Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã trung thành (Hệ trung cấp)

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ TRUNG THÀNH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THÀNH 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND xã Trung Thành 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Trung Thành. 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 7 1.1.1. Chức năng 7 1.1.2. Nhiệm vụ 7 1.2. Khảo sát việc bố trí phong làm việc của văn phòng UBND xã Trung Thành; nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu; 8 1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung: 9 1.4. Mô tả nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của cơ quan 10 1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 11 1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan 11 1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 11 2. Khảo sát về công tác văn thư 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Trung Thành . 13 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14 2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản 17 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyêt văn bản của UBND xã Trung Thành 18 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Trung Thành; Nhận xét ưu, nhược điểm 18 2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm. 21 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 25 3. Khảo sát về tình hình thực hiên các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 26 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 27 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ; 27 3.3. bảo quản quản tài liệu lưu trữ 27 3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 27 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 30 1. Mẫu hóa một số văn bản ban hành chính của cơ quan ban ban hành nhiều. 30 2. Thống kê từ sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại loại văn bản quản lí được ban hành trong 5 năm trở lại đây: 87 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 88 I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Trung Thành. 88 1. Nhận xét 88 2.Ưu điểm 88 3. Nhược điểm 89 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 91 1. Về đội ngũ cán bộ công chức 92 2. Về quy trình nghiệp vụ 92 3. Về trang thiết bị 92 LỜI CẢM ƠN 94 PHỤ LỤC 95

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên: Đoàn Thị Thanh Tâm

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K16

KHÓA HỌC (2013 – 2015)

Tên cơ quan: UBND xã Trung Thành

Địa chỉ: Pác Pàu – Trung Thành – Tràng Định – Lạng Sơn Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Trần Thị Quyên

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

NỘI DUNG 3

ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ TRUNG THÀNH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN 3

PHẦN I 5

KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THÀNH 5

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND xã Trung Thành 5

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .5

2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 7

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Trung Thành 7

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 7

1.1.1 Chức năng 7

1.1.2 Nhiệm vụ 7

1.2 Khảo sát việc bố trí phong làm việc của văn phòng UBND xã Trung Thành; nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu; 8

1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung: 9

1.4 Mô tả nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của cơ quan 10

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng .11

1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan 11

1.7 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 11

2 Khảo sát về công tác văn thư 13

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Trung Thành 13

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 14

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 14

2.2.2 Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14 2.2.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn

bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản ( Nhận xét theo từng nội dung và có ví dụ cụ

thể ) 17

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyêt văn bản của UBND xã Trung Thành 18

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Trung Thành; Nhận xét ưu, nhược điểm 18

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm 21

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 25

3 Khảo sát về tình hình thực hiên các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 27

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 27

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ; 27

3.3 bảo quản quản tài liệu lưu trữ 27

3.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 28

PHẦN II 30

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN 30

VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 30

1.Mẫu hóa một số văn bản ban hành chính của cơ quan ban ban hành nhiều.30 2 Thống kê từ sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại loại văn bản quản lí được ban hành trong 5 năm trở lại đây: 88

PHẦN III 89

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 89

I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Trung Thành 89

1 Nhận xét 89

2.Ưu điểm 89

3 Nhược điểm 90

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm .92

1.Về đội ngũ cán bộ công chức 93

2.Về quy trình nghiệp vụ 93

3.Về trang thiết bị 93

LỜI CẢM ƠN 95

PHỤ LỤC 96

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước ta đã đang phát triển trên con đường hội nhập quốc tế và đang bước vào cuộc hội nhập quốc tế và đang bước vào cuộc cách mạng khoa học công nghệ thông tin đã làm thay đổi quan niệm của xã hội về hoạt động của Văn phòng Ngày nay Văn phòng không phải là chỉ là một đơn vị quản lý hồ sơ, giấy tờ, sổ sách mà Văn phòng ngày nay đã trở thành bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong quá trình điều hành lãnh đạo, thực hiện các chức năng, nhiệm

vụ của Cơ quan

Văn phòng hiện nay được xem như cầu nối, là mắt xích quan trọng trong hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức Do vậy ngày nay trong hoạt động Văn phòng cần phải có một đội ngũ cán bộ, nhân viên được đào tạo có trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cao để thu thập, xử lý kịp thời những công nghệ thông tin đưa đất nước phát triển cùng xu thế

Là sinh viên lớp Trung cấp Hành chính văn phòng k16 Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội; Được sự nhất trí của nhà trường và được sự đồng ý tiếp nhận thực tập

từ ngày 20/4/2015 đến ngày 05/6/2015 của UBND xã Trung Thành; Trong thời gian học tập ở trường em đã được các thầy cô giáo trau dồi những kiến thức lý luận cơ bản và được thực tập vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế đưa lý luận gắn với thực tiễn tại cơ quan Được sự giúp đỡ tạo điều kiện tận tình của các đồng chí lãnh đạọ trong UBND xã Trung Thành em đã hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp của mình

Toàn bộ bài báo cáo trên là những kiến thức em đã được học ở Nhà trường

và đưa vào áp dụng thực tế khi tiến hành thực tập tại UBND xã Trung Thành Tại

kỳ thực tập này em đã được sự giúp đỡ chỉ đạo tận tình của cán bộ văn phòng, được

sự quan tâm của khối Ủy ban và được đảm nhiệm thực hành đúng chuyên ngành của mình Từ đó em áp dụng được những kiến thức sau 2 năm học tại Trường đến

cơ quan trực tiếp làm những công việc cụ thể, rèn luyện cho em những kỹ năng

nghề nghiệp, hiểu rõ công tác văn phòng, tầm quant trọng của văn phòng và công tác văn thư lưu trữ.

Do thời gian thực tập có hạn và trình độ còn hạn chế nên báo cáo thực tập của em sẽ còn những sai sót Em rất mong nhận được sự góp ý của Quý cơ quan, thầy, cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn !

Trung Thành, ngày 05 tháng 6 năm 2015

SINH VIÊN

Đoàn Thị Thanh Tâm

NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND

XÃ TRUNG THÀNH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN

Trung Thành là 1 trong 23 xã thuộc huyện Tràng Định, tỉnh Lạng Sơn là một xã nằm ở phía Đông cách trung tâm Huyện Tràng Định 17 km

- Toàn xã có 7 thôn: Bản Piểng, Pác Pàu, Bản Vèn, Nà Pục, Nà Lỷ, Khuổi Khìn, Bản Sliền

- Địa hình : Xã Trung Thành có địa hình rất phức tạp thuộc kiểu địa hình núi, độ cao trung bình từ 350-450m, Thấp nhất là vùng cánh đồng độ cao trung bình là 45m

- Khí hậu: Nằm ở phía đông so với trung tâm Huyện, khí hậu của xã chịu ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, có số giò nắng tương đối cao tập trung vào tháng 6 và tháng 7 chịu ảnh hưởng của 2 loại gió mùa đông bắc và gió mùa đông nam Hệ thống giao thông, thủy lợi trên địa bàn xã tương đối thuận lợi

- Về vị trí địa lý tự nhiên được xác định như sau:

+ Phía tây nam: Giáp xã Đại Đồng và xã Kháng Chiến

+ Phía bắc : Giáp xã Đội Cấn và xã Tân Minh

+ Phía nam: Giáp xã Quốc Việt và xã Kháng Chiến

+ Phía đông: Giáp xã Tân Minh và xã Đào Viên

→ Tổng diện tích lập quy hoạch: 5.276,04 ha tỷ lệ 1/10.000

Trung Thành có nhiều điều kiện thuận lợi về tự nhiên – xã hội giúp cho xã hội phát triển trong các lĩnh vực kinh tế, an ninh quốc phòng cũng như công tác quản lý của xã ngày càng phát triển

Cũng với sự phát triển chung của đất nước, dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Đảng ủy – HĐND và UBDN xã Trung Thành; sự nỗ lực và phấn đấu của nhân dân địa phương, đến nay xã Trung Thành đã có 03 thôn được công nhận là làng văn hóa.

Trong những năm qua xã đã có kế hoạch triển khai đề án xây dựng cơ sở hạ tầng điện, đường, trạm được xây dựng khang trang, Đảng bộ xã Trung Thành luôn luôn quan tâm chăm lo cho đời sống của nhân dân, thực hiện tốt công tác xóa đói giảm nghèo và thực hiện các chính sách xã hội tiêu biểu phát triển kinh tế

Với những lợi thế ấy đã tạo động lực cho Đảng bộ và nhân dân xã Trung Thành ngày càng phát huy được những thế mạnh và lợi thế sẵn có, phấn đấu là một trong các xã đi đầu trong vấn đề phát triển kinh tế - xã hội, đời sống văn hóa trên địa bàn huyện./

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN

NHÂN DÂN XÃ TRUNG THÀNH

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND xã Trung Thành

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Xây dựng tóm tắt chương trình, kế hoạch công tác báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo,điều hành của UBND xã và báo cáo khác của UBND xã theo sự chỉ đạo của chủ tịch UBND xã

- Kiểm tra đôn đốc các cơ quan thuộc UBND xã thực hiện các chương trình,

kế hoạch công tác của UBND xã

- Xây dựng, sửa đổi sung ( nếu có yêu cầu), trình UBND xã thông qua và giúp UBND xã kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND

- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã

- Tham mưu cho chủ tịch UBND xã tổ chức thực hiện quyết định số 181/2003/QĐ- TTg ngày 24/9/ 2003 của thủ tướng chính phủ về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế “ một cửa” tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, tổ chức điều hành hoạt đồng bộ phận tiếp nhận và trả lời kết quả của tổ chức và công dân theo cơ chế “một cửa” tại UBND xã

- Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hợt động của HĐND và UBND, chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã

- Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND và UBND xã

- Giải quyết một số còn việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã giao

- Nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng đối với các nghiệp vụ cụ thể như sau:

* Xây dựng chương trình công tác năm

* Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm, các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND, xã gửi văn phòng HĐND và UBND xã danh mục các đề án cần trình UBND, Chủ tịch UBND xã ban hành hoặc trình HĐND xã ban hành trong năm tới ( sau đây gọi chung là đề án, văn bản)

* Sau 07 ngày làm việc, kể từ khi chương trình công tác năm được UBND

xã thông qua, văn phòng HĐND & UBND xã trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viên UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã, thôn biết để thực hiện

* Xây dựng chương trình công tác quý

* Văn phòng HĐND &UBND xã tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý của UBND xã, trình Chủ tịch UBND xã quyết định;

* Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, văn phòng HĐND & UBND

xã có trách nhiệm trình Chủ tịch UBND xã phê duyệt chương trình công tác quý sau của UBND xã, gửi cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã và các thôn biết, thực hiện;

* Xây dựng chương trình công tác tháng

* Văn phòng HĐND & UBND xã tổng hợp chương trình công tác hàng tháng của UBND xã Chương trình công tác tháng của UBND xã cần được chia theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, Phó chủ tịch phụ trách giải quyết;

* Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng Văn phòng HĐND & UBND xã trình Chủ tịch UBND xã duyệt chương trình công tác tháng sau của UBND xã, gửi các

cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã và các thôn biết, thực hiện

* Xây dựng chương trình công tác tuần

* Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND, văn phòng HĐND&UBND xã xây dựng chương trình công tác tuần sau của Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND xã, trình Chủ tịch quyết định chậm nhất vào chiều thứ sáu tuần trước và thông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan biết, thực hiện

*Văn phòng chịu trách nhiệm phát hành văn bản của HĐND và UBND xã Chủ tịch UBND xã ban hành trong thời gian không quá 03 ngày, kể từ ngày văn bản được ký, bảo đảm đúng thủ tục, đúng địa chỉ.

*Tổ chức việc quản lý, cập nhât, lưu trữ, khai thác văn bản phát hành, văn bản đến của UBND xã theo quy định của pháp luật về văn thư- lưu trữ và quy định làm việc của UBND xã

* Đối với hoạt động tiếp dân, giải quyết khiếu nại- tố cáo

• Bố trí phòng làm việc, nơi đón tiếp công dân bảo đảm thuận lợi, dễ dàng

2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng

(Phụ lục số 2)

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Trung Thành.

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý,điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

1.1.1 Chức năng

Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho Chủ tịch UBND trong trình điều hành, lãnh đạo cơ quan với hai chức năng là tham mưu và hậu cần Tham mưu giúp UBND xã về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, tổ chức lịch làm việc là bộ phận phục vụ trực tiếp các công việc hàng ngày của các ban ngành, tổ chức các buổi làm việc, hội họp các chuyến đi công tác, chuẩn bị tài liệu cho Đảng Ủy, HĐND và UBND đảm bảo điều kiện làm việc củaỦy ban

1.1.2 Nhiệm vụ

Văn phòng UBND xã Trung Thành có một số nhiệm vụ cơ bản sau:

- Giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàng năm, 6 tháng, quý, tuần

- Theo dõi nắm bắt tình hình và báo cáo tiến độ thực hiện công việc cho Chủ tịch UBND xã, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp giấy giới thiệu, trả lời và giải quyết các đề nghị, kiến nghị của dân.

- Chuẩn bị tài liệu cần thiết trong các cuộc họp và trong việc giải quyết các công việc hàng ngày của ủy ban

- Tổ chức điều hành các cuộc hội họp, hội nghị, ghi biên bản hội nghị

- Chuẩn bị và ban hành văn bản để quản lý, tổ chức thực hiện

- Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ, công tác hành chính quản trị của cơ quan, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện công tác văn thư- lưu trữ

- Theo dõi công tác tuyển quân, thực hiện nghĩa vụ quân sự

- Quản lý cơ sở vật chất của HDND – UBND xã, đảm bảo các điều kiện vật chất cho bộ máy cơ quam của cơ quan hoạt động tốt

- Quản lý cán bộ, công nhân viên chức thuộc biên chế văn phòng

1.2 Khảo sát việc bố trí phong làm việc của văn phòng UBND xã Trung Thành; nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu;

C Đề xuất phương án

UBND xã nên đầu tư kinh phí xây dựng mua sắm các trang thiết bị như: máy điều hòa, máy hủy tài liệu, máy ghi âm các phương tiện xử lý văn bản và các phương tiện bảo quản tài liệu để phục vụ cho công tác văn thư.

- Nên mở rộng diện tích văn phòng

- Tạo ra một môi trường tắc giữ gìn bí mật an toàn tài liệu

- Đảm bảo các tiền đề cho việc tiếp khách có hiệu quả

- Môi trường văn phòng thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, màu tường thích hợp

- Trong phòng làm việc bố trí hoa tươi, chậu cảnh

- Cần bố trí phòng lưu trữ tài liệu riêng và mua máy hút ẩm, hút bịu để đảm bảo quản tài liệu được tốt hơn

1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung:

Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng theo định kỳ việc được lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau: Sau nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng…

* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác

- Xây dựng lịch công tác tuần, thứ hai đầu tuần văn phòng tổng hợp xin lịch công tác của thường trực HĐND và UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch lãnh đạo văn phòng trong tuần sau đó tổng hợp và gửi lại cho lãnh đạo

- Kế hoạch công tác tháng, quý được thực hiện trong tháng quý và việc cần

bổ sung, điều chỉnh còn giải quyết trong tháng chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, văn phòng tổng hợp xây dựng chậm nhất là ngày 20 hàng tháng và có trách nhiệm trình Chủ tịch duyệt và thông báo cho các ban ngành thực hiện

- Kế hoạch công tác năm nhằm thống kê giải quyết công việc trong năm, văn phòng tổng hợp công tác năm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến, sau 7 ngày Khi

kế hoạch thông qua, văn phòng trình Chủ tịch UBND xã ký duyệt và giao các thành viên cơ quan chuyên môn biết và thực hiện

- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan; chủ trương chung của cấp trên; đề nghị của Phó phòng; UBND xây dựng chương trình công tác với trình tự: các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng ký công tác cho văn phòng; văn phòng tổng hợp thành chương trình công tác chung cho toàn cơ quan Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn thành chỉnh bản dự thảo lần cuối

và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt sau đó gửi đến các thành viên UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã biết để thực hiện (xem phụ lục 3)

1.4 Mô tả nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của cơ quan

Để tổ chức Hội nghị thành công cần phải chuẩn bị tốt các bước sau:

+ Chuẩn bị các văn bản tài liệu cần thiết có liên quan tới Hội nghị

+ Chuẩn bị cơ sở vật chất, thời gian, địa điểm để đảm bảo cho Hội nghị thành công

- Trong quá trình diễn ra Hội nghị:

+ Tổ chức tiếp đón đại biểu ( ghi danh sách, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo cơ quan tiếp đại biểu cấp cao đến dự, Hội nghị…)

+ Tổ chức Hội nghị ( giới thiệu đại biểu, tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu, nêu mục đích, thông báo về nội dung, chương trình Hội nghị, chủ trì cuộc thảo luân, phát biểu ý kiến, tham gia xây dựng những nội dung đã triển khai)

+ Tổ chức công tác hậu cần ( giúp thủ trưởng giải quyết các việc đột xuất xảy ra trong quá trình Hội nghị làm việc như: y tế, trật tự trị an, điện, nước, loa, đài, thông tin liên lạc có liên quan đến nội dung Hội nghị ; văn phòng ghi biên bản Hội nghị…)

- Kết thúc Hội nghị: Văn phòng có trách nhiệm ( thu thập tài liệu, lập hồ sơ Hội nghị và quyết toán kinh phí) Xem phụ lục 4

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng

Mỗi chuyến đi công tác của thủ trưởng văn phòng và lãnh đạo văn phòng bao giờ cũng nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể do đó xác định được chính xác mục đích sẽ hỗ trợ để bảo đảm thành công cho chuyến đi

Hoạt động của văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan gồm các công việc sau:

+ Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác

+ Liên hệ với nơi lãnh đạo đi công tác

+ Chuẩn bị tài liệu cho chuyến đi công tác

+ Chuẩn bị về phương tiện đi lại

+ Chuẩn bị giấy tờ cần thiết đảm bảo tính chất pháp lý của chuyến đi cũng như công văn liên hệ, giấy giới thiệu, giấy đi đường …

+ Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác

1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan

Văn phòng có vị trí rất quan trọng đối với cơ quan UBND xã Trung Thành Nhìn chung văn phòng công tác tham mưu tổng hợp được văn phòng thực hiện tốt Hàng năm văn phòng cung cấp thông tin cho lãnh đạo như báo cáo các văn bản chỉ đạo, nhằm góp phần tìm kiến những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của UBND Văn phòng đã tổng hợp, xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan , nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết và sử lý Cung cấp thông tin trong việc xây dựng bộ máy văn phòng, xây dựng các quy chế làm việc, quy chế hoạt động của UBND xã quy chế công tác văn thư lưu trữ…

1.7 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan

Trong những năm gần đây lãnh đạo UBND xã Trung Thành đã quan tâm

UBND xã Trung Thành đã nhận rõ được rằng văn phòng là bộ máy giúp việc đắc lực cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo; chính vì vậy hiện đại hóa văn phòng phải được tiến hành đồng đều trong 3 mặt sau đây:

a Về trang thiết bị văn phòng

- Ngày nay với những thành tự công nghệ thông tin đại chúng đã làm cho hoạt động của văn phòng được thay đổi cơ bản, hầu hết các công việc trong văn phòng điều có sự nỗ trợ của công nghệ thông tin, của máy tính và các phương tiện hiện đại như mạng kết nối internet, phần mền quản lý công tác văn thư – lưu trữ, phần mềm tư pháp và phần mền kế toán được kết nối

- Văn phòng đã được trang thiết bị điện thoại, máy photocopy

- Văn phòng đã được trang bị đầy đủ các vật tư phục vụ cho công việc hàng ngày như: giấy, bút viết cặp và tủ đựng tài liệu hồ sơ

b Con đường làm công tác văn phòng

- Đặc biệt trong những năm gần đây lãnh đạo UBND xã Trung Thành đã tạo điều kiện về thời gian, hỗ trợ học phí để đội ngũ cán bộ giúp việc văn phòng được học tập đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho công tác phục vụ văn phòng

- Cho dù các trang thiết bị văn phòng có hiện đại đi nữa nhưng nếu đội ngũ kiến thức và kỹ năng để có thể vận hành, điều kiện thành thạo các trang thiết bị hiện đại thì các trang thiết bị ấy sẽ không thể phát huy được tác dụng của nó Trong

đó tiêu chuẩn phổ cập tin học trở thành điều kiện cần thiết số 1 và người lao động văn phòng còn được trang bị những kiến thức hỗ trợ như tâm lý học, mỹ giao tiếp, góp phần nâng cao vai trò và vị trí của văn phòng

c, Về các nghiệp vụ hành chính của văn phòng

- Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc 3 mặt cơ bản của văn phòng trở nên hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả cụ thể thiết thực

- Quy trình nghiệp vụ văn phòng thường đã được xây dựng đầy đủ theo tiêu chuẩn nhưng khi chuyển sang văn phòng hiện đại do có sự hỗ trợ của máy móc và

trình độ của người lao động được nầng lên do đó quy trình nghiệp vụ văn phòng phải được xây dựng lại cho phù hợp với trang thiết bị và con người.

- Quy trình nghiệp vụ văn phòng hiện đại được xây dựng theo xu hướng rút ngắn, chuẩn hóa chi tiết, cụ thể cho từng công đoạn và hoạt động phải tuân thủ ngiêm ngặt

Tất cả các điều kiện trên là biện pháp cơ bản nhất để hiện đại hóa văn phòng nhằm mang lại hiệu quả năng suất cao

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Trung Thành

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các

cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế - chính trị xã hội

Nội dung của công tác văn thư gồm:

- Xây dựng và ban hành văn bản

Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

Ở UBND xã Trung Thành thì công tác văn thư do cán bộ văn phòng quản lý các mô hình tổ chức văn thư tập trung tất cả các khâu nghiệp vụ của công tác

văn thư như sau:

Soạn thảo giải quyết văn bản đều xây dựng ở văn thư

Nhìn chung hình thức tổ chức văn thư tập trung ở văn phòng UBND xã Trung Thành là hợp lý vì nó cho phé p giảm bớt chi phí cho việc thực hiện các văn thư cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác văn thư và trong một số trường hợp, tạo điều kiện cho việc định mức hóa, chuyên môn hóa đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ

Ở UBND xã Trung Thành các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư như: tủ, cặp, hộp đựng tài liệu, bàn làm việc, sổ sách dùng cho việc quản lý và giải

quyết văn bản ( đi, đến ) máy vi tính, máy in và một số văn phòng phẩm khác phục

vụ cho công tác văn thư

* Nhận xét ưu, nhược điểm:

Ở UBND xã Trung Thành do tính chất công việc và nhiệm vụ công tác

thường phức tạp và đa dạng; cán bộ viên chức đông, cơ cấu tổ chức của cơ quan gồm nhiều tầng nấc và một số lượng văn bản tương đối nhiều nên việc tổ chức hình thức văn thư theo hình thức hỗn hợp là rất cần thiết và hợp lý

a Ưu điểm

Với hình thức tổ chức công tác văn thư hỗn hợp, có sự phân công, công việc giữa văn thư cơ quan và văn thư các đơn vị đã giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng, hạn chế tối đa sự chồng chéo, đổ lỗi trong công việc

b Nhược điểm

Do văn bản giấy tờ không tập trung tại một đầu mối nên việc tra tìm tài liệu

sẽ mất nhiều thời gian

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản

* Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (xem phụ lục 06)

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Trung Thành tuân theo một nguyên tắc soạn thảo văn bản ban hành chính ( cá biệt) và thông thường

- Theo quy định tai khoản 2 điều 6 Nghị định 110/2001/NĐ- CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

2.2.2 Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Soạn thảo và ban hành văn bản là một công việc rất quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất cả các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiêp

và tổ chức kinh tế, công việc này ảnh hưởng rất lớn đến năng xuất và chất lượng

của hoạt động quản lý, Vì vậy UBND xã Trung Thành có những quy định về soạn thảo văn bản và ban hành văn bản như sau:

a Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Trung Thành

đã được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, chấp hành nghiêm Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/ 04/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư

Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND xã Trung Thành ban hành các văn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban chuyên môn không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: các văn bản đã đảm bảo đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT – BNV ban hành ngày 19/01/2011của Bộ Nội Vụ, kỹ thuật trình bày văn bản ngày càng hoàn thiện hơn, đúng hơn

b Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn được thực hiện nghiên cứu theo quy trình tại Thông tư số 01/2011/ TT – BNV ban hành ngày 19/01/2011 cuả Bộ Nội Vụ

Ví dụ: để soạn một văn bản, cán bộ soạn thảo phải nghiên cứu thực tế, xác định nội dung, mục đích, phạm vi, đối tượng áp dụng, xác định tên loại văn bản, thu thập và xử lý thông tin để chuẩn bị xây dựng bản thảo; tiếp đó trình văn bản cho người có thẩm quyền phê duyệt và ký ban hành; cuối cùng là hoàn thiện các thủ tục hành chính để ban hành văn bản

Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Cán bộ văn phòng đã nắm vững được những quy định về soạn thảo văn bản nên những thao tác nghiệp vụ của họ tương đối thành thạo, hầu như không mắc phải khuyết điểm

Ví dụ: các khâu nghiệp vụ từ soạn thảo đến ban hành văn bản đều được làm cẩn thận; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng với quy định của Thông tư 01/2011/TT –BNV; hình thức trình bày đẹp; nội dung văn bản ban hành không trái

Tuy nhiên vẫn còn tình trạng một số văn bản có thể thức và kỹ thuật trình bày chưa đúng với quy định tại Thông tư 01/2011 /TT –BNV.

Ví dụ; có những văn bản thiếu dòng kẻ ngang, nét liền dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, dưới dạng tên loại và trích yếu nội dung văn bản; dưới từ “ nơi nhận” vẫn còn ngạch chân

- Đối với công văn, cụm từ “ kính gửi” vẫn còn in đậm, ngạch chân

- Với quyết định, trước mỗi căn cứ vẫn còn ngạch đầu dòng ( -); từ “Điều” được trình bày bằng chữ in thường, sau số thứ tự có dấu thì ở đây “ Điều” lại là chữ

in hoa, sau số thứ tự là dấu hai chấm…

Dẫn chứng: Công văn số 16/UBND –VP ngày 18/02/2011 của UBND xãTrung Thành; Quyết định số 175/QĐ- UBND ngày 18/04/2010 của UBND

xã Trung Thành

- Chữ “ Nơi nhận” của một số văn bản không đúng cỡ chữ 12, thành phần nhận văn bản không đúng cỡ chữ 11

c Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của cơ quan

Ở UBND xã Trung Thành, việc kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản được thực hiện theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản như:

- Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008

- Nghị định 135/2003/NĐ- CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra

và xử lý văn bản quy phạm pháp luật

- Thông tư số 01/2004/TT- BTP ngày 16/6/2004 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 135/2003/NĐ- CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật

Qua tìm hiểu em được biết UBND xã Trung Thành thường xuyên tiến hành hoạt động kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản theo định kỳ mỗi năm một lần

phòng Tư pháp có chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng kế hoạch kiểm tra,

rà soát, hệ thống hóa văn bản để đánh giá một cách toàn diện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được ban hành hằng năm,nhằm phát hiện ra mâu thuẫn chồng chéo trong các văn bản đã được ban hành; kiến nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ các văn bản trái pháp luật hoặc không còn phù hợp; sắp xếp các văn bản quy phạm pháp luật thành hệ thống theo những tiêu chí nhất định

Sau đó tiến hành lập và công bố danh mục văn bản quy phạm pháp luật đã sửa đổi, và bổ sung; danh mục văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực để các cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện

2.2.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền

ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản ( Nhận xét theo từng nội dung và có

ví dụ cụ thể ).

UBND xã Trung Thành đã thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình để đảm bảo cho hoạt động quản lý hành chính Nhà nước đạt kêt quả cao

- Văn bản quy phạm pháp luật

- Văn bản hành chính gồm:

- Văn bản hành chính cá biệt

- Văn bản hành chính thông thường

Văn bản UBND xã Trung Thành ban hành gồm: Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Thông báo, Công văn, Kế hoạch, Biên bản, Nghị quyết, Hợp đồng và một số giấy tờ liên quan đến hoạt động quản lý của mình như giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu hẹn

* Ưu điểm:

Lãnh đạo UBND xã Trung Thành làm việc theo nguyên tắc tập trung dân

chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên ủy ban, mỗi việc chỉ được giao một

người phụ trách và chịu trách nhiệm chính mỗi thành viên Ủy ban xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực mình được phân công.

-Thông thường việc ký ban hành các hình thức văn bản quản lý về lĩnh vực đất đai, quản lý đất đai và các văn bản cá biệt do đồng chí Chủ tịch UBND xã ký và ban hành

- Khi Chủ tịch đi vắng đồng chí Phó Chủ tịch ký các loại văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách và được giao nhiệm vụ

- Cán bộ Văn phòng được phép ký thẩm quyền, ký ban hành một số giấy tờ, giấy mời, giầy đi đường, giấy giới thiệu

* Nhựơc điểm:

Nhìn chung làm việc theo quy chế ban hành của Ủy ban đã đảm bảo đúng thẩm quyền, gắn chặt trách nhiệm của người được giao nhiệm vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý văn bản và truy cứu trách nhiệm vụ, cá nhân liên quan đến văn bản song nhiều lúc khi Chủ tịch đi vắng việc ký ban hành một số văn bản

có chữa quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối với một số văn bản mang tính giải quyết công việc, Phó Chủ tịch ký ban hành còn đắn đo nên một số bản chưa ban hành được kịp thời

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyêt văn bản của UBND xã Trung Thành

Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, các cơ quan đều ban hành văn bản để giửi cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, đồng thời cũng nhận được văn bản do cơ quan đơn vị hoặc cá nhân hữu quan gửi tới Văn bản hoặc cá nhân bên ngoài gửi đi được gọi là văn bản đi còn văn bản mà các cơ quan hoặc cá nhân bên ngoài giửi đi được gọi là văn bản đến

Văn bản đi, đến là căn cứ và bằng chứng để cơ quan giải quyết hoặc chỉ đạo theo dõi thực hiện các vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình

Việc giải quyết văn bản đi hay văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu như: Thống nhất, chính xác, nhanh chóng , kịp thời và an toàn

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Trung Thành; Nhận xét ưu, nhược điểm

* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ( xem phụ lục 07)Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ở UBND xã Trung Thành gồm các bước sau:

a Trình ký văn bản đi

Sau khi văn bản được thảo duyệt lần cuối thì trình cho người có thẩm quyền

ký chính thức Trước khi trình ký, cán bộ văn thư hoặc cán bộ soạn thảo kiểm tra lại thể thức và nội văn bản để sửa chữa những thành phần còn thiếu hoặc sai; người phụ trách bộ phận soạn thảo văn bản xem xét và ký nháy Các văn bản khi trình ký được thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện theo dõi kiểm tra, quản lý

Ở UBND xã Trung Thành có các hình thức ký như: ký thay mặt ( TM ), ký thay ( KT), ký thừa lệnh ( TL )

b Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng ban hành văn bản

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Những văn bản không đảm bảo về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày được sủa chữa lại trước khi chuyển giao đến đối tượng có liên quan

Ghi số và ngày tháng văn bản: Mỗi văn bản được nghi một số và ngày tháng nhất định bằng chữ số Ả- rập

Ghi số văn bản: Văn bản được tập trung lại văn thư cơ quan để lấy số theo

hệ thống số chung của cơ quan Số văn bản được ghi ở phía trên, bên trái, dưới tác giả văn bản và được đánh liên tục từ 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Tại UBND xã Trung Thành áp dụng hình thức ghi số riêng cho từng loại văn bản hành chính như: Thông báo, Quyết định, công văn…

Ghi ngày tháng văn bản: Khi văn bản được ban hành và qua phòng văn thư thì ngày tháng đó là ngày tháng chính thức được ghi và có hiệu lực pháp lý Ngày

tháng văn bản ghi sau khi địa danh, Quốc hiệu, đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

c Đóng dấu văn bản đi

Sau khi văn bản có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, văn thư cơ quan đóng dấu và làm thủ tục gửi đi Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ

ký về phía bên trái, đúng mầu mực theo quy định của Nhà nước

d Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi có hai hình thức: Đăng ký truyền thống ( bằng sổ và đăng ký văn bản bằng máy tính

Ở UBND xã Trung Thành mới chỉ áp dụng tình hình thức đăng ký văn bản

đi bằng sổ, mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( xem phụ lục 08 )

e Chuyển giao văn bản

Văn bản sau khi đăng ký vào sổ thì được chuyển ngay đến các đối tượng có liên quan Văn bản chuyển giao ra bên ngoài được bao gói cẩn thận; văn bản chuyển giao trong nội bộ cơ quan thì không cần bao gói

f Sắp xếp bảo quản và phu vụ sử dụng bản lưu

Sắp xếp văn bản lưu: Tập bản lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục ( đánh số tờ, viết mục lục văn bản, chứng từ kết thúc, bìa tập lưu)

Có hai cách dắp xếp văn bản lưu: Sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản hoặc sắp xếp theo tên loại văn bản

Tập lưu được bảo quản tại văn thư cơ quan, sau khi tập lưu văn bản được sắp xếp theo một trật tự nhất định thì được đưa vào cặp, hộp lên giá

Tất cả các cán bộ, công chức trong UBND xã Trung Thành đều được nghiên cứu sử dụng tại phòng đọc của cơ quan, không được đem tài liệu ra ngoài cơ quan khi chưa được sự đồng ý của thủ trưởng

- Ưu điểm:

Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Trung Thành đã được thực hiện nghiêm túc, đúng theo quy định của Nhà nước

Việc đăng ký văn bản đi được làm cẩn thận, mỗi loại văn bản đi được đăng

ký vào sổ riêng nhằm giúp cho việc tra tìm được thuận lợi, dễ dàng

- Nhược điểm:

Việc đăng ký văn bản đi còn thiếu chính xác ( thiếu số 0 ở trước đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2), cách trình bày sổ đăng ký văn bản đi chưa được đẹp, chưa khoa học

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm.

Tất cả các văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến ( xem phụ lục 09 )

* quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

a Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến

- Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư thuộc văn phòng UBND xã Trung Thành

- Khi tiếp nhận các văn bản do cơ quan gửi đến, văn thư cơ quan khiểm tra

sơ bộ về số lượng, tình trạng bì , nơi nhận … Đối với văn bản mật đến thì kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì không nguyên vẹn thì cán bộ văn thư báo ngay cho Văn phòng biết để xử lý

b Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

Sau khi tiếp nhân, văn bản đến được xử lý sơ bộ

+ Loại không bóc bì: Thư riêng, sách báo, tư liệu của cá nhân, đơn vị nào thì gửi thẳng cho họ Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể thì chuyển trực tiếp

mà không bóc bì

+ Loại bóc bì: Đối với văn bản gửi chung cho cơ quan thì tiến hành bóc bì và đăng ký vào sổ

- Bóc bì văn bản đến: Văn thư cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung cho cơ quan Những bì có đóng các dấu chỉ mức độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời.

- Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu đến Mẫu dấu đến, nguyên tắc đóng đến và cách ghi các nội dung trên dấu đến của UBND xã Trung Thành ( xem phụ lục 10)

c Đăng ký văn bản đến

Mọi văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến Mẫu sổ đăng

ký văn bản đến của UBND xã Trung Thành ( xem phụ lục 11)

Các loại sổ đăng ký văn bản đến tại UBND xã Trung Thành bao gồm: Sổ đăng ký văn bản của cơ quan cấp trên; sổ đằn ký văn bản của các cơ quan ngangcấp; sổ đăng ký văn bản của các cơ quan trực thuộc huyện; sổ đăng ký văn bản mật

d Trình văn bản đến

Cán bộ văn thư trình văn bản đến cho Văn phòng để lấy ý kiến phân phối và hướng giải quyết Những văn bản phức tạp thì phải xin ý kiến của thủ trưởng cơ quan

e Sao văn bản đến

Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc quyết và sao văn bản của thủ trưởng cơ quan hoặc của Văn phòng, cán bộ văn thư thực hiện việc sao văn bản Tại UBND xã Trung Thành thường áp dụng hình thức sao y bản chính, Ngoài ra, một số văn bản cũng được sao lục hoặc trích sao

f Chuyển giao văn bản đến

Các văn bản đến được chuyển ngay cho người có trách nhiệm trong thời gian ngắn nhất, các văn bản chỉ mức độ “ khẩn” sau khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền phải chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết, chậm nhất là

30 phút trong giờ hành chính và 60 phút ngoài giờ hành chính

Khi chuyển giao văn bản đến, người nhận ký nhận đầy đủ vào sổ giao nhận tài liệu

Đối với văn bản mật, nếu văn thư không được giao phụ trách văn bản mật thì chỉ cần ghi vào sổ những thông tin ở bên ngoài bì, sau đó chuyển cả bì đến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao ( người nhận ký) Nếu cán bộ văn thư được giao phụ trách văn bản mật thì sẽ thực hiện các công việc xử lý như văn bản thường.

g Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến ở UBND xã Trung Thành thuộc trách nhiệm của Văn phòng

- việc theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết văn bản đến thuộc về trách nhiệm của cán bộ văn thư, thủ trưởng cơ quan và thủ trưởng đơn vị

* nhận xét ưu, nhược điểm

* Ưu điểm:

Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện nghiêm túc theo quy định

Việc đăng ký văn bản đến được làm cẩn thận

Sau khi đăng ký vào sổ thì văn bản đến được đăng ký trên máy vi tính, từ đó giúp cán bộ văn thư tiết kiệm thời gian trong việc đăng ký, tra tìm văn bản đến; lưu giữ được khối lượng tài liệu lớn trong thời gian dài

* Nhược điểm:

Việc đăng ký văn bản đến trên máy vi tính vẫn còn trong giai đoạn thử nghiệm nên hiệu quả đạt được chưa cao

Văn bản đến đôi khi không được chuyển giao ngay trong ngày

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

UBND xã Trung Thành, hồ sơ tài liệu hình thành rất đa dạng nên cán bộ văn thư thường phân chia văn bản, tài liệu theo các đơn vị bảo quản: Văn bản, tài liệu của UBND xã Trung Thành Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ ( hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có

công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân.

Việc lập hồ sơ đối với các văn bản vừa giải quyết xong ở cơ quan và do cán

bộ, viên chức hoặc văn thư cơ quan lập gọi là tập hồ sơ hiện hành, Đây là khâu cuối cùng của công tác văn thư, mở đầu cho công tác lưu trữ, là nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan

* Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan ( xem phụ lục 12)

* Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

a Các bước lập hồ sơ hiện hành

- Bước 1: Mở hồ sơ

Sau khi làm bản danh mục hồ sơ và đọc bản hướng dẫn, cán bộ chuyên môn gặp cán bộ văn thư nhận tờ bìa và fhi thông tin lên trên đó

- Bước 2: Thu thập văn bản, tài liêu đưa vào hồ sơ

Các văn bản, tài liệu có nội dung khác nhau được cán bộ chuyên môn xử lý thông tin và đưa tài liệu vào trong các tờ bìa có sẵn và phải trùng hoặc phù hợp với tiêu đề hồ sơ

Để lập hồ sơ hồ sơ công việc được tốt thì người lập phải thu thập đầy đủ, chính xác các văn bản có nội dung tổng hợp phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

- Bước 3: phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

và văn bản của các sở, ban ngành để riêng

Việc sắp xếp văn bản ở UBND xã Trung Thành được thực hiện theo 2 cách: Theo tác giả văn bản ( từ Trung ương đến cơ sở); và theo tên loại văn bản ( quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường)

- Bước 4: Biên mục hồ sơ

Khi công việc đã giải quyết xong hoặc vụ việc đã kết thúc thì cán bộ văn thư tiến hành biên mục hồ sơ: Đánh số tờ; ghi mục lục văn bản; viết chứng từ kết thúc

và viết bìa hồ sơ

b Giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Các cá nhân, đơn vị trong cơ quan có trách nhiệm giao nộp tài liệu lưu trữ

cơ quan theo đúng quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ- CP của Chính phủ Thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan ( xem phụ lục 13)

- Thủ tục giao nộp: khi giao nộp tài liệu phải lập 2 bản “Mục lục hồ sơ nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản

Người giao nhận ký nhận vào mục lục hồ sơ nộp lưu, ghi rõ họ tên, ngày tháng năm giao nhận

* Nhận xét ưu, nhược điểm:

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ –CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử

dụng con dấu; Thông tư liên tịch số 07/2002/TT –LT ngày 06/5/002 của liên tịch

Bộ Công an

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư đã được sử dụng thực hiện đúng theo quy định tại Điều 25 Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư đó là con dấu của UBND đã được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại Ủy ban và dần thực hiện tốt các quy định như:

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền

+ Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của người

có thẩm quyền

+ Không đóng dấu khống chỉ

+ Dấu trong UBND được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn, dấu được để trong

tủ có khóa chắc chẵn, đảm bảo an toàn

- Nhân viên sử dụng con dấu đã sử dụng đúng theo Điều 26 Nghị định 110/NĐ- CP quy định việc đóng dấu như:

+ Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng quy chiều và quy định

+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

+ Đóng dấy giáp lai, đóng dấu nổi lên các tài liệu được thực hiện theo đúng quy định của Bộ trưởng cơ quan quản lý ngành

Dấu của UBND xã Trung Thành gồm: Dấu quốc huy

Dấu chức danh

Dấu của các tổ chức chính trị xã hội, dấu Đảng ủy, HĐND được bảo quản riêng tại các phòng ban

Con dấu cơ quan được giao cho cán bộ văn phòng có trách nhiệm, có trình

độ chuyên môn, phẩm chất chính trị tốt giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu không tự tiện mang dấu theo người

Con dấu được để tại UBND xã trong trường hợp cần thiết phải mang đi xa Chủ tịch UBND phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng và quản lý con dấu

3 Khảo sát về tình hình thực hiên các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực trong hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả nghững vấn đề lý luận và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

UBND xã Trung Thành là một cơ quan hành chính ở địa phương vì vậy loại hình tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính và một số tài liệu bao gồm những văn bản cơ nội dung phản ánh và mang tính chất hoạt động quản lý Nhà nước trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, quân sự

- Công tác thu tập tài liệu để đưa vào lưu trữ chưa được tiến hành mới chỉ bằng hình thức lưu trữ tại tủ tài liệu của các ban chuyên môn

- chưa có phòng lưu trữ tài liệu riêng và cán bộ chuyên làm công tác lưu trữ còn kiêm nhiệm

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

Chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng, có liên quan mật thiết với nhau Vậy muốn tiến hành tốt khâu nghiệp vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thì phải làm tốt công tác chỉnh lý Vì vậy công tác chỉnh lý tài liệu không những nó có vị trí quan trọng trong toàn bộ công tác lưu trữ mà còn là nhiệm vụ cấp thiết

Hiện nay số tài liệu được lưu trữ và bảo quản tại phòng văn thư chỉ còn lại từ khoảng năm 1986- 1987 đến nay Phần lớn các tài liệu từ những năm 1990 trở về trước đó do không được bảo quản tốt nên một số tài liệu đã bị mọt mối, hoặc rách nát

3.3 bảo quản quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu tài liệu khác.

Trong những năm gần đây do nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên UBND xã Trung Thành đã đầu tư mua sắm đầy đủ

3.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

* Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ là một quá trình nghiên cứu và cung cấp thông tin cần thiết từ các tài liệu lưu trữ nhằm mục đích phục vụ cho lợi ích chung của cơ quan và ngoài đơn vị Công tác lưu trữ đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội Chính vì việc quản lý, vậy công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiều trong hoạt động của bộ máy Nhà nước

- Công tác lưu trữ tại UBND xã Trung Thành, công tác lưu trữ được đặt dưới

sự chỉ đạo trực tiệp của cán bộ Văn phòng

- Các văn bản giấy tờ sổ sách được lưu tại phòng văn thư được sắp xếp theo từng loại, thứ tự thời gian theo năm

- Tài liệu lưu trữ được sử dụng phần lớn trong quá trình giải quyết công việc nếu vấn đề có liên quan thì các cá nhân, có ý kiến đề xuất với cán bộ Văn phòng để cán bộ Văm phòng chỉ đạo cán bộ văn thư lấy tài liệu cho mượn và nếu cần thì photocoppy lại Những tài liệu có tính chất quan trọng thì người muốn sử dụng tài liệu phải có ý kiến đề xuất với lãnh đạo được sự đồng ý của lãnh đạo thì cán bộ văn thư mới cho mượn để sử dụng

Do đặc biệt về cơ cấu tổ chức vì vậy nên tại UBND xã Trung Thành không thành lập một bộ phận văn thư hay lưu trữ riêng mà chỉ có bộ phận Văn phòng tổng hợp trong đó bao hàm công tác văn thư và lưu trữ.

Nhìn chung công tác lưu trữ tại UBND xã Trung Thành hiện nay còn nhiều hạn chế chưa có quy định chế độ biên chế cho cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ, nên người cán bộ văn thư lưu trữ chỉ là cán bộ hợp đồng còn phải kiêm nhiệm nhiều chức vụ mà mức phụ cấp hàng tháng được hưởng lại còn quá thấp

Việc thu thập tài liệu và lưu trữ của cơ quan hàng năm,đã được thực hiện tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ chưa bố trí đưa cán bộ

có chuyên môn làm công tác lưu trữ riêng và chưa có kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu, tài liệu lưu trữ phần lớn còn lưu trữ tại tủ của các phòng, ban, ngành chuyên môn, Chính vì vậy tài liệu còn để phân tán chưa được tập trung về một mối

Vậy dể phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả hơn thì trong thời gian tới UBND xã Trung Thành cần có biện pháp và kế hoạch cụ thể

về con người làm công tác lưu trữ và phương tiện để phụ vụ lưu trữ có hiệu quả hơn

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN

VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN

1 Mẫu hóa một số văn bản ban hành chính của cơ quan ban ban hành nhiều.

CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ

Điều 1: Công nhận Ban thanh tra nhân dân Công đoàn cơ sở xã Trung

Thành; huyện Tràng Định; tỉnh Lạng Sơn gồm các đồng chí sau:

1 Đ/c Trương Văn Diện Trưởng ban

2 Đ/c Ma Huy Tân Ủy viên

3 Đ/c Ma Đức Hồng Ủy viên

Điều 2: Công đoàn cơ sở xã Trung Thành và các đồng chí có tên trong điều

1 căn cứ quyết định thi hành./

Nơi nhận:

- Như Điều 1;

- Lưu: CĐCS

TM BCH CHỦ TỊCH

Vi Chu Du

‘ơ

ỦY BAN NHÂN DÂN

tịch ủy ban nhân dân xã trung thành

[

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật thi đua khen thưởng ngày 26/11/2003 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thi đua – Khen thưởng ngày 14/6/2005;

Căn cứ Nghị định số 61/HĐBT ngày 06/6/1983 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) V/v Thành lập Hội đồng TĐKT các cấp;

Căn cứ Nghị định số 122/2005/NĐ- CP ngày 04/10/2005 của Chính phủ quy định tổ chức làm công tác thi đua – Khen thưởng;

Căn cứ quy định về phân công phân cấp quản lý tổ chức bộ máy hoạt động của cấp xã;

Xét đề nghị của Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng xã Trung Thành,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Kiện toàn Hội đồng Thi đua – Khen thưởng xã Trung Thành gồm các ông (bà) có tên sau:

1 Ông: Tô Minh Hải Chủ tịch UBND xã Trưởng ban

2 Ông: Nông Hải Huân Phó CT UBND xã Phó ban

3 Bà: Trần Thị Quyên CC VP – TK Ủy viên TT

4 Bà: Mỗ lệ Hằng CC Tài chính – Kế toán Thành viên

5 Ông: Nông Văn Đoàn Trưởng công an xã Thành viên

6 Ông: Ma Văn Mạnh Chỉ huy trưởng QS xã Thành viên

7 Ông: Ma Huy Tân CC VHXH xã Thành viên

8 Ông: Vi Chu Du Chủ tịch MTTQ xã Thành viên

9 Ông: Ma Đức Hồng Chủ tịch Hội ND xã Thành viên

Điều 2 Nhiệm vụ của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng.

1 Thực hiện phối hợp với các cơ quan nhà nước và các đoàn thể nhân dân trong việc tổ chức các nội dung, phong trào thi đua yêu nước, phát triển mạnh mẽ, rộng khắp, đúng hướng theo kế hoạch đề ra có hiệu quả, tạo động lực góp phần

thúc đẩy thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ, mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội; quốc phòng - an ninh trên địa bàn đảm bảo.

2 Đánh giá qua thực hiện các phong trào thi đua, tham mưu đề xuất với UBND xã, xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo hưỡng dẫn phong trào thi đua, nhân rộng điển hình tiên tiến, xuất sắc trên các lĩnh vực, động viên mọi tầng lớp nhân dân hăng háI thi đua lao động sản xuất, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao

3 Xét chọn những tập thể, các nhân có đủ điều kiện và tiêu chuẩn khen thưởng theo luật định, xem xét và đề nghị cấp trên khen thưởng theo đứng thẩm quyền các cấp

Điều 3 Hội đồng thi đua khen thưởng làm việc theo chế độ tập thể lãnh

đạo, cá nhân phụ trách theo sự phân công

Cơ quan làm việc của Hội đồng thi đua - khen thưởng xã tại Trụ sở UBND xã

Điều 4 Văn phòng HĐND- UBND xã, các cơ quan, đơn vị thôn, bản trên

địa bàn xã và các ông, bà có tên ở điều 1 chịu thi hành quyết định này

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./

UBND XÃ TRUNG THÀNH

BAN CHỈ ĐẠO XÂY DỰNG

NÔNG THÔN MỚI

Về việc phân công nhiệm vụ các Thành viên Ban chỉ đạo xây dựng

nông thôn mới giai 2011-2020 Xã Trung Thành.

TRƯỞNG BAN CHỈ ĐẠO XÂY DỰNG NÔNG THÔN MỚI

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Quyết định số: 491/QĐ-TTg ngày 16/4/2009 của Thủ Tướng Chính phủ về việc Ban hành Bộ tiêu chí quốc gia về nông thôn mới;

Căn cứ Quyết định số: 29/QĐ-UBND ngày 10/5/2011 của Chủ tịch UBND

xã Trung Thành về việc thành lập Ban chỉ đạo xây dựng nông thôn mới giai đoạn 2011- 2020 xã Trung Thành;

Xét tình hình thực tế địa phương,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Phân công nhiệm vụ các thành viên Ban chỉ đạo xây dựng nông thôn

mới giai (2011-2020) Xã Trung Thành cụ thể như sau:

1.Ông: Tô Minh Hải Chủ tịch UBND xã Trưởng ban chỉ đạo.

- Phụ trách chung

2.Ông: Nông Hải Huân Phó chủ tịch UBND xã, Phó Trưởng ban

- Làm nhiệm vụ Thường trực Ban chỉ đạo Thường xuyên chỉ đạo hoạt động của BCĐ và trực tiếp chỉ đạo thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới trên địa bàn xã

- Chủ trì phối hợp với các thành viên tham mưu giúp Trưởng ban chỉ đạo thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới trên địa bàn xã; chuẩn bị nội dung, tổ chức hội nghị, phổ biến về Chương trình mục tiêu Quốc gia xây dựng nông thôn mới đối với các thôn; theo dõi đôn đốc các Thôn triển khai thực hiện

- Hướng dẫn các thôn rà soát, thực hiện những tiêu chí theo quy định

3.Ông : Ma Huy Tân Công chức VH-XH

- Chủ trì phối hợp với các thành viên tham mưu giúp Trưởng ban chỉ đạo

về lĩnh vực liên quan đào tạo nghề cho lao động nông thôn, giải quyết việc làm và chuyển dịch nhanh cơ cấu lao động nông thôn; xóa đói giảm nghèo; thực hiện chính sách xã hội; chủ trì hướng dẫn thực hiện những tiêu chí liên quan đến lĩnh vực Văn hóa-xã hội

4.Bà: Trần Thị Quyên Công chức Văn Phòng- Thống Kê.

- Làm nhiệm vụ Thường trực Ban chỉ đạo Tham mưu giúp Ban thường trực trong công tác thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới trên địa bàn xã

5 Ông: Nông Văn Lẫm Trưởng trạm Y tế.

- Chủ trì phối hợp tham mưu đề xuất chỉ đạo các vấn đề liên quan đến lĩnh vực y tế, Chương trình mục tiêu quốc gia về y tế, hoàn thiện hệ thống các công trình phục vụ việc chuẩn hóa về y tế, đáp ứng yêu cầu Bộ tiêu chí nông thôn mới

6 Ông: Nguyễn Văn Hoàn Công chức Địa Chính.

Chủ trì phối hợp tham mưu đề xuất chỉ đạo các vấn đề liên quan đến lĩnh vực đất đai, Hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ bảo vệ và phát triển môi trường nông thôn đáp ứng yêu cầu xây dựng nông thôn mới

- Trực tiếp phụ trách thôn: Bản Sliền

7 Bà: Từ Thu Huyền Công chức Kế toán.

Chủ trì, phối hợp tham mưu đề xuất chỉ đạo các vấn đề liên quan đến lĩnh vực Tài chính - kế toán để thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia về xây dựng nông thôn mới

8.Ông: Vi Chu Du Chủ tịch MTTQ xã.

- Chủ trì, phối hợp chỉ đạo thực hiện cuộc vận động “ Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa” bổ sung các nội dung mới phù hợp với Chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới

9 Các tổ chức đoàn thể xã.

- Hội nông dân, hội cựu chiến binh, Hội LHPN, Đoàn TN: Tổ chức lồng ghép các hoạt động tuyên truyền xây dựng nông thôn mới Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan triển khai các nội dung của Chương trình theo chức năng nhiệm vụ được giao

Phân công phụ trách thôn:

- Ông : Ma Đức Hồng CT Hội ND xã trực tiếp phụ trách thôn Bản Piểng.

- Ông: Nông Văn Nguyện CT Hội CCB xã trực tiếp phụ trách thôn Nà Lỷ

- Bà: Tô Thị Viên CT Hội LHPN xã trực tiếp phụ trách thôn Khuổi Kìn.

10 Ông: Nông Văn Đoàn Trưởng công an xã.

- Chủ trì phối hợp tham mưu đề xuất chỉ đạo các vấn đề liên quan công tác đảm bảo an ninh, phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội tạo điều kiện cho việc phát triển kinh tế, văn hóa xã hội và thực hiện các tiêu chí nông thôn mới trên địa bàn xã

11 Nhà Trường.

- Chủ trì, phối hợp tham mưu, đề xuất chỉ đạo các vấn đề liên quan phát triển giáo dục đào tạo ở nông thôn; tiếp tục thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia về giáo dục và đào tạo, xây dựng trường học đạt chuẩn quốc gia, đáp ứng yêu cầu Bộ tiêu chí nông thôn mới

12 Các Trưởng Thôn.

- Thành lập Ban phát triển thôn

- Trực tiếp rà soát thực trạng nông thôn theo 19 tiêu chí về xây dựng nông thôn mới theo kế hoạch đã đề ra; kiểm tra, giám sát trực tiếp các hoạt động của tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia về xây dựng nông thôn mới trên địa bàn thôn

Điều 2 Văn phòng HĐND&UBND xã, Trưởng các ban, ngành liên quan,

các thành viên Ban chỉ đạo và các ông, bà có tên tại điều 1 thi hành Quyết định này

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./

Tô Minh Hải