MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP. 2 1.Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của huyện ủy huyện Văn Lâm 2 1.1. Chức năng 2 1.2.Nhiệm vụ,quyền hạn 2 1.3.Cơ cấu tổ chức của huyện ủy huyện Văn Lâm 3 2. Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí,hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBKT huyện Văn Lâm 3 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm 3 2.1.1 Tìm hiểu chức năng , nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm 3 2.Nhiệm vụ của Thường trực UBKT huyện ủy: 5 3.Nhiệm vụ của các thành viên UBKT huyện ủy: 5 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc của mỗi đồng chí cán bộ trong UBKT. 6 2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 8 2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 8 2.2 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan 8 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 9 2.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 9 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan. 10 2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBKT. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 12 2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 14 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 14 2.4.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến: 14 2.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 20 2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan,đơn vị 24 2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 27 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 28 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 28 3.1.1Trang thiết bị trong văn phòng cơ quan: 28 3.1.2 Nhận xét 29 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 30 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 30 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 32 I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 32 1.Ưu điểm. 32 2.Nhược điểm. 34 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm , khắc phục những nhược điểm. 35 PHẦN III : PHỤ LỤC 39 LỜI CẢM ƠN 45
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN .2 KIẾN TẬP 1.Chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức huyện ủy huyện Văn Lâm 1.1 Chức 1.2.Nhiệm vụ,quyền hạn 1.3.Cơ cấu tổ chức huyện ủy huyện Văn Lâm Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí,hoạt động công tác hành văn phòng UBKT huyện Văn Lâm .3 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng UBKT huyện Văn Lâm 2.1.1 Tìm hiểu chức , nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức văn phòng UBKT huyện Văn Lâm 2.Nhiệm vụ Thường trực UBKT huyện ủy: .5 3.Nhiệm vụ thành viên UBKT huyện ủy: 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc đồng chí cán UBKT Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ quan 2.1 Hệ thống hóa văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan 2.2 Mô hình tổ chức văn thư quan .9 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .9 2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan 10 2.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý UBKT So sánh với quy định hành nhận xét đánh giá 13 2.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn 15 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn – đến 15 2.4.1.1 Quy trình quản lí giải văn đến: 15 2.4.1.2 Quy trình quản lý giải văn .21 2.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan,đơn vị .25 2.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan, tổ chức 27 Tìm hiểu công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 28 3.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 29 3.1.1Trang thiết bị văn phòng quan: 29 3.1.2 Nhận xét 30 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu .31 3.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 31 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 32 I.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan 32 Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.Ưu điểm 32 2.Nhược điểm 34 II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm , khắc phục nhược điểm 35 PHẦN III : PHỤ LỤC .39 LỜI CẢM ƠN 45 Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ UBKT Uỷ ban Kiểm tra GVHD Giáo viên hướng dẫn CNTT Công nghệ thông tin TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam QPPL Quy phạm pháp luật Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan ,tổ chức có trách nhiệm thu thập ,xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo Có nói Văn phòng xác định tổ chức thiếu,gắn liền với tồn phát triển quan ,đơn vị Ngày máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan,tổ chức Tuy nhiên ,nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng ,vừa có trình độ quản lý quan thiếu Xuất phát từ nhu cầu xã hội lực đáp ứng của Nhà trường ,năm 1971 Trường trung học Văn thư- Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phòng ,công tác văn thư ,công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng nguồn cán ,nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị văn phòng Lấy lý luận làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức ,cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận với phương châm khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập quan ,tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau trường rèn luyện ý thức cho sinh viên Việc thực tế giúp cho sinh viên vận dụng kiến thức học trường đưa vào áp dụng thực tiễn quan ; tiền đề để sinh viên đến quan kiến tập tự tin giao tiếp ,và có kinh nghiệm thực tế đưa vào học Thông qua việc kiến tập giúp sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành ,nâng cao tay nghề để sau trường hoàn thành tốt công việc giao Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 1.Chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức huyện ủy huyện Văn Lâm 1.1 Chức Huyện ủy quan lãnh đạo cao Đảng hai nhiệm kỳ Đại hội ,có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện mặt công tác Đảng hệ thống trị huyện quy định Điều lệ Đảng Hiến pháp Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy ,trước Đảng nhân dân huyện lãnh đạo ,chỉ đạo thực đường lối ,chính sách Đảng ,pháp luật nhà nước ;các thị ,nghị TW ,của tỉnh nghị Đại hội Đảng huyện ,đảm bảo kết hợp tốt lợi ích huyện với tỉnh nước ;nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật nghĩa vụ với nhà nước ; lãnh đạo quyền làm tốt chức quản lý nhà nước địa bàn huyện Là quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ mà trực tiếp, thường xuyên ban thường vụ thường trực huyện uỷ tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo, phối hợp hoạt động quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ; trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo huyện uỷ Trực tiếp quản lý tài sản, tài huyện uỷ bảo đảm sở vật chất cho hoạt động huyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyện uỷ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ 1.2.Nhiệm vụ,quyền hạn a.Nghiên cứu, đề xuất: Chương trình công tác huyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyện uỷ Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng huyện uỷ b.Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát: Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài công nghệ thông tin cho cấp uỷ sở quan đảng trực Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc huyện uỷ Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp sử dụng đảng phí tổ chức sở đảng Theo dõi, đôn đốc tổ chức đảng, cấp uỷ trực thuộc huyện uỷ thực chế độ thông tin, báo cáo theo quy định c.Thẩm định, thẩm tra: Đề án, văn quan, tổ chức trước trình huyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyện uỷ về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành thể thức văn Chủ trì phối hợp với quan liên quan thẩm định nội dung đề án, văn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội thường trực, ban thường vụ huyện uỷ giao trước trình huyện uỷ, ban thường vụ huyện uỷ d.Phối hợp: Các ban đảng, quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết công tác huyện uỷ Các quan liên quan xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết sửa đổi, bổ sung Quy chế làm việc huyện uỷ, ban thường vụ huyện uỷ giao 1.3.Cơ cấu tổ chức huyện ủy huyện Văn Lâm a.Lãnh đạo: Gồm Chủ nhiệm, không phó Chủ nhiệm Riêng văn phòng quận uỷ, thị uỷ, thành uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ: không phó Chủ nhiệm b.Biên chế: Có từ 11-13 người (không bao gồm thường trực huyện uỷ) * Sơ đồ tổ chức máy huyện ủy huyện Văn Lâm ( Xem phụ lục 01) Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí,hoạt động công tác hành văn phòng UBKT huyện Văn Lâm 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng UBKT huyện Văn Lâm 2.1.1 Tìm hiểu chức , nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức văn phòng UBKT huyện Văn Lâm Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội a Chức UBKT Huyện ủy quan kiểm tra, giám sát chuyên trách Ban chấp hành Đảng huyện thực nhiệm vụ quyền hạn Điều lệ Đảng quy định quy định Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trung ương Đảng; tham mưu giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Huyện ủy thực lãnh đạo, đạo thực nhiệm vụ kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật toàn Đảng huyện UBKT Huyện ủy Ban Chấp hành Đảng huyện bầu, gồm số đồng chí Ban chấp hành Đảng huyện số đồng chí Ban Chấp hành Đảng huyện Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy Ban Chấp hành Đảng huyện bầu số thành viên Ủy ban Kiểm tra; phó Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy bầu số thành viên Ủy ban Kiểm tra; thành viên Ủy ban Kiểm tra, chủ nhiệm phó chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy Ban Thường vụ Tỉnh ủy Chủ nhiệm phó chủ nhiệm tập thể thường trực Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy phân công đồng chí phó Chủ nhiệm Thường trực Tổ chức máy quan Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy Ban Thường vụ Huyện ủy định b Nhiệm vụ 1.Nhiệm vụ UBKT huyện ủy : Thực giải công việc thuộc nhiệm vụ ,quyền hạn quy định Chương VII, Chương VIII Điều lệ Đảng khóa X quy định Xem xét ,kết luận chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trình Ban Thường vụ huyện ủy ,Ban Chấp hành Đảng huyện định việc kỷ luật đảng viên,cán thuộc thẩm quyền quản lý Ban Thường vụ Ban Chấp hành Đảng huyện Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức Đảng Đảng ,UBKT cấp đảng viên,thực quy định Chương VII , Chương VIII Điều lệ Đảng Chuẩn bị nội dung tham gia kỳ họp Ban Thường vụ huyện ủy Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bàn công tác kiểm tra ,giám sát công tác xây dựng Đảng có lien quan đến nhiệm vụ kiểm tra, giám sát ;tham dự kỳ họp BCH Đảng huyện Phối hợp với ban ,ngành có liên quan tham mưu giúp Cấp ủy thực nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tổ chức đảng đảng viên chấp hành Cương lĩnh trị, Điều lệ Đảng, thị, nghị Đảng thực Quy chế làm việc Ban Chấp hành Đảng huyện Chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ công tác kiểm tra, xây dựng máy giúp việc bồi dưỡng cán UBKT cấp 2.Nhiệm vụ Thường trực UBKT huyện ủy: Chỉ đạo, giải vấn đề nảy sinh hàng ngày việc thực nhiệm vụ UBKT hai kỳ họp UBKT; định triệu tập chuẩn bị nội dung kỳ họp UBKT huyện ủy Chỉ đạo, điều hành hoạt động quan UBKT huyện ủy Giải công việc UBKT huyện ủy ủy nhiệm báo cáo kết với UBKT vào phiên họp gần nội dung UBKT ủy nhiệm, công việc giải theo thẩm quyền khoảng thời gian hai kỳ họp UBKT huyện ủy 3.Nhiệm vụ thành viên UBKT huyện ủy: Chủ nhiệm UBKT huyện ủy chủ trì công việc UBKT, trực tiếp đạo thực nhiệm vụ trọng tâm thời gian Giữ mối quan hệ công tác UBKT huyện ủy với UBKT tỉnh ủy, Ban Thường vụ huyện ủy, Thường trực huyện ủy ban ngành huyện, cấp huyện UBKT cấp Chuẩn bị nội dung trì họp UBKT ; kết luận vấn đề hội nghị thảo luận; ký văn UBKT kết luận, định Đồng thời, trì chế độ làm việc hội họp UBKT; giải công việc ủy quyền hai kỳ họp, sau đó, báo cáo lại trước tập thể UBKT phiên họp gần Chủ nhiệm UBKT huyện ủy quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn cán chuyên trách quan UBKT huyện ủy Phó Chủ nhiệm thường trực ( huyện ủy viên) giúp Chủ nhiệm điều hành máy giúp việc thực chương trình, kế hoạch công tác định tập thể UBKT; thay Chủ nhiệm Chủ nhiệm ủy quyền giải công Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc hàng ngày thuộc nội quan kiểm tra; giải công việc phân công phụ trách Phó Chủ nhiệm tích cực tham gia vào đạo chung Thường trực UBKT; Chủ động tham mưu giúp Chủ nhiệm thực chương trình, kế hoạch công tác định tập thể UBKT; giải công việc phân công phụ trách Ủy viên UBKT huyện ủy tích cực tham gia vào đạo chung, chủ động đóng góp vào việc thực nhiệm vụ quyền hạn UBKT theo quy định Chương VII, Chương VIII Điều lệ Đảng Đồng thời, thực nhiệm vụ cụ thể UBKT phân công Ủy viên UBKT dự họp cấp ủy huyện c Cơ cấu tổ chức UBKT huyện ủy Văn phòng UBKT huyện Văn Lâm bao gồm 01 Chủ nhiệm, 02 Phó chủ nhiệm, 01 nhân viên, 01 ủy viên * Sơ đồ cấu tổ chức máy văn phòng UBKT huyện Văn Lâm ( Xem phụ lục 02) 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc đồng chí cán UBKT a Đồng chí Chủ nhiệm UBKT: Là Thủ trưởng quan UBKT huyện ủy, phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước cấp Ủy huyện UBKT cấp toàn hoạt động quan UBKT công tác kiểm tra, giám sát Điều lệ Đảng quy định Thường xuyên đảm bảo tốt mối quan hệ công tác quan UBKT với ban, ngành huyện, cấp ủy UBKT cấp b Đồng chí Phó chủ nhiệm Thường trực UBKT: Là Phó Thủ trưởng quan UBKT, giúp việc Thủ trưởng quan, trực tiếp phụ trách chuyên môn nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát Đảng Thay mặt Thủ trưởng giải công việc Thủ trưởng ủy quyền sau phải báo cáo với đồng chí Thủ trưởng vào ngày gần việc giải việc chưa giải đề xuất phương pháp giải Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ động cụ thể hóa kế hoạch kiểm tra, giám sát theo chương trình hàng năm, chuyên đề, nhiệm vụ mà cấp ủy giao Những kết luận theo chuyên đề kiểm tra, kết luận giải vụ việc phải có bàn bạc, thảo luận, thống chung tổ công tác Mặt khác, kết luận thiết phải thông qua tập thể lãnh đạo quan UBKT huyện ủy trước trình UBKT xem xét kết luận, người chịu trách nhiệm vấn đề chuyên môn đưa để đến kết luận Chỉ đạo cán văn phòng quan UBKT tổng hợp, soạn thảo văn báo cáo hàng tháng, quý, 06 tháng năm trước cấp ủy UBKT cấp Chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung kiểm tra, giám sát 06 tháng, 01 năm, báo cáo đồng chí Chủ nhiệm để thống trước trình cấp ủy UBKT xem xét định, số công việc khác hoạt động quan UBKT, bảo đảm thường xuyên giữ mối quan hệ công tác với ban xây dựng đảng ngành, đoàn thể Huyện ủy, cấp ủy UBKT cấp Thực tốt chế độ sở nắm tình hình hoạt động UBKT cấp dưới, phát kịp thời để uốn nắn nơi làm chưa tốt công tác kiểm tra, giám sát thuộc thẩm quyền cá nhân Những vấn đề khó khăn, phức tạp, lien quan đến nhiều lĩnh vực thiết phải báo cáo với đồng chí Thủ trưởng quan ý kiến giải c Đồng chí phụ trách văn phòng quan UBKT: Là người chịu trách nhiệm công tác văn phòng quan UBKT, đồng chí Phó chủ nhiệm tổng hợp theo dõi tiến độ kiểm tra, giám sát để báo cáo kịp thời với UBKT cấp cấp ủy theo tháng, quý, 06 tháng, 01 năm Quản lý tài liệu, hồ sơ, tài sản thuộc quan UBKT đảm bảo khoa học Tổng hợp phân loại văn bản, đơn thư tố cáo, khiếu nại gửi đến quan, sau báo cáo chuyển đến Thủ trưởng quan trước giao đến phận đồng chí đảm nhiệm nhiệm vụ Được dự họp theo định kỳ UBKT để ghi nghị với lãnh Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan Trong thời gian tuần ( ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015 kiến tập Văn phòng UBKT huyện Văn Lâm em Ban lãnh đạo toàn cô chú, anh chị cán văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ để em có hội tiếp xúc với công việc thực tế hiểu sâu công việc tầm quan trọng công tác văn phòng quan Dựa sở thông tin thu thập được, sau em xin có vài nhận xét công tác văn phòng UBKT huyện Văn Lâm: 1.Ưu điểm Nhìn chung công tác văn phòng UBKT huyện Văn Lâm thực tốt Hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành với chức năng, nhiệm vụ quy định Nhà nước tạo hành lang pháp lý vững để cán , công chức, viên chức thực theo quy định Giữa phòng ban chức phận có phối hợp nhịp nhàng công tác Khi cần thiết phối hợp làm việc Đây nhân tố quan trọng hoạt động văn phòng tiền đề, sở vững để tạo nên nhịp nhàng đồng công việc Trên sở chức năng, nhiệm vụ giao, đồng thời quan tâm, đạo Tỉnh ủy, Huyện ủy, Văn phòng UBKT huyện thực tốt nghiệp vụ công tác văn phòng Việc ứng dụng tin học văn phòng đưa vào áp dụng, triển khai diện rộng Văn phòng UBKT huyện Văn Lâm thí nghiệm lựa chọn hình thức áp dụng công nghệ thông tin việc gửi nhận số loại văn thông thường giấy mời họp, lịch công tác tuần, báo cáo tuần Việc bố trí cán bộ,công chức phụ trách mảng công việc hợp lý Cán công chức bồi dưỡng kiến thức tin học quan dự Trần Thị Quyên 32 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội án phát triển ứng dụng CNTT Nghiệp vụ văn phòng coi trọng ý đổi Công tác văn thư Lưu trữ phat huy tốt hiệu công việc chung toàn quan Cụ thể như: Các văn UBKT huyện Văn Lâm ngày hoàn thiện hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày, tính pháp lý đảm bảo Trước chuyển giao văn đi, cán văn phòng kiểm tra lại toàn nội dung thành phần thể thức văn ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản.Chính mà tình trạng văn ngày tháng năm ban hành, văn thiếu chữ ký hạn chế tối đa Việc quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc, không tình trạng đóng dấu khống lên văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung; dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền Các văn quan thường lưu lại gốc quan, sau xếp theo trật tự định đưa vào cặp, hộp để lên giá đựng tài liệu nhằm giúp cho việc tra tìm tài liệu thuận lợi, dễ dàng Các văn đến UBKT huyện Văn Lâm sau đăng ký vào sổ cán văn phòng lưu vào máy tính Hình thức đăng ký giúp lưu giữ khối lượng tài liệu lớn thời gian dài, tiết kiệm thời gian việc tra tìm tài liệu cần thiết Việc tổ chức quản lý giải văn bản( đi, đến), lập hồ sơ hành thực nghiêm túc theo quy định Việc đăngg ký văn (đi, đến) làm cẩn thận; loại văn đăng ký vào sổ riêng Việc lập hồ sơ trước hết thực phòng ban chuyên viên đảm nhiệm; có ưu điểm chuyên viên lập hồ sơ hiểu rõ công việc phải làm lập hồ sơ cách dễ dàng, nhanh chóng Trần Thị Quyên 33 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ thực đầy đủ, chuyên nghiệp khoa học Tài liệu lưu trữ thực đầy đủ, chuyên nghiệp khoa học Tài liệu lưu trữ chỉnh lý , xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ chế độ bảo quản tài liệu bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan tâm 2.Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt công tác văn phòng UBKT huyện Văn Lâm tồn số nhược điểm sau: Công tác quản lý kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc Đặc thù hoạt động văn phòng đòi hỏi cán phải có khả tổng hợp toàn diện phần lớn cán lại điều chuyển từ nhiều ngành nghề khác sang, chưa có chuyên môn vững vàng quản lý nhà nước nên khả tổng hợp thông tin hạn chế Cơ chế thu thập thông tin chậm yếu, chưa cập nhật thông tin cần thiết lên trang thông tin điện tử huyện Năng lực viết văn yếu, việc soạn thảo văn gặp nhiều thiếu sót Việc soạn thảo văn chưa thống Vẫn tình trạng số văn thức, kỹ thuật trình bày, kiểu trình bày, phông chữ, cỡ chữ chưa với quy định Thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Ví dụ cụ thể sau: Theo quy định ngày nhỏ 10 phải viết thêm số trước số văn có ngày nhỏ 10 lại thiếu số đằng trước Trước gạch đầu dòng (-) Các văn soạn thiếu thống nhiều phương diện thể thức, tên loại, ngôn ngữ, văn phong Các văn giấy tờ giải chậm Một số máy móc trang thiết bị văn phòng cũ chưa thay Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư thiếu như: Chưa có máy hủy tài liệu, máy phô tô Trần Thị Quyên 34 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng : Trong công tác văn thư ,việc đăng ký văn chưa thực máy vi tính; công tác lưu trữ, việc quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ máy tính chưa áp dụng rộng rãi từ dẫn đến hiệu chưa cao Các văn quản lý lưu trữ quan chưa cập nhật thông tin thường xuyên, tồn thực theo Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 Việc giao nộp hồ sơ hành vào lưu trữ quan chưa tiến hành triệt để II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm , khắc phục nhược điểm Công tác văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan UBKT huyện Văn Lâm cần quan tâm đến việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm tồn với việc làm cụ thể sau: • Lãnh đạo nên dành quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên quan không công việc mà đời sống tinh thần họ Đồng thời quan tạo điều kiện cho cán Văn phòng tham gia lớp đào tạo, tham dự lớp tập huấn nước nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho họ để áp dụng vào thực tiễn công tác giúp mang lại hiệu cao công việc • Cơ quan cần có chế độ, sách đãi ngộ cán bộ, nhân viên • Tiếp tục đổi phương thức quản lý văn quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo hướng tin học hóa đại hóa công tác văn phòng Xu hướng phát triển chung chuyển dịch văn phòng truyền thống với tài liệu giấy tờ chủ yếu sang văn phòng tin học hóa với tài liệu điện tử phổ biến Vì UBKT huyện Văn Lâm cần đẩy mạnh việc nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác quản lý tài liệu từ khâu văn thư, Trần Thị Quyên 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy trình nghiệp vụ, bảo quản an toàn bảo hiểm tài liệu Ví dụ như: - Thực việc quản lý ,gửi nhận, đăng ký, xử lý văn đi, đến đồng máy tính - Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 900: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ - Bên cạnh việc đại hóa công tác vă thư, lưu trữ cần sử dụng có hiệu mạng tin học diện rộng công tác văn phòng, phối hợp chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ • Để khắc phục tình trạng ban hành văn chưa thể thức kỹ thuật trình bày, quan cần thực quy định soạn thảo ban hành văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; đồng thời thực tốt việc kiểm tra hình thức kỹ thuật trình bày văn trước ký ban hành • Trong công tác lưu trữ cần thực nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ kho tàng tài liệu, thông gió thực biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước • Tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức quan hiểu rõ vai trò tác dụng công tác lưu trữ để từ cán có trách nhiệm việc lập hồ sơ giữ gìn tài liệu • Tiếp tục củng cố, kiện toàn ổn định tổ chức cán , tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán bộ, công chức, viên chức quan, có chế tài xử lý hành vi vi phạm • Tiếp tục đổi lề lối làm việc văn phòng quan để nâng cao chất lượng • Hiện đại hóa văn phòng quan : Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động nhiều quan lĩnh vực văn phòng không hiệu thiếu điều kiện làm việc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ văn phòng cũ, lạc hậu Tình trạng trang bị điều kiện làm việc cho công việc văn phòng không làm cho thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng mà tạo Trần Thị Quyên 36 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tâm lý thoải mái, yêu thích công việc nhân viên, giúp hiệu hoạt động văn phòng nâng cao Khoa học kỹ thuật phát triển tạo nhiều thuận lợi cho văn phòng Việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng nhằm đại hóa công tác văn phòng nâng cao suất lao động, giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên mà làm tăng khả hội nhập văn phòng với xu hướng chung thời đại • Quản lý đầu vào: - Công tác tuyển dụng có ảnh hưởng đến chất lượng nhân viên, văn phòng cần quan tâm mực Vì công tác tuyển dụng văn phòng thông qua hình thức thi viên chức, công chức, văn phòng không trực tiếp tuyển dụng, nên để đảm bảo chất lượng nhân viên lãnh đạo văn phòng cần lập yêu cầu ứng viên vị trí cần tuyển, chuyển cho Phòng Nội vụ Việc hạn chế tình trạng nhân viên không đáp ứng nhu cầu công việc - Tuy nhiên phải thực tổ chức thi cán công chức cách nghiêm túc, đảm bảo tính dân chủ, công khai, chọn người đủ tiêu chuẩn vào máy Nhà nước • Tăng cường đầu tư vào trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật -Văn phòng cần thay số thiết bị cũ như: Bộ máy tính để bàn lâu nên hình thức, chất lượng không tốt, ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhân viên mỹ quan văn phòng -Ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ văn phòng : Đối với nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin : Sử dụng hệ thống mạng nội mạng LAN để truyền tải thông tin nội văn phòng nói riêng UBKT huyện nói chung; tận dụng tối đa CNTT vào việc khai thác , thu thập thông tin Đối với nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Thực quản lý văn đến văn hệ thống máy vi tính; triển khai việc khai thác sử dung tài liệu lưu trữ hệ thống mạng tạo thuận lợi cho người khai thác, tránh hư hại thất thoát Trần Thị Quyên 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng: Văn phòng cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn nhân viên cách rõ ràng, cụ thể để nhân viên hiểu rõ trách nhiệm mình, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo công tác quản lý tạo tính chuyên nghiệp hoạt động văn phòng *Trên ý kiến đóng góp em qua thời gian kiến tập UBKT huyện Văn Lâm Rất mong kiến nghị, đề xuất em lãnh đạo UBKT huyện Văn Lâm quan tâm xem xét nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng Trần Thị Quyên 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III : PHỤ LỤC Phụ lục 01:Sơ đồ cấu tổ chức Huyện Uỷ huyện Văn Lâm Ban Chấp Hành Đảng Huyện Văn Lâm BanThường Vụ Huyện Ủy Tập thể thường Trực Huyện Uỷ Văn phòng Huyện ủy Trần Thị Quyên Ban Tuyên giáo Huyện ủy Ban tổ chức Huyện ủy Ban Dân vận Huyện ủy UBKT Huyện ủy 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 : Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng UBKT huyện Văn Lâm CHỦ NHIỆM PHÓ CHỦ NHIỆM PHÓ CHỦ NHIỆM ỦY VIÊN Trần Thị Quyên NHÂN VIÊN 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sơ đồ bố trí trang thiết bị văn phòng quan ( ) 7a 4a 6a 9 4b 7b 6b 9 6a,6b 7a,7b 1.Cửa vào 2.Cửa sổ 3.Bàn tiếp khách 4a,4b Bàn làm việc Tủ đựng tài liệu Trần Thị Quyên Ghế làm việc Máy vi tính Điện thoại bàn Ghế tiếp khách 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ bố trí trang thiết bị văn phòng hợp lý 2a 2b 7a 4a 6a 7b 9 6b 4b 9 1.Cửa vào 2a,2b.Cửa sổ 3.Bàn tiếp khách 4a,4b Bàn làm việc Tủ đựng tài liệu Trần Thị Quyên 6a,6b Ghế làm việc 7a,7b Máy vi tính Điện thoại bàn Ghế tiếp khách 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ ỦY BAN KIỂM TRA HUYỆN VĂN LÂM Trần Thị Quyên 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trần Thị Quyên 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Kiến tập điều kiện hội để sinh viên biết vận dụng kiến thức học trường vào quan kiến tập Đồng thời thông qua việc thực tế giúp cho sinh viên làm quen với môi trường làm việc ,từ rèn luyện cho thân kiến thức,kỹ cần thiết cho sống công việc sau Qúa trình kiến tập tuần ( ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015) Thời gian kiến tập ngắn nhờ giúp đỡ giáo viên hướng dẫn cán hướng dẫn tạo hội cho em bước đầu làm quen với công tác văn phòng với công việc đơn giản soạn thảo ,in ấn ,sắp xếp tài liệu … Qua giúp em tiếp thu nhiều kiến thức ,kỹ bổ ích ,nâng cao tầm hiểu biết hiểu rõ công việc tầm quan trọng công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến : Trần Thị Quyên 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cô Lâm Thu Hằng – GVHD kiến tập quý thầy cô giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn ,truyền đạt kiến thức để em hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề Chú Trần Chu Đức – Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra; Trịnh Đình Thi; chị Đàm Thị Viện- Phó Chủ nhiệm Uỷ ban Kiểm tra tạo điều kiện thuận lợi , giúp đỡ em suốt thời gian em kiến tập Văn phòng Ngoài em cảm ơn tất cô , anh chị chuyên viên công tác quan nơi em kiến tập tận tình giúp đỡ , hướng dẫn em nghiệp vụ chuyên môn Cuối em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình,bạn bè đông viên em trình em kiến tập để em hoàn thành tốt trình thực tế Vì lần suốt trình em học tập trường , em thưc tế nên nhiều bỡ ngỡ , vốn kiến thức hạn chế nên báo cáo khó tránh khỏi gặp số sai sót ,khuyết điểm Vì em mong đóng góp ý kiến cô chú,anh chị văn phòng UBKT huyện Văn Lâm quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Trần Thị Quyên 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D