Báo cáo thực tập quản trị văn phòng ứng dụng phần mềm ESSENTIAL PIM trong hoạt động cơ quan

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNGKHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ TÊN ĐỀ TÀI ỨNG DỤNG TIN HỌC PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM TRONG QUẢN LÍ TIẾN TRÌNH HOẠT ĐỘNG TẠI HỘI CHỮ THẬP Đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

TÊN ĐỀ TÀI ỨNG DỤNG TIN HỌC PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM TRONG QUẢN LÍ TIẾN TRÌNH HOẠT ĐỘNG TẠI HỘI CHỮ THẬP ĐỎ XÃ TRÀNG AN

Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Hạnh

Lớp: Quản trị văn phòng K12 A

Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Thị Hằng

Thái Nguyên, năm 2014

Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng

LỜI NÓI ĐẦU

Hoạt động quản lí tại các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế xã hội…gọi chung là cơ quan, tổ chức luôn cần được duy trì tính liên tục và phải có trình tự Haynói cách khác là cần phải có sự sắp xếp, quản lí một cách khoa học quá trình hoạt độngcủa mỗi cá nhân, của cơ quan Chính vì thế, phần lớn mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức đều

có lịch làm việc phù hợp với tính chất công việc cũng như chức năng, nhiệm vụ riêng củamình Song trên thực tế để quản lí lịch làm việc của cá nhân, cơ quan một cách khoa học,hiệu quả nhất cần tốn nhiều thời gian và công sức

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lí và góp phần tin học hóa công tác hành chính vănphòng đề tài ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lí lịch làm việc giới thiệu về cáctính năng ưu Việt của phần mềm, đồng thời hướng dẫn cách thức ứng dụng phần mềm đốivới việc quản lí lịch làm việc Tạo công cụ để mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức quản lí hiệuquả lịch làm việc mà tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức Không những thế, đây làkhâu quan trọng trong quá trình giải quyết công việc chung của cơ quan, tổ chức, bởi cóquản lí khoa học, hiệu quả lịch làm việc thì công việc của cá nhân, cơ quan mới đượchoàn thành nhanh chóng và hiệu quả Tạo cơ sở cho việc phát triển bề vững của cơ quan,

tổ chức, góp phần tạo nên tính khoa học trong công tác quản lí Qua đó giúp cho sinh viênngành Quản trị văn phòng trang bị thêm kiến thức, cũng như năng lực hoạt động thực tiễnsau khi ra trường

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH HOẠT ĐỘNG

CÔNG TÁC 6

1.1 Khái quát chung về quản lý chương trình công tác: Error! Bookmark not defined 1.2 Giới thiệu về UBND xã Tràng An……… Error! Bookmark not defined. 1.3 Vài nét về phần mềm quản lí lịch làm việc Essential PIM 6

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH CÁCH ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ĐỂ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI HỘI CHỮ THẬP ĐỎ XÃ TRÀNG AN 6

2.1 Thực trạng hoạt động của Hội Chữ Thập Đỏ xã Tràng An 6

2.2 Phân tích quy trình mô phỏng lịch làm việc 6

CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG ESSENTIAL PIM TRONG QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 6

3.1 Cách thức tiến hành, trình tự công việc 6

3.2 Giới thiệu các giao diện 6

KẾT LUẬN 6

TÀI LIỆU THAM KHẢO 6

Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG

CÔNG TÁC.

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC

1.1.1 Quản chương trình công tác:

Chương trình công tác: là một tập hợp những hoạt động, công việc được xắp xếptheo trình tự, thời gian, địa điểm nhất định nào đó (có thể tuần hoàn) để mọi cùng ngườithực hiện

Quản chương trình công tác là một quá trình bao gồm các công việc như sắp xếpthời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trongkhoảng thời gian hoạch định

Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, người biết quản lí lịch làm việc khoahọc sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình, nhờ đó tạo nên hiệuquả công việc cao

1.1.2 Ứng dụng phần mềm để quản lí chương trình công tác

Ứng dụng phần mềm là sử dụng một loại chương trình có khả năng làm cho máytính thực hiện trực tiếp một công việc nào đó mà người dùng muốn thực hiện

Ứng dụng phần mềm trong quản lí chương trình công tác là việc cài đặt, sử dụngphần mềm nào đó để thực hiện chức năng quản lí chương trình công tác của cá nhân, tổchức thông qua cách con người tác động vào phần mềm để phần mềm sắp xếp, xử lí vànhắc nhở công việc cần làm đúng thời gian nhằm phục vụ nhu cầu, lợi ích của ngườidùng

Việc sử dụng phần mềm có tác dụng hiệu quả trong công việc nhờ đảm bảo về trình

tự công việc, thời gian, địa điểm… Không những thế, còn có sự báo trước của phần mềmgiúp người dùng có thời gian và điều kiện chuẩn bị cho công việc cần làm được hoànthiện tốt nhất

1.2 Giới thiệu về UBND xã Tràng An

Tràng An là một xã nằm ở phía Bắc huyện Đông Triều, có diện tích tự nhiên9,5km2, dân số có 1.725 hộ với 6001 nhân khẩu, được phân bố làm 7 cơ sở thôn Cơ cấukinh tế của xã chủ yếu là sản xuất nông nghiệp và vườn đồi Đời sống kinh tế cơ bản ổnđịnh, nhân dân trong xã hăng hái lao động sản xuất, tin tưởng vào đường lối, chính sáchcủa Đảng, pháp luật của Nhà nước và nhất là Nghị quyết đại hội Đảng bộ xã lần thứ XXI(giai đoạn 2010 - 2015) Trên địa bàn xã có một số đơn vị và công trình quan trọng như:

Đơn vị kho KV4, A16 thông tin, Công ty gốm cao cấp, đường sắt đường sông, chùaQuỳnh Lâm.

Xã được định biên 21 cán bộ, công chức, số lượng công việc cần phải giải quyếthàng ngày là rất lớn Chính vì vậy, để giải quyết công việc theo đúng trình tự, nhanh gọn

và khoa học đòi hỏi mỗi cán bộ công chức của xã phụ trách từng lĩnh vực chuyên môn củamình cần phải xây dựng cho mình một chương trình công tác, một lịch làm việc cụ thể,theo đó để giải quyết công việc đúng trình tự và hiệu quả

1.3 Vài nét về phần mềm quản lí lịch làm việc Essential PIM

EssentialPIM Free là một phần mềm giúp bạn quản lý các cơ sở thông tin và lịchlàm việc cá nhân một cách đơn giản và hiệu quả Chỉ bằng một vài thao tác nhỏ, bạn đã

có trong tay một trợ lí đắc lực trong việc phân chia và quản lý thời gian làm việc củamình

EssentialPIM Free là người một trợ lý hiệu quả trong mọi dự định, kế hoạch côngviệc hiện tại cũng như tương lai gần sắp tới của bạn Vì vậy, bạn sẽ không cần phải sửdụng bất kỳ phần mềm hỗ trợ nào, tất cả mọi công việc sẽ nhanh chóng được giải quyết

EssentialPIM Free mang trong mình đầy đủ các chức năng cơ bản cần có của mộtphần mềm quản lý tương tự như Microsoft Outlook từ thiết lập thời gian làm việc (task-list), hẹn ngày giờ (to-do-list), ghi chú (note) cũng như sắp xếp theo trật tự các thông tinkhác (contacts)

Cũng giống như những phần mềm quản lý cá nhân khác, EssentialPIM Free mangđến cho bạn một sự tiện nghi tối đa bằng cách phân chia rõ ràng các mục cụ thể tùy theothời gian hoặc màu sắc với giao diện gần gũi và quen thuộc Ngoài ra bởi chức năngđồng bộ hóa với các chương trình khác như Outlook, Windows Mobile devices…chương trình sẽ giúp bạn thiết lập môt lịch làm việc cực kỳ hiệu quả

Bên cạnh đó, EssentialPIM Free còn cho phép bạn cài đặt password để đảm bảo tínhbảo mật hay lưu lại file dữ liệu lên mỗi lịch trình làm việc của riêng bạn

 Các tính năng chính của EssentialPIM Free:

- Quản lý toàn bộ các thông tin cá nhân cơ bản từ task-list, to-do list, note vàcontacts

- Phân chia công việc theo từng mục tùy theo thời gian, màu sắc một cách hiệu quả

- Đồng bộ hóa với nhiều chương trình khác như Outlook, Windows Mobiledevices…

- Giao diện thân thiện, đơn giản

Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng

- Cho phép bảo vệ giữ liệu thông qua tùy chỉnh mật khẩu

- Lưu giữ thông tin cá nhân thông qua file định dạng epim

 Cửa giao diện của phần mềm Essential PIM

 Tìm hiểu giao diện của phần mềm Essential PIM

Các chức năng của phần mềm được chia thành 6 thẻ chính trên thanh tác vụtaskbar

Files

(Tệp)

ThẻFiles gồm có các chức năng cơ bản như New, Open, Save, Save

As, Close, Pass Word Protect, Import, Export, Page Set Up, Print…

Go (Đến) Thẻ Go là thẻ đi đến các hiển thị chính EPIM Today, lịch của 1 ngày

Calendar, To Do, Note, Contact, Mail, Pas Word, Trash.

(Hành

động)

Các hành động Actionsđược thiết lập do người dùng thiết lập khi

được báo xong sẽ được lưu tại đây như một thừng rác dự trữ Thông

thường khi không có dữ liệu được bỏ vào thùng rác thì chỉ cóEmpty Trash.

Bên cạnh đó, dọc phía trái cửa sổ giao diện chính của phần mềm là các hiển thịtrực quan như:cuộc hẹn mới, việc cần làm mới, ghi chú mới, mật khẩu mới cho phép

người dùng nhập dữ liệu, thông tin theo nội dung công việc, EPIM Today, Calendar,

To Do, Note, Contact, Mail, Pas Word, Trash và phía dưới cùng là lịch tháng rất tiện

lợi cho việc theo dõi thời gian biểu

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH, DÒNG CHẢY

CÔNG VIỆC TẠI HỘI CHỮ THẬP ĐỎ XÃ TRÀNG AN.

2.1 Khảo sát thực trạng hoạt động của Hội Chữ Thập Đỏ xã Tràng An.

H iội Chữ Thập đỏ xã Tr ng An l m t t ch c xã h i nhân àng An là một tổ chức xã hội nhân àng An là một tổ chức xã hội nhân ội ổ chức xã hội nhân ức xã hội nhân ội đạo của quần chúng

ở địa phương, cụ th l c p xã có ể là cấp xã có àng An là một tổ chức xã hội nhân ấp xã có nhiệm vụ tuyên truyền vận động cán bộ hộiviên,thanh,thiếu niên Chữ thập đỏ và các tầng lớp nhân dân tham gia các hoạt động nhânđạo của Hội,các chương trình nhân đạo xã h i c a nh nội ủa nhà n àng An là một tổ chức xã hội nhân ước,trong các lĩnh vực:cứu trợnhân đạo, phòng ng a v ng phó th m h a;chừa và ứng phó thảm họa;ch àng An là một tổ chức xã hội nhân ức xã hội nhân ảm họa;ch ọa;ch ăm sóc giúp đỡ nạn nhân thiên tai,nạnnhân chiến tranh,những người khuyết tật,trẻ mồ côi,người già không nơi nương tựa ;giup

đỡ những người khó khăn ,hoạn nạn vươn lên hòa nh p c ng ập cộng ội đồng

Tuyên truyền, vận động cán bộ, hội viên,và nhân dân tham gia hoạt động chămsóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân,các chương trình chăm sóc sức khỏe tại cộng đồngnhư sơ cứu ban đầu ,vận động hiến máu cứu người;trồng và sử dụng cây thuốc nam;thamgia phong trào vệ sinh phòng b nh;b o v môi trệnh;bảo vệ môi tr ảm họa;ch ệnh;bảo vệ môi tr ường;phòng ch ng d ch v các t n nống dịch và các tệ nạn ịch và các tệ nạn àng An là một tổ chức xã hội nhân ệnh;bảo vệ môi tr ạn

xã h i ội

Theo điều lệ của Hội Chữ thập đỏViệt Nam,Hội Chữ thập đỏ xã Tràng An hoạtđộng theo nguyên tắc tập trung dân chủ lãnh đạo các chi Hội, được bầu cử trực tiếp bằngphiếu kín Cơ cấu tổ chức của Hội Chữ thập đỏ xã Tràng An gồm 7 chi hội và 3 tổ hộinằm trên địa bàn 7 thôn của xã Với số chi Hội như vậy, Hội Chữ thập đỏ xã Tràng An cómột chương trình công tác năm được thiết lập theo tháng cho phù hợp với chức năng,

Giải quyết các văn bản

Đi

cơ sở

Lịch công tác tuần

Chương trình công tác năm

Lịch công tác tháng

CÔNG VIỆC

Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng

nhiệm vụ của Hội Chính vì vậy, luồng đi công việc của Hội Chữ Thập Đỏ xã theo thángtrên cơ sở chương trình công tác của năm

2.2 Phân tích quy trình mô phỏng lịch làm việc:

Lịch làm việc trong 1 tháng của chủ tịch Hội Chữ Thập Đỏ xã Tràng An( từ ngày05/01/2014-05/02/2014)

Công việc: họp giao ban.

Công việc: Họp Ban Chấp hành triển khai các hoạt động mừng Đảng, mừng xuân Tết Giáp Ngọ

Địa điểm: Văn phòng Hội Chữ thập đỏ.

Địa điểm: các chi, tổ hội, thuộc địa bàn xã Tràng An

Thời gian: Cả ngày (theo giờ hành chính)

Công việc: Ký chương trình phối hợp công tác với UBND xã

Địa điểm: Hội trường UBND xã

Thời gian: 8h 00-10h30’

Buổi

chiề

u

Công việc: Giải quyết các công văn đến

Địa điểm: phòng làm việc

Địa điểm: các chi, tổ hội, thuộc địa bàn xã Tràng An

Thời gian: Cả ngày (theo giờ hành chính)

Buổi

Công việc: Họp Ban chấp hành triển khai công tác Thi đua khenthưởng 2014 và giao chỉ tiêu Thi đua cho các Chi hội

Công việc: giải quyết văn bản.

Địa điểm: phòng làm việc

Địa điểm: các chi, tổ hội, thuộc địa bàn xã Tràng An

Thời gian: Cả ngày (theo giờ hành chính)

Ngày

26

/01

Sáng Công việc: Xây dựng báo cáo tháng

Địa điểm: Tại phòng làm việcThời gian: 8h00 – 10 h15Buổi

Sáng Công việc: giải quyết các công việc liên quan

Địa điểm: phòng làm việc

3.1.Cách thức tiến hành, trình tự công việc:

Nhằm nâng cao công tác quản lí của Hội chữ thập đỏ xã Tràng An, đồng thời vớimục đích đưa việc sử dụng công nghệ thông tin vào công tác hành chính văn phòng,phần mềm quản lí lịch làm việc Essential PIM sẽ giúp cho cán bộ, đặc biệt là ngườilàm văn phòng của Hội Chữ thập đỏ quản lí tốt lịch làm việc của mình nhờ một sốchức năng tiện lợi của phần mềm như:

 Tạo lịch cá nhân hoặc lịch nhóm làm việc

 Hệ thống nhắc nhở các sự kiện, lịch hẹn

 Hiển thị trực quan, linh hoạt trên biểu đồ thời gian

Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng

3.2 Giới thiệu các giao diện cơ bản:

Cài công cụ ngôn ngữ tiếng Việt thuận tiện cho việc sử dụng được thuận tiện hơnbằng thao tác sau:

Tools/ Languages/ chọn Vietnam

Ứng dụng phần mềm Essential PIM quản lí các chương trình hoạt động và lịch làm việccủa Hội Chữ thập đỏ xã Tràng An

3.2.1 Cuộc hẹn mới

Để mở cửa sổ nhập thông tin về cuộc hẹn mới có thể tiến hành theo 3 cách:

 Cách 1: Nhấn vào cuộc hẹn mới ở cửa sổ các hành động dọc phía trái cửa

Nhập chủ đề cuộc hẹn, vị trí cuộc hẹn, thời gian bắt đầu, thời lượng họp, thời giankết thúc ta có thể tùy chỉnh Ngoài ra còn có sự lựa chọn, tùy chỉnh về độ ưu tiên, sựhoàn tất, thể loại, ghi chú hay lưu ý, trình nhắc, lặp lại cuộc hẹn, nâng cao.

Theo kết quả khảo sát ta có :

- Buổi sáng ngày 06/ 01: Họp Ban chấp hành triển khai các hoạt động MừngĐảng, mừng xuân Giáp Ngọ; Địa điểm tại văn phòng Hội chữ thập đỏ; Thời gian từ8h15’ đến 11h00’ Ta nhập thông tin cho cuộc hẹn như sau:

Buổi chiều ngày 06/ 01: Giải quyết các văn bản có liên quan; Địa điểm tạiphòng làm việc; Thời gian từ 2h00’ đến 4h30’ Ta nhập thông tin cho cuộc hẹn như sau:

Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng

- Buổi sáng ngày 10/ 01: Ký chương trình phối hợp công tác với UBND xã; Địađiểm tại hội trường UBND xã; Thời gian từ 8h00’ đến 11h00’ Ta nhập thông tin chocuộc hẹn như sau:

Như vậy, sau khi hoàn tất quá trình cập nhật thông tin thì nhấn OK để lưulại Khi đó, lịch hiển thị theo tháng sẽ có nội dung cuộc hẹn hiện trên lịch như sau:

Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng

Kết quả cũng có thể xem hiển thị theo tuần, năm tùy theo nhu cầu của ngườidùng Cuộc hẹn sẽ được báo trước một khoảng thời gian đã được người nhập cài đặt sẵn

từ phần mềm Nếu có ghi chú cũng sẽ được hiển thị đầy đủ cùng với các thông tin khác

đã cài đặt khi có chuông báo hẹn trước

3.2.2 Việc cần làm mới

Để mở cửa sổ nhập thông tin về việc cần làm mới có thể tiến hành theo 3 cách:Cách 1: Nhấn vào việc cần làm mới ở cửa sổ các hành động bên phải giao diệntrực quan của phần mềm

 Cách 2: Tệp/ Mới/ việc cần làm mới

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Shift+Ctrl+O

Sau khi hoàn thành các thao tác trên cửa sổ việc cần làm mới hiện ra như sau:

Nhập thông tin cho cuộc họp như chủ đề, vị trí, lúc bắt đầu, kết thúc, độ ưu tiên…

Từ kết quả khảo sát ta có thể nhập thông tin cho các công việc mới trong tuần như sau:

Đề án thực tập Ngành Quản trị văn phòng

Thứ 2: Họp Ban thường vụ triển khai công việc trong tuần Đây là cuộc họp định

kì của Hội Nhập dữ liệu vào như sau:

- Thứ 3 Có nội dung công việc là đi đến các chi, tổ hội kiểm tra và nắm bắt tình

hình tư tưởng của hội viên chữ thập đỏ Địa điểm là các chi, tổ hội trên địa bàn xã TràngAn.Thời gian kéo dài cả ngày, làm việc và nghỉ theo đúng giờ hành chính Vì đây là côngviệc mang tính khảo sát thực tế nên sau khi hoàn thành cần phải có báo cáo kết quả, phầnnày có thể ghi vào ghi chú để tránh bị quên hay thiếu sót Nhập dữ liệu vào như sau:

- Thứ 4: Buổi sáng Họp giao ban Khối đoàn thể, công việc được thực hiện tại hội

trường UBND xã, thời gian tuân thủ theo giờ hành chính Nhập thông tin như sau: