Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã KHUẤT xá (Hệ trung cấp)

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ – HUYỆN LỘC BÌNH – TỈNH LẠNG SƠN 4 1. Đặc điểm tình hình chung của huyện Lộc Bình. 4 2.Đặc điểm tình hình chung của xã Khuất Xã. 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ 6 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Khuất Xá. 6 1. Chức năng của Ủy ban nhân dân 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Khuất Xá 6 2.1. Trong lĩnh vực kinh tế 6 2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp, UBND xã thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn sau đây: 7 2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải UBND xã thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau: 7 2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao UBND xã thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: 8 2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, UBND xã thực hiện quyền và nghĩa vụ sau: 9 2.6. Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo: 9 2.7. Trong việc thi hành pháp luật, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau: 9 3. Cơ cấu tổ chức của xã Khuất Xá 9 3.1. Tóm tắt tổ chức bộ máy chính quyền xã Khuất Xá 9 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Khuất Xá 12 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Khuất Xá 12 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND xã Khuất Xá: 12 1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng HĐNDUBND xã: 12 1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Khuất Xá: 14 1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND Xã Khuất Xá: 16 1.3.1 Chương trình công tác năm của Xã Khuất Xá 16 1.3.2. Chương trình công tác quý: 17 1.3.3. Chương trình công tác tháng: 18 1.3.4. Chương trình công tác tuần của lãnh đạo UBND: 19 1.4. Những nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan như sau: 20 1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho cho thủ trưởng của Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng: 20 1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của Văn phòng cho lãnh đạo cơ quan 22 1.7. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 22 2. Khảo sát về công tác văn thư 24 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Khuất Xá 24 2.2.1. Các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. 26 2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của UBND xã Khuất Xá 28 2.2.4. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: 29 2.2.4.1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản 29 2.2.4.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 30 2.2.4.3. Quy trình soạn thảo văn bản 34 2.2.4.4. Kỹ thuật soạn thảo văn bản. 34 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 36 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm. 36 2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 37 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 39 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Khuất Xá 40 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 41 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; 41 3.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 42 3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 44 3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 44 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 46 1. Một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều. 46 2. Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các loại văn bản quản lí được ban hành nhiều nhất: 99 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 100 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND xã Khuất Xá. 100 II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược diểm. 102 LỜI CẢM ƠN: 104 PHỤ LỤC 106

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ – HUYỆN LỘC BÌNH – TỈNH LẠNG SƠN 4

1 Đặc điểm tình hình chung của huyện Lộc Bình 42.Đặc điểm tình hình chung của xã Khuất Xã 4

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND

XÃ KHUẤT XÁ 6

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Khuất Xá 6

1 Chức năng của Ủy ban nhân dân 6

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Khuất Xá 62.1 Trong lĩnh vực kinh tế 62.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp, UBND xã thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn sau đây: 72.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải UBND xã thực hiện các nhiệm

vụ, quyền hạn sau: 72.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao UBND xãthực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: 82.5 Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành phápluật ở địa phương, UBND xã thực hiện quyền và nghĩa vụ sau: 92.6 Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo: 92.7 Trong việc thi hành pháp luật, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau: 9

3 Cơ cấu tổ chức của xã Khuất Xá 93.1 Tóm tắt tổ chức bộ máy chính quyền xã Khuất Xá 9

3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Khuất Xá 12

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Khuất Xá 12

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND xã Khuất Xá: 12

1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng HĐND-UBND xã: 12

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Khuất Xá: 14 1.3 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND Xã Khuất Xá: 16

1.3.1 Chương trình công tác năm của Xã Khuất Xá 16

1.3.2 Chương trình công tác quý: 17

1.3.3 Chương trình công tác tháng: 18

1.3.4 Chương trình công tác tuần của lãnh đạo UBND: 19

1.4 Những nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan như sau: 20

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho cho thủ trưởng của Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng: 20

1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của Văn phòng cho lãnh đạo cơ quan 22

1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 22

2 Khảo sát về công tác văn thư 24

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Khuất Xá 24

2.2.1 Các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 26

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của UBND xã Khuất Xá 28

2.2.4 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: 29

2.2.4.1 Thẩm quyền ký ban hành văn bản 29

2.2.4.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 30

2.2.4.3 Quy trình soạn thảo văn bản 34

2.2.4.4 Kỹ thuật soạn thảo văn bản 34

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 36

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm 36

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.37 2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 39

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Khuất Xá 40

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 41

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; 41

3.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 42

3.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 44

3.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 44

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 46

1 Một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều 46

2 Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các loại văn bản quản lí được ban hành nhiều nhất: 99

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 100

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND xã Khuất Xá 100

II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược diểm 102

LỜI CẢM ƠN: 104 PHỤ LỤC 106

A LỜI NÓI ĐẦU

Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước do Đảng Cộngsản Việt Nam lãnh đạo trong hơn 20 năm qua đã đạt được nhiều thành tựu trên tất

cả các mặt của đời sống xã hội Đại hội X của Đảng (tháng 5-2006) đã khẳng định

“Công cuộc đổi mới ở đất nước ta đạt được nhiều thành tựu to lớn và có ý nghĩalịch sử” Khi bước vào thế kỷ 21, thế kỷ đòi hỏi những xu hướng phát triển tất yếucủa thời đại như: Phát triển mạng thông tin toàn cầu, phát triển các ngành điện tử,tin học, tiến tới hình thành nền kinh tế tri thức, công nghiệp hóa hiện đại hóa đấtnước…nên mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội không ngừng đổi mới

và hiện đại hóa

Từ tiền đề chính trị, an ninh vững chắc tạo nền tảng cho việc phát triển kinh

tế được mở rộng Với việc gia nhập WTO (2006) đã khẳng định được nền kinh tếViệt Nam trên con đường hội nhập kinh tế Quốc tế, toàn cầu hóa thương mại

Bên cạnh chiến lược phát triển kinh tế là trọng tâm, thì hiện nay ở tất cả các

cơ quan tổ chức Đảng, Nhà nước, các đoàn thể xã hội đang quan tâm đến công tácHành chính Văn phòng

Văn phòng là một tổ chức được lập ra ở các cơ quan Nhà nước, tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổchức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân Văn phòng có vị trí rất quan trọng tronghoạt động của cơ quan, tổ chức Văn phòng quyết định một phần đến sự phát triểncủa cơ quan, là bộ máy giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo,quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, là nơi có nguồnthông tin quan trọng, tin cậy phục vụ sự quản lý, điều hành của thủ trưởng và là taimắt của Thủ trưởng Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cho cơ quan hoạt động

Văn phòng góp phần tạo nên bộ mặt của cơ quan thể hiện tính chất trangnghiêm của công sở, là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với cơ quan, với tổ chức

và mọi công dân khi đến cơ quan

Cùng với vị trí và tầm quan trọng của Văn phòng và thực tế nhu cầu côngviệc của các cơ quan, tổ chức Chuyên ngành Hành chính Văn phòng đã đượcTrường Đại học Nội vụ Hà Nội (Trước đây là trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội)đưa vào làm ngành học đào tạo chính Ngành Hành chính Văn phòng là mộtchuyên ngành đào tạo tổng hợp từ nghiệp vụ Quản trị Văn phòng-Hành chính Vănphòng, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, đến sử dụng trang thiết bị trong văn phòng.Sau khi ra trường học sinh có thể làm việc tại các cơ quan, xí nghiệp có văn phòng.

Theo kế hoạch đào tạo của Nhà trường, tổ chức cho sinh viên chuyên ngànhHành chính Văn phòng khóa học 2013-2015 đi thực tập thực tế tại các cơ quan, xínghiệp, các tổ chức, đơn vị Hành chính sự nghiệp… Thời gian thực tập thực tế tại

cơ quan nhằm củng cố kiến thức đã học ở trường để áp dụng vào thực tế tại cơquan nhằm củng cố kiến thức đã học ở trường để áp dụng vào thực tiễn côngviệc.Nhờ sự quan tâm giảng dạy của các thầy cô giáo trong trường đã hướng dẫntruyền đạt kiến thức cho học sinh nắm được kiến thức về nghiệp vụ Hành chínhvăn phòng Nhằm vận dụng được những kiến thức đã học vào thực tiễn, thực hànhtại các cơ quan Nhà trường đã tổ chức kỳ thực tập cho chúng em trong vòng hơnmột tháng bắt đầu từ ngày 20 tháng 4 năm 2015 đến ngày 05 tháng 6 năm 2015

Được sự giới thiệu của Nhà trường em đã về cơ sở thực tập tại UBND xãKhuất Xá Địa điểm thực tập tại UBND xã Khuất Xá – huyện Lộc Bình – tỉnhLạng Sơn Khi nhận được công văn giới thiệu của Nhà trường chủ tịch UBND đãđồng ý tạo điều kiện giúp đỡ em thực tập tại cơ quan Trong thời gian thực tập tại

cơ quan chúng em đã vận dụng được kiến thức đã học vào thực tế nơi cơ quan thựctập và đúng với chuyên ngành đã học

Trong thời gian thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan,

sự quan tâm hướng dẫn của cán bộ văn phòng thống kê Lành Thị Niên, đã giúp em

cố gắng và nâng cao năng lực công tác, vận dụng kiến thức đã học trên ghế nhàtrường vào thực tế công việc của người cán bộ Hành chính Văn phòng

Toàn bộ bài báo cáo trên là những kiến thức em đã được học ở nhà trường

và đưa vào áp dụng thực tế khi tiến hành thực tập tại UBND xã Khuất Xá, trong kỳthực tập này em đã được sự giúp đỡ chỉ đạo tận tình của cán bộ văn phòng thống

kê Lành Thị Niên, được sự quan tâm sâu sắc của khối Ủy ban và được đảm nhiệmthực hành đúng chuyên ngành của mình Từ đó đã giúp em áp dụng được nhữngkiến thức em đã học sau 2 năm học tại trường đến cơ quan thực tiếp làm nhữngcông việc cụ thể, rèn luyện cho em những kiến kỹ năng nghề nghiệp, hiểu rõ côngtác văn phòng, tầm quan trọng của văn phòng, công tác văn thư lưu trữ

Bản báo cáo là kết quả của em thực tập tại UBND xã Khuất Xá Bản báo cáo

có 2 phần:

A Lời nói đầu

B Nội dung

- Phần I: Khảo sát công tác Hành chính Văn phòng của UBND xã Khuất Xá

- Phần II: Chuyên đề thực tập: Soạn thảo văn bản và phân loại văn bản quản

lí của cơ quan

- Phần III: Kết luận và đề suất

Do thời gian thực tập có hạn và trình độ còn hạn chế nên báo cáo thực tậpcủa em không thể tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được sự góp ý củaQuý cơ quan, thầy cô trong trường để báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin trân thành cảm ơn!

Khuất Xá, ngày 03 tháng 6 năm 2015

NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO Nông Thúy Thơm

B NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ – HUYỆN LỘC BÌNH – TỈNH LẠNG SƠN

1 Đặc điểm tình hình chung của huyện Lộc Bình.

Huyện Lộc Bình là một huyện miền núi biên giới nằm ở phía Đông Bắc củatỉnh Lạng Sơn, cách trung tâm thành phố 23km2 và có danh giới giáp với cáchuyện:

- Phía Đông Bắc giáp với huyện Cao Lộc

- Phía Đông giáp với nước bạn Trung Quốc

- Phía Tây giáp với huyện Chi Lăng

- Phía Nam giáp với huyện Đình Lập

Huyện Lộc Bình gồm có 27 xã và hai thị trấn đó là thị trấn Lộc Bình và thịtrấn Na Dương, tổng diện tích của huyện là: 998,34 ha Dân số của huyện là 75.679người Dân tộc sinh sống trên địa bàn huyện chủ yếu là Tày, Nùng, Dao, Sán Chỉ,Kinh

2.Đặc điểm tình hình chung của xã Khuất Xã.

Khuất Xá là xã vùng cao, nằm ở phía Đông Bắc của huyện Lộc Bình Trungtâm xã đặt tại thôn Bản Chu cách trung tâm huyện 10km Tổng diện tích tự nhiêntoàn xã là 2.682,20 ha Tổng số hộ dân toàn xã là 1.030 hộ với 5.090 nhân khẩu(theo số liệu năm 2011) dân cư sống rải rác trên 14 thôn bản, dân tộc sinh sống trênđịa bàn xã chủ yếu là dân tộc Tày chiếm 52% là dân tộc Nùng chiếm 45% Còn lại

là dân tộc Kinh chiếm 3%

Khuất Xá có hệ thống suối từ Mẫu Sơn chảy về và suối từ Tĩnh Bắc chảyxuống, sông Kỳ Cùng và sông Bản Thín và hệ thống kênh mương nội đồng, ao hồ,đập nằm rải xung quanh xã tạo điều kiện khá thuận lợi cho sản xuất của nhân dân

Xã Khuất Xá có vị trí giáp ranh như sau:

- Phía Bắc giáp với xã Yên Khoái, xã Tú Mịch

- Phía Nam giáp với xã Sàn Viên, xã Tú Đoạn

- Phía Tây giáp với xã Tĩnh Bắc.

Sự hình thành và phát triển: Trụ sở UBND xã Khuất Xá được xây dựng năm

1986 trên một nền tảng cơ sở yếu kém Trải qua 26 năm xây dựng đến nay xãKhuất Xá về cơ bản đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công việc khá đầy đủ

Khuất Xá là một xã vùng 2 của huyện Lộc Bình, tình hình kinh tế của ngườidân còn gặp nhiều khó khăn, đời sống của nhân dân chủ yếu sống bằng nghề nông-lâm nghiệp Sản phẩm làm ra chủ yếu sử dụng mang tính chất tự cung tự cấp Hệthống giao thông của xã trước đây còn gặp nhiều khó khăn nhưng trong 5 năm trởlại đây được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, xã đã nhận được sự đầu tư theochương trình dự án 135 của Chính Phủ xây dựng các công trình quan trọng nhưcầu, trường học, nhà ở cho giáo viên cũng như chương trình làm đường bê tônghóa nông thôn Đặc biệt đã có một số thôn trước đây khó khăn nay đã có đườnggiao thông, xe máy, xe công nông có thể đi lại được đến trung tâm thôn bản, nhờvậy đời sống người dân được cải thiện hơn nhiều so với trước đây Tình hình kinh

tế chính trị-xã hội văn hóa quốc phòng an ninh được giữ vững ổn định mang lạiniềm tin cho nhân dân

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Khuất Xá.

Chính quyền cấp xã là cơ quan hành chính ở địa phương Quản lý địaphương theo Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên

1 Chức năng của Ủy ban nhân dân

Ủy ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quan chấphành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịutrách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế-xã hội và thựchiện các chính sách khác trên địa phương

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước

từ Trung ương tới cơ sở

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Khuất Xá

2.1 Trong lĩnh vực kinh tế

Ủy ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùngcấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn; dự toán thu; chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán ngânsách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địaphương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp

trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn vàbáo cáo về ngân sách Nhà nước theo quy định của Pháp luật;

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việcquản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo

sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp, UBND xã thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn sau đây:

- Tổ chức hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyếnkhích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất vàhướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuấttheo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng vàvật nuôi;

- Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ

đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngănchặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tạiđịa phương;

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật;

- Tổ chức, hướng dẫn việc triển khai các ngành nghề truyền thống ở địaphương và tổ chức áp dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển các ngành

- Tổ chức việc kiểm tra, bảo vệ, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông

và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao UBND xã thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợpvới trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp

bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi.;

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương, phối hợp với UBND cấp trên quản lý trườngtiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa giađình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các dịch bệnh;

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử- vănhóa, danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; Vận động nhân dân giúp đỡ cácgia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật trẻ em mồ côi không nơi nươngtựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địaphương theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, UBND xã thực hiện quyền và nghĩa vụ sau:

- Tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; Đăng

lý, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựngphong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh;

- Quản lý hộ khẩu tổ chức đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của ngườinước ngoài ở địa phương

2.6 Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo:

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND xã

có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chínhsách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương

2.7 Trong việc thi hành pháp luật, UBND xã thực hiện những nhiệm

- Tổ chức thực hiện và phối hợp với các cơ quan chức năng nhiệm trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý

vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

3 Cơ cấu tổ chức của xã Khuất Xá

3.1 Tóm tắt tổ chức bộ máy chính quyền xã Khuất Xá

3.1.1 Đảng Ủy xã: Là hạt nhân chính trị trực tiếp thực hiện vai trò lãnh đạo đối với các nhiệm vụ và mọi hoạt động của cơ sở, đảm bảo mọi quan điểm đuờng lối của Đảng, chính sách Pháp luật của Nhà nước được thực hiện một cách đúng đắn và sáng tạo tại địa phương, nhằm thực hiện mục tiêu xây dựng phường có kinh tế phát triển, đời sống xã hội – văn hóa phong phú lành mạnh theo định hướng XHCN.

- Đảng Ủy xã bao gồm: Bí thư, Phó Bí thư và thường trực Đảng Ủy cấp xã.Các khối Đoàn thể gồm:

+ Ban Mặt trận Tổ Quốc xã

+ Hội Cựu Chiến binh

+ Hội phụ nữ

+ Hội nông dân

+ Đoàn thanh niên

+ Hội người cao tuổi

+ Hội đông y

+ Hội chữ thập đỏ

- Nhiệm vụ của cấp Đảng Ủy xã:

+ Lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốcphòng

+ Lãnh đạo công tác tổ chức cán bộ

+ Lãnh đạo công tác tư tưởng

+ Lãnh đạo các đoàn thể nhân dân

+ Trong lĩnh vực thi hành pháp luật đảm bảo các chính sách thi hành phápluật như Hiến pháp, bộ luật, luật và các văn bản của Nhà nước cấp trên về tổ chứckinh tế, tổ chức xã hội.

3.1.3 Ủy Ban Nhân Dân: Là cơ quan hành pháp do HĐND bầu ra, là cơ quan hành pháp Nhà nước ở địa phương giúp việc cho HĐND Ủy ban nhân dân là cơ quan quản lý ở địa phương chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, luật và các văn bản luật, chỉ thị của cơ quan Nhà nước, cơ quan cấp trên và Nghị quyết của HĐND.

- Ủy ban nhân dân bao gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủy ban như:Nông lâm, tài chính, văn phòng, văn hóa xã hội Cán bộ chuyên trách gồm:

+ Cán bộ địa chính: Cán bộ địa chính xây dựng 1 và cán bộ địa chính xâydựng 2

+ Cán bộ tư pháp hộ tịch: 1 cán bộ tư pháp, 1 cán bộ hộ tịch

+ Cán bộ văn phòng – thống kê: 1 cán bộ văn phòng UBND, 1 cán bộ vănphòng thống kê

+ Cán bộ văn hóa – xã hội: 1 cán bộ lao động thương binh và xã hội, 1 cán

bộ văn hóa thông tin

+ Công an xã: gồm có trưởng công an và phó công an.

+ Ban CHQS xã: gồm có 1 trưởng và 1 phó

+ Cán bộ kế toán – tài chính: 1 cán bộ

- Chức năng nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân:

+ Trong công tác tư pháp của tỉnh UBND có nhiệm vụ trong lĩnh vực quản

lý Nhà nước chịu trách nhiệm mọi lĩnh vực về kinh tế, chính trị xã hội, văn hóa, anninh quốc phòng thực hiện các biện pháp tuyên truyền giáo dục pháp luật, tổ chứchướng dẫn công tác hòa giải ở địa phương về các tranh chấp nhỏ các vi phạm phápluật chưa đến mức phải truy cứu trách nhiệm hình sự

+ Đối với Chủ tịch UBND là đại biểu của HĐND, các thành viên kháckhông nhất thiết phải là đại biểu của HĐND Chủ tịch UBND do HĐND cùng cấpbầu ra theo sự giới thiệu của Chủ tịch HĐND và bằng cách bỏ phiếu kín phải đượchơn nửa tổng số đại biểu trong Hội đồng có mặt biểu quyết và tán thành Chủ tịchUBND là người lãnh đạo, đứng đầu điều hành hoạt động của UBND và có nhiệm

vụ đôn đốc kiểm tra công tác của UBND, của các cơ quan chuyên môn, cán bộ phụtrách thuộc cấp mình quản lí, phân công công việc cho các thành viên Ủy ban

+ Tổ chức việc đăng kí quản lý hộ tịch tại địa phương UBND có nhiệm vụđăng ký khai sinh, khai tử và đăng ký kết hôn, đăng ký việc nuôi con nuôi, giám

hộ, nhận cha, mẹ, con, đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn, đăng ký lại việc sinh tử,kết hôn, nhận nuôi con nuôi, cải chính hộ tịch, xác định lại giới tính, bổ sung hộtịch, điều chỉnh hộ tịch cho người nước ngoài hoặc người không có quốc tịch cưtrú ổn định lâu dài tại Việt Nam mà việc hộ tịch đó đã được đăng ký tại UBND cấp

xã theo quy định của Nghị định 158/CP, thay đổi quản lý hộ tịch cho người dưới

14 tuổi và bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp không phân biệt độ tuổi

3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Khuất Xá

(phụ lục 01)

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính

văn phòng của UBND xã Khuất Xá

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND xã Khuất Xá:

1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng HĐND-UBND xã:

Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan Chức năng của Văn phòng thể hiện ở hai mặt:

+ Tham mưu, tổng hợp

+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động

Nội dung công tác văn phòng gồm:

- Thu thập, phân tích, đánh giá và chọn lọc thông tin cung cấp cho lãnh đạo

để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của UBND; Văn phòng có tráchnhiệm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác

- Khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo Văn phòng phải đồng thời đề xuấtbiện pháp giải quyết, bên cạnh đó Văn phòng còn có trách nhiệm phối hợp với cácđơn vị, cá nhân có liên quan để cùng triển khai chương trình, kế hoạch đã đề ra

- Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuậtcho bộ máy của UBND hoạt động một cách tốt nhất Phụ trách công tác tổ chứccán bộ, công tác Văn thư lưu trữ…

Để đảm bảo việc thực hiện tốt chức năng của mình, UBND giao Văn phòngđược quản lý, chi tiêu tài chính để mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, văn phòngphẩm và điều hành việc sử dụng.

- Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần,tháng, quý, cho lãnh đạo và chương trình công tác năm cho UBND

- Soạn thảo văn bản, chuẩn bị cho các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc cử tri vàcác hoạt động khác của HĐND và UBND

- Quản lý mọi mặt công tác cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xâydựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ

- Giúp UBND thống nhất quản lý việc ban hành và soạn thảo văn bản, côngtác văn thư lưu trữ…

- Văn phòng có nhiệm vụ kiểm tra, già soát các đề án, dự án, các văn bảntrước khi trình Chủ tịch ký ban hành

- Là đơn vị chính, trực tiếp sắp xếp, tham gia hoặc kết hợp cùng các đơn vịchuẩn bị các cuộc họp, Hội nghị, Đại hội của cơ quan và lãnh đạo cơ quan, tổ chứcghi biên bản các cuộc làm việc đó Đồng thời là bộ phận thực hiện công việc sự vụhàng ngày

- Giúp lãnh đạo UBND quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư, Lưutrữ, Hành chính của cơ quan

- Nghiên cứu, phân loại, kiểm tra đề xuất và giải quyết các công việc hàngngày cho lãnh đạo bằng văn bản

- Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật và phương tiện làm việc cho hoạtđộng của cơ quan.

Một số công việc cụ thể của lãnh đạo Văn phòng: Với cơ cấu tổ chức củaHĐND&UBND cấp xã thì người đứng đầu văn phòng được gọi là công chức vănphòng Với chức năng và nhiệm vụ chung của Văn phòng thì lãnh đạo văn phòngchịu trách nhiệm chính trước Chủ tịch UBND vê việc thực hiện chức năng nhiệm

vụ của Văn phòng đảm bảo cho mọi hoạt động của UBND, được Chủ tịch UBNDgiao ký thừa lệnh Chủ tịch một số văn bản của UBND như: Thông báo, giấy mời,giấy đi đường

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng- Phụ lục 02) 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Khuất Xá:

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan Vì vậy việc bố trí phòng làm việc khoahọc cho văn phòng là một yếu tố rất quan trọng, nhận thức rõ điều này lãnh đạoUBND xã Khuất Xá đã rất quan tâm trú trọng việc bố trí phòng làm việc khoa học

để cán bộ, nhân viên Văn phòng làm việc hiệu quả, tăng tối đa năng suất lao động

Bố trí hợp lý, hài hòa giữa nội thất và các trang thiết bị văn phòng như: Bàn, ghếtiếp khách, bàn ghế làm việc, máy vi tính, máy in, điện thoại bàn, quạt, chậu cảnh,

tủ đựng tài liệu, tủ đựng văn phòng phẩm… Ngoài ra còn bố trí khu vực phía ngoàidành cho dân đến giao dịch và làm việc với UBND Qua đó thể hiện một vănphòng khá khoa học và đầy đủ thiết bị làm việc

a Ưu điểm

- Văn phòng UBND xã là nơi trực tiếp giải quyết các công việc thuộc chức

năng nhiệm vụ (Thông tin tổng hợp giúp Chủ tịch điều hành mọi hoạt động củaUBND xã) với cách bố trí văn phòng làm việc như vậy sẽ giúp lãnh đạo văn phòng

dễ dàng quản lý và giải quyết công việc chuyên môn, thuận tiện trong công việctiếp dân một cách tốt nhất mang lại hiệu quả cao trong công việc

- Màu sắc trang trí trong phòng làm việc có gam màu xanh nhạt tươi sáng,làm tinh thần sảng khoái, phấn trấn tăng hiệu quả làm việc Cơ quan có quy định rõràng thời gian làm việc và chế độ làm việc, chế độ nghỉ ngơi cho cán bộ, nhânviên.

b Nhược điểm

Không gian cũng như diện tích trật hẹp, không được rộng không phù hợpcho hoàn cảnh công việc ngày nay với điều kiện công việc và nhu cầu làm việc củaUBND Với không gian làm việc như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả làm việc,không gian thuận tiện cho việc giao dịch, giấy tờ văn bản dễ có khả năng nhầm lẫn,trang thiết bị thiếu thốn và lạc hậu và chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng

c Phương án đề xuất

Đề nhằm phát triển trụ sở UBND xã nói chung, văn phòng Ủy ban nói riêng.Nên Ủy ban có đầu tư vốn để xây dựng, mua sắm các trang thiết bị bảo đảm côngviệc được hoạt động tốt

Ngoài ra yếu tố con người còn rất quan trọng trong văn phòng, luôn tạo mọiđiều kiện cho cán bộ văn phòng được học tập, nâng cao nghiệp vụ quản lý vănphòng làm việc tốt hơn Từ đó tạo được sự hài hòa giữa con người làm việc vàkhông gian làm việc

(Sơ đồ hóa việc bố trí phòng làm việc của Văn phòng UBND xã Khuất Xá-Phụ lục 03)

1.3 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND Xã Khuất Xá:

Xây dựng chương trình công tác là yêu cầu thường trực không thể thiếuđược của bất kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệu quảUBND xã Khuất Xá có kế hoạch công tác cụ thể như sau:

1.3.1 Chương trình công tác năm của Xã Khuất Xá

a) Yêu cầu:

Những đề án, nhiệm vụ đăng ký trong chương trình công tác năm củaUBND phải thể hiện được sự kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các văn bản, ýkiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị.

Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tiến độ chuẩn bị và nội dung thực hiệncông việc do đơn vị chủ trì đã đưa vào chương trình công tác của UBND

b) Nội dung cụ thể của Chương trình công tác năm của UBND xã Khuất Xágồm:

- Phần 1 Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác năm trước

- Phần 2 Nêu các định hướng, nhiệm vụ và giải pháp lớn lên tất cả các lĩnhvực công tác

- Phần 3 Chi tiết danh mục các đề án cần triển khai (Mỗi đề án cần để xácđịnh rõ nội dung chính, phạm vi điều chỉnh, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, cơquan/đơn vị thẩm định, cấp trình, thời hạn trình từng cấp và dự kiến kế hoạch sơ

bộ để thực hiện đề án)

c) Phân công thực hiện:

Văn phòng UBND chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc UBNDxây dựng chương trình công tác năm của UBND:

Trước ngày 20 tháng 11 hàng năm, trên cơ sở những yêu cầu, nhiệm vụ đặt

ra và hướng dẫn của UBND huyện, Văn phòng UBND thông báo đề nghị các đơn

vị thuộc UBND xã kiểm điểm việc chỉ đạo, điều hành năm đó, kiến nghị các địnhhướng, nhiệm vụ, giải pháp lớn của UBND xã và đăng ký các đề án, dự án, vàochương trình công tác năm sau

Trước ngày 05 tháng 12, các đơn vị thuộc UBND xã gửi Văn phòng báo cáokiểm điểm chỉ đạo, điều hành của đơn vị và danh mục những đề án, dự án cần trìnhUBND huyện và trình Chủ tịch trong năm sau

Trên cơ sở danh mục đề án, dự án đăng ký của các đơn vị thuộc UBND xã,Văn phòng xã dự thảo chương trình công tác năm của UBND, phối hợp với lãnh

đạo UBND xem xét, cho ý kiến chỉ đạo trước ngày 15 tháng 12 hàng năm Trướcngày 25 tháng 12 hàng năm, Văn phòng UBND xã tổng hợp trình Chủ tịch ký vàchuyển UBND huyện phê duyệt, đăng ký những công việc của UBND đưa vàochương trình công tác của UBND huyện.

Chậm nhất 05 ngày làm việc sau khi nhận được chương trình công tác nămcủa UBND huyện, văn phòng UBND xã phối hợp với các đơn vị có liên quan để

cụ thể hóa thành dự thảo chương trình công tác năm của UBND

Các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Văn phòng UBND đểtổng hợp báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của các Phó Chủ tịch và tổng hợp trình Chủtịch thông qua Chương trình công tác năm của UBND

Văn phòng UBND trình Chủ tịch ký ban hành và gửi Trưởng các ban ngành,đơn vị thuộc UBND để phối hợp chỉ đạo, tổ chức thực hiện

Văn phòng UBND là cơ quan đầu mối xây dựng chương trình công tác củaUBND, có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo UBND trong việc xây dựng, điềuchỉnh và tổ chức thực hiện chương trình công tác bảo đảm phù hợp với yêu cầu chỉđạo, điều hành của UBND đồng thời Văn phòng UBND xã thường xuyên phối hợpvới các đơn vị có liên quan của Văn phòng UBND huyện và các cơ quan khác cóliên quan để xây dựng chương trình công tác của UBND, của Lãnh đạo UBND bảođảm tính khả thi và thống nhất

1.3.2 Chương trình công tác quý:

a) Yêu cầu:

Những đề án, công việc ghi trong chương trình công tác quý của UBNDphải xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụ trách,trình UBND huyện quyết định và thời hạn trình phù hợp với chương trình công tácnăm

b) Nội dung: Gồm 3 phần chính:

- Phần 1: Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý trước

- Phần 2: Nêu các nhiệm vụ và giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực côngtác.

- Phần 3: Tình hình thực hiện các đề án theo chương trình công tác năm củaUBND

c) Phân công thực hiện:

- Chậm nhất là 10 ngày của tháng cuối quý, các đơn vị gửi dự kiến chươngtrình công tác quý sau cho Văn phòng UBND, những công việc bổ sung hoặc có sựđiều chỉnh về thời gian để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo UBND Quá thời hạn trên,đơn vị nào không gửi coi như đơn vị đó không có nhu cầu điều chỉnh

- Chậm nhất là 13 ngày của tháng cuối quý, Văn phòng UBND tổng hợpchương trình công tác quý sau của UBND, trình Chủ tịch xem xét, quyết định.Những vấn đề trình có văn bản trình Lãnh đạo UBND ký trước ngày 15 của thángcuối quý để đề nghị UBND huyện cho phép điều chỉnh Chỉ sau khi được chấpnhận, các đơn vị mới được thực hiện theo tiến độ mới

- Phần 1: Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý trước

- Phần 2: Nêu các nhiệm vụ và giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực côngtác

- Phần 3: Tình hình thực hiện các đề án theo chương trình công tác năm củaUBND

c) Phân công thực hiện:

Chậm nhất là ngày 20 hàng tháng, các đơn vị gửi dự kiến chương trình côngtác tháng sau cho Văn phòng để tổng hợp

Chậm nhất là ngày 25 hàng tháng, Văn phòng UBND tổng hợp chương trìnhcông tác tháng sau trình Chủ tịch xét duyệt.

1.3.4 Chương trình công tác tuần của lãnh đạo UBND:

Căn cứ chương trình công tác tháng và sự chỉ đạo của Chủ tịch, Văn phòngUBND phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trình công tác tuần,trình lãnh đạo UBND duyệt và gửi các đơn vị vào Thứ sáu hàng tuần để các đơn vịchủ động trong xây dựng và thực hiện chương trình công tác của đơn vị mình

Khi có sự thay đổi về chương trình công tác Thư ký UBND là người kịp thờithông báo cho Văn phòng UBND cập nhật thông tin và thông báo cho các đơn vị,

cá nhân có liên quan được biết

*Chương trình công tác của các đơn vị thuộc UBND:

Căn cứ chương trình công tác của UBND và chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị và

tổ chức thực hiện Chương trình này phải xác định rõ trách nhiệm đến từng cán bộ,công chức; đồng thời thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc

Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, tạođiều kiện để đơn vị hoàn thành chương trình, kế hoạch công tác Trường hợp donhững khó khăn chủ quan, khách quan không hoàn thành được công việc theo tiến

độ, kế hoạch đã định, phải kịp thời báo cáo Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực vàthông báo cho Văn phòng biết để điều chỉnh chương trình chung và tìm giải phápkhắc phục

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan; chủ trươngchung của cấp trên; đề nghị của các ban, các đơn vị trong xã, UBND xã đã xâydựng kế hoạch công tác với trình tự, các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng kýcông tác với văn phòng để tổng hợp thành chương trình công tác chung cho toàn

cơ quan Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn chỉnh bản dự thảo lầncuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đến các thành viên UBND,

cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã, thị trấn biết để thực hiện.

(Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch công tác của cơ quan- Phụ lục số 04)

1.4 Những nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan như sau:

- Giai đoạn chuẩn bị: Văn phòng cần phải chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất,

giấy mời, kinh phí…

- Giai đoạn Tiến hành: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, diễn biến Hội nghị,cán bộ làm công tác thư ký ghi biên bản…

- Giai đoạn Tổng kết Hội nghị: Cán bộ Văn phòng giải quyết công tác hậucần, quyết toán kinh phí Hội nghị

Trong thời gian Hội nghị được diễn ra thì Văn phòng còn có trách nhiệmthường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình Hộinghị diễn ra

(Sơ đồ hóa quy trình tổ chức Hội nghị- Phụ lục số 05)

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho cho thủ trưởng của Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng:

Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan Chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng có thể đidài ngày, ngắn ngày, tùy vào công việc cụ thể Đây là hoạt động rất cần thiết đốivới mỗi cơ quan, tập thể Vì vậy, chuyến đi công tác của lãnh đạo được cán bộ Vănphòng tổ chức chuẩn bị rất chu đáo

Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; Trình thủ trưởng phê duyệt,liên hệ nơi công tác; Đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phâncông; Chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và văn bản, tài liệu có liên quan, báocáo công tác của cơ quan khi thủ trưởng đi công tác; Kết thúc chuyến đi công tác;Kinh phí chuyến đi, báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan

Bước 1: Phải lên kế hoạch cụ thể của chuyến đi Nói cách khác là phải xác

định rõ mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần, phươngtiện và kinh phí Công việc này sẽ được lãnh đạo Văn phòng đề xuất ý kiến vào kếhoạch đi công tác của Lãnh đạo UBND trước khi Lãnh đạo UBND phê duyệt.Đồng thời trong khi kế hoạch trên được duyệt lãnh đạo Văn phòng còn có tráchnhiệm đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian.

Bước 2: Làm công tác chuẩn bị trước chuyến đi Lúc này khi mà kế hoạch

cụ thể của chuyến đi đã được phê duyệt, nếu được Lãnh đạo UBND giao, Vănphòng UBND thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác nhữngnội dung thiết yếu như: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên; Nộidung và lịch làm việc; Thời gian đoàn đi từ UBND; Những đề nghị để cơ quan,đơn vị chuẩn bị để giúp đỡ đoàn

Bước 3: Chuẩn bị nội dung công tác Đây là phần nội dung quan trọng nhấtcủa chuyến đi Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng UBND lúc này là biết sựphân công của Lãnh đạo UBND đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiệncông việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội dung và tiến độ thời gian Tổ chức việcđánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác

Bước 4: Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí Công việc này là phầncông việc rất cần thiết của mỗi một chuyến đi công tác nói chung đặc biệt là nhữngchuyến đi công tác đường dài Tuy nhiên, việc sử dụng phương tiện giao thông làUBND cũng có nhiều yếu tố chi phối như: nhu cầu cấp bách, khẩn trương củachuyến đi; Đảm bảo an toàn văn bản, kinh phí… nên Lãnh đạo Văn phòng UBND

có trách nhiệm lên kế hoạch cụ thể về việc chuẩn bị phương tiện của mỗi chuyến

đi Và với kinh phí cũng vậy, kinh phí của mỗi chuyến đi phải xuất phát từ chế độcủa Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm, đặc biệt cần chú ý đến cácnhu cầu chi về: Phương tiện đi lại; Việc ăn, nghỉ trên đường; Bồi dưỡng cho đạibiểu tham gia Hội nghị theo quy định; Kinh phí dự phòng

Bước 5: Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan Trong mỗi chuyến đi

công tác của Thủ trưởng các đơn vị, các cơ quan nói chung mà cụ thể ở đây làLãnh đạo UBND, Văn phòng cần chủ động tổ chức tốt các công việc: Trước ngàyLãnh đạo UBND đi công tác, Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bịhoàn tất và trình dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của Lãnh đạo UBND; Nếuthấy cần thiết, Văn phòng UBND tổ chức cuộc hội ý Lãnh đạo của toàn UBND để

có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian Lãnh đạo UBND đi công tác; Khi Lãnhđạo UBND công tác về, Văn phòng UBND có trách nhiệm báo cáo tóm tắt côngtác của toàn UBND; Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, Văn phòng |UBND tổchức việc bổ sung kịp thời những việc mới nảy sinh vào chương trình công tác củaUBND

(Sơ đồ hóa quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng-Phụ lục 06)

1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của Văn phòng cho lãnh đạo cơ quan

Thông tin có vai trò rất quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giảiquyết công việc của người Lãnh đạo Trình tự cung cấp thông tin của Phòng cholãnh đạo khi giải quyết một tình huống cụ thể:

Trưởng phòng chỉ đạo cho cán bộ, chuyên viên phụ trách lĩnh vực liên quantiến hành thu thập thông tin về một vấn đề đang cần giải quyết Cụ thể như:Trưởng phòng giao nhiệm vụ cho Cán bộ Văn phòng cung cấp thông tin thống kêlại tổng diện tích gieo trồng của địa bàn xã trong vụ mùa gồm: Diện tích nôngnghiệp cấy lúa, trồng cây hoa màu, thuốc lá, ngô, khoai, sắn và các loại cây trồngkhác

- Cán bộ văn phòng đi từng thôn tổng hợp thông tin từ trưởng thôn về diệntích gieo trồng

- Tra tìm số liệu thống kê diện tích từ Cán bộ Địa chính sau đó tổng hợp lạitổng diện tích gieo trồng

- Kiểm tra rà soát lại cho chính xác

- Khi đã tổng hợp đầy đủ số liệu cần thống kê Cung cấp thông tin choTrưởng phòng để Trưởng phòng có căn cứ làm báo cáo nộp lên khuyến nônghuyện Lộc Bình

(Sơ đồ hóa quy trình cung cấp thông tin của Văn phòng cho lãnh

đạo-Phụ lục số 07)

1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan

Theo cách hiểu thông thường Văn phòng có chức năng chính: Tham mưu vàđảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan, cho lãnh đạo, công việc xử lýthông tin của Văn phòng kiểu cũ hiện nay thường mang nặng tính thụ động, chủyếu là tổng hợp các tình hình, các số liệu, nhìn lại những cái đã qua, những côngviệc đã làm, một số công việc còn mang tính thủ công truyền thống, chắp vá Vìvậy năng suất lao động, hiệu quả của hoạt động Văn phòng còn thấp

Để phát triển kịp thời với sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóađất nước Và để khắc phục được những tình trạng nêu trên, hiện nay Văn phòngUBND xã Khuất Xá cũng đã và đang có một số biện pháp để hiện đại hóa Vănphòng của cơ quan Cho dù Văn phòng kiểu cũ hay Văn phòng kiểu mới thì vẫnbao gồm cấu trúc ba mặt cơ bản là trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng, con ngườilàm Văn phòng và các nghiệp vụ Hành chính Văn phòng Ba mặt có mối quan hệchặt chẽ với nhau, có tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chứcnăng, nhiệm vụ của Văn phòng

- Trước hết Văn phòng cần đổi mới về trang thiết bị kỹ thuật trong Vănphòng, trang bị thêm một số máy móc hiện đại phục vụ tốt công việc của Vănphòng

- Nối mạng đối với tất cả các máy vi tính của cơ quan để thuận tiện cho việctra tìm thông tin, văn bản

- Bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng

- Khắc phục những mặt yếu kém trong công tác Hành chính Văn phòng.

- Con người làm Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Vănphòng, vì vậy nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết Thường xuyênđược cử đi học thêm tin học để phục vụ cho việc quản lý các văn bản trên phầnmềm

- Các nghiệp vụ Hành chính Văn phòng ngày nay cần được xây dựng đầyđủ

- Mọi công việc trong Văn phòng như: Xây dựng chương trình công tác, xâydựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc họp Hội nghị, một chuyến đi côngtác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ… đều phải đưa

ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý

- Tập trung nâng cao trình độ xử lý thông tin và tin học hóa trong Vănphòng

- Để khắc phục các nhược điểm trong công tác Hành chính Văn phòng vàđổi mới, hiện đại hóa văn phòng không chỉ riêng Phòng Nội vụ mà đây là vấn đềcủa toàn xã, lãnh đạo xã và lãnh đạo của các ngành, các cơ quan, đơn vị cần phải

có biện pháp khắc phục

2 Khảo sát về công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước vàảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Là một mắt xích quan trọng trong hoạtđộng của cơ quan Đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo,quản lý, điều hành công việc của cơ quan

Đây không chỉ là công việc hành chính thông thường quản lý các văn bản,giấy tờ và các thủ tục hành chính trong cơ quan mà còn là kim chỉ nam thông suốtquá trình hình thành và giải quyết văn bản của lãnh đạo

Trên cơ sở Nghị định số 110/NĐ-CP Nghị định của Chính phủ, UBND xãKhuất Xá đã chú trọng đến công tác văn thư của cơ quan, xem đó là hoạt động

quan trọng và không thể thiếu trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan.

Hiện nay, công tác văn thư của UBND xã Khuất Xá đã đi vào hoạt động,công tác văn thư của Văn phòng là một bộ phận công tác văn thư của Ủy ban nhândân xã Khuất Xá

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Khuất Xá

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhànước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân

Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quantrọng Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhànước Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt độngquản lý Nhà nước của mỗi cơ quan

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan Nó có

ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, báocáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là hoạt độngđảm bảo thông tin bằng văn bản Đây là bộ phận chiếm phần lớn trong công tácVăn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan tạo thành một bộ máy hoạtđộng nhịp nhàng

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND và thấy được tầm quan trọngcủa công tác Văn thư thì công tác Văn thư của UBND xã được tổ chức theo hìnhthức Văn thư tập trung thuộc sự quản lý của Văn phòng và thực hiện theo quy địnhtại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về côngtác văn thư, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và một sốquy định cụ thể của UBND xã Xã hiện nay có một cán bộ văn thư chuyên tráchđược đào tạo bài bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đápứng được yêu cầu của Văn thư hiện đại

Để thuận tiện cho việc liên hệ công tác cho các đơn vị, cá nhân và thực hiện

công việc của công tác Văn thư, phòng Văn thư được bố trí ở văn phòng củaUBND.

Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như các vănbản mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệcông việc đều phải thông qua Văn thư cơ quan UBND xã Khuất Xá có 06 sổ chínhlà: Sổ đăng ký văn bản đi, sổ chuyển giao văn bản đi, sổ gửi văn bản đi bưu điện,

sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản đến, sổ theo dõi giải quyết vănbản đến Ngoài ra với cơ cấu tổ chức là một cơ quan hành chính Nhà nước ở địaphương, UBND xã thường xuyên phải tiếp nhận và giải quyết những đơn thư khiếunại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban, vì vậy ngoài những sổ nêutrên còn có thêm sổ đăng ký đơn thư

Phòng làm việc của Văn thư là chung với Văn phòng được bố trí một bànlàm việc riêng

Với mô hình tổ chức văn thư đó của UBND xã Khuất Xá không gian cònchật hẹp hiệu quả làm việc không cao

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo văn bản là một trong những giai đoạn của công tác vănthư Văn bản là một vật mang tin nó được ghi lại bằng nhiều kí hiệu ngôn ngữ vàđược truyền đạt trong hoạt động quản lý của cơ quan theo đúng thể thức và thẩmquyền quy định

Kỹ thuật soạn thảo văn bản yêu cầu người soạn thảo phải có kỹ năng và cócác nguyên tắc tiêu chuẩn được Nhà nước đề ra

2.2.1 Các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản.

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Khuất Xá thực hiện theoquy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 của Chính phủ vềcông tác Văn thư và Thông tư liên tịch sô 55/2005//TTLT-BNV-VPCP ngày 06

tháng 5 năm 2005 Thông tư của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việchướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được người

có thẩm quyền ký, Văn phòng UB có trách nhiệm gửi văn bản đến các tổ chức và

cá nhân có liên quan

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo UBNDthông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc, Văn phòng

UB phối hợp vơi đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hành văn bản hoặcthông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày lãnh đạo UB chủ trìhọp, Văn phòng UB phải ra thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB tại cuộchọp

Về việc ký văn bản

Chủ tịch, phó Chủ tịch ký thay mặt các văn bản sau:

- Các Quyết định, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án và các văn bản quantrọng thuộc thẩm quyền ban hành trình lên cơ quan cấp trên

- Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa các đơn vị trực thuộc UBND.

- Quyết định cử Lãnh đạo UBND tham gia các ban, hội đồng; Đi công tác,học tập trong và ngoài nước; Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo,quản lý thuộc thẩm quyền của UBND

- Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản, được UBND huyện ủy quyền

Phó Chủ tịch được giao ký thay các văn bản sau:

- Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán,tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quy định

về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước và của UBND, thanh lý tàisản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phâncông phụ trách

Chủ tịch ký trực tiếp các văn bản sau:

- Ký một số loại văn bản thuộc thẩm quyền của mình

- Ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, chuyên ngành được phâncông, phân cấp quản lý

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của UBND xã Khuất Xá

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các bước cầnthiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng

văn bản, kết quả của một bước sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.

Quy trình soạn thảo bao gồm các bước theo một trình tự nhất định nhằmđảm bảo cho việc soạn thảo vừa chính xác, vừa thiết thực Các bước trong quytrình soạn thảo của UBND xã Khuất Xá gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản

Chuyên viên xác định rõ văn bản ban hành gồm có mấy mục đích, văn bảnmang tính chất gì (trao đổi hay bắt buộc, mệnh lệnh…) văn bản có tầm quan trọnghay không và quan trọng như thế nào?

Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin

Việc thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dung vănbản Thông tin cần thu thập là gì? Ở đâu? Như thế nào? Các thông tin được xử lýchính xác, lựa chọn những thông tin cần thiết, chủ yếu, loại bỏ những thông tin thứyếu, không chính xác

Chuyên viên căn cứ vào các thông tin pháp lý có trong những văn bản quyphạm pháp luật liên quan đến việc chỉ đạo công tác chuyên môn thuộc lĩnh vựcquản lý và các thông tin trong chỉ đạo công tác của cơ quan để thu thập và xử lýthông tin đưa vào văn bản

Bước 3: Xác định tên loại văn bản

Tên loại văn bản phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn đề sựviệc cần đề cập

Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Lập ra các dàn ý, khái quát các phần, các mục trong văn bản Đối với nhữngvăn bản quan trọng như Nghị quyết, Quyết định QPPL… có nội dung phức tạp khisoạn thảo thì phải xây dựng đề cương trước Các văn bản quan trọng đó có thể tổchức xin ý kiến đóng góp của các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan để chất lượngvăn bản có hiệu quả

Bước 5: Duyệt bản thảo

Việc duyệt văn bản phải so người có thẩm quyền Sau khi soạn thảo văn bảnxong, Trưởng phòng duyệt về mặt nội dung, thể thức, tính pháp lý của văn bản, sau

đó văn bản được ký ban hành, khi trình ký phải có sổ trình ký

Bước 6: Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản

Văn bản có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo thì chuyển đến bộ phận văn thư đểhoàn thiện về mặt thể thức: Ghi số văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản,đóng dấu, đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi, phát hành văn bản, nhân bản, sắpxếp lưu văn bản

2.2.4 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban

hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản;

kỹ thuật soạn thảo văn bản

2.2.4.1 Thẩm quyền ký ban hành văn bản

* Ưu điểm:

- Giảm được khối lượng do Lãnh đạo ký

- Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo đượcquy định rõ ràng, không có sự chồng chéo

- Biết được chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan

Cụ thể như sau:

- Đối với các văn bản thuộc thẩm quyền ký ban hành của Lãnh đạo UBND,theo quy chế làm việc của huyện quy định mỗi lãnh đạo có thẩm quyền ký và banhành văn bản cụ thể

- Văn bản được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, Chủ tịch thay mặttập thể ký ban hành

VD: TM ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Lộc Văn Cờ

+ Văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch theo Điều 126, 127 của Luật

Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thì Chủ tịch ký trực tiếp

VD: CHỦ TỊCH

Lộc Văn Cờ + Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch xã đối với các văn bản được phân

công phụ trách hoặc ủy quyền của Chủ tịch xã

VD: TM ỦY BAN NHÂN DÂN

KT CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Vi Văn Thiết

2.2.4.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành văn bản và cách thể hiệncác yếu tố cấu thành văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhằmđảm bảo văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành

Kỹ thuật soạn thảo văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định dạng lềtrang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ…đượcgọi là kỹ thuật soạn thảo văn bản

*Ưu điểm:

Đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội

Vụ và Văn phòng Chính phủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Các quy định trong văn bản được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu vàchính xác

Kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện nghiêm túc theo quy định tạithông tư liên tịch số 55 về khổ giấy, kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề…

* Nhược điểm:

Việc ghi số đến ngày tháng của văn bản đôi khi còn đánh trực tiếp trên máy

mà theo quy định tại Nghị định 110 của Chính phủ về công tác văn thư thì việc ghi

số và ngày tháng phải được thực hiện sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký văn bản vàđược văn thư của cơ quan vào sổ đăng ký văn bản thì khi đó tiến hành ghi số vàngày tháng năm ban hành văn bản

- Quốc hiệu:

Gồm 02 dòng chữ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày ở đầu trang văn bản, bên phải, chữ

in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 12, 13 Riêng dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cóđường gạch chân nét liền bằng chiều dài của chữ, cỡ chữ 13,14

VD: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

* Tên cơ quan ban hành văn bản:

Tên cơ quan của văn bản được trình bày phía trên góc bên trái, đâu văn bản.Các văn bản đều được ghi đầy đủ tên cơ quan chủ quản và tên cơ quan ban hànhvăn bản

VD: ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ KHUẤT XÁ

* Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

- Địa danh: Được trình bày trong các văn bản của Phòng ban hành có tên:

“Khuất Xá”

- Ngày, tháng, năm là ngày, tháng, năm ban hành ra văn bản có hiệu lực thihành được trình bày bằng chữ in nghiêng, cỡ chữ 13, căn chỉnh lề đúng

VD: Khuất Xá, ngày 14 tháng 5 năm 2015.

* Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

Đối với những văn bản có tên loại thì được trình bày dưới địa danh, ngày,tháng, năm ban hành văn bản Nhìn chung phần này được trình bày đúng so vớiquy định

* Nội dung văn bản:

Đây là phần quan trọng và trọng tâm nhất của văn bản, có thể được trình bàytheo điều khoản hoặc văn xuôi:

Kỹ thuật trình bày theo cỡ chữ 14 in thường, đứng, đúng theo quy định

* Nơi nhận:

Đây là phàn trình bày tên cơ quan, đơn vị cá nhân và lưu văn bản

Dòng “Nơi nhận” được trình bày bằng chữ in thường kiểu chữ in nghiêng,đậm, cỡ chữ 12.

Đối với công văn hành chính nơi nhận có thêm phần “kính gửi” được trìnhbày ở phần nơi nhận là: “như trên”

* Chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền:

Trình bày đầy đủ thể thức chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền

VD: CHỦ TỊCH

Lộc Văn Cờ

* Dấu cơ quan ban hành văn bản:

Con dấu đóng lên văn bản là thể thức cuối cùng để đảm bảo văn bản có giátrị pháp lý

Kỹ thuật trình bày đóng dấu: Dấu đóng thẳng, không lệch, đóng trùm lên 1/3chữ ký của người có thẩm quyền

Các thể thức khác: Tất cả các loại Sao văn bản, tên Sao được ghi “SAO YBẢN CHÍNH”

Nhìn chung văn bản do phòng Nội vụ huyện Lộc Bình soạn thảo được trình

bày đầy đủ và đúng thể thức theo Thông tư Liên tịch số VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ.

55/2005/TTLT-BNV-2.2.4.3 Quy trình soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo của phòng Nội vụ rất được chú trọng Toàn bộ công tácsoạn thảo đều do các chuyên viên của phòng soạn thảo kiểm tra chặt chẽ theo mộtquy trình khoa học, trình tự các bước có mối quan hệ lôgic Quy trình soạn thảo vănbản có một số ưu, nhược điểm sau:

- Hàng ngày Chuyên viên đều phải kiểm tra, theo dõi, đôn đốc giải quyếtcông việc nên công tác thu thập xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác

- Xây dựng đề cương, viết bản thảo để thuận lợi cho việc bổ sung, khi phảisửa chữa văn bản hoàn thiện hơn

- Bản thảo được chuyển đến Trưởng phòng, hoặc Phó trưởng phòng kiểm tra

và ký nháy do vậy văn bản được chính xác và rất ít khi phải sửa lại

* Nhược điểm:

Qua thực tế UBND xã Khuất Xá chỉ tiến hành theo quy trình đối với văn bảnquy phạm pháp luật, văn bản hành chính, các báo cáo sơ kết, tổng kết mà chưa ápdụng cho tất cả các loại văn bản khác

2.2.4.4 Kỹ thuật soạn thảo văn bản.

Kỹ thuật soạn thảo văn bản là toàn bộ những quy tắc về tổ chức và hoạtđộng của các cơ quan và cán bộ, chuyên môn nghiệp vụ trong việc chuẩn bị, xâydựng, biên soạn, thông qua, ban hành các văn bản quản lý Nhà nước đặc biệt là văn