Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I VỊ TRÍ ĐỊA LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN DIỄN CHÂU TỈNH NGHỆ AN 3 1.1. Giới thiệu tổng quan về UBND huyện Diễn Châu 3 1.1.1. Vài nét khái quát chung 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Diễn Châu 3 1.1.2.1. Chức Năng 3 1.1.2.2.Nhiệm vụ, Quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Diễn Châu 8 PHẦN II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN DIỄN CHÂU 10 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Diễn Châu 10 2.1.1. Chức năng 10 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 10 2.2. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng 12 2.2.1.Chánh Văn Phòng: 12 2.2.2. Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính 13 2.2.3. Phó chánh Văn Phòng Quản Trị Hành Chính 13 2.2.4. Bộ phận văn thư lưu trữ: 14 2.2.5. Bộ phận kế toán: 14 2.2.6. Bộ phận đánh máy photo copy: 15 2.2.7. Bộ phận tài vụ: 15 2.2.8. Bộ phận bảo vệ, tạp vụ: 15 2.2.9. Lái xe: 16 2.3 Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng 16 2.4. Nội dung xây dựng kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan 17 PHẦN III. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIẾN TẬP 18 3.1. Quản lý văn bản đi 18 3.1.1. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 18 3.1.2 Đăng ký văn bản và nhân bản đóng dấu cơ quan, dấu mật dấu khẩn 18 3.1.3 Lưu văn bản đi 19 3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 21 3.2.1 Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 21 3.2.2 Đăng ký văn bản đến 22 3.3 Quản lý sử dụng con dấu 23 3.3.1 Các loại con dấu của cơ quan và nguyên tắc sử dụng 23 3.3.2 Bảo quản con dấu 23 3.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 24 3.5. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 26 3.5.1 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 26 3.6.Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản 28 3.6.1 Các lại văn bản và thẩm quyền ban hành 28 3.6.2 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản 30 3.7. Tim hiểu về nghi thức nhà nước,kỹ năng giao tiếp 34 3.8. Các thiết bị văn phòng và phần mềm ứng dụng 34 PHẦN IV KẾT LUẬN 35 1. Ưu điểm 35 2. Nhược điểm: 36 3 Nguyên nhân 36 4. Những ý kiến đóng góp. 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Trong khoảng thời gian kiến tập gần tháng Phòng Văn thư Huyện Diễn Châu, em có điều kiện khảo sát, tìm hiểu thêm công tác văn phòng.Trong thời gian thực tế tạo điều kiện cho em tiếp cận môi trường làm việc thực tế huyện Diễn Châu nói chung phòng Văn thư nói riêng.Với khoảng thời gian kiến tập em học hỏi thêm cho nhiều kinh nghiệm trang bị thêm cho nhiều kiến thức phục cho năm học lại cả công việc sau Được thực tế giúp em làm quen với giấc, tác phong làm việc nhân viên văn phòng Hiểu sống xã hội vai trò quản lý Nhà nước lĩnh vực Văn thư địa phương Việc tiếp xúc với công việc thực tế giúp em hiểu nghành học , trang bị nhiều kiến thức phục vụ cho việc học công việc tránh bỡ ngỡ.Việc khảo sát thực tế giúp cho sinh viên có nhìn gần với lĩnh vực theo học có trỉa nghiêm thực tế chuẩn bị cho đợt thực tập cuối năm.Đồng thời việc cho sinh viên khảo sát công việc văn phòng thực tế tài quan, tổ chức không trang bị cho sinh viên kiến thức nghiệp vụ mà trang bị cho sinh viên kiến thức xã hội.Trước hết tác phong làm việc phong cách giao tiếp ứng xử quan trọng để đánh giá phẩm chất, đạo đức, nghề nghiệp tinh thần trách hiệm công việc… ứng xử phải mực khiêm tốn.Kiếm tập khoảng thòi gian cần thiết cho sinh viên chuẩn bị bước đầu cho sinh viên làm quen với môi trường công sở.Là cở sở tiền đề cho em tự tin thời gian kiến tập cuối năm học Đề hoàn thành tốt đợi kiến tập em bày tỏ long biết ơn sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn Khoa Quản trị văn phòng dẫn em tận tình; cán công chức Phòng Văn Thư Huyện Diễn Châu quan tạo điều kiện hướng dẫn tân tình thời gian kiến tập gần 1tháng giúp em tiếp cần cách đầy đủ hiểu công tác văn phòng Giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I VỊ TRÍ ĐỊA LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN DIỄN CHÂU TỈNH NGHỆ AN 1.1 Giới thiệu tổng quan UBND huyện Diễn Châu 1.1.1 Vài nét khái quát chung 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Diễn Châu 1.1.2.1 Chức Năng .3 1.1.2.2.Nhiệm vụ, Quyền hạn .3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Diễn Châu PHẦN II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN DIỄN CHÂU .8 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu 2.1.1 Chức 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: .9 2.2 Cơ cấu tổ chức lề lối làm việc Văn phòng 10 2.2.1.Chánh Văn Phòng: 11 2.2.2 Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính 11 2.2.3 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị -Hành Chính 12 2.2.4 Bộ phận văn thư lưu trữ: 13 2.2.5 Bộ phận kế toán: .13 2.2.6 Bộ phận đánh máy photo copy: 13 2.2.7 Bộ phận tài vụ: 14 2.2.8 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ: 14 2.2.9 Lái xe: 14 2.3 Sơ đồ phòng làm việc văn phòng 14 2.4 Nội dung xây dựng kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) quan .15 PHẦN III NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIẾN TẬP 16 3.1 Quản lý văn .16 3.1.1 Tổ chức, quản lý giải văn .16 3.1.2 Đăng ký văn nhân đóng dấu quan, dấu mật dấu khẩn 17 3.1.3 Lưu văn 18 3.2 Quản lý giải văn đến 19 3.2.1 Tổ chức, quản lý giải văn đến .19 3.2.2 Đăng ký văn đến .21 3.3 Quản lý sử dụng dấu 21 3.3.1 Các loại dấu quan nguyên tắc sử dụng 22 3.3.2 Bảo quản dấu 22 3.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 23 3.5 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 25 3.5.1 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 25 3.6.Soạn thảo văn ban hành văn 27 3.6.1 Các lại văn thẩm quyền ban hành 27 3.6.2 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn 29 3.7 Tim hiểu nghi thức nhà nước,kỹ giao tiếp 32 3.8 Các thiết bị văn phòng phần mềm ứng dụng 33 PHẦN IV KẾT LUẬN 34 Ưu điểm 34 Nhược điểm: 35 Nguyên nhân 35 Những ý kiến đóng góp 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 PHỤ LỤC .39 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND Uỷ Ban Nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân CBCNV Cán công nhân viên LỜI MỞ ĐẦU Ngày xã hội ngày phát triển, máy văn phòng đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan tổ chức Văn phòng máy quan tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lí, thu thập thông tin tổng hợp thông tin cho lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng quan, tổ chức Công tác văn phòng thực hiện tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điề kiện thuận lợi cho hoạt động quan đơn vị ngược lại Là sinh viên Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng Qua năm học Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em thầy cô trang bị cho kiến thức cần thiết cho công việc sau Tuy nhiên lý thuyết kinh nghiệm thầy cô thực tế lồng ghép vào giảng Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng ngày cao yêu cầu xã hội Thực hiện phương châm" lý luận gắn liền với thực tiễn", "học đôi với hành" ” Học thật thi thật đời làm thật ”.Hàng năm Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm kiến tập quan Mục đích đợt kiến tập gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông qua nghiên cứu, khảo sát thực hành đơn vị giúp sinh viên củng cố kiến thức học nhà trường, vận dụng kiểm nghiệm kiến thức vào thực tế giúp kỹ nghề nghiệp nâng cao, xây dựng rèn luyện tác phong làm việc cán bộ, công chức tương lai Đây khoảng thời gian cần thiết cho sinh viên có khả học hỏi tìm hiểu thêm kiến thức thực tế Thực hiện kế hoạch thực tập nhà trường, quan tâm tạo điều kiện hướng dẫn thầy cô Khoa Quản trị văn phòng đồng ý tiếp nhận UBND huyện Diễn Châu, em thực tập văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu với thời gian kiến tập tuần (Từ ngày 01/06 đến 22/06/ năm 2016) Em làm quen, khảo sát trực tiếp làm công tác văn thư theo phân công lãnh đạo văn phòng Được quan tâm bảo tận tình chị Trần Thị Hoài Thanh – cán Văn thư lưu trữ giúp em hoàn thành đợt kiến tập Sau em xin trình bày báo cáo kiến tập gồm nội dung sau: Phần I: Vị trí địa lý, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND huyện Diễn Châu Tỉnh Nghệ An Phần II Chức năng, Nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng UBND Huyện Diễn Châu Phần III: Nội dung kết quả kiến tập Phần IV: Kết luận đề xuất PHẦN I VỊ TRÍ ĐỊA LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN DIỄN CHÂU - TỈNH NGHỆ AN 1.1 Giới thiệu tổng quan UBND huyện Diễn Châu 1.1.1 Vài nét khái quát chung Diễn Châu huyện đồng ven biển dọc theo Quốc lộ 1A Phía Bắc giáp huyện Quỳnh Lưu, phía Tây giáp huyện Yên Thành, phía Nam giáp với Nghi Lộc, phía Đông giáp biển với chiều dài bờ biển 25 km Huyện Diễn Châu có diện tích 304,92 km2 dân số 295000 nguời, có 38 xã thị trấn Diễn Châu huyện có vị trí trị, kinh tế, xã hội, quốc phòng an ninh quan trọng tỉnh Nghệ An UBND huyện Diễn Châu có trụ sở đóng địa bàn trung tâm Thị trấn Diễn Châu với diện tích 1108m2 gồm khu nhà tầng ( 01 nhà 04 tầng, nhà tầng nhà tầng) nơi làm việc lãnh đạo quan, văn phòng phòng ban UBND Ngoài có số phòng ban liền kề như: Phòng GD-ĐT, Ủy ban dân số gia đình trẻ em, Huyện uỷ, Huyện đoàn Với vị trí tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, đạo hoạt động công tác quản lý nhà nước xã thị trấn thuộc huyện Đồng thời tạo điều kiện dễ dàng cho quan, đơn vị tổ chức cá nhân báo cáo trình hoạt động với lãnh đạo huyện; quan đơn vị nơi khác đến liên hệ công tác Cơ quan UBND huyện Diễn Châu chịu đạo quản lý toàn diện UBND huyện, Chủ tịch UBND chịu lãnh đạo công tác Đảng Đảng uỷ quan UBND huyện có trách nhiệm tham mưu giúp UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội địa bàn, đạo xã, thị trấn đơn vị trực thuộc UBND huyện thực hiện chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Diễn Châu 1.1.2.1 Chức Năng Căn điều Luật tổ chức HĐND UBND sửa đổi bổ sung ngày 26/11/2003 Quốc hội khóa XI Căn vào điều 123 Hiến Pháp năm 1992 UBND huyện Diễn Châu HĐND huyện bầu ra, quan chấp hành HĐND quan hành Nhà nước cấp huyện Cơ quan UBND huyện Diễn Châu chịu lãnh đạo đạo quản lý toàn diện UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện chịu lãnh đạo công tác Đảng Đảng uỷ quan UBND, có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND huyện, chủ tịch UBND huyện quản lý điều hành hoạt động kinh tế-xã hội địa bàn, đạo xã, thị trấn, đơn vị trực thuộc UBND huyện thực hiện chủ trương sách Đảng, pháp luật nhà nước 1.1.2.2.Nhiệm vụ, Quyền hạn UBND huyện quan hành nhà nước địa phương –là quan chấp hành HĐND –UBND Tỉnh Nghệ An chịu giám sát trực tiếp Huyện Uỷ Thường Trực HĐND huyện Diễn Châu phân chia nhiệm vụ UBND thành lĩnh vực sau: Trong lĩnh vực kinh tế ,Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhiệm vụ quyền hạn sau : - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua để trình UBND tỉnh, tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch - Lập dự toán thu, chi Ngân sách nhà nước địa bàn ,dự toán thu ,chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp toán ngân sách địa phương lập dưi toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội Đồng Nhân Dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân ,cơ quan tài trực tiếp Trong lĩnh vực công nghiệp ,lâm nghiệp ngư nghiệp thủy lợi đất đai Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhiệm vụ sau: - Xây dựng trình Hội Đồng Nhân Dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triễn nông nghiệp lâm nghiệp ,ngư nghiệp địa phương tổ chức thực hện chương trình đó; - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã thị trấn thực hiện biện pháp thực hiện chuyển dịch cấu kinh tế phát triễn nông nghiệp bảo vệ rừng trồng rừng khai thác lâm sản phát triễn nghành nghề đánh bắt nuôi trồng thủy sản chế biến thủy sản; - Thực hiện giao đất cho thuê đất thu hồi đất với cá nhân hộ gia đình giải tranh chấp đất đai tra đát đai theo quy định pháp luật ; - Xét duyệt quy hoạch kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã thị trấn ; - Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp ,Uỷ ban nhân huyện thực hiện nhiệm vụ quyền hạn sau: - Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoach,kế hoạch phát triễn công nghiệp , tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện ; - Xây dựng phát triễn sở công nghiệp ,tiểu thủ công nghiệp dịch vụ xã thị trấn ; - Tổ chức thực hiện xây dựng phát triễn làng nghề truyền thống sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất ,phát triễn sỡ chế biến nông lâm thủy sản sở khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh -Trong lĩnh vực xây dựng ,giao thông vận tải Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ sau: - Tổ chức lập trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn ,xây dựng điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện ;quản lý việc tực hiện quy hoạch xây dựng duyệt ; - Quản lý khai thác sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực hiện pháp luật xây dựng ;tổ chức thực hiện sách nhà quỹ nhà thuộc sở hữu địa bàn ; - Quản lý việc khai thác,sản xuất ,kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh - Tổ chức thực hiện xây dựng phát triễn làng nghề truyền thống sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất ,phát triễn sỡ chế biến nông lâm thủy sản sở khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực thương mại dịch vụ du lịch Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhiệm vụ quyền hạn sau: - Xây dựng ,phát triễn mạng lưới thương mại ,dịch vụ du lịch kiểm tra việc thực hiện quy định nhà nước hoạt động thương mại ,dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực hiện quy tắc thực hiện quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại dịch vụ du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước việc hoạt động thương mại dịch vụ ,du lịch địa bàn Trong lĩnh vực giáo dục,y tế xã hội văn hóa thông tin thể dục thể thao ,Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhiệm vụ ,quyền hạn sau: - Thực hiện kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa bàn huyện, phối hợp với UBND xã quản lý trường Tiểu học, trường THCS,THPT địa bàn huyện - Tổ chức thực hiện chương trình y tế sở, dân số-kế hoạch hoá gia đình, phòng chống dịch bệnh - Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá nghệ thuậtTDTT, lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử danh lam thắng cảnh - Thực hiện sách, chế độ thương bệnh binh, người có công với cách mạng - Tổ chức hoạt động từ thiên, nhân đạo Trong lĩnh vực khoa học công nghệ tài nguyên môi trường ,Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhiệm vụ quyền hạn sau: - Thực hiện biện pháp ứng dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực hiện bảo vệ mội trường phòng chống khắc phục hậu quả thiên tai báo lụt; - Tổ chức thực hiện quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hành hóa địa bàn huyện,ngăn chặn việc sản xuất thu hàng hóa giã chất lượng đia phương; Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh trật tự an toàn xã hội ,Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhiệm vụ quyền hạn sau: - Tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân - Thực hiện công tác quân tuyển quân theo kế hoạch - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật văn bản cấp Nghị HĐND huyện - Quản lý công chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo công chức theo phân cấp cấp - Quản lý địa giới hành UB huyện, giải địa giới xã, thị trấn Đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND huyện UBND tỉnh Trong lĩnh vực thực hiện chnhs sách dân tộc tôn giáo Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ quyền hạn sau : - Tuyên truyền giáo dục ,phổ biến sách pháp luật dân tộc tôn giáo ; - Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giao chương trình kế hoạch dự án phát triễn kinh tế xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số ,vùng sâu vùng xa vùng khó khăn đặc biệt ; Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội Vụ Văn Phòng Chính Phủ hướng dẫn thể thức kỷ thuật trình bày văn bản Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành Điều Quy trình soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo, thẩm định ban hành Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Quyết định số 11/2012/QĐ-UBND Quy chế thẩm định dự thảo văn bản quy phạm pháp luật địa bàn huyện Diễn Châu Quyết định số 12/2012/QĐ-UBND ngày 03/5/2012 UBND huyện Diễn Châu việc ban hành quy định trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật địa bàn huyện Diễn Châu Đối với văn bản hành thông thường vào tính chất, nội dung văn bản đến, chuyên viên xác định hình thức nội dung độ mật, khẩn văn bản cần soạn thảo Thu thập thông tin, xử lý thông tin sàng lọc thông tin tiến hành soạn thảo Khi trình duyệt bản thảo người soạn thảo phải trình kèm theo tài liệu có liên quan phải giải trình vấn đề người có thẩm quyền ký văn bản yêu cầu 31 Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn CB thực hiện TT CBCM Nội dung Trưởng phòng Chủ tịch Cán Chánh Đánh pháp Văn máy chế phòng in Cán văn thư Phân công soạn thảo Chuẩn bị soạn thảo: - Xác định tầm quan trọng văn bản - Chọn thể loại VB - Thu thập, xử lý thông tin - Xây dựng đề cương Viết bản thảo Duyệt nội dung Kiểm tra yêu cầu pháp chế Duyệt thể thức Đánh máy in Kiểm tra lần cuối Ký 10 Ghi số, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký chuyển giao,gửi VB 11 Tổ chức lưu văn bản 3.7 Tim hiểu nghi thức nhà nước,kỹ giao tiếp Một số quy định nghi thức, kỹ giao tiếp quan Quyết định số 1227/QD-UBND ngày 20/07/2015 chủ tịch ủy ban 32 nhân dân huyện diễn châu Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV Ngày 26/02/2007 nội vụ số văn bản quy định khác Nghi thức nhà nước cách ứng xử cán nhân viên quan chấp hành theo quy định có ý thức tự giác thực hiện cao như: Các ăn mặc, lời nói, thái độ hành động… 3.8 Các thiết bị văn phòng phần mềm ứng dụng - Về bản UBND Huyện diễn châu có đầy đủ thiết bị phục vụ cho trình làm việc văn phòng, số thiết bị như: Máy tinh, máy photo copy cỡ lớn, máy in màu, điều hòa, tủ kệ , bàn nghế - Các phần mềm phục vụ cho công tác hiện UBND huyện ngày hiện đại hóa phần mềm giúp nâng cao suất lao động rút gọn thời gian thủ tục : phần mềm quản lý văn bản đế đi, phần mềm thống kê, phần mềm lưu trữ hồ sơ - Hệ thống sỏ vật chất vừa xây dựng khang trang tạo nên Phòng làm việc đẹp thoáng mát, phục vụ tốt cho công việc - Bên cạnh chuyên viên cán làm quen sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng phần mềm 33 PHẦN IV KẾT LUẬN - Trải qua gần tháng kiến tập văn phòng văn thư UBND huyện diễn châu từ ngày 01/6 đến 22/06/2016 khảo sát thực tế công việc văn phòng kiến thức trang bị trường Hơn hết quan tâp giúp đỡ nhiệt tình anh chị cô phòng văn thư tạo điều kiện tốt lãnh đạo phòng giúp có thời gian kiến tập đày đủ hiệu quả đạt nhiều kết quả khả quan - Qúa trình kiến tập giúp em có nhìn khái quát công tác văn phòng củ thệ phòng văn thư , đồng thời tăng khả nhận thức tầm quan trọng hoạt động văn phòng hết co trải nghiệm khảo sát thực tế giúp có thêm kiến thức hoạt động công tác văn phòng - Là phận quan trọng máy UBND huyện diễn châu, có vai trò to lớn đảm bảo hoạt động công tác hành diễn thủ tục Sau em xin đưa nhận xét sau: Ưu điểm - Bộ máy văn phòng gọn nhẹ , linh hoạt công việc.Môi trường làm việc thân thiện có quy chế, nề nếp chấp hành nghiệm túc, hiệu quả công việc cao.Lãnh đạo văn phòng điều hành hoạt động phòng theo phương thức dân chủ, người tham gia đóng góp ý kiến cho hoạt động phòng, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ giao - Đội ngũ CBCNV phòng phát huy tính sáng tạo tinh thần ham học hỏi công việc không vận dụng lý thuyết vào thực tiễn cách máy móc, chủ động đề xuất phương hướng mới, kế hoạch công tác đặt phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề - Cơ sở vật chất phục vụ cho Phòng ngày đầy đủ sử dụng thuận lợi Hầu hết trang thiết bị kết nối với máy tinh nối mạng, máy in , máy fax, máy điện thoại… thuận tiện việc sử dụng.Ngoài phòng trang bị ghế, tủ đựng , giá đựng hồ sơ…….Trang thiết bị phong ngày hoàn thiện hiện đại phục vụ cho công việc ngày cao, hiệu quả tiến độ công việc nâng lên hàng ngày 34 - Công tác soạn thảo ban hành văn bản quy định thẩm quyền Quản lý giải quyêt văn bản quy định không để thát thoát, nhầm lần, giải nhanh đảm bảo thông tin nhanh chóng kịp thời xác - Công tác văn phòng thực hiện tốt Các văn bản ban hành theo quy định Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT – VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản Nhược điểm: - Bên cạnh ưu điểm xin mạnh dạn trình bày số khuyết điểm hạn chế chung báo cáo kiến tập - Trang thiết bị Phòng chưa đáp ứng nhu cầu thông tin ngày cao xã hội, có số trang thiết bị bị cũ khả đáp ứng cho nhu cầu công việc chưa cao - Không gian phòng làm việc bé , dễ ảnh hưởng tới công việc chuyên viên phòng môi trường làm việc - Tài liệu lưu lại chưa lập hồ sơ chủ yếu bỏ vào cặp hồ sơ để kệ giá tài liệu nên lôn xộn mức độ bảo vệ dễ bị hư hỏng yếu tố tư môi trường bên Nguyên nhân Trình độ cán văn thư hạn chế, công việc giải tương đối nhiều Phân công bố trí nhân lực chưa phù hợp rõ ràng, cụ thể có người có nghiệp vụ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức trị Đưa phần mền quản lý văn bản lên máy ứng dụng cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư chưa thực hiện.Hiện Văn phòng huyện Thanh chương có phần mem quản lý văn bản máy áp dụng chưa đồng thực hiện cách đầy đủ.Nhưng Văm phòng văn thư quan chưa áp dụng chủ yếu vẫ thự hiện quản lý văn bản phương thức thủ công Các trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu công việc thiếu như; máy photo coppy, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ ( tủ kính, cặp số tài liêu, giá đựng tài liệu ……).Và thiết bị khác cần thiết cho nhu cầu công 35 việc phòng Những ý kiến đóng góp - Phòng cần biên chế cán đảm nhiệm công tác văn thư lưu trư có trình độ chuyên môn nghiệp đảm nhiệm công tác lưu trữ nhà nước phòng tốt Do chưa có cán chuyên trách nên việc khối lượng công việc nhiều gây nên sư phân tán ảnh hưởng đến công việc - Lãnh đạo cần thương xuyên nhắc nhở công tác hành phòng.Phân công bố trí nhân lực phù hợp rõ ràng, cụ thể có người có nghiệp vụ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức trị - Đưa phần mền quản lý văn bản lên máy ứng dụng cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư.Hiện Phòng Văn Thư huyện Diễn Châu có phần mem quản lý văn bản máy áp dụng.Nhưng phòng văn thư quan chưa áp dụng chủ yếu vẫ thự hiện quản lý văn bản phương thức thủ công - Phòng cần xin thêm kinh phí từ phía lãnh đạo quan cấp để mua sắm trang thiết bị phục vụ tốt cho nhu cầu công việc như; máy photo coppy, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ ( tủ kính, cặp số tài liêu, giá đựng tài liệu ……).Và thiết bị khác cần thiết cho nhu cầu công việc phòng - Cán bộ, công nhân việc phòng cần nhiệt tình, có thái độ trách nhiệm với công việc riêng bản thân giao nhiệm vụ công việc chung phòng.Cán bộ, công nhân viên phòng kêt thúc công việc thi nên lập hồ sơ công việc trách thất lạc, hư hỏng phục vụ tốt cho công tác khai thác sử dụng tài liệu cần thiết tránh thời gian tìm kiếm - Thường xuyên tiếp cận quy định Nhà nước công tác văn thư lưu trữ - Cần cử cán thự tế địa phương để nắm bắt tình hình giải công việc nhanh hiệu quả - Cần quan tâm phát triển nguồn nhân lực cử cán ,công nhân viên Phòng học lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ phẩm chất đạo đức 36 trị góp phần nâng cao trình độ, kiên thức, hiểu biết cho cán bộ, công nhân viên phòng góp phần nâng cao hiệu quả công việc phòng ngày lên.Cần trẻ hoá đội ngũ cán Phòng - Cần phát triền đồng đến tất cả lĩnh vực đặc biệc công tác hành góp phần phát triển phòng - Trên số ý kiến đóng góp em công tác văn phòng quan Với cương vị sinh viên kiến tập, em mong tương lai công tác văn phòng ngày phục vụ có hiệu quả hoạt động quan 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8 cảu phủ sủa đổi, bổ sung số điều cảu Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Văn bản hợp số 01/VBHN-BNV Ngày 25\02/2014 Bộ Nội Vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn bản hành Giáo trình Quản trị văn phòng- PGS.TS Nguyễn Hữu Trí 38 PHỤ LỤC Phụ lục Số 01: Quy trình hóa soạn thảo văn bản Văn Phòng HĐND – UBND Huyện Diễn Châu Phân công Soạn thảo văn bản Chuẩn bị soạn thảo văn bản Duyệt bản thảo Duyệt nội dung thể thức Ký ban hành Duyệt bản thảo Hoàn thiện thức (nhân bản, đóng dấu) Văn thư ban hành văn bản Phụ Lục 02: Sơ Đồ máy Văn Phòng HĐND – UBND Huyện Diễn Châu Chánh văn phòng Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn Phòng (Phụ trách quản trị - hành chính) ( Phụ trách tổng hợp) Chuyên Trách Văn Thư Chuyên Trách Kế Toán Nhân viên photo, in ấn tài liệu Nhân viên kho quỹ, tạp vụ Nhân viên quản lý nhà ăn Nhân viên lái xe Bảo vệ quan Phụ Lục 03 : Sơ đồ cấu tổ chức UBND Huyện Diễn Châu Chủ Tịch UBND huyện Diễn Châu Phó Chủ Tịch Phó Chủ Tịch Phó Chủ Tịch (Phụ trách lĩnh vực kinh tế) ( Phụ trách lĩnh vực văn hóa – xã hội ) ( Phụ trách lĩnh vực nông nghiệp – PTNT) Phòng Tài Kế hoạch Phòng Nông nghiệp PTNT Phòng Công thương Phòng Thanh Tra Phòng Tài nguyên – Môi trường Phòng Tư pháp Phòng Văn hóa – Thông tin Phòng Y Tế Phòng Dân tộc Phòng Nội Vụ Phòng Giáo Dục – Đào Tạo Văn Phòng HĐND UBND Phòng LĐ TBXH Phụ lục số 04 : Sơ đồ hóa quy trình giải Văn bản Văn phòng HĐND – UBND Huyện Diễn Châu Đăng ký Văn bản Trình – ký Văn bản Đóng dấu quan, đóng dấu mức độ mật, khẩn (nếu có) Kiểm tra lại thể thức Văn bản Làm thủ tục chuyển giao Văn bản Lưu Văn bản Phụ lục Số 05 : Sơ đồ hóa quy trình lập Hồ sơ hiền hành Mở Hồ Sơ Thu thập Văn bản tài liệu Phân chia đơn vị bảo quản, Sắp xếp tài liệu hồ sơ Biên mục hồ sơ ( biên mục bên trong, biên mục bên ) Phụ lục 06: Mẫu bìa kẹp hồ sơ lưu trữ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tư – Hạnh phúc HỒ SƠ ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Quý: ………… Năm 2009