MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 2 1. Chức năng nhiệm vụ hiện nay: 2 2. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức 2 II. Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 3 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 3 1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 3 1.2 Phân công nhiệm vụ của cá nhân trong văn phòng để xây dựng bản mô tả các vị trí việc làm trong phòng hành chính cơ quan. 3 1.3 Thống kê danh mục các văn bản quản lí về công tác văn thư, lữu trữ, do cơ quan ban hành. Trường hợp các cơ quan chưa có văn bản trên thì tìm hiểu nguyên nhân và nhận xét những thuận lợi và khó khăn. 15 2 Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 33 2.1 Các hình thức văn bản và hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây : 33 2.2 Nhận xét thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định hiện hành : 33 2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 34 3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 38 3.1. Trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến 38 3.2. Vẽ sơ đồ cách bố trí sắp xế các trang thiết bị văn phòng . nhận xét ưu điểm và hạn chế. Vẽ một sơ đò cách bố trí hợp lí. 39 3.3. Tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 39 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I . Nhận xét ưu nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng 42 II. Đề xuất giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm: 42 PHỤ LỤC 43
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I .2 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP .2 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan .2 1.Chức nhiệm vụ nay: 2.Đặc điểm cấu tổ chức .2 II.Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng quan kiến tập Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức nhiệm vụ văn phòng; vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng .3 1.2Phân công nhiệm vụ cá nhân văn phòng để xây dựng mô tả vị trí việc làm phòng hành (hoặc văn phòng)cơ quan 1.3Thống kê danh mục văn quản lí công tác văn thư, lữu trữ, quan ban hành( Nếu có văn phải đưa vào phụ lục) Trường hợp quan chưa có văn tìm hiểu nguyên nhân nhận xét thuận lợi khó khăn .14 Tình hình soạn thảo ban hành văn quan 31 2.1 Các hình thức văn hành số lượng ban hành 10 năm trở lại : .31 2.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý quan so với quy định hành : 31 2.3 Các bước quy trình soạn thảo văn .32 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 36 3.1 Trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến 36 3.2 Vẽ sơ đồ cách bố trí xế trang thiết bị văn phòng nhận xét ưu điểm hạn chế Vẽ sơ đò cách bố trí hợp lí 37 3.3 Tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan 37 Phần II 40 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 I Nhận xét ưu nhược điểm công tác hành văn phòng 40 II Đề xuất giải pháp phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm: 40 PHỤ LỤC 41 SV: HOÀNG THỊ NHUNG LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Từ 11/05/2015 em kiến tập PGD Ngân hàng Chính sách xã hội huyện Tĩnh Gia Trải qua gần tháng quan sát, tìm hiểu học hỏi Phòng giao dịch đặc biệt với giúp đỡ, bảo hướng dẫn nhiệt tình Ban giám đốc cán Ngân hàng PGD tạo điều kiện tốt cho em nắm bắt hoạt động Ngân hàng để hoàn thành báo cáo kiến tập Báo cáo kiến tập bao gồm phần sau: SV: HOÀNG THỊ NHUNG LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 1.Chức nhiệm vụ nay: Ngày 14 tháng 01 năm 2003 Chủ tịch HĐQT – NHCSXH có định số 43/QĐ – HĐQT V/v thành lập Chi nhánh NHCSXH Tỉnh Thanh Hóa Sau ngày 10 tháng năm 2003, Chủ tịch HĐQT - NHCSXH có định 623/QĐ – HĐQT V/v thành lập Phòng giao dịch NHCSXH Tĩnh Gia Sau PGD – NHCSXH huyện Tĩnh Gia thành lập, Chủ tịch UBND huyện có định số 338/QĐ-UB ngày 18 tháng 05 năm 2003 V/v thành lập Ban đại diện HĐQT – NHCSXH huyện Các thành phần tham gia gồm có: Đ/c Phó Chủ Tịch UBND huyện làm trưởng ban Các đồng chí thành viên Giám đốc, Phó giám đốc PGD – NHCSXH huyện, trưởng (phó) phòng : Nội vụ lao động thương binh xã hội, phòng Tài chính, phòng Nông nghiệp; Chủ tịch Hội phụ nữ, Chủ tịch Hội nông dân huyện tham gia Huyện ủy, HĐND, UBND ban đại diện HĐQT – NHCSXH huyện coi công tác xóa đói giảm nghèo nhiệm vụ quan trọng Đảng ủy, quyền ngành, cấp toàn huyện Từ giao cho Đảng ủy, HĐND, UBND tổ chức hội đoàn thể cấp xã phối hợp với NHCSXH huyện để giải vấn đề nhằm hỗ trợ vốn cho hộ nghèo đối tượng sách khác Hoạt động NHCSXH huyện Tĩnh Gia mục tiêu xóa đói giảm nghèo, không mục tiêu lợi nhuận, nhà nước đảm bảo khả toán, nộp thuế khoản phải nộp cho NSNN Chế độ tài chính, chế độ tiền lương phụ cấp cán viên chức việc trích lập, sử dụng quỹ NHCSXH Thủ tướng định 2.Đặc điểm cấu tổ chức NHCSXH huyện Tĩnh Gia pháp nhân, có vốn điều lệ, có tài sản, dấu hệ thống giao dịch từ huyện xuống xã Bộ máy quản lý điều hành thống phạm vi toàn quốc thể qua sơ đồ sau: SV: HOÀNG THỊ NHUNG LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng quan kiến tập Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức nhiệm vụ văn phòng; vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng NHCSXH huyện Tĩnh Gia thành lập vào hoạt động từ năm 2003 đến thực đầy đủ chức nhiệm vụ theo Quy chế - Nghiệp vụ NHCSXH Việt Nam Cụ thể chức là: + Chức nhận vốn từ NHCSXH cấp + Chức huy động tiết kiệm cộng đồng người nghèo + Chức nhận nguồn vốn góp tự nguyện lãi không hoàn trả gốc tổ chức, cá nhân + Chức quản lý tiền mặt, ủy thác + Chức cho vay ngắn, trung, dài hạn ưu đãi đối tượng sách Các nhiệm vụ NHCSXH huyện Tĩnh Gia là: + Cho vay ngắn, trung dài hạn ưu đãi đối tượng sách nhằm phục vụ sản xuất, kinh doanh, cải thiện đời sống, góp phần thực chương trình mục tiêu xóa đói giảm nghèo ổn định xã hội + Hướng dẫn khách hàng hoàn thành hồ sơ nhu cầu vay vốn + Thu chi tiền mặt, dịch vụ toán dịch vụ khác theo quy định + Thực hạch toán phân phối thu nhập theo quy định NHCSXH cấp 1.2 Phân công nhiệm vụ cá nhân văn phòng để xây dựng mô tả vị trí việc làm phòng hành (hoặc văn phòng)cơ quan NGUYÊN TẮC CHUNG: Chế độ làm việc: Theo nguyên tắc tập trung dân chủ chế độ Thủ trưởng; cá nhân chịu trách nhiệm nhiệm vụ phân công; đó: - Trưởng Kế toán: Là người quản l điều hành hoạt động, tổ chức SV: HOÀNG THỊ NHUNG LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực theo nhiệm vụ, quyền hạn giao hoạt động Bộ phận Kế toán liên quan đến công tác Kế toán - Tài chính; Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Cơ quan, Lãnh đạo Phòng việc thực chức năng, nhiệm vụ Bộ phận Kế toán + Xây dựng, công khai quy trình xử l công việc kịp thời điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với quy định pháp luật kiến đạo cấp có thẩm quyền có phát sinh mới; + Quản l phân công nhiệm vụ cụ thể cán bộ, viên chức người lao động Bộ phận; thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn, kỹ xử lý công việc thành viên; + Thực nghiêm túc chế độ báo cáo theo quy định - Cán bộ, viên chức người lao động thực công việc Lãnh đạo Phòng Trưởng nhóm, phận phân công; xử lý công việc quy trình chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Phòng kết công việc thực STT CÔNG VIỆC CÁC NỘI DUNG CỤ THỂ TỔNG HỢP Xử lý công việc theo đạo Lãnh - Xây dựng báo cáo sơ kết, tổng đạo kết năm; chương trình, kế hoạch Báo cáo tổng hợp: công tác…; - Báo cáo sơ kết, tổng kết năm; Chương - Xây dựng báo cáo lĩnh trình công tác vực hoạt động Cơ quan - Báo cáo tổng hợp lĩnh vực hoạt động - Xây dựng quy định, quy Cơ quan chế theo lĩnh vực hoạt động Phối hợp xây dựng quy định, quy chế Phòng, Cơ quan theo chức năng, - Nghiên cứu báo cáo nhiệm vụ Phòng, Cơ quan quan cấp trên, đơn vị liên Tư vấn văn cho thủ trưởng quan… SV: HOÀNG THỊ NHUNG LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đầu mối xử lý, tổng hợp công văn, văn - Đầu mối, xử lý tổng hợp có tính liên kiến thức đơn vị báo phòng, theo đạo lãnh đạo Phòng, cáo Lãnh đạo lãnh đạo Cơ quan - Thực công tác xử lý , tổng Xử lý văn tổng hợp kiến thức hợp theo đạo L/đạo Phòng chuyên môn theo lĩnh vực Phòng, L/đạo Cơ quan phân công HÀNH CHÍNH Tổ chức giao tiếp, đối nội đối ngoại Lên kế hoạch, phối hợp với Sắp xếp kế hoạch hội thảo, tập huấn, khảo Phòng chuyên môn tổ chức sát đơn vị Hội thảo, tập huấn, khảo sát Cơ quan Đặt, toán vé máy bay Đầu Tổ chức hoạt động đối ngoại, đối nội mối thực việc đặt, Tổ chức kiện toán vé máy bay Cơ quan từ tất nguồn kinh phí theo kế hoạch giao hàng năm nhiệm vụ, đề tài, dự án Các hoạt động chung Cơ quan: họp, hội thảo - tập huấn, tổ chức kiện Tham gia phối hợp tổ chức kiện, hội nghị - hội thảo chung Cơ quan XÂY DỰNG VBQPPL Xử Lý công việc theo đạo Lãnh Xây dựng báo cáo lĩnh đạo vực xây dựng văn QPPL Tổng hợp công tác xây dựng VBQPPL - Xây dựng quy định, quy Cơ quan chế theo lĩnh vực hoạt động Phối hợp xây dựng trình ban hành Phòng, Cơ quan VBQPPL, quy SV: HOÀNG THỊ NHUNG - Đầu mối, xử lý tổng hợp LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định, quy chế theo chức năng, nhiệm vụ kiến thức đơn vị báo Phòng, Cơ quan cáo Lãnh đạo - Thực công tác xử lý, tổng hợp theo đạo L/đạo Phòng, L/đạo Cơ quan - Theo dõi, thúc đẩy theo tiến độ, Phối hợp với Vụ CSPC đơn vị liên quan Bộ - Đôn đốc, theo dõi việc hoàn thiện số văn QPPL xây dựng phối hợp triển khai xây dựng văn Hoàn thiện trình ban hành văn tồn đọng thuộc Chương trình xây dựng văn hàng năm - Theo dõi việc phê duyệt danh mục văn QPPL giao thực Chương trình xây dựng văn QPPL hàng năm Bộ TN&MT (bao gồm văn thuộc danh mục Chương trình dự bị) - Theo dõi, bổ sung theo yêu cầu đơn vị liên quan chương trình xây dựng văn SV: HOÀNG THỊ NHUNG LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hàng năm TRIỂN KHAI CÁC HOẠT ĐỘNG VỀ ĐỊNH MỨC, ĐƠN GIÁ, NGHỊ ĐỊNH 27 VÀ ISO 9001:2008 Phối hợp xây dựng trình ban hành đơn Đầu mối tổ chức triển khai xây giá QTMT Đầu mối xây dựng Bộ đơn giá dựng đưa vào áp dụng TCVN cho quan trắc, phân tích môi trường; Phối ISO 9001:2008 quản l chất hợp Phòng chuyên lượng, áp dụng quy trình môn xây dựng trình ban hành văn chuẩn để thực kiếm soát QPPL liên quan công việc, nâng cao chất lượng Triển khai Nghị định 27 Đầu mối Phòng công việc Phối hợp với Bộ phận HC-TH tham gia triển khai Nghị định 27 Phòng HC-TH theo phân công Phòng chuyên môn triển khai Triển khai thực áp dụng hệ thống thực TCVN ISO 9001:2008 TỔ CHỨC CÁN BỘ Tổ chức cán Tuyển chọn cán bộ; lập danh Chế độ, sách: lao động tiền lương sách/ sổ theo dõi cán đi/đến (theo dõi k kết hợp đồng, thời hạn hợp đồng), quản l hồ sơ l lịch cán bộ; - Rà soát, thảo trình k kết HĐLĐ hết hạn, đề xuất tiếp tục k kết gia hạn HĐ - Rà soát hồ sơ, đề xuất thử việc, tuyển dụng cán (theo chế SV: HOÀNG THỊ NHUNG LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội độ Hợp đồng viên chức) - Rà soát nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc trước thời hạn - Xử l văn thủ tục liên quan đến: TCCB, quy hoạch cán bộ; xây dựng tiêu biên chế nghiệp; chuyển ngạch xếp lương viên chức ngành TNMT - Đầu mối tổ chức, đánh giá, hướng dẫn công tác đánh giá cán bộ, viên chức người lao động, công tác Thi đua - Khen thưởng hàng năm; - Theo dõi tăng lương - Chế độ nghỉ phép, thai sản Theo dõi bảo hiểm xã hội, y tế: làm sổ bảo hiểm mới; báo tăng, báo giảm bảo hiểm y tế; lương, phụ cấp , công tác phí khoán - Đầu mối tổng hợp bảng chấm công, tính trả lương cán Cơ quan hàng tháng bao gồm 03 Tổ quan trắc vùng Hàng năm, phối hợp với Bp Kế toán xây dựng quỹ lương Cơ quan khoản phụ cấp khác theo quy định - Rà soát chứng từ lương, SV: HOÀNG THỊ NHUNG LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm thêm giờ, phụ cấp khác - Đối chiếu bảo hiểm hàng tháng, - Đề xuất mua bảo hiểm sức khỏe toàn diện cho cán Cơ quan Tiếp tục tìm hiểu văn toán chế độ phụ cấp độc hại, nghề… - Hàng năm tổ chức khám sức khỏe cho cán Cơ quan - Các chế độ sách khác cho cán Cơ quan, QUẢN TRỊ Phụ trách công việc liên quan đến hành Phụ trách, theo dõi, quản l toàn - quản trị hệ thống điện, nước, hệ thống trụ sở Cơ quan: điều hòa sở vật chất, - Quản l trụ sở làm việc, đảm bảo trì xây dựng trụ sở hoạt động Cơ quan Cơ quan - Đảm bảo trì hoạt động bình - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật, quản l thường trụ sở xe ôtô Cơ quan, - Theo dõi, đề xuất sửa chữa, quản l tài sản sử dụng chung, sửa chữa trụ thay thế, xây dựng làm sở, theo dõi toán mảng công việc trang thiết bị văn phòng, … giao phụ trách - Theo dõi công tác an ninh quốc phòng, - Đầu mối phụ trách quản l., lưu PCCC, công tác bảo trữ hồ sơ, tất Hợp đồng vệ trụ sở viễn thông kể nhiệm vụ - Xây dựng phương án, đầu mối tổ chức dự thực quy trình án phòng quản l quản l., mua/bán, bàn giao tài sản, trang Sửa chữa khắc phục cố SV: HOÀNG THỊ NHUNG LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Số văn : 62T-CT/HĐNN Loại văn : Lệnh Cơ quan ban hành : Hội đồng Nhà nước Quyết định số: 22-QĐ/TW ngày tháng 10 năm 1987 Ban Bí thư Trung ương Đảng số điểm công tác văn kiện quản lý văn kiện Ban Chấp hành Trung ương Đảng.(01/10/1987) Số văn : 22-QĐ/TW Loại văn : Quyết định Cơ quan ban hành : Ban Bí thư Trung ương Đảng Chỉ thị số: 47-CT/TW ngày 6-8-1984 Ban Bí thư Trung ương Đảng tăng cường quản lý việc phát hành, lưu trữ, thu hồi tài liệu, văn kiện Đảng.(06/08/1984) Số văn : 47-CT/TW Loại văn : Chỉ thị Cơ quan ban hành : Ban Bí thư Trung ương Đảng Thông tư số : 10/BT ngày 22-3-1969 Bộ truởng Phủ Thủ tướng đẩy mạnh việc thực Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ quan Trung ương địa phương.(22/03/1969) Số văn : 10/BT Loại văn : Thông tư Cơ quan ban hành : Bộ truởng Phủ Thủ tướng Công văn số : 171-VF/TW ngày 01-10-1968 Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Quy định nhiệm vụ chế độ công tác văn thư - lưu trữ công văn tài liệu mật.(01/10/1968) Số văn : 171-VF/TW Loại văn : Công văn SV: HOÀNG THỊ NHUNG 29 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ quan ban hành : Văn phòng Trung ương Đảng Nghị định số : 142-CP ngày 28-9-1963 Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ (28/09/1963) Số văn : 142-CP Loại văn : Nghị định Cơ quan ban hành : Hội đồng Chính phủ Thông tri số 259-TT/TW ngày 08/9/1959 Ban chấp hành Trung ương số điểm công tác lưu trữ, công văn, tài liệu.(08/09/1959) Số văn : 259-TT/TW Loại văn : Thông tri Cơ quan ban hành : Ban chấp hành Trung ương Đảng Quốc hội ban hành luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Số văn : 01/2011/QH13 Loại văn : Luật Cơ quan ban hành : Quốc hội SV: HOÀNG THỊ NHUNG 30 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tình hình soạn thảo ban hành văn quan 2.1 Các hình thức văn hành số lượng ban hành 10 năm trở lại : BẢNG THỐNG KÊ 2.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý quan so với quy định hành : A Nhận xét thể thức : Thể thức văn tập hợp đầy đủ thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 Bộ Tư pháp hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Quy định Do tính chất loại văn có nội dung đơn giản nên quy trình xây dựng ban hành loại văn tuỳ thuộc vào thực tiễn hoạt động Ngân Hàng sách mà có quy trình ban hành thích hợp Tuỳ loại văn mà quy trình xây dựng ban hành chúng tiến hành đầy đủ bước quy trình chung xây dựng ban hành văn bỏ qua số bước bước lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, bước thẩm định Tuy nhiên việc tuân thủ đầy đủ quy trình xây dựng ban hành văn cần thiết, giúp cho văn ban hành có chất lượng có tính khả thi thực tế, góp phần nâng cao hiệu quản lý Ngân hàng sách SV: HOÀNG THỊ NHUNG 31 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B Nhận xét Kỹ thuật Các hình thức trình bày văn quản lý quan đầy đủ hình thức bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn (như Microsoft Word for Windows) in giấy; áp dụng văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác 2.3 Các bước quy trình soạn thảo văn 1.Mục đích : Quy trình nhằm kiểm soát chặt chẽ việc phát hành văn bản, tài liệu gửi quan quan, đến đơn vị trực thuộc lưu trữ đầy đủ tài liệu gửi 2.Phạm vi áp dụng : Quy trình áp dụng cho tài liệu quan, có đóng dấu quan gửi hình thức qua đường bưu điện, văn thư, Fax, Email, cầm tay 3.Tài liệu tham khảo : Các qui định hành nhà nước công tác văn thư, quản lý hồ sơ tài liệu • Định nghĩa : - Bản thảo văn bản: viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức - Bản gốc văn bản: thảo cuối người có thẩm quyền duyệt - Bản văn bản: hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành Bản làm thành nhiều SV: HOÀNG THỊ NHUNG 32 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có giá trị - Hồ sơ: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân - Lập hồ sơ: việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - Văn hành chính: Là phương tiện thức giao tiếp quan, tổ chức, doanh nghiệp, Nhà nước công dân; sở pháp lý để tiến hành giải công việc Nhà nước phương tiện phản ánh kết công việc thực tiển Văn hành bao gồm văn thông thường văn quản lý: + Văn quản lý: Là văn hình thành hoạt động quản lý lãnh đạo nói chung, phương tiện quan trọng để ghi lại truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết hình thành trình quản lý quan đòi hỏi cấp thi hành trình hoạt động Cụ thể: định (cá biệt, ban hành quy định, quy chế ), thị (cá biệt) + Văn thông thường: văn mang tính trao đổi thông tin, hướng dẫn công việc để tổng kết, trình bày Cụ thể bao gồm: thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận, phiếu chuyển, phiếu gửi - Tài liệu gồm có: văn quản lý, văn thông thường, thư, Fax, Email Mô tả Quy trình thực hiện: BBước 1: Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng văn SV: HOÀNG THỊ NHUNG 33 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giám đốc định cho phòng /cá nhân phối hợp phòng liên quan soạn thảo; phát sinh từ nhu cầu công việc phòng cần phải có văn phòng tiến hành rà soát lại văn pháp quy, thông tin thực tiễn liên quan đến vấn đề cần ban hành văn để xác định loại văn bản; đồng thời xem xét lại quy định trước áp dụng (nếu có), tình hình thực tế phòng cần cải tiến quy định để phân tích, chọn lọc thông tin áp dụng vào dự thảo cho phù hợp, quy định, khả thi Người trực tiếp phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thông tin, văn có liên quan đưa hướng dự thảo trình lãnh đạo phòng thông qua tiến hành xây dựng dự thảo BBước 2: Sau xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan thống hướng xây dựng dự thảo, người phòng phân công dự thảo tiến hành dự thảo văn theo thể thức văn bản/ quy định kiểm tài liệu (quy định, quy chế, thông báo, quy trình, ) bố cục, cách hành văn, hình thức phải phù hợp với nội dung văn Đối với văn thông thường: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh nội dung, hình thức; cần thiết họp phòng lấy ý kiến Đối với văn quản lý: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh nội dung, hình thức Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) trình lãnh đạo phòng ký chuyển phòng liên quan góp ý (chú ý ghi cụ thể ngày bắt đầu góp ý ngày chuyển trả lời góp ý) BBước 3: Lãnh đạo phòng chuyển góp ý phải phân công người nghiên cứu, góp ý toàn nội dung văn cần góp ý; trọng nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn đơn vị phụ trách Các nội dung góp ý phải cụ thể (sửa đổi, bổ sung loại bỏ), gợi ý chỉnh sửa nguyên văn cụm từ, đoạn văn cho Trường hợp phát bất cập mà không thuộc phạm vi chuyên môn phòng gợi ý cụ thể để phòng soạn thảo tham khảo ý kiến phòng chuyên môn nghiên cứu chỉnh sửa lại cho phù hợp Trường hợp phòng thống với dự thảo phải xác nhận thống với dự thảo vào phiếu chuyển chuyển trả phòng SV: HOÀNG THỊ NHUNG 34 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dự thảo ngày quy định Lưu ý: Phòng soạn thảo phải tham khảo kỹ ý kiến chuyên môn phòng có liên quan đến nội dung dự thảo Sau Giám đốc ký ban hành đưa vào áp dụng, văn quản lý vướng mắc, sai quy định người soạn thảo lãnh đạo phòng chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Giám đốc - Sau tập hợp đầy đủ ý kiến góp ý phòng (kể không góp ý), phòng soạn thảo phải thống kê thông tin góp ý, nội dung có từ 02 ý kiến trở lên góp ý tương tự phải chọn lọc ý kiến phù hợp, khả thi để đưa vào dự thảo - Đối với góp ý chuyên môn, chế độ sách mà phòng soạn thảo không đưa vào dự thảo phải thích cụ thể lý không đưa vào dự thảo Bảng thống kê thông tin góp ý Bước 4: Sau hoàn chỉnh lại nội dung dự thảo văn quản lý theo ý kiến góp ý, phòng dự thảo chuyển bảng dự thảo Bảng thống kê thông tin góp ý Văn phòng để soát xét lần cuối, tham mưu Giám đốc ban hành Đối với văn thông thường: lãnh đạo phòng soát xét nội dung, thể thức văn (nếu cần thiết tham khảo ý kiến Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực) Nếu cần phải hoàn chỉnh lại chuyển trả bước 1, đồng ý dự thảo ký tắt Đối với văn quản lý: Văn phòng nhận dự thảo trình ký phòng dự thảo phải cử người soát xét lần cuối nội dung văn theo góp ý, soát xét bố cục, hình thức văn theo quy định Nếu cần thiết phải chỉnh sửa tiếp (bố cục, hình thức nội dung góp ý đúng, khả thi mà phòng dự thảo chưa đưa vào dự thảo) phải trả lời cho phòng dự thảo biết rõ nội dung cần chỉnh sửa lần cuối trước trình ký (trả bước 3) Nếu dự thảo đầy đủ, khả thi tham mưu Giám đốc định ban hành phê duyệt BBước 5: Giám đốc, Phó Giám đốc Trưởng phòng thẩm quyền ký văn để xem xét, ký ban hành phê duyệt văn SV: HOÀNG THỊ NHUNG 35 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nếu nhận thấy văn chưa quy định, nội dung chưa phù hợp, không khả thi chuyển trả lại phòng dự thảo chỉnh sửa cho phù hợp trình ký lại BBước 6: Sau Giám đốc, Phó Giám đốc Trưởng phòng phê duyệt văn cho phép ban hành thì: Văn phòng thông báo cho nhân viên Văn thư biết để đăng ký văn BBước 7: Sau đăng ký văn bản, văn thư in ấn nhân số lượng cần phát hành, đóng dấu (kể dấu giáp lai có) BBước 8: Văn phòng nơi nhận để vào sổ giao nhận hồ sơ, văn phát hành đầy đủ, kịp thời (mọi việc giao nhận phải ký nhận vào sổ) Văn thư có trách nhiệm lưu đầy đủ tài liệu gửi Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 3.1 Trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến - Thiết bị truyền thông + máy điện thoại + máy ghi hình +máy tính cá nhân + máy facimile - Thiết bụ chụp – in ấn – hủy tài liệu + máy in + máy photocopy + máy scan + máy hủy tài liệu + máy đóng dấu + máy dập ghim - Các trang thiết bị khác + bàn, ghế +tủ để tài liệu + quạt, bóng điện, điều hòa SV: HOÀNG THỊ NHUNG 36 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + đồ trang trí 3.2 Vẽ sơ đồ cách bố trí xế trang thiết bị văn phòng nhận xét ưu điểm hạn chế Vẽ sơ đò cách bố trí hợp lí A Ưu điểm hạn chế + ưu điểm : hỗ trợ đắc lực cho công việc ngày Sơ đồ sử lý cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời, xác nhằm nâng cao hiệu công việc công việc diễn nhanh chóng, hài hòa, không bị chậm trễ, cung cấp nhiều thông tin cho quan cần thiết giảm chi phí nhân lực , giảm bớt lao động nặng nhọc dụng cụ trang trí , xếp gọn gàng ngắn nắp tránh bừa bộn làm cảnh quan quan làm việc.Các máy móc, thiết bị chuyên ngành, có cấu tạo đặc biệt theo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ, trực tiếp sử dụng cho nhiệm vụ đặc thù quan nhà nước + Hạn chế : Do cách xếp làm việc cá nhân chưa chuyên nghiệp sơ đồ có phần chưa chỉnh chu, số cá nhân lúng túng trình làm việc không quản lý hết tất công việc tài liệu chưa tập trung hết mối để quản lý 3.3 Tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan + Phần mềm quản lý văn bản: - Phần mềm máy khách: Phần mềm cho máy khách trình duyệt web, có nhiệm vụ cung cấp giao diện làm việc tương tác với người dùng cuối - Phần mềm cho máy chủ: Là hệ thống phần mềm có kiến trúc lớp: + Web server (máy chủ dịch vụ Web): Web server trao đổi thông tin với trình duyệt web (phần mềm máy khách) qua giao thức http (Hypertext Transmission Protocol) Nó nhận truy vấn thông tin người dùng nhập vào hệ thống từ trình duyệt, chạy chương trình tương ứng gửi trả kết lại cho trình duyệt hiển thị + Các chương trình: Các chương trình bao gồm tệp mã lệnh, ActiveX component (COM) and libraries (DLL) Máy chủ web, tuỳ theo SV: HOÀNG THỊ NHUNG 37 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội truy vấn từ phía người dùng, chạy chương trình + Dịch vụ nền: Là tập hợp số dịch vụ sở chạy máy chủ phục vụ cho chức Phần mềm Quản lý Văn đến Hồ sơ công việc, gồm có hệ quản trị sở liệu, dịch vụ quản lý lưu trữ +Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ: * Công cụ lập trình - Chương trình phát triển môi trường web-base sử dụng công nghệ Microsoft ASP.NET - Cơ sở liệu quản trị Microsoft SQL Server 2008, tùy biến sử dụng hệ quản trị sở liệu khác tùy theo khả ứng dụng từ phía người dùng; * Có thể tích hợp vào cổng thông tin điện tử Portal tỉnh/Bộ - Được xây dựng công nghệ web-base chương trình tích hợp vào hệ thống website hay cổng thông tin điện tử khai thác rộng rãi mạng Internet; - Có phân hệ tự động chuyển hồ sơ tài liệu từ CSDL mạng cục sang CSDL khai thác Internet linh hoạt theo yêu cầu người dùng * Hỗ trợ mã chuẩn quốc tế UNICODE đa ngôn ngữ - Chương trình hỗ trợ mã tiếng Việt UNICODE theo chuẩn TCVN6909:2001 tích hợp sẵn gõ tiếng Việt theo nhiều kiểu gõ khác nhau: Telex, VNI, VIQR, ; - Hỗ trợ đa ngôn ngữ, người dùng nhập hồ sơ tài liệu nhiều ngôn ngữ khác nhau: Anh, Pháp, Nga, Trung, * Hệ thống khung phân loại ký hiệu thông tin - Chương trình hỗ trợ quản lý toàn danh mục hồ sơ theo hệ thống phân loại thông tin tài liệu thống Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Cơ quan lưu trữ Quốc gia; - Hệ thống khung phân loại thông tin bao gồm đầy đủ tất mức phân cấp thông tin từ mức cao đến mức thấp tất ngành, lĩnh vực từ tổ chức, nhân sự, hành chính, trị, xã hội, nghề nghiệp, địa dư, quốc gia … SV: HOÀNG THỊ NHUNG 38 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến công an, quân sự, ngoại giao, tư pháp, nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, du lịch, văn hóa, thể thao, dân tộc, tôn giáo, v.v…; * Các chức - Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu từ đơn giản đến nâng cao, tìm kiếm theo hệ thống khung phân loại thông tin nhanh chóng xác; - Cập nhật quản lý hồ sơ, tài liệu (kèm theo cập nhật tài liệu số hóa nhiều dạng image, word, excel, text ) theo trường thông tin chuẩn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành; - Cập nhật quản lý phông, sưu tập lưu trữ; - Đăng ký, quản lý độc giả tình hình khai thác sử dụng, quản lý thẻ độc giả, phiếu yêu cầu, chụp tài liệu; - Quản lý theo dõi tình hình khai thác trực tuyến, kiểm soát lượt người truy cập chương trình thời gian truy cập B Nhận xét bước đầu hiệu mang lại thực ,chuyển giao văn hiệu giữ bí mật văn ,Văn phòng công ty theo dõi ,đôn đốc việc thực cac nhiệm vụ theo quy trình nghiệp vụ.Tất văn sau có ý kiến giải phải lưu lại văn thư đăng ký vào sổ.Nếu cán văn thư không làm theo quy trình mà để xảy sai xót như: lộ bí mật văn bản,văn bị thất lạc….thì người cán văn thư bị hình thức kỷ luật nặng, côn ty mang tính chất tư nhân công tác văn thư không trọng thực gây thiệt hại to lớn SV: HOÀNG THỊ NHUNG 39 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét ưu nhược điểm công tác hành văn phòng + Ưu điểm : - Lãnh đạo quan tâm đạo việc thực công tác cải cách hành nói chung công tác Kiểm soát thủ tục hành nói riêng, Sở tích cực, khẩn trương tổ chức thực hiện, có chương trình kế hoạch, phân công cán phụ trách phối hợp chặt chẽ với Phòng Kiểm soát thủ tục hành để hoàn thành công tác thống kê, rà soát, đơn giản hoá thủ tục hành + Nhược điểm : - Phương tiện trang thiết bị làm việc hạn chế, số máy vi tính cũ hay hỏng phải sửa chữa liên tục làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc II Đề xuất giải pháp phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm: + Phát huy ưu điểm Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động đạo, điều hành hoạt động quan; tăng cường sử dụng văn điện tử phòng, đơn vị trực thuộc quan Tăng cường quản lý cán bộ, công chức, viên chức sở kế hoạch biên chế hàng năm, xếp, bố trí theo vị trí việc làm, thực quy định tiêu chuẩn chức danh, tuyển dụng, sử dụng, đánh giá cán bộ, công chức, viên chức hàng năm - Thường xuyên rà soát, bổ sung quy hoạch cán theo giai đoạn; quan tâm tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận trị, quản lý nhà nước, tin học, ngoại ngữ + Khắc phục nhược điểm Cải cách hành đòi hỏi phải có nguồn lực để đầu tư, trước hết đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu làm việc cán bộ, công chức, công khai minh bạch quy trình, thủ tục hành sách có liên quan người dân, tổ chức lĩnh vực quản lý SV: HOÀNG THỊ NHUNG 40 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Những văn bản, bảng biểu, sơ đồ để chứng minh, minh họa cho phần PHỤ LỤC Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức NHCSXH huyện Tĩnh Gia: BĐDHĐQT HUYỆN GIÁM ĐỐC P GIÁM ĐỐC TỔ TỔ KẾ TOÁN TÍN DỤNG NGÂN QUỸ Ghi chú: Quan hệ đạo Quan hệ phối hợp SV: HOÀNG THỊ NHUNG 41 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC2 A Sơ đồ cách bố trí xếp trang thiết bị văn phòng 1.Máy photocopy 2.Tủ đựng dấu 3.Tủ đựng tài liệu 4.Máy vi tính thiết bị nối mạng ADSL 5.Ghế 6.Máy in 7.Điện thoại máy Fax 8.Bàn làm việc 9.Ghế SV: HOÀNG THỊ NHUNG 42 LỚP : CĐQTVPK8 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC C Sơ đồ hợp lý 1.Máy photocopy 2.Tủ đựng dấu 3.Tủ đựng tài liệu 4.Máy vi tính thiết bị nối mạng ADSL 5.Ghế 6.Máy in 7.Điện thoại máy Fax 8.Bàn làm việc 9.Ghế SV: HOÀNG THỊ NHUNG 43 LỚP : CĐQTVPK8