MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ TRUNG THÀNH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THÀNH 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND xã Trung Thành 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Trung Thành. 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 7 1.1.1. Chức năng 7 1.1.2. Nhiệm vụ 7 1.2. Khảo sát việc bố trí phong làm việc của văn phòng UBND xã Trung Thành; nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu; 8 1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung: 9 1.4. Mô tả nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của cơ quan 10 1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 11 1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan 11 1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 11 2. Khảo sát về công tác văn thư 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Trung Thành . 13 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14 2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản 17 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyêt văn bản của UBND xã Trung Thành 18 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Trung Thành; Nhận xét ưu, nhược điểm 18 2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm. 21 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 25 3. Khảo sát về tình hình thực hiên các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 26 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 27 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ; 27 3.3. bảo quản quản tài liệu lưu trữ 27 3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 27 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 30 1. Mẫu hóa một số văn bản ban hành chính của cơ quan ban ban hành nhiều. 30 2. Thống kê từ sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại loại văn bản quản lí được ban hành trong 5 năm trở lại đây: 87 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 88 I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Trung Thành. 88 1. Nhận xét 88 2.Ưu điểm 88 3. Nhược điểm 89 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 91 1. Về đội ngũ cán bộ công chức 92 2. Về quy trình nghiệp vụ 92 3. Về trang thiết bị 92 LỜI CẢM ƠN 94 PHỤ LỤC 95
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ Họ tên: Đoàn Thị Thanh Tâm BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K16 KHÓA HỌC (2013 – 2015) Tên quan: UBND xã Trung Thành Địa chỉ: Pác Pàu – Trung Thành – Tràng Định – Lạng Sơn Cán hướng dẫn nghiệp vụ: Trần Thị Quyên HÀ NỘI – 2015 Đoàn Thị Thanh Tâm Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ TRUNG THÀNH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN PHẦN I .5 KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THÀNH I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND xã Trung Thành .5 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng UBND xã Trung Thành .7 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng .7 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ 1.2 Khảo sát việc bố trí phong làm việc văn phòng UBND xã Trung Thành; nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu; 1.3 Mô tả nội dung bước quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ quan nói chung: 1.4 Mô tả nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng việc tổ chức hội nghị quan 10 1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng 11 1.6 Lấy ví dụ tình cụ thể cung cấp thông tin văn phòng cho lãnh đạo quan 11 1.7 Tìm hiểu biện pháp đại hóa văn phòng quan 11 Khảo sát công tác văn thư 13 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư UBND xã Trung Thành 13 2.2 Soạn thảo ban hành văn 14 2.2.1 Hệ thống hóa văn quan quy định soạn thảo ban hành văn 14 2.2.2 Tìm hiểu quy trình soạn thảo ban hành văn quan 14 2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn Đoàn Thị Thanh Tâm Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bản; kỹ thuật soạn thảo văn ( Nhận xét theo nội dung có ví dụ cụ thể ) 17 2.3 Tổ chức quản lý giải quyêt văn UBND xã Trung Thành .18 2.3.1 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn UBND xã Trung Thành; Nhận xét ưu, nhược điểm 18 2.3.2 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến; nhận xét ưu, nhược điểm .21 2.3.3 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 23 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu quan 25 Khảo sát tình hình thực hiên nghiệp vụ lưu trữ đánh giá ưu, nhược điểm nội dung: 27 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 27 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ; 27 3.3 bảo quản quản tài liệu lưu trữ .27 3.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 28 PHẦN II 30 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN 30 VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 30 1.Mẫu hóa số văn ban hành quan ban ban hành nhiều.30 Thống kê từ sổ đăng ký công văn quan tên loại loại văn quản lí ban hành năm trở lại đây: 88 PHẦN III 89 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .89 I.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành Văn phòng UBND xã Trung Thành 89 Nhận xét 89 2.Ưu điểm 89 Nhược điểm 90 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .92 1.Về đội ngũ cán công chức 93 2.Về quy trình nghiệp vụ 93 3.Về trang thiết bị .93 LỜI CẢM ƠN 95 PHỤ LỤC 96 Đoàn Thị Thanh Tâm Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đoàn Thị Thanh Tâm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Đất nước ta phát triển đường hội nhập quốc tế bước vào hội nhập quốc tế bước vào cách mạng khoa học công nghệ thông tin làm thay đổi quan niệm xã hội hoạt động Văn phòng Ngày Văn phòng là đơn vị quản lý hồ sơ, giấy tờ, sổ sách mà Văn phòng ngày trở thành máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan trình điều hành lãnh đạo, thực chức năng, nhiệm vụ Cơ quan Văn phòng xem cầu nối, mắt xích quan trọng hoạt động quản lý quan, tổ chức Do ngày hoạt động Văn phòng cần phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên đào tạo có trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cao để thu thập, xử lý kịp thời công nghệ thông tin đưa đất nước phát triển xu Là sinh viên lớp Trung cấp Hành văn phòng k16 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Được trí nhà trường đồng ý tiếp nhận thực tập từ ngày 20/4/2015 đến ngày 05/6/2015 UBND xã Trung Thành; Trong thời gian học tập trường em thầy cô giáo trau dồi kiến thức lý luận thực tập vận dụng kiến thức học vào thực tế đưa lý luận gắn với thực tiễn quan Được giúp đỡ tạo điều kiện tận tình đồng chí lãnh đạọ UBND xã Trung Thành em hoàn thành tập tốt nghiệp Toàn báo cáo kiến thức em học Nhà trường đưa vào áp dụng thực tế tiến hành thực tập UBND xã Trung Thành Tại tập em giúp đỡ đạo tận tình cán văn phòng, quan tâm khối Ủy ban đảm nhiệm thực hành chuyên ngành Từ em áp dụng kiến thức sau năm học Trường đến quan trực tiếp làm công việc cụ thể, rèn luyện cho em kỹ Đoàn Thị Thanh Tâm Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghề nghiệp, hiểu rõ công tác văn phòng, tầm quant trọng văn phòng công tác văn thư lưu trữ Do thời gian thực tập có hạn trình độ hạn chế nên báo cáo thực tập em sai sót Em mong nhận góp ý Quý quan, thầy, cô để báo cáo em hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn ! Trung Thành, ngày 05 tháng năm 2015 SINH VIÊN Đoàn Thị Thanh Tâm Đoàn Thị Thanh Tâm Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ TRUNG THÀNH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN Trung Thành 23 xã thuộc huyện Tràng Định, tỉnh Lạng Sơn xã nằm phía Đông cách trung tâm Huyện Tràng Định 17 km - Toàn xã có thôn: Bản Piểng, Pác Pàu, Bản Vèn, Nà Pục, Nà Lỷ, Khuổi Khìn, Bản Sliền - Địa hình : Xã Trung Thành có địa hình phức tạp thuộc kiểu địa hình núi, độ cao trung bình từ 350-450m, Thấp vùng cánh đồng độ cao trung bình 45m - Khí hậu: Nằm phía đông so với trung tâm Huyện, khí hậu xã chịu ảnh hưởng khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, có số giò nắng tương đối cao tập trung vào tháng tháng chịu ảnh hưởng loại gió mùa đông bắc gió mùa đông nam Hệ thống giao thông, thủy lợi địa bàn xã tương đối thuận lợi - Về vị trí địa lý tự nhiên xác định sau: + Phía tây nam: Giáp xã Đại Đồng xã Kháng Chiến + Phía bắc : Giáp xã Đội Cấn xã Tân Minh + Phía nam: Giáp xã Quốc Việt xã Kháng Chiến + Phía đông: Giáp xã Tân Minh xã Đào Viên → Tổng diện tích lập quy hoạch: 5.276,04 tỷ lệ 1/10.000 Trung Thành có nhiều điều kiện thuận lợi tự nhiên – xã hội giúp cho xã hội phát triển lĩnh vực kinh tế, an ninh quốc phòng công tác quản lý xã ngày phát triển Đoàn Thị Thanh Tâm Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cũng với phát triển chung đất nước, lãnh đạo, đạo trực tiếp Đảng ủy – HĐND UBDN xã Trung Thành; nỗ lực phấn đấu nhân dân địa phương, đến xã Trung Thành có 03 thôn công nhận làng văn hóa Trong năm qua xã có kế hoạch triển khai đề án xây dựng sở hạ tầng điện, đường, trạm xây dựng khang trang, Đảng xã Trung Thành luôn quan tâm chăm lo cho đời sống nhân dân, thực tốt công tác xóa đói giảm nghèo thực sách xã hội tiêu biểu phát triển kinh tế Với lợi tạo động lực cho Đảng nhân dân xã Trung Thành ngày phát huy mạnh lợi sẵn có, phấn đấu xã đầu vấn đề phát triển kinh tế - xã hội, đời sống văn hóa địa bàn huyện./ Đoàn Thị Thanh Tâm Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THÀNH I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND xã Trung Thành Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Xây dựng tóm tắt chương trình, kế hoạch công tác báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác đạo,điều hành UBND xã báo cáo khác UBND xã theo đạo chủ tịch UBND xã - Kiểm tra đôn đốc quan thuộc UBND xã thực chương trình, kế hoạch công tác UBND xã - Xây dựng, sửa đổi sung ( có yêu cầu), trình UBND xã thông qua giúp UBND xã kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực quy chế làm việc UBND - Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung UBND, tổ chức việc thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ đạo, điều hành UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã - Tham mưu cho chủ tịch UBND xã tổ chức thực định số 181/2003/QĐ- TTg ngày 24/9/ 2003 thủ tướng phủ việc ban hành quy chế thực chế “ cửa” quan hành Nhà nước địa phương, tổ chức điều hành hoạt đồng phận tiếp nhận trả lời kết tổ chức công dân theo chế “một cửa” UBND xã - Đảm bảo điều kiện làm việc tổ chức phục vụ hợt động HĐND UBND, chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã - Quản lý thống việc ban hành, công bố văn HĐND UBND xã - Giải số việc cụ thể khác Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã giao Đoàn Thị Thanh Tâm Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhiệm vụ quyền hạn văn phòng nghiệp vụ cụ thể sau: * Xây dựng chương trình công tác năm * Chậm vào ngày 31 tháng 10 hàng năm, quan chuyên môn, quan thuộc UBND, xã gửi văn phòng HĐND UBND xã danh mục đề án cần trình UBND, Chủ tịch UBND xã ban hành trình HĐND xã ban hành năm tới ( sau gọi chung đề án, văn bản) * Sau 07 ngày làm việc, kể từ chương trình công tác năm UBND xã thông qua, văn phòng HĐND & UBND xã trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viên UBND, quan chuyên môn, quan thuộc UBND xã, thôn biết để thực * Xây dựng chương trình công tác quý * Văn phòng HĐND &UBND xã tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý UBND xã, trình Chủ tịch UBND xã định; * Chậm vào ngày 20 tháng cuối quý, văn phòng HĐND & UBND xã có trách nhiệm trình Chủ tịch UBND xã phê duyệt chương trình công tác quý sau UBND xã, gửi quan chuyên môn, quan thuộc UBND xã thôn biết, thực hiện; * Xây dựng chương trình công tác tháng * Văn phòng HĐND & UBND xã tổng hợp chương trình công tác hàng tháng UBND xã Chương trình công tác tháng UBND xã cần chia theo lĩnh vực Chủ tịch, Phó chủ tịch phụ trách giải quyết; * Chậm vào ngày 25 hàng tháng Văn phòng HĐND & UBND xã trình Chủ tịch UBND xã duyệt chương trình công tác tháng sau UBND xã, gửi quan chuyên môn, quan thuộc UBND xã thôn biết, thực * Xây dựng chương trình công tác tuần * Căn vào chương trình công tác tháng đạo Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND, văn phòng HĐND&UBND xã xây dựng chương trình công tác tuần sau Chủ tịch Phó chủ tịch UBND xã, trình Chủ tịch định chậm vào chiều thứ sáu tuần trước thông báo cho tổ chức, cá nhân liên quan biết, thực Đoàn Thị Thanh Tâm Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 04 SƠ ĐỒ HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Lập kế hoạch tổ chức hội nghị Đăng ký thời gian địa điểm tổ chức hội nghị với Văn phòng Chuẩn bị tài liệu gửi giấy mời Sắp xếp thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị Chuẩn bị kinh phí Chuẩn bị sở vật chất Đón đại biểu Phát tài liệu, điểm danh đại biểu Điểm danh đại biểu Điều hành thảo luận, đóng góp ý kiến Ổn định tổ chức tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu thông báo hội nghị Ghi biên hội nghị Ghi biên hội nghị Kết luận chung tuyên bố bế mạc Đoàn Thị Thanh Tâm 100 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 05 QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO THỦ TRƯỞNG CỦA VĂN PHÒNG VÀ LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG Giai đoạn trước chuyến - Lập kế hoạch lâ - Chuẩn bị khinh phí, phương tiện, tài liệu - Chuẩn bị công tác khác có liên quan Gai đoạn lãnh đạo công tác - Văn phòng giúp thủ trưởng theo dõi đôn đốc thự công việc đề ta - Thường xuyên liên hệ với lãnh đạo, báo cáo sơ tình hình hoạt động UBND xin ý kiến đạo cần thiết Gai đoạn kết thúc chuyến công tác - Quyết toán kinh phí chuyến - Báo cáo tình hình hoạt động Ủy ban Đoàn Thị Thanh Tâm 101 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 06 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN Bước Chuẩn bị Bước Soạn thảo Bước Duyệt thảo thông qua thảo Đoàn Thị Thanh Tâm - Phân công soạn thảo - Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng văn phòng - Xác định tên loại trích yếu nội dung văn - Thu thập xử lý thông tin - Xây dựng đề cương -Viết thảo - văn quan trọng tổ chức hội thảo, xin ý kiến đơn vị cá nhân có liên quan - Thủ trưởng ban ngành duyệt mặt nội dung - Cán văn phòng duyệt thể thức tính pháp lý - Trình ký -Ký ban ngành - Cán văn phòng ghi sổ, ngày, tháng, năm - Nhân đóng dấu - Làm thủ tục ban hành 102 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 07 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Trình ký văn Kiểm tra thể thức, hình thức, trình bày, ghi số ngày tháng văn Đăng ký văn Đóng dấu văn Chuyển giao văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu Đoàn Thị Thanh Tâm 103 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 08 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA UBND XÃ TRUNG THÀNH Mẫu sổ Sổ đăng ký văn in sẵn, có kích thước 210 mm x 297 mm a Bìa trang đầu UBND XÃ TRUNG THÀNH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm 2012 Từ ngày ……….đến ngày ………… Từ số ……… Đến số ………… Quyển sổ: ………… b Nội dung đăng ký bên Đoàn Thị Thanh Tâm 104 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Số, ký hiệu văn Ngày Tên Người tháng văn loại ký trích yếu nội dung văn băn 83/QĐ- 18/2/2011 QĐ Ông UBND việc Hải phê duyệt kinh phí sửa chữa mua sắm trang thiết bị năm 2011 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ký nhận văn Ghi Văn UBND phòng xã - Như Điều 04 cách đăng ký Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng văn bản; đối vớ ngày nhỏ 10 tháng 1,2 phải thêm số trước, ví dụ 03/02… Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan,tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị hoăc cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng văn ban hành Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điều cần thiết khác Đoàn Thị Thanh Tâm 105 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 09 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận kiểm tra văn đến Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đóc việc giải văn đến Đoàn Thị Thanh Tâm 106 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 10 DẤU ĐẾN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THÀNH Mẫu dấu đến UBND XÃ TRUNG THÀNH CÔNG VĂN ĐẾN Số:………… Ngày … Tháng … Năm …… Dấu đến UBND xã Trung Thành khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm Nguyên tắc đóng dấu đến Dấu đến đóng rõ ràng ngắn vào khoảng giấy trắng số ký hiệu văn có tên gọi Đối với công văn đống trích yếu nội dung Cách ghi nội dung thông tin dấu đến a số đến số thứ tự đăng ký văn đến, số đến đánh liên tục số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm b Ngày tháng văn đến ngày tháng năm quan nhận văn bản; ngày nhỏ 10 tháng 1,2 phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số, ví dụ 03/07/2012 Đoàn Thị Thanh Tâm 107 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 11 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND XÃ TRUNG THÀNH 1.Mẫu sổ Sổ đăng ký văn đén in sẵn, có kích thước 210mm x 297mm a Bìa trang đầu UBND XÃ TRUNG THÀNH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm 2011 Từ ngày ………… đến ngày………………… Từ số ………… đến số………… Quyển sổ: ………… Đoàn Thị Thanh Tâm 108 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Nội dung đăng ký bên Ngày đến Số đến 06/4 26 Tác giả Số, ký văn hiệu văn UBND Huyện Tràng Định 25/TBUBND Tên loại trích yếu Ngày nội Đơn vị tháng văn dung văn người nhận Ký nhận Ghi 29/3/2011 Về Ông việc Hải quy định giá loại đất 2.Cách đăng ký Cột 1: Ghi ngày đến theo ngày tháng ghi dấu đến Cột 2: Ghi số đến theo số ghi dấu đến Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn Cột 4: Ghi số ký hiệu văn Cột 5: Ghi ngày tháng năm văn đến ngày nhỏ 10 tháng 1,2 phải ghi thêm số trước; năm ghi hai chữ số Cột 6: Ghi tên loại trích yếu nội dung ( trừ công văn ghi tên loại) văn đến ( tên loại văn viết tắt trích yếu nội dung ) Trường hợp trường hợp văn đến trích yếu nội dung thi người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến chit đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Chữ ký người trưc tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điều cần thiết văn đến ( văn số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, sao…) Đoàn Thị Thanh Tâm 109 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 12 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Mở hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Phân chia đơn vị bảo quản, xếp văn bản, tài liệu hồ sơ Biên mục hồ sơ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Đoàn Thị Thanh Tâm 110 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 13 BẢNG THỜI HẠNG GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN STT Loại tài liệu Thời hạn giao nộp Tài liệu hành Sau năm kể từ ngày công việc kết thúc Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ Sau năm kể từ công trình nghiệm thu thức Tài liệu xây dựng Sau ba tháng kể từ công trình toán Ghi Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Sau ba tháng kể từ công mi crô- phim ; tài liệu ghi việc kết thúc âm, gi hình tài liệu khác Đoàn Thị Thanh Tâm 111 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 14 MÔ HÌNH CHO VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI CHO UBND XÃ TRUNG THÀNH Chánh văn phòng * 2* 33 p.văn thư * p lưu trữ 12 10 * p.Tổng hợp Phó văn phòng 2 8 * Bộ phận bảo vệ,đội xe Phó văn phòng * * * P tài chính- kế toán phận Tạp vụ 8 11 * Đoàn Thị Thanh Tâm 112 * Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chú giải: Bàn ghế làm việc Máy tính Máy in máy scan Tủ tài liệu Tủ đồ dùng Tủ lạnh Cửa vào văn phòng Cửa vào phòng phận Bàn uống nước tiếp khách lãnh đạo 10 Bàn ghế tiếp khách 11.Máy fotocopy Vách ngăn Cách âm phòng, phận Mô hình văn phòng đại khoa học hợp lý , trang bị đầy đủ phương tiện, máy móc phụ vụ cho công tác hành quan tốt đạt hiệu công việc cao Bên cạnh cần đại hóa người: Thường xuyên cử cán học để nâng cao tay nghề chất lượng làm việc, làm quản lý Đoàn Thị Thanh Tâm 113 Lớp: TCHCVP - K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng HĐND – UBND xã Trung Thành Đoàn Thị Thanh Tâm 114 Lớp: TCHCVP - K16