Báo cáo kiến tập Hành chính Văn phòng tại Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình

MỤC LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình và Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình 3 1.1. Vị trí địa lý, chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình 3 1.1.1. Khái quát chung về huyện Lộc Bình 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình 5 1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình 7 1.2.1.Vị trí, chức năng 8 1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.2.3.Cơ cấu, tổ chức và biên chế 12 1.2.4. Về mối quan hệ với các cơ quan khác 12 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 13 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 20 2.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 20 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 20 2.5. Nhận xét, đánh giá 21 3. Quản lí văn bản đi 22 3.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 23 3.2. Đăng kí văn bản 23 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 24 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 25 3.5. Lưu văn bản đi 25 3.6. Nhận xét, đánh giá 25 4. Quản lí và giải quyết văn bản đến 26 4.1. Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bóc bì văn bản đến 26 4.2. Đăng ký văn bản đến. 27 4.3.Trình và chuyển giao văn bản đến 27 4.4. Giải quyết vàtheo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến 28 4.5. Nhận xét, đánh giá 29 5. Quản lý và sử dụng con dấu 29 5.1. Các loại dấu cơ quan 29 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 29 5.3. Bảo quản con dấu 30 5.6. Nhận xét, đánh giá 30 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 30 6.1. Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan, tổ chức 30 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 31 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 32 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 32 6.5. Nhận xét, đánh giá 33 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 34 7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 34 7.2 Nhận xét, đánh giá 34 8 Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 35 8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 35 8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 35 8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 36 8.4 Nhận xét, đánh giá 36 KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC TÀI LIỆU VIẾT TẮT

UBKTHU Uỷ ban kiểm tra Huyện ủy

LỜI NÓI ĐẦU

Kiến tập là một hoạt động quan trọng trong quãng đường học tập của cácsinh viên trong các trường đại học, cao đẳng trên cả nước

Như chúng ta đã biết trong thời đại ngày nay Hành chính - Văn phòng giữmột chức năng và vị trí rất quan trọng, là một mắt xích không thể tách rời trong

bộ máy nhà nước, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn haynhỏ Vì vậy, phòng Hành chính - Văn phòng phải được tổ chức, quản lý mộtcách khoa học, hiệu quả Cách tổ chức khoa học, hoạt động có hiệu quả sẽ giúpcho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, thúc đẩy lợi ích kinh tế - xãhội trong công cuộc CNH - HĐH đất nước và ngược lại

Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xãhội, thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành”, “ Lý luận gắn liền với thựctiễn”, hàng năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm 3

đi kiến tập thực tế tại cơ quan, với mục đích nhằm tạo điều kiện cho các sinhviên được tiếp cận, học hỏi những kinh nghiệm thực tế trong môi trường hànhchính nhà nước mà khi ngồi trên ghế nhà trường sinh viên chưa có cơ hội tiếpcận Khi được nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việcthực tế em đã xác định mục tiêu cho kỳ kiến tập này là:

• Vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế

• Trau dồi vốn kiến thức về chuyên ngành nói riêng và kiến thức tổng hợp kinh tế

- xã hội nói riêng

• Học hỏi thêm các kiến thức, kỹ năng mới trong quá trình kiến tập tại cơ

Được sự đồng ý, tiếp nhận của Trưởng phòng Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình em đã được vào Phòng Nội vụ kiến tập

Trong thời gian kiến tập 3 tuần ( từ ngày 01/06 đến ngày 22/06/2016) tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình em đã nhận thức và nắm rõ về vai trò, nhiệm

vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc cũng như sự năng động nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng Em cảm thấy rất may mắn khi được kiến tập ở đây Đây là một cơ quan làm việc rất công tâm, chuyên nghiệp và khoa học, đội ngũ cán bộ, công chức trong cơ quan làm việc rất nghiêm túc và rất quan tâm đến sinh viên kiến tập, điều đó

là cho em có nhiều động lực hơn để phấn đấu thi tuyển vào các cơ quan Nhà nước trong tương lai.

Quá trình kiến tập đã chứng tỏ cho chúng em thấy “học phải đi đôi vớihành”, “lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn”, bởi lý thuyết chỉ là những kiếnthức cơ bản, chung nhất để áp dụng cho mọi cơ quan, mà thực tế ở mỗi cơ quankhác nhau lại có những đòi hỏi, yêu cầu khác nhau

Việc được tạo điều kiện đi kiến tập đã giúp cho chúng em tránh đượcnhững bỡ ngỡ sau khi rời ghế nhà trường

Do thời gian kiến tập có hạn, năng lực và vốn kiến thức còn những hạn chế nhất định, vì vậy dù cố gắng rất nhiều nhưng bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót Chính vì vậy, em mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các CBCC trong cơ quan và các Thầy, Cô giáo trong khoa cùng toàn thể các bạn để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Nhân đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các Thầy, Cô giáo trong Khoa Quản Trị Văn Phòng và lời cảm ơn sâu sắc đến quý cơ quan UBND huyện Lộc Bình nói chung và các CBCC Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình nói riêng đã giúp đỡ em có kỳ kiến tập đầy ý nghĩa và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của Thầy Nguyễn Đăng Việt cùng với sự chỉ bảo tận tình của chuyên viên hướng dẫn Hoàng Thị Nơi đã giúp em hoàn thiện bài báo cáo này Kính mong quý cơ quan sẽ tiếp tục tạo điều kiện giúp em hoàn thành tốt kỳ thực tập sắp tới.

Em xin chân thành cảm ơn!

1.1 Vị trí địa lý, chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND

huyện Lộc Bình 1.1.1 Khái quát chung về huyện Lộc Bình

a) Điều kiện tự nhiên

Lộc Bình là một huyện miền núi, biên giới nằm ở phía Đông nam của tỉnhLạng Sơn, cách thành phố Lạng Sơn 23km theo đường quốc lộ 4B hướng từthành phố Lạng Sơn đi Quảng Ninh Huyện Lộc Bình là một trong 5 huyện biêngiới của tỉnh Lạng Sơn, với chiều dài đường biên giới 31,69km và diện tích tựnhiên toàn huyện là 100.095,64 ha Huyện có vị trí địa lý như sau:

- Phía Bắc giáp huyện Cao Lộc;

- Phía Đông giáp huyện Ninh Minh (Quảng Tây – Trung Quốc);

- Phía Tây giáp huyện Chi Lăng;

- Phía Nam giáp huyện Đình Lập và 02 huyện Lục Ngạn, Sơn Động- Bắc Giang

b) Điều kiện kinh tế - xã hội

- Trên lĩnh vực kinh tế: Trong những năm qua huyện duy trì được tốc độ tăngtrưởng khá, cơ cấu kinh tế có sự chuyển dịch tích cực theo hướng sản xuất hànghóa, bước đầu hình thành một số vùng sản xuất tập trung

Huyện Lộc Bình có cửa khẩu quốc tế Chi Ma, là nơi giao lưu hàng hóavới nước bạn Trung Quốc Thương mại, dịch vụ có bước phát triển mới Lưuthông hàng hóa được mở rộng, lượng hàng dồi dào, phong phú đáp ứng nhu cầusản xuất và tiêu dùng của nhân dân

- Dân số, lao động, đặc điểm dân tộc:

+ Dân số: Số dân của huyện là 78.431 người, gồm 18.328 hộ gia đình.+ Lao động: Số người trong độ tuổi lao động là 44.210 người

+ Địa giới hành chính của huyện gồm 27 xã và 02 thị trấn với 290 thôn,bản Trong đó có 07 xã đặc biệt khó khăn và 11 thôn, bản đặc biệt khó khăn

Dân tộc chủ yếu là dân tộc Tày (chiếm 58,02%), Nùng ( chiếm 32,01%),ngoài ra còn có các dân tộc khác cùng sinh sống như Dao, Kinh, Sán Chỉ và dântộc Hoa

- Cơ sở hạ tầng kỹ thuật và hạ tầng xã hội:

+ Điện lưới quốc gia đã có ở tất cả các xã, thị trấn Tỷ lệ hộ sử dụng điện

+ Hệ thống đường giao thông có bước phát triển mới, các tuyến đườngnội bộ chính được đổ bê tông, nhiều công trình giao thông nâng cấp và mở rộngđược nhiều km đường đến các xã vùng III, biên giới Tuy nhiên vẫn nhiều tuyếnđường nhỏ hẹp, tuyến đường vào xã chưa được bê tông hóa gây khó khăn choviệc đi lại

+ Hệ thống thủy lợi được củng cố phát triển, kiên cố hóa được 68,3kmmương máng, xây dựng mới 2 công trình đập Các hồ và đập lớn được đầu tưsửa chữa góp phần tăng diện tích nông nghiệp được tưới tiêu

+ Cơ sở vật chất trường học và y tế được quan tâm và đầu tư Đáp ứngngày càng tốt hơn nhu cầu giáo dục và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân

+ Hệ thống bưu chính phát triển nhanh, diện phủ sóng được mở rộng Cảithiện một bước thông tin liên lạc và nhu cầu nghe nhìn của người dân

Đầu tư cơ sở hạ tầng xã hôi cũng có những tiến bộ mới:

+ Giáo dục và đào tạo: Có bước phát triển về quy mô, nâng cao về chấtlượng Công tác phổ cập giáo dục giáo dục tiểu học đúng độ tuổi và phổ cậpgiáo dục trung học cơ sở được chú trọng Công tác bồi dưỡng, đào tạo đội ngũcán bộ chuyên môn và giáo viên được quan tâm, số giáo viên có trình độ caođẳng, đại học, giáo viên đạt chuẩn ngày càng tăng

+ Y tế: Mạng lưới y tế hoạt động đến thôn bản, chất lượng phục vụ vàcông tác khám chữa bệnh của trung tâm y tế huyện, các trạm y tế các xã, thị trấnđược nâng lên Đội ngũ cán bộ y tế được quan tâm bồi dưỡng đào tạo, đã có60% xã, thị trấn có bác sĩ Nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe của nhândân

+ Văn hóa, thông tin – thể dục thể thao: Công tác thông tin tuyên truyềnđược đẩy mạnh Tập trung tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng vàNhà nước đến nhân dân

Phong trào thể dục, thể thao quần chúng phát triển rộng khắp, nhiều thànhtích cao Hoạt động truyền thanh – truyền hình có diện phủ sóng được mở rộng

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

b) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lộc Bình

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được quy định tại luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 như sau:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.

- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế

- xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy

- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.

c) Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Lộc Bình

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình bao gồm: Chủ tịch, 3 phó chủ tịch và 13 cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.

Chủ tịch UBND huyện: Lương Trọng Quỳnh

Phó chủ tịch UBND huyện : Hoàng Văn Minh

Phó chủ tịch UBND huyện : Hoàng Văn Vinh

Phó chủ tịch UBND huyện: Hoàng Hùng Cường

- Cơ quan chuyên môn gồm:

1. Văn phòng HĐND – UBND huyện;

2. Phòng Giáo dục và Đào tạo;

3. Phòng Tư pháp;

4. Phòng Văn hóa và Công nghệ thông tin;

5. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;

6. Phòng Y tế;

7. Thanh Tra huyện

8. Phòng Nội vụ;

9. Phòng Tài chính – Kế toán;

10. Phòng Tài nguyên và Môi trường;

11. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

12. Phòng Kinh tế - Hạ tầng;

13. Phòng Dân tộc.

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Lộc Bình ( xem phụ lục 01)

1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình

Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình nằm ở trung tâm Thị trấn Lộc Bình, huyệnLộc Bình, tỉnh Lạng Sơn Trước đây là Phòng Nội vụ - Lao động -Thương binh

và Xã hội Đến năm 2008 theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008của Chính phủ và Quyết định số 21/2008/QĐ-UBND ngày 31/12/2008/QĐ-UBND của UBND tỉnh về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện, thành phố, phòng Nội vụ được thành lập trên cơ sở chức năng và tổ chức

về Nội vụ của Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh và Xã hội; tiếp nhậnchức năng và tổ chức về thi đua - khen thưởng của Văn phòng Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân, và được Ủy ban nhân dân huyện Lộc Bình giao nhiệm

vụ giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý Nhà nước trên địa bàn huyện

Căn cứ vào luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/ 11/ 2003;

Căn cứ Nghị định số 12/ 2010/ NĐ-CP ngày 26/02/2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhândân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 457/ QĐ-UBND ngày 17/3/2008 của UBND tỉnh vềviệc sắp xếp, tổ chức lại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các huyện theoNghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ;

Căn cứ Quyết định số 25/2008/QĐ-UBND ngày 31/10/2008 của UBNDtỉnh Lạng Sơn, ban hành quy định phân công, phân cấp quản lý tổ chức bộ máy,biên chế và cán bộ, công chức, viên chức;

Căn cứ Hướng dẫn số 11/HD-SNV ngày 13/02/2012 của Sở Nội vụ LạngSơn về việc hướng dẫn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức Phòng Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện tỉnh Lạng Sơn;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ,

Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnnhư sau:

1.2.1.Vị trí, chức năng

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng QLNN về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; tôn giáo; hội, tổ chức phi chính phủ; công tác thanh niên; văn thư, lưu trữ nhà nước và thi đua khen thưởng.

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.

về các lĩnh vực thuộc phạm vi quả lý được giao.

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.

- Về tổ chức bộ máy:

+ Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của UBND tỉnh;

+ Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện tình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện;

+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp có thẩm quyền quyết định;

+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể,

sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành huyện theo quy định của pháp luật.

- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;

+ Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp;

+ Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế

độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp và UBND cấp xã.

- Về cán bộ, công chức, viên chức hành chính sự nghiệp và cán bộ, công chức cấp xã:

+ Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;

+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn theo phân cấp.

- Về công tác xây dựng chính quyền và địa giới hành chính:

+ Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện

việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện và hướng dẫn của UBND tỉnh;

+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức

danh lãnh đạo của UBND cấp xã; giúp UBND huyện trình UBND tỉnh phê

chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;

+ Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,

chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của

+ Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập

và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân số trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, làng, bản, tổ dân phố.

- Về công tác cải cách hành chính:

+ Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương;

+ Tham mưu giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;

+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND huyện và tỉnh.

- Về công tác tôn giáo:

+ Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ QLNN về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND tỉnh và theo quy định của pháp luật.

- Về công tác thanh niên:

+ Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực QLNN về công tác thanh niên được giao;

+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;

+ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên

và công tác thanh niên được giao.

- Về công tác văn thư lưu trữ:

+ Hướng dẫn, kiểm tra về việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;

+ Thực hiện báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định của páp luật; Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;

+ Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của sở Nội vụ; + Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư lưu trữ.

- Về công tác thi đua, khen thưởng:

+ Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua

và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ tường trực của Hội đồng thi đua – khen thưởng cấp huyện;

+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật.

- Giúp UBND huyện thực hiện QLNN về tổ chức và hoạt động của hội và

tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

- Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn

vị sự nghiệp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và sử lý các vi phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền.

- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện

và giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn.

- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ KH-CN; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác QLNN về công tác nội vụ trên địa bàn.

- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,

khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý của phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và theo sự phân cấp của UBND huyện.

- Quản lý tài chính, tài sản của phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và theo sự phân cấp của UBND huyện.

- Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của sở Nội vụ.

- Thực hiện các nhiện vụ khác theo sự phân công của UBND huyện

Quyết định cụ thể của cơ quan ( xem phụ lục 02)

1.2.3.Cơ cấu, tổ chức và biên chế

+ Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặtcông tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụđược phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng đượcTrưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng

+ Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực hiện chế đọ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do Chủ Tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng ( xem phụ lục 03)

- Về biên chế:

Biên chế của Phòng Nội vụ do Chủ Tịch UBND huyện quyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện đã được UBND tỉnh giao Việc bố trí biên chế của Phòng Nội vụ phải bao quát được các lĩnh vực công tác của phòng,

trên cơ sở căn cứ vảo vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức theo quy định.

1.2.4 Về mối quan hệ với các cơ quan khác

- Mối quan hệ với Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn:

Là mối quan hệ cấp dưới với cấp trên, chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn thanhtra kiểm tra về việc thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ,thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định

-Mối quan hệ với Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Lộc Bình:

Là mối quan hệ cấp dưới với cấp trên, chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diệncác mặt công tác, nghiêm chỉnh chấp hành chỉ thị, nghị quyết, kết luận và côngviệc được giao, tham mưu, đề xuất những công việc chuyên môn, có trách nhiệmbáo cáo đầy đủ chính xác các mặt hoạt động của cơ quan

- Mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị và UBND xã, thị trấn thuộc UBND huyện:

Là mối quan hệ ngang cấp, phối hợp với các cơ quan đơn vị, xã, thị trấntriển khai hướng dẫn tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực chuyên môn

có liên quan, đồng thời tổng hợp báo cáo theo quy định

2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành

Số lượng của một số văn bản do Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình ban hànhtrong 4 năm trở lại đây và từ đầu năm 2016 đến thời điểm hiện tại:

STT văn bản ban Tên loại

8

Giấy giớithiệu

Số lượng, trích yếu các các văn bản Phòng Nội vụ đã ban hành từ đầunăm 2016 đến thời điểm hiện tại cụ thể như sau:

Tênloại vàtrích yếunội dung

Người ký

Nơinhận

Đ

ơn vịhoặc

ngườinhậnbảnlưu

Sốlượngbản

Ghichú

Bíthư Chibộ

TT.HU, Ban tổchức HU

Vănthư

bộ lãnhđạo đốivới tậpthể, cánhân 1,cán

bộ lãnhbađạo,quản lýdiện bathường vụHuyện Uỷ,quản lý2015

Bíthư Chibộ

TT.HU, BanThường vụHU

Vănthư

1

Bíthư Chibộ

Ban tổchức HU,CBCC vàĐảng viên

Vănthư

Bíthư Chibộ

Ban tổchức HU

Vănthư

Bíthư Chibộ

Ban tổchức HU

Vănthư

KH-Kếhoạch thựchiện nhiệm

vụ côngtác Nội vụnăm 2016

Bíthư Chibộ

TTHU,VPHU,Đảng viêntrong Chibộ

Vănthư

1

ký nhiêm

vụ trọngtâm tậptrung thựchiện trongnăm 2016

Bíthư Chibộ

TTHU,VPHU,Đảng viêntrong Chibộ

Vănthư

Bíthư Chibộ

TTHU,BanTGHU,Đảng viêntrong Chibộ

Vănthư

1

22/0

1/2016

07a/BC

Báocáo tìnhhình kếtquả thụchiện nhiệm

vụ năm2015;

phươnghướngcủa ,nhiệm vụcủa năm2016

Bíthư Chibộ

TTHU,VPHU

Vănthư

Bíthư Chibộ

TTHU,UBKT

HU, Đảngviên trongChi bộ

Vănthư

1

vụ năm2016

14/3

/2016

08a/ KH

Kếhoạch thựchiệnchươngtrình hànhđộng số21/ Ctr-

TU, ngày04/ 3/

2016 củaBanthường vụHuyện ủyLộc Bình

về thựchiệnchươngtrình hànhđộng số14/Ctr-TU,ngày 29/

01/ 2016của Banthường vụTỉnh ủy vềthực hiệnchỉ thị số50/CT-

TW, ngày07/ 12/

2015 của

Bộ chínhtrị về tăngcường sựlãnh đạocủa Đảngđói vớicông tácphát hiện,

xử lý vụviệc, vụ án

Bíthư Chibộ

TTHU,UBKT

HU, Đảngviên trongChi bộ

Vănthư

1

vụ quý I

và phươnghướng,nhiệm vụtrọng tâmquý II năm2016

Bíthư Chibộ

TTHU,VPHU,Lãnh đạophòng

Vănthư

TW, ngày14/ 5/

2011 của

Bộ chínhtrị về tiếptục đẩymạnh việchọc tập vàlàm theotấm gươngđạo đức

Hồ ChíMinh

Bíthư Chibộ

TTHU,BanTGHU,Đảng viêntrong Chibộ

Vănthư

1

28/3

/2016

10a/Ctr

Chươn

g trìnhcông táckiểm tra,giám sátChi bộphòng Nội

Bíthư Chibộ

TTHU,UBKTĐảng viêntrong Chibộ

Vănthư

1

vụ nhiệm

kỳ 2020

vụ của Chi

bộ phòngNội vụ tửsau Đại họnhiệm kỳ2015-2020đến nay

Bíthư Chibộ

TTHU,VPHU

Vănthư

TW, ngày03/ 01/

2014 của

Bộ chínhtrị

Bíthư Chibộ

TTHU,VPHU

Vănthư

Bíthư Chibộ

TTHU

BTC HU

Vănthư

1

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của UBNDhuyện và đơn vị gồm: Quyết định ( cá biệt), Chỉ thị, Công văn , Công điện,

Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Giấy mời, Giấygiới thiệu, Giấy chứng nhận và một số văn bản khác có liên quan đến quá trìnhđiều hành, thực hiện của UBND huyện và các cơ quan đơn vị.

2.3 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

• Về văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo đúng quy định tạiThông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội

vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản

• Về văn bản hành chính

Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số01/2012/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính

Về hình thức đa số các văn bản được trình bày sạch đẹp, đầy đủ 9 thànhphần thể thức bắt buộc tuân thủ

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các côngviệc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành

Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xâydựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó là căn cứ theo hướngdẫn của Thông tư 01/ 2011/TT- BNV ngày 19 /01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Quy trình soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình được tiếnhành qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị

- Phân công soạn thảo: cơ quan soạn thảo hoặc cá nhân soạn thảo

- Xác định mục đích ban hành ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụngcủa văn bản

- Xác định tên loại văn bản

- Thu thập và xử lý thông tin

Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo

Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản

Duyệt nội dung văn bản:

Trình trưởng phòng duyệt về mặt nội dung và ký nháy vào chữ cuối cùngcủa nội dung văn bản nếu văn bản thuộc thẩm quyền của cấp trên còn nếu vănbản thuộc thẩm quyền của mình thì Trưởng phòng kiểm tra về thể thức và nộidung rồi ký ban hành

Bước 4 Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản ( thuộc nhiệm

vụ của cán bộ văn thư)

- Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản

- Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản

- Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản

- Nhân văn bản đủ số lượng ban hành

- Đóng dấu cơ quan

- Bao gói và chuyển giao văn bản

Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cầntiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản

2.5 Nhận xét, đánh giá

Căn cứ vào Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Căn cứ vào văn bản hợp nhất số 01/ VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của

Bộ Nội vụ về công tác văn thư

Ưu điểm: Trong quá trình kiến tập ở Phòng Nội vụ nhận thấy rằng, hầu

hết các văn bản đều được trình bày theo đúng thể thức và kỹ thuật so với quyđịnh của nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản Đầy đủ 9 thànhphần thể thức bắt buộc như: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành; số, kí

hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại vàtrích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn,chức vụ, họ tên vàchữ kí của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan tổ chức; nơi nhận.

Nhược điểm: Tuy nhiên dù hầu hết tất cả các văn bản đã đầy đủ 9 thành

phần thể thức bắt buộc như quy định nhưng cách trình bày ở một số văn bản vẫntồn tại tình trạng như sau:

Ví dụ:

Số: - CV/ UBCB

V/v Lập danh sách cá nhân, tập thể

có thành tích trong đợt bầu cử ĐB Quốc

hội khóa XIII và ĐB HĐND các cấp

huyện Lộc Bình nhiệm kỳ 2011/2016

Nhưng thực tế ở công văn không có tên loại văn bản

Ở phần nơi nhận cuối các nơi nhận thiếu dấu chấm phẩy(;)

Cụ thể: Nơi nhận:

- Như trên ( sửa là Như trên;)

- Lưu: vp

Cách khắc phục: Người soạn thảo cần chú ý hơn trong công tác soạn

thảo Và cần dà soát lại văn bản sau khi soạn thảo Để đảm bảo giá trị pháp lícủa văn bản

3 Quản lí văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản;vănbản lưu chuyển nội bộ và văn bản nội bộ) do cơ quan, tổ chức phát hành

3.1 Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản, nếu sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giảiquyết

• Ghi số của văn bản

Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số

chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp phápluật có quy định khác.

Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định củapháp luật hiện hành và đăng kí riêng

Việc ghi số của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tạiĐiểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của BộNội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

• Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì việc ghi ngày, tháng, năm đượcthực hiện theo quy định của của pháp luật hiện hành

+ Đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b,Khoản 1, Điều 9 Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

3.2 Đăng kí văn bản

Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản

đến các đối tượng có liên quan

Văn bản đi được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi trên máy tính

Bìa sổ đăng kí văn bản đi ( xem phụ lục 04)

Căn cứ vào tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng năm, UBNDhuyện Lộc Bình cũng như Phòng Nội vụ quy định việc lập sổ đăng ký văn bản

đi theo mẫu sau:

Tê

n loạivàtríchyếunộidung

Người ký

Nơinhận

Đ

ơn vịhoặcngườinhậnbảnlưu

Sốlượngbản

Ghichú

(1

)

(2)

6)

(7)

(8)

Sổ đăng ký công văn đi được đánh liên tục theo thứ tự số 01 cho công