MỤC LỤC
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biệm pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa phương. Xây dựng các chương trình làm việc, công tác tháng, quý, năm của Ủy ban nhõn dõn xó, Hội đồng nhõn dõn xó, tổ chức theo dừi đụn đốc, cỏc cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã thực hiện các chương trình kế hoạch công tác sau khi được ban hành. Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND xã; các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, UBND xã với các cơ quan đơn vị, tổ chức và công dân; đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật hậu cần cho các hoạt động của UBND, HĐND xã.
Chính quyền xã quảnlý các mặt hoạt động nhà nước ở cơ sở, nhằm đảm bảo cho hiến pháp, pháp luật được tôn trọng và chấp hành nghiêm chỉnh ở cơ sở, đảm bao quyền làm chủ của nhân dân, đảm bảo lợi ích gợp pháp cũng như nghĩa vụ pháp lý của công dân, chăm lo đời sống vật chất tinh thần của nhân dân địa phương, động viên mọi công dân làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Chính quyền xã thực hiện quản lý hành chính tư pháp gồm: Cưỡng chế các hành vi chống đối lại chính quyền nhân dân, ngăn chặn và xử lý hành vi thuộc thẩm quyền pháp luật quy định, thi hành mênh lệnh của tòa án và cơ quan tư pháp cấp trên, tuyên truyền giáo dục pháp luật. Những năm gần đây dưới sự lãnh đạo của ban chấp hành Đảng uỷ, sự điều hành năng động trong quản lý chính quyền và phối hợp hoạt động có hiệu quả của các đoàn thể tổ chức quần chúng vì thế trong hơn 20 năm thực hiện công cuộc đổi mới của đất nước Đảng bộ và nhân dân xã Văn Học đã giành được thành tích to lớn trong xây dựng quê hương.
Với chức năng và nhiệm vụ chung của Văn phòng thì lãnh đạo văn phòng chịu trách nhiệm chính trước Chủ tịch UBND về việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng đảm bảo cho mọi hoạt động của UBND, được Chủ tịch UBND giao ký thừa lệnh Chủ tịch một số văn bản của UBND như: Thông báo, giấy mời, giấy đi đường, …. Văn phòng UBND xã là nơi trực tiếp giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ (Thông tin tổng hợp giúp chủ tịch điều hành mọi hoạt động của UBND xã) với cách bố trí văn phòng làm việc như vậy sẽ giúp lãnh đạo văn phòng dễ dàng quản lý và giải quyết công việc chuyên môn, thuận tiện trong công việc tiếp dân một cách tốt nhất mang lại hiệu qua cao trong công việc. Trước ngày 20 tháng 11 hàng năm, trên cơ sở những yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra và hướng dẫn của UBND Huyện, Văn phòng UBND thông báo đề nghị các đơn vị thuộc UBND xã kiểm điểm việc chỉ đạo, điều hành năm đó, kiến nghị các định hướng, nhiệm vụ, giải pháp lớn của UBND xã và đăng ký các đề án, dự án, vào chương trình công tác năm sau.
Văn phòng UBND là cơ quan đầu mối xây dựng chương trình công tác của UBND, có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo UBND trong việc xây dựng, điều chỉnh và tổ chức thực hiện chương trình công tác bảo đảm phù hợp với yêu cầu chỉ đạo, điều hành của UBND đồng thời Văn phòng UBND xã thường xuyên phối hợp với các đơn vị có liên quan của Văn phòng UBND huyện và các cơ quan khác có liên quan để xây dựng chương trình công tác của. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan; chủ trương chung của cấp trên; đề nghị của các ban, các đơn vị trong xã, UBND xã đã xây dựng kế hoạch công tác với trình tự; các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng ký công tác với Văn phòng để tổng hợp thành chương trình công tác chung cho toàn cơ quan. Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình thủ trưởng phê duyệt, liên hệ nơi công tác; đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân công; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và văn bản, tài liệu có liên quan, báo cáo công tác của cơ quan khi thủ trưởng đi công tác; kết thúc chuyến đi công tác;.
Lúc này khi mà kế hoạch cụ thể của chuyến đi đã được phê duyệt, nếu được Lãnh đạo UBND giao, Văn phòng UBND thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác những nội dung thiết yếu như: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên; nội dung và lịch làm việc; thời gian đoàn đi từ UBND; những đề nghị để cơ quan, đơn vị chuẩn bị để giúp đỡ đoàn;. Hoặc trong những trường hợp khác( sự cố không may trong khi tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo UB, tổ chức hội nghị tổng kết..) Văn phòng UB sẽ phải là đơn vị có trách nhiệm thông tin một cách kịp thời nhất đến cho Lãnh đạo UB bằng nhiều hình thức(gửi văn bản, Fax, điện thoại..) để Lãnh đạo UB có ý kiến chỉ đạo giải quyết đúng đắn hạn chế những thiệt hại có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến công việc chung của UBND và các cơ quan có liên quan. Để hiện đại hoá văn phòng cận nghiên cứu xây dựng và tiến hành tối ưu hoá các quy trình thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng trong đó trước hết cần quan tâm đến những nội dung nội dung hoàn thiện công việc Văn phòng như các vật dụng thông thường: bút, bià cặp, kẹp ghim đến các máy in, máy tính, máy fax,máy photo.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND và thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư thì công tác Văn thư của UBND Xã được tổ chức theo hình thức Văn thư tập trung thuộc sự quản lý của Văn phòng và thực hiện theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và một số quy định cụ thể của UBND Xã. Với mô hình tổ chức văn thư hiện tại của UBND xã Văn Học đã đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho bộ máy của UBND hoạt động được đạt hiệu quả cao nhất, từ đó cũng góp phần vào việc phát triển kinh tế xã hội của địa phương. Phòng Tư pháp có chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng kế hoạch kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản để đánh giá một cách toàn diện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được ban hành hằng năm, nhằm phát hiện ra những mâu thuẫn chồng chéo trong các văn bản đã được ban hành; kiến nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ các văn bản trái pháp luật hoặc không còn phù hợp; sắp xếp các văn bản quy phạm pháp luật thành hệ thống theo những tiêu chí nhất định.
+ Việc ghi số và ngày tháng của văn bản đôi khi còn đánh trực tiếp trên máy mà theo quy định tại Nghị định 110 của Chính phủ về công tác văn thư thì việc ghi số và ngày tháng phải được thực hiện sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký văn bản và được văn thư của cơ quan vào sổ đăng ký văn bản thì khi đó với tiến hành ghi số và ngày tháng năm ban hành văn bản. UBND xã Văn Học sử dụng con dấu cơ quan thể hiện tính pháp lý, ngoài ra còn có một số dấu khác như: dấu công văn đến; dấu mức độ khẩn, mật, hoả tốc; dấu chức danh; dấu tên một số lãnh đạo có thẩm quyền… Thủ trưởng cơ quan (Chủ tịch) có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định. - Điều đó cho thấy sự quan tâm đúng mức, kịp thời của Đảng, của ban Chủ tịch và sự cố gắng, tinh thần trách nhiệm hoàn thành tốt công việc, nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên thuộc các phòng, ban chức năng đối với công tác Lưu trữ không chỉ ở cơ quan mà còn là thực hiện tốt chủ trương, chính sách của Nhà nước ta.
Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn.
Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban hành nhiều trong 5 năm trở lại đây