Tổ chức công tác văn thư tại phòng nội vụ huyện lộc bình

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH 5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Lộc Bình. 5 1.1.1 Vài nét về UBND huyện Lộc Bình. 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình. 5 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lộc Bình. 5 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình. 6 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý,hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình 11 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ. 11 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ 12 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện 17 1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm 17 1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện 21 PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH 24 2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình 24 2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư 24 2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản 25 2.1.3 Quản lý văn bản 31 2.1.3.1 Quản lý văn bản đi 31 2.1.3.2 Quản lý văn bản đến: 34 2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 38 2.1.5 Lập hồ sơ hiện hành 38 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1. Đánh giá chung 40 3.1.1. Ưu điểm 40 3.1.2 Nhược điểm 41 3.2 Đề xuất kiến nghị 42 KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 PHẦN IV. PHỤ LỤC 47

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2 Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH .5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Huyện Lộc Bình .5 1.1.1 Vài nét UBND huyện Lộc Bình .5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình .5 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lộc Bình 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý,hoạt động công tác hành văn phòng Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình 11 1.2.1 Tổ chức hoạt động Phòng Nội vụ .11 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Nội vụ 12 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả vị trí Phòng Nội vụ huyện .17 1.2.3.1 Xác định vị trí việc làm 17 1.2.3.2 Xây dựng mô tả vị trí Phòng Nội vụ huyện 21 PHẦN II .24 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH .24 Vi Thị Thu Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Quản lý, đạo công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình 24 2.1.1 Quản lý đạo công tác Văn thư 24 2.1.2 Công tác soạn thảo văn 25 2.1.3 Quản lý văn 30 2.1.3.1 Quản lý văn .30 2.1.3.2 Quản lý văn đến: 34 2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 38 2.1.5 Lập hồ sơ hành 38 PHẦN III 40 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1 Đánh giá chung .40 3.1.1 Ưu điểm .40 3.1.2 Nhược điểm 41 3.2 Đề xuất kiến nghị .42 KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 PHẦN IV PHỤ LỤC 47 Vi Thị Thu Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng điều mà công tác văn thư quan, tổ chức ngày quan tâm nhiều Đặc biệt công tác cải cách hành Nhà nước, công tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Công tác văn thư bảo đảm xác định mặt hoạt động máy quản lý chung Trong Văn phòng, công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu , xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế”, sau hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Quản trị văn phòng tổ chức đợt thực tập kéo dài 10 tuần Từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016 cho sinh viên Đợt thực tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Vi Thị Thu Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình, em có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Trong thời gian thực tập Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình, giúp đỡ thầy cô đặc biệt quan tâm hướng dẫn tận tình cán quan Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình, (trong có hướng dẫn cô chuyên viên văn thư) giúp đỡ em hoàn thành tốt kế hoạch thực tập tốt nghiệp kết hợp lý thuyết thực tế công việc Qua thu hoạch kết thực tập em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy, cô giáo trường đặc biệt cô giáo trực tiếp hướng dẫn thực tập cô, chú, anh, chị quan Vì thời gian thực tập có hạn nên việc tìm hiểu làm quen với công việc chưa thực sâu sắc nên thu hoạch nhiều chỗ chưa hoàn chỉnh em kính mong thầy, cô, chú, anh, chị cán Phòng Nội vụ đóng góp ý kiến cụ thể giúp em hoàn thành phần thiếu sót Em hy vọng giúp đỡ thầy, cô, cán quan giúp em nâng cao kiến thức, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế Sau trường em cố gắng hoàn thành tốt công việc để góp phần vào công xây dựng đổi đất nước Một lần em xin chân thành cảm ơn! Lý chọn đề tài Văn thư – Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành Nhà nước Trong quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành nhà nước thông qua văn - tài liệu Với vai trò vô quan trọng thực tập em chọn đề tài “ Tổ chức công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình ” Vi Thị Thu Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mục tiêu đề tài - Phân tích thực trạng Công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình phương diện lý luận, pháp lý thực tiễn hoạt động, tìm điểm mạnh, điểm yếu nhằm đưa giải pháp nâng cao công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình - Tìm hiểu tổ chức hoạt động máy Nhà nước thể chế hành nhà nước - Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn số vị trí công tác cán công chức máy nhà nước - Vận dụng kiến thức học thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành nhà nước - Bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu trình học lý thuyết trường Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình, phòng, ban, chuyên môn thuộc UBND huyện việc thực công tác Văn thư, thực chủ trương UBND huyện việc hoàn thiện nghiệp vụ hành văn phòng Nguồn tài liệu tham khảo Từ giáo trình, từ văn bản, tài liệu công tác văn thư quan Lịch sử vấn đề nghiên cứu Công tác Văn thư đề tài nhà nghiên cứu khai thác nhiều Công tác văn thư toàn trình xây dựng ban hành văn bản, trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Mục đích công tác văn thư đảm bảo thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện soạn thảo quản lý sử dụng theo nguyên tắc công tác văn thư phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động quan có hiệu Cho đến nay, có số viết anh (chị) trước có liên Vi Thị Thu Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan đến vấn đề Nhưng chưa có công trình nghiên cứu trực tiếp đến vấn đề Tổ chức Công tác Văn thư quan Đây đề tài đáng quan tâm nghiên cứu nhằm đánh giá sở lý luận thực trạng, từ đưa giải pháp, phương hướng cụ thể để thực hiệu Công tác văn thư quan hành nhà nước Phương pháp nghiên cứu Trong trình thực tập Phòng Nội vụ huyện em thực tập Trưởng phòng giao nhiệm vụ hỗ trợ, thực công việc mà cô, phòng giao Tại em thực nghiệp vụ văn phòng công tác văn thư Trong báo cáo sử dụng phương pháp: Quan sát, thống kê, so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận Bố cục báo cáo em bao gồm phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình Phần II: Tổ chức công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Vi Thị Thu Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Huyện Lộc Bình 1.1.1 Vài nét UBND huyện Lộc Bình Lộc Bình huyện biên giới phía bắc Việt Nam thuộc tỉnh Lạng Sơn Huyện nằm phía đông tỉnh Lạng Sơn, phía bắc giáp huyện Cao Lộc, phía tây huyện Chi Lăng, phía nam Bắc Giang, phía đông nam giáp huyện Đình Lập, phía đông bắc giáp Quảng Tây (Trung Quốc) Huyện có diện tích 998 km2 dân số 78.324 người (2009) Huyện có hai thị trấn Lộc Bình Na Dương, thị trấn Lộc Bình nằm Quốc lộ (4B), cách thành phố Lạng Sơn 20 km hướng đông nam cách bên giới Việt – Trung 15 km hướng đông bắc 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lộc Bình Căn Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992; Căn vào Nghị số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001; Theo Luật Tổ chức HĐND UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, HĐND&UBND cấp huyện - UBND huyện quan chấp hành HĐND huyện, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp - UBND huyện tổ chức thi hành Hiến pháp, Luật văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp Vi Thị Thu Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - UBND huyện phối hợp với thường trực UBND huyện ban HĐND cấp chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND, xây dựng đề án trình HĐND xét định - Quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực công – nông nghiệp thương mại, y tế, khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường… - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp luật, văn Quy phạm Pháp luật quan Nhà nước cấp Nghị định HĐND cấp - Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội; thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý cư trú người nước địa phương - Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương theo phân cấp UBND cấp - Tổ chức đạo công tác thi hành án theo quy định pháp luật - Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật - UBND huyện thực việc quản lý địa giới đơn vị hành xây dựng đề án phân vạch điều chỉnh địa giới hành địa phương 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình Căn Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 phủ việc quy định số lượng Phó chủ tịch cấu thành viên UBND cấp; Nghị định số 82/2008/NĐ-CP ngày 30/7/2008 Chính phủ quy định số lượng Phó chủ tịch cấu thành viên UBND cấp; Căn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ việc quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc TW; Căn Nghị số 23/2008/NQ-HĐND ngày 11/12/2009 HĐND tỉnh Lạng Sơn việc tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND Vi Thị Thu Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Lạng Sơn; Căn Quyết định số 34/QĐ-UBND ngày 20/01/2010 UBND tỉnh Lạng Sơn việc tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Lạng Sơn Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình bao gồm: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, uỷ viên 13 Phòng chức tham mưu giúp việc ( phòng có 01 trưởng phòng, từ đến phó phòng số chuyên viên, cán sự) 02 đơn vị nghiệp * Các quan chuyên môn thuộc UBND Huyện : Văn phòng HĐND&UBND huyện Lộc Bình Văn phòng HĐND&UBND quan chuyên môn thuộc UBND huyện; quan tham mưu tổng hơp cho UBND huyện hoạt động UBND, tham mưu giúp việc cho UBND huyện công tác ngoại vụ; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyệnvề đạo điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan Nhà nước địa phương, đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND&UBND Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Giáo dục Đào tạo quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, có chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo, bao gồm: Mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo tiêu chuẩn cán quản lý giáo dục; tiêu chuẩn sở vật chất, thiết bị trường học đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng giáo dục đào tạo Phòng Lao động thương binh Xã hội Phòng Lao động – Thương binh xã hội quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, tham mưu giúp việc cho UBND huyện thực chức quản lý lĩnh vực Lao động, người có công xã hội; thực Vi Thị Thu Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội số nhiệm vụ, quyền hạn theo uỷ quyền Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo quy định Pháp luật Phòng Y tế Phòng Y tế quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện có chức tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực chức quản lý nhà nước y tê địa bàn huyện Phòng Y tế có tư cách pháp nhân, có dấu va tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đông thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra chuyên môn, nghiệp vụ Sở Y tế Trung tâm giáo dục thể thao Tổ chức hoạt động văn hóa- thể thao, nhằm đáp ứng nhu cầu sáng tạo, hưởng thụ văn hóa tập luyện thi đấu thể thao nhân dân huyện Tuyên truyền, cổ động phục vụ nhiệm vụ trị, kinh tế, văn hóa- xã hội theo chủ trương đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước địa phương Phòng Tư pháp Phòng Tư pháp quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực chức quản lý nhà nước về: công tác xây dựng thi hành văn quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải sở theo dõi thi hành pháp luật, công tác bồi thường nhà nước Thanh tra huyện Thanh tra huyện quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp quản lý nhà nước công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng; tiến hành tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng Vi Thị Thu Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ( Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND huyện Lộc Bình ) Chủ tịch Phó chủ tịch (Văn Xã) Phòng GD& ĐT Vi Thị Thu Phòng Y tế Phòng LĐTB &XH Phòng Văn hóa Thông tin Phó Chủ tịch ( Thương mại, du lịch) Phó Chủ tịch (Kinh tế) Phòng Tư pháp 48 Phòng Nông nghiệp &PTN T Phòng tài nguyê n& Môi trường Phòng Dân tộc Phòng Tài Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Thanh tra Văn phòng HĐN D&U BND Phòng Kinh tế&Hạ tầng Phòng Nội Vụ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ( Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình ) TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Chuyên viên phụ trách đào tạo công tác hội Chuyên viên phụ trách Văn thư – Lưu trữ Chuyên viên phụ trách Thi đua – Khen thưởng Chuyên viên phụ trách Xây dựng quyền Vi Thị Thu 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Chuyên viên phụ trách Đoàn niên Chuyên viên kế toán Chuyên viên phụ trách Công tác Tôn giáo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ( Phụ lục 3: Thống kê công việc Trưởng phòng Nội vụ ) UBND HUYỆN LỘC BÌNH PHÒNG NỘI VỤ Phụ lục số 1A-CC THỐNG KÊ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN Họ tên: Lý Thị Thủy Ngày, tháng, năm sinh: 01/01/1979 Giới tính: Nữ Mã ngạch giữ: 01.003 Hệ số lương: 3,66 Thâm niên công tác: 15 năm Chuyên ngành đào tạo: Đại học Sư phạm Ngữ văn Trình độ đào tạo: Dưới Trung cấp: Trung cấp: Cao đẳng: Đại học: R Thạc sỹ tương đương: Tiến sỹ tương đương: I CÔNG VIỆC: TT I Ước tính thời gian Nhiệm vụ thực nhiệm vụ (giờ) QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH CHUNG 1.788 Xử lý văn đến: Nghiên cứu nội dung, yêu cầu văn bản; giao nhiệm vụ cho cán bộ, công chức triển khai thực hiện; quản lý, đôn đốc đảm bảo tiến độ hoàn thành Xử lý văn đi: 120 Đầu (sản phẩm) nhiệm vụ Số lượng đầu (sản phẩm) trung bình/năm VB QPPL, văn hành thông thường cá biệt 960 1.402 2.1 Duyệt công văn Chuyên viên trình 68 Công văn 68 2.2 Duyệt Tờ trình Chuyên viên 10 Tờ trình 21 Vi Thị Thu 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình 2.3 Duyệt Quyết định Chuyên viên trình 429 Quyết định 858 2.4 Duyệt Báo cáo Chuyên viên trình 104 Báo cáo 104 2.5 Duyệt Kế hoạch Chuyên viên trình 17 Kế hoạch 17 2.6 Duyệt Hướng dẫn Chuyên viên trình 08 Hướng dẫn 04 2.7 Thẩm định hồ sơ thuyên chuyển, điều động công chức, viên chức 60 Hồ sơ 60 2.8 Thẩm định hồ sơ bổ nhiệm, bổ nhiệm lại lãnh đạo quản lý quan chuyên môn, đơn vị nghiệp 138 Hồ sơ 92 2.9 Thẩm định hồ sơ hưởng phụ cấp thâm niên nhà giáo 80 Hồ sơ 01 2.10 Thẩm định hồ sơ tuyển dụng công chức cấp xã 100 Hồ sơ 01 2.11 Thẩm định hồ sơ nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn 30 Hồ sơ 02 2.12 Kiểm tra hồ sơ tuyển dụng viên chức đơn vị nghiệp 120 Hồ sơ 01 1.13 Kiểm soát hồ sơ đánh giá chất lượng nội quy trình QLCL ISO 9001-2008 12 Hồ sơ đánh giá 02 2.14 Duyệt văn đánh giá kết thực nhiệm vụ UBND huyện, Cải cách hành chính; Phân loại quyền sở Chuyên viên trình 24 Hồ sơ 03 202 Công văn, Phát động, 166 2.15 Thường trực Hội động Thi đua Khen thưởng huyện Vi Thị Thu 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hướng dẫn Tờ trình, Báo cáo, Quyết định Làm chủ tài khoản quan 50 Duyệt chi lương, dự trù kinh phí,… 50 Quản lý làm việc quan, giải vấn đề phát sinh thuộc phạm vi quản ý 120 Quy chế, định, công văn… Tham gia họp phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo; chủ trì họp quan để triển khai nhiệm vụ 96 Báo cáo, định, phân công nhiệm vụ 32 II CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ 796 Công tác Xây dựng quyền sở 230 60 Biên kiểm tra 20 120 Công văn, Quyết định, Tờ trình, Thông báo… 15 Giải chế độ, sách cán bộ, công chức cấp xã 50 Quyết định, Công văn 16 Công Tác Thi đua – Khen thưởng 186 Chỉnh sửa dự thảo kế hoạch công tác thi đua, khen thưởng UBND huyện 24 Kế hoạch 01 Hoàn chỉnh dự thảo văn phát động phong trào thi đua, khen thưởng UBND huyện 16 Công văn 01 Hoàn chỉnh dự thảo Thông báo phân 06 Thông báo 01 Kiểm tra công tác quản lý hồ sơ, mốc, đồ địa giới hành Thực công tác tham mưu cho UBND huyện tuyển dụng công chức cấp xã Vi Thị Thu 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A 12 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cụm thi đua quan, đơn vị UBND huyện Hoàn chỉnh dự thảo văn hướng dẫn quan, đơn vị cụm thi đua huyện đăng ký thi đua đầu năm 04 Công văn 01 Kiểm tra, hoàn thiện dự thảo văn đăng ký thi đua UBND huyện với UBND tỉnh 16 Công văn 01 Họp xét khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích phong trào thi đua, xét khen thưởng cuối năm 120 Các họp 30 Công tác phòng chống Tham nhũng 134 Tham gia Ban đạo phòng chống tham nhũng huyện 60 Các họp 15 Hoàn chỉnh kế hoạch chuyển đổi vị trí công tác theo Nghị định 158/NĐCP 16 Kế hoạch 01 Hoàn chỉnh dự thảo thông báo công khai đối tượng thực chuyển đổi vị trí công tác 10 Thông báo 01 Kiểmt ra, đối chiếu Quyết định chuyển đổi vị trí công tác theo Nghị định 158/NĐ-CP chuyên viên trình 40 Quyết định 50 Hoàn chỉnh báo cáo việc chuyển đối vị trí công tác theo Nghị định 158/NĐ-CP 08 Báo cáo 01 Công văn 02 Công văn Công tác Quản lý Hội, tổ chức Phi phủ Kiểm tra, hướng dẫn quy trình, thành lập tổ chức Hội Vi Thị Thu 53 246 16 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kiểm tra, thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức Hội cấp xã Kiểm tra, chỉnh sửa Quyết định công nhận Ban vận động, Quyết định thành lập Quyết định phê chuẩn Điều lệ Hội cấp xã HOàn chỉnh báo cáo định kỳ đột xuất nội dung liên quan tới công tác quản lý Hội theo yêu cầu quan, ban ngành UBND tỉnh 90 Bộ hồ sơ 15 hồ sơ 100 Quyết định 45 Quyết định 40 Báo cáo Báo cáo 2.584 TỔNG CỘNG: II ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO ĐỂ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (trang thiết bị, phần mềm quản lý, địa bàn công tác…): Phòng làm việc, bàn ghế làm việc, máy vi tính, phần mềm kèm theo: phần mềm ứng dụng eOffice phần mềm ứng dụng khác liên quan… Địa bàn công tác: huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn III YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CÁ NHÂN Các phẩm chất cá nhân cần thiết cho vị trí này: Có lực tham mưu, tổ chức thực chủ trương, sách Đảng nhà nước công tác Nội vụ Khả nghiên cứu xây dựng văn quy phạm pháp luật, đề xuất giải pháp kinh tế- kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành giao, phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước đơn vị Có lực tổ chức, điều hành cán bộ, công chức phòng phối hợp với cấp, quan có liên quan thực nhiệm vụ giao; Có khả quy tụ, đoàn kết tập hợp quần chúng Thời gian, kinh nghiệm công tác cần thiết cho vị trí này: có thời gian công tác từ 10 năm kinh nghiệm quản lý từ cấp Phó phòng tương đương trỏe lên năm Các cấp, chứng chuyên môn kiến thức khác cần thiết cho vị trí công việc này: - Trình độ chuyên môn: Đại học trở lên; - Quản lý nhà nước: chương trình chuyên viên trở lên; Vi Thị Thu 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trình độ lý luận trị: Trung cấp trở lên; - Chứng tiếng Anh Tin học: Trình độ B trở lên Những lực cần thiết cho vị trí này? R Xử lý tình R Khả phân tích R Kỹ giao tiếp R Kỹ phối hợp Sử dụng ngoại ngữ R Kỹ soạn thảo văn R Kỹ tin học, máy tính Khác (đề nghị ghi rõ)…………………………………… KT TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG NGƯỜI KÊ KHAI Vũ Thanh Thụy Lý Thị Thủy ( Phụ lục 4: Danh mục vị trí việc làm ) Vi Thị Thu 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND HUYỆN LỘC BÌNH PHÒNG NỘI VỤ ––––––– Phụ lục số DANH MỤC VỊ TRÍ VIỆC LÀM (Kèm theo Đề án số: /ĐA-PNV ngày /5/2014 Phòng Nội vụ) Số TT Danh mục vị trí việc làm I Tên vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành Trưởng phòng Phó Trưởng phòng II Vị trí việc làm gắn với công việc chuyên môn, nghiệp vụ Tổ chức máy, biên chế, công chức, viên chức cấp huyện Thi đua khen thưởng Đào tạo, bồi dưỡng Xây dựng quyền sở 10 11 12 Tôn giáo Công tác niên Hội, tổ chức phi phủ Cải cách hành Văn thư, lưu trữ Phòng chống tham nhũng III Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ Văn thư, lưu trữ quan Thủ quỹ Tổng 11 12 Ngạch công chức tương ứng Dự kiến biên chế lao động HĐ theo NĐ 68 01.003 01.003 0,93 0,25 01.003 1,3 01.003 01.003 01.003 0,5 1,93 01.003 01.003 01.003 01.003 01.003 01.003 0,51 0,43 0,35 0,4 0,6 0,34 01.003 01.003 0,42 0,3 9,26 Lộc Bình, ngày tháng năm 2014 TRƯỞNG PHÒNG NGƯỜI LẬP BIỂU Phan Thanh Hằng Lý Thị Thủy ( Phụ lục 5: Bản mô tả công việc vị trí Văn thư - lưu trữ ) Vi Thị Thu 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND HUYỆN LỘC BÌNH PHÒNG NỘI VỤ ––––––– Phụ lục số 5-CC BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM (VTVL) (Kèm theo Đề án số: /ĐA-PNV ngày /4/2014 Phòng Nội vụ) Tên VTVL: Quản lý nhà nước công Mã VTVL: tác Văn thư, lưu trữ cấp huyện Ngày bắt đầu thực hiện: Đơn vị công tác Phòng Nội vụ Quản lý trực tiếp Trưởng phòng Quản lý chức Phòng Nội vụ Quan hệ công việc (Các vị trí công việc khác liên quan trực tiếp đến vị trí này): Công việc liên quan Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập Vi Thị Thu 57 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan VTVL): Các nhiệm vụ (Công việc cụ thể VTVL) TT 1 Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưuz trữ - Xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ - Văn hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ; hồ sơ tài liệu - Xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ - Tờ trình dự trù xin kinh phí chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Quyết định công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Thống kê, tổng hợp số liệu báo cáo định kỳ Tỷ trọng thời gian (%) 3,08 3,60 2,18 5,14 2,31 2,83 Vi Thị Thu 58 Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng báo cáo định kỳ hàng năm 1,54 - Xây dựng báo cáo đột xuất 2,05 a - Xây dựng VB triển khai văn cấp 4,50 - Tổ chức tập huấn nghiệp vụ 2,57 - Xây dựng văn bản, phối hợp chỉnh lý tài liệu tồn đọng quan đơn vị 11,32 - Hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu trùng thừa, hết giá trị 2,57 - Xây dựng văn đôn đốc nghiệp vụ 2,57 Phụ trách công tác văn thư lưu trữ quan, đơn vị Quản lý văn - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày 3,86 - Ghi số, ngày VB 0,12 - Đăng ký VB sổ 0,12 - Đóng tất loại dấu văn 0,25 - Vào bì, viết bì, dán bì 0,12 - Đóng loại dấu bì 0,12 - Chuyển giao trực tiếp VB nội 0,52 - Chuyển giao trực tiếp quan 3,86 Vi Thị Thu 59 Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp b c Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quản lý văn đến - Kiểm tra số lượng, tình trạng, ký nhận VB đến - Phân loại, bóc bì, Đóng dấu, ghi số, ngày “Đến” - Đăng ký VB đến sổ, Trình nhận lại VB đến - Chuyển giao trực tiếp VB đến, giúp lãnh đạo theo dõi giao việc xử lý văn đến Các nhiệm vụ khác văn thư - Photocopy văn bản, tài liệu; Ghim văn bản, tài liệu; Chuyển phát văn bản, liên quan đến quan đơn vị - Bảo quản, vệ sinh dấu quan (và loại dấu khác ủy quyền) - Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ, chuẩn bị hô sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ quan - Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức; số nhiệm vụ khác Công tác lưu trữ quan đơn vị - Phối hợp với công chức quan lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Lập hồ sơ hành quan đơn vị 1,28 3,21 2,57 1,28 6,43 0,77 1,54 1,28 3,21 5,14 - Sắp xếp bảo quản tài liệu lưu quan đơn vị 3,21 - Đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ quan 1,93 - Thực xử lý tài liệu trùng thừa, hết giá trị bảo quản 1,93 Vi Thị Thu 60 Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp a Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bảo quản tài liệu kho lưu trữ - Kiểm tra vệ sinh kho lưu trữ thường xuyên 1,93 b - Kiểm tra vệ sinh kho trước sau đợt mưa bão 0,38 Tra cứu tài liệu lưu trữ - Phục vụ hỗ trợ công tác giải chế độ vướng mắc quan đơn vị huyện 3,21 - Phục vụ công việc liên quan đơn vị 1,28 - Sắp xếp bảo quản tài liệu lên giá tủ 1,28 Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Tiến độ chất lượng công việc Trình độ chuyên môn: Đại học Kinh nghiệm công tác: 20 năm Yêu cầu lực Năng lực cốt lõi: Năng lực kỹ soạn thảo văn Năng lực quản lý: Năng lực chuyên môn: Năng lực tổng hợp, lực giải vấn đề phát sinh thực tế ngành; lực phối hợp hoạt động; kỹ soạn thảo văn bản; … Những đòi hỏi đặc thù vị trí công việc (nếu có): Các điều kiện cần có (ngoài lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc (ví dụ yêu cầu hỗ trợ, phối hợp…): Vi Thị Thu 61 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngoài điều kiện, lực cần có, cần thêm hỗ trợ, phối hợp vị trí khác việc làm khác số công việc để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Điều kiện làm việc Chỗ làm việc: Phòng làm việc Trang thiết bị: Bàn làm việc; tủ đựng hồ sơ, tài liệu; máy vi tính; phần mềm quản lý cho chuyên cán bộ, công chức, viên chức Các điều kiện khác (nếu có): Tên người thực VTVL: Tên người quản lý trực tiếp: Hoàng Thị Nơi Lý Thị Thuỷ Chữ ký: Chữ ký: Ngày: Ngày: Vi Thị Thu 62 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A