Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC I.PHẦN MỞ ĐẦU 6 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3 và văn phòng hành chính công ty. 7 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3. 7 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3. 7 1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH một thành viên 319.3 13 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng hành chính Công ty TNHH một thành viên 319.3. 16 1.2.1 Chức năng của văn phòng hành chính 16 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng hành chính Công ty TNHH một thành viên 319.3. 17 2.Soạn thảo và ban hành văn bản. 18 2.1 Các loại văn bản do Công ty TNHH một thành viên ban hành 18 2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 18 2.2.1. Thẩm quyền thể thức 18 2.2.2 Thẩm quyền về nội dung 19 2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 20 3. Quản lý văn bản đi 20 3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản. 20 3.2 Đăng ký văn bản đi 21 3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 22 3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi văn bản đi. 23 3.5 Lưu văn bản đi 24 3.6 Nhận xét 24 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 25 4.1 Tiếp nhận văn bản đến 25 4.2 Đăng ký văn bản đến 26 4.3 Trình và chuyển giao văn bản đến 27 4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 28 4.4.1. Giải quyết văn bản đến 28 4.4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 28 4.5 Nhận xét 28 5. Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty TNHH một thành viên 319.3 29 5.1. Các loại con dấu của Công ty TNHH một thành viên 319.3 29 5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 29 5.3 Bảo quản con dấu 31 5.4 Nhận xét 31 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của Công ty TNHH một thành viên 319.3 31 6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Công ty 31 6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 32 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 33 6.4 Nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ. 34 6.5. Nhận xét 35 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp của Công ty TNHH một thành viên 319.3 35 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác Văn phòng Công ty 319.3 36 8.1 Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của công ty 319.3 36 8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 36 8.2.1 Quản lý sử dụng các thiết bị văn phòng 36 8.2.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 37 8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 38 8.4 Nhận xét 38 III. KẾT LUẬN 39 3.1 Nhận xét về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng hành chính tại Công ty 319.3 39 3.2 Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm trong công tác văn phòng. 39
LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Văn phòng hành Công ty 319.3 tạo điều kiện tốt để hoàn thành th ời gian kiến tập Trong thời gian qua, nhận quan tâm, giúp đỡ anh chị văn phòng, đặc biệt Nguyễn Trọng Thời giúp đỡ suốt thời gian thực kiến tập ngành nghề quý công ty, giúp đỡ có kiến thức thực tiễn Tôi xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô khoa Qu ản trị Văn phòng tạo điều kiện cho có thời gian kiến tập ngành nghề để rút ngắn khoảng cách lý thuyết thực tiễn Và đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Đăng Việt, giảng viên hướng dẫn khóa kiến tập ngành nghề này! Tôi xin trân thành cảm ơn Sinh viên Lâm Thị Mai Phương MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt TNHH Nghĩa Trách nhiệm hữu hạn I.PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn ngày có vai trò quan tr ọng xã hội, xác định hoạt động nghề nghiệp phổ biến xã hội Ở quan, đơn vị cần đến văn phòng công tác văn phòng, văn phòng xã hội ngày coi trung tâm kết nối hoạt động, tương tác, quản lý điều hành cấp, phận tổ chức, đơn vị Để hoàn thành yêu cầu, nhiệm vụ đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội cần phải xếp tổ chức máy văn phòng cách khoa học, gọn nhẹ, đội ngũ cán bộ, nhân viên đáp ứng yêu cầu thời kỳ với lĩnh, sức khỏe, l ực, phẩm chất người làm văn phòng Và thế, nhà quản lý phải người biết đón nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén, sáng tạo nắm bắt nhiều thông tin cách xác, nhanh chóng Công việc phần l ớn d ựa vào hoạt động văn phòng Để hiểu rõ ngành ghề theo học, có kiến thức thực tế hơn, học phần khiến tập ngành nghề, xin chọn tìm hiểu, khảo sát hoạt động văn phòng hành Công ty TNHH thành viên 319.3 để vận dụng kiến thức học giảng đường vào môi trường thực tế, làm quen với quy trình xử lý văn b ản, phong cách làm việc, củng cố kiến thức chuyên môn, tìm kiếm học hỏi nhiều kinh nghiệm Sau báo cáo trình kh ảo sát, kiến tập ngành nghề I.PHẦN NỘI DUNG 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty Trách nhiệm hữu hạn thành viên 319.3 văn phòng hành công ty 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty Trách nhiệm hữu hạn thành viên 319.3 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Công ty Trách nhiệm hữu hạn thành viên 319.3 Công ty TNHH thành viên 319.3 thuộc Tổng công ty 319 loại hình doanh nghiệp công ty trách nhi ệm h ữu h ạn thành viên 100% vốn Nhà nước, doanh nghiệp kinh t ế, quốc phòng Bộ Quốc phòng định thành lập, giao Tổng công ty 319 quản lý Với chủ sở hữu công ty Tổng công ty 319 Tên gọi Công ty: Công ty TNHH thành viên 319.3 Tên viết tắt tiếng Việt: Công ty 319.3 Tên giao dịch tiếng Anh: 319.3 Co., Ltd Căn vào quyền doanh nghiệp theo quy định Luật doanh nghiệp, đặc thù mục tiêu hoạt động ngành nghề kinh doanh, pháp luật hành công ty TNHH thành viên Nhà nước làm chủ sở hữu, Công ty 319.3 th ực chức nhiệm vụ kinh doanh sau: Công ty tổ chức hoạt động hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên 100% vốn nhà n ước, doanh nghiệp kinh tế, quốc phòng hoạt động theo quy định Luật Doanh nghiệp pháp luật có liên quan, thuộc sở hữu Tổng công ty 319 Công ty có tư cách pháp nhân, dấu riêng m tài khoản tiền Đồng Việt Nam ngoại tệ Kho b ạc Nhà nước, ngân hàng nước nước theo quy định pháp luật có liên quan Công ty có vốn tài sản riêng, chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài khác b ằng toàn tài sản Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác Công ty phạm vi v ốn điều l ệ Công ty Công ty pháp nhân tổ chức hoạt động kinh doanh độc lập; tự chịu trách nhiệm trước pháp lu ật ch ủ s hữu; Công ty có Điều lệ tổ chức hoạt động riêng, phê duyệt theo trình tự thủ tục pháp lu ật có liên quan hình thức tổ chức quản lý hoạt động doanh nghiệp Ngành nghề kinh doanh Khai thác quặng sắt; Khai thác quặng kim loại khác không chứa sắt; Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét; Khai thác thu gom than bùn; Cưa, xẻ, bào gỗ bảo quản gỗ; Sản xuất đồ gỗ xây dựng; Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế gỗ; Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế vật liệu chất liệu; Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét; 10 Sản xuất vôi; 11 Sản xuất bê tông sản phẩm từ xi măng thạch cao; 12 Sản xuất cấu kiện kim loại; 13 Phá dỡ công trình; 14 Chuẩn bị mặt bằng; 15 Thoát nước; 16 Xây dựng nhà loại; 17 Xây dựng công trình đường sắt đường bộ; 18 Xây dựng công trình công ích; 19 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng; 20 Lắp đặt hệ thống điện; 21 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi điều hoà không khí; 22 Hoàn thiện công trình xây dựng; 23 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác; 24 Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng; 25 Bán buôn xăng dầu sản phẩm liên quan; 26 Bán buôn kim loại quặng kim loại; 27 Bán buôn tre, nứa, gỗ gỗ chế biến; 28 Bán buôn xi măng; 29 Bán buôn gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi; 30 Vận tải hàng hoá đường bộ; 31 Vận tải hàng hoá đường thuỷ nội địa phương tiện giới; 32 Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở h ữu, chủ sử dụng thuê Công ty tổ chức hoạt động theo quy định c Luật Doanh nghiệp, Bộ Quốc phòng quy định pháp lu ật có liên quan Tổng công ty 319 chủ sở hữu Công ty, Tổng công ty 319 thực quyền nghĩa vụ chủ s hữu Công ty theo quy định pháp luật, Bộ Quốc phòng Điều lệ Tổng công ty 319 Công ty chịu ràng buộc quyền nghĩa vụ Tổng công ty 319 theo quy định Điều 10, Điều 11 Điều lệ này, bao gồm quyền nghĩa vụ sau: a) Về quản lý sản xuất, kinh doanh: - Quản lý, sử dụng vốn, tài sản, đất đai nguồn lực khác Tổng công ty 319 đầu tư để thực mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh, phát triển Công ty; - Chủ động lựa chọn ngành nghề kinh doanh, địa bàn đầu tư, hình thức đầu tư, mở rộng quy mô ngành, nghề kinh doanh theo định hướng Tổng công ty 319; định dự án đầu tư (tổng dự án thực hiện) có giá trị nhỏ 20% vốn điều lệ; xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm v ụ công ty, kế hoạch phối hợp Tổng công ty 319 nhu cầu thị trường; - Hoạt động kinh doanh theo ngành, nghề đăng ký; chịu trách nhiệm trước Tổng công ty 319 kết qu ả kinh doanh; chịu trách nhiệm chất lượng sản phẩm dịch vụ theo quy định pháp luật; - Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hang ký kết hợp đồng; nhân danh Tổng công ty 319 ký kết thực h ợp đồng với khách hang nước T công ty 319 ủy quyền; - Tuyển, thuê, đào tạo sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh; lựa chọn hình thức trả lương; mức l ương, thưởng sở cống hiến hiệu sản xuất, kinh doanh; thực quyền khác người sử dụng lao động theo quy định Bộ luật Lao động quy định khác pháp luật, Bộ Quốc phòng; bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh máy quản lý Công ty theo phân cấp Tổng công ty 319 Bộ Quốc phòng; bảo đảm quyền lợi ích cho người lao động theo quy định pháp luật lao động; - Chủ động áp dụng hình thức quản lý khoa học, đại; tổ chức máy quản lý, tổ chức đơn vị sản xuất, kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ Công ty; chủ động đổi công nghệ, trang thiết bị để nâng cao hiệu qu ả kinh doanh khả cạnh tranh phù hợp với nhiệm vụ giao kế hoạch phát triển Tổng công ty 319; - Quyết định giá mua, giá bán vật tư, nguyên liệu, sản phẩm dịch vụ chủ yếu trừ sản phẩm, dịch vụ Tổng công ty 319 Nhà nước định giá; - Tuân thủ thực hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với mục tiêu, chiến lước phát triển chung c T công ty 319 b) Về quản lý tài hạch toán kinh tế: - Được thành lập, quản lý s dụng quỹ theo quy định Công ty theo Quy chế quản lý tài Công ty; - Thực chế độ quy định quản lý vốn, tài sản, quỹ, hạch toán, kế toán thống kê, chế độ kiểm toán chế độ khác pháp luật quy định; chịu trách nhiệm tính xác thực báo cáo tài chính; - Định kỳ báo cáo thông tin hoạt động c Công dùng làm pháp lý, tra cứu giải công vi ệc ngày Là xác văn quy phạm pháp luật mặt công tác nghiệp vụ, chuyên môn Có thể tập hợp văn nhiều năm, có thay đổi phải sử dụng văn có hiệu lực hành Không phải nộp vào lưu trữ c quan Hồ sơ nhân sự: bao gồm giấy tờ, văn bản, tài liệu có liên quan đến cá nhân cụ thể ( Hồ sơ Đảng viên, Hồ s lãnh đạo, Hồ sơ nhân viên…) 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ giúp quan, đơn vị lập hồ sơ chủ động, xác, quản lý công văn, giấy tờ chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, công cụ hướng dẫn xác định giá trị nộp lưu tài liệu Danh mục hồ sơ xây dựng cho năm TỔNG CÔNG TY 319 CÔNG TY 319.3 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ NĂM… Số tt Ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi Bản danh mục hồ sơ có……hồ sơ, bao gồm: …………hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn ………….hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài ………….hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Duyệt Ngày…tháng…năm… Thủ trưởng quan (hoặc chánh văn phòng) Ký tên đóng dấu Cột 1: Ghi số tứ tự hồ sơ, chữ số ả rập Cột 2: Ghi ký hiệu hồ sơ gồm chữ viết tắt tên đơn vị hình thành hồ sơ kết hợp với số thứ tự hồ sơ Cột 3: Ghi đơn vị có hồ sơ tên hồ sơ Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản Cột 5: Ghi họ tên người lập hồ sơ Cột 6: Ghi ghi cần thiết 6.3 Phương pháp lập hồ sơ Phương phap ́ lâp ̣ hồsơ không códanh muc ̣ hồs ơ: Lâp ̣ hô ̀ sơ theo sự hương ́ dân ̃ cua ̉ ban ̉ danh muc ̣ hồ sơ có nhiêu ̀ thuân ̣ lợi cho can ́ bô,̣ quan quan không lâp ̣ đợc ban ̉ danh muc ̣ ̀ vìvăn ban ̉ hinh ̀ ̀ hoat ̣ đông ̣ quan không được chúýphân loaị từkhi cac ́ vân ́ đê,̀ sự viêc ̣ giaỉ quyêt ́ xong Viêc ̣ lâp ̣ hồsơ sẽđược tiên ́ hanh ̀ theo trinh ̀ tự sau: Phân định hồ sơ Sắp xếp văn hồ sơ Đánh số tờ Biên mục hồ sơ Viết chứng từ kết thúc 6.4 Nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ Trách nhiệm đơn vị, cá nhân quan tổ chức: Giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hành c công ty theo thời hạn quy định sau công việc kết thúc Trường hợp cá nhân giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành c c quan, tổ chức Các cá nhân, nhân viên sau nghỉ việc, chuyển công tác…đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho công ty, ho ặc người kế nghiệm Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ quy định sau: Taì liêu ̣ chinh, ́ taì liêu ̣ chuyên môn nghiêp ̣ vu:̣ sau môt ̣ năm kể từnăm công viêc ̣ kêt ́ thuc ́ - Taì liêu ̣ nghiên cưu ́ khoa hoc, ̣ ưng ́ dung ̣ khoa hoc ̣ vàcông nghê:̣ sau môt ̣ năm kể từnăm công trinh ̀ được nghiêm ̣ thu chinh ́ thưc ́ - Taì liêu ̣ xây dựng ban: ̉ sau ba thang ́ kể từkhi công trinh ̀ được quyêt ́ toan ́ - Cơ sở dữliêu, ̣ taì liêu ̣ anh, ̉ phim điên ̣ anh; ̉ mi-cro-phim; taì liêu ̣ ghi âm, ghi hinh ̀ vàtaì liêu ̣ khac; ́ sau ba thang ́ kể từkhi công viêc ̣ kêt ́ thuc ́ Thủ tục giao nộp: - Khi giao nộp tài liệu cần lập bản: “Mục hồ sơ, tài li ệu n ộp l ưu” - hai “Biên giao nhận tài liệu” Các phận, cá nhân giao nộp tài liệu vào l ưu tr ữ gi ữ l ại m ột Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài li ệu vào lưu trữ công ty: Trách nhiệm lãnh đạo: chịu trách nhiệm đôn đốc triển khai lập kế hoạch năm để đảm bảo triển khai thực công tác quản lý hồ sơ Trách nhiệm cán bộ, nhân viên công ty: Môĩ can ́ bô,̣ công chưc ́ phaỉ cótrach ́ nhiêm ̣ lâp ̣ hồsơ ̃ viêc ̣ màminh ̀ được phân công phụ trach, ́ theo doi, ̃ giaỉ quyêt ́ Trách nhiệm cán văn thư, văn phòng: có trách nhiệm tham mưu, đảm bảo công việc thực có hiệu quả, khoa học 6.5 Nhận xét Ưu điểm: Thực tốt chế độ lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ vào quan Cán văn phòng có trách nhiệm với công việc Có phòng lưu trữ khoa học Nhược điểm: Diện tích phòng lưu trữ nhỏ Các đơn vị phòng, ban chậm trễ việc giao nộp hồ sơ Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp Công ty TNHH thành viên 319.3 Công ty thực nghi thức nhà nước, kỹ giao Quyết định ban hành quy chế văn hóa công sở t ại c quan hành nhà nước số 129/2007/QĐ-TTg Thủ t ướng Chính phủ ngày 02/08/2007 Nghị định 145/2013/NĐ-CP quy định tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại đón, tiếp khách nước Trong ngày Kỷ niệm, ngày Lễ lớn, công ty trọng đến việc tổ chức lễ mitting…nhằm phát động phong trào tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên công ty, đặc biệt kỷ niệm ngày thành lập Quân đội Nhân dân Việt Nam 22/12 năm Tất nhân viên, ban lãnh đạo công ty có văn hóa trang phục, giao tiếp công sở Luôn tuân th ủ nghiêm túc quy định ban hành Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác Văn phòng Công ty 319.3 8.1 Các thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động công ty 319.3 Các phương tiện sử dụng, phục vụ cho hoạt động công việc như: Máy tính Máy in, photo Máy Scan Máy fax Điện thoại, bàn, ghế, điều hòa,… Các thiết bị kỹ thuật, sở vật chất trang bị đầy đủ, đại, đa dạng phong phú 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 8.2.1 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Ngay từ thành lập, công ty trang b ị s ố tài sản ban đầu định, cá đầy đủ trang thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, máy fax, ) Những trang thiết bị bảo quản sử dụng quản lý theo quy chế, đặc thù công ty Các thiết bị phục vụ công việc giao cho cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệp trực tiếp qu ản lý, s d ụng bảo quản Thực sử dụng tài sản theo quy chế, nội quy s dụng tài sản công Có kiểm tra, kiểm kê trình sử dụng, trường hợp rủi do, hỏng hóc, thiệt hại xử lý Trang thiết bị hết kì sử dụng, khấu hao hết đổi kỹ thuật tiến hành lý Quá trình lý phải tuân thủ quy định pháp luật: Thành lập ban lý Căn vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị thiết bị văn phòng quan, đơn vị để lựa chọn phương thức lý phù hợp( bán đấu giá, quy định giá) Dù hình thức công bố thực công khai Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài 8.2.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Công ty tổ chức khóa đào tạo chuyên môn s dụng trang thiết bị văn phòng đại Xây dựng kế hoạch, theo dõi, giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản trang thiết bị Thực chế độ khấu hao trang thiết bị, vật tư theo quy định nhà nước Đề xuất việc lý, x lý trang thiết bị hư hỏng không dùng đến để đảm bảo có hiệu Khuyến khích nhân viên, cán công ty s dụng trang thiết bị mục đích, bảo quản theo yêu cầu, biết bảo vệ giữ gìn tài sản chung 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng - Microsoft word: chương trình soạn thảo văn b ản thông dụng, đa năng, cung cấp nhiều tính phục vụ công việc Chia sẻ liệu dễ dàng - Microsoft Excel: chương trình xử lý bảng tính, trình bày thông tin xử lý dạng bảng, th ực tính toán, xây dựng, thống kê trực quan, nhiều tính - Microsoft PowerPoint: phần mềm thuộc nhóm MS office, có chức hỗ trợ việc thiết kế, soan th ảo định dạng nội dung tài liệu, thuận tiện công việc, làm d ự án… 8.4 Nhận xét Ưu điểm: Các phòng ban bố trí phù hợp, khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lại, tiếp xúc trao đổi thông tin lãnh đạo nhân viên Tổ chức máy văn phòng đại, gọn nhẹ đa chức Công nghệ hóa, đại trang thiết bị, máy móc, giảm thiểu chi phí, sức lực, đem lại hiệu chuyên môn cao Cán bộ, nhân viên có kỹ chuyên môn cao Nhược điểm: Bố trí, xếp phòng làm việc chưa khoa học, hợp lý III KẾT LUẬN 3.1 Nhận xét ưu, nhược điểm công tác văn phòng hành Công ty 319.3 a) Ưu điểm Văn phòng hành công ty b ộ phận th ực tốt nhiệm vụ giao Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, ham học hỏi, có ý thức công việc t sáng tạo nhận khen ngợi Giám đốc công ty Thực chức năng, nhiệm vụ phận cách đầy đủ, chuyên nghiệp, từ công tác đối nội đối ngoại Thực tốt nghiệp vụ chuyên môn, vai trò, văn phòng (công tác hậu cần, tổ chức chuyến công tác…) Luôn phối hợp công việc, phòng, ban v ới để mang lại kết tốt cho công ty Luôn có khóa học nâng cao chuyên môn nghiệp vụ Sắp xếp công việc khoa học, ứng dụng phần mềm vào trình hoạt động công việc b) Nhược điểm Một số công tác hồ sơ, tài liệu hạn chế Tính linh hoạt công việc, công tác hạn chế Diện tích phòng làm việc hẹp, hạn chế s ự phát tri ển tối ưu công tác văn phòng 3.2 Đề xuất, kiến nghị giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công tác văn phòng Ban lãnh đạo cần quan tâm, bồi dưỡng, kiểm tra giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ văn phòng hành Triển khai thực nghiêm túc quy định công ty văn thư lưu trữ, đạo xây dựng tổ chức nội quy, quy chế chặt chẽ Đối với cán bộ, cần phát huy vai trò mình, lực tối đa, thực nghiêm túc quy định quan, tham gia lớp kỹ nghiệp vụ cao PHỤ LỤC Một số mẫu văn công ty: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Quỳ Châu, ngày tháng 01 năm 2015 BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG GÓI THẦU: RÀ PHÁ BOM MÌN, VẬT NỔ THUỘC DỰ ÁN: HỆ THỐNG ĐIỆN XÃ CHÂU PHONG, HUYỆN QUỲ CHÂU (GIAI ĐOẠN I) BAN QLDA ĐẦU TƯ XD CÁC CÔNG TRÌNH CÔNG NGHIỆP, THƯƠNG MẠI, XÂY DỰNG CÔNG SỞ, CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN MIỀN NÚI HUYỆN QUỲ CHÂU VÀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN 319.3 Năm 2015 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Quỳ Châu, ngày tháng 01 năm 2015 BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG GÓI THẦU: RÀ PHÁ BOM MÌN, VẬT NỔ THUỘC DỰ ÁN: HỆ THỐNG ĐIỆN XÃ CHÂU PHONG, HUYỆN QUỲ CHÂU (GIAI ĐOẠN I) BAN QLDA ĐẦU TƯ XD CÁC CÔNG TRÌNH CÔNG NGHIỆP, THƯƠNG MẠI, XÂY DỰNG CÔNG SỞ, CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN MIỀN NÚI HUYỆN QUỲ CHÂU VÀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN 319.3 Năm 2015