocác cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị để văn thư cơquan tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ hiện hành

Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, mục lục hồ sơ được lậpt hành 3 bản,trong đó bên giao và bên nhận mỗi bên 1 bản, 1 bản ở văn phòng tại văn phòng uỷcủa ban

* ưu nhược điểm: Tuy những hồ sơ ở UBND xã Hiệp Sơn lập không đáng

kể, song về chất lượng thì đây là hồ sơ lập khá tốt, đầy đủ các giấy tờ có liên quan,được xếp theo trình tự công việc lôgíc

Có thể sơ đồ hoá công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơquan như sau:

(Xem phụ lục số 11 trang 83)

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định cụ thể tại Nghị định số58/2001/NĐ-CP, ngày 24/08/2001 của Chính phủ; Thông tư liên tịch số07/2002/TT- LT, ngày 06/05/2002 của Bộ Công an và Bộ tổ chức Cán bộ Chínhphủ về hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định 58

UBND xã Hiệp Sơn có các con dấu sau: Dấu của UBND, dấu văn phòng,dấu chức danh, dấu họ tên, dấu hoả tốc, dấu đến,

Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản khi đã có chữ ký hợp lệ,tức là chữ ký của thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng cơ quan uỷ quyền ký vănbản Điều đó đòi hỏi cán bộ văn thư phải nhận biết được chữ ký của lãnh đạo,trong trường hợp nhân viên đánh máy vào văn bản phần họ tên của người ký màchỉ để chức danh thì nhân viên văn thư phải cẩn thận

Cán bộ văn thư là người được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụngcon dấu Theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu thì chỉ cán bộvăn thư mới được quyền đóng dấu, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ con dấu, không

để mất, không tự ý trao cho người khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo văn phòng.Tuy nhiên, như đã nói ở trên do biên chế văn thư mới chỉ có một nên việc quản lýcon dấu còn chưa chặt chẽ

3 Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của UBND xã Hiệp Sơn.

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ văn thư xác định nguồn tàiliệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao vào các kho lưu trữ Cán bộ,công chức trong quá trình làm việc phải nộp hồ sơ công việc của cơ quan

Công tác thu thập bổ sung vào lưu trữ cơ quan dựa trên 3 nguyên tắc: theothời đại lịch sử, theo phông lưu trữ, theo phối phông.

Đối với UBND xã Hiệp Sơn công tác lưu trữ chưa được quan tâm, do vậynhiều tài liệu còn ứ đọng ở các đơn vị, công chức, đặc biệt là tài liệu chính quyềncữ

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Chỉnh lý tài liệu và việc tổ chức khai thác tài liệu trong phông theo mộtphương án pâhn loại khoa học UBND xã Hiệp Sơn lựa chọn phương án chỉnh lý

và “thời gian- mặt hoạt động”

Để tiến hành chỉnh lý tài liệu phải thực hiện các bước sau:

* Phân chia tài liệu chỉnh lý:

Có thể lấy ví dụ tài liệu năm 2000 của UBND xã Hiệp Sơn như sau: Banđầu tài liệu được chia thành từng nhóm lớn theo mặt hoạt động (khối tổng hợp,khối hành chính, khối văn xã, khối nông - lâm nghiệp, khối công nghiệp ) tiếptheo tài liệu trong mỗi khối lại được phân chia ra thành từng nhóm vừa ( ví dụ: tàiliệu trong khối nội chính được chia thành tài liệu tổ chức cán bộ, tài liệu về công

an, quốc phòng ) tài liệu trong nhóm vừa lại được chia thành nhiều nhóm nhỏ ( vídụ: tài liệu khối tổ chức cán bộ được chia thành tài liệu về tổ chức bộ máy và tổchức cán bộ ) Nếu có thể chia nhỏ được thì cán bộ chỉnh lý tiếp tục chia nhỏ khốitài liệu đó để tiện cho việc tra tìm Trong quá trình này cần chú ý loại bỏ những tàiliệu đã hết giá trị Tài liệu trong một nhóm nhỏ lại được sắp xếp theo một trật tựnhất định

* Lập hồ sơ:

Sau khi kiểm tra lại lần cuối cùng xem nhóm nhỏ đã đạt yêu cầu chưa, cán

bộ chỉnh lý sẽ sắp xếp tài liệu trong từng nhóm nhỏ theo số hoặc ngày tháng rồitiến hành đánh số tờ cho văn bản vào mục lục hồ sơ

Trong quá trình phân loại tài liệu ra phải dự kiến tiêu đề hồ sơ bằng mảnggài vào sơ mi Khi bên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến, biên mục chính thức vào bìa

hồ sơ Nội dung của bìa hồ sơ phải thể hiện được những nội dung như: tên phòng

lưu trữ, tên đơn vị, tổ chức, tên tiêu đề hô sơ, thời gian bắt đầu và kết thức, sốlượng bì, thời hạn bảo quản, số lưu trữ, sắp xếp tài liệu lên giá tủ.

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Phương tiện bảo quản tài liệu lưư trữ thông thường ở UBND xã Hiệp Sơnchủ yếu là: giá, tủ, hòm đựng tài liệu Ngoài những phương tiện này, để thuận tiệncho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu các hồ sơ được đểtrong cặp, hộp đựng tài liệu

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiên cứu, sử dụng các biện pháp khoahọc để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốtnhững yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài các biện pháp kỹthuật Chống ẩm mốc, côn trùng, chống cháy

Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ: Kho lưu trữ có chế độ quản lý tàiliệu nhằm bảo vệ tài liệu an toàn; quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất về chất lượng,

số lượng của tài liệu lưu trữ; đảm bảo vệ sinh và có nội quy ra vào kho Ngoài ra,

để tránh cho việc gây hư hại tài liệu cơ quan cũng sử dụng hoá chất để bảo quản

Đối với những tài liệu hư hỏng, phải đem sửa chữa, nếu có thể áp dụng khoahọc kỹ thuậ thì phải qua một số lần thí nghiệm khi thấy chắc chắn mới được ápdụng cho tài liệu

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan:

Tổ chức sử dụng tài liệu là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưutrữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết nhiệm vụ hiện hành của cơquan, tổ chức, cá nhân

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc được áp dụng phổ biến nhấttrong các cơ quan vì thế UBND xã Hiệp Sơn áp dụng phương pháp này Phòngđọc còn là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả nên thu được nhiều ý kiến đóng góp

Đối với văn phòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn, phòng đọc chưa được đầu

tư nhiều nhưng cũng phục vụ được phần nào nhu cầu của cán bộ và nhân dân địaphương

Chính vì vậy, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã nâng cao đời sống vật chấttinh thần cho nhân dân, là động lực thúc đẩy sự nghiệp lưu trữ phát triển Công tác

lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, nó đã gópphần vào nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ, thực hiện các nhiệm vụ của địaphương vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ bảo quản antoàn và tổ chức sử dụng.

3.5 Đánh giá những ưu nhược điểm về công tác lưu trữ tại UBND xã Hiệp Sơn.

- Công tác lưu trữ được tổ chức tương đối khoa học, bảo quản được số lượnglớn tài liệu lưu trữ, chất lượng được đảm bảo

- Tuy nhiên, công tác lưu trữ chưa được quan tâm nên nhiều tài liệu còn ứđọng nhất là tài liệu của chính quyền các thời kỳ

- Chưa có biên chế lưu trữ riêng, công tác lưu trữ còn do cán bộ văn thưkiêm nhiệm

- Kho lưu trữ cũng chưa được quan tâm, các trang thiết bị bảo quản tài liệu

đã cũ, không còn phù hợp; phương tiện tra tìm lạc hậu, chưa đáp ứng được yêu cầucủa người sử dụng, tài liệu sắp xếp còn lộn xộn, chưa khoa học,

Chương III Soạn thảo văn bản quản lý

(Xem phụ lục: Trang 31 đến trang 72)

Chương IV nhận xét đề xuất ý kiến về công tác hành chính văn phòng

1 Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ ở UBND xã Hiệp Sơn – huyện Kinh Môn – tỉnh Hải Dương.

1.1.ưu điểm.

1.1.1 Hoạt động của văn phòng:

Văn phòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn là đơn vị thực hiện tương đối tốtcác chức năng nhiệm vụ của mình, luôn đi đầu trong phong trào thi đua UBND xã

tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ của địa phương Ngày nay, văn phòng đang cónhững sự thay đổi lớn như: đội ngũ cán bộ, công chức chủ yếu là thế hệ trẻ có lòngnhiệt tình, tư duy, sáng tạo và được đào tạo trình độ chuyên môn bài bản; các trang

thiết bị văn phòng khá đầy đủ và hiện đại (máy tính, máy in, máy fax, máy scan,máy phôtôcopy, điện thoại, điều hoà, tủ đựng tài liệu, cặp hồ sơ, văn phòngphẩm, )

Tháng 1/2009 được sự quan tâm của UBND xã tỉnh Hải Dương và cácngành có liên quan đầu tư cho văn phòng HĐND - UBND xã Hiệp Sơn đã được bổsung thêm 02 máy tính, 2 máy in bộ bàn ghế làm việc góp phần đêm lại nguồn cổ

vũ, khích lệ tinh thần lớn lao đối với cán bộ văn phòng nơi đây, đồng thời cũnggiúp nâng cao hiệu quả công việc

Việc sắp xếp, phân công công việc trong văn phòng cũng rất hợp lý, đảmbảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, mỗi công việc được giải quyết mộtcách nhanh chóng và hiệu quả nhất Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơquan được văn phòng chỉ đạo thực hiện một cách khoa học, chính xác và kịp thờigiúp cung cấp thông tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo

Bên cạnh đó, văn phòng cũng rất quan tâm tới việc bồi dưỡng, đào tạo cán

bộ, công chức cả về chuyên môn và đạo đức chính trị Thường xuyên tổ chức cáclớp tập huấn nghiệp vụ chuyên môn góp phần nâng cao trình độ như: Cử cán bộ đihọc thêm lớp bồi dưỡng chính trị ngắn hạn, lớp đào tạo tiếng anh trình độ B nhờ

đó 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp và có bằng cấp

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, là cầu nối giữa lãnh đạo với cá nhân vàđơn vị khác trong cơ quan vì vậy các cán bộ văn phòng luôn giữ cho mình tácphong làm việc khoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự, thể hiện nét văn hoá của

cơ quan mình

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo được những yêu cầu màNhà nước quy định Mỗi cán bộ soạn thảo Nhà nước luôn rèn luyện cho mình đứctính cần cù, cẩn thận, khoa học để văn bản ban hành ra đảm bảo cả về chất lượng

và số lượng

Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủhiện đại đảm bảo hiệu qủa giải quyết công việc

1.1.2 Công tác hành chính văn phòng;

Cán bộ văn phòng đều là những người có trình độ chuyên môn, nhạy bén,say mê tìm tòi, sáng tạo trong công việc Chính vì vậy công tác hành chính vănphòng luôn được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả Đáp ứng được yêucầu cải cách nền hành chính trong thời đại mới.

Việc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc đượcthực hiện nghiêm túc Mỗi cán bộ đều có ý thức chấp hành sự chỉ đạo, điều hànhcủa lãnh đạo, từ đó phấn đấu hoàn thiện bản thân, tích cực tham gia xây dựng mốiquan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong cơ quan

1.2 Nhược điểm

1.2.2 Công tác văn phòng;

Trong thời đại bùng nổ thông tin thì công tác Văn phòng vẫn còn gặp một sốkhó khăn như các trang thiết bị văn phòng đã cũ, lạc hậu không thích ứng kịp thờinhững yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo

Nhân sự trong văn phòng, đặc biệt là nhân sự ở bộ phận tổng hợp còn thiếudẫn đến công việc đôi khi còn chậm, ùn tắc

1.2.3 Công tác hành chính văn phòng

Chất lượng văn bản được ban hành chưa cao Văn bản do văn phòng còn rấthnạ chế Vì vậy công tác văn phòng cũng gặp rất nhiều khó khăn

2 Đề xuất giải quyết nhằm phát huy ưư điểm, khắc phục tồn tại hạn chế

về công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ.

Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên Công nghệ thông tin đòi hỏi mỗi cơquan phải tự hoàn thiện, nâng cao năng lực hoạt động của mình kịp thời đáp ứngnhững yêu cầu của nền kinh tế thị trường Tiến tới xây dựng mô hình Văn phònghiện đại kiểu mẫu phù hợp với xu thế của thời đại

Để làm được điều này, mỗi văn phòng cần phải chủ động cải tiến các quytrình nghiệp vụ, với sự hỗ trợ của các thiết bị kỹ thuật tiưên tiến và đội ngũ conngười làm văn phòng có trình độ cao Bản thân em xin có một số ý kiến đề xuấtnhư sau:

2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức.

- Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, năng lực nhận thức của lãnh đạo cũngnhư cán bộ, công chức văn phòng về công tác hành chính, văn thư lưu trữ trong xuthế mới của thời đại Giúp cho hoạt động của văn phòng bắt kịp đáp ứng được nhucầu của nền hành chính Nhà nước trong thời kỳ hội nhập toàn cầu.

- Thường xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn,nghiệp vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan như: cử cán bộ đi học các lớp hàmthụ, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, các lớp tập huấn ngắn hạn, các buổi tham quanhọc tập kinh nghiệm,

- Mỗi cán bộ, công chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện mình cả về nhậnthức và chuyên môn, nghiệp vụ; trau dồi đạo đức, lối sống, bản lĩnh chính trị, cónhư vậy mới đáp ứng được yêu cầu của nền công vụ trong cuộc công nghiệp hoá,hiện đại hoá đất nước

- Nâng cao trình độ nhận thức, khả năng nhận biết và xử lý thông tin củacán bộ văn phòng Không để chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự

vụ lấn át chức năng chủ động xử lý thông tin Tăng cường công tác đào tạo trình độngoại ngữ và tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng được nhu cầugiải quyết công việc trong văn phòng hiện đại,

2.2 Về quy trình nghiệp vụ:

- Mỗi công việc trong văn phòng như xây dựng chương trình công tác, soạnthảo và ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác phân loại,sắp xếp hồ sơ, tài liệu, nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử, đều phải đưa ra những quyđịnh cụ thể về nghiệp vụ cũng như quy trình tổ chức, giúp cho công việc được giảiquyết một cách trình tự và khoa học

- Tăng cường triển khai thực hiện hiệu quả việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO9000-2000 trong công tác văn phòng, TCVN: 5700-2002 văn bản quản lý Nhànước mẫu trình bày

- Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hoá về quy trình soạn thảo và banhành văn bản, có sự phân công công việc một cách khoa học và hợp lý, không đểxảy ra tình trạng chồng chéo, bỏ xót việc

- Tổ chức công việc một cách khoa học cả về nhân sự, sổ sách, tài liệu và cơ

sở vật chất, đặc biệt là công tác lập hồ sơ Đây là công việc có ý nghĩa hết sức quantrọng tới công tác quản lý và giai quyết công việc trong cơ quan Có thể sử dụngmột số biện pháp cụ thể như: tổ chức tập huấn cho cán bộ văn thư, lưu trữ, cónhững quy định cụ thể về việc lập hồ sơ, không để tình trạng văn bản bị phân tán

- Cần cập nhập và sử dụng phần mềm quản lý văn bản đề cập nhật và quản

lý văn bản đi, đến cơ quan

- Quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ như: có biên chế cán bộ lưu trữ,đầu tư trang bị cho kho, dụng cụ và các phương tiện bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ

sơ, giá, cặp, bó, ) để phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động lưu trữ, khai thác,

sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụngtài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin củalãnh đạo, cán bộ và quần chúng nhân dân ở địa phương

2.3 Về trang thiết bị văn phòng.

Tích cực đổi mới văn phòng kiểu cũa sang văn phòng hiện đại, trong đó tậptrung tới các vấn đề cải thiện các phương tiện làm việc, trang bị các trang thiết bịhiện đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: điện thoại, máy fax, máy tính, máy in, máyphôtôcopy, cho văn phòng, giúp công việc được giải quyết một cách dễ dàng gópphần tích cực vào công tác xây dựng Chính phủ điện tử

Xây dựng một mô hình văn phòng làm việc hiệu quả có sự kết hợp hài hoàgiữa con người văn phòng và phong thuỷ Tổ chức phòng làm việc một cách khoahọc với đầy đủ các tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việccông sở đảm bảo cả về sức khoẻ và tinh thần cho cán bộ công chức

- Trang bị máy tính, máy in và các dụng cụ làm việc khác để phục vụ côngtác văn thư: ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản

Tiến tới quản lý văn bản bằng phần mềm dữ liệu phục vụ cho nhu cầu tratìm một cách nhanh chóng Đồng thời, trang bị thêm điện thoại cho phòng văn thư

để tiện cho việc điều hành, chỉ đạo công tác của lãnh đạo văn phòng

Hiện nay ở môi trường làm việc công sở đã được trang bị thêm rất nhiềutrang thiết bị hiện đại, trong quá thực tập bản thân em cũng như nhiều học viên

còn gặp nhiều khó khăn, lúng túng trong cách sử dụng các trang thiết bị hiện đại

đó Xuất phát từ những khó khăn của bản thân trong quá trình thực tập tại UBND

xã Hiệp Sơn em rất mong nhà trường và khoa Quản trị văn phòng xem xét, tăngthêm số tiết học các môn như: Sử dụng trang thiết bị văn phòng, tin học văn phòng,nghi thức nhà nước, cũng như tăng thêm số tiết thực hành để giúp học viên nắmvững kiến thức và nghiệp vụ, không bị bỡ ngỡ trong thực tập ngoài

Trên đây là những ý kiến đề xuất của bản thân em sau quá trình thực tập tại

cơ quan, kết hợp những kiến thức đã học được từ sách vở và nhà trường Em hỵvọng mình có thể đóng góp một phần nhỏ bé giúp cho công tác văn phòng ngàycàng khẳng định được ưu thế của mình trong nền kinh tế – xã hội phát triển hiệnnay

Phần C: kết luận

Gia nhập WTO, hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội cũng như tháchthức cho Việt Nam đòi hỏi chúng ta phải không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vựcnhằm nâng cao ưu thế, khả năng cạnh tranh của mình Để tận dụng một cách triệt

để các cơ hội, vượt qua những khó khăn thử thách, Đảng và Nhà nước ta đã chỉđạo các cơ quan, tổ chức, các ban ngành, đoàn thể tích cực hoàn thiện khuôn khổpháp lý, tạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả nền hànhchính quốc gia Bên cạnh quyết tâm về mặt chủ trương, cần phải có một đội ngũcán bộ đủ mạnh xuyên suốt từ Trung ương đến địa phương Đây cũng là một tháchthức to lớn đối với chúng ta bởi vì đội ngũ cán bộ, công chức còn hạn chế về kinhnghiệm điều hành

Chính những yêu cầu cấp bách của tình hình mới đã khiến Văn phòng trởthành 1 bộ phận quan trọng không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức Chính vìvậy, Văn phòng phải là đơn vị đi đầu trong hoạt động cải cách hành chính, cải tiến

kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ, nâng cao trình độ cán bộ, công chức làm việc trongvăn phòng Để làm được điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có

sự quan tâm đầu tư hơn nữa của Đảng và Nhà nước giúp cơ quan cần phải có sựquan tâm đầu tư hơn nữa của Đảng và nhà nước giúp cho Văn phòng có thể pháthuy hết những tiềm năng thế mạnh của mình

Các văn phòng nước ta hiện nay đang có những bước chuyển mình rõ rệtVăn phòng kiểu cũ sang Văn phòng kiểu mới với sự cải tiến về quy trình nghiệp

vụ, trang thiết bị làm việc và đặc biệt là đội ngũ cán bộ, công chức làm công tácVăn phòng Tác nghiệp hành chính văn phòng, văn thư - lưu trữ là một nghiệp vụquan trọng trong công tác hành chính đối với tất cả các cơ quan nói chung và Vănphòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn nói riêng Nó giúp cơ quan giải quyết côngviệc được nhanh chóng và chính xác, kịp thời đảm bảo bí mật, tránh sai xót xảy ra,đặc biệt với xu thế phát triển vượt bậc của Công nghệ thông tin,…

Thời gian khảo sát và thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn

đã giúp em nhận thức đúng đắn hơn về vị trí của công việc áp dụng kiến thức hànhchính văn phòng, văn thư - lưu trữ, tạo cơ sở cho việc áp dụng kiến thức đã họcvào thực tế của văn phòng UBND xã Thông qua những công việc được làm trongthời kỳ này đã giúp em tiếp thu những kinh nghiệm cần thiết cho bản thân sau nàytrong thực tế môi trường công sở, làm quen được tác phong công tác của một cơquan Nhà nước đồng thời bổ sung và nâng cao kỹ năng trong công việc

Thông qua quá trình thực tập, được sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ, đặcbiệt là sự quan tâm của các thầy cô giáo đã giúp em nâng cao được trình độ chuyênmôn và học hỏi thêm được những kinh nghiệm, đức tính quý báu của người cán bộvăn phòng trong tương lai

Qua đây, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ và lãnhđạo văn phòng đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt khoá thực tập Em cũngxin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu nhà trường, các thầy côgiáo khoa Quản trị Văn phòng đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đợt thựctập tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hiệp Sơn, ngày 28 tháng 7 năm 2010

Học viên

Trần Trọng Khoan

Phần D: phụ lục

I Tài liệu tham khảo

1 nghị định số 140/CP, ngày 28/9/1963 Hội đồng Bộ trưởng ban điều hành

điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ

2 Công văn số 608/LTNN – TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục lưu trữ Nhà

nước ban hành bản hướng dẫn về ứng dụng công nhệ thông tin trong văn thư – lưutrữ

3 Nghị định số 58/2001/NĐ - CP, ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng

con dấu

4 Thông tư số 21/2005/TT- BNV, ngày 01/02/2005 của Bộ nội vụ hướng

dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ,

cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND

5 Thông tư liên tịch số 55/2005 TTLT – BNV – VPCP, của Bộ nội vụ và

văn phòng Chính phủ ban hành ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

6 Công văn số 425/VLTTNN, ban hành ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư

Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến

7 Giáo trình lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương

Đình Quyền, xuất bản năm 2004

8 Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ Hành chính – TS Lưu Kiếm Thanh ( củ

biên) xuất bản năm 2004

9 Giáo trình Lưu trữ học, Giáo trình nghiệp vụ công tác Văn thư, Giáo trình

nghiệp vụ Thư ký, Giáo trình quản trị Văn phòng,…( chương trình của trường Caođẳng văn thư lưu trữ trung ương I)

10 Thông tư liên tịch của Bộ công an – Ban tổ chức cán bộ Chính phủ số

07/2002/TTLT – BCA – CBCP, ngày 16/5/2002 hướng dẫn thực hiện một số quyđịnh tại Nghị định số 58/2001/NĐ - CP, ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng condấu

11 Soạn thảo và sử lý văn bản quản lý Nhà nước – PGSTSKH Nguyễn Văn

Thâm, nhà xuất bản Chính trị quốc gia năm 2003

12 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Nhà xuất bản – Chính trị quốc gia Hà nội

năm 2001

II Các văn bản

Uỷ ban nhân dân

Thực hiện Nghị quyết đại hội Đảng bộ lần thứ XXXI, UBND xã đã xâydựng chương trình phát triển thanh niên giai đoạn 2010 – 2015

Song dưới sự lãnh đạo trưqcj tiếp của BCH Đảng bộ, sự điều hành chỉ đạocủa chính quyền, sự phối hợp với UBMTTQ và các tổ chức chính trị xã hội cơ bảnđúng đắn và có hướng phát triển

I Tình hình thanh niên và tổ chức đoàn.

1 ưu điểm.

Đại bộ phận thanh niên đã tích cực học tập, rèn luyện phấn đấu để tiến bộ,hình thức và nội dung các phong trào của thanh niên thiết thực và cụ thể hơn,phong trào thanh niên xung kích tình nguyện xây dựng và bảo vệ tổ quốc đượcphát huy, thanh niên và các trường THPT,THCN, dạy nghề tăng nhanh, trình độ kỹthuật và tay nghề được nâng lên, đã mạnh dạn ứng dụng KHKT vào sản xuất, thiđua làm giàu chính đáng, tích cực XĐGN, làm nhà tình nghĩa

Tổng số đoàn viên thanh niên tham gia sinh hoạt đến nay có 43%, có 4 chiđoàn xếp vững mạnh, 1 chi đoàn xếp loại khá

Nội dung sinh hoạt được đổi mới và có các chuyên đề nội dung cụ thể như:

- Nội dung học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh

- Nội dung tham gia xây dựng chính quyền.

- Nội dung XĐGN, tạo công ăn việc làm

- Nội dung đền ơn đáp nghĩa

Trên cơ sở bám sát 5 chương trình hoạt động của thanh niên trong tình hìnhmới do huyện đoàn phát động

2 Khuyết điểm tồn tại:

- Tổ chức đàon chưa được thực sự vững mạnh, nhiều chi đoàn còn yếu trongsinh hoạt, nhất là một số chi đoàn xa trung tâm

- Tỷ lệ tập hợp đoàn viên, thanh niên vào tổ chức đạt thấp

- Một số bộ phận thanh niên không chịu khó học tập ỷ lại, đua đòi, ăn chơidẫn đến vi phạm đạo đức, vi phạm các tệ nạn xã hội, vi phạm pháp luật

II Công tác thanh niên.

- UBND xã đã quan tâm chỉ đạo công tác thanh niên với các nhiệm vụ giảipháp phù hợp với điều kiện thực tiễn của địa phương, trên cơ sở kết hợp với các tổchức đoàn thể chính trị xã hội, từ đó các chương trình hành động thanh niên đượccủng cố và duy trì tốt hơn

Song công tác thanh niên còn nhiều hạn chế, đó là sự chỉ đạo của một số Chi

bộ Đảng thôn xóm chưa thực sự quan tâm đến công tác thanh niên, từ đó vai tròcủa cán bộ đoàn chưa phát huy tính tiên phong đang còn hạn chế

Nhất là tạo việc làm cho thanh niên, chưa có mô hình thanh niên làm kinh tếgiỏi, trình độ tay nghề chưa đáp ứng được yêu cầu mới

B Phương hướng, mục tiêu nhiệm vụ về công tác thanh niên giai đoạn 2010 – 2015.

I Phương hướng, mục tiêu.

- Tăng cường chỉ đạo và bồi dưỡng đội ngũ thanh niên về nhận thức tưtưởng, bản lĩnh chính trị, đổi mới các hình thức hoạt động thiết thực và có hiệuquả

- Tích cực phát huy cao độ tiền lực sức trẻ, thanh niên có trình độ học vấn,trình độ tay nghề, đạo đức, lối sống lành mạnh

- Nâng cao tỷ lệ tập hợpt hanh niên trong độ tuổi vào sinh hoạt trong tổchức, xây dựng tổ chức đoàn, Hội vững mạnh, quan tâm chỉ đạo các chi đoàn xatrung tâm

II Một số chỉ tiêu chính.

1 Làm tốt công tác tuyên truyền giáo dục phổ biến các nội dung cơ bản

pháp luật liên quan đến thanh niên, chỉ đạo phối hợp tập huấn các đề tài về chươngtrình khoa học kỹ thuật vào sản xuất, chăn nuôi tạo điều kiện cho thanh niên đượcvay vốn đầu tư phát triển kinh tế, trên cơ sở làm công tác XĐGN cho thanh niên,nhân rộng mô hình thanh niên làm kinh tế giỏi, không có hột hanh niên nghèo, chútrọng và quan tâm thanh niên xuất khẩu lao động và liên hệ với các doanh nghiệpđóng trên địa bàn xã để thanh niên vào làm

2 Chỉ đạo các thôn xóm 100% có sân chơi giải trí sinh hoạt cho thanh niên,

như TDTT, văn nghệ, tại khuôn viên nhà văn hoá

3 Phối hợp với Ban văn hoá xã làm tốt công tác xây dựng và củng cố giữ

gia đình văn hoá, thôn văn hoá,tham gia các chương trình TDTT, văn nghệ doUBND xã và các đoàn thể tổ chức

4 Phối hợp với ban Công an xã tham gia và làm tốt công tác an ninh trật tự

an toàn xã hội Đặc biệt là các TNXH đen như ma tuý, mại dâm, cờ bạc, rượu bêtha, làm suy thoái bản chất của người thanh niên

III Nhiệm vụ và giải pháp chủ yếu.

1 Nâng cao vai trò của Đoàn TN trong việc đẩy mạnh các phong trào xây

dựng và củng cố tổ chức đoàn, hội đội

2 Tăng cường giáo dục lý tưởng, ước mơ hoài bão cho TN không ngừng

nâng cao trình độ văn hoá, trình độ quản lý KHKT, trình độ hiểu biết về xã hội,giáo dục lý luận chính trị tư tưởng Hồ Chí Minh, truyền thông của quê và đất nước

3 Đoàn lãnh đạo dội ngũ thanh niên trên cơ sở tham mưu chính quyền và

chủ động phối hợp với các tổ chức chính trị xã hội, các cấp, các ngành để thực hiệntốt nhiệm vụ về công tác thanh niên trong tình hình và nhiệm vụ mới

Tiếp tục đổi mới phương thức hoạt động của tổ chức đoàn đảm bảo tính thiếtthực hiệu quả, triển khai tốt phong trào thanh niên tình nguyện xây dựng và bảo vệ

tổ quốc

- Xây dựng chương trình hành động, thực hiện tốt nhiệm vụ được giao

- Xây dựng các mô hình làm kinh tế, thực và đi đầu việc cưới hỏi trong độingũ thanh niên, đảm bảo văn hoá và tiết kiệm, tổ chức tốt các hoạt động phòngchống các TNXH, nhất là ma tuý

4 Phát huy nòng cốt lực lượng thanh niên là đội ngũ xung kích thực hiện tốt

các chương trình trọng tâm của xã, như mô hình làm kinh tế, mô hình chăn nuôi cóthu nhập cao, xây dựng và củng cố đơn vị văn hoá, gia đình văn hoá Công tác giáodục, y tế, dân số, vệ sinh môi trường, giữ gìn ANTT và an toàn xã hội

IV Nâng cao vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của chính quyền về công tác thanh niên.

1 Định kỳ 3 tháng 1 lần Thường trực UBND xã làm việc với BTV đoàn xã

và BCH để lắngnghe ý kiến tâm tư nguyện vọng của thanh niên

2 BCH đoàn xã xây dựng chương trình tham mưu cho chính quyền để tập

trung chỉ đạo

3 Chỉ đạo và có cơ chế chính sách khuyến khích cho Thanh niên áp dụng

các tiến bộ KHKT tạo điều kiện cho thanh niên giúp nhau XĐGN

4 Đầu tư nguồn từ ngân sách xã cho công tác hoạt động Thanh niên và đề

nghị cấp trên nên có và đầu tư các dự án vay vốn cho Thanh niên, để tạo điều kiệncho Thanh niên phát triển

5.Tạo sự phối hợp chặt chẽ giữa MTTQ và các đoàn thể chính trị xã hội,

không ngừng xây dựng đội ngũ thanh niên để hoàn thành nhiệm vụ trong tình hìnhmới

Uỷ BAN NHÂN DÂN

Xã Hiệp Sơn Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hiệp Sơn, ngày tháng năm 2010

chương trình Công tác năm 2010 của UBND xã Hiệp Sơn

Căn cứ công văn số 1605/CV-UBND ngày 01 tháng 11 năm 2009 củaUBND huyện Kinh Môn V/v kiểm điểm công tác chỉ đạo điều hành năm 2009 vàđăng ký chương trình, đề án, kế hoạch năm 2010 của UBND huyện Kinh Môn;

Căn cứ chương trình công tác năm 2009 của Đảng bộ xã Hiệp Sơn, UBND

xã xây dựng chương trình công tác năm 2010 như sau:

A Định hướng kế hoạch năm 2010.

- Tiếp tục chỉ đạo, thực hiện tốt quy hoạch tổng thể, bố trí cơ cấu hợp lý phùhợp với điều kiện khả năng của địa phương, nhờ sự hỗ trợ của cấp trên và yếu tốtác động chung của xã hội, để đáp ứng được tình hình mới, tăng trưởng kinh tế cónhịp độ đều, bền vững, gắn với xử lý các vấn đề bức xúc của xã hội, từng bướcnâng cao đời sống của nhân dân, giữ gìn an ninh chính trị, củng cố an ninh - quốcphòng, đáp ứng được hhiều kiện hiện nay Xây dựng chính quyền vững mạnh, Nhànước của dân, do dân, vì dân, thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở, chỉ đạochuyển dịch cơ cấu cây trồng vật nuôi phù hợp với tình hình của địa phương, xâydựng cơ bản kết cấu hạn tầng cơ sở đảm bảo yêu cầu cho việc phát triển kinh tế,văn hoá - Xã hội, với phương châm Nhà nước và nhân dân cùng làm Làm tốt côngtác cải cách hành chính của bộ máy Nhà nước, giải quyết tốt công tác tiếp dânkhông để đơn thư vượt cấp, để phát huy quyền làm chủ của nhân dân, quan tâmcông tác đào tạo cán bộ, bố trí sử dụng hợp lý, nhằm nâng cao năng lực lãnh đạo

và quản lý để phát triển kinh tế - xã hội bền vững

B Các chỉ tiêu và biện pháp.

I Một số chỉ tiêu tổng quát và kế hoạch năm 2010.

- Tốc độ tăng trưởng kinh tế 11,5%giá trị tăng thêm bình quân thu nhập7.491.000đ

+ Cơ cấu kinh tế: Nông - Lâm - Ngư 41%, Xây dựng 15,7%, Dịch vụ và thunhập khác 43,3%

- Tổng giá trị sản xuất giá trị TT tính theo HH = 58.779 tăng 11,4% so vớinăm 2009

- Trong đó: Nông - Lâm - Ngư = 32.716 triệu đồng tăng 7,9% so với năm2009.

- CNXD = 9.230 triệu đồng tăng 7,9% so với năm 2009

- Dịch vụ thu nhập khác = 16.853 triệu đồng tăng 15.4% so với năm 2009.+ Sản lượng lương thực (cây có hạt) 1.750 tấn, tăng 15.7 trong đó lúa 1.615tấn Bình quân lương thực đầu người: 389kg, tăng 4.2%

+ Thu ngân sách: 2.373.000.000 đồng

+ Tỷ lệ giảm sinh; 0.3%

+ Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên: 1.1%

+ Tỷ lệ sinh con thứ 3 xống dưới: %

+ Tỷ lệ trẻ em suy dinh dưỡng: %

+ Tỷ lệ hộ đói nghèo theo tiêu chí mới xuống %

+ Tỷ lệ gia đình văn hoá %

+ Giải quyết việc làm cho 255 lao động

Giá trị tăng thêm bình quân đầu người = 6.800.000 đồng/năm (tính theo giáTTT)

II Nhiệm vụ và giải pháp chủ yếu

- Giá trị sản xuất (Giá SS 94) = 16.533 triệu đồng, tăng 7.9%

trại chăn nuôi lợn, gia cần theo hướng công nghiệp, chăm lo và chỉ đạo tốt việcphòng trừ dịch bệnh trên địa bàn.

* Lâm nghiệp: Giá trị sản xuất (giá TTHH): 25 triệu đồng, tăng 2% so vớicùng kỳ

- Quản lý và khai thác tốt rừng thông đã có

* Nuôi trồng thuỷ sản:

Giá trị sản xuất ( giá SS 94) = 256 triệu đồng, tăng 29,1%

Với điều kiện của địa phương chỉ nuôi trên ao hồ, 1 diện tích ao đầm là21,2ha

Diện tích nuôi cá nước ngọt 21,2 ha, năng xuất 13,5 tạ/ ha Trong đó nuôichuyên canh 10 ha

Giải pháp: áp dụng tiến bộ KHKT, tập huấn cho toàn dân theo chương trìnhkhuyến nông, đưa các giống cây con có năng xuất và giá trị kinh tế cao vào sảnxuất và chăn nuôi, chuyển dịch cơ cấu đúng hướng, đưa 100% giống lai vào sảnxuất Tăng cường công tác chỉ đạo kiểm tra việc sản xuất thường xuyên

* Công nghiệp – xây dựng:

Sản xuất công nghiệp (giá SS 94) đạt 10.038 triệu đồng (giá SS 94) tăng12,4% so với năm 2009, đẩy mạnh các mặt hàng như vật liệu xây dựng, lâm sản,nông sản, mộc dân dụng cao cấp từng bước đưa chất lượng hiệu quả cao

Không ngừng học hỏi, đào tạo đa dạng hoá các ngành nghề, nhằm tăngnhanh chất lượng hàng hoá

Ưu tiên xây dựng kiên cố hoá đường bê tông nông thôn ở các xóm còn lại là8,3km, các công trình phục vụ sản xuất; mương tiêu, giao thông nội đồng và phòngchống bão lụt

Kế hoạch: Tổng giá trị SSCN (giá SS 94) = 10.038 triệu đồng, tăng 12,4%.Trong đó: TTCN = 3.688 triệu đồng, tăng 6% so với cùng kỳ

CN xây dựng = 6.350 triệu đồng tăng 17,2% so với cùng kỳ

* Dịch vụ:

Căn cứ vào kế hoạch KT-XH năm 2006-2010 lập kế hoạch quản lý đất đainhằm phát triển kinh tế, đảm bảo nguyên tắc quản lý Nhà nước đáp ứng yêu cầusản xuất lưu thông hàng hoá và tiêu dùng của nhân dân, xây dựng chợ trung tâmthương mại Hiệp Thượng để trao đổi hàng hoá ổn định buôn bán được hình thành

và hoạt động Khuyến khích lưu thông hàng hoá kết hợp quản lý chặt chẽ nhữngtrường hợp buôn lậu và xử lý theo quy định.

Có chính sách, ưu tiên lao động trong độ tuổi đi lao động xuất khẩu nướcngoài

* Giải pháp:

Ưu tiên đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng, có chính sách đầu tư ngân sáchhàng năm để cho xây dựng, khuyến khích cho các ngành nghề phát triển, cụ thểnhư: Hỗ trợ ngân sách, giảm mức thu thuế để khuyến khich phát triển, hàng năm tổchức hội nghị những người sản xuất ngành nghề giỏi, nhân rộng mô hình trên địabàn toàn xã ưu tiên các điểm trung tâm phù hợp với việc kinh doanh xây dựngphấn đấu xã thành thị trấn của huyện

* Tài chính tín dụng

Thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách Nhà nước gắn với chi ngân sách, xãhội hoá một số lĩnh vực nhằm huy động mạnh nguồn lực, thu hút vốn đàu tư từ bênngoài, tăng đầu tư phát triển, từng bước thực hiện cơ chế tự trang trải chi phí, ràsoát lại các nguồn thu, chưa thu để lập phương án đảm bảo thu đủ chi tiêu năm2010

Quản lý, kiểm tra việc thu phí, lệ phí để đảm bảo mọi nguồn thu được huyđộng vào ngân sách Nhà nước

+ Thu ngân sách tăng: 2.373.367.000đ, tăng 30% trong đó thu cố định 42triệu đồng

+ Tổng chi ngân sách 2.373.367.000đ, trong đó chi đầu tư tư phát triển 555triệu đồng

* Giải pháp: Chú trọng nguồn thu, tận dụng thu hết cá khoản trên địa bàn,quản lý, đầu tư để phát triển nguồn tại chỗ, chú trọng việc thu hút dự án, thu, chihợp lý, tiết kiệm, đầu tư đúng các lĩnh vực, đúng trọng điểm, để tiết kiệm nguồnchi

III Văn hoá xã hội – thể dục thể thao

1 Văn hoá TD – TT:

Đẩy mạnh phong trào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá ở khudân cư, tập trung chỉ đạo xây dựng làng văn hoá, thiết chế văn hoá thể thao, thôngtin đồng bộ, các hoạt động thông tin đại chúng, tăng cường phát thanh các Nghịquyết của Đảng uỷ –HĐNN – UBND, khuyến khích hoạt động văn hoá, nghệ thuật

câu lạc bộ, tăng cường truyên truyền pháp luật, các Chủ trương chính sách, Quyếtđịnh, chỉ thị của cấp trên, toàn dân tham gia TDTT

Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện hưởng ứng các cơ sở, xem xét đánhgiá gia đình văn hoá, cam kết làng xóm, giữ vững đơn vị văn hoá

Số đơn vị văn hoá: 2/4 đạt 50 %

Gia đình văn hoá: 1450 hộ đạt 75 %

*Giải pháp: Tập trung chỉ đạo xây dựng thiết chế TD-TT đồng bộ, đảm bảocác hoạt động vui chơi giải trí, người người tham gia hoạt động TD – TT, tích cựcxây dưng số lượng gia đình văn hoá, họ tộc, làng xóm đảm bảo chất lượng về cáctiêu chí văn hoá

2 Y tế – dân số – gia đình và trẻ em

*y tế: Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, khám và chữa bệnh chobệnh cho nhân dân, làm tốt công tác dự phòng, ngăn chặn và phòng các loại dịchbệnh xẩy ra

Trao dồi nghiệp vụ, đạo đức chuyên môn cho đội ngũ thầy thuốc

Kiểm tra và xử lý các trường hợp vi phạm y dược tư nhân

Thực hiện chương trình y tế quốc gia một cách nghiêm túc và đầy đủ

*Dân số gia đình và trẻ em:

Tăng cường công tác tuyên truyền truyền thông cho dân số theo Nghị quyết47/BTC và chỉ thị 49 của Chính phủ về pháp lênh dân số, thực hiện có hiệu quảKHHGĐ, có kế hoạch cụ thể cho từng vùng, giáo dục từng bước giảm tỉ lệ sinhcon thứ 3 trở lên

Tạo sự phối hợp chặt chẽ giữa các ngành và các cơ sở thực hiện có hiệu quả,chương trình chăm sóc trẻ em, hạn chế trẻ em suy dinh dưỡng, chăm sóc trẻ em cóhoàn cảnh đặc biệt khó khăn

Thực hiện tốt việc ký cam kết KHHGĐ đến với từng hộ

Tuyên truyền lồng ghép, ký cam kế KHHGĐ , xử phạt người vi phạm pháplệnh dân số

* Giải pháp: Thực hiện nghiêm chỉnh chương trình y tế quốc gia, chăm losức khoẻ cho nhân dân với phương châm phòng là chính

Làm tốt công tác tuyên truyền viên về dân số KHHGĐ, để giảm tỷ lệ dân

số, số người sinh con thứ 3 Làm tốt công tác xây dựng gia đình, chăm lo sức khoẻtrẻ em, chống bạo lực trẻ em, giảm tỷ lệ trẻ em suy dinh dưỡng