MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 4 CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN ,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 4 I.Khái quát chung về UBND huyện Phù cừ 4 1. Vị trí địa lý 4 2.Kinh tế 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phù cừ. 5 1.Chức năng 5 2.Nhiệm vụ, quyền hạn 6 3. Cơ cấu tổ chức 8 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND huyện Phù cừ 10 1.Chức năng 10 2.Nhiệm vụ, quyền hạn 11 3.Cơ cấu tổ chức 12 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 15 I. CÔNG TÁC VĂN THƯ 15 1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND 15 1.1 khái quát về công tác văn thư 15 1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 16 1.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến. 20 1.4 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của Văn phòng HĐNDUBND huyện Phù cừ 25 2. Hình thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Phù Cừ. 26 2.1 Mô hình tổ chức văn thư 26 2.2Tình hình công tác lưu trữ 27 2.2.1Hệ thống quản lý công tác lưu trữ 27 2.2.3 Tình trạng kho và trang thiết bị dùng trong công tác văn thưlưu trữ 28 2.3. Trang thiết bị, phương tiện và biện pháp kỹ thuật bảo quản 29 2.4. Tổ chức tài liệu trong kho 30 CHƯƠNG III : CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 31 I.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Phù cừ 31 1. Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý của UBND huyện 31 2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 31 2.1 Quốc hiệu 32 2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 32 2.3. Số, ký hiệu của văn bản 32 2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 33 2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 34 2.6 Nội dung văn bản 34 2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 35 2.8 Dấu của cơ quan, tổ chức 36 2.9 Nơi nhận 36 3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý 37 II. Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Phù cừ. 38 1. Trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng 38 2. Cách sắp xếp và bố trí trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng. 39 PHẦN II : KẾT LUẬN 40 PHẦN III : PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG _ Họ tên sinh viên : Đoàn Thị Quỳnh Anh Sinh viên lớp : ĐH QTVP K1C SN : 12/12/1994 – Mã số : 1205 QTVC001 BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG K1C KHĨA HỌC (2012-2016) Tên quan: Văn phòng HĐND - UBND Huyện Phừ cừ Địa : K2-207b Phố cao-TT Trần cao-huyện Phù cừ-tỉnh Hưng yên Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Lê Thị Vân Anh Giảng viên hướng dẫn : GV Lâm Thu Hằng HÀ NỘI -2015 Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU MỤC LỤC PHẦN III : PHỤ LỤC .3 LỜI NÓI ĐẦU MỤC LỤC PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CƠNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN ,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ I.Khái quát chung UBND huyện Phù cừ Vị trí địa lý 2.Kinh tế II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Phù cừ 1.Chức 2.Nhiệm vụ, quyền hạn Cơ cấu tổ chức II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐNDUBND huyện Phù cừ 10 1.Chức 10 2.Nhiệm vụ, quyền hạn 11 3.Cơ cấu tổ chức 12 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 15 I CÔNG TÁC VĂN THƯ 15 Hệ thống hóa văn quản lý UBND 15 1.1 khái quát công tác văn thư 15 1.2 Quy trình quản lý giải văn .16 1.3 Quy trình quản lý giải văn đến 20 1.4 Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Văn phòng HĐNDUBND huyện Phù cừ 25 Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình thức tổ chức cơng tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Phù Cừ 26 2.1 Mơ hình tổ chức văn thư 26 2.2Tình hình cơng tác lưu trữ .27 2.2.1Hệ thống quản lý công tác lưu trữ 27 2.2.3 Tình trạng kho trang thiết bị dùng công tác văn thư-lưu trữ .28 2.3 Trang thiết bị, phương tiện biện pháp kỹ thuật bảo quản 29 2.4 Tổ chức tài liệu kho 30 CHƯƠNG III : CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 31 I.Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Phù cừ 31 Thẩm quyền ban hành văn quản lý UBND huyện .31 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 31 2.1 Quốc hiệu 32 2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn 32 2.3 Số, ký hiệu văn 32 2.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 33 2.5 Tên loại trích yếu nội dung văn 34 2.6 Nội dung văn 34 2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 35 2.8 Dấu quan, tổ chức 36 2.9 Nơi nhận 36 Quy trình soạn thảo văn quản lý 37 II.Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Văn phòng HĐNDUBND huyện Phù cừ 38 1.Trang thiết bị sở vật chất văn phòng 38 2.Cách xếp bố trí trang thiết bị phịng làm việc Văn phòng .39 PHẦN II : KẾT LUẬN 40 PHẦN III : PHỤ LỤC PHẦN III : PHỤ LỤC Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, quan quản lí nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay cơng ty đa quốc gia, văn phịng ln đóng vai trị, nhiệm vụ q trình hoạt động quan,tổ chức –là phận thiếu cơng tác văn phịng.Bộ phận coi ”bộ mặt” quan,doanh nghiệp góp phần tạo nên thành cơng q trình hoạt động quan,tổ chức,cũng doanh nghiệp.Trong quan,tổ chức,doanh nghiệp, văn phòng máy giúp việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho công tác quản lý điều hành ban lãnh đạo quan Là nơi giao dịch,tiếp khách thu thập,xử lý cung cấp truyền đạt thông tin làm cầu nối lãnh đạo quan với mối quan hệ bên Văn thư-lưu trữ có vai trị,ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên mối quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước,cũng giúp cho quan,tổ chức thực chức ,nhiệm vụ,quyền hạn hồn thiện nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng.Trong quan,tổ chức,đơn vị cơng tác văn thư-lưu trữ ln quan tâm;bởi công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua văn bản,tài liệu Làm tốt khâu công tác văn thư này,sẽ đảm bảo cung cấp thông tin,giải cơng việc cách nhanh chóng,chính xác;đảm bảo bí mật cho quan Bên cạnh phát triển khoa học cơng nghệ hành nhà nước vai trị quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ lĩnh vực quản lý hành nhà nước ln trú quan tâm đến với sách ngày đại công tác Nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý quan,đơn vị nâng cao hiệu hoạt động đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan,đơn vị Trong thời gian kiến tập, giới thiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình Q thầy khoa Quản trị Văn phịng tơi tiếp nhận kiến tập UBND huyện Phù Cừ, với tận tình bảo, giúp đỡ các bộ,chuyên viên UBND huyện Phù Cừ tạo điều kiện giúp tơi hồn thành xong đợt kiến tập Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tháng Trong khoảng thời gian tơi cịn ngồi ghế nhà trường, giảng dạy Giảng viên trường trình kiến tập UBND huyện Phù Cừ ,bản thân cố gắng lỗ lực học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng Qua chuyến thực tế giúp nhận thức tiếp cận môi trường làm việc quan,đơn vị nhà nước; giúp hiểu biết rõ chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn trình hoạt động quan,đơn vị Việc thực hành công tác văn thư lưu trữ UBND huyện ,tôi hiểu lý thuyết thực hành tốt khâu nghiệp vụ bên cạnh hướng dẫn đạo tận tình cán phịng ban,bộ phận mà trình thực hành trực tiếp khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư tơi hồn thành tốt cơng việc mong muốn Qua đây,tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu nhà trường,các thầy cô khoa Quản trị Văn phịng, giáo chủ nhiệm,giảng viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng tồn thể qúy thầy giảng viên trường truyền đạt cho sinh viên trường giảng lớp với kiến thức bổ ích sát với thực tế để sinh viên tích lũy làm hành trang bước vào sống với trải nghiệm quý giá Và xin gửi lời cảm ơn tới quan tâm,giúp đỡ toàn thể cán lãnh đạo,anh chị chuyên viên Văn phịng UBND huyện Phù cừ tận tình hướng dẫn tạo điều kiện giúp đỡ thời gian kiến tập; giúp tiếp xúc với cơng việc thực tế hồn thành tốt đợt kiến tập theo đạo nhà trường báo cáo thêm đầy đủ hoàn chỉnh Tuy nhiên khả kỹ chưa sâu nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót hạn chế Kính mong giúp đỡ, đóng góp ý kiến từ quý thầy cô cán bộ, lãnh đạo,anh,chị chuyên viên Văn phòng UBND huyện để báo cáo tơi hồn thiện hơn.Để tơi củng cố kiến thức,các kỹ để phục vụ cho công việc trình học tập thân sau XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC PHẦN III : PHỤ LỤC 1.Phụ lục 1: sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Phù cừ 2.Phụ lục 2: sơ đồ tổ chức máy Văn phòng UBND huyện Phù cừ 3.Phụ lục 3: sơ đồ phận lưu trữ 4.Phụ lục : Sơ đồ làm việc Văn phòng UBND huyện Phù cừ 5.Phụ lục 5: bảng phân công công việc 6.Phụ lục 6: Nhật ký kiến tập Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN ,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ I.Khái quát chung UBND huyện Phù cừ Vị trí địa lý Hưng Yên tỉnh nằm trung tâm đồng sông hồng , vùng kinh tế trọng điểm, cửa ngõ thủ đô Hà nội Hưng yên gồm huyện: Thành phố Hưng yên,Văn Lâm, Mỹ Hào, Kim Động,Văn Giang, Tiên Lữ, Phù Cừ, Khoái Châu, Ân Thi Huyện Phù Cừ có diện tích tự nhiên 93,8 km 2.Bao gồm 14 xã: Thị trấn Trần cao;xã Minh Tân; xã Phan Sào Nam,xã Quang Hưng;xã Minh Tiến;xã Đoàn Đào;xã Đình Cao;xã Tống phan;xã Nhật Quang;xã Tiền Tiến;xã Tam Đa;xã ngun Hịa xã Tốn Trân Phía Tây giáp huyện Tiên Lữ, phía Tây Bắc giáp huyện Ân Thi, phía Bắc giáp huyện Thanh Miện tỉnh Hải Dương, ranh giới chủ yếu sông: sông Cửu An,chi lưu sơng Luộc Góc phía Nam giáp huyện Hưng Hà phía Đơng Nam giáp huyện Quỳnh Lưu,đều tỉnh Thái Bình, ranh giới sơng Luộc Khí hậu thuận lợi, thuộc kiểu khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa Nhìn chung, huyện có địa hình phẳng thuận lơi cho xây dựng sở hạ tầng,các khu công nghiệp,thâm canh tăng vụ phát triển sản xuất nông nghiệp,các vùng trũng thuận lợi cho nuôi trồng thủy sản 2.Kinh tế Chủ yếu kinh tế nông nghiệp với diện tích trồng lúa nước chiếm 90% ngồi cịn trồng xen cach tăng vụ như:ngô,khoai,sắn… ăn khác như:nhãn,vải,dưa…và chăn nuôi gia súc,gia cầm,mang lại nguồn Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thu nhập cao cho nơng dân Về mặt cơng nghiệp có số dự án quan trọng Công ty may Phố cao, Phú hưng…khu cơng nghiệp làng nghề Đình cao,có nguồn nhân lực dồi dào, sáng tạo mạnh phát triển ngànhkinh tế địa lí thuận lợi,điều kiện tự nhiên huyện cịn có nhiều yếu tố tiềm phát triển kinh tế với cấu cơng-nơng Huyện có tài nguyên than nâu, có trữ lượng lớn Huyện có ăn đặc sản nhãn,vải mang lại kinh tế cao hiệu quả, thị trường phát triển kinh tế xuất tiềm II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Phù cừ 1.Chức UBND huyện quan chấp hành Hội đồng nhân dân, đồng thời quan Hành nhà nước huyện, đặt đạo quản lý trực tiếp UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương UBND huyện trực tiếp đạo quản lí cấp xã, đơn vị xí nghiệp, nghiệp quan nhà nước giao cho cấp huyện quản lí UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật,các văn quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương,biện pháp phát triển kinh tế-xã hội UBND thực chức quản lý nhà nước, quản lý kinh tế huyện, kế hoạch, ngân sách Cụ thể là: • Quản lý lĩnh vực trị,kinh tế, văn hóa, xã hội ,quốc phịng huyện.Quản lý mặt Hành nhà nước sản xuất,kinh doanh,lưu thông,phân phối; giáo dục,y tế tổ chức chăm sóc đời sống nhân dân huyện • Là trung tâm đạo tiến hành trang bị kỹ thuật cho nông dân huyện , thực cải tạo XHCN nơng nghiệp, xây dựng hồn thiện quan hệ sản xuất đưa nông nghiệp tiến lên sản xuất lớn • Giáo dục cho nhân dân làm tốt nghĩa vụ nhà nước, tổ chức ngày tốt đời sống vật chất văn hóa nhân dân huyện, đảm bảo an ninh trị,trật tự xã hội,củng cố quốc phịng Sinh viên: Đồn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,bảo đảm phát huy vai trò lãnh đạo tập thể UBND, đồng thời đề cao trách nhiệm Chủ Tịch, Phó Chủ Tịch Ủy viên UBND huyện HĐND-UBND thực nhiệm vụ,quyền hạn theo Hiến pháp, pháp luật văn quan nhà nước cấp ,phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN UBND huyện Phù cừ thực nhiệm vụ,quyền hạn tất cá lĩnh vực như:kinh tế, nơng nghiệp,cơng nghiệp,giao thơng vận tải,văn hóa thương mại… Trong lĩnh vực kinh tế: UBND thực xây dưng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt;tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch + Lập dự tốn thu ngân nhà nước địa bàn,dự thu toán chi ngân sách địa phương,dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương.Trong trường hợp cần thiết trình HĐND cấp định báo cáo UBND;cơ quan tài cấp cao trực tiếp;thực ngân sách địa phương,hướng dẫn kiểm tra UBND xã,thị trấn ; + Phê chuẩn kế hoạch kinh tế-xã hội xã,thị trấn… Trong lĩnh vực nông-lâm-ngư nghiệp,thủy lợi đất đai;UBND thực nhiệm vụ sau: + Xây dựng ,trình HĐND cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng-lâm-ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; + Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế,phát triển nông nghiệp;thực giao dịch đất,cho thuê đất,thu hồi đất cá nhân hộ gia đình;giải tranh chấp đất đai,thanh tra đất đai theo quy định pháp luật; + Xét duyệt quy hoạch,kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thủy lợi,quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn theo quy định pháp luật Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong lĩnh vực công nghiệp,tiểu thủ công nghiệp,UBND huyện thực nhiệm vụ,quyền hạn sau : + Tham gia với UBND tỉnh việc xây dưng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp,tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; + Tổ chức xây dựng phát triển làng nghề truyền thống + Xây dựng phát triển sở công nghiệp,tiểu thủ công nghiệp dịc vụ xã,thị trấn Trong lĩnh vực xây dựng,giao thông vận tải,UBND thực nhiệm vụ quyền hạn sau: + Tổ chức,trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng, quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; + Quản lý,khai thác,sử dụng cá cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; + Quản lý việc xây dựng,cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng,tổ chức thực sách nhà ở,đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; + Quản lý việc khai thác,sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp UBND Trong lĩnh vực thương mại ,dịch vụ du lịch,UBND thực nhiệm vụ,quyền hạn sau: + Xây dựng,phát triển mạng lưới thương mại,dịch vụ,du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại,dịch vụ du lịch địa bàn huyện; + Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại,dịch vụ du lịch địa bàn Trong lĩnh vực giáo dục,y tế, văn hóa thơng tin,thể dục thể thao;UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: + Xây dựng chương trình,đề án phát triển văn hóa,giáo dục,thơng tin thể dục thể thao,y tế phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III : CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ I.Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Phù cừ Thẩm quyền ban hành văn quản lý UBND huyện Các quy định soạn thảo ban hành văn bản, UBND huyện thực tuân thủ trình, nhệm vụ dựa quuy định, pháp luật nhà nước đạt kết cao công tác soạn thảo ban hành quản lý văn UBND.UBND huyện dựa quy định Luật ban hành VBQPPL, Luật ban hành VBQPPL HĐND-UBND năm 2004; Nghị định 110/2004/ND-CP ngày 8/4/2004 ; Công văn 425/VTLTNN-NVTW Cục văn thư lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản,quy trình soạn thảo văn Thẩm quyền ban hành: UBND huyện Phù cừ có thẩm quyền ban hành Văn như: Quyết định , Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo,Công văn, Giấy mời văn ban hành dược đảm bảo mặt thể thức hiệu lực pháp lý văn QPPL HĐND-UBND ban hành Quyết định, Chỉ thị Chủ tịch ban hành VBQPPL văn phòng soạn thảo,các Quyết định, Báo cáo, Chương trình, Kế hoạch UBND huyện, văn tổ chức máy, cán theo phân cấp văn khác thuộc phạm vi Chủ tịch phụ trách Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch chịu trách nhiệm trước pháp luật văn theo lĩnh vực công tác phân công Chánh văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch, ký văn thuộc phạm vi điều hành, phối hợp đôn đốc UBND như: Cơng văn, THơng báo, Giấy mời… Phó Chánh văn phòng ký thay Chánh văn phòng văn thuộc lĩnh vực phân cơng , Chánh văn phịng phân công theo dõi khối công việc Thể thức kỹ thuật trình bày văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn gồm: Sinh viên: Đồn Thị Quỳnh Anh 31 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Quốc hiệu Quốc hiệu ghi văn bao gồm dịng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 Ví dụ : CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn - Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi quan chủ quản -Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với tổ chức kinh tế cơng ty mẹ) tên quan, tổ chức ban hành văn ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ CỪ 2.3 Số, ký hiệu văn a) Số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm b) Ký hiệu văn - Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh 32 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo bảng chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước (áp dụng chức danh Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ: Nghị Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/NQ-CP Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành ghi sau: Số: …/QĐ-HĐND - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có), ví dụ: Cơng văn Chính phủ Vụ Hành Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC - Số, ký hiệu văn trình bày ô số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số kn có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo Bộ Nội vụ); 2.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn - Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành - Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2015 - Kỹ thuật trình bày: Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dịng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh 33 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệu 2.5 Tên loại trích yếu nội dung văn - Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ cơng văn - Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn - Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác Ví dụ Số: 28/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 2.6 Nội dung văn a) Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác;Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn ngày b) Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: - Nghị (cá biệt): theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh 34 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề c Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày số Phần nội dung trình bày chữ in thường, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường 2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức, ví dụ: TM.HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh 35 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ví dụ:KT.CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Ví dụ: TL.CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG b) Chức vụ người ký Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày số 7a; chức vụ khác người ký trình bày số 7b; quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người có thẩm quyền trình bày số 7c 2.8 Dấu quan, tổ chức - Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐCP - Dấu quan, tổ chức trình bày số 8; dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn 2.9 Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh 36 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Kỹ thuật trình bày: nơi nhận trình bày ô số 9a 9b Phần nơi nhận số 9a trình bày sau: - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dịngPhần nơi nhận số 9b (áp dụng chung cơng văn hành loại văn khác) trình bày sau: - Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Nơi nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; dịng cuối gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm Quy trình soạn thảo văn quản lý Quy trình soạn thảo văn gồm bước sau: Bước : Thu thập, xử lý thông tin Bước : Thảo văn Bước : Duyệt thể thức, nội dung văn lấy ý kiến Bước : Kiểm tra tổng hợp ý kiến hoàn chỉnh thảo Bước : Trình văn lên lãnh đạo ký Bước : Văn thư đóng dấu Bước : Ban hành văn Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh 37 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện giải nhiệm vụ giao Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy trình thủ tục ban hành văn bản; thể thức, nội dung, có hiệu lực pháp lý, giưps giải công việc cách nhanh chóng, xác; đảm bảo quy định nhà nước Quy trình soạn thảo ban hành văn giao cho cán chuyên trách văn phịng HĐND-UBND đảm nhận tiến hành theo trình tự: Văn sau cán đánh máy xong chuyể Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra sau trình lên Phó Chủ tịch duyệt ký ban hành Sau ký văn tập trung văn phòng để kiểm tra lại lần nữa, cán văn thư tiến hành ghi số, ngày, tháng ban hành văn đăng ký vào sổ Sau nhân theo nơi nhận đóng dấu làm thủ tục gửi văn nhanh chóng, xác.Giữ lại 02 bản, 01 lưu phận văn thư, 01 lưu phận soạn thảo Việc lưu lại văn ban hành giúp văn phịng làm tốt cơng tác quản lý văn bản, tài liệu; đồng thời giúp cho quan giải tốt cơng việc có cố xảy giải cơng việc cịn tồn đọng liên quan đén văn II Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Văn phòng HĐND-UBND huyện Phù cừ Trang thiết bị sở vật chất văn phòng Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc hậu cần Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan đổi phương thức lãnh đạo, điều hành hoạt động quan Chính vậy, việc xây dựng, trang bị thiết bị sở vật chất văn phòng cần thiết để phát huy chức , nhiệm vụ, tiến hành hoạt động, công tác giải cơng việc văn phịng UND huyện phù cừ trang bị đầy đủ trang thiết bị, sở vật chất cần thiết để phục vụ cơng tác, đáp ứng nhu cầu cơng việc Phịng làm việc gồm có: Máy tính, máy in, máy photo, điện thoại bàn, giá tủ đựng tài liệu, bàn ghế làm việc,và số thiết bị khác… Cách bố trí phịng Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh 38 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm việc khoa học thuận tiện cho việc trao đổi thông tin, trình giải cơng việc cơng dân đến liên hệ làm việc Nhìn chung Văn phịng UBND huyện trang bị sở vật chất đầy đủ tiện ghi, phù hợp với môi trường hoạt động giải cơng việc Cách xếp bố trí trang thiết bị phòng làm việc Văn phòng Cách xếp, bố trí phịng làm việc Chánh văn phòng gồm : Bàn ghế làm việc, Bàn tiếp cán bộ, chuyên viên đến làm việc, Tủ, cặp đựng tài liệu, Máy tính, máy in, máy fax số thiết bị cần thiết khác… * Sơ đồ hóa trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (Phụ lục 4) Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh 39 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II : KẾT LUẬN ♦ Nhận xét , đánh giá chung cơng tác hành văn phịng UBND huyện Phù cừ • Ưu nhược điểm chung cơng tác văn phịng : - Cơng tác hành vă phịng hoạt động quan trọng ln lãnh đạo trú trọng, quan tâm Bao gồm nghiệp vụ thủ tục hành liên quan đến văn phịng, cơng tác văn thư lưu trữ Cơng tác văn phịng cảu UBND huyện Phù cừ bố trí, xếp làm việc khoa học, trật tự, nề nếp giúp cho lãnh đạo quản lý điều hành hoạt động,các công việc quan thông suốt, chất lượng; thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn quan, đơn vị Trong công tác soạn thảo ban hành văn bản: thực quy trình thể thức, kỹ thật trình bày, nội dung, kiêu chữ cỡ chữ 13-14 Văn đươc thực thống theo quy định Chính phủ Văn đánh máy xác, nguyên văn, số lượng thời gian quy định Văn phòng UBND huyện trang bị thiế bị cần thiết, đầy đủ phục vụ cho hoạt động công tác, làm việc cán bộ, chuyên viên Thực đầy đủ quy định trình ký theo quy định Nhà nước, có quy chế làm việc quy định riêng ký văn UBND huyện, giúp cho Chánh Văn phòng xếp văn cần trình ký cách nhanh chóng, trình ký thẩm quyền, tạo điều kiện cho văn ban hành quy định Bộ máy Hành Văn phịng tương đối phù hợp, hợp lý sáng tạo; phối hợp điều hành tạo động lực làm việc có hiệu t ong hoạt đọng Văn phòng Các đơn vị, phòng, ban phối hợp với chặt chẽ công tác quản lý, điều hành, đạo hoạt động, cơng việc văn phịng nhằm đạt mục tiêu chung UBND huyện quan Hành Nhà nước địa phương, lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ, tài liệu…nhưng cán văn thư nói riêng chuyên viên văn phịng nói chung người có trình độ chun mơn giỏi có kinh nghiệm cơng việc, nên việc Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh 40 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức quản lý giải công việc, văn hoàn thành kịp thời đáp ứng nhu cầu cơng việc hoạt động có hiệu Cơng tác Văn thư – lưu trữ : cơng tác đóng dấu văn sau ký đóng dấu ban hành văn Tơi thấy việc đóng dấu ban hành văn UBND huyện tiến hành tốt thực quy trình, quy định Nhà nước Dấu giao cho cán văn thư phụ trách, chịu trách nhiệm giữ đóng dấu, dấu đóng lên văn phê duyệt, kiểm tra nội dung, thể thức trình bày thẩm quyền Bên cạnh UBND huyện cịn thường xuyên quan tâm đến việc cải tạo, tổ chức buổi tập huấn ngắn hạn cho cán bộ, nhân viên Văn phòng UBND huyện để bồi dưỡng thêm kỹ để phục vụ công việc Và mở kỳ thi xét, tuyển dụng đề tiêu chí trình độ, chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực quản lý; quan tâm đến cán bộ, chuyên viên có sách khen thưởng cán bộ, chun viên đạt thành tích cao cơng việc.Bên cạnh cịn xây dựng, cải tạo, nâng cấp phòng làm việc, kho bảo quản tài liệu…phụ vụ đáp ứng nhu cầu công việc Cán văn thư người có trình độ chun mơn nghiệp vụ công việc nên việc quản lý giải văn đi, đến giải nhanh chóng, kịp thời, xác Tuy khối lượng văn nhiều văn thư làm việc, hoạt động hiệu quả; quy trình tiến hành chặt chẽ, xác tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Để làm tốt quản lý, điều hành lãnh đạo ý thức, chấp hành làm việc cán bộ, chuyên viên văn phòng Và trợ giúp trang thiết bị, sở vật chất cải tiến đại hóa, trang bị đầy đủ phục vụ, đáp ứng u cầu cơng việc, giúp hồn thành cơng việc nhanh chóng hiệu Mơi trường làm việc nâng cấp, cải thiện, phòng làm việc trang bị đại hiệu công việc đạt nhiều thành tựu,chất lượng, kết cao - Tuy nhiên bên cạnh mặt đạt cơng tác hành văn phịng cịn tồn số hạn chế Nhưng điều khơng ảnh hưởng Sinh viên: Đồn Thị Quỳnh Anh 41 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiêm trọng trình hoạt động giải công việc UBND huyện Tôi xin đưa ý kiến vè số đề xuât nhằm góp phần nâng cao hiêu cơng tác hành văn phịng UBND huyện như: Để đáp ứng cơng tác hành văn phịng cần giải có biện pháp qn triệt mặt cịn tồn đọng khơng lớn cần khắc phục để công tác hoạt động vào nếp; Mua sắm thêm trang thiết bị giá, tủ đựng tài liệu kho nhằm nâng cao việc bảo quản tài liệu phục vụ hoạt động, gải cơng việc UBND huyện cần Có chế độ nhằm khuyến khích vật chất tinh thần để tạo cho cán bộ, chuyên viên có thêm động lực làm việc hiệu quả….Và cá nhân, cán chuyên viên phịng, ngồi kỹ năng, chun mơn nghiệp vụ cần trang bị cho kiến thức tổng hợp khác xã hội, nắm bắt đổi mới, áp dụng khoa học -công nghệ, thông tin vào công việc… Trong thi gian kiến tập, tiếp cận với công việc thực tế Văn phịng UBND huyện, cơng tác tổng hợp kiến thức, kỹ giao tiếp hiểu biết kỹ tư độc lập sáng tạo Qua đó,tơi trang bị cho thêm kiến thức, kinh nghiệm cho thân : kỹ trình độ chun mơn nghiệp vụ, kỹ sống cách ứng xử văn phịng, tính sáng tạo động cần thiết để tiến xa q trình học tập cơng việc sau trường nhận công tác Một lần xin chân thành cảm ơn đến Quý thầy cô, giảng viên trường ĐH Nội Vụ Hà Nội, thầy cô Khoa Quản trị văn phịng, Cơ giáo chủ nhiệm Đặc biệt Lâm Thu Hằng- giảng viên khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn tận tình giúp tơi sinh viên năm trường hoàn thiện báo cáo Cùng với tận tình , giúp đỡ anh, chị cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND huyện Phù cừ tạo điều kiện giúp tơi hồn thành báo cáo Đặc biệt chị Lê Thi Vân Anh- cán văn thư tận tình bảo giúp đỡ việc tiếp cận với cơng việc, khảo sát thực tế, giải thích cho tơi vấn đề liên quan tới công việc UBND huyện sau XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh 42 Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III : PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Phù cừ ( phụ lục 1) CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH VĂN HĨA XÃ HỘI HƠIHỘI PHĨ CHỦ TỊCH KINH TẾ P TC K H P TN MT P KT HT P NN& PTNT VP HĐND UBND huyện P P Thanh tra huyện P Tư Pháp P TĐ – TB& XH P Giáo Dục Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng HĐND-UBND huyện Phù cừ CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VP HÀNH CHÍNH CHÍNHCHNHDCHÍNH Bộ phận Văn thư Bộ phận cửa Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Bộ phận tiếp dân PHÓ CHÁNH VP TỔNG HỢP Bộ phận tạp vụ Bộ phận lái xe Bộ phận bảo vệ Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C P VHTT Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ phận lưu trữ xếp bố trí sau ( phụ lục 3): 10 (7) 10 (8b) (8 a) (8b) (3) (3) 9 (3) (1)(1) (1) 9 (3) 9 (2) 11 (1): Máy tình (2): Máy phôto (3): Bàn, ghế làm việc (4): Máy Scan (5): Điện thoại bàn (6): Máy in (7), (8b): Tủ đựng văn (8a) : Tủ đựng phong bì, tem, văn phòng phẩm (9): ghế ngồi dành cho cán bộ, dân (10): Cửa sổ (11): Cửa vào Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ thiết bị làm việc Văn phòng (phụ lục 4) (3) (2) (1) (3) (3) (3) (1) Bàn làm việc (2) Tủ đựng tài liệu, văn (3) Bàn ghế tiếp cán bộ, chuyên viên đến làm việc (4) Máy in (5) Máy photo 5.( Phụ lục 5) phân công Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C