Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã KHUẤT xá (Hệ trung cấp)

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ – HUYỆN LỘC BÌNH – TỈNH LẠNG SƠN 4 1. Đặc điểm tình hình chung của huyện Lộc Bình. 4 2.Đặc điểm tình hình chung của xã Khuất Xã. 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ 6 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Khuất Xá. 6 1. Chức năng của Ủy ban nhân dân 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Khuất Xá 6 2.1. Trong lĩnh vực kinh tế 6 2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp, UBND xã thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn sau đây: 7 2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải UBND xã thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau: 7 2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao UBND xã thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: 8 2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, UBND xã thực hiện quyền và nghĩa vụ sau: 9 2.6. Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo: 9 2.7. Trong việc thi hành pháp luật, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau: 9 3. Cơ cấu tổ chức của xã Khuất Xá 9 3.1. Tóm tắt tổ chức bộ máy chính quyền xã Khuất Xá 9 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Khuất Xá 12 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Khuất Xá 12 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND xã Khuất Xá: 12 1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng HĐNDUBND xã: 12 1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Khuất Xá: 14 1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND Xã Khuất Xá: 16 1.3.1 Chương trình công tác năm của Xã Khuất Xá 16 1.3.2. Chương trình công tác quý: 17 1.3.3. Chương trình công tác tháng: 18 1.3.4. Chương trình công tác tuần của lãnh đạo UBND: 19 1.4. Những nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan như sau: 20 1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho cho thủ trưởng của Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng: 20 1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của Văn phòng cho lãnh đạo cơ quan 22 1.7. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 22 2. Khảo sát về công tác văn thư 24 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Khuất Xá 24 2.2.1. Các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. 26 2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của UBND xã Khuất Xá 28 2.2.4. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: 29 2.2.4.1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản 29 2.2.4.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 30 2.2.4.3. Quy trình soạn thảo văn bản 34 2.2.4.4. Kỹ thuật soạn thảo văn bản. 34 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 36 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm. 36 2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 37 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 39 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Khuất Xá 40 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 41 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; 41 3.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 42 3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 44 3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 44 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 46 1. Một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều. 46 2. Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các loại văn bản quản lí được ban hành nhiều nhất: 99 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 100 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND xã Khuất Xá. 100 II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược diểm. 102 LỜI CẢM ƠN: 104 PHỤ LỤC 106

Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ – HUYỆN LỘC BÌNH – TỈNH LẠNG SƠN Đặc điểm tình hình chung huyện Lộc Bình 2.Đặc điểm tình hình chung xã Khuất Xã Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Khuất Xá Chức Ủy ban nhân dân Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân xã Khuất Xá 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp, UBND xã thực nhiệm vụ quyền hạn sau đây: 2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải UBND xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: .8 2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thể dục thể thao UBND xã thực nhiệm vụ quyền hạn sau đây: 2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật địa phương, UBND xã thực quyền nghĩa vụ sau: 2.6 Trong lĩnh vực sách dân tộc tôn giáo: 2.7 Trong việc thi hành pháp luật, UBND xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: Cơ cấu tổ chức xã Khuất Xá .10 3.1 Tóm tắt tổ chức máy quyền xã Khuất Xá 10 3.2 Sơ đồ tổ chức máy UBND xã Khuất Xá .12 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng UBND xã Khuất Xá 12 Tổ chức hoạt động văn phòng UBND xã Khuất Xá: .13 1.1 Chức nhiệm vụ văn phòng HĐND-UBND xã: .13 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc văn phòng UBND xã Khuất Xá: 15 1.3 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ UBND Xã Khuất Xá: 16 1.3.1 Chương trình công tác năm Xã Khuất Xá 16 1.3.2 Chương trình công tác quý: 18 1.3.3 Chương trình công tác tháng: 19 1.3.4 Chương trình công tác tuần lãnh đạo UBND: .20 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 1.4 Những nhiệm vụ văn phòng việc tổ chức Hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan sau: 21 1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho cho thủ trưởng Văn phòng lãnh đạo Văn phòng: 21 1.6 Lấy ví dụ tình cụ thể cung cấp thông tin Văn phòng cho lãnh đạo quan 23 1.7 Các biện pháp đại hóa văn phòng quan .24 Khảo sát công tác văn thư .25 2.1 Mô hình tổ chức văn thư UBND xã Khuất Xá 26 2.2.1 Các văn quan quy định soạn thảo ban hành văn .27 2.2.2 Quy trình soạn thảo ban hành Văn UBND xã Khuất Xá 29 2.2.4.1 Thẩm quyền ký ban hành văn 31 2.2.4.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 32 2.2.4.3 Quy trình soạn thảo văn .36 2.2.4.4 Kỹ thuật soạn thảo văn 36 2.3 Tổ chức quản lý giải văn 38 2.3.1 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn quan; nhận xét ưu, nhược điểm 38 2.3.2 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến 40 2.3.3 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 41 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu UBND xã Khuất Xá 42 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ đánh giá ưu, nhược điểm nội dung: 43 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; 43 3.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 45 3.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 47 3.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .47 PHẦN II 49 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI 49 VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 49 Một số văn hành quan ban hành nhiều 49 Thống kê từ Sổ đăng ký công văn quan loại văn quản lí ban hành nhiều nhất: 103 PHẦN III 105 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 105 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng UBND xã Khuất Xá .105 II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược diểm 107 LỜI CẢM ƠN: .109 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 PHỤ LỤC .111 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 A LỜI NÓI ĐẦU Sự nghiệp đổi công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo 20 năm qua đạt nhiều thành tựu tất mặt đời sống xã hội Đại hội X Đảng (tháng 5-2006) khẳng định “Công đổi đất nước ta đạt nhiều thành tựu to lớn có ý nghĩa lịch sử” Khi bước vào kỷ 21, kỷ đòi hỏi xu hướng phát triển tất yếu thời đại như: Phát triển mạng thông tin toàn cầu, phát triển ngành điện tử, tin học, tiến tới hình thành kinh tế tri thức, công nghiệp hóa đại hóa đất nước…nên ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội không ngừng đổi đại hóa Từ tiền đề trị, an ninh vững tạo tảng cho việc phát triển kinh tế mở rộng Với việc gia nhập WTO (2006) khẳng định kinh tế Việt Nam đường hội nhập kinh tế Quốc tế, toàn cầu hóa thương mại Bên cạnh chiến lược phát triển kinh tế trọng tâm, tất quan tổ chức Đảng, Nhà nước, đoàn thể xã hội quan tâm đến công tác Hành Văn phòng Văn phòng tổ chức lập quan Nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân Văn phòng có vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức Văn phòng định phần đến phát triển quan, máy giúp việc cho Thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực chức nhiệm vụ quan, nơi có nguồn thông tin quan trọng, tin cậy phục vụ quản lý, điều hành thủ trưởng tai mắt Thủ trưởng Đảm bảo điều kiện sở vật chất cho quan hoạt động Văn phòng góp phần tạo nên mặt quan thể tính chất trang nghiêm công sở, nơi giao tiếp quan với quan, với tổ chức công dân đến quan Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Cùng với vị trí tầm quan trọng Văn phòng thực tế nhu cầu công việc quan, tổ chức Chuyên ngành Hành Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Trước trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) đưa vào làm ngành học đào tạo Ngành Hành Văn phòng chuyên ngành đào tạo tổng hợp từ nghiệp vụ Quản trị Văn phòng-Hành Văn phòng, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, đến sử dụng trang thiết bị văn phòng Sau trường học sinh làm việc quan, xí nghiệp có văn phòng Theo kế hoạch đào tạo Nhà trường, tổ chức cho sinh viên chuyên ngành Hành Văn phòng khóa học 2013-2015 thực tập thực tế quan, xí nghiệp, tổ chức, đơn vị Hành nghiệp… Thời gian thực tập thực tế quan nhằm củng cố kiến thức học trường để áp dụng vào thực tế quan nhằm củng cố kiến thức học trường để áp dụng vào thực tiễn công việc.Nhờ quan tâm giảng dạy thầy cô giáo trường hướng dẫn truyền đạt kiến thức cho học sinh nắm kiến thức nghiệp vụ Hành văn phòng Nhằm vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, thực hành quan Nhà trường tổ chức tập cho chúng em vòng tháng ngày 20 tháng năm 2015 đến ngày 05 tháng năm 2015 Được giới thiệu Nhà trường em sở thực tập UBND xã Khuất Xá Địa điểm thực tập UBND xã Khuất Xá – huyện Lộc Bình – tỉnh Lạng Sơn Khi nhận công văn giới thiệu Nhà trường chủ tịch UBND đồng ý tạo điều kiện giúp đỡ em thực tập quan Trong thời gian thực tập quan chúng em vận dụng kiến thức học vào thực tế nơi quan thực tập với chuyên ngành học Trong thời gian thực tập em nhận giúp đỡ lãnh đạo quan, quan tâm hướng dẫn cán văn phòng thống kê Lành Thị Niên, giúp em cố gắng nâng cao lực công tác, vận dụng kiến thức học ghế nhà trường vào thực tế công việc người cán Hành Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Toàn báo cáo kiến thức em học nhà trường đưa vào áp dụng thực tế tiến hành thực tập UBND xã Khuất Xá, tập em giúp đỡ đạo tận tình cán văn phòng thống kê Lành Thị Niên, quan tâm sâu sắc khối Ủy ban đảm nhiệm thực hành chuyên ngành Từ giúp em áp dụng kiến thức em học sau năm học trường đến quan thực tiếp làm công việc cụ thể, rèn luyện cho em kiến kỹ nghề nghiệp, hiểu rõ công tác văn phòng, tầm quan trọng văn phòng, công tác văn thư lưu trữ Bản báo cáo kết em thực tập UBND xã Khuất Xá Bản báo cáo có phần: A Lời nói đầu B Nội dung - Phần I: Khảo sát công tác Hành Văn phòng UBND xã Khuất Xá - Phần II: Chuyên đề thực tập: Soạn thảo văn phân loại văn quản lí quan - Phần III: Kết luận đề suất Do thời gian thực tập có hạn trình độ hạn chế nên báo cáo thực tập em tránh khỏi sai sót Em mong nhận góp ý Quý quan, thầy cô trường để báo cáo em hoàn thiện Em xin trân thành cảm ơn! Khuất Xá, ngày 03 tháng năm 2015 NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO Nông Thúy Thơm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 B NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ – HUYỆN LỘC BÌNH – TỈNH LẠNG SƠN Đặc điểm tình hình chung huyện Lộc Bình Huyện Lộc Bình huyện miền núi biên giới nằm phía Đông Bắc tỉnh Lạng Sơn, cách trung tâm thành phố 23km có danh giới giáp với huyện: - Phía Đông Bắc giáp với huyện Cao Lộc - Phía Đông giáp với nước bạn Trung Quốc - Phía Tây giáp với huyện Chi Lăng - Phía Nam giáp với huyện Đình Lập Huyện Lộc Bình gồm có 27 xã hai thị trấn thị trấn Lộc Bình thị trấn Na Dương, tổng diện tích huyện là: 998,34 Dân số huyện 75.679 người Dân tộc sinh sống địa bàn huyện chủ yếu Tày, Nùng, Dao, Sán Chỉ, Kinh 2.Đặc điểm tình hình chung xã Khuất Xã Khuất Xá xã vùng cao, nằm phía Đông Bắc huyện Lộc Bình Trung tâm xã đặt thôn Bản Chu cách trung tâm huyện 10km Tổng diện tích tự nhiên toàn xã 2.682,20 Tổng số hộ dân toàn xã 1.030 hộ với 5.090 nhân (theo số liệu năm 2011) dân cư sống rải rác 14 thôn bản, dân tộc sinh sống địa bàn xã chủ yếu dân tộc Tày chiếm 52% dân tộc Nùng chiếm 45% Còn lại dân tộc Kinh chiếm 3% Khuất Xá có hệ thống suối từ Mẫu Sơn chảy suối từ Tĩnh Bắc chảy xuống, sông Kỳ Cùng sông Bản Thín hệ thống kênh mương nội đồng, ao hồ, đập nằm rải xung quanh xã tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất nhân dân Xã Khuất Xá có vị trí giáp ranh sau: - Phía Bắc giáp với xã Yên Khoái, xã Tú Mịch - Phía Nam giáp với xã Sàn Viên, xã Tú Đoạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 - Phía Tây giáp với xã Tĩnh Bắc Sự hình thành phát triển: Trụ sở UBND xã Khuất Xá xây dựng năm 1986 tảng sở yếu Trải qua 26 năm xây dựng đến xã Khuất Xá đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công việc đầy đủ Khuất Xá xã vùng huyện Lộc Bình, tình hình kinh tế người dân gặp nhiều khó khăn, đời sống nhân dân chủ yếu sống nghề nônglâm nghiệp Sản phẩm làm chủ yếu sử dụng mang tính chất tự cung tự cấp Hệ thống giao thông xã trước gặp nhiều khó khăn năm trở lại quan tâm Đảng Nhà nước, xã nhận đầu tư theo chương trình dự án 135 Chính Phủ xây dựng công trình quan trọng cầu, trường học, nhà cho giáo viên chương trình làm đường bê tông hóa nông thôn Đặc biệt có số thôn trước khó khăn có đường giao thông, xe máy, xe công nông lại đến trung tâm thôn bản, nhờ đời sống người dân cải thiện nhiều so với trước Tình hình kinh tế trị-xã hội văn hóa quốc phòng an ninh giữ vững ổn định mang lại niềm tin cho nhân dân Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Khuất Xá Chính quyền cấp xã quan hành địa phương Quản lý địa phương theo Hiến pháp, Pháp luật văn quan nhà nước cấp Chức Ủy ban nhân dân Ủy ban nhân dân cấp xã Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương biện pháp phát triển kinh tế-xã hội thực sách khác địa phương Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân xã Khuất Xá 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế Ủy ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách Nhà nước địa bàn; dự toán thu; chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình HĐND cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan Nhà nước cấp việc quản lý ngân sách Nhà nước địa bàn xã, thị trấn báo cáo ngân sách Nhà nước theo quy định Pháp luật; - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu công ích địa phương; xây dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định pháp luật; - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng công trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát đảm bảo sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp, UBND xã thực nhiệm vụ quyền hạn sau đây: - Tổ chức hướng dẫn thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; - Tổ chức xây dựng công trình thủy lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phương; - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật; - Tổ chức, hướng dẫn việc triển khai ngành nghề truyền thống địa phương tổ chức áp dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 + Sắp xếp công việc có nề nếp, ý thức quan hoàn thành tốt nhiệm vụ + Thực theo đạo Nhà nước, UBND huyện, UBND xã công tác lưu trữ *Nhược điểm: - Về công tác quản lý nhân sự: Do lãnh đạo thường xuyên họp, công tác nên công tác kiểm tra, theo dõi công việc hạn chế Vì nên số công việc chưa giải theo thời hạn - Về công tác Văn phòng: + Cách bố trí phòng làm việc thiếu khoa học + Các trang thiết bị, sở vật chất phục vụ giải công việc phận thiếu, đặc biệt phận văn thư thiếu như: Máy tính máy Scan + Công tác tổ chức Hội nghị, hội thảo, họp chậm - Công tác Văn thư- Lưu trữ: + Các văn chuyển giao chưa ghi vào sổ chuyển giao văn + Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ chậm + Khi chỉnh lý tài liệu xong số hồ sơ chưa lập mục lục văn Do khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn + Công cụ tra tìm tài liệu thiếu nhiều Kinh phí dành cho lưu trữ hạn chế, phương tiện để bảo quản tài liệu thiếu: máy hút bụi, điều hòa, chống ẩm, quạt thông gió… II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược diểm Hiện nhu cầu công việc ngày đòi hỏi cao hơn, Để phát huy tốt ưu điểm tìm cách khắc phục số nhược điểm Lãnh đạo với cán bộ, công 107 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 chức phòng Nội vụ tiến hành rà soát đề giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu Công tác Hành Văn phòng quan Điểm yếu văn phòng nước ta hoạt động văn phòng mang nặng tính bị động: chức phục vụ hậu cần công việc giấy tờ vụ lấn át chức chủ động xử lý thông tin Vậy để khắc phục số hạn chế tồn đọng công tác Hành Văn phòng UBND, em xin đóng góp số ý kiến công tác Hành Văn phòng UBND sau: - Cần bố trí, xếp phòng làm việc cách khoa học - Trang bị thêm trang thiết bị, sở vật chất khoa học đại phục vụ tốt cho công việc Phòng như: Phần mềm tra cứu in, phần mềm tra cứu văn quy phạm pháp luật, máy hút bụi, máy điều hòa, máy hủy tài liệu… - Tăng cường kiểm tra, thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở đơn vị có liên quan giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ quan Phục vụ cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu lưu trữ - Tăng cường tuyên truyền ý thức cho nhân viên quan tinh thần làm việc tầm quan trọng công tác hành văn phòng để hoàn thành tốt công việc giao Trên đề xuất em, em hy vọng với đề xuất góp phần khắc phục hạn chế phát huy ưu điểm UBND xã 108 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 LỜI CẢM ƠN: Qua thực tế em thấy công tác Hành Văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp… trọng đề cao đặc biệt quan Hành nhà nước, công tác góp phần lớn vào phát triển chung quan Không thuẹc chức năng, nhiệm vụ công tác quản lý, đạo, điều hành lãnh đạo, mà thực chức Quản trị, đảm bảo đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị cho quan hoạt động, quan tâm chu đáo đến đời sống cán bộ, công chức, viên chức quan Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp em trình em thực tập Văn phòng UBND xã Khuất Xá Trong khuôn khổ báo cáo, em nêu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND Em nêu khái quát qua tình hình công tác Hành Văn phòng quan như: Công tác Văn phòng, công tác Văn thư, công tác Lưu trữ Qua đợt thực tập em có nhận xét, ý kiến đóng góp, đề xuất để góp phần xây dựng công tác Hành Văn phòng Văn phòng sớm đại hóa, hoạt động đạt hiệu cao Được giúp đỡ UBND xã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đợt thực tập Em lãnh đạo, cán chuyên viên nhiệt tình hướng dẫn thực tập khâu nghiệp vụ như: Soạn thảo văn bản, nghiệp vụ văn thư, công tác lưu trữ… Được tiếp xúc hiểu biết quy trình làm việc quan Hành Nhà nước Trực tiếp tiếp xúc với văn bản, giấy tờ, nghiệp vụ chuyên môn Qua đợt thực tập em làm quen với môi trường làm việc thực tế nắm vững công việc người cán Văn phòng Em chấp hành giờ, nội quy, quy định làm việc quan, hoàn thành tốt công việc quan giao cho Bên cạnh kết mà em đạt số hạn chế như: Chưa quan sát toàn quy trình nghiệp vụ, lúng túng việc xử lý văn có nội dung phức tạp đặc biệt chưa nắm rõ cách soạn thảo 109 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 in giấy khen Do môi trường thực tế công việc khác so với lý thuyết mà em đào tạo trường, cộng với trình độ chuyên môn hạn chế, thiếu kinh nghiệm thực tế nên em không tránh khỏi thiếu sót công việc nhờ có nhắc nhở, bảo cán hướng dẫn em kịp thời sửa chữa tiến nhiều so với thời gian đầu em thực tập Để nắm hết chuyên môn nghiệp vụ học hỏi kinh nghiệm thực tế công việc trình làm việc thực tế Quá trình thực tập chưa đủ thời gian để em học hỏi hết kinh nghiệm, chưa nắm rõ công việc Phòng Nhiều công việc mẻ em chưa có dịp tham khảo học hỏi Do hiểu biết thực tế thân em hạn chế Do vậy, nhận xét, đánh giá, đề xuất, đóng góp ý kiến báo cáo báo cáo em thiếu sót hạn chế Vậy em kính mong UBND xã Khuất Xá thầy, cô giáo Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng Dạy Nghề, đóng góp ý kiến bổ sung cho báo cáo tốt nghiệp em đầy đủ Cuối em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo cán bộ, công chức UBND xã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ thực tập tốt nghiệp Qua em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu toàn thể thầy giáo, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy, cô giáo Trong Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn Phòng Dạy Nghề tận tình dạy bảo tạo điều kiện giúp đỡ em trình học tập Trường, đợt thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn./ Khuất Xá, ngày 03 tháng năm 2015 NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO Nông Thúy Thơm 110 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 PHỤ LỤC 111 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Phụ lục số 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ Đảng Ủy Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Bí thư Phó Bí thư Khối đoàn thể Mặt trận Tổ Quốc Cựu chiến binh Hội người cao tuổi Hội phụ nữ Hội chữ thập đỏ Đoàn niên Hội đông y Hội nông dân Tư pháp hộ tịch Chủ tịch Địa xây dựng Văn hóa – xã hội Ban CHQS xã Phó chủ tịch Công an xã Văn phòng thống kê Kế toán tài 112 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Phụ lục số 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND XÃ KHUẤT XÁ Văn phòng HĐND& UBND Công chức Văn phòng UBND Bộ phận “Một cửa” Văn thưThủ quỹ Công chức Văn phòng thống kê Bảo vệ 113 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Phụ lục số 03 BỐ TRÍ VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ KHUẤT XÁ Máy vi tính Máy vi tính Máy in Máy vi tính Máy vi tính Tủ đựng tài liệu Bàn làm việc Bàn tiếp khách 114 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Phụ lục số 04 QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ Các tổ, cá nhân đăng ký công việc phòng Lãnh đạo Lãnh đạo dự thảo lịch công tác Tổ, cá nhân báo cáo công việc làm tháng Chuyên viên tổng kết, đánh giá tồn tại, đề xuất công việc Tiến hành họp giao ban Nhận xét ý kiến đạo Lãnh đạo Tổng hợp lịch công tác Lãnh đạo duyệt Văn phòng làm thủ tục ban hành Các tổ cá nhân thực Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN 115 Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Phụ lục số 05 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Xây dựng kế hoạch, làm công tác chuẩn bị Hội nghị Tổng hợp số liệu dự thảo báo cáo đơn vị Giai đoạn chuẩn bị Hội nghị Dự kiến, chương trình Hội nghị: thời gian, địa điểm Tổng hợp danh sách khen thưởng Lên danh sách khách mời, soạn thảo giấy mời Đón tiếp đại biểu, điểm danh đại biểu Giai đoạn Hội nghị Phát tài liệu cho đại biểu Tiến hành triển khai Hội nghị chuẩn bị Kết thúc Hội nghị, công tác hậu cần sau Hội nghị Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp Giai đoạn sau Thông báo kết vụ VP&DN Quyết toán kinhquả phíHội Hộinghị nghị, thu thập Hội Nghị tài liệu, lập hồ sơ Hội nghị 116 Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Phụ lục số 06 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Văn phòng Lập kế hoạch chuyến công tác Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị phương tiện, kinh phí Trong thời gian lãnh đạo 117 công tác, văn phòng theo dõi Trường Đại học Nộiđôn vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp công UBND, Bôđốc sung nội việc dung công việc, báolại cáo công việc ngày gửi tài liệu, văn hàng cho lãnh vụ VP&DN đạo, toán kinh phí công tác Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Phụ lục số 07 QUY TRÌNH CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA VĂN PHÒNG CHO LÃNH ĐẠO cung cấp thông tin Văn phòng Lãnh đạo yêu cầu giao nhiệm vụ cụ thể Thông tin nội văn giấy tờ Phân tích tổng hợp nguồn thông tin 118 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Nghiệp Thông tin Đào tạoĐơn vị liên quan vụ VP&DN bên Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Cung cấp thông tin Phụ lục số 08 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ Soạn thảo văn Lãnh đạo kiểm tra, duyệt ký ban hành văn Văn thư kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ký hiệu ngày tháng văn Sao số lượng văn cần gửi 119 Đóng dấu văn đi, đăng ký văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp Làm thủvụ tụcVP&DN chuyển phát văn bản, theo dõi việc chuyển phát Lưu vănvăn bảnbản đi Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Phụ lục số 09 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ Tiếp nhận văn Phân loại bóc bì văn Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến Đăng ký văn đến (nếu cần thêm văn đến) 120 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp Trình văn cho Thủ trưởng, vụ VP&DN chuyển giao văn đối tượng văn Theo dõi giải việc Lưu giải vănquyết bản đến văn đến Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp HCVP K16 Phụ lục số 10 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Mở hồ sơ Đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ Sắp xếp văn theo mức độ quan trọng Ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc 121 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VP&DN Viết Thống Giaobìa nộp kê, hồhồ kiểm sơ,sơbiên tài traliệu mục đối vào hồ chiếu lưu sơ, đánh trữhồcơsơ sốquan tờ