MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT 2 A. PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lời nói đầu 3 2. Kế hoạch kiến tập 3 2. Nhật ký kiến tập 8 B. NỘI DUNG BÁO CÁO 11 I. Giới thiệu tổng quan về huyện Thanh ba, HĐND UBND huyện Thanh Ba 11 1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của Thanh Ba 11 1.1 Điều kiện tự nhiên: 11 1.2 Điều kiện kinh tế xã hội 11 2. Giới thiệu về HĐND huyện Thanh Ba 12 2.1 Cơ cấu tổ chức 12 2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 12 2.2.1 Chức năng 12 2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 12 3. Giới thiệu về Ủy ban nhân dân huyện Thanh Ba 13 3.1 Tổ chức bộ máy: 13 3.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 14 3.2.1 Chức năng: 14 3.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 14 II. Giới thiệu khái quát về Văn phòng HĐND – UBND huyện Thanh Ba 15 1. Vị trí, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND huyện 15 1.1 Vị trí 15 1.2 Cơ cấu tổ chức và biên chế 15 1.2.1 Cơ cấu tổ chức 15 1.2.2 Biên chế 17 1.2.3 Chức năng 17 1.2.4 Nhiệm vụ và quyền hạn 18 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong Văn phòng 19 2.1. Lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND 19 2.1.1 Chánh Văn phòng 19 2.1.2 Các Phó chánh Văn Phòng. 19 2.2. Các bộ phận 20 2.2.1. Bộ phận Tổng hợp 20 2.2.1.1. Tổ tổng hợp (Gồm 04 đồng chí chuyên viên) 20 2.2.2.2. Tổ văn thư lưu trữ (gồm 01 đồng chí cán bộ) 20 2.2.2.3 Tổ tài vụ. (gồm 01 đồng chí cán bộ) 21 2.2.2.4 Tổ phục vụ, bảo vệ (gồm 07 đồng chí cán bộ) 21 2.2.2.5. Tổ lái xe. (gồm 03 đồng chí cán bộ) 21 3. Các mối quan hệ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Thanh Ba 22 3.1 Mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND – UBND huyện Thanh Ba với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ 22 3.2 Mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND – UBND huyện với Văn phòng Huyện ủy 22 3.3 Mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND UBND huyện với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn. 22 3.3.1 Với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện 22 3.3.2. Đối với Ủy ban nhân dân xã thị trấn 23 III. Tình hình thực hiện nhiệm vụ tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Thanh Ba 23 1. Tình hình thực hiện nhiệm vụ 23 1.1 Về thực hiện nội quy, quy chế làm việc: 23 1.2 Về hoạt động của các bộ phận. 23 1.2.1 Bộ phận tổng hợp 23 1.2.2 Bộ phận hành chính 24 1.2.2.1 Công tác văn thư, lưu trữ 24 1.2.2.2 Tiếp công dân 24 1.2.2.3 Tài vụ, bảo vệ và phục vụ. 24 2. Kết quả thực hiện 24 2.1 Công tác tham mưu tổng hợp: 24 2.2 Công tác văn thư lưu trữ: 25 2.3 Công tác tài vụ, bảo vệ và phục vụ 26 2.4 Công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo: 27 3. Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ 27 IV. Đề xuất giải pháp, kiến nghị để nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Thanh Ba 28 1. Đề xuất giải pháp 28 2. Kiến nghị 28 C. KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU Lời nói đầu Kế hoạch kiến tập Nhật ký kiến tập B NỘI DUNG BÁO CÁO 11 I Giới thiệu tổng quan huyện Thanh ba, HĐND - UBND huyện Thanh Ba 11 Điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội Thanh Ba 11 1.1 Điều kiện tự nhiên: 11 1.2 Điều kiện kinh tế - xã hội 11 Giới thiệu HĐND huyện Thanh Ba 12 2.1 Cơ cấu tổ chức 12 2.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 12 2.2.1 Chức 12 2.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 12 Giới thiệu Ủy ban nhân dân huyện Thanh Ba 13 3.1 Tổ chức máy: 13 3.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 14 3.2.1 Chức năng: 14 3.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 14 II Giới thiệu khái quát Văn phòng HĐND – UBND huyện Thanh Ba 15 Vị trí, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND – UBND huyện 15 1.1 Vị trí 15 1.2 Cơ cấu tổ chức biên chế 15 1.2.1 Cơ cấu tổ chức 15 1.2.2 Biên chế 17 1.2.3 Chức 17 1.2.4 Nhiệm vụ quyền hạn 18 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận Văn phòng 19 2.1 Lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND 19 2.1.1 Chánh Văn phòng 19 2.1.2 Các Phó chánh Văn Phòng 19 2.2 Các phận 20 Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội 2.2.1 Bộ phận Tổng hợp 20 2.2.1.1 Tổ tổng hợp (Gồm 04 đồng chí chuyên viên) .20 2.2.2.2 Tổ văn thư lưu trữ (gồm 01 đồng chí cán bộ) 20 2.2.2.3 Tổ tài vụ (gồm 01 đồng chí cán bộ) 21 2.2.2.4 Tổ phục vụ, bảo vệ (gồm 07 đồng chí cán bộ) .21 2.2.2.5 Tổ lái xe (gồm 03 đồng chí cán bộ) 21 Các mối quan hệ Văn phòng HĐND – UBND huyện Thanh Ba 22 3.1 Mối quan hệ Văn phòng HĐND – UBND huyện Thanh Ba với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ 22 3.2 Mối quan hệ Văn phòng HĐND – UBND huyện với Văn phòng Huyện ủy 22 3.3 Mối quan hệ Văn phòng HĐND - UBND huyện với quan chuyên môn thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn 22 3.3.1 Với quan chuyên môn thuộc UBND huyện 22 3.3.2 Đối với Ủy ban nhân dân xã - thị trấn 23 III Tình hình thực nhiệm vụ Văn phịng HĐND – UBND huyện Thanh Ba 23 Tình hình thực nhiệm vụ 23 1.1 Về thực nội quy, quy chế làm việc: 23 1.2 Về hoạt động phận 23 1.2.1 Bộ phận tổng hợp 23 1.2.2 Bộ phận hành 24 1.2.2.1 Công tác văn thư, lưu trữ .24 1.2.2.2 Tiếp công dân .24 1.2.2.3 Tài vụ, bảo vệ phục vụ 24 Kết thực 24 2.1 Công tác tham mưu tổng hợp: 24 2.2 Công tác văn thư lưu trữ: 25 2.3 Công tác tài vụ, bảo vệ phục vụ 26 2.4 Công tác tiếp dân, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo: 27 Đánh giá tình hình thực nhiệm vụ 27 IV Đề xuất giải pháp, kiến nghị để nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Thanh Ba 28 Đề xuất giải pháp 28 Kiến nghị 28 C KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Đại học Nội Vụ Hà Nội đơn vị trực thuộc Bộ nội vụ, nơi đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức Nhà nước Hàng năm, trường tổ chức cho sinh viên quy kiến tập đơn vị, quan nhằm giúp sinh viên tìm hiểu rõ cấu tổ chức, hoạt động quan ; nắm chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan, đơn vị; cán bộ, công chức đơn vị kiến tập Đồng thời dịp để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản trị văn phòng, bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu trình học tập trường; giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ, tác phong, lề lối làm việc công sở Là sinh viên tham gia học tập trường tham gia đợt kiến tập cuối khóa lần niềm vinh dự em Đây hội để em học hỏi, đúc kết kinh nghiệm cho thân hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội giúp em có kiến thức quản trị văn phịng Cảm ơn thầy (cơ) giáo trực tiếp gián tiếp tổ chức giảng dạy, đem hết khả tâm huyết để truyền đạt kiến thức quản trị văn phòng em tiếp thu cách đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng trực tiếp bảo hướng dẫn em đợt kiến tập cuối kì với đồng chí cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND – UBND huyện Thanh Ba, tỉnh Phú Thọ nhiệt tình giúp đỡ em, hướng dẫn em thực công việc Văn phòng thời gian thực tập Văn phòng Chân thành cảm ơn Phó Chánh văn phịng Nguyễn Thị Hịa Bình người trực tiếp hướng dẫn em Văn phòng cung cấp tài liệu cho em hoàn thành báo cáo kiến tập Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT QTVP: Quản trị văn phòng THCS: Trung học sở TDTT: Thể dục thể thao UBND: Ủy ban nhân dân HDND: Hội đồng nhân dân PCT UBND: Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân ANTT: An ninh trật tự QPPL: Quy phạm pháp luật LĐTBXH: Lao động thương binh xã hội DSKHHGĐ: Dân số kế hoạch hóa gia đình VHTT&DL: Văn hóa thể thao du lịch Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Lời nói đầu Quản trị văn phòng việc hoạch định tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lí thơng tin Văn phịng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung lớn thành lập văn phịng, quan nhỏ có phịng hành Do QTVP phận thiết yếu thiếu quan, tổ chức Bởi giữ vai trị khơng nhỏ việc điều hành phát triển quan, tổ chức Do thời gian phạm vi tiếp cận công việc có hạn nên báo cáo thực tập này, em xin đề cập đến tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Thanh Ba, quan giúp việc cho HĐND – UBND Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện để đưa lại nhìn tổng thể vị trí, chức năng, nhiệm vụ - quyền hạn, mối quan hệ hoạt động Văn phòng Kế hoạch kiến tập Cán hướng dẫn Văn phòng: Bà Nguyễn Thị Hòa Bình – Phó Chánh văn phịng HĐND – UBND huyện Thanh Ba Số điện thoại: 0972 247 822 Email: nguyenthihoabinhvp@gmail.com TT Mục Kết đạt Thời gian Đơn vị Những khó Phương án đích dự kiến dự kiến thực tập khăn khắc phục những nôi hồn nội dung thành thức thực tập có dung kết Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh khó khăn thể gặp Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội I Tim Năm đươc: 20/4/2015 Văn phòng hiểu vê + Hệ thống tổ tới HĐND – tổ chức chức, vị trí, chức 21/4/2015 UBND văn năng, nhiệm vụ phong quyền hạn ủy ban Văn huyện phòng nhân + Đội ngũ cán dân cơng chức 1.1 Tìm cơng tác Văn hiểu phịng chung 1.2 Tìm Năm đươc: 24/4/ 2015 Văn phòng hiểu + Các chức tới HĐND – ban lãnh danh ban 25/4/2015 UBND đạo Văn lãnh đạo Văn phòng phòng huyện + Chức năng, nhiệm vụ cụ thể chức danh Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội 1.3 Tìm Năm đươc: 25/4/2015 Văn phịng hiểu + Danh sách tới HĐND – phận tổ thuộc 26/4/2015 UBND tổng hợp phận tổng hợp huyện + Chức năng, nhiệm vụ cụ thể tổ + Đội ngũ cán bộ, công chức tổ tồn 1.4 Tìm phận Năm đươc: 26/4/2015 Văn phòng hiểu + Hệ thống tới HĐND – phận tổ thuộc 27/4/2015 UBND hành phận hành chính huyện + Chức năng, nhiệm vụ cụ thể tổ phận hành + Đội ngũ cán bộ, công chức tổ toàn phận Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập II Tim Năm đươc: 27/4/2015 Văn phòng hiểu vê + Hoạt động tới HĐND – hoạt phận 2/5/2015 UBND động Văn phòng văn uỷ ban nhân phong: dân huyện Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội huyện Biết cách tổ 2/5/2015 Tổ phục vụ Cách giao Chủ động 2.1 chức, xếp tới – Bộ phận tiếp liên hệ với Cơng tác tiếp đón khách 5/5/2015 hành chính, thân cịn cán Phục vụ, tới cơng tác Văn phịng hạn chế phòng chuẩn bị Ủy ban HĐND – để học hỏi tiếp đón UBND thêm kinh khách Huyện nghiệm cho 2.2 Năm đươc 5/5/2015 Tổ tiếp + Có trường thân Học hỏi Công tác + Các nguyên tới công dân – hợp kinh nghiệm hướng tắc phương 10/5/2015 Bộ phận nhóm người từ dẫn thức thực hành hành chính, dân đến ủy chun viên cơng cơng tác Văn phòng ban việc dân tiếp dân HĐND _ khơng có ổn định trật UBND người đại tự, giảm Huyện diện nói xúc xúc dân trước họ, trình người bày vấn đề câu gây trật tự Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội 2.3 Năm đươc 10/5/2015 Tổ văn thư Thể thức Nghiên cứu Công tác + Các kỹ tới lưu trữ - văn tìm hiểu soạn soạn thảo 13/5/2015 Bộ phận thay đổi, hướng dẫn thảo văn văn bản, tổng hợp, thân thể thức u cầu hình Văn phịng chưa cập văn văn thức, nội dung HĐND – nhật kịp phòng soạn thảo văn UBND thời Chủ động (căn lề, huyện học hỏi phơng chữ, cỡ đồng chí chữ) chuyên viên văn phòng 2.4 Năm đươc 13/5/2015 Tổ Văn Một số cơng Cơng tác + Quy trình tới thư, Lưu văn mang văn thư công tác 25/5/2015 trữ - Bộ tính chất – lưu trữ quản lý công phận tổng bảo mật cao văn đến, công hợp, Văn nên khó văn bảo phịng khăn mật công văn HĐND – việc tiếp UBND cận với huyện cương vị sinh viên thực tập Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Nhật ký kiến tập STT Thời gian 17/4/2015 20/4/2015 21/4/201523/4/2015 24/4/2015 Tên công việc - Tập trung trường, định kiến tập - Đến mắt trình giấy giới thiệu kiến tập Văn phòng HĐND - UBND huyện Thanh Ba - Nghiên cứu tên đề tài báo cáo kiến tập nộp cho giảng viên hướng dẫn - Nghiên cứu quy chế quan - Thu thập tài liệu phục vụ trình viết báo cáo thực tập - Viết kế hoạch thực tập nộp cho giảng viên hướng dẫn - Tìm hiểu tổng quan máy hoạt động Văn phòng - Chỉnh sửa lại kế hoạch nộp cho giảng viên hướng dẫn - Tìm hiểu tổng quan máy hoạt động Văn phòng 24- 27/4/2015 - Soạn thảo Tờ trình số 24/TT-VP Về việc đề nghị khen thưởng cá nhân điển hình tiên tiến năm 2015 - Tiến hành viết đề cương báo cáo thực tập nộp cho giảng viên hướng dẫn - Phục vụ đồn cơng tác UBND Tỉnh (do đồng chí Hà Kế San PCT UBND Tỉnh làm trưởng đoàn) thời 27 -30/3/2015 gian làm việc Huyện - Chỉnh sửa lại đề cương báo cáo thực tập nộp cho giảng viên hướng dẫn - Bắt đầu viết báo cáo thực tập - Soạn thảo Quyết định 343/QĐ-UBND Về việc thành lập 3/5/2015 4/5/2015 ban tiếp công dân - Soạn thảo Quy chế theo Quyết định 343 tổ chức hoạt động ban tiếp công dân - Phục vụ họp giao ban đầu tuần Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội 1.2.4 Nhiệm vụ quyên hạn Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo kiểm điểm công tác đạo, điều hành Thường trực HĐND, UBND Chủ tịch UBND huyện Giúp Thường trực HĐND UBND huyện theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn việc thực nhiệm vụ chuyên môn để UBND huyện xem xét định Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường xun, kịp thời, xác phục vụ cho cơng tác Thường trực HĐND, UBND huyện thực chế độ thông tin báo cáo lên quan Nhà nước cấp theo quy định pháp luật Phối hợp với Thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND UBND huyện việc tổ chức tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật Chuẩn bị nội dung phục vụ phiên họp HĐND UBND huyện, buổi làm việc Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện với quan, đơn vị tổ chức công dân Phối hợp với quan chức năng, phổ biến tập huấn triển khai thực văn QPPL Nhà nước đến ngành, cấp theo dõi, đôn đốc, kiểm tra ngành, cấp huyện thực văn QPPL Quản lý mặt hành phận tiếp nhận trả kết hồ sơ hành Thực thống việc ban hành văn HĐND UBND huyện đảm bảo chủ trương, đường lối Đảng quy định pháp luật Quản lý dấu thường trực HĐND UBND huyện, tổ chức quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ, hành Thường trực HĐND UBND huyện; thực hướng dẫn thống cơng tác quản lý hành Nhà nước phòng, ban xã, thị trấn huyện Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 18 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Quản lý, tổ chức đội ngũ cán công chức, tài chính, tài sản, trang thiết bị giao theo quy định Nhà nước; đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Thường trực HĐND, UBND huyện Thực nhiệm vụ lĩnh vực công tác khác Thường trực HĐND UBND huyện giao Chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn phận Văn phong 2.1 Lãnh đạo Văn phong HĐND - UBND 2.1.1 Chánh Văn phong Chánh Văn phòng người trực tiếp lãnh đạo điều hành hoạt động Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ quy định; chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện trước pháp luật tồn cơng tác Văn phòng Tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng quy định Được giải số công việc cụ thể theo ủy quyền Chủ tịch UBND huyện Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký ban hành báo cáo tuần văn thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quy định điều hành, đạo Tổ chức thực đầy đủ Quyết định, Chỉ thị UBND huyện quan Văn phòng Thực nhiệm vụ chủ tài khoản quản lý hoạt động thu chi ngân sách Văn phòng theo quy định pháp luật 2.1.2 Các Phó chánh Văn Phong Phó chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện thực nhiệm vụ Chánh Văn phịng phân cơng Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng, trước pháp luật lĩnh vực công việc phân công phụ trách Thực nhiệm vụ điều hành hoạt động Văn phòng Chánh văn phòng ủy quyền Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 19 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội 2.2 Các phận 2.2.1 Bộ phận Tổng hợp 2.2.1.1 Tổ tổng hợp (Gồm 04 đồng chí chun viên) Bộ phận tổng hợp có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình cơng tác HĐND, UBND huyện, tổng hợp, báo cáo định kỳ đột xuất; đề xuất, biên tập đề án, văn giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện việc đạo cấp, ngành, đơn vị địa bàn huyện thực nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phịng theo chức nhiệm vụ Văn phòng Bộ phận tổng hợp Lãnh đạo Văn phịng phân cơng trực dõi số lĩnh vực ngành kinh tế - xã hội Các Chuyên viên tổng hợp chịu trách nhiệm cá nhân, trực tiếp công việc phân cơng trước lãnh đạo Văn phịng Các Chun viên có tham dự họp HĐND - UBND huyện phân công để ghi chép, tổng họp, kịp thời phản ánh, soạn thảo văn phục vụ cho công tác đạo, điều hành Thường trực HĐND - UBND huyện 2.2.2 Bộ phận Hành 2.2.2.1 Tổ tiếp cơng dân (gồm 03 đồng chí cán bộ) Có chức giúp Chánh Văn phịng thực công tác tiếp công dân xếp lịch tiếp cơng dân cho Thường trực UBND huyện; theo dõi tình hình giải tranh chấp khiếu nại, tố cáo công dân Thực công tác tiếp nhận hồ sơ hồn trả hồ sơ cho cơng dân Thực công khai niêm yết quy định, thủ tục giải loại hồ sơ hành chính, đảm bảo không gây phiền hà, nhũng nhiểu nhân dân 2.2.2.2 Tổ văn thư lưu trữ (gồm 01 đồng chí cán bộ) Đảm bảo công tác tiếp nhận văn đến xử lý văn cách xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ cho đạo điều hành Thường trực HĐND, UBND Văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 20 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Quản lý sử dụng, bảo quản loại dấu theo quy định hành Nhà nước quan Đánh máy, in ấn tài liệu, chép văn quan Nhà nước đảm bảo thể thức văn theo quy định, thực nội quy bảo mật công văn tài liệu 2.2.2.3 Tổ tài vụ (gồm 01 đồng chí cán bộ) Thực nhiệm vụ thu, chi kinh phí hoạt động Văn phịng thực chi trả chế độ cho cán bộ, công chức viên chức Văn phòng ủy ban nhân dân Thực thủ tục xây dựng bản, sửa chữa nhỏ quan; mua sắm phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo quy định hành Lập dự tốn kinh phí hàng năm, hàng quý phải đảm bảo kinh phí phục vụ hoạt động Thường trực HĐND, UBND huyện Văn phòng; quản lý chặt chẽ nguồn kinh phí, chi tiêu phải chế độ quy định; thực chế độ báo cáo toán kiểm kê tài sản theo quy định 2.2.2.4 Tổ phục vụ, bảo vệ (gồm 07 đồng chí cán bộ) Đảm bảo phục vụ tốt hội nghị, họp làm việc thường xuyên đột xuất Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng trụ sở làm việc HĐND UBND huyện Tổ chức thực công tác bảo vệ quan; đảm bảo an toàn đầy đủ hệ thống điện, nước; bố trí cán bộ, cơng chức trực quan ngày Lễ, Tết theo quy định chung Chỉnh trang, chăm sóc cảnh, tổ chức thực cơng tác vệ sinh quan đảm bảo sạch, đẹp 2.2.2.5 Tổ lái xe (gồm 03 đồng chí cán bộ) Đảm bảo việc phục vụ công tác HĐND – UBND huyện theo lịch điểu xe tuần đồng chí Chánh văn phòng Thực tiết kiệm xăng dầu lái xe an toàn Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 21 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Theo dõi kịp thời bảo dưỡng, sửa chữa, thay phụ tùng cho xe đảm bảo phục vụ công tác kịp thời Các mối quan hệ Văn phong HĐND – UBND huyện Thanh Ba 3.1 Mối quan hệ Văn phong HĐND – UBND huyện Thanh Ba với Văn phong Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ Văn phòng chịu hướng dẫn, kiểm tra chun mơn, nghiệp vụ Văn phịng UBND tỉnh; thực việc báo cáo công tác chuyên môn định kỳ theo yêu cầu Văn phòng UBND tỉnh Văn phòng thường xuyên quan hệ với quan chun mơn trực thuộc Văn phịng HĐND – UBND tỉnh để nắm bắt thông tin, tiếp nhận kinh nghiệm tiên tiến quản lý văn phòng, thay đổi quy chế làm việc, quản lý văn bản, nhằm thực cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng hiệu công tác 3.2 Mối quan hệ Văn phong HĐND – UBND huyện với Văn phong Huyện ủy Văn phòng quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Huyện ủy việc xây dựng chương trình cơng tác tháng, năm; báo cáo tình hình, dự kiến nội dung cần đưa họp giao ban chung Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND UBND huyện Cung cấp thông tin, tư liệu phục vụ kịp thời lãnh đạo, đạo Huyện ủy 3.3 Mối quan hệ Văn phong HĐND - UBND huyện với quan chuyên môn thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn 3.3.1 Với quan chun mơn thuộc UBND huyện Văn phịng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp cơng tác thường xuyên với quan chuyên môn thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn để giúp Thường trực HĐND – UBND huyện nắm bắt hoạt động cấp, ngành; đôn đốc cấp, ngành, đơn vị thực Chỉ thị, Quyết định Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 22 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội văn điều hành Thường trực HĐND – UBND huyện; thực chế độ báo cáo theo quy định Hướng dẫn giúp đỡ phòng, ban, ngành, đơn vị phương pháp thu thập thông tin, báo cáo để phối hợp kịp thời, nhạy bén thông suốt 3.3.2 Đối với Ủy ban nhân dân xã - thị trấn Văn phòng quan hệ chặt chẽ với UBND xã, thị trấn đôn đốc việc thực Quyết định, Chỉ thị UBND huyện; thực chế độ báo cáo theo quy định Hướng dẫn UBND xã - thị trấn nghiệp vụ ngành hành đảm bảo thống địa bàn huyện theo quy định Chính phủ UBND tỉnh III Tinh hinh thực nhiệm vụ Văn phong HĐND – UBND huyện Thanh Ba Tinh hinh thực nhiệm vụ 1.1 Vê thực nội quy, quy chế làm việc: Văn phòng chủ động việc xây dựng nội quy, quy chế làm việc đảm bảo quy định Nhà nước đặc thù địa phương Đội ngũ cán bộ, công chức thực tốt nội quy, quy chế làm việc quan Nêu cao tinh thần trách nhiệm công việc, nêu cao tinh thần thái độ phục vụ nhân dân Thực tốt văn hóa cơng sở, sửa đổi có hiệu tác phong lề lối làm việc, kỷ luật lao động, nề nếp sinh hoạt thực nghiêm túc 1.2 Vê hoạt động phận 1.2.1 Bộ phận tổng hợp Đội ngũ chuyên viên (04 đồng chí) làm cơng tác tổng hợp giúp Chánh văn phòng Tham mưu cho Thường trực UBND huyện ban hành văn đạo thực nhiệm vụ địa bàn huyện Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 23 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Tham mưu thực chương trình công tác; kế hoạch kiểm tra UBND huyện, kế hoạch giám sát thường xuyên giám sát chuyên đề HĐND 1.2.2 Bộ phận hành 1.2.2.1 Cơng tác văn thư, lưu trữ Bộ phận Văn thư - lưu trữ Văn phịng ln xếp khoa học kho lưu trữ đảm bảo cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ Thường xuyên tiếp nhận văn quan ban nghành gửi đến; chủ động phân loại, vào sổ công văn báo cáo kịp thời với đồng chí lãnh đạo để giải kịp thời vấn đề Chủ động gửi công văn đạo, đôn đốc hướng dẫn UBND huyện tới đơn vị có liên quan 1.2.2.2 Tiếp cơng dân Tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân, vào sổ theo dõi báo cáo cho Thường trực HĐND, UBND huyện xem xét giao cho quan chức giải kịp thời 1.2.2.3 Tài vụ, bảo vệ phục vụ - Đảm bảo tốt cơng tác tốn ngân sách Nhà nước giao, thực chi đúng, chi đủ, tiết kiệm - Trang thiết bị, sở vật chất Văn phòng đảm bảo để phục vụ việc thực nhiệm vụ - Cơ sở vật chất, phương tiện phục vụ hoạt động HĐND - UBND huyện tiếp tục trì tốt, bảo đảm hiệu quả, chu đáo, kịp thời Kết thực 2.1 Công tác tham mưu tổng hợp: - Cơng tác Văn phịng năm 2014 có nhiều chuyển biến tích cực, Văn phòng UBND huyện phối hợp với sở, ban, ngành tỉnh, Văn phòng huyện ủy, phòng, ban nghành huyện UBND xã thị trấn tham mưu, thực tốt có hiệu việc xây dựng chương trình cơng tác tuần, tháng, qúy, năm Thường trực UBND huyện: kết cụ thể sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 24 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội + Tham mưu ban hành 156 văn bản, đáp ứng yêu cầu đạo, điều hành kịp thời có hiệu + Tham mưu xây dựng thực 01 chương trình cơng tác tồn khóa, 02 chương trình cơng tác năm, 06 chương trình cơng tác q, 24 chương trình cơng tác tháng; tham mưu kế hoạch kiểm tra UBND huyện, kế hoạch giám sát thường xuyên giám sát chuyên đề HĐND đảm bảo bám sát đạo cấp thực tiễn địa phương + Văn phòng thực 48 báo cáo tuần, 04 báo cáo quý, 02 báo cáo tháng, 01 báo cáo năm, 03 báo cáo bất thường theo lịch công tác UBND tỉnh Phú Thọ + Chuẩn bị tốt văn bản, tài liệu để trình 02 kỳ họp HĐND, 04 hội nghị UBND huyện (Hội nghị hành triển khai kế hoạch) đạt kết tốt + Chủ động đôn đốc phòng, ban, quan trực thuộc HĐND, UBND huyện, UBND xã, thị trấn thực nghị HĐND, Quyết định UBND Chủ tịch UBND huyện có hiệu tiến độ 2.2 Cơng tác văn thư lưu trữ: Sử dụng có hiệu phần mềm quản lý hồ sơ lưu công văn đi, đến để lưu trữ, khai thác sử dụng đảm bảo quy định Quản lý tốt loại dấu; báo, tạp chí chuyển đến địa ngày, không để xảy tồn đọng thất lạc công văn Công tác lưu trữ văn phịng thực quy trình từ thu thập, phân loại chỉnh lý, đưa tài liệu vào lưu trữ, bảo mật theo quy định hành Trong năm 2014 Văn phịng phát hành 8.958 cơng văn đi, ban hành 3.263 Quyết định; 147 Báo cáo; 123 giấy mời họp; 86 Thông báo; 4034 Chỉ thị 1305 cơng văn hành Đồng thời Văn phịng tiếp nhận 3567 cơng văn loại có 23 cơng văn mật Q I năm 2015 Văn phịng tiếp nhận 931 cơng văn loại có 09 cơng văn mật Phát hành 1.036 cơng văn có 494 Quyết định; 27 Báo cáo; 17 Thông báo; 01 Chỉ thị; 38 giấy mời họp 458 cơng văn hành Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 25 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội 2.3 Công tác tài vụ, bảo vệ phục vụ - Tài vụ: + Đã tiếp tục làm tốt việc lập dự toán toán ngân sách theo chế độ quy định, thực tiết kiệm chống lãng phí thực tốt chế độ cơng khai tài theo quy định Thực đầy đủ sách Đảng, nhà nước cán viên chức quan + Thực toán ngân sách năm 2014 với Kho bạc nhà nước với tổng ngân sách giao tỷ đồng (Văn phòng thực đảm bảo chế độ tài cho tất phịng ban chun mơn trực thuộc HĐND - UBND huyện) + Với tổng ngân sách cấp năm 2015 2,1 tỷ đồng (Các phịng ban chun mơn trực thuộc HĐND - UBND huyện có chủ tài khoản riêng thực chế độ tự chủ ngân sách) Trong quý I năm 2015 phận tài vụ thực tốt vấn đề thu chi ngân sách quan, đảm bảo đúng, đủ không xảy thắc mắc, bất bình + Đảm bảo thực tốt việc chi ngân sách phục vụ hoạt động Thường trực HĐND, thường trực UBND họp, hội nghị HĐND – UBND - Bảo vệ, phục vụ + Bộ phận bảo vệ thực chế độ trực 24/24 giờ, đảm bảo an toàn mục tiêu, thực tốt phương án bảo vệ theo quy định Mọi tài sản UBND bảo vệ tốt, an ninh trật tự ổn định Đảm bảo an toàn cháy nổ cơng sở + Duy trì tốt việc phục vụ đón tiếp khách, quản lý tốt tài sản, không để hư hỏng mát Duy trì nhà ăn tập thể, phục vụ tốt hội nghị, tiếp khách, lễ hội đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, sẽ, chống lãng phí + Tổ lái xe ln nêu cao tinh thần trách nhiệm, đảm bảo giữ gìn chất lượng xe, phục vụ Thường trực HĐND, UBND huyện công tác thời gian, an toàn, tiết kiệm xăng dầu Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 26 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội 2.4 Công tác tiếp dân, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo: Tham dự phiên tiếp dân, theo dõi, thông báo kết luận, nhận chuyển đơn đến Thường trực HĐND, UBND huyện, quan chức huyện Tham gia tích cực đóng vai trị quan trọng Tổ xử lý đơn thư Chủ tịch UBND huyện thành lập; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện tiếp nhận, phân loại, làm phiếu chuyển, công văn yêu cầu, tham mưu thành lập tổ công tác giải theo thẩm quyền Năm 2014 Văn phòng tiếp nhận 180 đơn công dân, chuyển quan chức hướng dẫn, trả lời, giải theo thẩm quyền Quý I năm 2015 Văn phòng HĐND - UBND huyện tiếp nhận 34 đơn có 02 đơn khiếu nại; 01 đơn tố cáo 31 đơn đề nghị, kiến nghị Đơn thuộc thẩm quyền UBND huyện 20 đơn không thuộc thẩm quyền UBND huyện (thuộc thẩm quyền UBND xã, thị trấn; công an…) 14 đơn Đối với đơn thuộc thẩm quyền, UBND huyện giao phịng chun mơn giải theo thẩm quyền trả lời 16 đơn cơng dân Cịn lại 04 đơn thời hạn giải Kết giải đơn thỏa mãn đề nghị công dân Đối với đơn không thuộc thẩm quyền UBND chuyển tới đơn vị khác giải theo thẩm quyền theo quy định pháp luật Đánh giá tinh hinh thực nhiệm vụ * Những mặt đạt - Hoạt động Văn phòng Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND – UBND quan tâm, đạo sát xao, kịp thời - Văn phòng chủ động xây dựng kế hoạch hoạt động thực nhiệm vụ tạo điều kiện thuận lợi cho đồng chí cán hồn thành tốt cơng việc giao - Luôn tổ chức giáo dục cán bộ, công chức, viên chức người lao động tư tưởng trị Tổ chức khen thưởng kịp thời đồng chí đạt tành tích cơng tác từ khích lệ động viên cán cố gắng công tác Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 27 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội * Năm 2014 Văn phòng UBND huyện Thanh Ba nhận danh hiệu lao động tiên tiến – xuất sắc cấp tỉnh Trong Văn phịng có 03 đồng chí đạt danh hiệu chiến sĩ thi đua sở 19 đồng chí chủ tịch UBND Huyện tặng giấy khen hoàn thành tốt nhiệm vụ năm 2014 * Mặt hạn chế - Cơng việc Văn phịng với khối lượng lớn đội ngũ cán lại nên có ảnh hưởng khơng nhỏ tới tiến độ cơng việc chung - Trang thiết bị sở vật chất quan thiếu thốn nên phần ảnh hưởng tới chất lượng công việc * Nguyên nhân hạn chế - Khối lượng công việc văn phịng có biến động theo xu hướng phát triển địa phương nên công việc phát sinh đột xuất kế hoạch với số lượng lớn khó khắn lớn cán văn phòng UNND - Điều kiện kinh tế địa phương hạn hẹp nên việc đầu tư sở vật chất quan tâm nhiều hạn chế IV Đê xuất giải pháp, kiến nghị để nâng cao hiệu hoạt động Văn phong HĐND – UBND huyện Thanh Ba Đê xuất giải pháp - Tăng cường công tác cải cách hành chính, ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quản lý, điều hành đơn vị, tạo bước đột phá để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp văn phịng - Ln quan tâm giáo dục lập trường tư tưởng, động viên cán bộ, cơng chức, viên chức người lao động nhiều hình thức đồng thời gắn trách nhiệm cá nhân với công việc cụ thể để nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân công việc Kiến nghị - Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị chun mơn cho Văn phịng UBND để phục vụ có hiệu thực nhiệm vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 28 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Cần tạo điều kiện cho cán bộ, công chức học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý Nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình - Đẩy mạnh việc sửa đổi lề lối làm việc đảm bảo hiệu quả, tránh bệnh thành tích báo cáo cơng tác để nhìn thẳng, nhìn thật kịp thời sửa chữa khắc phục - Quan tâm tới đời sống vật chất tinh thần cán bộ, công chức, viên chức người lao động để họ an tâm công tác phục vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 29 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Đợt kiến tập giúp em biết hiểu rõ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ mối quan hệ quan hành nhà nước, nắm vững quy trình cơng vụ hoạt động cụ thể Văn phòng UBND Huyện Qua đó, em thấy sinh viên khơng áp dụng kiến thức học giảng đường vào thực tiễn mà phải tiếp thu kiến thức thực tiễn để trường làm tốt cơng việc mình, cơng chức nhà nước giàu lực chuyên môn Trên kiến thức, nội dung em thu thập thời gian thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thanh Ba, tỉnh Phú Thọ Có thể nói đợt kiến tập trang bị cho em học thực tiễn kết hợp với kiến thức học giúp em nâng cao kinh nghiệm mình, giúp em tránh bị động tiếp xúc với công việc thực tế sau Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 30 Lớp: QTVP K1D Báo cáo kiến tập Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO - Luật tổ chức HĐND – UBND ngày 26/11/2003 - Nghị định 172/12/2002/NĐ-CP ngày 29/9/2001 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh - Nghị định 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 200 Của Chính phủ “Về thực chế độ hợp đồng số loại cơng việc quan hành Nhà nước, đơn vị nghiệp” - Báo cáo số 01/BC-CQUBND ngày 05/02/2015 Ủy ban nhân dân huyện Thanh Ba kết hoạt động Ủy ban nhân dân huyện năm 2014 - Báo cáo số 01/UBND-VP ngày 10/2/1015 Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thanh Ba kết hoạt động Văn phòng năm 2014; phương hướng, nhiệm vụ năm 2015 - Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 23/4/2014 Ủy ban nhân dân huyện Thanh Ba việc ban hành Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân huyện Thanh Ba, nhiệm kỳ 2011 – 2016 - Quyết đinh số 307/QĐ-UBND ngày 05/3/2015 Ủy ban nhân dân huyện Thanh Ba việc phân công phụ trách lĩnh vực công tác lãnh đạo ủy viên Ủy ban nhân dân nhiệm kỳ 2011 – 2016 - Bảng phân công nhiệm vụ cụ thể Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thanh Ba - Quy chế làm việc Văn phòng HĐND-UBND huyện Thanh Ba Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh 31 Lớp: QTVP K1D