MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 2 A. TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO YÊN 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 7 1 .Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Bảo Yên 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội vụ. 8 2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ huyện Bảo Yên 8 2.2. Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các cá nhân phòng Nội vụ 12 III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức: 15 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 15 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 16 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16 3.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 16 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức. 16 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 17 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 18 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 18 3.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan. 18 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 19 4. Tìm hiểu vè công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 20 4.1. Ưu điểm và hạn chế của cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Phòng Nôi vụ 20 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình kiểu mới. 21 4.3. Tìm hiểu và thống kê tên phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Bảo Yên. 23 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 25 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập: 25 II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 28 LỜI KẾT 30 PHẦN III. PHỤ LỤC.
Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HOÀNG THỊ THANH THUẬN BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B KHÓA HỌC (2012 - 2016) Tên quan: PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN BẢO YÊN Địa chỉ: Khu 4B - Thị trấn Phố Giàng - Huyện Bảo Yên - Tỉnh Lào Cai Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Phạm Thị Hương Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2015 Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN III PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU .2 A TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO YÊN .4 Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Bảo Yên .4 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Bảo Yên II Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành phòng Nội vụ 2.1 Tổ chức hoạt động Phòng Nội vụ huyện Bảo Yên 2.2 Số nhân có văn phòng phân công nhiệm vụ cá nhân phòng Nội vụ 12 III Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức: 15 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức 15 3.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 16 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 16 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan .16 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức 16 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan 17 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn .18 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến ( phụ lục 03) 18 3.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan 18 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan, tổ chức 19 Tìm hiểu vè công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 20 4.1 Ưu điểm hạn chế cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Phòng Nôi vụ 20 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất mô hình kiểu 21 4.3 Tìm hiểu thống kê tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng UBND huyện Bảo Yên .23 Phần II 25 Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 25 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan kiến tập: 25 II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 28 LỜI KẾT 30 PHẦN III PHỤ LỤC .1 MỘT SỐ VĂN BẢN DO .8 CƠ QUAN BAN HÀNH PHẦN III PHỤ LỤC Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Vậy tháng kiến tập nhanh chóng trôi qua.Quãng thời gian có lẽ để lại dấu ấn cho em suốt đời Em không thu lượm kiến thức thực tế công việc mà trải qua tháng kiến tập nghiêm túc, em tự làm phong phú thêm cho kỹ sống điều mà ghế nhà trường Những điều học hỏi hành trang bổ ích, thiết thực cho em sống sau Và tất điều có nhờ có giúp đỡ, tạo điều kiện từ phía quan mà em kiến tập Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo nhà trường có chủ trương, kế hoạch đạo sát chương trình kiến tập, để em quan sát trực quan công việc hàng ngày công chức, đưa so sánh lý thuyết thực hành, vận dụng phần kiến thức học vào thực tế đạt kết cao đợt kiến tập Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô chú, anh chị - công chức Phòng Nội vụ huyện Bảo Yên – tỉnh Lào Cai tận tình bảo, giúp đỡ em suốt trình thực tập tạo điều kiện cho em tiếp xúc, sưu tầm tài liệu phục vụ cho báo cáo Và lời cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể thầy cô khoa Quản trị văn phòng đặc biệt cô Lâm Thu Hằng đồng hành, hướng dẫn tận tình, giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập đợt Em xin chân thành cảm ơn! Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nước ta bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa – đại hóa đất nước nên công tác văn phòng đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước Công tác văn phòng công tác quan trọng quan nào, góp phần lớn đến hoạt động quan, đơn vị Năm bắt tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/QĐ- BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyen môn cung ứng nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị văn phòng Quản trị văn phòng ngành rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kĩ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng kiến tập ngành nghề quan, tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau trường rèn luyện ý thức cho sinh viên sau trường “ Học thật đôi với làm thật” “ Học đôi với hành” Trong trình kiến tập, sinh viên trường củng cố kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn lực, vân dụng lí luận thực tiễn cách hiệu nhất, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán khoa học ngành Quản trị văn phòng Nhận giúp đỡ Nhà trường Khoa Quản trị văn phòng, tiếp nhận Ủy ban nhân dân huyện Bảo Yên, tỉnh Lào Cai em kiến tập quan ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015 Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội Trong suốt thời gian kiến tập, em cán phòng nội vụ huyện Bảo Yên tận tình dậy Trong thời gian tháng kiến tập phòng Nội vụ huyện Bảo Yên, nhiều bỡ ngỡ lúng túng công việc em cán phòng tận tình hướng dẫn bảo nên em làm tốt công việc giao phó quan, nhờ em tích nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tiễn công tác văn phòng Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội A TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO YÊN Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Bảo Yên - Vị trí địa lý: Bảo Yên huyện cửa ngõ tỉnh Lào Cai, cách tỉnh lỵ Lào Cai 75km phía Đông Nam.Với diện tích tự nhiên 82.791 + Phía Bắc giáp huyện Bảo Thắng huyện Bắc Hà, tỉnh Lào Cai; + Phía Nam giáp huyện Lục Yên Văn Yên, tỉnh Yên Bái; + Phía Đông giáp huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang; + Phía Tây giáp huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai; - Địa hình: Ðịa hình Bảo Yên phức tạp, nằm hai hệ thống núi lớn Con Voi Tây Côn Lĩnh chảy theo hýớng Tây Bắc – Ðông Nam, cao phía bắc, thấp dần phía nam Nằm hai hệ thống núi hai sông lớn, sông Hồng sông Chảy Sông Hồng (xýa gọi sông Nhĩ Hà) chảy qua xã Cam cọn, Kim Sõn, Bảo Hà với tổng chiều dài 35 km, lýu lýợng dòng chảy lớn Sông Chảy (còn gọi sồng Trôi) chảy theo hýớng ðông bắc – tây nam, có ðộ dốc lớn, dòng chảy xiết, thýợng nguồn thuỷ ðiện Thác Bà, có nhiều thác gềnh phía bắc Ðoạn sông Chảy chảy qua xã thị trấn Phố Ràng huyện chiều dài 50 km - Dân số: Dân số huyện Bảo Yên nãm 2009 76.274 ngýời (Số liệu 31/12/2009), ðó: - Tổng số hộ: 17.060 hộ - Số ngýời ðộ tuổi lao ðộng: 45.928 ngýời chiếm 60,21% - Mật ðộ dân số bình quân: 92 ngýời/km2 Cý trú 17 xã thị trấn; chia thành khu vực: Các xã ven sông Hồng gồm Bảo Hà, Kim Sõn, Cam Cọn; xã ven sông Chảy gồm Ðiện Quan, Thýợng Hà, Minh Tân, Tân Dýõng, Yên Sõn, thị trấn Phố Ràng, Lýõng sõn, Long Phúc, Long Khánh, Việt Tiến; xã vùng thýợng huyện gồm Tân Tiến, Nghĩa Ðô, Vĩnh Yên, Xuân Hoà -Thành phần dân tộc: Theo tổng ðiều tra dân số nhà ở, tính ðến thời ðiểm 01/4/2009, toàn huyện có 15 dân tộc sinh sống; Các dân tộc Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội sống ðịa bàn ðều có ðặc trýng vãn hoá riêng, song trình lao ðộng, sản xuất chống ngoại xâm, dân tộc huyện ðã hình thành nên tình ðoàn kết keo sõn, gắn bó, tạo thống ðặc trýng vãn hoá cộng ðồng dân tộc Bảo Yên - Dân tộc Kinh chiếm 32,56 % - Dân tộc Tày chiếm 31,93 % - Dân tộc Dao chiếm 22,16 % - Dân tộc Mông chiếm 8,61 % - Dân tộc Nùng chiếm 1,96 % - Dân tộc Phù Lá 1,1 % - Dân tộc Giáy chiếm1,09 % - Các dân tộc khác chiếm 0,69 % - Khí hậu: Khí hậu Bảo Yên mang ðặc trýng khí hậu nhiệt ðới nóng, hình thành hai tiểu vùng khí hậu: Ðông Bắc Tây Bắc Nhiệt ðộ trung bình nãm huyện 21,5 0C Tháng nóng 39,4 0C, tháng có nhiệt ðộ thấp 3,70C Lýợng mýa trung bình 1.440 mm ðến 2.200 mm, tổng số nắng nãm 1.300 - 1.600 Tài nguyên ðất ðai, khí hậu khoáng sản lòng ðất ðã tạo ðiều kiện thuận lợi ðể Bảo Yên phát triển kinh tế nông - lâm - công nghiệp toàn diện - Về thổ nhýỡng: Do ảnh hýởng cấu tạo ðịa chất nên phần lớn ðất ðai Bảo Yên loại ðất Pheralít màu ðỏ vàng phát triển ðá Gráp ðiệp thạch mi ca Ðịa hình Bảo Yên có chia cắt mạnh, có núi cao, khe vực sâu thung lũng hẹp Các nhà khoa học xếp Bảo Yên vào loại vùng ðồi nhỏ hõn 300 – 400m 400 – 500m Vành ðai vùng ðồi nhỏ hõn 300 – 400m chiếm phần lớn diện tích thung lũng sông suối lớn nhý thung lũng sông Chảy Các vành ðai vùng ðồi núi thấp 400 – 500m có ðịa hình chia cắt mạnh, núi cao, sýờn dốc, khe sâu vực thẳm, thung lũng hẹp, bậc thang nhỏ ðất bồi tụ, nhìn chung không lớn, diện tích hẹp, phân bố rải rác; bồn ðịa týõng ðối phẳng tạo nên cánh ðồng rộng lớn vùng Nghĩa ðô, Vĩnh Yên, Xuân Hoà, Bảo Hà, Kim Sõn, Cam Cọn Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội Diện tích tự nhiên huyện rộng, song chủ yếu rừng ðất rừng chiếm hõn 70% diện tích tự nhiên huyện, với diện tích che phủ 51% (nãm 2009) Hiện Bảo Yên tồn ba kiểu rừng chủ yếu, ðó là; Rừng nguyên sinh tập trung ðầu nguồn vành cao dãy núi Con Voi, có nhiều lâm sản quý hiếm; Rừng ðã ðýợc giao ðến họ gia ðình tập thể, việc khai thác kết hợp với trồng tu bổ ðã trở thành vành ðai rừng phòng hộ; Rừng cỏ tranh, lau lách, bụi vùng thấp, ðang ðýợc phát triển loại ãn quả, nguyên liệu Bên cạnh nguồn tài nguyên thiên nhiên dồi dào, rừng Bảo Yên có loại chim, thú số loại thuốc nam quý Ðất tự nhiên Bảo Yên có khả nãng trồng loại công nghiệp ãn -Ðõn vị hành chính: Huyện có 01 thị trấn 17 xã: Thị trấn Phố Ràng; xã Bảo Hà, Kim Sõn, Cam Cọn, Ðiện Quan, Thýợng Hà, Minh Tân, Tân Dýõng, Yên Sõn, Lýõng sõn, Long Phúc, Long Khánh, Việt Tiến, Tân Tiến, Nghĩa Ðô, Vĩnh Yên, Xuân Hoà Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Bảo Yên Ủy ban nhân dân huyện Bảo Yên quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp quan nhà nước Cấp Ủy ban nhân dân huyện Bảo Yên quan hành nhà nước trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; định chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố quốc phòng an ninh địa bàn theo quy định pháp luật phân cấp UBND cấp trên; bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến sở Ủy ban nhân dân huyện gồm có: Chủ tịch, phó Chủ tịch Ủy viên Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trực tiếp bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.- Ủy ban nhân dân huyện thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề sau đây: Quy chế làm việc, chương trình hoạt động năm thông qua báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên; Quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội; dự toán, toán ngân sách năm quỹ dự trữ cấp mình; đầu tư, xây dựng công trình trọng điểm; huy động nhân lực, tài để giải vấn đề cấp bách địa phương theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân cấp Các chủ trương, biện pháp để phát triển kinh tế- xã hội, quốc phòng, an ninh địa phương Thông qua đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; - Ủy ban nhân dân huyện gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện, quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan kiến tập: Trong thời gian kiến tập UBND huyện Bảo Yên, em thấy công tác văn phòng quan có vai trò quan trọng, với hiểu biết sinh viên năm thứ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em xin đưa số nhận xét công tác hành Phòng Nội vụ huyện Bảo yên sau: - Về công tác văn phòng: • Ưu điểm: Phòng Nội vụ huyện Bảo Yên nhìn chung có thành tích bật quan công tác văn phòng tốt, hiệu Tại phòng, cán phòng phân công nhiệm vụ cách cụ thể chi tiết, nên cá nhân phòng gắng sức hoàn thành nhiệm vụ cách tốt đtạ hiệu cao Môi trường phòng bố trí thoáng mát, lành với chậu cảnh xanh đẹp giúp cán có không gian thoáng mát để làm việc tốt Các trang thiết bị phòng đầy đủ, đại giúp cán phòng làm việc hiệu nhanh chóng Hơn nữa, phòng tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán phòng làm việc cách cử cán học trường lớp uy tín nước, không nâng cao trình độ chuyên môn mà đào tạo cán giỏi cho quan, nâng cao trình độ trị, ý thức việc cá nhân quan có cấp, chứng học ngành học Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định, đảm bảo yêu cầu bước soạn thảo ban hành văn quy định nhà nước ban hành Phòng thực tốt nhiệm vụ giải vấn đề cho nhân Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B 25 Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội dân hoàn thành kế hoach lãnh đạo giao phó Ngoài phòng làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo vấn đề quan, lãnh đạo phòng bố trí nhân viên thực công tác thu thập, xử lý thông tin cách hiệu để Chủ tịch UBND huyện vào thông tin để giải công việc cách hiệu Xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm UBND huyện Công tác thực nội quy văn phòng thực cách nghiêm túc, cán phòng có ý thức thực nội quy cách nghiêm túc đào tạo mối quan hệ tốt đẹp cán với Mối quan hệ cán với lãnh đạo hòa hợp thoải mái đồng nghiệp với quyền lực hay sợ sệt cán với lãnh đạo Lãnh đạo phòng liên tục tổ chức thi nhân viên giỏi trao phần thưởng cho đạt thành tích cao nhằm tạo cảm giác thoải mái vui vẻ cho nhân viên sau ngày mệt nhọc công việc Phòng thường xuyên thay đổi cách làm việc nhằm tạo môi trường cho cán văn phòng làm việc hiệu • Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm phòng Nội vụ tồn nhược điểm cần khắc phục như: Các trang thiết bị dùng lâu chưa tu sửa lại, chưa đáp ứng yêu cầu công việc, việc giải công việc gặp nhiều khó khăn Trong phòng chưa có phầm mềm xử lý liệu, nên công việc gặp nhiều khó khăn chậm trễ - Về công tác văn thư – lưu trữ quan: • Ưu điểm: Công tác văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B 26 Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải cách nhanh chóng, xác, dường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công chức cho trình thi hành công vụ Cán văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn cao, nên công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thực tốt xác Cán văn thư, lưu trữ quan thực đầy đủ bước quy trình nhận văn xử lý văn Cán văn thư, lưu trữ công tác vô quan trọng quan, giấy tờ xử lý văn thư lưu trữ lưu trữ quan Nhờ quan tìm giấy tờ cách dễ dàng Vì vậy, công tác văn thư đáp ứng yêu cầu chung, phục vụ cho việc giám sát, quản lý đạo, điều hành UBND huyện tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa, quốc phòng, an ninh Còn lưu trữ thực nhiệm vụ lưu trữ lại toàn công văn, giấy tờ quan để phục vụ cho mục đích lưu trữ lại toàn giấy tờ quan trọng quan Phòng làm việc nhân viên văn thư, lưu trữ phải đảm bảo sẽ, thoáng mát, phòng văn thư cần thêm thiết bị khoa học để đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu không bị hư hỏng môi trường, nhiệt độ Hàng ngày khối lượng văn cần giải ngày nhiều công tác văn thư, lưu trữ cần phải thật nhanh chóng đtạ hiểu cao Tuy nhiên tính chung công tác văn thư, lưu trữ phòng tốt: đầy đủ, có thứ tự, ngăn nắp, dễ tìm cần thiết • Nhược điểm: Một số văn giấy tờ không văn thư đưa vào sổ sách Không gian làm việc văn thư, lưu trữ chật hẹp không đáp ứng hết việc lưu trữ văn quan Việc lưu trữ văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lạc không tìm thấy Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B 27 Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt như: coogn tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp theo tên loại thời gian, chưa đưa vấn đề cụ thể nên khó phản ánh hoạt dộng quan mang tính chất chung chung, việc tra tìm văn trở nên khó khăn Một số vấn đề mà quan chưa làm như: công tác lạp hồ sơ hành, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu, tình hình tổ chức khoa học tài liệu, giao nộp tài liệu II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian kiến tập Phòng Nội vụ UBND huyện Bảo Yên, em thu nhiều kiến thức thực tế, bổ ích Em thấy Phòng Nội vụ phận quan trọng cấu tổ chức làm việc UBND huyện Bảo Yên Đây quan chuyên môn giúp việc cho lãnh đạo, tìm hiểu, thống kê xử lý thông tin cho lãnh đạo cần giải công việc phòng phận quan trọng quản lý đào tạo nhân quan Mọi việc quan thông qua Phòng Nội vụ phòng phận hậu cần quan, đảm bảo công tác tốt cho lãnh đạo cho quan Chính em xin đưa số đề xuất với quan để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: Hiện quan sử dụng hình thức thủ công việc soạn thảo văn quản lý văn bản, quan nên đầu tư them số trang thiết bị đại để quản lý công tác soạn thảo văn quan Ở phòng chưa có phần mềm quản lý công tác phòng nên cần trang bị thêm để hoạt động công tác triển khai nhanh chóng Cơ quan nên trau dồi kiến thức cho cán phòng hơn, tin học ngoại ngữ, nên đòi hỏi phải thường xuyên cử cán học học thêm để nâng cao trình độ lực làm việc cán Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra công tác văn bản, văn thư phòng ban chuyên môn Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B 28 Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội Các cán phòng nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả chủ động việc xử lý, giải tình khó hay gặp phải Cần thường xuyên họp chi để đánh giá lực, phẩm chất công việc cán phòng Từ khen thưởng người có thành tích cao, phê bình cán không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Phòng lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện máy móc đại như: máy tính, máy hút bụi, quạt thông gió… ra, lãnh đạo văn phòng cần thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên phòng lưu trữ thường xuyên dọn dẹp xếp lại tài liệu lưu trữ cách khoa học hợp lý Có đảm bảo hiệu công việc giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu Cơ quan cần mua sắm thêm số trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu làm việc cán phòng Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B 29 Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI KẾT Sau tháng kiến tập UBND huyện Bảo yên, thời gian không ngắn không dài sinh viên năm thứ em Nhưng quan, em học tập nhiều kiến thức bổ ích thực tế quan Đợt kiến tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành nhà nước nói chung hoạt động thường nhật hoạt động Phòng Nội vụ nói riêng Qua em tiếp xúc thực tế với công việc thật, với chuyên môn thật quan nhà nước, trực tiếp tham gia công việc quan Tại quan em học hỏi nhiều kiến thức tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu cô chú, anh chị quan hướng dẫn nhiệt tình Nhờ mà em học phong cách làm việc khoa hoc, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tạo mối quan hệ với đồng nghiệp quan kết hợp hài hòa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường có nhận thức rõ ràng vè vai trò công tác văn phòng quan Là hệ sinh viên rường làm việc thạt với quan, em nhận thấy thân cần trau dồi thêm nhiều kiến thức trường cần phải qua trình công việc để có đủ lực làm tốt công việc trường Sau đợt kiến tập này, với dạy truyền đạt kiến thức thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với truyền dạy kiến thức thực teestaij UBND huyện Bảo Yên, em tự tin bước đường chọn Qua em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em kiến tập thực tế quan nhà nước học hỏi kiến thức thực tế mà chúng em học trường Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới UBND huyện Bảo Yên nói chung Phòng Nội vụ huyện Bảo Yên nói riêng tiếp nhận, giúp đỡ tận tình bảo em Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B 30 Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội thời gian kiến tập vừa qua Đặc biệt em xin cảm ơn Thạc sĩ Lâm Thu Hằng - giảng viên hướng dẫn kiến tập tập thể đội ngũ giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho em kiến thức để em hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề báo cáo Và em xin cảm ơn chị Phạm Thị Hương – cán phòng Nội vụ trực tiếp dạy giúp đỡ em thời gian kiến tập vừa qua Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm thực tế ít, hiểu biết nhiều hạn chế lần đầu em áp dụng kiến thức học tập vào thực tế nên em không tránh thiếu sót báo cáo Kính mong thầy, cô giáo đồng chí lãnh đạo quan góp ý để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn./ Lào Cai, Ngày 20 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Hoàng Thị Thanh Thuận Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B 31 Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội PHẦN III PHỤ LỤC Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 01: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN BẢO YÊN: Văn phòng HĐND - UBND Phòng Nội vụ Phó Chủ tịch Phòng Văn hóa – Thông tin Phòng Tư pháp Phòng Giáo dục Đạo tạo Chủ tịch Phó Chủ tịch Phòng Lao động Thương binh XH Phòng Y tế Phòng Kinh tế Phòng Tài – Kế toán Phó Chủ tịch Phòng Thanh tra Phòng Nông nghiệp Phòng Tài nguyên Môi trường Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 02: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN BẢO YÊN: Trưởng Phòng Phó Trưởng phòng Bộ phận tổ chức cán Bộ phận xây dựng quyền Bộ phận hành văn thư Phó Trưởng phòng Bộ phận tôn giáo Bộ phận Địa giới hành chính, kế toán Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Bộ phận thi đua khen thưởn g Công tác tuyển dụng đào tạo, bồi dưỡng CBCC Công tác bầu cử Đại biểu HĐND, Đại biểu QH Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03: Sơ đồ hoá quy trình quản lý giải văn – văn đến * Sơ đồ quy trình giải văn đi: Xử lý văn văn thư Duyệt ký nháy Kiểm tra thể thức văn Chỉnh sửa Kiểm tra nội dung văn Soạn thảo văn * Sơ đồ quy trình giải văn đến: Gửi văn đến đơn vị, cá nhân theo dõi Xử lý văn Tiếp nhận văn Vào sổ Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc UBND huyện Bảo Yên: Chú thích: 1.Cửa vào8a.b.c Cửa sổ 2a Bàn tiếp khách9 Máy photoCoppy 2b Bàn làm việc10 Thùng rác 3.a.b.c.d.e.f.g Ghế ngồi11a.b Tủ đựng hồ sơ, tài liệu 4a.b.c Máy in12 Tủ đựng đồ 5a.b.c.d.e.f Máy tính13 Bình nước 6a.b Điện thoại14 Máy Fax Máy Scan15 Tủ lạnh Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội 8a 8b 13 10 11a 6b 5a 11b 4b 5b 4c 5c 5d 4a 12 5e 5f 6a 15 1a Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B 1b Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 05: Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc đại: 8a 8b 13 11a 6b 11b 5a 5b 4b 4c 5c 5d 12 4a 5e 5f 6a 15 1a 1b 10 Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B Báo cáo kiến tập Trýờng Ðại Học Nội Vụ Hà Nội MỘT SỐ VĂN BẢN DO CƠ QUAN BAN HÀNH Sv: Hoàng Thị Thanh Thuận - Lớp QTVP K1B