MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập 3 1.1 Chức năng 3 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.3 Cơ cấu tổ chức 8 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 9 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ 9 2.1.1.1 Chức năng 9 2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 10 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Nội vụ 11 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức 14 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 14 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 15 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16 2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 16 2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 17 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 17 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 17 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 19 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 21 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 41 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 41 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 43 3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan.Nhận xét bước đầu của những hiệu quả mang lại. 44 Phần II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 46 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu, khắc phục những nhược điểm 49 LỜI CẢM ƠN 52 Phần III: Những văn bản, bảng biểu , sơ đồ chứng minh, minh hoa cho những phần trên
Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B MỤC LỤC Phần III: Những văn bản, bảng biểu , sơ đồ chứng minh, minh hoa cho phần Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B LỜI MỞ ĐẦU Công tác văn phòng hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, tổ chức, hoạt động quan, đơn vị Làm tốt công tác văn phòng đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước quan, đơn vị; góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, kịp thời, sách, đảm bảo giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Góp phần phục vụ công tác điều hành nhà lãnh đạo hiệu quả, lý luận thực tiễn công tác hành văn phòng công tác Văn thư lưu trữ năm gần có bước tiến vượt bậc Công tác văn phòng ngày có vị trí quan trọng công phát triển kinh tế đất nước Để đảm bảo nguyên tắc gắn liền việc học trường với thực tiễn xã hội, lý luận với thực tế, nhà trường tiến hành tổ chức thời gian kiến tập giúp sinh viên có nhìn thực tế ngành Quản trị văn phòng theo học Kiến tập ngành nghề tai quan, doanh nghiệp cần thiết, giúp nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán văn phòng Kiến tập ngành nghề có vị trí quan trọng chương trình đào tạo đánh giá chất lượng học tập tiếp thu kiến thức sinh viên Hơn nữa, giúp sinh viên củng cố kiến thức nghiệp vụ học; đồng thời giúp sinh viên nắm, hiểu hoạt động quan, doanh nghiệp, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm thực tế Trong thời gian kiến tập từ ngày 20/04/2015 đến ngày 25/05/2015 UBND huyện Gia Bình - Tỉnh Bắc Ninh em nhận thấy thời gian thiết thực sinh viên theo học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Khoa Quản trị văn phòng nói riêng Để hoàn thành tốt kế hoạch kiến tập trường đề ra, thân em phải nỗ lực không ngừng để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao quan kiến tập vận dụng lý thuyết học vào công việc thực tế đạt hiệu cao Với thời gian kiến tập không dài giúp đỡ tận tình Lãnh đạo cán HĐND-UBND Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B huyện Gia Bình, đặc biệt chị Trịnh Thị Tuyên tạo điều kiện hướng dẫn em nhiệt tình cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết trình em kiến tập Qua em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô khoa Quản trị văn phòng, lãnh đạo, cán HĐND - UBND huyện Gia Bình đặc biệt chị Trịnh Thị Tuyên tận tình trực tiếp hướng dẫn em thời gian kiến tập Mặc dù thân có nhiều cố gắng, song thời gian có hạn vốn kiến thức hạn chế nên báo cáo kiến tập em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý từ phía thầy cô để báo cáo em đạt kết tốt Em xin chân thành cảm ơn./ Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan kiến tập 1.1 Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn *Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn *Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật *Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh *Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh * Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn * Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; - Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo * Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương * Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; - Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội * Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật * Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; - Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; - Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; hướng dẫn, đạo công tác hoà giải xã, thị trấn Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B * Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp trên; - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; - Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình cấp xem xét, định 1.3 Cơ cấu tổ chức *Sơ đồ tổ chức máy UBND Huyện Gia Bình (Phụ lục 1) *Ban lãnh đạo UBND huyện: - Chủ tịch UBND huyện: Ông Lê Tuấn Hồng - Phó Chủ tịch 1: Ông Trịnh Đình Quỹ - Phó Chủ tịch 2: Ông Nguyễn Văn Định *Các phòng, ban đơn vị chuyên môn: - Văn phòng UBND huyện - Phòng Văn hóa - Phòng Nội vụ - Phòng Công thương - Phòng Nông nghiệp - Phòng Tài - Kế hoạch - Phòng Tài nguyên - Môi trường - Phòng Thanh tra - Phòng Y tế - Phòng LĐTB-XH Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B -Phòng Tư pháp - Phòng Giáo dục - Đào tạo UBND huyện Gia Bình quan hành Nhà nước làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động sáng tạo Chủ tịch, phó Chủ tịch, cán công, viên chức Mỗi lĩnh vực giao người phụ trách chịu trách nhiệm Mỗi thành viên UBND huyện Gia Bình chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công phụ trách UBND huyện Gia Bình thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Đứng đầu UBND Chủ tịch UBND người phụ trách, lãnh đạo chung, điều hành lĩnh vực công tác UBND huyện Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch đạo giải công việc thuộc phạm vi phân công chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể HĐND-UBND huyện định, ý kiến đạo, điều hành kết công việc lĩnh vực phân công Đồng thời với tập thể UBND huyện chịu trách nhiệm hoạt động UBND huyện trước UBND tỉnh Bắc Ninh Dưới 12 Phòng, Ban chuyên môn phụ trách lĩnh vực chuyên môn riêng cán phân công chịu trách nhiệm lĩnh vực đảm nhận Các cán chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Phó Chủ tịch lĩnh vực phụ trách Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan kiến tập 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Nội vụ 2.1.1.1 Chức Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Gia Bình có chức tham mưu, giúp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước 10 Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B có lối lại dễ dàng, máy móc đặt phù hợp phòng làm việc Cán tận dụng tối đa diện tích phòng để đáp ứng có mặt dụng cụ cần thiết Tuy nhiên, văn phòng có gặp bất cập việc tổ chức sử dụng trang thiết bị Với diện tích phòng nhỏ nên dù có cố gắng bố trí cho phù hợp gây cảm giác không thoái mái cho cán bộ, đặc biệt có khách tới Những văn giấy tờ chưa xử lý xong để bàn gây cảm giác lộn xộn, tủ đựng tài liệu nhỏ, nên số lượng văn để không nhiều, số vật dụng chưa dùng đến để phòng làm phòng thêm chật chội Một điều đáng ý phòng chưa có máy photo nên nhân viên vất vả phải xa để photo tài liệu, gây nhiều thời gian hoàn thành công việc Đồ dùng lau dọn làm nên mĩ quan cho phòng làm việc Cán chưa có thói quen sử dụng máy fax nên tiêu tốn thời gian trông công việc 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu *Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (Phụ lục V) *Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu: Đối với phòng làm việc với diện tích nhỏ thể cán giảm hai thùng để đựng rác xuống để để rác tập trung, giảm lộn xộn giấy tờ Các văn bản, giấy tờ nên sếp gọn gàng, ngăn nắp thường xuyên lau dọn Và điều quan trọng quan nên trang bị thêm máy photo để cán bộ, nhân viên thực công việc nhanh chóng Máy fax nên sử dụng thường xuyên để đem lại kết công việc cách tốt Các bình nước chưa dùng đến nên cho vào kho riêng đến dùng lấy để tạo không gian rộng rãi 3.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng 53 Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B công tác văn phòng quan.Nhận xét bước đầu hiệu mang lại Tại Phòng Nội vụ UBND huyện Gia Bình có kỹ thuật viên đến để cài đặt phần mềm phục vụ cho công việc phòng: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý tài Tuy nhiên, Phòng Nội vụ sử dụng phần mềm phục vụ cho quản lý phần mềm quản lý văn Mặc dù việc cài đặt phần mềm chưa ý muốn, chưa cài đầy đủ phần mềm hỗ trợ quản lý song việc sử dụng phần mềm quản lý văn góp phần tích cực việc đem lại kết công việc Khi sử dụng phần mềm đem lại kết khả thi công việc: - Quy trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc áp dụng thống toàn Sở sau: - Văn thư cần truy cập vào phần mềm để tiếp nhận văn đến điện tử văn đến theo đường công văn truyền thống, sau cấp số đến cho văn bản, trình Lãnh đạo Sở phê duyệt phân xử lý - Lãnh đạo phòng phận sau nhận phiếu giao việc từ Lãnh đạo xác định thời gian hoàn thành công việc, phân cho chuyên viên xử lý - Chuyên viên sau hoàn thành công việc giao, trình Lãnh đạo phòng duyệt, sau trình Lãnh đạo phê duyệt ban hành - Việc áp dụng quy trình Sở TNMT thực cách linh hoạt nhờ vào chức tích hợp phần mềm Chẳng hạn, trình xử lý công việc với vai trò người kiểm duyệt người ký duyệt ủy quyền cho người khác thay thực có việc bận đột xuất; hay lãnh đạo lãnh đạo phòng phận, đơn vị trực thuộc giao việc trực tiếp xuống chuyên viên quản lý Sau năm triển khai ứng dụng phần mềm QLVB, đến nay, hầu hết cán công chức, viên chức toàn quan sử dụng thành thạo chức phần mềm, bước đầu mang lại hiệu cao công tác quản lý, 54 Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B điều hành giải công việc Những kết đạt thể tâm Lãnh đạo toàn thể cán công chức, viên chức việc ứng dụng CNTT vào điều hành, giải công việc Việc ứng dụng phần mềm QLVB Phòng Nội vụ huyện Gia Bình đem lại nhiều lợi ích quan trọng công tác quản lý, điều hành, giải công việc, tạo phương thức làm việc mới, tiết kiệm nhiều thời gian giảm thiểu tỷ lệ sử dụng giấy tờ, giảm thời gian xử lý công việc, tăng cường tính công khai, minh bạch giải nhu cầu người dân doanh nghiệp, cung cấp công cụ để kiểm tra, giám sát trình thực thi công việc cách nhanh chóng, hiệu quả, xác, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu hoạt động quan quản lý nhà nước Tuy nhiên, việc ứng dụng phần mềm QLVB Phòng Nội vụ chưa thực đồng bộ, số cán công chức, viên chức có thói quen giải công việc theo cách thủ công trước đây, xử lý dựa văn giấy Để vận hành, khai thác triệt để tiện ích phần mềm QLVB, cần tâm toàn thể cán bộ, công chức, viên chức Phòng Nội vụ toàn UBND huyện, phòng, đơn vị cần nghiêm túc tổ chức triển khai áp dụng việc điều hành, đạo qua môi trường mạng, xác định công cụ chủ yếu để cải cách hành chính, đại hóa quan nhà nước 55 Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B Phần II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan Qua thời gian ngắn em tiếp xúc với công tác văn phòng Phòng Nội vụ huyện Gia Bình cho em nhìn thực tế công việc quan Sau em xin đưa vài nhận xét công tác hành Phòng Nôi vụ huyện Gia Bình *Ưu điểm: - Nhìn chung công tác hành văn phòng Phòng Nội vụ huyện Gia Bình thực tốt,đạt kết đáng khích lệ: Công tác hậu cần đảm bảo cho sở vật chất quan hoạt động thực chu đáo,đã có phối hợp với đơn vị, chức việc tham mưu xây dựng, đôn đốc, kiểm tra "Chương trình cải cách hành chính" Việc ứng dụng công nghệ thông tin thực hệ thống toàn quan, dùng để nhận gửi văn dễ dàng mang tính đại hóa Đây nét tiến công tác hành quan, góp phần giảm tải văn thông thường: báo cáo tuần, giấy mời họp, lịch công tác cán bớt thời gian để làm nhiều công việc khác giao Nghiệp vụ công tác văn phòng coi trọng phát huy hiệu công việc chung toàn quan - Về mặt Văn thư - Lưu trữ: Các văn quan ngày hoàn thiện mặt thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, tính pháp lý đảm bảo Trước chuyển giao văn đi, cán Văn thư kiểm tra lại toàn nội dung thể thức văn ghi sổ, đóng dấu,đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản.Chính vậy, việc văn ngày, tháng, năm, văn thiếu chữ ký, sai thể thức hạn chế tối đa - Việc quản lý sử dụng dấu thực tương đối nghiêm túc, không tình trạng đóng dấu khống lên văn chưa có nội dung, dấu đóng lên văn có đủ nội dung chữ ký người có thẩm quyền 56 Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B - Các văn quan giữ lại gốc Văn thư xếp theo thứ tự, loại văn bản, theo hồ sơ để tiện cho việc kiểm soát, tra tìm tài liệu diễn dễ dàng, nhanh chóng - Các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư lưu trữ thực ngày đầy duder, chuyên nghiệp khoa học Tài liệu lưu trữ chỉnh lý, xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ chế độ bảo quản tài liệu bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức sử dụng tài liệu quan tâm - Các văn đến quan sau kiểm tra bóc bì văn cán Văn thư trình lên thủ trưởng ký xin ý kiến đạo sau tiến hành đóng dấu đến cho văn bản, vào sổ đăng ký văn đến - Công việc thực nhanh chóng xác nhờ hiệu trang thiết bị đại như: máy tính để đăng ký tra tìm văn nhanh chóng, máy fax, máy scan, điện thoại, máy in Trong phòng làm việc có bàn làm việc phù hợp với tư ngồi cán bộ, nhân viên, ghế xoay chuyển tùy ý, đồ dùng văn phòng phẩm trang bị đầy đủ Việc tổ chức quản lý văn - đến thực theo quy định - Việc lập hồ sơ trước hết thực phòng, ban cán đảm nhận giúp giảm bớt dánh nặng công việc cho văn thư quan - Văn phòng quan lập hồ sơ danh mục hồ sơ cho đơn vị tổ chức góp ý kiến, cách lập tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức - Việc tiếp nhận, xử lý ban hành văn - đến Phòng Nội vụ huyện Gia Bình ngày vào nề nếp,đảm bảo xử lý kip thời, xác, đảm bảo thời gian, đối tượng - Công tác lưu trữ có cố gắng thu thập, chỉnh lý tài liệu, hồ sơ đưa vào kho lưu trữ bảo quản phục vụ khai thác sử dụng quy định Nhà nước; Lãnh đạo có hướng dẫn,chỉ đạo phòng, ban huyện theo quy định Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước,công tác bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu an toàn - Kho lưu trữ có trang thiết bị, phương tiện phòng cháy để bảo quản tài liệu Các dụng cụ biện pháp chữa cháy dùng như: bao cát, bao tải, 57 Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy nước sử dụng khu vực kho Trong kho có dụng cụ vệ sinh phòng tài liệu đầy đủ - Việc tổ chức hội họp, hội nghị quan thực tương đối tốt, khoa học, việc tiếp khách đạt yêu cầu - Việc tiếp dân thân thiện, cán nhân viên nhiệt tình *Nhược điểm: Tuy nhiên, công tác văn phòng quan tồn số điểm hạn chế sau: - Công tác quản lý kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn đến số cán bộ, công chức chưa thực tâm vào công việc - Công việc hoàn thành chất lượng văn soạn thảo sử dụng quan thấp.Văn chưa chuẩn hóa, tình trạng số văn cso thể thức, kỹ thuật trình bày văn chưa với quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ - Việc xử lý văn văn thư kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải văn đôi lúc chậm, thủ công - Một số công việc làm thủ công công tác tra tìm tài liệu lưu trữ năm thời gian - Các văn bản, giấy tờ chậm, văn không cán xử lý ngay, coi công việc lúc từ từ - Một số máy móc quan cũ mà chưa thay mới, sở vật chất thiếu,chưa đáp ứng tối đa nhu cầu công việc - Diện tích kho lưu trữ huyện nhỏ hẹp, bụi bẩn, không đảm bảo nhu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ Hơn nữa, kho lưu trữ lại đặt tầng nơi mà ánh sáng mạnh chiếu vào dẫn đến tài liệu dễ bị khô giòn, dễ hỏng tài liệu - Hộp bảo quản tài liệu chưa khoa học sử dụng hộp giấy, có hộp bị mốc dẫn đến tài liệu dễ bị vi khuẩn xâm nhập gây độ an toàn cho tài liệu không cao 58 Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B - Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ có thiếu, nhiều dụng cụ chưa đảm bảo yêu cầu theo quy định nên việc thu thập tài liệu lưu trữ khó khăn, ảnh hưởng đến việc lập triển khai danh mục nguồn nộp lưu - Nhiều tài liệu tồn đọng phòng, ban chuyên môn đơn vị trực thuộc,một số đơn vị chưa bổ sung kịp thời hồ sơ, tài liệu để phục vụ công tác lưu trữ nên việc lưu trữ gặp nhiều khó khăn Việc thực chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng chậm - Cán nhân viên chưa nhiệt tình công việc, để tình trạng xử lý công việc chậm tiến độ Một số cán đến muộn hành chính, thao tác làm việc chưa mang tính công nghiệp Việc tiếp dẫn tình trạng dân không hài lòng với thái độ làm việc cán bộ, công chức II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu, khắc phục nhược điểm Công tác văn phòng có vai trò hoạt động quản lý quan UBND huyện Gia Bình cần nâng cao chất lượng công tác hành văn phòng nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm số hành động cụ thể sau: - Lãnh đạo quan nên quan tâm nhiều đến cán bộ,công chức quan không công việc mà mặt đời sống, tinh thần họ góp phần nâng cao tinh thần công hiến làm việc nghiêm túc Đồng thời quan nên cho cán bộ, công chức tham gia khóa đào tạo, tham dự lợp tập huấn chuyên môn nước để nâng cao trình độ để họ áp dụng thực tiễn vào công việc giúp mang lại hiệu cao công việc - Thực đầy đủ sách đãi ngộ cán Văn thư, lưu trữ - cán mạng trọng trách công việc thầm lặng - Thường xuyên làm tốt công tác tiếp nhận, xử lý thông tin, đảm bảo thông tin suốt với quan, thực nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo định kỳ thời gian - Nâng cao kỹ chất lượng soạn thảo văn ban hành văn bản, quản lý chặt chẽ văn đến 59 Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B - Phối hợp với phòng, ban,đoàn thể để xây dựng chương trình công tác, tránh chồng chéo gây khó khăn việc quản lý,điều hành - Trang bị thêm thiết bị phục vụ cho lưu trữ như: tủ, giá đựng tài liệu, thay đổi hộp đựng tài liệu hộp chất lượng tốt Thường xuyên làm công tác vệ sinh kho, phòng chống mối mọt, ẩm mốc - Nếu có thể di chuyển kho lưu trữ tới phòng khác có diện tích lớn hơn, có không thoáng mát để đảm bảo chất lượng tài liệu lưu trữ - Hoàn thành việc xây dựng tổ đề án, bổ sung cải cách thủ tục hành theo chế cửa liên thông để giảm thời gian người dân đến làm thủ tục, tiết kiệm thời gian, công sức, tiền của dân quan - Tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý để đạt kết tốt nhất; rà soát, loại bỏ thủ tục rườm rà không phù hợp - Tổ chức tập huần ứng dụng khác phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc, nâng cấp trang thiết bị phần mềm - Đề nghị phòng, ban, đoàn thể phối hợp chặt chẽ với quan việc năm bắt xử lý thông tin, triển khai việc thực đạo điều hành UBND huyện - Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cán bộ, công chức chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận trị - Tiếp tục triển khai,chỉ đạo để Phòng Nội vụ triển khai thực có hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công việc - Tiếp tục đổi phương thức quản lý văn quy trình chuyên nghiệp công tác văn thư lưu trữ theo hướng tin học hóa đại hóa công tác văn phòng Xu hướng chung phát triển chuyển từ văn phòng tryền thống với tài liệu giấy sang văn phòng tin học với tài liệu điện tử phổ biến Vì vậy, UBND huyện Gia Bình cẩn đẩy mạnh việc nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật công nghệ vào công tác quản lý tài liệu từ khâu văn thư, quy trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ - Nghiên cứu ứng dụng quản lý chất lượng theo TCVN 9001:2000 vào 60 Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B công tác Văn thư - Lưu trữ - Để khắc phục tình trạng ban hành văn chưa mặt thể thức, kỹ thuật trình văn bản, quan cần thực nghiêm túc theo quy định soạn thảo ban hành văn Đồng thời trước ký cần kiểm tra chặt chẽ xem có sai sót không để kịp thời sửa chữa, tránh tình trạng đóng dấu nhầm thẩm quyền ban hành - Tuyên truyền cho cán bộ, công chức cho quan tầm quan trọng công tác lưu trữ để người có trách nhiệm việc giao nộp, giữ gìn tài liệu vào lưu trữ quan - Tích cực củng cố, ổn định tổ chức cán bộ, tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán công chức, viên chức quan; có chế tài xử lý vi phạm; tiếp tục đổi lề lối làm việc phòng quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng - Cơ quan phải có kế hoạch thay thiết bị cũ đồng thời phải lựa chọn sử dụng trang thiết bị đảm bảo chất lượng cho công việc - Cấp đồng phục cho cán bộ, nhân viên để phát huy tinh thần đoàn kết làm việc mục tiêu chung, phần tạo nên nét đẹp văn hóa quan Trên số ý kiến đóng góp em rút trình em kiến tập Em mong nhận quan tâm từ phía UBND để góp phần xây dựng, phát triển công tác văn phòng đạt hiệu cao 61 Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B LỜI CẢM ƠN Để đất nươc phát triển không kể đến công sức thể hệ trẻ Mỗi sinh viên tự ý thức trách nhiệm thân với nghiệp đất nước cách phát huy hết khả không học tập, sách mà công việc, sống hàng ngày Thực phương châm "Lý thuyết đôi với thực tiễn" em tham gia thời gian kiến tập đầy ý nghĩa sâu sắc, đam lại cho em nhìn thực tế ngành Quản tri văn phòng theo học Những công việc em giao thực thời gian kiến tập cho em thêm nhanh nhẹn, tỉ mỉ, cẩn thận có lòng nhiệt huyết với công việc Qua em xin gửi lời cảm ơn tới thầy, cô khoa Quản trị văn phòng giúp em có kiến thức quý báu để em áp dụng thời gian kiến tập hoàn thành báo cáo Đồng thời em gửi lời cảm ơn tới toàn thể cán bộ, công chức UBND huyện Gia Bình giúp đỡ tạo điều kiện cho em để em hoàn thành tốt đợt kiến tập Trong trình làm báo cáo hẳn thiếu sót, mong quý thầy, cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Em xin chân thành cảm ơn! 62 Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B Phần III: Những văn bản, bảng biểu , sơ đồ chứng minh, minh hoa cho phần Phụ lục I Sơ đồ máy UBND huyện Gia Bình Chủ tịch UBND Huyện Phó Chủ tịch Phòng Công thươngg Phòng Văn LĐTB-XH phòng UBND Phòng Thanh tra Phó Chủ tịch Phòng Tài nguyên Phòng Nội vụ Phòng Nông nghiệp Phòng Tư pháp Phòng Văn hóa Phòng TC-KH Phòng GD-ĐT Phòng Y tế Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B Phụ lục II Sơ đồ máy Phòng Nội vụ huyện Gia Bình Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Chuyên viên Tổ chức cán Phó Trưởng phòng Chuyên viên Kế toán - Tài Chuyên viên Văn thư - Lưu trữ Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B Phụ lục III Sơ đồ quy trình giải văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến chuyển giao cho lãnh đạo Văn thư Văn thư Chuyển giao văn đến trực tiếp gửi xuống cho ban chuyên môn Trưởng phòng Lập sổ lưu văn đến Văn thư Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B Phụ lục IV Sơ đồ quy trình giải văn Soạn văn dự thảo Chuyên viên Xem xét cho ý kiến văn Trưởng phòng (Phó phòng) Xem xét lại văn Chủ tịch Vào sổ chuyển giao văn Văn thư Lập sổ theo dõi văn Văn thư Báo cáo Kiến tập Nguyễn Thị Nhàn K1B Phụ lục V Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Phòng Kế toán - Tài chính: