MỤC LỤC PHẦN 1.MỞ ĐẦU 1 PHẦN 2: NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦAHỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM 3 1.1.Khái niệm về công tác văn phòng: 3 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam. 5 1.2.1.Khái quát về UBND huyện Lục Nam 5 1.2.2. Chức năng 6 1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.4. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam: (phụ lục 1) 9 CHƯƠNG 2.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN LỤC NAM 11 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng văn thư văn phòng HĐND UBND 11 2.1.1. Vị trí, chức năng 11 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng văn thư văn phòng HĐND – UBND 11 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 14 2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Lục Nam 17 2.2.1. Một số quy định của UBND huyện Lục Nam về soạn thảo và ban hành văn bản. 17 2.2.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Lục Nam. 18 2.3. Quy trình quản lý văn bản đi: 21 2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản 21 2.3.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 21 2.3.1.2. Ghi số, ngày,tháng, năm ban hành văn bản 21 2.3.2. Đăng ký văn bản 21 2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật 22 2.3.3.1. Nhân bản 22 2.3.3.2. Đóng dấu cơ quan 22 2.3.3.3. Đóng dấu độ khẩn, mật 23 2.3.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 23 2.3.3.5. Lưu văn bản đi 23 2.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 24 2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến 24 2.4.2. Đăng ký văn bản đến 25 2.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 25 2.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 25 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 26 2.5.1. Các loại dấu cơ quan 26 2.5.1. Nguyên tắc quản lý con dấu 26 2.5.2. Nguyên tắc sử dụng và bảo quản con dấu 27 2.6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27 2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan tổ chức 27 2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 27 2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ. 28 2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28 2.7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 29 2.8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 31 2.8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. 31 2.8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 33 2.8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 33 KẾT LUẬN 37 1. Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Lục Nam 37 2. Những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những hạn chế thiếu sót. 39 KẾT LUẬN CHUNG 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 PHỤ LỤC 43
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan , đơn vị Văn phòng địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị.Hiện nước ta bước vào thời kì Cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, nên cơng tác văn thư đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước thêm giàu mạnh Mỗi quan, văn phòng phải thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Do văn phịng máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan Văn phòng yếu tố quan tâm trọng điểm quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Trường trung cấp văn thư lưu trữ thành lập năm 1971, trải qua 41 năm, đổi nhiều tên gọi khác tới thờ điểm có tên trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trường đào tạo cán chun nghành lĩnh vực hành văn phịng, văn thư lưu trữ, quản lý nhân lực, quản trị văn phịng, …có đầy đủ trình độ chun mơn nhằm cung ứng cho máy quan cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có nghành Quản trị văn phòng Quản trị văn phòng ngành rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Nhằm đáp ứng u cầu chun mơn, ngồi việc giảng dậy nhà trường tổ chức cho sinh viên kiến tập quan nhà nước nhằm mục đích cho sinh viên học hỏi kinh nghiệm, kiến thức từ chuyến thực tế Là sinh viên năm thứ ba chuyên nghành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội , quan tâm, ý nhà trường tạo điều kiện cho kiến tập Ủy Ban Nhân Dân huyện Lục Nam – Bắc Giang, giúp cho em biết nhận thức, tiếp cận với môi trường làm việc thực tế, rèn luyện kỹ năng, nâng cao hiểu biết,nhiệt tình, động nghề nghiệp cho nhà quản trị tương lai Được giới thiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn thầy cô khoa tận tình giúp đỡ cô chú, anh chị Ủy ban huyện Lục Nam em hoàn thành xong thời gian kiến tập ba tuần Trong khoảng thời gian em cố gắng học hỏi, rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phịng mình,xây dựng cho thân phong cách nhà quản trị sở áp dụng lý thuyết học trường hướng dẫn nhiệt tình giảng viên trường.Mặc dù thời gian kiến tập em lúng túng cơng việc anh chị giao khơng mà em cảm thấy nản lòng mà làm cho em thêm động lực cố gắng hướng dẫn, đạo cán phịng ban, nhờ em hồn thành cơng việc tốt mong muốn Qua em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng, bác,các cô, chú, anh chị cán bộ, chuyên viên Ủy Ban nhân dân huyện Lục Nam dặc biệt chị phòng văn thư - lưu trữ nhiệt tình hướng dẫn,giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt thời gian kiến tập báo cáo thêm đầy đủ hoàn chỉnh Mặc dù thời gian kiến tập không dài giúp cho em học hỏi khơng kinh nghiệm thực tiễn nhà Quản trị Văn phòng Mặc dù em cố gắng hết khả báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Kính mong đóng góp ý kiến từ thầy bác, anh chị cán văn phòng Ủy Ban nhân dân huyện Lục Nam để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN 2: NỘI DUNG CHƯƠNG KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM 1.1.Khái niệm cơng tác văn phịng: Bất quan dù lớn hay nhỏ, muốn hoạt động nhịp nhàng, đặn phỉ có phận văn phịng để đảm bảo cho hệ thống thông tin quan thơng suốt Hiện nay, có nhiều cách hiểu khác khái nịêm văn phịng Song ta hiểu khái quát văn phòng sau: Văn phịng nơi tiếp nhận xử lý thơng tin, tham mưu, tổng tham mưu đảm bảo mặt hậu cần, phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, trực tiếp thực nghiệp vụ hành quan, đơn vị * Hiện Việt Nam có loại văn phịng: -Văn phịng quan nhà nước như: Văn phịng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, văn phòng quan bộ, quan ngang bộ, văn phòng UBND cấp… -Văn phịng tổ chức trị xã hội: Văn phòng quan Đảng, văn phòng tổ chức hội, Đồn niên, Hội phụ nữ, Hội nơng dân… -Văn phòng doanh nghiệp: Văn phòng cơng ty, văn phịng nhà máy, xí nghiệp… Như văn phịng UBND văn phịng quan hành nhà nước, có chức giúp Chủ tịch, phó Chủ tịch huyên điêu hành, phối hợp hoạt động UBND huyện, đảm bảo đạo điều hành Chủ tịch, phó Chủ tịch toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trị UBND huyện phận khác phạm vi quản lý huyện.[4; tr.3] * Văn phịng có nhiều cách hiểu theo ThS.Phạm Mỹ Hạnh khái niệm văn phịng hiểu sau: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung lớn thành lập văn phịng, quan nhỏ có phịng hành Văn phịng cịn hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểmgiao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Ngồi ra, văn phịng cịn phịng làm việc thủ trưởng có tầm cỡ cao Ví dụ văn phịng Chính phủ, văn phịng Tỉnh ủy, văn phịng Tổng cơng ty… Văn phịng hiểu loại hoạt động quan, doanh nghiệp Văn phòng thiên việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loaij cơng văn giấy tờ quan Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến phận làm công việc liên quan đến công tác văn thư Như vậy: Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức * Văn phịng phịng hành có chức sau: - Chức giúp việc điều hành, - Chức tham mưu tổng hợp, - Chức hậu cần, quản trị * Ngồi văn phịng có số nhiệm vụ như: -Xây dựng chương trình tổ chức thực hiên chương trình, -Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin, -Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho tổ trưởng, -Xây dựng,củng cố tổ chức máy văn phòng, -Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại -Duy trì hoạt động thường xun, liên tục văn phịng -Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản doanh nghiệp Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Thủ trưởng văn phịng (chánh, phó văn phịng) phải đề cao trách nhiệm quản lý văn phòng chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng quan * Quản trị theo Ths.Phạm mỹ Hạnh phối hợp tất tài ngun thơng qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề * Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thông tin .[3; Tr.3-4] *Về khái niện Quản trị văn phịng có nhiều cách hiểu tiếp cận GS.TS Nguyễn Nam Hà ông cho Quản trị văn phòng việc hoạch tổ chức, phối hợp, kiếm soát hoạt động xử lý thông tin.[2; Tr.14] 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lục Nam 1.2.1.Khái quát UBND huyện Lục Nam Tỉnh Bắc Giang thuộc vùng trung du miền núi Bắc Bộ tỉnh nằm khu vực phía Đơng Bắc Bộ huyện Lục Nam mười huyện thành tỉnh Bắc Giang.Huyện Lục Nam có diện tích 597km dân số 200358 người năm 2009 UBND huyện Lục Nam đặt QL 31, thị trấn Đồi Ngô, huyện Lục Nam cách trung tâm thành phố Bắc Giang khoảng 20km phía đơng Huyện Lục Nam huyện miền núi cịn nhiều khó khăn phát triển KT-XH tỉnh với khoảng dân tộc anh em chung sống, nằm sát huyện Lục Ngạn.Tồn huyện có 25 xã thị trấn, với nhiều khu công nghiệp đầu tư va đưa vào hoạt động như: Công ty bao bì nhiều nhà máy gạch có tiếng Hơn huyện Lục Nam cịn có tiềm lớn phát triển du lịch sinh thái tỉnh Bắc Giang nói riêng mà cịn nước nói chung với thắng cảnh như: Sơng Lục Núi Huyền, Suối Mỡ,khu du lịch sinh thái Suối Nước Vàng…Ngoài Lục Nam có nhiều ăn ngon bật bạn đến với q hương chúng tơi đồi vải bạt ngàn xanh ngắt, đến vào mùa thu hoạch vải màu xanh bạt ngàn chuyển thành màu đỏ rực rỡ nắng chói chang gay gắt ngày hè tháng tháng Ngồi huyện cịn thiên nhiên ban tặng cho sơng khơng hiền hịa thơ mộng mà lên thơ ngày đêm vun đắp phù sa cho cánh đông mênh mông thẳng cánh phía hạ lưu, tên gọi đặt để dành riêng cho quê hương vậy, sơng Lục Nam Như nói huyện Lục Nam ttrong huyện có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế - xã hội tương lai toàn địa bàn tỉnh Bắc Giang cịn góp phần vào phát triển chung nước thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa ngày 1.2.2 Chức UBND huyện Lục Nam quan Hành Nhà nước địa phương thực chức quản lý điều hành tất lĩnh vực kinh tế,văn hóa, xã hội, giáo dục, y tế, an ninh – quốc phòng… địa bàn huyện Văn phòng HĐND & UBND huyện quan trực thuộc UBND huyện, có chức tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành công tác HĐND, UBND, Thường trực HĐND,Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện; Cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND huyện quan nhà nước địa phương; Đảm bảo sở vật chất,kỹ thuật cho hoạt động HĐND, UBND huyện, Thường trực HĐND,Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện Văn phịng HĐND & UBND huyện có tư cách pháp nhân,có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện,; chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chun mơn,nghiệp vụ Văn phịng Đồn đại biểu Quốc hội & HĐND tỉnh, Văn phịng UBND tỉnh 1.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Lục Nam có nhiệm vụ quản lý nhà nước địa phương hầu hết lĩnh vực như: kinh tế, công – nông – ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai, y tế, giáo dục, giao thơng vận tải…để góp phần xây dựng phát triển đất nước đảm bảo thống nhấtchặt chẽ quản lý đạo máy hành nhà nước từ Trung ương đến sở Chỉ đạo công tác tuyên truyền giáo dục việc thực hiên chấp hành theo Hiến pháp, pháp luật nhà nước, thưỡng xuyên kiểm tra có hình thức xử phạt nặng trường hợp vi phạm pháp luật Tổ chức tiếp dân giải kịp thời khiếu nại, tố cáo, kiến nghị dân để nâng cao tinh thần trách nhiệm với cơng việc tạo gần gũi cán với nhân dân tạo thành khối đoàn kết để xây dựng phát triển quê hương nói riêng phát triển đất nước nói chung Quản lý việc kiểm tra xây dựng thực pháp luật,tổ chức công tác biên chế lao động, bảo hiểm trợ cấp xã hội cho học sinh, sinh viên có hồn cảnh khó khăn có ý chí nghị lực phấn đấu vươn lên học tập gia đình sách * Nhiệm vụ phạm vi giải công việc Chủ tịch UBND huyện: Chủ tịch UBND huyện người lãnh đạo, điều hành công việc UBND, chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ, quyền hạn mình.Cùng tập thể chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Chủ tịch UBND huyện giải vấn đề quan trọng có tính chất liên ngành thủ trưởng quan chuyên môn thuộc UBND tham mưu, phối hợp xử lý cịn có ý kiến khác chưa giải Trong hoạt động Chủ tịch UBND thường xuyên giữ mối liên hệ UBND với đồng chí Bí thư Huyện ủy, Chủ tịch HĐND huyện, Viện trưởng VKSND Chánh án TAND huyện, Chủ tịch Ủy ban mặt trận tổ quốc người đứng đầu đoàn thể nhân dân Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm định Phó Chủ tịch có liên quan đến việc thực nhiệm vụ Chủ tịch phân công * Nhiệm vụ Phó Chủ tịch: Chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND lĩnh vực côngg việc phân công Trong phạm vi giao, Phó Chủ tịch chủ động giải công việc, trường hợp liên quan đến lĩnh vực Phó Chủ tịch khác phụ trách chủ động phối hợp với làm, không thống báo cho Chủ tịch UBND huyện định Các Phó Chủ tịch ủy quyền ký thay số văn giải số công việc Chủ tịch vắng mặt Các ủy viên UBND huyện: Có trách nhiệm trực tiếp điều hành cơng việc quan chun mơn thuộc UBND phụ trách, hồn thánh cơng việc Chủ tịch UBND giao Các quan chuyên môn: Các quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quan tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp thực chức quản lý nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo uỷ quyền Uỷ ban nhân dân cấp theo quy định pháp luật; góp phần bảo đảm thống quản lý ngành lĩnh vực công tác từ trung ương đến sở Cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Uỷ ban nhân dân cấp, đồng thời chịu đạo, kiểm tra nghiệp vụ quan chuyên môn cấp Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Uỷ ban nhân dân, quan chuyên môn cấp báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cấp yêu cầu Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân hướng dẫn tổ chức số quan chuyên môn để Hội đồng nhân dân cấp tỉnh định phù hợp với đặc điểm riêng địa phương Thực cơng việc Chủ tịch, Phó Chủ tịch giao 1.2.4 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Nam: (phụ lục 1) UBND huyện Lục Nam có cấu tổ chức gồm: Chủ tịch UBND huyện: Là người đứng đầu quan khối UBND, có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn hoạt động UBND huyện Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý tồn hoạt động Văn hóa – xã hội địa bàn hyện báo cáo chịu trách nhiệm trước UBND huyện Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý giải công việc phát triển kinh tế địa bàn huyện Nông - Lâm – Ngư nghiệp chương trình xây dựng bản, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện Phó Chủ tịch phụ trách khối Tài – ngân sách: Quản lý vấn đề ngân sách tài huyện có trách nhiệm báo cáo, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện Văn phịng HĐND & UBND huyện gồm có Chánh Văn phịng khơng q 03 Phó Văn phịng cán bộ, cơng chức chun mơn a Chánh Văn phịng: Là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện toàn hoạt động Văn phòng HĐND & UBND huyện trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao toàn hoạt động quan; đơng thời chủ tài khoản quan b Phó Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước 10 2.8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phịng Cơ quan có đội ngũ riêng việc quản lý, sử dụng bảo dưỡng trang thiết bị văn phòng 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào lưu trữ thực tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ văn thư tốt Khi đó, hồ sơ hành lập mạng chuyển giao xuống lưu trữ Các phần mềm quản lí lưu trữ nhận tệp hồ sơ có lưu file văn chuyển Các hồ sơ, tài liệu dạng số dược áp dụng phương án phân loại, hệ thống hóa theo dặc tính định để thuận tiện cho việc quản lý tra cứu Các phần mềm quản lý nhân giúp cho Bộ quản lý, hệ thống kiểm tra tốt sồ lượng nhân mình, tránh tình trạng phịng thừa cán bộ, phịng thiếu Từ bố trí sộ lượng công chức phù hợp cho vụ, ban ngành Bên cạnh đó, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trao đổi, giải công việc hàng ngày (mail, yahoo ) cần đẩy mạnh nữa, nhằm giảm thiểu chi phí giấy tờ, điện thoại, thời gian lại chuyển giao văn Các phần mềm sử dụng UBND 35 huyện Lục Nam: * Nhận xét: Một số giải pháp đề xuất để cao cơng tác quản trị văn phịng Để khắc phục hạn chế phát huy ưu điểm quan cần phải có biện pháp khoa học hợp lý Cần kiểm soát chặt chẽ gắt gao việc tuyển dụng cán bộ, việc soạn thảo ban hành văn Muốn nâng cao chất lương hoạt động văn phịng lãnh đạo quan cần quan tâm cơng tác như: khen thưởng, khích lệ với cán nhân viên có tinh thần trách nhiện hồn thành tốt nhiệm vụ phân cơng theo han thời gian quy định Bên cạnh phải có hỉnh thức kỷ luật nghiêm khắc trường hợp làm sai quy định, chưa có tinh thần thái độ tốt trình làm việc Quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực văn phòng để tạo nên phát triển chung cho toàn quan, văn phịng Hố trợ kinh phí để mua sắm thêm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ để công tác bảo quản tài liệu tốt Lựa chọn đào tạo cán có đủ trình độ lực làm cơng tác Hành văn phịng UBND huyện Mở rộng quản lý tốt việc sử dụng Internet để trao đổi thông tin, báo cáo quan đơn vị Nâng cao ý thức cho người lợi ích chung tránh lãng phí công nhằm vụ lợi cho thân, cần ý việc đầu tư trang thiết bị văn phịng để tạo mơi trường làm việc đại hiệu Cử cán đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu thêm để nâng cao kinh nghệm kỹ làm việc cho đội ngũ cán bộ, nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ Đào tạo thêm nhân lực, nhân viên Quản trị văn phịng có trình độ nghiệp vụ chuyên môn tốt, đạo đức, tác phong nhanh nhẹn thích ứng với 36 nhiều cơng việc quan để giúp Thủ trưởng giải công việc nhanh chóng, xác chất lượng Cơng tác Văn thư – Lưu trữ phải quản lý chặt chẽ đưa công nghệ thông tin vào trình lưu trữ tra tìm tài liệu phương pháp truyền thống nhiều thời gian cơng sức gây khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu Tổ chức buổi giao lưu kiến thức văn phòng quan, đơn vị để thống quy trình nghiệp vụ học hỏi kinh nghiệm lẫn Nhận xét chung công tác soạn thảo văn công tác văn thư văn phịng UBND huyệnLục Nam * Ưu điểm: Nhìn trình soạn thảo ban hành văn qua bước trình duyệt hồn tất văn trước phát hành đảm bảo tính xác khoa học kịp thời hầu hết văn thể tính pháp lý mục đích văn có tính thực tiễn cao: - Về nôi dung: Hầu hết văn ban hành phù hợp với pháp luật chủ trương sách Nhà nước - Về thể thức: Nhìn chung văn UBND huyện ban hành thể thức theo quy định hành * Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm mà công tác soạn thảo ban hành văn đạt cơng tác số tồn thiếu sót sau: - Một số văn ban hành cịn sai thể thức, lỗi tả, in mờ khó đọc - Việc gửi văn cịn chậm - Cơng tác kiểm sốt văn chưa chặt chẽ dẫn đến nhiều văn ban hành trùng lặp - Một số phận cán làm cơng tác chun mơn soạn thảo cịn nhiều hạn chế kỹ soạn thảo văn 37 - Văn nộp vào lưu trữ nhiều gốc mà photơ - Nhưng nhìn chung cơng tác quản lý văn quan tiến hành tốt, kịp thời cung cấp thông tin cho lãnh đạo UBND huyện văn bản, giấy tờ, thông tin quan trọng q trình điều hành quản lý Hành Nhà nước địa phương Tiểu kết Qua tìm hiểu thơng tin, tài liệu khảo sát thực tế công tác văn phòng HĐND & UBND huyện Lục Nam em đưa số nhận xét mặt tích cực hạn chế văn phịng huyện, ưu điểm, hạn chế lĩnh vực công tác tổ chức, làm việc văn phòng huyện, đưa số giải pháp góp phần làm hồn thiện cho cơng tác văn phịng UBND huyện thời gian tới 38 KẾT LUẬN Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phịng UBND huyện Lục Nam Trong thời gian kiến tập UBND huyện Lục Nam em học hỏi nhiều điều, thấy công tác văn phịng quan có vai trị quan trọng hoạt động quan Qua tìm hiểu qua thời gian kiến tập em xin đưa số nhậ xét cơng tác hành văn phịng quan sau: Về cơng tác văn phịng Ưu điểm: Văn phịng UBND huyện Lục Nam nhìn chung khoa học, hiệu công việc tốt Các cán quan phân công công việc cách cụ thể, chi tiết Để nâng cao trình độ chun mơn cho cán bộ,nhân viên văn phịng, quan tổ chức cử cán học trường lớp uy tín nước, đào tạo cán giỏi, nâng cao trình độ trị, ý thức công việc cá nhân quan có cấp,chứng học ngành nghề Khi có nhân viên người có kinh nghiệm kèm cặp, giúp đỡ hướng dẫn họ giúp họ thích nghi với mơi trường cơng việc văn phịng cách nhanh tốt Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định Nhà nước Văn phịng làm tốt cơng tác tham mưu cho lãnh đạo vấn đề quan, việc thu thập, xử lý thông tin làm tốt cơng tác hậu cần Văn phịng thực hiên tốt việc tiếp dân,xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo nhân dân đáp ứng nhu cầu nguyện vọng người dân Các trang thiết bị văn phịng đầy đủ, đại, bố trí tương đối khoa học giúp cán làm việc hiệu 39 Mốt quan hệ lãnh đạo nhân viên hịa đồng, gần gũi khơng bị gị bó, áp lực Văn phịng thường xun thay đổi cách làm việc nhằm tạo khơng khí, mơi trường làm việc phù hợp để nhân viên làm việc cách hiệu Hạn chế: Bên cạnh ưu điểm Văn phịng cịn tồn số nhược điểm sau: Một số cá nhân chưa thực tích cực cơng việc, đơi cịn có thời gian trống, có Lãnh đạo kiemr tra thực làm việc nghiêm túc Vẫn hạn chế nhỏ việc chậm trễ cơng việc, khơng hồn thành tiêu, thời hạn giao Các phần mềm chưa áp dụng nhiều nên q trình giải cơng việc gặp khơng khó khăn, chủ yếu sử dụng phương pháp thủ công Về công tác văn thư, lưu trữ quan Ưu điểm: Cán văn thư, lưu trữ người có trình độ chuyên môn cao nên công tác văn thư đảm bảo tốt, thực cách đầy đủ, xác Các loại văn xếp cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho việc tìm kiểm kiểm tra tài liệu Cơng tác văn thư lưu trữ giải cách nhanh chóng, kịp thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đáp ứng nhu cầu công việc Bảo mật tốt tài liệu quan trọng đảm bảo khơng bị lộ ngồi làm ảnh hưởng đến hoạt động quan Cán văn thư, lưu trữ thực đầy đủ quy trình tiếp nhận xử lý văn Phòng làm việc cán văn thư, lưu trữ tương đối khoa học đày 40 đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc… Hạn chế: Một số khâu nghiệp vụ làm chưa tốt công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp cịn bị nhầm lẫn, ảnh hưởng tới việc tìm kiếm cán cần thiết Việc lưu văn giấy tờ cịn bị thất lạc,khơng tìm thấy khơng khớp Chưa có phần mềm hỗ trợ cho cơng tác văn thư lưu trữ phải sử dụng phương pháp thủ công chủ yếu Trang thiết bị phục vụ công việc nhiều thứ cũ, chất lượng hỏng làm gián đoạn công việc cần thiết, chưa đáp ứng nhu cầu công việc Những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế thiếu sót Để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Văn phịng quan, em xin đưa mơt số giải pháp cụ thể sau: Các cán , nhân viên văn phòng cần phải đào tạo , trau dồi kiến thức đặc biệt tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ lực làm việc Đầu tư trang thiết bị đại, đưa chương trình ứng dụng phần mềm vào cơng tác văn phịng đảmbảo thực hiệu cơng việc tốt Lãnh đạo văn phịng phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên phải đưa hình thức khen thưởng, kỷ luật phù hợp để nhắc nhở khuyến khích động viên tinh thần làm việc họ Cán nhân viên phải chủ động tiếp dân, phải có mối quan hệ hài hịa, gần gũi giải thắc mắc cho họ Thường xun dọn dẹp văn phịng đảm bảo cảnh quan, mơi trường khơng khí làm việc lành nhất… 41 KẾT LUẬN CHUNG Cùng với phát triển đất nước UBND huyện Lục Nam bước vượt qua khó khăn hồn thành tốt nhiệm vụ, ngành Quản trị văn phịng góp phần quan trọng vào việc ây dựng phát triển quan việc quản lý, điều hành kinh tế - văn hóa – trị địa phương Cơ quan, tổ chức xã hội thu nhỏ, quản lý tốt, lãnh đạo tốt việc tương đối khó Vì quan cơng văn phịng, Hành văn phịng khơng thể thiếu, giúp cho quan, tổ chức giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời đảm bảo, tránh sai xót xảy ra, công cụ đắc lực cho công tác văn phịng mà khơng thể khơng kêr đến máy in, máy tính, máy photo, máy fax… Muốn sử dụng có hiệu máy móc thiết bị đại địi hỏi cán quan phải không ngừng bồi dưỡng, học hỏi để nâng cao công nghệ thông tin cơng tác văn phịng Qua q trình khảo sát thực tiễn tìm hiểu thơng tin văn phịng UBND huyện Lục Nam tơi nhận thấy vị trí, vai trị tầm quan trọng cơng tác văn phòng hoạt động quản lý quan Hành Nhà nước địa phương, giúp tơi hình dung , nhận biết cơng việc tương lai để có cách nhìn thực tế ý thức việc học thân Trong thời gian kiến tập UBND huyện Lục Nam giúp em trau dồi thêm nhiều kiến thức Đây khoảng thời gian ý nghĩa sinh viên năm thứ ba em Qua việc học tập trường thực hành quan em thấy khác biệt lý thuyết học cơng việc thực phải làm Nhờ mà em thấy thực thấu hiểu ý nghĩa câu “Học đôi với hành” Qua xin gửi lời cảm ơn trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phịng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em 42 kiến tập ngành nghề thực tế quan nhà nước doanh nghiệp để chúng tơi học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm q báu, tự tin hơn, giúp ích nhiều cho đường tương lai sau Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới UBND huyện Lục Nam nói chung Văn phịng UBND huyện nói riêng tiếp nhận, giúp đỡ tận tình cho tơi qng thời gian kiến tập qua Đặc biệt em xin chân thành cảm thầy Nguyễn Đăng Việt – giảng viên hướng dẫn kiến tập cho chúng em thầy cô giáo trường truyền đạt kiến thức để em hồn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề Và em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Nguyễn Thị Thiệp cán phòng văn thư huyện người trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ cho em hoàn thành đợt kiến tập Em gửi lời cảm ơn đến anh Nguyễn Tiến Dũng – Chánh văn phòng huyện tạo điều kiên cho em kiến tập Văn phòng HĐND & UBND huyện Lục Nam Trên báo cáo kiến tập em, em cố gắng cố gắng học hỏi để hoàn thành kinh nghiệm chưa nhiều thời gian kiến tập ngắn hạn chế hiểu biết lần đàu tiên tiếp xúc với công việc thực tế nên khơng tránh khỏi bỡ ngỡ, sai sót q trình lam Vì vậy, kính mong thầy, giáo cô chú, anh chị quan góp ý để báo cáo em hồn thiên EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN! Lục Nam, ngày tháng năm 2016 Sinh viên: Giáp Thị Hoa 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Nam Hà,(2010), Bài giảng Quản trị văn phòng, Trường Đại học Công Nghiệp TP.HCM Phạm Mỹ Hạnh (2008), Quản trị văn phịng, Học viện cơng nghệ bưu viễn thơng, Hà Nội Đặng Thị Phương, (2013),Cơng tác văn phịng Văn phòng HĐND & HĐND huyện Ân Thi, Báo cáo kiến tập nghành Quản trị văn phòng,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định số 03/2015/ QĐ-UBND việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức mối quan hệ cơng tác Văn phịng HĐND & UBND huyện Lục Nam QĐ số 03/05/2014/ QĐ- UBND ban hành quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ địa bàn huyện Lục Nam 44 PHỤ LỤC 45 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Lục Nam Chủ tịch UBND huyên PCT VH - XH Khối Nội Cơng an Phịng TN- MT Phịng GD&ĐT Phòng VH-TDTT Phòng Y tế Trung tâm DS-KHHGĐ Hội Chữ thập dỏ Xóa đói Giảm nghèo Ngân hàng CSXH PCT NLN&XDCB Tòa án Nhân dân Viện kiểm sát nhân dân Thi hành án huyện Phòng tư pháp Thanh tra huyện Văn phòng HĐNG&UBND Phòng Nội vụ Phòng LĐTB_XH 46 Phòng Nơng nghiệp Phịng Cơng Ban QLDA-XD Phịng TC-KH (Xây dựng bản) PCT TC - NS Phòng Thống kê Kho bạc Nhà nước Ngân hàng NN&PTNT Đội QLTT số Phòng TC-KH (Ngân sách Nhà nước) PHỤ LỤC Mẫu sổ đăng ký văn đến + Phần bìa sổ: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:……… Từ ngày…… đến ngày…… Từ sổ………đến sổ………… Quyển số:………… + Phần nội dung bên trong: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký Ngày hiệu tháng VB VB 47 Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị, người nhận Ký Ghi nhận PHỤ LỤC Mẫu sổ đăng ký văn + Phần bìa sổ: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:……… Từ ngày…… đến ngày…… Từ sổ………đến sổ……… Quyển số:………… + Phần nội dung bên trong: Số ký hiệu VB Ngày tháng ban hành VB Nội dung văn Người ký Nơi Đơn vị, nhậ người n VB nhận lưu Số lượng VB Ghi 48 PHỤ LỤC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI VÀ TỦ HỒ SƠ 49