Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN THANH THỦY

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN THANH THỦY 3 1. Vài nét về huyện Thanh Thủy 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thanh Thủy 4 2.1.Vị trí hành chính 4 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 2.3. Cơ cấu tổ chức 5 II. Tình hình tổ chức quản lý hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Thanh Thủy 6 1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Thủy 6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND, UBND huyện Thanh Thủy 6 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng và lề lối là việc của Văn phòng: 8 1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng 8 1.2.2 Lề lối làm việc của Văn phòng: 9 1.3 Sơ đồ hóa quy trình tuyển dụng nhân sự và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc Văn phòng. 10 1.4 Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng và nhận xét về ưu, nhược điểm của Văn phòng HĐND UBND huyện Thanh Thủy. 10 1.5. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của từng đơn vị. 11 2.Khảo sát về công tác văn thư 11 2.1.Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 12 2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Thanh Thủy 12 2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Thanh Thủy 12 2.2.4 Số lượng văn bản của UBND huyên Thanh Thủy được ban hành trong 5 năm trở lại đây. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản. 13 2.2.5. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản. 13 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: 15 2.3.1. Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 15 2.3.2. Sơ đồ quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 15 2.3.3. Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16 2.3.4. Nhận xét những ưu nhược điểm về nội dung quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan. 16 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 17 3.1 Công tác thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ. 17 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 17 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 17 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 18 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIẾN TẬP 19 1.Về công tác văn thư: 19 2.Về công tác lưu trữ: 21 3.Về công tác nhân, sao in văn bản: 22 4.Về công tác soạn thảo văn bản: 22 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 24 I. Nhận xét, đánh giá những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Thanh Thủy. 24 II. Đề suất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 25 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHỤ LỤC 2

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I 3

VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN THANH THỦY 3

1 Vài nét về huyện Thanh Thủy 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thanh Thủy 3

2.1.Vị trí hành chính 4

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

2.3 Cơ cấu tổ chức 5

II Tình hình tổ chức quản lý hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Thanh Thủy 6

1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Thủy 6

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND, UBND huyện Thanh Thủy 6

1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng và lề lối là việc của Văn phòng: 8

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Xem phụ lục II) 8

1.2.2 Lề lối làm việc của Văn phòng: 9

1.3 Sơ đồ hóa quy trình tuyển dụng nhân sự và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc Văn phòng 10

1.4 Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng và nhận xét về ưu, nhược điểm của Văn phòng HĐND- UBND huyện Thanh Thủy 10

1.5 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của từng đơn vị .11

2.Khảo sát về công tác văn thư 12

2.1.Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 12

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 12

2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Thanh Thủy 12

2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Thanh Thủy 13

2.2.4 Số lượng văn bản của UBND huyên Thanh Thủy được ban hành trong 5 năm trở lại đây

Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản 13

2.2.5 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản 14

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: 15

2.3.1 Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi (Xem phụ lục VII) 15

2.3.2 Sơ đồ quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục VIII) 15

2.3.3 Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Xem phụ lục IX) 17

2.3.4 Nhận xét những ưu nhược điểm về nội dung quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan 17

3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 18

3.1 Công tác thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ 18

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 18

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 18

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 19

PHẦN II: 20

NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIẾN TẬP 20

1.Về công tác văn thư: 20

2.Về công tác lưu trữ: 23

3.Về công tác nhân, sao in văn bản: 23

4.Về công tác soạn thảo văn bản: 23

PHẦN III: 25

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 25

I Nhận xét, đánh giá những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Thanh Thủy 25

II Đề suất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 26

PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thuthập, xử lí, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí; là nơichăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơquan, đơn vị Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước hay hay các doanh nghiệp tưnhân… cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng Để sinh viên nắm rõ hơn

về chuyên ngành của mình và tạo cơ hội cho sinh viên áp dụng những kiến thức

đã được học vào thực tế cũng như các trường đại học khác trường Đại học Nội

vụ Hà Nội đã giành một khoảng thời gian ngắn gần hai tháng cho sinh viên cuốicấp đi thực tập về chuyên ngành của mình ở các cơ quan nhà nước, các công ty,doanh nghiệp hay các tỉnh huyện…Thông qua việc khảo sát và nghiên cứu vềcông tác văn phòng tại cơ quan sẽ giúp sinh viên củng cố được kiến thức đã học,vận dụng lý luận vào thực tế và phần nào sẽ tránh khỏi cho sinh viên những sailầm dễ mắc phải trong quá trình giải quyết công việc của mình khi đã trở thànhmột nhân viên văn phòng chính thức sau này

Sau khi nhận được quyết định của nhà trường, nhận được đề cương hướngdẫn của Khoa Quản trị văn phòng và được sự đồng ý của bác Chánh văn phòngUBND huyện Thanh Thủy từ ngày 20/4 đến ngày 25/5/2015 tôi đã đến thực tậptại Văn phòng của UBND huyện Thanh Thủy Trong thời gian thực tập tôi đãnghiêm túc chấp hành nội quy của cơ quan, luôn cố gắng tìm tòi, học hỏi vì vậynên tôi đã tiếp thu, học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm trong công tác vănphòng của huyện

Sau gần hai tháng đi thực tập em đã kết thúc đợt thực tập của mình Sauđây tôi xin được tổng kết quá trình thực tập của tôi bằng bài báo cáo có cấu trúcgồm những phần sau:

Phần I: Vị trí địa lý, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBNDhuyện Thanh Thủy

Phần II: Vị trí chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện ThanhThủy

Phần IV: Kết luần và đề xuất

Qua bài báo cáo này tôi xin chân thành cảm ơn thầy Ts Nguyễn MạnhCường – Trưởng khoa Quản trị văn phòng, cô Lâm Thu Hằng – Giảng viên khoaQuản trị văn phòng cùng các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng và Nhàtrường đã tổ chức cho chúng tôi có đợt thực tập vô cùng ý nghĩa này và quantâm, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực tập vừa qua

Bên cạnh đó tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Bác NguyễnĐức Hiền –Chánh văn phòng, chị Nguyễn Thị Cẩm Yến–cán bộ văn thư, chịPhan Tú Anh– Chuyên viên văn phòng cùng các cán bộ ở văn phòng đã nhiệttình đón nhận, giúp đỡ và hướng dẫn về nghiệp vụ để tôi hoàn thành tốt đợt thựctập này

Đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế Do trình độ năng lựccủa bản thân còn hạn chế, dù đã cố gắng rất nhiều xong bản báo cáo không thểtránh khỏi những thiếu xót Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp củacác thầy cô giáo là cán bộ viên chức trong cơ quan cùng toàn thể các bạn để bàibáo cáo của tôi được hòa thiện hơn

PHẦN I

VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

UBND HUYỆN THANH THỦY

1 Vài nét về huyện Thanh Thủy

Thanh Thủy là huyện miền núi nằm ở phía Tây Nam của tỉnh Phú Thọ có

vị trí địa lý :

•Phía đông giáp huyện Ba Vì( thành phố Hà Nội )

•Phía tây giáp huyện Thanh Sơn

•Phía nam giáp huyện Thanh Sơn

•Phía đông nam giáp huyện Kỳ Sơn( tỉnh Hòa Bình)

•Phía bắc giáp huyện Tam Nông

Huyện Thanh Thủy có diện tích rộng Theo số liệu thống kê diện tíchcủa huyện là 12.097 ha, dân số là 75.588 người, có 15 đơn vị hành chính trựcthuộc (trong đó có 1 thị trấn và 14 xã)

Thanh Thủy không có đường sắt, quốc lộ đi qua nhưng có hệ thốngđường giao thông lien tỉnh, huyện, xã rất thuận lợi với tổng chiều dài 650 km.Những con đường này là huyết mạch giao thông trong việc giao lưu, trao đổihang hóa giừ các địa phương trong và ngoài huyện rất thuận lợi góp phần thúcđẩy, phát triển kinh tế - xã hộ, ổn định an ninh quốc phòng

Thanh Thủy là nguồn đất dốc, nguồn tài nguyên khoáng sản như: Thanbùn, than nâu, caolin, penspat, nước khoáng nóng… Qua khảo sát, nghiên cứucủa các nhà khoa học đã đánh giá khu nước khoáng nóng Thanh Thủy là mộttrong 7 mỏ nước khoáng có chứa hàm lượng nguyên tố vi lượng cao và có khảnăng chữa một số bệnh Các yếu tố này là tiền đề để huyện phát triển

Thanh Thủy có bề dày lịch sử văn hóa lâu đời xen lẫn các truyền thuyếtcủa dân tộc thể hiện qua các di tích lịch sử văn hóa còn lại đến ngày nay Trong

đó nổi bật là các di tích Đền Lăng Sương ở Trung Nghĩa( di tích cấp quốc gia),Tượng đài chiến thắng Tu Vũ, đình Đào Xá và đền Tam Công ở Đào Xá… Gắnliền với đó là các lễ hội truyền thống mang đậm văn hóa bản sắc dân tộc và tínhnhân văn sâu sắc

2.1.Vị trí hành chính

- UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quanhành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và

cơ quan nhà nước cấp trên

- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảmbảo thực hiện chử chương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội củng cố quốcphòng, an ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn huyện

- UBND huyện Thanh Thủy thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ trung ương đến cơ sở

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng kế hoach phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thụchiện kế hoạch đó

- Lập dự toán ngân sách Nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sáchđịa phương, phân bổ dự toán ngân sách cấp mình Tổ chức thực hiện ngân sáchđịa phương

- Phê chẩn kế hoach phát triển kinh tế- xã hội của các xã, thị trấn Xâydựng kế hoạch, quy hoạch phát triển công ngiệp, tiểu thủ công ngiệp, thươngmại, dịch vụ du lịch

- Thực quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa- xã hội,thông tin, thể dục thể thao, giao thông vận tải, quốc phòng an ninh và trật tự antoàn xã hội trên địa bàn huyện

- UBND huyện tổ chức thực hiện và quản lý về các chính sách dân tộc,tôn giáo về việc thi hành pháp luật ở địa phương Thực hiện các nhiệm vụ xâydựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

2.3 Cơ cấu tổ chức

* Sơ đồ tổ chức của UBND huyện Thanh Thủy (Xem phụ lục I)

+ HĐND là cơ quan quyền lực Nhà nước ở địa phương, do nhân dân địaphương bầu ra với nhiệm kỳ 5 năm đại diện cho ý trí, nguyện vọng và quyềnlàm chủ của nhân dân, chịu trách nhiệm trước nhân dân và cơ quan cấp trên

+ UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, chịutrách nhiệm trước HĐND và UBND tỉnh

* Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thanh Thủy

Để đáp ứng được các yêu cầu sự nghiệp đổi mới của nhà nước trong lĩnhvực kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng và thực hiện tốt các chứcnăng nhiệm vụ nêu trên, UBND huyện Thanh Thủy đã xây dựng cơ cấu tổ chứccác phòng ban chặt chẽ khoa học, cán bộ công chức có trình độ nghiệp vụ ,phẩm chất đạo đức tốt

Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND huyện Thanh Thủy bao gồm:

+ Chủ tịch UBND : Là người đứng đầu cơ quan khối Uỷ ban có nhiệm vụquản lý và điều hành toàn bộ các công việc của UBND huyện

+ Phó chủ tịch UBND: Bao gồm 2 Phó chủ tịch, giúp việc cho Chủ tịchUBND huyện trong công tác lãnh đạo, điều hành

+ Cơ phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện:

1- Văn phòng HĐND – UBND Huyện

2- Phòng Nội vụ;

3- Thanh tra huyện;

4- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn;

5- Phòng Văn hóa và Thông tin;

6- Phòng Giao dục và Đào tạo;

7- Phòng Tài chính _ Kế hoạch;

8- Phòng Công thương;

9- Phòng Tài nguyên - Môi trường;

10- Phòng Lao động thương binh và xã hội

* Vài nét cơ bản về công tác Văn phòng

- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trong công táclãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhệm vụ của cơ quan

+ Chức năng của Văn phòng thể hiện ở 2 mặt: Công tác tham mưu tổnghợp; Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động ngoài

ra Văn phòng còn có chức năng thông tin và chức năng giao tiếp

+ Nội dung của công tác Văn phòng bao gồm: Hoạt động của Hành chính– tổng hợp; hoạt động văn thư – lưu trữ

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND, UBND huyện Thanh Thủy

1.1.1 Chức năng

Văn phòng HĐND và UBND: Tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạtđộng của UBND; tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điềuhành của Chủ tịch UBND cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý và hoạt độngcủa HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở, vậtchất, kĩ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND

- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND theo dõi, đôn đốc các cơquan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp, HĐND và UBND cấp dưới trong việcchuẩn bị các văn bản để HĐND, Thường trực HĐND và UBND cấp huyện xemxét,quyết định Kiểm tra thủ tục chuẩn bị các văn bản của các cơ quan chuyênmôn thuộc UBND cùng cấp và UBND cấp dưới.

- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thươngxuyên, kịp thời, chính xác

- Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức triển khai thực hiện các vănbản quy phạm pháp luật của HĐND- UBND huyện và cơ quan Nhà nước cấptrên

- Phục vụ kỳ họp HĐND và các phiên họp, làm việc của UBND, Thườngtrực HĐND, Chủ tịch UBND, các Ban của HĐND huyện với các cơ quanchuyên môn, các đoàn thể nhân dân và UBND xã, Thị trấn

- Soạn thảo và quản lý hồ sơ tài liệu hoạt động của các kỳ họp của UBND

và Chủ tich UBND

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND, Văn phòngHĐND và UBND xã, Thị trấn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và Văn phòngtheo Qui định của pháp luật

- Bảo đảm các điều kiện, phương tiện làm việc cho HĐND, Thường trựcHĐND, các Ban của HĐND, UBND, Chủ tịch UBND

- Phối hợp với Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp và các phòng chức năngthực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mô hình “một cửa” trên địa bàn

- Chủ trì hoặc phối hợp với Thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND,UBND huyện trong việc tổ chức tiếp dân và tiếp nhận giải quyết đơn thư khiếunại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật

- Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND được giaotheo quy định Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND và UBNDgiao

* Các công việc cụ thể của lãnh đạo văn phòng.

- Xem xét và xử lý công văn tài liệu và thông tin gửi đến Văn phòng hàngngày, tổng hợp, báo cáo với chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện hoặcchuyển các bộ phận trong Văn phòng để xử lý cụ thể.

- Quản lý về việc phát hành tất cả các văn bản của HĐND- UBND, Chủtịch UBND và Văn phòng HĐND –UBND huyện

- Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện kí các văn bản hành chính thôngthường để đôn đốc các đơn vị chuẩn bị văn bản trình UBND huyện, công vănchỉ đạo, thông báo kết luận của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện, giấygiới thiệu, các công văn hành chính giao dịch, giấy mời họp của UBND huyện,các văn bản khác thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng HĐND- UBNDhuyện Chịu trách nhiệm về việc ký văn bản của UBND huyện theo đúng quychế và sự phân công của UBND huyện và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủtịch UBND huyện giao

- Chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng cán bộ công chức, ngân sách, tàisản của cơ quan theo chính sách, chế độ của Nhà nước, chăm lo đời sống vậtchất, tinh thần và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ công chứcVăn phòng HĐND – UBND huyện

- Bảo đảm các điều kiện vật chất cho hoạt động của UBND huyện và Vănphòng HĐND- UBND huyện

1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng và lề lối là việc của Văn phòng:

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Xem phụ lục II)

* Lãnh đạo Văn phòng

+ Chánh Văn Phòng: Là thủ trưởng Văn phòng chịu trách nhiệm trướcThủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác của Văn phòng, phụ trách chung côngtác của Văn phòng và được ủy quyền làm chủ tài khoản của Văn phòng

+ Phó Văn phòng: Giúp việc cho Chán Văp phòng, được Chánh VănPhòng giao cho phụ trách, theo dõi một số mặt công tác như: tổng hớp, đảm bảo

cơ sở vật chất… Bao gồm 2 phó Văn phòng

*Các bộ phận chuyên môn:

- Bộ phận tôngr hợp: bao gồm 3 chuyên viên giúp Chánh Văp phòng thựchiện công tác thông tin tổng hợp, tham mưu cho Thủ trưởng Tổ chức thẩm định

đề án, soạn thảo các văn bản được giao

- Bộ phận văn thư đánh máy: CÓ nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển giao kịpthời các văn bản đến Quản lý và giải quyết văn bản đi Đánh máy, sao in vănbản Bảo đảm tốt con dấu theo quy định, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Bộ phận lưu trữ: Là nơi lưu trữ tài liệu của cơ quan, Văn phòng UBND huyện Thanh Thủy chưa có cán bộ chuyên môn về lưu trữ nên cán bộvăn thư kiêm lưu trữ Chánh Văn phòng quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ

HĐND Bộ phận tài vụHĐND kế toán: Tổ chức thực hiện thanh toán, quyết toán kịpthời, chính xác Cập nhật và báo cáo chi tiêu hàng ngày cho lãnh đạo Vănphòng Theo dõi ngay công lao động của cán bộ, nhân viên cơ quan Quản lý tàisản của cơ quan Cung cấp đầy đủ các Văn phòng phẩm cần thiết cho các đơn vị

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (Bộ phận một cửa): Là bộ phận tiếpnhận và giải quyết các loại giấy tờ lien quan đến quyền sở hữu của công dân,giúp Chánh Văn phòng và Thủ trưởng cơ quan về hoạt động cấp giấy phép kinhdoanh Niêm yết, công khai các quy định, thủ tục hành chính, giấy tờ hồ sơ, mứcthu phí, lệ phí và thời gian giải quyết các loại công việc

- Bộ phận bảo vệ: Có nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, tài ản của cơ quan,theo dõi, tiếp khách đến liên hệ công tác…

- Bộ phận lái xe: Có nhiệm vụ đưa đón các lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan

đi công tác, giúp đảm bảo phương tiện đi lại

- Bộ phận nhà ăn, nhà khách: Có nhiệm vụ đảm bảo cơ sở vật chaatsphucj

vụ nơi ăn- nghỉ và tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp, buổi lễ của UBNDhuyện

1.2.2 Lề lối làm việc của Văn phòng:

- Văn phòng HĐND - UBND huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng và

nguyên tắc tập chung dân chủ, đảm bảo xử lý và giải quyết công việc theo đúngphạm vi trách nhiệm, thẩm quyền.

- Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ giao một người phụ trách vàchịu trách nhiệm chính, chuyên sâu trong lĩnh vực được giao, đảm bảo khôngchồng chéo , bỏ sót công việc , đồng thời có sự thống nhất các bộ phận

- Đảm bảo tuân chủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theođúng qui định của pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và quy chếlàm việc trừ trường hợp đột suất hoặc theo yêu cầu của cơ quan cấp trên

- Đảm bảo dân chủ, rõ rang, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động

1.3 Sơ đồ hóa quy trình tuyển dụng nhân sự và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc Văn phòng.

* Sơ đồ (Xem phụ lục III)

- Trước khi tiến hành tuyển dụng nhân sự thì cần phải hoạch định nhân sự

- Trên cơ sở tổng số chỉ tiêu lao động được giao, căn cứa vào chế độ Nhànước, thông qua đơn vị làm công tác tuyển dụng cán bộ của cơ quan (Phòng NộiVụ) Văn phòng tiếp nhận lao động

Hiện nay, Văn phòng HĐND- UBND huện Thanh Thủy bao gồm:

Việc phân công nhiệm vụ các đơn vị thuộc Văn phòng tương đối hợp lý

và khoa học Các nhân viên đều có bằng cấp phù hợp với chuyên nghành, có sựphân công, sắp xếp công việc phù hợp với năng lực, trình độ của từng người (bộphận tổng hợp: 3 người, văn thư- lưu trữ: 3 người, tài vụ: 2 người…) Nhờ có sựphân công hợp lý đã giúp cho Văn phòng hoạt động ngày càng hiệu quả

1.4 Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng và nhận xét về ưu, nhược điểm của Văn phòng HĐND- UBND huyện Thanh Thủy.

* Sơ đồ (Xem phụ lục IV)

* Nhận xét:

1 Ưu điểm

- Cơ sở vật chất mới được tu bổ lại, trang thiết bị Văn phòng được trang

bị khá dầy đủ phục vụ tốt cho công việc

- Bàn ghế làm việc trang thiết bị trong Văn phòng: Máy tính, máy photo,

tủ đựng tài liệu… được kê gọn gang, ngăn nắp tạo khoảng trống di động hợp lý

- Phòng văn thư thiết kế đúng quy định , có khung kính ngăn cách phònglàm việc với nơi tiếp khách, đảm bảo được tính bảo mật của văn bản tài liệu

- Trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tài liệu

- Sắp xếp lại các bộ phận thuộc Văn phòng, bố trí tập chung tạo điều kiệncho dây chuyền công việc, sự lien kết giữa các khâu được lien tục

1.5 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của từng đơn vị.

* Sơ đồ (Xem phụ lục V):

+ Lịch công tác tuần: Được chuẩn bị từ thứ 6 của tuần trước, chuyên viêntổng hợp sẽ xin lịch công tác Thường trực HĐND- UBND, CHủ tịch, Phó Chủtịch, lãnh đạo Văn phòng sau đó tổng hợp lại để hoàn chỉnh

+ UBND huyện Thanh Thủy có xây dựng: Thông báo chương trình côngtác của Chủ tịch HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Công việc nào có lienquan đến bộ phận chuyên môn nào thì có ghi rõ đơn vị đó phải thực hiện nhữngviệc gì ( Xem thông báo số…)

+ Chương trình công tác tháng: Cụ thể hóa chương trình công tác Quýđược thực hiện trong từng tháng, thường được làm châm nhất là ngày 25 hàngtháng Sauk hi các đợ vị đăng ký các công việc trong tháng thì Văn phòngHĐND- UBND phải tổng hợp để trình Chủ tịch UBND duyệt để ban hành

+ Chương trình công tác quý: Cụ thể hóa chương trình công tác nămthường được chẩn bị vào cuối tháng của tháng cuối Quý trước

+ Chương trình công tác năm: Nhằm tống kê các công việc cần giải quyếttrong 1 năm, Văn phòng HĐND- UBND sẽ tổng hợp dự kiến kế hoạch công tácnăm để gửi đến các cơ quan để xin đóng góp ý kiến Sau hi đã lấy được ý kiếnđóng góp Văn phòng hoàn chỉnh trình Chủ tịch duyệt để ban hành.

2.Khảo sát về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằn văn bản, phục vụcho hoạt động của quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức

2.1.Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Văn thư UBND huyện Thanh Thủy được tổ chức theo mô hình tậpchung, phòng làm việc của Văn thư là 1 phòng độc lập được bố trí ở tầng 1 của

cơ quan, cạnh phòng nhà đất Đây là 1 vị trí trong tương đối thuận lợi cho việctiếp nhận văn bản và tiếp cận thông tin Phòng văn thư được trang bị đầy đủ cácthiết bị Văn phòng phục vụ tốt cho công việc hàng ngày

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Thanh Thủy

- Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản: Chỉ thị, Quyết định của UBNDhuyện về các chủ chương, công tác quan trọng về tổ chức bộ máy về kế hoạch,ngân sách Phê chuẩn biên bản bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã, Thịtraansveef các văn bản về quản lý đất đai Chủ tịch UBND huyện các văn bảntrình Tỉnh ủy, UBND tỉnh Nếu Chủ tịch UBND bận thì có thể giao cho Phó Chủtịch ký thay

- Phó Chủ tich UBND huyện được Chủ tịc ủy nhiệm ký thay một số Chỉthị hay Quyết định của UBND huyện , ký các lĩnh vực thuộc Quyết định mìnhphụ trách

- Chánh Văn phòng được chủ tịch UBND huyện giao cho ký thừa lệnhmột số văn bản thông thường như: Giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao lụccác văn bản của cấp trên…

- UBND huyện có thẩm quyền ban hành các loại văn bản, các đơn vị

chuyên môn trực thuộc UBND huyện không được phép ban hành các văn bảnquy phạm pháp luật.

2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Thanh Thủy

* Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản (Xem phụ lục IV)

+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Thah Thuynhìn chung là đúng theo quy định từ khâu soạn thảo đến khâu ban hành văn bảnđều được các cán bộ chuyên môn thực hiện tốt

Văn bản sau khi soạn thảo xong phải có chữ ký nháy của thủ trưởng đơn

vị chịu trách nhiệm soạn thảo và của Chánh văn phòng Sau đó là Chủ tịchUBND huyện duyệt, ký văn bản, văn thư đóng dấu và làm các thủ tục theo trình

tự để ban hành văn bản

2.2.4 Số lượng văn bản của UBND huyên Thanh Thủy được ban hành trong 5 năm trở lại đây Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản.

a) Số lượng văn bản được ban hành trong 5 năm trở lại đây

Theo số liệu từ năm 2009 – 2014 thì UBND huyện Thanh Thủy ban hànhkhoảng 35.000 văn bản

- Chỉ thị: 65 văn bản

- Quyết định khoảng 16.000 văn bản

- Công văn hành chính khoảng gần 5000 văn bản

Còn lại là các văn bản của HĐND, các loại văn bản hành chính thôngthường khác của các đơn vị chuyên môn Riêng Văn phong mỗi năm có khoảng

120 văn bản

b) Tình hình kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản

Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND huyệnThanh Thủy được thực hiện tương đối tốt mặc dù chưa thường xuyên

Trong một năm UBND huyện Thanh Thủy tiến hành kiểm tra, rà soátnhằm kiểm tra lại xem các văn bản có bị chồng chéo hay trái với văn bản củacấp trên hay không Công tác hệ thống hóa thì được tiến hành thường xuyên hơnđây là công việc cần phải làm trong quá trình hoạt động của UBND