Đang tải... (xem toàn văn)
NỘI DUNG 1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc và Văn phòng HĐNDUBND. a. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND Huyện Ngọc Lặc Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Ngọc Lặc Huyện Ngọc Lặc tổ chức cơ cấu theo điều 20 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương, đảm nhiệm quản lý toàn diện tất cả các lĩnh vực của quản lý hành chính nhà nước Cơ cấu hiện tại của UBND Huyện Ngọc Lặc gồm: 1 Chủ tịch: Ông Lê Văn Tuấn 2 Phó Chủ tịch: Ông Phạm Công Cúc – PCT Kinh tế Ông Phạm Văn Đạt – PCT Văn xã Ủy viên: là những người đứng đầu các phòng ban chuyên môn Các phòng ban chuyên môn: Mỗi phòng ban có một chức năng nhiệm vụ khác nhau tránh chồng chéo. Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc: Đài phát thanh và truyền hình Huyện Ngọc Lặc, Trạm Khuyến nông. Chức năng Là cơ quan hành chính cấp huyện thuộc khu vực nông thôn, theo mục II của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015. Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc là cơ quan chấp hành của HĐND Huyện Ngọc Lặc, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương quản lý các vấn đề trên các lĩnh vực của địa phương tuân thủ theo Hiến pháp và Pháp luật. Chịu trách nhiệm trực tiếp với cơ quan cấp trên và nhân dân. Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể: Xây dựng và trình HĐND huyện quyết định các nội dung về thực hiện Hiến pháp, pháp luật, các vấn đề trong tất cả các lĩnh vực như kinh tế văn hóa xã hội. Quy định về bộ máy tổ chức nhiệm vụ chức năng của các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND Huyện. Tổ chức thực hiện ngân sách tỉnh, thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, công nghiệp, dịch vụ, nông lâm ngư nghiệp. Quản lý và sử dụng các loại tài nguyên khoáng sản, bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện, phòng chống thiên tai, bênh dịch trên địa bàn. Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình đè án của tỉnh đối với dân tộc thiểu số, vùng kinh tế đặc biệt khó khăn. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức thực hiện Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, khoa học công nghệ, văn hóa thể thao, an ninh quốc phòng, hành chính tư pháp và bổ trợ tư pháp… Thực hiện những nhiệm vụ mà cơ quam nhà nước cấp trên phân cấp ủy quyền.
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND ỦY BAN NHÂN DÂN HĐND HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN PCT PHÓ CHỦ TỊCH MỞ ĐẦU Ngày hoạt động quan, văn phòng giữ vai trò quan trọng, máy tổng hợp trợ giúp công việc điều hành cho lãnh đạo nhiều hoạt động quan Quản trị văn phòng hoạt động với nhiều công việc phức tạp cần thiết Hiểu tầm quan trọng văn phòng quản trị văn phòng với kiến thức tích lũy qua q trình học tập trường nhằm tăng thêm kinh nghiệm thực tế cơng việc hoạt động văn phịng kiến tập ngành nghề thực tế Địa điểm đợt kiến tập Văn phòng Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc Thời gian kiến tập từ ngày 01/6/2016 đến ngày 22/6/2016 Đợt kiến tập nhằm trang bị kiến thức thực tế tăng cường khả thực hành vận dụng lý thuyết vào thực tế Trong trình kiến tập nội dung mà Tơi tìm hiểu là: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân Huyện Ngọc Lặc Văn phòng HDND UBND; Soạn thảo văn ban hành văn bản; Công tác văn thư lưu trữ quan; Trang thiết bị văn phịng việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nhà nước Từ tìm điểm tích cực hạn chế quan vai trị vị trí văn phòng hoạt động quản lý nhà nước Trước tiên tìm hiểu vài nét sơ lược Huyện Ngọc Lặc: Ngọc Lặc huyện nằm phía Tây Bắc Tỉnh Thanh Hóa Huyện có lịch sử hình thành lâu đời với phát tích khảo cổ từ thời đồ đá ( thuộc văn hóa Hịa Bình ) Trải qua trình hình thành phát triển lâu dàivới nhiều lần đổi tên sáp nhập phân tách, đến ngày 30 tháng năm 1982 sau tách Huyện Lương Ngọc thành huyện Lang Chánh Huyện Ngọc Lặc Tiếp giáp với huyện Cẩm Thủy, Yên Định, Thọ Xuân, Bá Thước Diện tích tự nhiên 495,53km2 với tổng số dân 146.272 người (2010), huyện miền núi với dân tộc Mường Thái, Dao, Kinh Đơn vị hành Huyện Ngọc Lặc chia làm 21 xã 01 thị trấn Với đặc thù huyện miền núi với sinh sống nhiều đồng bào dân tộc thiểu số việc quản lí nhà nước mang đặc thù riêng để phù hợp với tình hình thực tế Huyện Trong năm qua với đổi quản lý hành phát triển kinh tế xã hội, Huyện Ngọc Lặc vươn cố gắng để trở thành thị miền Tây NỘI DUNG Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc Văn phòng HĐND-UBND a Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND Huyện Ngọc Lặc Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Ngọc Lặc Huyện Ngọc Lặc tổ chức cấu theo điều 20 Luật Tổ chức quyền địa phương, đảm nhiệm quản lý toàn diện tất lĩnh vực quản lý hành nhà nước Cơ cấu UBND Huyện Ngọc Lặc gồm: - Chủ tịch: Ông Lê Văn Tuấn - Phó Chủ tịch: Ơng Phạm Cơng Cúc – PCT Kinh tế Ông Phạm Văn Đạt – PCT Văn xã - Ủy viên: người đứng đầu phòng ban chun mơn - Các phịng ban chun mơn: Mỗi phịng ban có chức nhiệm vụ khác tránh chồng chéo - Các đơn vị nghiệp trực thuộc: Đài phát truyền hình Huyện Ngọc Lặc, Trạm Khuyến nông Chức Là quan hành cấp huyện thuộc khu vực nơng thơn, theo mục II Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015 Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc quan chấp hành HĐND Huyện Ngọc Lặc, quan hành Nhà nước địa phương quản lý vấn đề lĩnh vực địa phương tuân thủ theo Hiến pháp Pháp luật Chịu trách nhiệm trực tiếp với quan cấp nhân dân Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể: - Xây dựng trình HĐND huyện định nội dung thực Hiến pháp, pháp luật, vấn đề tất lĩnh vực kinh tế văn hóa xã hội - Quy định máy tổ chức nhiệm vụ chức phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND Huyện - Tổ chức thực ngân sách tỉnh, thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, công nghiệp, dịch vụ, nông lâm ngư nghiệp Quản lý sử dụng loại tài ngun khống sản, bảo vệ mơi trường địa bàn huyện, phòng chống thiên tai, bênh dịch địa bàn - Xây dựng tổ chức thực chương trình đè án tỉnh dân tộc thiểu số, vùng kinh tế đặc biệt khó khăn - Thực nhiệm vụ tổ chức thực Hiến pháp pháp luật, xây dựng quyền địa giới hành chính, giáo dục, khoa học cơng nghệ, văn hóa thể thao, an ninh quốc phịng, hành tư pháp bổ trợ tư pháp… - Thực nhiệm vụ mà quam nhà nước cấp phân cấp ủy quyền - Phân cấp, ủy quyền cho UBND xã tổ chức khác thực nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện - Thực nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định pháp luật Trong Luật quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn Chủ tịch UBND huyện: lãnh đao hoạt động UBND phòng ban thuộc Ủy ban, lãnh đạo chịu trách nhiệm hoạt động hành nhà nước từ huyện tới sở đảm bảo tính thơng suốt hoạt động hành chính…Đối với nhiệm vụ quyền hạn Chủ tịch, người đứng đầu UBND lãnh đạo điều hành công việc quan, phịng ban chun mơn thành viên UBND Lãnh đạo chịu trách nhiệm hoạt động hệ thống hành từ cấp huyện đến địa phương thực quản lý lĩnh vực khác Nhiệm vụ quyền hạn rõ ràng tạo nên thống hoạt động quản lý nhà nước nhiên dựa vào đặc thù huyện 11 huyện miền núi tỉnh Thanh Hóa huyện ln đặt nhiệm vụ phát triển kinh tế xóa đói giảm nghèo giáo dục lên hàng đầu năm qua huyện thay đổi hồn tồn mặt nơng thơn hướng tới xây dựng thị miền tây Thanh Hóa b Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng HĐND UBND huyện Ngọc Lặc Cơ cấu tổ chức: gồm 18 người - Chánh văn phịng: Ơng Lê Văn Dần - Phó chánh văn phịng: Ơng Lê Cơng Tâm Ơng Nguyễn Tiến Chung - Chia làm phận: Kế toán ( người ), Thủ quỹ quan kiêm nhiệm văn thư quan ( 01 người ), phận tiếp nhận trả hồ sơ ( hay phòng cửa ) ( 02 người ), phận thông tin quản lý thiết bị ( người ), Tổng hợp ( 01 người ), phòng photocoppy ( 01 người ), bảo vệ ( 02 người ), lái xe ( 03 người ), tạp vụ ( 01 người ), vệ sinh ( 01 người ) Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể: Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng HĐND – UBND Huyện Ngọc Lặc thực theo Điều chương II Nghị định số 37/2014/ND-CP ngày 05 tháng năm 2014 Chính Phủ quy định vềTổ chức Cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh: - Tham mưu, tổng hợp cho HĐND UBND hoạt động HĐND, UBND; Tham mưu tổng hợp cho Chủ tịch lãnh đạo điều hành công việc - Cung cấp thông tin cho HĐND, UBND quan nhà nước địa phương - Đảm bảo sở vật chất kĩ thuật cho hoạt động quan, chuẩn bị công tác hậu cần phục vụ họp chuyến công tác lãnh đạo - Trực tiếp quản lý phận tiếp nhận trả hồ sơ theo chế cửa, cửa liên thông; Tiếp nhận hướng dẫn hồ sơ nhân, tổ chức vấn đề thuộc thẩm quyền UBND, chuyển giao đến quan chuyên môn giải trả hồ sơ kết cho nhân tổ chức - Xây dựng lịch làm việc hàng tuần cho Chủ tịch Phó Chủ tịch; Tổ chức thực chương trình kế hoạch phê duyệt Văn phịng HĐND-UBND có dấu riêng, phép kí văn Thường trực HĐND ban hành Văn phịng phịng chun mơn có số lượng nhân nhiều đảm bảo hoạt động UBND nhanh chóng, thơng suốt, đóng vai trị vơ quan trọng Soạn thảo ban hành văn Công tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc quy định Quy chế làm việc Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc nhiệm kì 2011 – 2016 Điều 22 Chương quy chế quy định công tác soạn thảo văn phải tuân thủ quy định pháp lệnh, pháp quy có liên quan đến văn bản, thơng tin thu thập phải thực tế, nắm vững chủ trương kế hoạch, nhiệm vụ công tác cần thiết việc phải văn a Số lượng loại văn bản: Tính đến ngày01/01/2016 đến ngày 06/6/2016 số lượng văn mà UBND b Huyện Ngọc Lặc ban hành: Quyết định: 3272 văn Kế hoạch: 46 văn Công văn ( bao gồm kết luận, phương án ): 906 văn Tờ trình: 104 văn Thông báo: 72 văn Báo cáo: 151 văn Giấy mời: 146 văn Thẩm quyền ban hành văn Thẩm quyền ban hành lãnh đạo quan: Theo điều 25 Quy chế làm việc quan quy định rõ thẩm quyền kí văn sau: - Chủ tịch UBND ( Phó Chủ tịch UBND ủy quyền ) ký văn UBND Huyện chủ trương phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng quan trọng, tổ chức máy nhân - Các Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực ký thay cho Chủ tịch UBND huyện Quyết định, thị, văn để xử lý vấn đề cụ thể nảy sinh lĩnh vực phụ trách Chủ tịch phân cơng - Ngoài văn thừa ủy quyền Chủ tịch UBND Huyện, Chánh Văn Phòng HĐND – UBND Huyện ký văn thông báo ý kiến đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch để quan liên quan biết thực - Các ý kiến đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch chủ trương công tác tổ chức cán bộ, chế độ tài phải thể thành văn Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký đóng dấu có hiệu lặc thi hành Những vấn đề văn quan: Mỗi phịng ban chun mơn phụ trách lĩnh vực phụ thuộc vào chun mơn mà văn có nội dung để giải vấn đề - Phịng Nội vụ: nội dung văn vấn đề nhân sự, biên chế tổ chức cán bộ, khen thưởng, kỉ luật vấn đề khác thực theo Quyết định số 952/QĐ-UBND ngày 01 tháng năm 2009 UBND Tỉnh Thanh Hóa chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn Nội vụ thuộc UBND cấp Tỉnh, cấp Huyện - Phòng Tài nguyên – Môi trường: vấn đề bảo vệ môi trường, khai thác sử dụng khoáng sản, quản lý đất đai vấn đề quy định Quyết định số 2994/QĐ-UBND ngày 29/9/2008 UBND Tỉnh Thanh Hóa chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, quyền hạn quan chuyên môn Tài nguyên Môi trường - Phịng Cơng thương: Soạn thảo văn để giải vấn đề phát triển kinh tế hạ tầng, đầu tư xây dựng cơng trình vấn đề phạm vi chức nhiệm vụ quyền hạn phòng quy định Quyết định số 4006/QĐUBND ngày 11/12/2008 UBND Tỉnh Thanh Hóa - Phịng Nông nghiệp PTNT: văn thường vấn đề trồng trọt chăn nuôi dịch bệnh, thủy lợi phát triển kinh tế nông nghiệp Huyện vấn đề thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ quy định Quyết định số 4107/QĐUBND ngày 18 tháng 12 năm 2008 UBND Tỉnh Thanh Hóa - Phịng Giáo dục đào tạo: văn có nội dung quy định công tác thi cử, phổ cập giáo dục, phát triển giáo dục… Ban hành văn để giải vấn đề thuộc phạm vi chức nhiệm vụ phòng quy định Quyết định số 67/QĐ-UBND ngày 08/01/2009 UBND Tỉnh Thanh Hóa - Phòng Y tế: Trong nhiệm vụ chức quy định Quyết định số 3766/QĐUBND ngày 26/11/2008 UBND Tỉnh Thanh Hóa vấn đề y tế chăm sóc sức khỏe cho nhân dân, quản lý sở y tế vấn đề khác pháp luật quy định - Thanh tra Huyện: Tổ chức tra giải khiếu nại tố cáo quan tổ chức, cá nhân vấn đề phát sinh vấn đề thuộc thẩm quyền quy định nhiệm vụ quyền hạn Quyết định số 2742/QĐ-UBND ngày 14/8/2009 UBND Tỉnh Thanh Hóa - Phòng Tư pháp: thẩm định văn quy phạm pháp luật quan, văn thực hành tư pháp vấn đề liên quan đến thẩm quyền quy định Quyết định số 332/QĐ-UBND ngày 29/9/2009 UBNDTỉnh Thanh Hóa - Phịng Tài Kế hoạch: văn quy định khoản tài thu chi quan nhà nước từ cấp huyện dến sở, xét duyệt kế hoạch đầu tư để trình cấp trả lời cấp - Văn phòng HĐND-UBND: soạn thảo giấy mời cho quan, văn tham mưu hướng dẫn vấn đề thuộc thẩm quyền quy định Nghị định 14/NĐ- CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn phịng ban chun mơn thuộc UBND cấp tỉnh - Các văn khác ý kiến đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch theo quy định khác pháp luật Các văn ban hành theo chức nhiệm vụ UBND Huyện Ngọc Lặc nhằm thông ti thực chức quản lý hành phát triển kinh tế xã hội địa phương c Thể thức kĩ thuật trình bày văn bản: Các loại văn UBND Huyện Ngọc Lặc lãnh đạo quan đặc biệt quan tâm đến thể thức kĩ thuật trình bày văn bản.Trước trình kí văn phải phòng tư pháp Văn phòng kiểm tra đảm bảo thể thức, nội dung thẩm quyền lần cuối kí nháy phần nơi nhận văn nơi nhận văn cuối văn ( sau dấu / ) Thể thức kĩ thuật trình bày văn thực theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 Bộ Nội Vụ quy định thể thức kĩ thuật trình bày văn hành Sau đánh máy người soạn thảo phải kiểm tra lỗi tả, rà sốt lại nội dung sửa sai sót để đảm bảo thảo duyệt Các văn chuyên viên phòng ban tự soạn thảo sau đảm bảo nội dung thể thức trình kí văn Việc trình bày văn UBND Huyện Ngọc Lặc tương đối đảm bảo kĩ thuật trình bày, đầy đủ thể thức bắt buộc văn Một số lỗi thường gặp văn UBND huyện Ngọc Lặc: Những lỗi việc trình bày văn Huyện không nhiều chủ yếu gặp lỗi sau: - Số, ngày tháng năm số văn lấy số trước thường đánh máy - Việc định dạng lề văn chưa trọng số văn bản, đặc biệt văn phòng Dân số thường mắc nhiều lỗi nhiên lãnh đạo Văn phòng văn thư quan phát sửa chữa nên văn sai lỗi lớn không ban hành - Vấn đề dấu phẩy, dấu chấm phẩy bị bỏ qua đặc biệt phần nơi nhận văn Văn chứa lỗi sai kèm theo sau phần Phụ lục d Quy trình soạn thảo ban hành văn Qua trình khảo sát tìm hiểu quy trình soạn thảo ban hành văn UBND Huyện Ngọc Lặc, UBND chưa ban hành quy định quy trình ban hành văn riêng, quy chế làm việc quan chương quy định chung quy trình ban hành cơng bố văn mà chưa có quy định hướng dẫn chi tiết Quy trình ban hành văn áp dụng thực theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Quy trình ban hành văn UBND Huyện Ngọc Lặc - Soạn thảo văn Duyệt, sửa chữa thảo Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày văn Ký ban hành văn Đăng kí văn Nhân văn Đóng dấu Lưu văn Phát hành văn Qua thực tế việc ban hành văn thực trình tự thủ tục quy định theo pháp luật Trách nhiệm cá nhân việc ban hành văn quy định sau: - Đối với lãnh đạo quan: Lãnh đạo kí tất văn theo thẩm quyền trước ban hành; Kiểm tra, quản lý việc ban hành văn - Đối với Trưởng phịng phịng chun mơn: Kiểm tra nội dung văn bản, đảm bảo tính xác thơng tin, với chủ trương kế hoạch Kí nháy vào phần cuối văn kiểm tra văn - Đối với Chánh Văn phòng: Kiểm tra, quản lý việc đăng kí văn văn thư quan; Kiểm tra thể thức văn trước trình kí; Hướng dẫn, giám sát cơng tác văn thư quan - Đối với nhân viên văn thư: Văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức văn trước ban hành, đăng kí đày đủ văn phát hành vào sổ đăng kí văn đi, tiến hành nhân theo số lượng văn cần phát hành PHỤ LỤC I: QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA UBND HUYỆN NGỌC LẶC NHIỆM KỲ 2011 – 2016 PHỤ LỤC II: CÁC LOẠI CON DẤU VÀ CÁCH BẢO QUẢN CON DẤU CỦA UBND HUYỆN NGỌC LẶC PHỤ LỤC III: MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG