XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ. (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH.)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  LÃ THU HẰNG XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH.) LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  LÃ THU HẰNG XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH.) LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã ngành: 60.32.03.01 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS TS VŨ THỊ PHỤNG Hà Nội - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi Lã Thu Hằng, học viên cao học khóa 2016, chuyên ngành Lưu trữ học, mã số 60320301, Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn PGS.TS Vũ Thị Phụng Trong luận văn có tham khảo thơng tin từ cơng trình nghiên cứu khác, số báo cáo xã/ huyện/ tỉnh Nam Định sử dụng số thông tin số văn Đảng, nhà nước, quan cấp tỉnh/ huyện thích rõ ràng Số liệu luận văn thống kê trích dẫn biên tập dựa số liệu thu thập q trình khảo sát Tơi thực theo quy định trình tự thực luận văn thạc sỹ Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội HỌC VIÊN LÃ THU HẰNG BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ Viết tắt Chữ thường HĐND UBND Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ 1.1 Một số khái niệm sử dụng luận văn .8 1.1.1 Khái quát cấp xã 1.1.2 Hoạt động lưu trữ cấp xã 12 1.1.3 Quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã 12 1.1.4 Khái niệm mơ hình 13 1.2 Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan, tổ chức cấp xã 14 1.2.1 Khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan, tổ chức cấp xã 14 1.2.2 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan, tổ chức cấp xã .15 1.3 Giá trị tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan, tổ chức cấp xã 17 1.4 Các quy định hành tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã .23 1.5 Sự cần thiết việc xây dựng mơ hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã 28 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ 31 2.1 Khái quát địa bàn khảo sát phương pháp khảo sát 31 2.1.1 Khái quát địa bàn khảo sát 31 2.1.2 Phương pháp khảo sát 32 2.1.3 Nội dung khảo sát: 32 2.2 Các quy định hành quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã tỉnh Nam Định 32 2.2.1 Các quy định hành tổ chức, quản lý lưu trữ quan lãnh Đảng cấp tỉnh cấp huyện thuộc tỉnh Nam Định 33 2.2.2 Các quy định hành tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh cấp huyện .34 2.2.3 Nhận xét 36 2.3 Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ cấp xã 37 2.3.1 Tổ chức phận phụ trách nhân trực tiếp làm lưu trữ 37 2.3.2 Phổ biến văn ban hành văn đạo, hướng dẫn 40 2.3.3 Công tác kiểm tra đánh giá kết 42 2.3.4 Trang thiết bị sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 43 2.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin 46 2.4 Thực trạng hoạt động lưu trữ cấp xã .47 2.4.1 Thu thập, bổ sung tài liệu .47 2.4.2 Chỉnh lý tài liệu 50 2.4.3 Tổ chức bảo quản tài liệu .58 2.4.4 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu .59 2.5 Một số nhận xét, đánh giá .61 CHƯƠNG PHÂN TÍCH, ĐỀ XUẤT MƠ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CẤP XÃ 64 3.1 Phân tích ưu, nhược điểm mơ hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã 64 3.1.1 Khái qt mơ hình tổ chức hoạt động lưu trữ cấp xã 64 3.1.2 Ưu điểm mơ hình tổ chức hoạt động lưu trữ cấp xã 65 3.1.3 Hạn chế mơ hình tổ chức hoạt động lưu trữ cấp xã .65 3.2 Đề xuất mơ hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã 67 3.2.1 Tên mơ hình: Thống tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ hoạt động lưu trữ toàn hệ thống trị cấp xã 67 3.2.2 Mô tả cấu trúc mơ hình .67 3.3 Một số kiến nghị 70 3.3.1 Kiến nghị xây dựng biện pháp quản lý 70 3.3.2 Xây dựng biện pháp tổ chức 72 3.3.3 Cần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 74 PHẦN KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .78 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Xã, phường, thị trấn đơn vị hành cấp sở, nơi thực trực tiếp cụ thể chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước Theo số liệu thống kê năm 2018 nước có 11.118 xã, phường, thị trấn Tại cấp xã, có nhiều quan, tổ chức hoạt động, như: Đảng xã, Hội đồng nhân dân (HĐND) Ủy ban nhân dân (UBND) xã, tổ chức đồn thể khác…Trong qúa trình hoạt động, quan, tổ chức nói sản sinh lưu trữ nhiều tài liệu, văn có giá trị, phản ánh tình hình trị, kinh tế, văn hóa, xã hội địa phương Nơi đây, hàng ngày hình thành nên loại hình tài liệu phản ánh hoạt động máy quản lý nhà nước địa phương Chính vậy, việc quan tâm tạo sở pháp lý cần thiết giúp xã, phường , thị trấn (sau gọi cấp xã) quản lý tốt cơng tác lưu trữ việc làm có ý nghĩa quan trọng cần thiết trước mắt lâu dài việc bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Kể từ ban hành Luật Lưu trữ năm 2011 nay, công tác lưu trữ quan, tổ chức cấp xã, phường nước nói chung tỉnh Nam Định nói riêng có chuyển biến tích cực Các biện pháp nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ triển khai Tuy nhiên qua khảo sát thực tế số quan, tổ chức cấp xã địa bàn tỉnh Nam Định cho thấy công tác thực chưa quan tâm mức nên có tình trạng bng lỏng quản lý, thiếu đầu tư cho công tác lưu trữ Việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu phục vụ cơng tác quản lý quyền địa phương nhu cầu xã hội nhiều hạn chế; quản lý nhà nước công tác lưu trữ nhiều nội dung chưa thống nhất; trang thiết bị lạc hậu, chưa đáp ứng nhu cầu thực khâu nghiệp vụ Hầu hết quan, tổ chức xã chưa có phịng kho lưu trữ đảm bảo yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu; hàng năm không tổ chức thu nộp tài liệu; hồ sơ, tài liệu thuộc diện thu nộp bị thất lạc, mát tình trạng bó gói, tích đống, bảo quản phân tán phận khác Bên cạnh đó, chưa đánh giá mức nên thấy thực tế cơng chức đảm nhiệm công tác lưu trữ kiêm nhiệm, hầu hết chuyên môn nghiệp vụ không vững vàng, tài liệu tồn đọng tích đống, bị phân tán, khơng xác định giá trị; tình trạng thất thoát mát tài liệu xảy số xã; hồ sơ công việc chưa lập; điều kiện, yếu tố kho, sở vật chất thiếu không đầu tư Những hạn chế ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan, tổ chức cấp xã địa bàn tỉnh Nam Định; ảnh hưởng trực tiếp tới việc giữ gìn, bảo quản phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Theo chúng tơi, có nhiều nguyên nhân dẫn đến hạn chế trên, song trước hết việc tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ quan, tổ chức cấp xã quy định hành nhiều bất cập Trên thực tế, cấp xã tồn nhiều mơ hình quản lý hoạt động lưu trữ khác nhau, gồm: mơ hình quản lý quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức xã hội Mỗi mơ hình quản lý lại có quy định riêng, dẫn đến tình trạng hoạt động lưu trữ cấp xã thực theo cách thức không thống nhất, đặc biệt khơng có quan, tổ chức chịu trách nhiệm cao việc đạo công tác lưu trữ cấp xã Đây nguyên nhân dẫn đến hạn chế hoạt động lưu trữ cấp xã Nhận thức vấn đề trên, cho rằng, cần nghiên cứu đề xuất mơ hình quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã có tính thống hiệu Chính vậy, tơi xin chọn vấn đề“Xây dựng mơ hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã” (qua khảo sát thực tế số xã địa bàn tỉnh Nam Định) làm đề tài luận văn thạc sĩ Mục tiêu đề tài Thực đề tài này, muốn hướng tới mục tiêu sau: - Hệ thống làm rõ sở lý luận, pháp lý thực tiễn tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã - Khảo sát, phân tích thực tế mơ hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ quan cấp xã địa bàn tỉnh Nam Định, bất cập cần thiết việc xây dựng mơ hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã - Đề xuất, xây dựng mơ hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã thống hiệu quả, tương đối phù hợp với thực tiễn nhằm mặt giúp quan, tổ chức quản lý chặt chẽ, khoa học hoạt động lưu trữ; mặt khác góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý nhu cầu khác xã hội địa bàn tỉnh Nam Định nói riêng nước nói chung Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu luận văn mô hình (cách thức) tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ quan, tổ chức cấp xã 3.2 Phạm vi nghiên cứu * Về thời gian: luận văn tập trung khảo sát vấn đề quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã từ năm 2011 (sau ban hành Luật Lưu trữ) đến năm 2018 * Về khơng gian nghiên cứu, thời gian trình độ cịn hạn chế, tơi chưa có điều kiện khảo sát tất xã địa bàn tỉnh Nam Định, mà giới hạn nghiên cứu, khảo sát tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ xã địa bàn tỉnh theo phương pháp chọn mẫu (sẽ trình bày cụ thể chương 2) * Về nội dung: Luận văn sâu nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ hoạt động lưu trữ cấp xã (qua thực tế khảo sát) 3.3 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nói trên, luận văn có nhiệm vụ nghiên cứu vấn đề sau: - Tổng quan cấp xã; hoạt động lưu trữ cấp xã khái quát số sở lý luận sở pháp lý tổ chức quản lý hoạt động cấp xã - Khảo sát, nghiên cứu phân tích thực trạng tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ (sự hình thành tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu phương pháp bảo quản tổ chức quản lý lưu trữ xã qua thực tế khảo sát; đồng thời đánh giá ưu điểm hạn chế) - Xây dựng mơ hình quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã (phân tích cần thiết việc xây dựng mơ hình; đề xuất mơ hình quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã phù hợp với thực tế mang tính tồn diện, khả thi) Lịch sử nghiên cứu vấn đề Hiện nay, có số luận văn thạc sĩ, viết tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cấp phường, xã nói chung phường, xã địa phương khác Dưới số luận văn viết chủ yếu: Bảng 2.3.1c Bảng mơ tả trình độ nhân Nguồn: tự thống kê Trình độ STT Chức danh/ chức Số vụ phụ trách lượng Đại học Đánh giá Khác ( Cao Làm Làm đẳng/ Trung trái cấp/ Tại ngành ngành chức ) Văn phòng - thống 13 10 3 10 13 13 Tổng 26 19 23 Tỷ lệ 100% 73% 27% 11,5% 88,5% kê làm công tác thống kê cơng tác văn phịng Đảng ủy Văn phịng- thống kê làm cơng tác văn phịng HDND, UBND công tác Nội vụ PHỤ LỤC SỐ 05: Một số sở vật chất PHỤ LỤC SỐ 06: Bảo quản tài liệu Phụ lục số 07: Phụ lục số 08: Hồ sơ lập số tài liệu, sổ sách lưu trữ ... quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã (qua khảo sát số xã địa bàn tỉnh Nam Định) khảo sát, phân tích thực tế mơ hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ xã địa bàn tỉnh Nam Định nói riêng quan, tổ chức. .. quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã - Khảo sát, phân tích thực tế mơ hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ quan cấp xã địa bàn tỉnh Nam Định, bất cập cần thiết việc xây dựng mơ hình tổ chức quản lý. .. HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  LÃ THU HẰNG XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH.) LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ