Báo cáo thực tập hành chính văn phòng tại phòng Quản lý đào tạo trường Đại học Nội vụ H à Nội

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 6 I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG 6 II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO 10 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng: 10 1.1.1 Chức năng: 10 1.1.2 Nhiệm vụ: 10 1.1.2.1. Quản lý đào tạo 10 1.1.2.2. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao. 11 1.2 Khảo sát việc bố trí văn phòng của phòng Quản lý đào tạo: 12 1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung 14 1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 14 1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng (nếu có) 14 1.6. Lấy ví dụ những tình huồng cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan 14 1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 14 2. Khảo sát về công tác văn thư 15 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm) 15 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản như: 16 2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (xem phụ lục số 05) 16 2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và và kỹ thuật trình bày văn bản; 17 2.3. Tổ chức quan lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 06) 20 2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 07) 21 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 23 2.4.1. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu : 23 2.4.2. Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu: 23 2.5. Trang thiết bị làm việc tại văn phòng: 24 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung 24 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 24 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 25 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 26 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 26 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 28 1. Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan: Quyết định (cá biệt), công văn hành chính, thông báo, … 28 2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan 28 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 28 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 1. Công tác Quản lý Nhân sự: 28 2. Công tác Văn phòng: 29 3. Công tác Văn thư – Lưu trữ: 30 3.1. Công tác văn thư: 30 3.2. Công tác lưu trữ: 31 II. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 32 KẾT LUẬN 34 PHẦN PHỤ LỤC 35

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

BÙI HẠNH THÚY

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K17

KHÓA HỌC (2014 - 2016)

Tên cơ quan: PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Địa chỉ: 36 Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Văn Hùng

Hà Nội - 2016

LỜI NÓI ĐẦU

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ vàthông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng cũngnhư vấn đề xử lý thông tin Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hộinhập kinh tế Quốc tế, ngành Hành chính văn phòng đang vươn lên tự khẳng định.Ngoài những loại hình văn phòng truyền thống, đã có nhiều loại hình văn phònghiện đại xuất hiện ( văn phòng điện tử, văn phòng tại nhà…) và là một ngành đầytriển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chính nhà nước Cùng với

sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức là vô cùng quantrọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy, thách thức đặt ra vớihọc sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu dưỡng, rèn luyện bản thân đểtiếp thu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏi tiếp thu kinh nghiệm ngoàithực tiễn Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội, vượt qua những khó khănthử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xã hội, trong công tác điều hành vàquản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả của bộmáy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả

Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở cácCấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Hành chính văn phòng đã được mở ra trong

hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện Hành chínhQuốc gia, Đại học Luật thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đã mở thêm cácngành đào tạo: Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tinhọc văn phòng… Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bài bản với đội ngũgiảng viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết

Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơquan đơn vị Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoài việc

áp dụng những kiến thức và thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiều kiếnthức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một tư tưởngđúng đắn hơn cho công việc của mình Thực tập sẽ giúp sinh viên quen dần vớiphong cách làm việc của một nhân viên văn phòng tưong lai, là nền tảng vững chắcgiúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 5

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 6

I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG 6 II KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO 10

1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng: 10

1.1.1 Chức năng: 10

1.1.2 Nhiệm vụ: 10

1.1.2.1 Quản lý đào tạo 10

1.1.2.2 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao 11

1.2 Khảo sát việc bố trí văn phòng của phòng Quản lý đào tạo: 12

1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung 14

1.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 14

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng (nếu có) 14

1.6 Lấy ví dụ những tình huồng cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan 14

1.7 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 14

2 Khảo sát về công tác văn thư 15

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm) 15

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 16

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản như: 16

2.2.2 Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (xem

phụ lục số 05) 16

2.2.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và và kỹ thuật trình bày văn bản; 17

2.3 Tổ chức quan lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 06) 20

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 07) 21

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 23

2.4.1 Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu : 23

2.4.2 Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu: 23

2.5 Trang thiết bị làm việc tại văn phòng: 24

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung 24

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 24

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 25

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 26

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 26

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 28

1 Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan: Quyết định (cá biệt), công văn hành chính, thông báo, … 28

2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan 28

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 28

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28

1 Công tác Quản lý Nhân sự: 28

2 Công tác Văn phòng: 29

3 Công tác Văn thư – Lưu trữ: 30

3.1 Công tác văn thư: 30

3.2 Công tác lưu trữ: 31

II Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 32

KẾT LUẬN 34

PHẦN PHỤ LỤC 35

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin phép được gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy TrầnThiện Chiến cùng tập thể các thầy cô giáo trong Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụvăn phòng và Dạy nghề đã tận tình chỉ bảo em trong suốt quá trình học tập tạitrường Các thầy cô đã trang bị cho em không chỉ những kiến thức chuyên môn

mà còn có cả kỹ năng sống để từ đó em có thể vận dụng vào thực tiễn và tự hoànthiện bản thân mình hơn

Đồng thời em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể thầy , côtrong phòng Quản lý đào tạo trường Đại học Nội vụ H à Nội đã tạo điều kiện để

em thực tập tại phòng Đặc biệt là thầy Lê Văn Hùng, người luôn theo sát chỉbảo và cung cấp cho em những tài liệu bổ ích để em có thể hoàn thành tốt bàibáo cáo của mình

Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể người thântrong gia đình và bạn bè đã luôn quan tâm, lo lắng, chăm sóc cho em trong suốtthời gian thực tập

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song do thời gian và kiến thức còn hạn hẹpnên bài viết của em không thể tránh được những thiếu sót Em rất mong sẽ nhậnđược sự đóng góp ý kiến từ phía thầy giáo, cô giáo cùng toàn thể các bạn để bàibáo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Sinh Viên Thực Tập

Bùi Hạnh Thúy

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG

A Vị trí và chức năng:

1 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lậpthuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chứcđào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnhvực công tác Nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế;nghiên cứu Khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụphát triển Kinh tế - Xã hội

2 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cáchPháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngânhàng Nhà nước

3 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

3 Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp,nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

4 Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền

5 Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảngviên của Trường đủ về só lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề,

cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quátrình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo,cán bộ, nhân viên

6 Tuyển sinh và quản lý người học.

7 Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất củaTrường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theoquy định của pháp luật

8 Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

9 Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụcác ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội

10 Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạtdộng giáo dục và đào tạo

11 Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạtđộng xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

12 Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáodục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chấtlượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và khôngngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

13 Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế- xã hội củađịa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theoquy định của pháp luật

14 Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,

y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với

sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài chínhcho Trường

15 Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế củaTrường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; thamgia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường

16 Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kếtquả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa họ và

công nghệ; bảo vệ lợi ích và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân tronghoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Trường

17 Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức

và người học của Trường

18 Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quyđịnh của Bộ Giáo dục và Đào tạo

19 Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

20 Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

21 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật theo quy chếlàm việc của Bộ Nội vụ

22 Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định của phápluật

23 Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước

về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

C Cơ cấu tổ chức của Trường:

Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết định số58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành

Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trường

Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cụ thể như sau:

1 Ban giam hiệu, gồm:Hiệu trường và các Phó Hiệu trưởng

2 Hội đồng Khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

- Phòng Hợp tác quốc tế.

- Phòng Công tác sinh viên

4 Các khoa:

- Khoa Tổ chức Xây dựng chính quyền

- Khoa Tổ chức và Quản lý nhân lực

- Khoa Hành chính học

- Khoa Văn thư – Lưu trữ

- Khoa Quản trị văn phòng

- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật

- Khoa Khoa học chính trị

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Ngoại ngữ

- Trung tâm Thông tin Thư viện

- Tạp chí Nghiên cứu Khoa học Nội vụ

- Ban Quản lý kí túc xá

Cơ sở đào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Cơ sơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ ChíMinh

Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

8 Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

9 Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội.

10 Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.

D Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Phòng Quản lý đào tạo là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,

có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng chiến lược pháttriển đào tạo của Trường; quản lý, tổ chức đào tạo, triển khai thực hiện công táctuyển sinh; công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng theo quy định của Bộ Giáodục và Đào tạo ban hành

b Nhiệm vụ:

* Quản lý đào tạo

- Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt quy hoạch; chương trình, kếhoạch phát triển các bậc, hệ đào tạo của Trường về cơ cấu ngành, nghề, mụctiêu, quy mô và phương thức đào tạo; triển khai thực hiện thủ tục hồ sơ đăng ký

mở ngành đào tạo đáp ứng yêu cầu của xã hội Quản lý chương trình đào tạotheo quy định hiện hành của Nhà nước;

- Triển khai hướng dẫn thực hiện các văn bản của Nhà nước quy định vềcông tác đào tạo;

- Xây dựng chỉ tiêu tuyển sinh, tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển sinhhàng năm cho các bậc, hệ đào tạo trong Trường;

- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo cho các bậc, các hệ bao gồm:chính quy, chuyển đổi, liên thông, đào tạo không chính quy (vừa làm vừa học vàđào tạo từ xa); đề xuất phát triển cơ sở vật chất phục vụ công tác đào tạo;

- Quản lý công tác đào tạo tại Cơ sở Miền Trung, Cơ sở Thành phố HồChí Minh và các cơ sở khác trong phạm vi Hiệu trưởng giao;

- Tổ chức đánh giá, đổi mới và phát triển các chương trình, nội dung,phương pháp đào tạo theo nhu cầu xã hội;

- Tổ chức xây dựng kế hoạch biên soạn giáo trình, tập bài giảng, học liệuphục vụ giảng dạy và học tập cho các ngành đào tạo; tham gia hội đồng nghiệmthu giáo trình, tập bài giảng, học liệu cho các ngành đào tạo;

- Triển khai thực hiện xếp thời khóa biểu tổ chức giảng dạy cho các khoa,trung tâm; phân phối phòng học cho các khoa, trung tâm; quản lý theo dõi tiến

độ thực hiện kế hoạch giảng dạy; thông báo khối lượng giờ giảng tới các đơn vịlàm cơ sở để bố trí giảng viên giảng dạy; xác nhận khối lượng giờ giảng của cáckhoa, trung tâm;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thi tốt nghiệp cho bậc đại học, cao đẳng

hệ chính qui Xét điều kiện dự thi tốt nghiệp và công nhận tốt nghiệp đối với bậcđại học, cao đẳng hệ chính qui Tham gia xét điều kiện dự thi tốt nghiệp và côngnhận tốt nghiệp đối với các bậc, hệ đào tạo vừa làm vừa học, từ xa, trung cấpchuyên nghiệp và đào tạo nghề của Trường;

- Quản lý, cấp phát bằng tốt nghiệp và bảng điểm kết quả học tập toànkhoá (bảng điểm do các khoa, trung tâm, cơ sở lập, Phòng Quản lý đào tạo kiểmtra và xác nhận);

- Quản lý kết quả học tập đối với các bậc, hệ đào tạo trong toàn trường;cho học tiếp, nghỉ học tạm thời, tạm ngừng học hoặc bị buộc thôi học cho ngườihọc theo qui định;

- Thực hiện liên kết đào tạo trình độ đại học, cao đẳng với các cơ sở đàotạo khác theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ, khoa, trung tâm, cơ sở trong việcđịnh mức giờ giảng của giảng viên, giáo viên;

- Cung cấp các thông tin quản lý đào tạo để phục vụ giới thiệu, quảng bácác hoạt động đào tạo của Nhà trường;

- Hướng dẫn thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công tác giáo vụ, công tác cốvấn học tập, công tác chủ nhiệm trong toàn Trường;

- Tham mưu cho Hiệu trưởng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quátrình đào tạo; thực hiện công tác báo cáo thống kê hoạt động đào tạo theo quyđịnh;

- Ký thừa lệnh Hiệu trưởng một số văn bản thuộc lĩnh vực đào tạo theo sựphân công

* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

1.2 Khảo sát việc bố trí văn phòng của phòng Quản lý đào tạo:

- Cách bố trí văn phòng của phòng Quản lý Đào tạo theo mô kín ( Phòng D107)

*Chú giải:

1 Bàn làm việc Thanh tra6 Bàn tiếp khách

2 Bàn làm việc Chuyên viên 7 Máy photo

3 Bàn làm việc Chuyên viên 8 Tủ đựng hồ sơ

4 Bàn làm việc Chuyên viên 9 Giá để báo

5 Bàn họp 10 Bàn sinh viên thực tập

- Chú giải:

1 Bàn làm việc Thanh tra 6 Bàn tiếp khách

2 Bàn làm việc Chuyên viên 7 Máy photo

3 Bàn làm việc Chuyên viên 8 Tủ đựng hồ sơ

4 Bàn làm việc Chuyên viên 9 Giá để báo

Chuyên viên: Phạm Xuân Quyền

Giảng viên: Vi Thị Thanh Hương

+ Phòng D107 gồm: Chuyên viên: Ths Lê Văn Hùng

Chuyên viên: Ths Nguyễn Thanh Cảnh

Chuyên viên: Ths Trần Thiện Chiến

+ Phòng D108 gồm: Phó trưởng phòng: Nguyễn Xuân Kiểm

Chuyên viên: Hà Thị Linh

Giảng viên: Phạm Ngọc Tú

- Ưu điểm: + Đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận, không gây ồn ào, mất trật tự

+ Đáp ứng được thông tin, yêu cầu thông tin bí mật khi cần thiết

1

8

8

8 4

3 2

- Nhược điểm:+ Tốn diện tích sử dụng mặt bằng

+ Thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn

+ Tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận văn phòng

+ Người phụ trách khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên

+ Phó Trưởng phòng:

Phó Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm, có nhiệm vụ giúp việc choTrưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Lãnh đạo nhà trường,chịu sự quản lý trực tiếp của Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởngphòng về những việc được phân công và giải quyết một số công việc khi được

sự ủy nhiệm của Trưởng phòng

1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình,

kế hoạch công tác thường kỳ của Phòng Quản lý đào tạo nói chung: ( xem phụ lục số 02 trang 37)

* Bước 1: Yêu cầu các Chuyên viên đăng ký chương trình công tác

* Bước 2: Đăng ký chương trình công tác về văn phòng

* Bước 3: Dự thảo chương trình công tác chung của phòng

* Bước 4: Gửi bản dự thảo đến các đơn vị lấy ý kiến đóng góp

* Bước 5: Cho ý kiến đóng góp

* Bước 6: Hoàn chỉnh bản dự thảo chương trình công tác và trình thủtrưởng cơ quan phê duyệt, ban hành

* Bước 7: Xem xét và phê duyệt

* Bước 8: Ban hành chương trình công tác

1.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Phòng Quản lý đào tạo: ( xem phụ lục số 03 trang 38)

* Thứ 1: Lập kế hoạch tổ chức hội nghị.

* Thứ 2: Xem xét và phê duyệt

* Thứ 3: Phân công công việc chuẩn bị cho hội nghị

* Thứ 4: Tiến hành hội nghị

* Thứ 6: Kết thúc hội nghị

* Thứ 7: Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ công việc, quyết toán kinh phí

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng (nếu có): (xem phụ lục số 04 trang 39)

1.6 Lấy ví dụ những tình huồng cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan

- Lập Sổ tay Sinh viên

- Cung cấp bảng điểm sinh viên

1.7 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan

Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng gồm:

- Văn phòng phải được trang bị các thiết bị máy móc hiện đại để phục vụcho văn phòng ví dụ như: máy chữ, máy in, máy photocopy, điện thoại, điện tín,máy ghi âm văn phòng, máy tính điện tử và máy vi tính….

- Văn phòng phải được trang bị đầy đủ các đồ dùng, vật dụng cần thiết đểphục vụ cho văn phòng ví dụ như: bàn ghế, tủ hồ sơ, cặp ba dây, bìa hồ sơ, tòmục lục văn bản, các loại sổ sách, giấy, bút, kẹp giấy, dụng cụ đập ghim, đụclỗ…

- Văn phòng phải có được sự thoáng mát vì nó tác động rất lớn đến năngxuất lao động của người văn phòng

- Nhiệt độ trong văn phòng cũng có ảnh hưởng đến sức khỏe của ngườivăn phòng, cần phải sử dụng một cách hợp lý và hài hòa

- Tiếng động cũng có ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suấtlao động của người văn phòng

- Ánh sáng cũng có ảnh hưởng đến năng xuất của người văn phòng, thôngthường phải sử dụng cả hai loại ánh sáng: ánh sáng tự nhiên (ánh sáng mặt trời)

và ánh sáng nhân tạo Phòng làm việc của người văn phòng phải có các cửa sổthích hợp để sử dụng sự chiếu sáng tự nhiên

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm)

Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quantrọng Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhànước Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt độngquản lý Nhà nước của mỗi cơ quan

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quoan

Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư làhoạt động dảm bảo thông tin bằng văn bản Đây là bộ phận chiếm phần lớntrong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trongTrường tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng

Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư tậptrung Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi)cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thựchiện chức năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơquan Nhân viên Văn thư, được đào tạo về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ bàibản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầucủa Văn thư hiện đại Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngaytại tầng 1 dãy nhà A

a Ưu điểm:

Phòng làm việc của Văn thư được bố trí độc lập ngay trước cửa ra vào tầng 1,một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin vớimọi người

Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiệnđại như: máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ đựng tàiliệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác văn thư chính xác, nhanhchóng, an toàn, bí mật, hiện đại

b Nhược điểm:

Tuy nhiên, việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnhhưởng đến quá trình giải quyết công việc cũng như mĩ quan trong phòng làmviệc

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo

và ban hành văn bản như:

Thông tư 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính; Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hànhTrường mới đổi tên thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên vẫn chưa cóthêm được nhiều văn bản mới nào quy định về soan thảo và ban hành văn bản

2.2.2 Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (xem phụ lục số 05 trang 40)

* Bước 1: Chuận bị soạn thảo

* Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức vănbản theo quy định của Nhà nước

* Bước 3: Duyệt văn bản

* Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành

2.2.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và và kỹ thuật trình bày văn bản;

quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:

a Thẩm quyền ban hành văn bản:

* Ưu điểm:

Nhìn chung các văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được banhành đúng thẩm quyền quy định, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo đượcquy định rõ ràng, không có sự chồng chéo

Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan

Giảm được khối lượng văn bản do Hiểu trưởng ký

Cụ thể như sau:

- Hiệu trưởng Nhà trường có thẩm quyền ký các văn bản chỉ đao củaTrường các Quyết định cá biệt, tò trình, kế hoạc, báo cáo, công văn của Trườnggửi lên cấp trên

+ Đối với những quyết định, văn bản chỉ đạo Hiệu trưởng ký ban hành

Ví dụ:

HIỆU TRƯỞNG

PGS TS Triệu Văn Cường

- Phó Hiệu trưởng ký thay Hiệu trưởng một số văn bản chỉ đạo, các Quyếtđịnh cá biệt, tò trình, kế hoạch, báo cáo, công văn của Trường được Hiệu trưởngNhà trường ủy quyền hay phân công phụ trách

Ví dụ:

KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG

TS Hà Quang Ngọc

- Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp được ký một số văn bản theo sự

ủy quyền và phân công của Hiệu trưởng Nhà trường Trưởng phòng Hành chính– Tổ chức thừa lệnh Hiệu trưởng ký một số văn bản hành

Ths Hoàng Văn Thanh

+ Đối với văn bản ký thừa lệnh của Hiệu trưởng Nhà trường như các kếtluận cuộc họp của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng thì Chánh văn phòng ký thừalệnh

Ví dụ:

TL HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH

Trần Xuân Cảnh

* Nhược điểm:

Việc phân công thẩm quyền ký này sẽ làm cho Hiệu trưởng không kiểmsoát được tất cả các văn bản trên các lĩnh vực công tác mà chỉ thông qua đượcbáo cáo gửi lên

b Thể nhức và kỹ thuật trình bày văn bản:

* Ưu điểm:

Có thể đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức, ký thuật trìnhbày

* Nhược điểm:

Một số văn bản còn sai về thể thức và kỹ thuật trình bày Ví dụ như: Định

lề trang văn bản chưa đúng với quy định khoảng cách lề trên lề dưới

c Quy trình soạn thảo văn bản:

Hàng ngày chuyên viên các phòng, ban, đơn vị kiểm tra, theo dõi, đônđốc giải quyết công việc nên công tác thu thập, xử lý thông tin nhanh chóng,chính xác

Xây dựng đề cương, viết bản thảo thuận lợi cho việc bổ sung, phải sửachữa hoàn chỉnh văn bản hoàn thiện hơn

Về mặt kinh tế: Các nội dung trong văn bản mang tính khả thi, phù hợpvói những quy định của pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý

Mang tính đại chúng: người đọc nội dung văn bản dễ hiểu, dễ kiểm tra

Mang tính khoa học: Nội dung, ý tưởng trong văn bản rõ ràng, chính xácdiễn đạt các y theo trình tự logic, ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau nhằm minhhọa cho ý trước.

Cách sử dụng ngôn từ của văn bản hành chính dều mang tính chất hànhchính sự Ngôn từ hành chính mang tính khách quan, chính xác, mạch lạc, lịch

sự, tính khôn mẫu rõ ràng đầy đủ, diễn tả một cách dứt khoát buộc cấp dưới thựcthiện đúng nhiệm vụ của mình

* Bước 1: Soạn thảo văn bản.

* Bước 2: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

* Bước 3: Trình ký văn bản

* Bước 4: Đăng ký văn bản đi

* Bước 5: Nhân bản văn bản

* Bước 6: Đóng dấu

* Bước 7: Chuyển giao văn bản đi

* Bước 8: Lưu văn bản đi

* Bước 8: Sắp xếp, bảo quản, phục vụ sử dụng, nghiên cứu văn bản

a Ưu điểm: Việc áp dụng đăng ký văn bản đi bằng hệ thống: “sổ đăng ký

văn bản đi” và dăng ký phần mềm, khi tra tìm có độ chính xác cao và nhanhchóng

Sao văn bản, văn thư trình bày thể thức sao văn bản đúng quy định, cókèm theo 1 thể thức sao kẹp bên ngoài văn bản thuận lợi cho tra tìm văn bản saonhanh

Chuyển giao văn bản đi được làm bằng nhiều cách thuận tiện, gọn nhẹ, ítkinh phí, vừa đảm bảo, kịp thời giải quyết công việc.

b Nhược điểm: Soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm

tra thể thức, nội dung văn bản phải qua lại giữấcc bước sẽ mất thời gian và tiến

độ giải quyết các công việc chậm

Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm khi nhập số có thể sơ xuất sốvăn bản nhảy cách số do vậy khó sửa, tra tìm văn bản không trùng với văn bảngốc Hoặc do điều kiện khách quan như: mất điện, đường nhập văn bản đi bị lỗi,máy hỏng

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 07 trang 45)

* Bước 1: Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bì

* Bước 2: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

* Bước 3: Ghi số đến, ngày đến

* Bước 4: Đăng ký văn bản đến vào máy tính

* Bước 5: Trình văn bản đến

* Bước 6: Sao văn bản đến

* Bước 7: Chuyển giao văn bản đến

* Bước 8: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Chuyển giao văn bản đến cũng giống như chuyển giao văn bản đi khi tìmvăn bản dễ tìm không mất nhiều thời gian

b Nhược điểm:

Trình tự giải quyết văn bản ở các khâu phải chuyển qua nhiều lần

Lãnh đạo ghi ý kiến sử lý văn bản vào phiếu sử lý do có sơ xuất phiếu xử

lý có thể thất lạc nên khi xin lại sẽ mất thời gian

Khi đăng ký phần mềm dễ mất văn bản, tính an toàn không cao

Khi chuyển giao không có sổ chuyển giao văn bản đến Do đó không có

cơ sở ràng buộc trách nhiệm người nhận văn bản, và không theo dõi tiến độ giảiquyết công việc

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

* Ưu điểm:

Danh mục hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập, do đó được dễ dànghơn,độ chính xác cao, nắm chắc, theo sát từng công việc giải quyết trong 01năm

Thu thập,bổ sung tài liệu vào hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc, sắpxếp tài liệu chặt chẽ nhằm quản lý văn bản và giải quyết công việc nhanh chóng

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt vàlâu dài của cơ quan, xây dựng nề nếp khoa học trong công tác văn thư

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

2.4.1 Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu :

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

Thông tư Liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/05/2002 của Bộ Công An

và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghịđịnh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụngcon dấu

Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/05/2003 của Bộ Công An hướngdẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của cơquan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của

Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản

2.4.2 Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu:

* Quản lý và sử dụng con dấu:

Quản lý và sử dụng con dấu được trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đượcquy định như sau:

Nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo quản con dấu của trường Đại HọcNội Vụ Hà Nội Không để người không có trách nhiệm sử dụng một cách tùytiện Khi vắng mặt phải có người thay thế theo sự chỉ đạo của lãnh đạo vănphòng và phải có bàn giao bằng biên bản giao nhận

Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của trường Đại Học Nội Vụ

Hà Nội, chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký củangười có thẩm quyền

* Quy định đóng dấu:

Văn thư đóng dấu trên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn, đúngmực dấu qui định.Khi đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên

trái Trường hợp đóng dấu nhầm hoặc không rõ ràng thì không được đóng lêndấu cũ mà phải in, ký lại văn bản đó và đóng dấu lại.

Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các trang phụ lụcđược đóng dấu treo ở góc bên trái và trùm lên một phần tên cơ quan Đối vớivăn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai

Nghiêm cấm đóng dấu khống lên văn bản

* Các loại con dấu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu đích danh, dấu chữ ký, dấu đến, dấukhẩn, dấu thu hồi

Trên đây là toàn bộ tình hình công tác văn thư của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội Qua thời gian đi thực tập tại đây, em thấy nhìn chung công tác vănthư đã đi vào nề nếp và có tính khoa học Thực hiện theo các quy định của Nhàtrường đề ra

2.5 Trang thiết bị làm việc tại văn phòng:

* Ưu điểm:Được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành các

công việc chuyên môn như:

- Các phương tiện kỹ thuật: máy tính (kết nối internet), máy in, máy photocopy,máy điều hòa, điện thoại, máy scan,

- Các công cụ dụng cụ làm việc: Bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòngphẩm,…

* Nhược điểm:

- Hiện chưa có thiết bị phòng cháy chữa cháy, hộp y tế

- Các phương tiện kỹ thuật đã cũ cần được nâng cấp

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá

ưu, nhược điểm về các nội dung

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình tài liệu là quá trình thực hiện cácbiện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu

thuộc lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theoquyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Thu thập, bổ sung tài liệu nhằn bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ nhữngtài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầunghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu của độc giả

Các tài liệu hiện nay đã hết thời hạn lưu trữ hiện hành nhưng các đơn vị,phòng, ban chưa nộp vào lưu trữ, các tài lệu còn tồn đọng không chỉ có 01 năm

mà tận tới 2 đến 3 năm Mặc dù văn phòng đã có công văn chỉ đạo, đôn đốcnhưng do các đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập, bổ sung tài liệuvào lưu trữ nên các tài liệu ở các đơn vị vẫn tồn đọng

Nhìn chung công tác thu thập tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội còn chậm, tài liệu còn tồn đọng

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác lài liệu trong phông theo một

phương án phân loại quan trọng Đây là khâu quan trọng nhất của ngành Lưutrữ Có thể nói có tài liệu chỉnh lý thì mới được coi là kho Lưu trữ Công việcnày đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và cókinh nghiệm nghề nghiệp thì mới đảm bảo yêu cầu Là khâu quan trọng nhất củangành nên được tiến hành cần thận, đúng kỹ thuật và chính xác

Công tác chính lý sơ bộ đã được thực hiện ở khâu cuối của công tác Vănthư Đến bộ phận Lưu trữ, cán bộ lưu trữ chỉ đưa vào đặc điểm, yêu cầu, nghiệmthu mà chỉnh sữ lải hoặc phân loại chỉnh lý từ đầu Theo đó phương án được ápdụng chỉnh lý tài liệu được chọn là: Thời gian – Mặt hoạt động

Quy trình chỉnh lý tài liệu được tiến hành các bước sau:

+ Phân loại tài liệu:

Phân chia tài liệu theo các nhóm nhỏ theo từng năm

Chia tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn theo tên loại văn bản

+ Lập hồ sơ:

Thành từng tập thì tiến hành kiểm tra lại lần nữa xem có còn những vănbản không thuộc phông chỉnh lý Kết thúc công việc này thì mỗi nhóm nhỏ là

một hồ sơ Các văn bản trong hồ sơ được xếp theo thứ tự và ngày tháng văn bản

từ đến lớn Trường hợp một hồ sơ mà có quá nhiều văn bản, quá dày thì phảiphân chia thành các tập cho phù hợp

+ Biên mục hồ sơ:

Đánh số tờ

Viết mục lục văn bản

Viết chứng từ kết thúc

Viết bìa hồ sơ

+ Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp, hộp

+ Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật,kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêucầu khai thác, sử dụng tài liệu

Tài liệu lưu trữ được sắp xếp gọn gang, khoa học, trong kho có bảng chỉdẫn để tài liệu Tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng,mang lại hiệu quả cao

Kho lữu trữ còn có các thiết bị: thông gió, máy điều hòa, quạt chống ẩm,các thiết bị chống cháy, hệ thống báo cháy, đèn chiếu sang…

Ngoài ra còn có qui định về chế độ bảo vệ tài liệu trong kho ngiêm ngặt

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội coi công tác khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ không chỉ phục vụ tạm thời mà phục vụ lâu dài Không chỉ phục vụ nhucầu sử dụng tài liệu của các cán bộ, nhân viên, học sinh, sinh viên trong trường

mà còn phục vụ cho các ban, ngành, đơn vị, các cá nhân, học sinh, sinh viên, cácđối tượng đọc giả và các đối tượng cần nghiên cứu ngoài trường đến khai thácvới mục đích chính đáng, thiết thực

Tài liệu lưu trữ của Trường được áp dụng chỉ có một hình thức sử dụngtài liệu: tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc Các tài liệu mà độc giả đến khai

thác hầu hết đều được các cán bộ lưu trữ ghi lại, có biên bản bàn giao nhận tàiliệu khai thác và sử dụng.

Hiện nay số lượng tài liệu trong kho chưa nhiều, các tài liệu tham khảocòn chưa phong phú, còn hạnh chế trong việc khai thác, sử dụng của ngườinghiên cứu Độc giả chưa hết đánh giá hết tác dụng của tài liệu lưu trữ nên chưachủ động đến nghiên cứu, chỉ khi có công việc giải quyết bắt buộc phải tìm tàiliệu thì mới đến kho lưu trữ để tra tìm nên chất lượng sử dụng tài liệu chưa đạthiệu quả cao

* Ưu điểm:

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã thực hiện khá tốt công tác Lưu trữ từkhâu thu thập, bổ sung đến tổ chức, sử dụng tài liệu phục vụ tốt cho hoạt độngcủa cơ quan từ khi được thành lập cho đến nay Đặc biệt trong việc sưu tầm, bổsung những tài liệu quý hiếm, có giá trị sử dụng cao của các cơ quan, tổ chức, cánhân

Điều đó cho thấy sự quan tâm đúng mức, kịp thời của Bộ, của ban lãnhđạo nhà trường và sự cố gắng, tinh thần trách nhiệm của tâp thể cán bộ, nhânviên các phòng, ban chức năng đối với công tác Lưu trữ không chỉ ở cơ quan màcòn là thực hiện tốt chủ trương, chính sách của Nhà nước ta

* Nhược điểm:

Phương tiện vận chuyển và đi lại còn hạn chế, nhân sự không đồng đều,một số công cụ, phương tiện đã cũ, không còn phù hợp với điều kiện hiện nay Hầu hết các phông chính đều được lập hồ sơ, tuy nhiên việc tra cứu còngặp khó khăn, sắp xếp còn lộn xộn, chưa khoa học, một số phông còn chưa đượcchỉnh sửa, bổ sung

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN

BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN

1 Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan: Quyết định (cá biệt), công văn hành chính, thông báo, …(xem phụ lục 08 trang 46)

2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan ( xem phụ lục 09 trang 63)

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Qua đợt thực tế đã cho thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế là một vấn

đề rất cần thiết Sau 1 tháng thực tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em đãhọc được rất nhiều điều mới mẻ nếu chỉ bó hẹp trong khuôn khổ lớp học thìkhông thể thấy được

Có thể nói việc đưa lí luận cọ xát với thực tiễn giúp cho mỗi sinh viên cóđiều kiện tự mình thực hiện các khâu chuyên môn, nghiệp vụ hoàn thiện về taynghề, tác phong làm việc và phong cách giao tiếp, ứng sử của người cán bộ vănphòng

Được sự quan tâm chỉ đạo của cơ quan cấp trên và ban lãnh đạo Nhàtrường nên Trung tâm đào tạo Nghiệp vụ văn phòng và Dạy nghề của TrườngĐại học Nội Vụ Hà Nội đã và đang ngày một đổi mới về lề lối làm việc cũngnhư chất lượng chuyên môn ngày một tốt hơn

1 Công tác Quản lý Nhân sự:

Cán bộ, công chức phần lớn được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ Lãnh đạo luôn quan tâm, động viên cán bộ, công chức, viên chức Vănphòng.

Văn phòng đã bố trí, mua sắm các trang thiết bị, cơ sở vật chất phươngtiện đầy đủ co cơ quan hoạt động

Bên cạnh đó, Trường cũng trú trọng với việc nâng cao trình độ chuyênmôn như: cử cán bộ đi học, 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có bằngcấp

Tác phong làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiệnnghiêm túc giờ giấc của cơ quan, nội quy, quy định của cơ quan, thực hiện đúngchức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đa số đúng theo quy định, đảmbảo yêu cầu cần và đủ cho một văn bản được ban hành theo đúng trình tự

ăn khớp, bị gián đoạn

Tuy đã được đàu tư vào một số trang thiết bị hiện đại, nhưng thực tế chothấy một số phương tiện máy móc đã cũ, hư hỏng và cong thiếu ở một số phòngban Ví dụ: máy fax, máy hút bụi, máy hủy tài liệu Các trang thiết bị, cơ sở vậtchất phục vụ giải quyết công việc ở các bộ phận đặc biệt là bộ phận Văn thư cònthiếu như: máy tính, máy scan hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao.

3 Công tác Văn thư – Lưu trữ:

3.1 Công tác văn thư:

* Ưu điểm:

Công tác văn thư được thực hiện khoa học và được xem là bộ mặt của cơquan, vì vậy luôn luôn cần được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời tạo điều kiện chocán bộ tham gia các lớp tập huấn nhiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn

Các công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đị, văn bản đến, lập

hồ sơ đã được nâng cao hơn, có chất lượng, và thực hiện đúng theo quy định củaNhà nước

Các quy trình soạn thảo văn bản được chuyên viên soạn thảo có kỹ năng

và chuyên nghiệp

Cán bộ Văn thư đã được đào tạo và thành thạo trong việc sử dụng phầnmềm quản lý văn bản phục vụ cho chỉ đạo điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo Vănthư có thể theo dõi được các văn bản gửi đến đã nhận chưa và tiến độ thực hiệnvăn bản Với cách làm mới này các văn bản được sử lý chính xác hơn, tìm kiếmvăn bản dẽ dàng và thuận tiện, không mất nhiều thời gian chuyển giao văn bản,tiết kiệm kinh phí

Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ Đóng dấu văn bản pháthành nhanh chóng, chính xác, không còn tồn đọng các văn bản chưa đóng dấu

Lập hồ sơ ít tồn đọng, và theo trình tự quy trình lập hồ sơ của Nhà nước

đề ra

Sắp xếp công việc có nề nếp, khoa học, ý thức được trách nhiệm và cóphương pháp giải quyết công việc logic, các cán bộ nhân viên luôn hoàn thànhnhiệm vụ

* Nhược điểm:

Công tác soạn thảo văn bản còn một số lỗi trong kỹ thuật trình bày vănbản.

Một số văn bản còn bỏ sót số, công tác lập hồ sơ hiện hành đưa vào lưutrữ cơ quan chưa được thực hiện, nếu có chỉ mang tính tạm thời

Một số khâu chuyển giao văn bản còn rườm rà, chưa khoa học nên quátrình giải quyết công việc và chính cán bộ văn thư gặp khó khăn

Chỉnh lý tài liệu xong một hồ sơ chưa lập mục lục văn bản Do vậy khikhai thác, nghiên cứu và sử dụng tài liệu rất khó khăn

Công cụ tra tìm tài liệu còn thiếu, mới chỉ có mục lục hồ sơ

Chưa áp dụng các hình thức sử dụng tài liệu lưu truộn rãi

Kinh phí dành cho lưu trữ còn hạn chế, phương tiện để bảo quản tài liệucòn thiếu: máy hút bụi, quạt thông gió…

Hiện nay do nhu cầu công việc ngày càng đòi hỏi đáp ứng cao hơn Đểphát huy tốt các ưu điểm và tìm cách khắc phục một số hạn chế trên Nhà trườngcùng với văn phòng tiến hành rà soát và đề ra những giải pháp phù hợp để tiếptục nâng cao hiệu quả Công tác Hành chính Văn phòng của cơ quan

II Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm

Sự phát triển nền kinh tế như hện nay, con người cũng không ngừng đổi mới

về mọi măt Thời đại của nền công nghệ thông tin, đây là một phương pháp vàdụng cụ hiện đại mà chủ yếu là máy vi tính và phương tiện tryền thông khác nhằm

tổ chức, khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trên lĩnh vực hoạtđộng xã hội, kinh tế, văn hóa, con người

Với những nhu cầu về trình độ phát triển văn hóa thông tin, ngôn ngữ thìquan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm đã dầnđược thay thế bởi số lượng công việc và tính khoa học đòi hỏi người cán bộ phảinăng động, sáng tạo hơn trong công việc, không chỉ làm tốt nghiệp vụ của mình,còn phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý hành chính Bởi học lýthuyết đã khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc còn khó hơn đòi hỏichúng ta cần nỗ lực, kiên trì và làm việc sáng tạo, khoa học

Trong thời gian đến thức tập tại Trường, em có một số đề xuất với nhàNhà trường như sau:

- Cho sinh viên trong trường được tiếp xúc với thực tế nhiều hơn nhằmtrau dồi kinh nghiệm, khả năng để giúp sinh viên khi ra ngoài cơ quan thực tậpkhông bị bỡ ngỡ

- Tăng cường thêm một số tiết học của một số ngành như Tin học, Quảntrị văn phòng, Soạn thảo văn bản, tiếng anh để sinh viên được hiểu sâu thêm

+ Đảm bảo cơ sở vật chất, có các khoản trợ cấp về độc hại, luôn độngviên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môncao cho cán bộ trong cơ quan

+ Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý hiếm.

- Đầu tư hơn nữa cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu

- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạngchồng chéo văn bản

- Thận trọng và giữ bí mật trong phát ngôn và quản lý tài liệu, công văn,giấy tờ

- Kiểm tra thường xuên việc áp dụng hiệu quả văn bản của văn bản củaĐảng và Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

- Cần quan tâm phát triển dồng đều đến tất các lĩnh vực của Văn phòng

để tạo nên sự phát triển chung cho toàn Trường

- Phổ biến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành chínhVăn phòng Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan,xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với sự phát triển của Văn phòng Đảmbảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác

và đầy đủ