MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 1. Những chặng đường phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 3. Cơ cấu tổ chức 6 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 8 1. Vị trí và chức năng 9 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 9 3. Cơ cấu tổ chức 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11 1.1 Vị trí và chức năng 11 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 11 1.2.1 Thực hiện công tác hành chính 11 1.2.2. Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp 12 1.2.3. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng; 13 1.2.4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao. 13 1.3. Các bước trong xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan 13 1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị hoặc hội họp cơ quan 14 1.5. Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 15 1.6. Lấy ví dụ về những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan; 16 1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 16 2. Khảo sát về công tác văn thư 19 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của cơ quan 19 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 21 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quy định về soạn thảo, ban hành văn bản và quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan 21 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan 21 2.3.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan 21 2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 22 2.3.3. Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan 22 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Trường ĐHNVHN 23 3. Khảo sát về tình hình thực tế các nghiệp vụ lưu trữ 23 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 26 I. Mẫu hóa một số văn bản hành chính 26 II. Thống kê từ sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban hành trong 5 năm trở lại đây 26 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 27 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điêm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 27 II. Để xuất những phương pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 29 PHẦN PHỤ LỤC 31
Trang 1MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
PHẦN I KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3
1 Những chặng đường phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3
2 Nhiệm vụ và quyền hạn 4
3 Cơ cấu tổ chức 6
II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 8
1 Vị trí và chức năng 9
2 Nhiệm vụ và quyền hạn 9
3 Cơ cấu tổ chức 11
III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11
1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11
1.1 Vị trí và chức năng 11
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 11
1.2.1 Thực hiện công tác hành chính 11
1.2.2 Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp 12
1.2.3 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng; 13
1.2.4 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao 13
1.3 Các bước trong xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan 13
Trang 21.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị
hoặc hội họp cơ quan 14
1.5 Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 15
1.6 Lấy ví dụ về những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan; 16
1.7 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 16
2 Khảo sát về công tác văn thư 19
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của cơ quan 19
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 21
2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quy định về soạn thảo, ban hành văn bản và quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan 21
2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan 21
2.3.1 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan 21
2.3.2 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 22
2.3.3 Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan 22
2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Trường ĐHNVHN 23
3 Khảo sát về tình hình thực tế các nghiệp vụ lưu trữ 23
PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .26
I Mẫu hóa một số văn bản hành chính 26
II Thống kê từ sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban hành trong 5 năm trở lại đây 26
Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 27
I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điêm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 27
Trang 3II Để xuất những phương pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những
nhược điểm 29
PHẦN PHỤ LỤC 31
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Cùng với sự phát triển của đất nước công tác hành chính văn phòng trongcác cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp cũng ngày một phát triển và có vai tròquan trọng Trong điều hành hoạt động của mỗi tổ chức, cơ quan hành chính nhànước đó là một bộ phận đắc lực giúp việc cho lãnh đạo cơ quan Bộ phận hànhchính văn phòng được hình thành để giúp thủ trưởng cơ quan trong việc quản lýđiều hành các hoạt động của huyện và tham mưu tổng hợp
Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố quan trọng để giúp cơ quan tổchức đổi mới phương thức lãnh đạo Đặc biệt trong giai đoạn nhà nước đangthực hiện chủ trương đổi mới và cải cách nền hành chính thực hiện đơn giản hóathủ tục hành chính thực hiện cơ chế “một cửa”, “chính phủ điện tử” hay “vănphòng không giấy” áp dụng công nghệ thông tin trong các văn phòng ngày càngphát triển, do vậy yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhànước ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Công tác văn phòng đangngày càng phát triển trong các cơ quan và đã khẳng định được vị trí quan trọngkhông thể thiếu trong các cơ quan
Thực tập có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo sinh viên.Quá trình thực tập giúp sinh viên rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thựctiễn, gắn kết giữa Nhà trường và xã hội Sinh viên được rèn luyện kỹ năngnghiệp vụ, củng cố được kiến thức đã học Đồng thời, nâng cao được kiến thứcchuyên môn đối với ngành Quản trị văn phòng để từ đó giúp sinh viên có thêm ýthức trách nhiệm và hình thành cho mình một phong cách làm việc của mộtngười cán bộ chuyên về công tác văn phòng trong tương lai
Được sự đồng ý của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em đã đi thực tập tạiKhoa Quản trị văn phòng Là sinh viên thực tập tốt nghiệp cuối khóa và đượctrang bị những kiến thức của ngành văn phòng để áp dụng vào thực tế Chính vìvậy mà nó đã giúp em nắm vững được chuyên môn, nghiệp vụ cũng như các
Trang 5để lại cho em ấn tượng sâu sắc bởi sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy, côtrong Khoa Qua quá trình thực tập em đã được làm quen và tiếp cận với côngviệc của một cán bộ văn phòng Đồng thời đây còn là thời gian để em tích lũyđược kiến thức thực tế đầy bổ ích.
Nhằm nâng cao hơn nữa đích đề ra và tổng kết những kết quả đạt đượctrong quá trình đi thực tập tại Khoa Quản trị văn phòng, em xin trình bày bài báocáo kết quả thực tập tốt nghiệp theo trình tự như sau:
Lời nói đầu.
Phần I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.
Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Phần phụ lục.
Do vốn kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài báo cáo của em cònnhiều thiếu sót Kính mong thầy cô giáo trong trường đóng góp ý kiến để bàibáo cáo của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN Phùng Đức Khoa
Trang 6PHẦN I Khảo sát về công tác hành chính văn phòng của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đội ngũ cán bộ, công chức (cán bộ) là một bộ phận quan trọng của nềnhành chính nhà nước Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ là một trong nhữngnhiệm vụ quan trọng nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ có phẩm chất tốt, chuyênmôn vững vàng đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính nhà nướctrong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Trải qua 40 năm xâydựng và trưởng thành, tuy có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau trong các thời
kỳ, song tập thể nhà trường luôn đoàn kết, quán triệt chủ trương, nghị quyết củaĐảng, bám sát nhiệm vụ cơ quan cấp trên giao, hoàn thành tốt nhiệm vụ vàkhông ngừng đổi mới phát triển Trường đã tự khẳng định được vị thế của mìnhtrước yêu cầu của ngành và nhu cầu của xã hội Đã đào tạo, bồi dưỡng hàngngàn cán bộ cung cấp cho ngành nội vụ và cho xã hội Các thế hệ sinh viên, họcsinh tốt nghiệp ra Trường không ngừng trưởng thành và phát triển
1 Những chặng đường phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyếtđịnh số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyếtđịnh Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngànhVăn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộđang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước
Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng)
Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục
vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năngthực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên,
Trang 7ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữTrung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của BộGiáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượngchưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới Trình độ và năng lực của cán bộcông chức, viên chức còn thiếu hụt Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâutạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quảnhư mong muốn Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồnnhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ Do vậy, Ban cán sự Đảng bộ Bộ Nội
vụ đã chủ trương sớm thành lập trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực cótrình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý của
Bộ, nhất là những lĩnh vực mà chưa có một trường đại học nào đào tạo Chủtrương đó đã được triển khai bằng Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Caođẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó có việc nâng cấpTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế
Trang 8- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viêncủa Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơcấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trìnhđiều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán
bộ, nhân viên
- Tuyển sinh và quản lý người học
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất củaTrường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theoquy định của pháp luật
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụcác ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt độnggiáo dục và đào tạo
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáodục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chấtlượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và khôngngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội củađịa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theoquy định của pháp luật
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
Trang 9dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính choNhà trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viênchức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhàtrường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quảhoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và côngnghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cánhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vậtchất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục
- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chếlàm việc của Bộ Nội vụ
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của phápluật
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao
3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cụ thể như sau:
1 Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
2 Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
3 Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
Trang 10- Phòng Hành chính - Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch - Tài chính
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
4 Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hoá - Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
5 Các tổ chức khoa học-công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban Quản lý ký túc xá
6 Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
Trang 117 Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
8 Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
9 Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ HàNội
10 Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Phụ lục I)
II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Những chặng đường phát triển của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng được hình thành và phát triển trên cơ sở cáckhoa:
- Khoa Hành chính văn phòng (giai đoạn 2001 - 2004)
- Khoa Hành chính văn phòng và Thông tin thư viện (giai đoạn 2004 - 2008)
KHOA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Giai đoạn (2001 - 2004)
- Trưởng khoa: Lê Thị Năm (2001 - 2004)
- Trưởng khoa: Lê Thanh Huyền (2004 - 2006)
- Năm 1998 hệ trung cấp ngành Hành chính văn phòng được mở và đào tạokhoá 1 (1998-2000)
- Năm 2001 Khoa Hành chính văn phòng được thành lập và được giaoquản lí ngành Hành chính văn phòng;
- Năm 2004 Khoa Hành chính văn phòng đã xây dựng và mở thêm ngànhThông tin Thư viện (hệ trung cấp)
KHOA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ THÔNG TIN THƯ VIỆN
Giai đoạn (2004 - 2008)
- Trưởng khoa: Lê Thanh Huyền (2006 - 2008)
- Phó trưởng khoa: Nguyễn Mạnh Cường (2007 - 2008)
- Năm 2005 Khoa đã xây dựng và mở các ngành Cao đẳng Quản trị vănphòng; Cao đẳng Thông tin Thư viện;
Trang 12- Năm 2007 xây dựng và mở ngành Cao đẳng Quản lí Văn hoá
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG(Từ 10/9/2008 đến nay)Khoa Quản trị văn phòng được thành lập theo một số Quyết định:
- Quyết định số 260/QĐ-CĐNV ngày 10/9/2008 của Hiệu trưởng TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội trên cơ sở tách từ Khoa Hành chính văn phòng vàThông tin Thư viện
- Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV ngày 24/4/2014 của Hiệu trưởng TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội thành lập Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại họcNội vụ Hà Nội
Trưởng khoa: NCS ThS Nguyễn Mạnh Cường
Phó trưởng khoa: Ths Nguyễn Thị Kim Chi
1 Vị trí và chức năng
Khoa Quản trị văn phòng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
có chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cótrình độ đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực quản trị văn phòng, thư
ký văn phòng, kế toán, thống kê và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tácquốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ phục vụphát triển kinh tế - xã hội
- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa;
Trang 13- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch doHiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiếnphương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trìthiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;
- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đàotạo các bậc, hệ đào tạo;
- Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên mônnghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu trưởng phêduyệt;
- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các lớp
Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinhviên thuộc Khoa quản lý
- Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộckhoa Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Khoa quản lý
- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan Lập bảng điểmtoàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn,phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăngcường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;
- Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Hiệutrưởng;
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự ánhợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ,
cơ sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinhdoanh và đời sống xã hội;
- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượnghoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;
Trang 14- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tưtưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡngnâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa;
- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Khoa; tham gia đánh giácán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhà trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao
3 Cơ cấu tổ chức
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Khoa QTVP – Phụ lục II)
III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1 Vị trí và chức năng
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ HàNội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về côngtác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thôngtin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theochương trình, kế hoạch làm việc
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.1 Thực hiện công tác hành chính
- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trongTrường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt cácquyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toànTrường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan, quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhàkhách, …) theo quy định;
Trang 15- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế vàhướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy địnhcủa Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức vănbản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòngtruyền thống của Trường
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường Hướng dẫn các đơn vị xâydựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ củađơn vị Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính củaTrường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận,quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao độnghợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp vớicác đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường
- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việchiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trongTrường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường
- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh antoàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người laođộng và học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;
Trang 16- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường.
1.2.2 Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo độtxuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;
- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác vàtheo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;
- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại trong Trường;
1.2.3 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;
1.2.4 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
1.3 Các bước trong xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan
Chương trình công tác được hiểu là định hướng và các biện pháp lớnnhằm thực hiện các công tác đã đề ra Chương trình công tác thường kỳ củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội được ban hành để giúp cho công tác chỉ đạo điềuhành của Trường có kế hoạch, các lĩnh vực được triển khai chủ động, khoa học
và đảm bảo tiến độ mục tiêu đề ra
Quy trình xây dựng chương trình công tác bao gồm các bước:
- Xây dựng chương trình kế hoạch công tác về lĩnh vực: các đơn vị xâydựng chương trình công tác thuộc lĩnh vực theo chức năng, nhiệm vụ gửi phòngHành chính Tổng hợp (gồm cả bản cứng văn bản và bản mềm dạng file gửi vềemail: phctcnoivu@gmail.com)
- Tiếp nhận chương trình công tác của các đơn vị, xây dựng công tác củaTrường: chuyên viên xây dựng chương trình công tác
- Trình lãnh đạo Phòng Hành chính Tổng hợp xem xét trình Ban Giámhiệu
Trang 17- Ban Giám hiệu phê duyệt (Hiệu trưởng phê duyệt chương trình công tácnăm, Phó Hiệu trưởng phê duyệt công tác tháng, tuần)
- Sau khi được phê duyệt chương trình công tác, Phòng Hành chính Tổnghợp nhân bản phát hành Chuyên viên đưa file mềm lên Website Trường
Ưu điểm:
- Chương trình công tác xây dựng theo đúng quy trình
- Xác định công việc chính xác
- Kiểm soát được thời gian cũng như cách thức thực hiện công việc
- Theo dõi sát sao tiến độ công việc
- Xây dựng chương trình theo đúng thời gian đề ra
Nhược điểm:
- Vẫn còn sai xót trong quá trình thực hiện
- Khi có công việc đột xuất các đơn vị, cá nhân không báo cho văn phòngdẫn đến chồng chéo công việc
1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị hoặc hội họp cơ quan
Hội nghị là một trong những biện pháp quan trọng để triển khai các hoạtđộng của cơ quan Một hội nghị sẽ lấy được tư tưởng của nhiều người, là cơ hộicho các thành viên tham gia thảo luận về các vấn đề chung Tổ chức một cuộchội nghị phải dựa trên tình hình chung của cơ quan xem có cần thiết hay khôngbởi vì tổ chức một hôi nghị sẽ tốn nhiều thời gian và tiền bạc nên cần cân nhắc
rõ ràng để đưa ra kế hoạch tổ chức
Quy trình tổ chức một buổi hội nghị, hội họp được tiến hành theo cácbước sau:
Bước 1: Giai đoạn chuẩn bị
- Đơn vị tổ chức xác định mục đích, nội dung, thành phần, thời gian, tầmquan trọng của hội họp
- Chuẩn bị các điều kiện liên quan đến cuộc họp
Trang 18- Chuẩn bị các điều kiện vật chất như: máy tính, máy chiếu, điều hòa…
- Chuẩn bị kịch bản chương trình
- Chuẩn bị giấy mời, gửi giấy mời
- Lãnh đạo phân công cho các đơn vị chuẩn bị các văn bản (tham luận, tàiliệu)có liên quan
- Lãnh đạo có trách nhiệm kiểm tra quy trình chuẩn bị, xét duyệt các vănbản(tham luận, tài liệu) liên quan đến cuộc họp
Bước 2: Giai đoạn tiến hành
- Bố trí người đón tiếp đại biểu
- Phân phát tài liệu, văn kiện
- Cung cấp kịp thời tình hình Đại biểu dự để phục vụ cho khai mạc (giớithiệu đại biểu)
- Tiến hành theo kịch bản, chương trình đã đề ra
- Ghi biên bản hội nghị, tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết HộiNghị
Bước 3: Giai đoạn sau hội nghị
- Thu thập tài liệu và lập hồ sơ hội nghị
- Quyết toán kinh phí của hội nghị
Ở đây nhà quản trị văn phòng có nhiệm vụ chính là Lãnh đạo phân côngcho các đơn vị, có trách nhiệm kiểm tra quy trình chuẩn bị, xét duyệt các vănbản(tham luận, tài liệu) liên quan đến cuộc họp Ngoài ra còn chủ trì điều hànhdiễn biến trong khi hội nghị diễn ra
1.5 Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng
Tổ chức đi công tác cho lãnh đạo trong cơ quan là điều tất yếu trong hoạtđộng văn phòng Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với 2 cơ sở ở MiềnTrung và Thành phố Hồ Chí Minh thì các chuyến đi công tác giảng dạy sẽthường xuyên xảy ra Để tổ chức một chuyến công tác thành công, người cán bộ
Trang 19văn phòng phải nắm bắt được tình hình làm việc của lãnh đạo cơ quan để lênchương trình công tác sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Công việc hoạch định quá trình công tác là rất quan trọng, nó góp phầnkhông nhỏ tới kết quả của chuyến đi Văn phòng cần chuẩn bị những công việcchính sau đây để chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Bước 1: Chuẩn bị cho chuyến đi công tác
- Lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi (phải xác định rõ ràng thời gian, mụcđich, nội dung công việc, địa điểm)
- Chuẩn bị giấy tờ, thủ tục, tài liệu cho lãnh đạo đi công tác
- Chuẩn bị trước nơi nghỉ ngơi, ăn uống cho lãnh đạo
- Chuẩn bị lịch làm việc cho lãnh đạo
- Liên hệ trước đến nơi lãnh đạo công tác để sắp xếp công việc
- Xin ý kiến chỉ đạo trong thời gian lãnh đạo đi công tác(giao, ủyquyền…)
Bước 2: Trong quá trình công tác
Nếu đi cùng lãnh đạo: Hỗ trợ lãnh đạo trong quá trình giải quyết côngviệc Ngoài ra, cần phải thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về chi phí để quyếttoán Cập nhật tình hình cơ quan báo cho lãnh đạo nếu có vấn đề đột xuất
Nếu không đi cùng lãnh đạo: Hỗ trợ lãnh đạo giải quyết các công việcthường nhật trong công ty Thông báo các thông tin, tình hình của cơ quan đếnlãnh đạo Liên hệ hỏi thăm sức khỏe, công việc của lãnh đạo(nhắc nhở lãnh đạo
về công tác trong chuyến đi)
Bước 3: Sau quá trình đi công tác
Báo cáo với lãnh đạo công việc đã giải quyết và chưa được giải quyết.Thông báo lịch làm việc cua lãnh đạo Thanh toán kinh phí hóa đơn trongchuyến đi công tác Biên soạn, tổng hợp tài liệu chuyến đi công tác
(Sơ đồ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo – Phụ lục III)