Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã văn học (Hệ trung cấp)

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT 6 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ VĂN HỌC 7 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Học 8 1. Chức năng của UBND xã Văn Học 8 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Văn Học 8 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Học 11 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Văn Học. 12 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Văn Học 12 1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Văn Học; 14 1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Văn Học; 15 1.3.1. Chương trình công tác năm: 16 1.3.2. Chương trình công tác quý: 17 1.3.3. Chương trình công tác tháng: 18 1.3.4 Chương trình công tác tuần của Lãnh đạo UBND: 19 1.4. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng của Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng: 20 1.5. Nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo và các cuộc họp của UBND xã Văn Học 21 1.6. Những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo UBND xã Văn Học: 22 1.7. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Văn Học; 24 2. Khảo sát về công tác Văn thư 25 2.1. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã Văn Học: 25 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản. 27 2.2.1. Các quy định về soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. 27 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Văn Học. 29 2.2.3. Những ưu, nhược điểm về các nội dung: 31 1.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Văn Học. 32 1.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Văn Học. 32 2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 35 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 35 2.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 36 3. Khảo sát về tình hình thực tiễn các nghiệp vụ lưư trữ và đánh giá ưu, nhược điểm: 37 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 37 3.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 38 3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 40 3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 40 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ CỦA CƠ QUAN 42 I. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều: 43 II. Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban hành nhiều trong 5 năm trở lại đây: 47 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 48 I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của UBND xã Văn Học. 48 1. Ưu điểm 48 2. Nhược điểm 49 II. Một số đề xuất nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng tại UBND xã Văn Học. 50 1. Về đội ngũ cán bộ công chức 51 2. Về quy trình nghiệp vụ 52 3. Về trang thiết bị 52 LỜI CẢM ƠN 53 PHỤ LỤC 55

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K16

KHÓA HỌC ( 2013-2015 )

Họ và tên: BẾ DOÃN KIÊN

Tên cơ quan: UBND Xã VĂN HỌC Địa chỉ : Thôn Pò Cạu

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: NÔNG VĂN SANG

HÀ NỘI : 2015

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

LỜI MỞ ĐẦU 1

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT 6

Phần I 7

KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 7

CỦA UBND XÃ VĂN HỌC 7

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Học8 1 Chức năng của UBND xã Văn Học 8

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Văn Học 8

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Học 11

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Văn Học 12

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Văn Học 12

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Văn Học; 14

1.3 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Văn Học; 16

1.3.1 Chương trình công tác năm: 16

1.3.2 Chương trình công tác quý: 18

1.3.3 Chương trình công tác tháng: 18

1.3.4 Chương trình công tác tuần của Lãnh đạo UBND: 19

1.4 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng của Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng: 20

1.5 Nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo và các cuộc họp của UBND xã Văn Học 22

1.6 Những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo UBND xã Văn Học: 23

1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Văn Học; 24

2 Khảo sát về công tác Văn thư 25

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 28

2.2.1 Các quy định về soạn thảo văn bản và ban hành văn bản 28

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Văn Học 30

2.2.3 Những ưu, nhược điểm về các nội dung: 33

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Văn Học 34

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Văn Học 34

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 37

( Sơ đồ trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến-phụ lục số10 ) 37

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; 37

2.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 38

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưư trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 40

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 40

3.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 41

3.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 43

3.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 43

Phần II 45

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN 45

VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ CỦA CƠ QUAN 45

I Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều: 46

II Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban hành nhiều trong 5 năm trở lại đây: 50

Phần III 50

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 50

I Nhận xét, đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của UBND xã Văn Học 51

1 Ưu điểm 51

Văn phòng UBND xã Văn Học là một đơn vị thực hiện nghiêm túc các chức năng, nhiệm vụ của mình, luôn đi đầu trong các phong trào Bộ phận Văn phòng, các cá nhân cũng như tập thể đã nhiều năm liền được UBND xã tặng giấy khen và tuyên dương khen thưởng Đặc biệt là năm 2014 tập thể Văn phòng UBND xã Văn Học đã được UBND huyện Na Rì biểu dương khen thưởng là đơn vị có nhiều thành tích xuất sắc trong mọi nhiệm vụ được giao 51

2 Nhược điểm 52

II Một số đề xuất nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng tại UBND xã Văn Học 53

1 Về đội ngũ cán bộ công chức 54

2 Về quy trình nghiệp vụ 55

3 Về trang thiết bị 55

LỜI CẢM ƠN 56

PHỤ LỤC 58

LỜI MỞ ĐẦU

Bước vào thời kỳ hội nhập hóa, quốc tế hóa, Việt Nam đang dần khẳngđịnh được vị thế của mình trên trường quốc tế bằng những chủ trương, chínhsách phát triển sáng suốt, tài tình của Đảng và Nhà nước Và có thể khẳng địnhrằng đất nước chúng ta ngày càng chiếm được lòng tin của bạn bè quốc tế cùngvới sự vươn mình mạnh mẽ, làm quen và bắt nhịp được những thành tựu pháttriển của xã hội loài người

Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta đã xác định tầm quantrọng của việc đưa ra các chủ trương, chính sách phát triển, đó là: con người,khoa học công nghệ và nguồn thông tin Đây được xem là bản lề của sự thắnglợi Một nguồn thông tin chính xác, đầy đủ được xử lý và tổng hợp kịp thời sẽ làtiền đề, là động lực để bộ máy quản lý hoạt động, thực hiện đúng chức năng,nhiệm vụ; đưa ra những quyết định mang tính bền vững Vậy câu hỏi đặt ra:nguồn thông tin sẽ lấy ở đâu?chủ thể thực hiện là ai? và thực hiện bằng cáchnào? Để trả lời được những câu hỏi trên cần phải có một thực thể làm các nhiệm

vụ thu thập và xử lý thông tin, tham mưu cho lãnh đạo Bên cạnh đóp giải quyếtcác công việc mang tính phát sinh trong quá trình hoạt động.Với sự phát triểnkhách quan của xã hội và nhu cầu đặt ra ở các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đã

là nền móng cho sự ra đời của Văn phòng.Văn phòng thực hiện các chức năngtham mưu, tổng hợp, hậu cần phục vụ cho nhu cầu của bộ máy quản lý

Nền kinh tế Việt Nam đang có sự thay da đổi thịt sau nhiều năm đổi mới,ngày càng hội nhập và phát triển với nền kinh tế tri thức của nhân loại Do vậy,công tác hành chính văn phòng đang đóng vai trò then chốt ở các cơ quan, đơn

vị và doanh nghiệp; đảm bảo cung cấp thông tin có chất lượng phục vụ cho quátrình quản lý; hỗ trợ đắc lực cho các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức, điều hành,giám sát, kiểm tra công việc của cơ quan; đem lại những lợi ích, hiệu quả nhấtđịnh cho xã hội

Ngày nay, Văn phòng đang tự làm mới mình với việc ứng dụng các thànhtựu khoa học - kỹ thuật; đào tạo và sử dụng những con ngời hiện đại hội tụ đầy

đủ các yếu tố: trình độ chuyên môn, năng lực, phẩm chất đạo đức…; xây dựngcác phương pháp, cách thức làm việc khoa học để đáp ứng được với một môitrường xã hội luôn biến động Bên cạnh đó, công tác văn phòng hiện nay khôngchỉ đơn thuần là thực hiện các công việc giấy tờ, hành chính sự vụ mà đanghướng các hoạt động của mình vào công tác thu thập, tổng hợp thông tin phục

vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp

Thực hiện chủ trương, chính sách đổi mới hội nhập của Đảng và Nhànước qua các kỳ đại hội Đảng, đến nay đất nước ta đã thu được những thành quảngoài mong đợi Tiến hành đổi mới trên mọi phương diện cùng mọi lĩnh vực,ngành nghề, trong đó việc cải cách nền hành chính quốc gia được xem là nhiệm

vụ hàng đầu.Công tác Văn phòng đang góp phần tích cực vào việc thực hiện chủtrương, đất nước.Với việc phát triển đa dạng, thích ứng được ở các loại hình cơquan, tổ chức, doanh nghiệp Tạo nên một mạng lưới văn phòng dày đặc, đadạng về quy mô tổ chức, đáp ứng phong phú các công việc; đặc biệt trong nhữngnăm gần đây, với sự ra đời của văn phòng hiện đại, ở đó đã hội tụ được tất cảcác yếu tố như: trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ thông tin, phương pháp tổchức công việc và con người Trong đó, con người trở thành nhân tố giữ vị tríquan trọng trong văn phòng hiện đại Vì vậy, nhiệm vụ đặt ra hàng đầu là phảiđào tạo ra những con người có trình độ, năng lực chuyên môn cao, nhiệt tình,hăng say trong công việc; thích ứng với các trang thiết bị, công nghệ hiện đại;phong cách làm việc khoa học và có những phẩm chất chính trị vững vàng phùhợp với nền công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Nhận thấy tầm quan trọng và nhu cầu cần thiết của xã hội trong việc sửdụng nguồn nhân lực trong công tác văn phòng tạo các cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp; được sự chỉ đạo, quan tâm, giúp đỡ của Bộ Nội Vụ, Trường Đại học Nội

chất lượng đào tạo, hoàn thiện phương thức quản lý, đổi mới hình thức đào tạo

với quan điểm “Đào tạo theo nhu cầu xã hội, đào tạo cái gì xã hội cần và

doanh nghiệp cần chứ không phải đào tạo cái gì mình có” Hiện nay, Nhà

trường đang ngày càng mở rộng quy mô theo chiều sâu, được Nhà nước giaocho đào tạo nhiều chuyên ngành; trong đó chuyên ngành Hành chính văn phòngđược Nhà trường đưa vào giảng dạy với mục tiêu đào tạo cho xã hội nhữngngười làm công tác hành chính văn phòng hội tụ đầy đủ các yếu tố, đáp ứngđược những công việc hình thành trong công tác văn phòng tại các cơ quan, đơn

vị Bắt đầu từ ngày trường vẫn còn là trường Trung cấp Văn thư lưu trữ cùng vớichuyên ngành Văn thư lưu trữ thì chuyên ngành Hành chính văn phòng đã đượcđưa vào chương trình đào tạo cho đến nay, Nhà trường đã tạo thành công và cho

ra trường hàng nghìn sinh viên có trình độ, kỹ năng nghề nghiệp, chuyên môncao làm việc tại các văn phòng ở cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp; bổ sung cho đấtnước một đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng có chất lượng cao, đáp ứng đượccác yêu cầu ở các loại hình văn phòng

Thực hiện theo quy định của Nhà nước về quy chế đào tạo tại các Họcviện, trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp trong cả nước; theo kế hoạch đàotạo, hàng năm, Nhà trường tổ chức cho học sinh, sinh viên các ngành học đi kiếntập ngành nghề và thực tập cuối khóa học tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệptrên phạm vi cả nước để có những hiểu biết và nhận thức rõ hơn về ngành đangtheo học Đặc biệt xuất phát từ chủ trương của Đảng và Nhà nước trong sự

nghiệp giáo dục và đào tạo ở giai đoạn hiện nay đó là: “Học đi đôi với hành”,

“Lý luậngắn liền với thực tiễn”, ngay từ những ngày đầu, Nhà trường đã xác

định thực tập cuối khóa là một môn học nằm trong chương trình đào tạo Khóathực tập này sẽ giúp học sinh, sinh viên nắm vững được những kiến thức lý luậnthông qua thực tiễn Đồng thời làm sáng tỏ những nội dung môn học chuyênngành tại giảng đường Khóa thực tập cũng là sợi dây kết nối giữa Nhà trường

là điều kiện tốt nhất giúp học sinh, sinh viên làm quen và rèn luyện được các kỹnăng nghề nghiệp được đào tạo, tích lũy những kinh nghiệm làm việc từ thựctiễn Đây được xem là cuộc tập dượt mang tính chất quyết định đối với học sinh,sinh viên sau khi ra trường.

Được sự giới thiệu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trực tiếp là cácthầy cô trong trung tâm Đào tạo nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề; đồng thời

có sự đồng ý, giúp đỡ của UBND xã Văn Học đã tạo điều kiện cho em tới thựctập tại Văn phòng Tổng hợp xã Văn Học, đã giúp em được tiếp xúc với môitrường làm việc thực tế tại cơ quan trên cơ sở áp dụng những lý thuyết được họctrên ghế nhà trường Là học sinh năm cuối chuyên ngành Hành chính vănphòng, thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa như là một bước nhảy, đánh dấu sự pháttriển trong nhận thức bản thân và làm quen, rèn luyện những kỹ năng nghềnghiệp cần thiết của một nhà Hành chính văn phòng tài năng, nhiệt tình, năngđộng trong tương lai

Trong thời gian thực tập tại UBND xã Văn Học (từ ngày 20/4 đến ngày05/6/2015) đã giúp em làm quen tiếp xúc với nhiều công việc của văn phòngnhư: các loại văn bản, hồ sơ, trang thiết bị cũng như nắm bắt được một sốnghiệp vụ, kỹ năng của người làm công tác văn phòng để tổng hợp những kiếnthức đã lĩnh hội, trau dồi được tại cơ quan thực tập, kết hợp với những lý luậnđược thầy, cô nhà trường trang bị; sau đây, em xin trình bày bài báo cáo thực tậptốt nghiệp của cá nhân Qua đây, em cũng xin bày tỏ những đánh giá và đưa ramột số đề xuất, giải pháp của bản thân để công tác văn phòng ở cơ quan thực tậpđược hoàn thiện hơn

Để thực hiện được bài báo cáo thực tập tốt nghiệp, em đã được hướng dẫncủa Ths Tạ Thị Liễu – Giám đốc Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng vàDạy nghề, sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các cán bộ, nhân viên trong Vănphòng Tổng hợp của xã Văn Học Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã

nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu những kiến thức từ thực tế đểtổng hợp và hoàn thiện bài báo cáo này Song nội dung nghiên cứu, tìm hiểurộng nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định Em rất mongnhận được sự góp ý, đánh giá và bổ sung của các thầy, cô trong Trung tâm, cũngnhư của các cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng Tổng hợp xã Văn Học để bàibáo cáo của em được hoàn thiện hơn về cả nội dung và hình thức trình bày.

Kết thúc đợt thực tập tốt nghiệp này cho em gửi lời cảm ơn chân thành vàlời chúc sức khỏe đến các thầy cô, giảng viên trong Trung tâm Đào tạo nghiệp

vụ Văn phòng và Dạy nghề, ban lãnh đạo UBND xã Văn Học, các cán bộ, nhânviên trong Văn phòng Tổng hợp xã đã giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập tốtnghiệp này Đặc biệt, cho em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới đồng chí Nông VănSang – Cán bộ Văn phòng Tổng hợp; đã tận tình quan tâm, hướng dẫn và tạođiều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại cơ quan

Bài báo cáo nội dung gồm 3 phần:

- Phần I Khảo sát công tác Hành chính văn phòng của UBND xã Văn

Học

- Phần II Chuyên đề thực tập: Soạn thảo văn bản và phân loại văn bản

quản lý của UBND xã Văn Học

- Phần III Kết luận và đề xuất

Em xin chân thành cảm ơn!

Văn Học, ngày tháng năm 2015

Học sinh

Bế Doãn Kiên

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT Danh mục chữ viết tắt Chữ viết tắt

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CỦA UBND XÃ VĂN HỌC

* Vài nét về xã Văn Học và UBND xã Văn Học

Văn Học là xã có địa hình là đồi núi, với diện tích là 1450 ha, số dân là 10.96 người Là một vùng đất có vị trí địa lý quan trọng, giàu tiềm năng để phát triển kinh tế

- Về mặt tự nhiên:

+ Phía Đông tiếp giáp với xã Lương Hạ

+Phía Tây tiếp giáp với xã Lạng San

+Phía Nam tiếp giáp với xã Lương Thành

+ Phía Bắc tiếp giáp với xã Vũ Loan và Lạng San

- Về mặt kinh tế - xã hội:

Hiện nay toàn xã có 8 thôn đây được xem là một xã có tiềm năng về phát triển kinh kế - xã hội Với tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt khá 7,9%, tỷ trọng cơ cấu kinh tế nông nghiệp chiếm 67%; tiểu thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản chiếm 23%; thương mại dịch vụ chiếm 15%

+ Thu nhập bình quân đầu người từ các nguồn: 25.000.000 đồng/người/năm

( năm 2015 )

+ Tỷ lệ hộ nghèo còn: 6,89%, giảm 3,15% so với năm 2015

Với các số liệu rất khả quan đó được xem là tín hiệu tích cực để phát triển kinh

tế xã nhà

Hiện nay, với việc nâng cấp, làm mới, mở rộng các tuyến đường giao thông sẽ làđiều kiện thuận lợi cho việc giao lưu, vận chuyển hàng hóa với các thôn, xóm vàcác xã lân cận

khó, luôn sáng tạo Đảng, chính quyền và nhân dân trong xã đang nỗ lực phấn đấu phát triển về mọi mặt Minh chứng cụ thể: như đã báo cáo ở trên tốc độ tăngtrưởng kinh tế đạt khá 7,9% ( năm 2015 ) Có những đóng góp quan trọng trong việc phát triển kinh tế của huyện.

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Học

Chính quyền cấp xã là cơ quan hành chính ở địa phương Quản lý địaphương theo Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấptrên

1 Chức năng của UBND xã Văn Học

Ủy ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quanchấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấptrên

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, cácvăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dâncùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biệm pháp phát triển kinh tế - xãhội và thực hiện các chính sách khác trên địa phương

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo,quả lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Văn Học

Xây dựng các chương trình làm việc, công tác tháng, quý, năm của Ủyban nhân dân xã, Hội đồng nhân dân xã, tổ chức theo dõi đôn đốc, các cơ quanchuyên môn thuộc UBND xã thực hiện các chương trình kế hoạch công tác saukhi được ban hành

Giúp HĐND, Thường trực HĐND, UBND xã theo dõi đôn đốc các cơquan chuyên môn thuộc UBND xã thực hiện các nội dung chỉ đạo của HĐND,

UBND xã trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án tham gia ý kiến về nội dungtrong quá trình soạn thảo các đề án để HĐND, Thường trực HĐND xã xem xét,quyết định.

Bảo đảm việc thu thập thông tin, cung cấp thông tin, xử lý thông tinthường xuyên kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác HĐND, UBND xã,Thường trực Hội đồng nhân dân Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ,đột xuất được giao theo quy định của pháp luật

Giúp Thường trực HĐND, UBND xã tiếp nhận và giải quyết đơnthưkhiếu nại tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của văn phòng

Phối hợp với cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiệncác văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng, ban, thôn, xóm, theo dõi đônđốc thực hiện nhưng văn bản quy phạm pháp luật đó

Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các kỳhọp HĐND, các phiên họp UBND xã; các cuộc họp và làm việc của Thườngtrực HĐND, UBND xã với các cơ quan đơn vị, tổ chức và công dân; đảm bảocác điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật hậu cần cho các hoạt động của UBND,HĐND xã

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND,UBND xã, đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định củapháp luật

Trực tiếp tham mưu cho Thường trực HĐND, UBND xã giải quyết cácvấn đề liên quan trên địa bàn xã

* Nhiệm vụ quản lý hành chính Nhà nước trên các lĩnh vực :

- Về kinh tế - xã hội

- Về pháp chế xã hội chủ nghĩa

- Về Nội chính

- Bảo vệ tài sản, sức khỏe, tính mạng của nhân dân

- Công tác tổ chức biên chế, lao động

- Công tác tư pháp, thanh tra.

- Thu chi ngân sách

- Quản lý địa giới hành chính

Để thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ trên: Trong điều kiện, đặc điểm

cụ thể của từng đơn vị hành chính cơ sở, chính quyền xã có nhiệm vụ quản lý làchủ yếu

Chính quyền xã quảnlý các mặt hoạt động nhà nước ở cơ sở, nhằm đảmbảo cho hiến pháp, pháp luật được tôn trọng và chấp hành nghiêm chỉnh ở cơ sở,đảm bao quyền làm chủ của nhân dân, đảm bảo lợi ích gợp pháp cũng như nghĩa

vụ pháp lý của công dân, chăm lo đời sống vật chất tinh thần của nhân dân địaphương, động viên mọi công dân làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước Xây dựng

và thưc hiện kế hoạch trong phạm vi nhiệm vụ khả năng của xã : Sự nghiệp giáodục, văn hóa, y tế, xã hội, sản xuất tiêu dùng, chăm lo đời sống, quản ly ngânsách, làm nghĩa vụ đối với nhà nước và cấp trên Trực tiếp xây dựng và quản lýcác công trình công cộng phục vụ sản xuất và đời sống văn hóa – xã hội ở địaphương

Với cơ chế quản lý mới, vấn đề nổi lên trong quản lý hành chính nhà nước

ở cơ sở là quản lý hành chính kinh tế.Trên cơ sở phát huy quyền làm chủ củanhân dân Quyền làm chủ của các đơn vị sản xuất kinh doanh Cần xác định rõmối quan hệ giữa HĐND và UBND xã với các đơn vị sản xuất kinh doanh

Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài sản, vật tư hànghoá được giao theo đúng quy định của Nhà nước

Giúp chủ tịch UBND xã giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền vàgiải thích cho người dân hiểu các giấy tờ cần thiết

Chính quyền xã thực hiện quản lý hành chính tư pháp gồm: Cưỡng chế cáchành vi chống đối lại chính quyền nhân dân, ngăn chặn và xử lý hành vi thuộcthẩm quyền pháp luật quy định, thi hành mênh lệnh của tòa án và cơ quan tưpháp cấp trên, tuyên truyền giáo dục pháp luật Đồng thời phải giữ vững an ninh

trật tự, an toàn xã hội, đảm bảo pháp chế trong hoạt động xã hội ở địa phương.

- Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý : Quyết định, Chỉ thị, Côngvăn, Thông báo, Báo cáo

- Thẩm quyền xử lý mang tính cưỡng chế

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Học

UBND xã do HĐND xã bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND thực hiệnnguyên tắc tập trung dân chủ, các uỷ viên UBND xã do HĐND xã bầu ra gồm

+ Ban tài chính ngân sách

+ Ban địa chính xây dựng

+ Ban tư pháp - hộ tịch

+ Ban văn hoá thông tin

+ Ban chỉ huy quân sự

+ Ban công an

+Văn phòng UBND xã

Ngoài ra trong việc giải quyết công việc thì UBND xã Văn Học còn thànhlập thêm một số ban khác:

+ Ban phòng chống bão lụt và cứu hộ cứu nạn,

+ Ban giải toả mặt bằng,

+ Ban dân số gia đình trẻ em

Những năm gần đây dưới sự lãnh đạo của ban chấp hành Đảng uỷ, sự điềuhành năng động trong quản lý chính quyền và phối hợp hoạt động có hiệu quảcủa các đoàn thể tổ chức quần chúng vì thế trong hơn 20 năm thực hiện côngcuộc đổi mới của đất nước Đảng bộ và nhân dân xã Văn Học đã giành đượcthành tích to lớn trong xây dựng quê hương

UBND xã có bộ máy cơ bản giữ được ổn định có bước chuyển biến tích cựctrong điều hành quản lý, tổ chức thực hiện có hiệu quả những mục tiêu Nghị quyếtcủa Đại hội Đảng bộ đề ra và phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh

(Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Văn Học- Phụ lục 01)

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Văn Học

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Văn Học

Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong côngtác lãnh đạo, quản lý điều hành giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan Chức năng của Văn phòng thể hiện ở hai mặt:

+ Tham mưu, tổng hợp

+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động

* Nội dung công tác Văn phòng gồm:

tịch UBND xã Văn Học quy định chức năng, nhiệm vụ các ban chuyên môn,trong đó có quy định về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND như sau:

- Khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo Văn phòng phải đồng thời đề xuấtbiện pháp giải quyết, bên cạnh đó Văn phòng còn có trách nhiệm phối hợp vớicác đơn vị, cá nhân có liên quan để cùng triển khai chương trình, kế hoạch đã

đề ra

- Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuậtcho bộ máy của UBND hoạt động một cách tốt nhất Phụ trách công tác tổ chứccán bộ, công tác Văn thư lưu trữ…

Để đảm bảo việc thực hiện tốt chức năng của mình, UBND giao Vănphòng được quản lí, chi tiêu tài chính để mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, vănphòng phẩm và điều hành việc sử dụng

- Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần,tháng, quý, cho lãnh đạo và chương trình công tác năm cho UBND

- Soạn thảo văn bản, chuẩn bị cho các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc cử tri

và các hoạt động khác của HĐND và UBND

- Quản lý mọi mặt công tác cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xâydựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ.

- Giúp UBND thống nhất quản lý việc ban hành và soạn thảo văn bản,công tác văn thư lưu trữ

- Văn phòng có nhiệm vụ kiểm tra, già soát các đề án, dự án, các văn bảntrước khi trình chủ tịch ký ban hành

- Là đơn vị chính, trực tiếp sắp xếp, tham gia hoặc kết hợp cùng các đơn

vị chuẩn bị các cuộc họp, Hội nghị, Đại hội của cơ quan và lãnh đạo cơ quan, tổchức ghi biên bản các cuộc làm việc đó Đồng thời là bộ phận thực hiện côngviệc sự vụ hàng ngày

- Giúp lãnh đạo UBND quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư,Lưu trữ, Hành chính của cơ quan

- Nghiên cứu, phân loại, kiểm tra đề xuất và giải quyết các công việc hàngngày cho lãnh đạo bằng văn bản

- Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật và phương tiện làm việc chohoạt động của cơ quan

* Một số công việc cụ thể của lãnh đạo Văn phòng:

- Với cơ cấu tổ chức của HĐND &UBND cấp xã thì người đứng đầu vănphòng được gọi là công chức văn phòng Với chức năng và nhiệm vụ chung củaVăn phòng thì lãnh đạo văn phòng chịu trách nhiệm chính trước Chủ tịchUBND về việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng đảm bảo cho mọihoạt động của UBND, được Chủ tịch UBND giao ký thừa lệnh Chủ tịch một sốvăn bản của UBND như: Thông báo, giấy mời, giấy đi đường, …

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng- Phụ lục 02)

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Văn Học;

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan Vì vậy việc bố trí phòng làm việc khoahọc cho văn phòng là một yếu tố rất quan trọng, nhận thức rõ điều này lãnh đạo

UBND xã Văn Học đã rất quan tâm trú trọng việc bố trí phòng làm việc khoahọc để cán bộ, nhân viên Văn phòng làm việc hiệu quả, tăng tối đa năng suất laođộng Bố trí hợp lý, hài hoà giữa nội thất và các trang thiết bị văn phong như:Bàn, ghế tiếp khách, bàn ghế làm việc, máy vi tính, máy in, điện thoại bàn, quạt,chậu cảnh, tủ đựng tài liệu, tủ đựng văn phòng phẩm Ngoài ra còn bố trí khuvực phía ngoài dành cho dân đến giao dịch và làm việc với UBND.Qua đó thểhiện một văn phòng khá khoa học và đầy đủ thiết bị làm việc.

a Ưu điểm

Văn phòng UBND xã là nơi trực tiếp giải quyết các công việc thuộc chứcnăng nhiệm vụ (Thông tin tổng hợp giúp chủ tịch điều hành mọi hoạt động củaUBND xã) với cách bố trí văn phòng làm việc như vậy sẽ giúp lãnh đạo vănphòng dễ dàng quản lý và giải quyết công việc chuyên môn, thuận tiện trongcông việc tiếp dân một cách tốt nhất mang lại hiệu qua cao trong công việc

Màu sắc trang trí trong phòng làm việc có gam màu vàng nhạt tươi sáng,làm tinh thần sảng khoái, phấn trấn tăng hiệu quả làm việc.Cơ quan có quy định

rõ ràng thời gian làm việc và chế độ làm việc và chế độ nghỉ ngơi cho cán bộ,nhân viên

c Phương án đề xuất

Để nhằm phát triển trụ sở Uỷ ban nhân dân xã nói chung, văn phòng uỷban nói riêng Nên uỷ ban có sự đầu tư vốn để xây dựng, mua sắm các trangthiết bị bảo đảm công việc được hoạt động tốt

Ngoài ra yếu tố con người còn rất quan trọng trong văn phòng, luôn tạomọi điều kiện cho cán bộ văn phòng được học tập, nâng cao nghiệp vụ quản lývăn phòng và làm việc tốt hơn Từ đó tạo được sự hài hoà giữa con người làmviệc và không gian làm việc.

1.3 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Văn Học;

Xây dựng chương trình công tác là yêu cầu thường trực không thể thiếuđược của bất kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệu quả.UBND xã Văn Học có kế hoạch công tác cụ thể như sau:

1.3.1 Chương trình công tác năm:

a, Yêu cầu:

Những đề án, nhiệm vụ đăng ký trong chương trình công tác năm củaUBND phải thể hiện được sự kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các văn bản,

ý kiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị

Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tiến độ chuẩn bị và nội dung thựchiện công việc do đơn vị chủ trì đã đưa vào chương trình công tác của UBND

b, Nội dung cụ thể của Chương trình công tác năm của UBND xã Văn Học gồm:

+Phần 1 Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác năm trước.+Phần 2 Nêu các định hướng, nhiệm vụ và giải pháp lớn lên tất cả cáclĩnh vực công tác

+Phần 3: Chi tiết danh mục các đề án cần triển khai( mỗi đề án cần để xácđịnh rõ nội dung chính, phạm vi điều chỉnh, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, cơquan/ đơn vị thẩm định, cấp trình, thời hạn trình từng cấp và dự kiến kế hoạch

sơ bộ để thực hiện đề án)

c, Phân công thực hiện:

Văn phòng UBND chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộcUBND xây dựng chương trình công tác năm của UBND:

Trước ngày 20 tháng 11 hàng năm, trên cơ sở những yêu cầu, nhiệm vụđặt ra và hướng dẫn của UBND Huyện, Văn phòng UBND thông báo đề nghịcác đơn vị thuộc UBND xã kiểm điểm việc chỉ đạo, điều hành năm đó, kiến nghịcác định hướng, nhiệm vụ, giải pháp lớn của UBND xã và đăng ký các đề án, dự

án, vào chương trình công tác năm sau

Trước ngày 05 tháng 12, các đơn vị thuộc UBND xã gửi Văn phòng báocáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của đơn vị và danh mục những đề án, dự áncần trình UBND huyện và trình Chủ tịch trong năm sau

Trên cơ sở danh mục đề án, dự án đăng ký của các đơn vị thuộc UBND

xã, văn phòng xã dự thảo chương trình công tác năm của UBND, phối hợp vớilãnh đạo UBND xem xét, cho ý kiến chỉ đạo trước ngày 15 tháng 12 hàng năm.Trước ngày 25 tháng 12 hàng năm, Văn phòng UBND xã tổng hợp trình ChủTịch ký và chuyển UBND huyện phê duyệt, đăng ký những công việc củaUBND đưa vào chương trình công tác của UBND huyện

Chậm nhất 05 ngày làm việc sau khi nhận được chương trình công tácnăm của UBND huyện, văn phòng UBND xã phối hợp với các đơn vị có liênquan để cụ thể hoá thành dự thảo chương trình công tác năm của UBND

Các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Văn phòng UBND

để tổng hợp báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của các Phó chủ tịch và tổng hợp trìnhchủ tịch thông qua Chương trình công tác năm của UBND

Văn phòng UBND trình Chủ tịch ký ban hành và gửi Trưởng các banngành, đơn vị thuộc UBND để phối hợp chỉ đạo, tổ chức thực hiện

Văn phòng UBND là cơ quan đầu mối xây dựng chương trình công táccủa UBND, có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo UBND trong việc xâydựng, điều chỉnh và tổ chức thực hiện chương trình công tác bảo đảm phù hợpvới yêu cầu chỉ đạo, điều hành của UBND đồng thời Văn phòng UBND xãthường xuyên phối hợp với các đơn vị có liên quan của Văn phòng UBNDhuyện và các cơ quan khác có liên quan để xây dựng chương trình công tác của

UBND, của Lãnh đạo UBND bảo đảm tính khả thi và thống nhất.

1.3.2 Chương trình công tác quý:

a, Yêu cầu:

Những đề án, công việc ghi trong chương trình công tác quý của UBNDphải xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụtrách, trình UBND huyện quyết định và thời hạn trình phù hợp với chương trìnhcông tác năm

b, Nội dung: Gồm 3 phần chính:

-Phần 1: Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý trước.-Phần2: Nêu các nhiệm vụ và giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực công tác.-Phần3: Tình hình thực hiện các đề án theo chương trình công tác nămcủa UBND

c, Phân công thực hiện:

- Chậm nhất là 10 ngày của tháng cuối quý, các đơn vị gửi dự kiếnchương trình công tác quý sau cho Văn phòng UBND, những công việc bổ sunghoặc có sự điều chỉnh về thời gian để tổng hợp báo caó Lãnh đạo UBND Quáthời hạn trên, đơn vị nào không gửi coi như đơn vị đó không có nhu cầu điềuchỉnh

- Chậm nhất là 13 ngày của tháng cuối quý, Văn phòng UBND tổng hợpchương trình công tác quý sau của UBND, trình Chủ tịch xem xét, quyết định.Những vấn đề trình có văn bản trình Lãnh đạo UBND ký trước ngày 15 củatháng cuối quý để đề nghị UBND Huyện cho phép điều chỉnh Chỉ sau khi đượcchấp nhận, các đơn vị mới được thực hiện theo tiến độ mới

Chú ý: Chương trình công tác Quý I được thể hiện trong báo cáo và

chương trình công tác của năm trước; chương trình công tác Quý III được thểhiện trong báo cáo và chương trình công tác 6 tháng đầu năm

1.3.3 Chương trình công tác tháng:

a, Yêu cầu:

Hàng tháng, các đơn vị căn cứ chương trình công tác quý để xây dựng vàtriển khai thực hiện chương trình công tác tháng

b, Nội dung:Gồm 3 phần chính:

- Phần 1: Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác tháng trước

- Phần 2: Nêu các nhiệm vụ, giải pháp trên tất cả các lĩnh vực công tác

- Phần 3: Tình hình thực hiện các đề án theo chương trình công tác quýcủa UBND

c, Phân công thực hiện:

Chậm nhất là ngày 20 hàng tháng, các đơn vị gửi dự kiến chương trìnhcông tác tháng sau cho Văn phòng để tổng hợp

Chậm nhất là ngày 25 hàng tháng, Văn phòng UBND tổng hợp chươngtrình công tác tháng sau trình Chủ tịch xét duyệt

1.3.4 Chương trình công tác tuần của Lãnh đạo UBND:

Căn cứ chương trình công tác tháng và sự chỉ đạo của Chủ tịch, Vănphòng UBND phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trình côngtác tuần, trình Lãnh đạo UBND duyệt và gửi các đơn vị vào Thứ sáu hàng tuần

để các đơn vị chủ động trong xây dựng và thực hiện chương trình công tác củađơn vị mình

Khi có sự thay đổi về chương trình công tác Thư ký UBND là người kịpthời thông báo cho Văn phòng UBND cập nhật thông tin và thông báo cho cácđơn vị, cá nhân có liên quan được biết

* Chương trình công tác của các đơn vị thuộc UBND:

Căn cứ chương trình công tác của UBND và chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị

và tổ chức thực hiện Chương trình này phải xác định rõ trách nhiệm đến từngcán bộ, công chức; đồng thời thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc

Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, tạođiều kiện để đơn vị hoàn thành chương trình, kế hoạch công tác Trường hợp do

những khó khăn chủ quan, khách quan không hoàn thành được công việc theotiến độ, kế hoạch đã định, phải kịp thời kịp thời báo cáo Phó chủ tịch phụ tráchlĩnh vực và thông báo cho Văn phòng biết để điều chỉnh chương trình chung và tìm giảipháp khắc phục.

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan; chủ trươngchung của cấp trên; đề nghị của các ban, các đơn vị trong xã, UBND xã đã xâydựng kế hoạch công tác với trình tự; các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng

ký công tác với Văn phòng để tổng hợp thành chương trình công tác chung chotoàn cơ quan Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn chỉnh bản dựthảo lần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đến các thànhviên UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã, thị trấn biết để thựchiện

(Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng kế hoạch công tác của UBND xã Văn Học

bộ Văn phòng tổ chức chuẩn bị rất chu đáo

Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình thủ trưởng phê duyệt,liên hệ nơi công tác; đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phâncông; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và văn bản, tài liệu có liên quan, báocáo công tác của cơ quan khi thủ trưởng đi công tác; kết thúc chuyến đi công tác;kinh phí chuyến đi, báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan

Bước 1: Phải lên kế hoạch cụ thể của chuyến đi Nói cách khác là phaỉ

xác định rõ mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần,

phương tiện và kinh phí.Công việc này sẽ được lãnh đạo Văn phòng đề xuất ýkiến vào kế hoạch đi công tác của Lãnh đạo UBND trước khi Lãnh đạo UBNDphê duyệt Đồng thơì trong khi kế hoạch trên được duyệt lãnh đạo Văn phòngcòn có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thờigian.

Bước 2: Làm công tác chuẩn bị trước chuyến đi Lúc này khi mà kế

hoạch cụ thể của chuyến đi đã được phê duyệt, nếu được Lãnh đạo UBND giao,Văn phòng UBND thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tácnhững nội dung thiết yếu như: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thànhviên; nội dung và lịch làm việc; thời gian đoàn đi từ UBND; những đề nghị để cơquan, đơn vị chuẩn bị để giúp đỡ đoàn;

Bước 3: Chuẩn bị nội dung công tác Đây là phần nội dung quan trọng

nhất của chuyến đi.Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng UBND lúc này là biết

sự phân công của Lãnh đạo UBND đôn đốc các đơn vị được phân công thựchiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội dung và tiến độ thời gian Tổchức việc đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác

Bước 4: Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí Công việc này là

phần công việc rất cần thiết của mỗi một chuyến đi công tác nói chung đặc biệt

là những chuyến đi công tác đường dài Tuy nhiên, việc sử dụng phương tiệngiao thông của UBND cũng có những nhiều yếu tố chi phối như: nhu cầu cấpbách, khẩn trương của chuyến đi; nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn vănbản, kinh phí nên lãnh đạo Văn phòng UBND có trách nhiệm lên kế hoạch cụthể về việc chuẩn bị phương tiện của mỗi chuyến đi Và với kinh phí cũng vậy,kinh phí của mỗi chuyến đi phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhucầu công tác và tiết kiệm, đặc biệt cần chú ý đến các nhu cầu chi về: phương tiện

đi lại; việc ăn, nghỉ trên đường; bồi dưỡng cho đại biểu tham gia hội nghị theoquy định; kinh phí dự phòng

Bước 5: Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan Trong mỗi chuyến

đi công tác của Thủ trưởng các đơn vị, các cơ quan nói chung mà cụ thể ở đây làLãnh đạo UBND, Văn phòng cần chủ động tổ chức tốt các công việc: trước ngàyLãnh đạo UBND đi công tác, Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bịhoàn tất và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của Lãnh đạo UB;nếu thấy cần thiết, Văn phòng UB tổ chức cuộc hội ý Lãnh đạo của toàn UB để

có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian Lãnh đạo UB đi công tác; khi Lãnhđạo UB công tác về, Văn phòng UB có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công tác củatoàn UB; trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, Văn phòng UB tổ chức việc bổsung kịp thời những việc mới nảy sinh vào chương trình công tác của UB

(Sơ đồ quy trình nghiệp vụ chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan- phụ lục số 04)

1.5 Nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo và các cuộc họp của UBND xã Văn Học

Để tổ chức Hội nghị thành công cần phải chuẩn bị tốt các bước sau:

- Tổ chức chuẩn bị Hội nghị:

+ Văn phòng phải lập kế hoạch tổ chức Hội nghị căn cứ vào kế hoạch Vănphòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc các đơn vịchuẩn bị tốt công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian, phân công côngviệc cho từng người phụ trách

+ Chuẩn bị các văn bản tài liệu cần thiết có liên quan tới hội nghị

+ Chuẩn bị cơ sở vật chất, thời gian, địa điểm để đảm bảo cho hội nghịthành công

- Trong quá trình diễn ra hội nghị:

+ Tổ chức tiếp đón đại biểu (ghi danh sách, phát tài liệu, hướng dẫn đạibiểu vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo cơ quan tiếp đại biểu cấp cao đến dựhội nghị, )

+Tổ chức hội nghị (giới thiệu đại biểu, tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu,

nêu mục đích, thông báo về nội dung, chương trình hội nghị, chủ trì cuộc thảo

luận, phát biểu ý kiến, tham gia xây dựng những nội dung đã triển khai).

+ Tổ chức công tác hậu cần (giúp thủ trưởng giải quyết các việc đột xuấtxảy ra trong quá trình hội nghị làm việc như y tế, trật tự trị an, điện, nước, loa,đài, thông tin có liên quan đến nội dung hội nghị; văn phòng ghi biên bản hộinghị…)

- Kết thúchội nghị: Văn phòng có trách nhiệm (thu thập tài liệu, lập hồ sơhội nghị và quyết toán kinh phí)

(Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị của cơ quan - phụ lục số 05)

1.6 Những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo UBND xã Văn Học:

Thông tin là hoạt động quản lý, điều hành do vậy khi cung cấp thông tincho lãnh đạo phải thực hiện chính xác, nhanh chóng Quy trình cung cấp thôngtin tiến hành như sau:

- Thông tin phải được xử lý sơ bộ

- Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng

- Phải đảm bảo chất lượng thông tin

Cụ thể hơn quá trình lưu thông thông tin trong phạm vi toàn UBND xãVăn Học là một chu trình tuần hoàn khép kín

Trong hoạt động thường ngày của UB việc trao đổi, cung cấp thông tin

đã và đang được đội ngũ cán bộ, công chức của UB thực hiện nghiêm chỉnh, ví

dụ cụ thể: trong các kỳ báo cáo của UB mà Văn phòng là đơn vị chủ trì và theodõi về tiến độ thời gian được thực hiện theo quy định sau:

- Báo cáo tuần, gửi đến Văn phòng UB chậm nhất vào sáng Thứ nămhàng tuần và chỉ áp dụng đối với các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhànước

- Báo cáo tháng, các đơn vị thuộc UB gửi đến Văn phòng UB trước ngày 20 hàngtháng

- Báo cáo công tác quý I, đồng thời là báo cáo tháng 3, các đơn vị trực

thuộc Bộ gửi đến Văn phòng UB trước ngày 15 tháng 3.

- Báo cáo sơ kết công tác sáu tháng, đồng thời là báo cáo tháng 6, các đơn

vị trực thuộc UB gửi đến Văn phòng UB trước ngày 15 tháng 6

- Báo cáo công tác quý III, đồng thời là báo cáo 9 tháng, các đơn vị trựcthuộc UB gửi đến Văn phòng trước ngày 15 tháng 9

- Báo cáo tổng kết năm, các đơn vị thuộc UB gửi đến Văn phòng trướcngày 15 tháng 11

Hoặc trong những trường hợp khác( sự cố không may trong khi tổ chứcchuyến đi công tác cho Lãnh đạo UB, tổ chức hội nghị tổng kết ) Văn phòng

UB sẽ phải là đơn vị có trách nhiệm thông tin một cách kịp thời nhất đến choLãnh đạo UB bằng nhiều hình thức(gửi văn bản, Fax, điện thoại ) để Lãnh đạo

UB có ý kiến chỉ đạo giải quyết đúng đắn hạn chế những thiệt hại có thể xảy ralàm ảnh hưởng đến công việc chung của UBND và các cơ quan có liên quan

Thu thập thông tin, xử lý thông tin, tổng hợp và truyền thông tin bằnghình thức: văn bản, báo cáo trực tiếp, điện thoại, dư luận xã hội và báo chí… Vìvậy, sau khi nhận tin Văn phòng có trách nhiệm xử lý sơ bộ phục vụ cho nhucầu sử dụng tin và giải quyết tin của lãnh đạo được nhanh chóng và chính xác

(Sơ đồ hóa quy trình cung cấp thông tin của Văn phòng cho lãnh đạo cơ quan - phụ lục số 06)

1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Văn Học;

Văn phòng UBND xã Văn Học nói riêng và cơ quan Hành chính Nhànước nói chung là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điềuhành công việc đồng thời là trung tâm phục vụ, chỉ đạo

Cùng với sự phát triển của khoa học, đặc biệt là đối với các thành tựu củacông nghệ thông tin, điện tử viễn thông, đối với UBND xã Văn Học thì cũng bắtnhịp được với sự phát triển đó Vấn đề hiện đại hóa văn phòng cũng không phải

là việc tốn kém, để sắm các trang thiết bị, cơ sở vật chất đối với UBND xã VănHọc không phải là khó

Việc hiện đại hoá trang thiết bị cần phải được tiến hành đồng thời với hiệnđại hoá tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trang bị trithức cần được tiến hành trước một bước Con người làm việc trong văn phòng lànhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng Chất lượng giải quyết công việcphụ thuộc chủ yếu vào con người.

Để hiện đại hoá văn phòng cận nghiên cứu xây dựng và tiến hành tối ưuhoá các quy trình thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng trong đó trước hết cầnquan tâm đến những nội dung nội dung hoàn thiện công việc Văn phòng như cácvật dụng thông thường: bút, bià cặp, kẹp ghim đến các máy in, máy tính, máyfax,máy photo

Cần xây dựng tiêu chuẩn về kỹ năng và trình độ nhân viên ở các vị trí làmviệc khác để đảm bảo chất lượng công việc

Đội ngũ làm việc văn phòng hiện nay, trình độ chuyên môn chưa đượcđào tạo nhiều, tổ chức bộ máy văn phòng còn chồng chéo, điều này làm ảnhhưởng tới công tác của Văn phòng Chính vì vậy cần phải có sự chuẩn hoá trongcác công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ Văn phòng

Hiện đại hoá văn phòng của cơ quan là một việc tất yếu mà cơ quan Hànhchính Nhà nước nào cũng phải thực hiện

2 Khảo sát về công tác Văn thư

2.1 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã Văn Học:

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơquan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, các đơn vị vũ trangnhân dân

Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quantrọng Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhànước Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt độngquản lý Nhà nước của mỗi cơ quan

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan Nó

có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,báo cáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là hoạtđộng đảm bảo thông tin bằng văn bản Đây là bộ phận chiếm phần lớn trongcông tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan tạo thành một

bộ máy hoạt động nhịp nhàng

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND và thấy được tầm quan trọngcủa công tác văn thư thì công tác Văn thư của UBND Xã được tổ chức theo hìnhthức Văn thư tập trung thuộc sự quản lý của Văn phòng và thực hiện theo quyđịnh tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước vàmột số quy định cụ thể của UBND Xã Xã hiện có một cán bộ Văn thư chuyêntrách (trình độ trung cấp) được đào tạo bài bản và sử dụng thành thạo các thiết bịvăn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của Văn thư hiện đại

Để thuận tiện cho việc liên hệ công tác cho các đơn vị, cá nhân và thựchiện công việc của công tác văn thư, phòng Văn thư được bố trí ở tầng 1củaUBND

Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi)cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thựchiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư cơquan UBDN xã Văn Học có 06 sổ chính là: Sổ đăng ký văn bản đi, Sổ chuyểngiao văn bản đi, sổ gửi văn bản đi bưu điện, số đăng ký văn bản đến, sổ chuyểngiao văn bản đến,sô theo dõi giải quyết văn bản đến Ngoài ra với cơ cấu tổ chức

là một cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, UBND Xã thường xuyênphải tiếp nhận và giải quyết những đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyềngiải quyết của uỷ ban, vì vậy ngoài những sổ nêu trên còn có thêm sổ đăng kýđơn thư

Phòng làm việc của Văn thư là một phòng độc lập được bố trí sát cạnh

phòng Văn phòng, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến vàtiếp cận thông tin với mọi người, được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc,thiết bị hiện đại như: Máy điều hoà, máy vi tính, điện thoại, máy photo, tủ đựngtài liệu… Đảm bảo yêu cầu của công tác Văn thư nhanh chóng, chính xác, bímật, hiện đại.

Với mô hình tổ chức văn thư hiện tại của UBND xã Văn Học đã đem lạihiệu quả cao trong công tác văn thư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chínhxác thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho bộ máy của UBND hoạt độngđược đạt hiệu quả cao nhất, từ đó cũng góp phần vào việc phát triển kinh tế xãhội của địa phương

Tuy nhiên, do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên trong môhình tổ chức công tác văn thư của UBND xã Văn Học còn tồn tại một số hạn chếnhỏ như: công tác phục vụ sử dụng bản lưu đôi khi chưa kịp thời do cán bộ vănthư phải kiêm nhiệm một số công việc khác và số lượng công việc cũng tươngđối nhiều Vì vậy, việc tồn tại những hạn chế là việc không thể tránh khỏi

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.

2.2.1 Các quy định về soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Văn Học thực hiệntheo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 của Chínhphủ về công tác văn thư và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCPngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ về việchướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

a Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Văn Học

đã được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật Chấp hànhnghiêm Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về côngtác Văn thư

Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND xã Văn Học ban hành các vănbản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban chuyên mônkhông được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo đầy đủcác thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV banhành ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ, kỹ thuật trình bày văn bản ngày cànghoàn thiện hơn, đúng hơn

Ví dụ: Quốc hiệu, tiêu ngữ; tên cơ quan ban hành văn bản; số, ký hiệu củavăn bản; địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày đúng theoquy định như sau:

ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ VĂN HỌC

Số: /QĐ-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Văn Học, ngày tháng năm

b Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện nghiêm túc theo

Nội Vụ.

Ví dụ: Để soạn thảo một văn bản, cán bộ soạn thảo phải nghiên cứu thực

tế, xác định nội dung,mục đích, phạm vi, đối tượng áp dụng, xác định tên loạivăn bản, thu thập và xử lý thông tin để chuẩn bị xây dựng bản thảo; tiếp đó trìnhvăn bản cho người có thẩm quyền phê duyệt và ký ban hành; cuối cùng là hoànthiện các thủ tục hành chính để ban hành văn bản

Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Cán bộ văn phòng đã nắm vững được nhữngquy định về soạn thảo văn bản nên những thao tác nghiệp vụ của họ tương đốithành thạo, hầu như không mắc phải khuyết điểm

Ví dụ: Các khâu nghiệp vụ từ soạn thảo đến ban hành văn bản đều đượclàm cẩn thận; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng với quy định củaThông tư 01/2011/TT-BNV; hình thức trình bày đẹp; nội dung văn bản ban hànhkhông trái với các quy định của pháp luật…

Tuy nhiên vẫn còn tình trạng một số văn bản có thể thức và kỹ thuật trìnhbày chưa đúng với quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV

Ví dụ:

- Có những văn bản thiếu dòng kẻ ngang, nét liền dưới tên cơ quan, tổchức ban hành văn bản, dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản; số và địadanh, ngày tháng văn bản không cùng nằm trên một dòng kẻ,

- Đối với công văn, cụm từ “Kính gửi” vẫn còn in đậm

- Với Quyết định, trước mỗi căn cứ vẫn còn gạch đầu dòng (-); từ “Điều”được trình bày bằng chữ in thường, sau số thứ tự có dấu chấm thì ở đây “Điều”lại là chữ in hoa, sau số thứ tự là dấu hai chấm,…

Dẫn chứng: Công văn số 16/UBND-VP ngày 18/02/2014 của UBND xãVăn Học; Quyết định số 175/QĐ-UBND ngày 18/04/2012 của UBND xã VănHọc

- Chữ “ Nơi nhận” của một số văn bản không đúng cỡ chữ 12, thành phầnnhận văn bản không để đúng cỡ chữ 11

(Xem phụ lục 07)

c Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của cơ quan

Ở UBND xã Văn Học, việc kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản đượcthực hiện theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về kiểmtra, rà soát, hệ thống hóa văn bản như:

- Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm2004

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008

- Nghị định 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra

và xử lý văn bản quy phạm pháp luật

- Thông tư số 01/2004/TT-BTP ngày 16/6/2004 của Bộ Tư pháp hướngdẫn thi hành một số điều của Nghị định 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 củaChính phủ về kiểm travà xử lý văn bản quy phạm pháp luật

Qua tìm hiểu em được biết UBND xã Văn Học thường xuyên tiến hànhhoạt động kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản theo định kỳ mỗi năm một lần.Phòng Tư pháp có chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng kế hoạch kiểmtra, rà soát, hệ thống hóa văn bản để đánh giá một cách toàn diện hệ thống vănbản quy phạm pháp luật được ban hành hằng năm, nhằm phát hiện ra những mâuthuẫn chồng chéo trong các văn bản đã được ban hành; kiến nghị sửa đổi, bổsung, bãi bỏ các văn bản trái pháp luật hoặc không còn phù hợp; sắp xếp các vănbản quy phạm pháp luật thành hệ thống theo những tiêu chí nhất định

Sau đó tiến hành lập và công bố danh mục văn bản quy phạm pháp luật đãhết hiệu lực thi hành hoặc bị bãi bỏ; danh mục văn bản quy phạm pháp luật cầnsửa đổi, bổ sung; danh mục văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực để các cơquan, tổ chức và cá nhân thực hiện

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Văn Học.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các bướccần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chấtlượng văn bản

Tại UBND xã Văn Học việc soạn thảo được thực hiện theo các bước sau:

-Bước 1: Chuẩn bị:

- Phân công soạn thảo

- Xác định mục đích, tính chất và nội dung chủ yếu của vấn đề cần ra văn bản

- Xác định tên loại, trích yếu nội dung

- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liênquan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá

- Xây dựng đề cương và viết bản thảo

-Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản

- Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kỹ thuật trình bày,mục đích đạt được của văn bản

- Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, có nhiều vấn đềVăn phòng đã tổ chức xin ý kiến góp ý của các đơn vị, cán nhân có liên quan

-Bước 3: Trình duyệt

+ Văn bản sau khi soạn thảo xong được trình lên lãnh đạo UBND phụtrách lĩnh vực đề cập đến trong nội dung văn bản để duyệt nội dung bản thảo, kýnháy

+ Cán bộ Văn phòng duyệt thể thức và tính pháp lý, ký nháy (cuối nơinhận)

+ Lãnh đạo UBND duyệt và ký ban hành

-Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục phát hành

+ Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, in văn bản, soát lại văn bản và trình kýchính thức

+ Văn thư ghi số, ngày tháng năm

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận

+ Đóng dấu và làm thủ tục phát hành.

+ Lưu văn bản

2.2.3 Những ưu, nhược điểm về các nội dung:

Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;Quy trình soạn thảo văn bản; Kỹ thuật soạn thảo văn bản

* Thẩm quyền ban hành văn bản:

+ Ban hành văn bản đúng thẩm quyền của UBND

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

+ Các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng do không được tiếp cận nhiềuvới các đợt tập huấn nên việc trình bày thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản