Tổ chức công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài. 3 2.Mục tiêu của đề tài. 3 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 3 4.Nguồn tài liệu tham khảo. 3 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 4 6.Phương pháp nghiên cứu. 5 7.Bố cục của đề tài. 5 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6 TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 6 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ. 8 1.1.1.Chức năng 8 1.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn 9 1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ 12 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ. 13 1.2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. 13 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ khoa học và Công nghệ. 15 1.2.2.1.Chức năng của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 15 1.2.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 15 1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 17 1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. 18 1.2.3.1Các vị trí việc làm trong Văn phòng Bộ 18 1.2.3.2.Mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng 18 Phần II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 22 2.1. Bộ máy làm công tác văn thư tại Bộ KHCN. 22 2.1.1. Mô hình tổ chức văn thư 22 2.1.2. Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ. 22 2.1.3. Giới thiệu về Phòng Hành chính – Tổ chức 23 2.2. Trách nhiệm đối với công tác văn thư. 24 2.3.Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ. 25 2.4. Tổ chức các nghiệp vụ văn thư tại Bộ KHCN. 26 2.4.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ KHCN. 27 2.4.1.1. Quy trình soạn thảo văn bản 27 2.4.1.2. Thể thức văn bản 29 2.4.1.3. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 30 2.4.1.4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 30 2.4.1.5. Ký văn bản 31 2.4.2. Công tác quản lý văn bản. 31 2.4.2.1. Nguyên tắc chung 31 2.4.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 31 2.4.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 41 2.4.3. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 47 2.4.3.1.Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 47 2.4.3.2.Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị 48 2.4.3.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị 49 1.2.4.Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 50 1.2.4.1.Quản lý con dấu 50 1.2.4.2.Sử dụng con dấu 51 1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. 51 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 3.1. Đánh giá chung. 54 3.1.1. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản. 54 3.1.2.Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. 54 3.1.3.Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 55 3.1.4.Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 56 3.1.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 56 3.1.6. Nguyên nhân của những hạn chế. 57 3.2. Đề xuất, kiến nghị. 58 KẾT LUẬN 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHỤ LỤC 64

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 3

2.Mục tiêu của đề tài 3

3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4.Nguồn tài liệu tham khảo 3

5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4

6.Phương pháp nghiên cứu 5

7.Bố cục của đề tài 5

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG6

TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 6

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học vàCông nghệ 81.1.1.Chức năng 8

1.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn 9

1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ 12

1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Vănphòng của Bộ Khoa học và Công nghệ 131.2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.13

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ khoa học

và Công nghệ 15

1.2.2.1.Chức năng của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 15

1.2.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ15

1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 171.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 18

1.2.3.1Các vị trí việc làm trong Văn phòng Bộ 18

1.2.3.2.Mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng 18

Phần II TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA

2.1 Bộ máy làm công tác văn thư tại Bộ KH&CN 22

2.1.1 Mô hình tổ chức văn thư 22

2.1.2 Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ 22

2.1.3 Giới thiệu về Phòng Hành chính – Tổ chức 23

2.2 Trách nhiệm đối với công tác văn thư 24

2.3.Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ 25

2.4 Tổ chức các nghiệp vụ văn thư tại Bộ KH&CN 26

2.4.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ KH&CN 27

2.4.1.1 Quy trình soạn thảo văn bản 27

2.4.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 31

2.4.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 41

2.4.3 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.47

2.4.3.1.Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 472.4.3.2.Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị 48

2.4.3.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị 49

1.2.4.Công tác quản lý và sử dụng con dấu 50

1.2.4.1.Quản lý con dấu 50

1.2.4.2.Sử dụng con dấu 51

1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 51

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54

3.1 Đánh giá chung 54

3.1.1 Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản 54

3.1.2.Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản 54

3.1.3.Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 55

3.1.4.Công tác quản lý và sử dụng con dấu 56

3.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 56

3.1.6 Nguyên nhân của những hạn chế.57

3.2 Đề xuất, kiến nghị 58

PHỤ LỤC 64

A LỜI NÓI ĐẦU

Trong xu thế phát triển của nền kinh tế hội nhập hiện nay, Văn phòng đã vàđang là một bộ phận quan trọng và không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức Bêncạnh việc thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp, giúp việc – hậu cần thì Vănphòng còn là đầu mối cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo vàtoàn cơ quan Có thể nói, Văn phòng là “bộ mặt” của cơ quan, tổ chức, đóng vaitrò quan trọng trong sự thành công của tổ chức Để nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa Văn phòng, đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức phải từng bước hiện đại hóa vàkhông ngừng nâng cao chất lượng phù hợp với xu thế phát triển của đất nước

Đáp ứng nhu cầu trên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo

ra những sinh viên là cán bộ văn phòng tương lai với kiến thức chuyên mônvững vàng và hệ thống kỹ năng chuyên nghiệp Để làm được điều đó, nhàtrường không chỉ cung cấp cho sinh viên những kiến thức, kỹ năng chuyênngành trong suốt quá trình học tại trường mà còn tạo điều kiện cho sinh viên đithực tập tại các cơ quan Là sinh viên năm thứ tư chuyên ngành Quản trị vănphòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em cùng các bạn đã thực sự được trảinghiệm công việc của mình như một nhân viên văn phòng thực thụ qua đợt thựctập hữu ích này

Được sự đồng ý của lãnh đạo Bộ Khoa học và Công nghệ, em đã đến thựctập tại Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ từ ngày 04/01/2016đến ngày 11/03/2016 Tuy khoảng thời gian thực tập không dài nhưng đã để lạicho em những ấn tượng sâu sắc bởi sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình cũng như sự gầngũi, thân thiện của các cô, chú, anh, chị trong Văn phòng Bộ nói chung vàPhòng Hành chính – Tổ chức nói riêng Trong quá trình thực tập, em đã đượclàm quen và cọ sát thực tế, tiếp cận sâu hơn với công việc Đặc biệt là em đã họcđược phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng – một công việc đòi hỏi sựsáng tạo, nhanh nhẹn và khéo léo Đồng thời đây còn là giai đoạn giúp em có thể

bổ sung những kinh nghiệm còn thiếu trước khi rời khỏi ghế nhà trường, giúp

em định hình rõ được công việc, trách nhiệm, cũng như nhiệm vụ của mình đối

với công việc “Quản trị văn phòng”.

Để thực hiện được báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảngviên hướng dẫn thực tập – cô Lâm Thu Hằng cùng các thầy, cô trong khoa Quảntrị Văn phòng đã hướng dẫn, truyền dạy cho chúng em những kiến thức bổ íchtrong quá trình học tập tại trường

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên đangcông tác tại Phòng Hành chính – Tổ chức và đặc biệt là anh Trịnh Viết Trọng đãluôn sát sao chỉ bảo, giúp đỡ; tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt nhiệm vụđược giao và cung cấp tài liệu cho em làm bài báo cáo này

Bài báo cáo thực tập của em không thể tránh khỏi những sai sót, em rấtmong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô giáo và các cán bộ trongVăn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 01 tháng 3 năm 2016

Sinh viên

Mầu Thị Phương

1 Lý do chọn đề tài.

Được sự giúp đỡ của Nhà trường và Lãnh đạo Bộ Khoa học và Côngnghệ, em đã được đến thực tập tại Văn phòng Bộ với vị trí công việc chính làthực hiện các nghiệp vụ hành chính – văn phòng Qua quá trình làm việc vàquan sát, em nhận thấy được vai trò quan trọng của công tác văn thư đối vớihoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư đảm bảo cho quá trìnhtrao đổi thông tin quản lý, phục vụ thông tin quản lý và giúp cho hoạt động của

cơ quan được thông suốt Chính vì vai trò quan trọng này mà em muốn đi sâukhảo sát, tìm hiểu về công tác văn thư tại một Văn phòng cấp Bộ được diễn ranhư thế nào Và em đã chọn : “Tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoahọc và Công nghệ” làm chuyên đề báo cáo thực tập của mình

2 Mục tiêu của đề tài.

Mục tiêu chung: Khảo sát thực tiễn hoạt động của Bộ KH&CN nói chung

và công tác văn phòng nói riêng của Văn phòng Bộ KH&CN

Mục tiêu cụ thể: Qua khảo sát thực tiễn công tác văn phòng, tác giả lựa

chọn chuyên đề tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN để tìm hiểusâu hơn về nội dung các nghiệp vụ được thực hiện tại Văn phòng Bộ và đưa ranhững đánh giá, kiến nghị

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác văn thư

Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động tổ chức quản lý và điều hành trong côngtác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

- Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư – Nguyễn Ngọc Đĩnh (biên tập);

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ, sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của

Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ hướngdẫn thực hiện Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;

- Thông tư số 12/2002/TT-BCA, ngày 13/9/2002 của bộ công an hướngdẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP, ban hành ngày 01/4/2009 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 42/8/2001

về quản lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướngdẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Quyết định 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộtrưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số 06/2015/TT-BNV, ngày 08/12/5015 của Bộ Nội vụ Hướngdẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ,

cơ quan ngang Bộ;

- Báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh lớp Thư Ký Vănphòng k1 trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN;

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu.

Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư như:

Báo cáo thực tập “Công tác văn thư tại văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương” của sinh viên Đào Thị Hồng, trường trung

cấp kinh tế - công nghệ Đông Nam

Báo cáo thực tập “Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng

Ủy ban Dân tộc” của sinh viên Nguyễn Đình Nam, trường Đại học Thành Đô.

Báo cáo thực tập của sinh viên Đồng Thị Huệ lớp Thư Ký Văn phòng k1trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN

Những đề tài nghiên cứu trên đây đều có tìm hiểu về công tác văn thư tuynhiên mới chỉ dừng lại ở việc mô tả khái quát, sơ sài Báo cáo này của em sẽ kếthừa và phát huy những kết quả nghiên cứu đi trước và trọng tâm đi sâu vào tìmhiểu thực tế công tác văn thư tại một cơ quan cấp Bộ, cụ thể là Bộ KH&CN

6 Phương pháp nghiên cứu.

Trong quá trình khảo sát, tác giả dùng những phương pháp như:

Ngoài phần mở đầu và phần phụ lục thì đề tài gồm 3 phần :

Phần I Khảo sát công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Phần II Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học

và Công nghệ

Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Trụ sở Bộ Khoa học và công nghệ

Địa chỉ: 113 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN), tiền thân là Uỷ ban Khoa học Nhànước (UBKHNN) được thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 củaChủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà Sự phát triển từ Uỷ ban UBKHNN

sang Bộ KH&CN là một quá trình vừa hình thành, vừa xây dựng và hoàn thiện.Trong quá trình phát triển đó, nhận thức về nội dung và trách nhiệm quản lý vềKH&CN ngày càng được nâng cao Hoạt động quản lý KH&CN của Bộ đã pháttriển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu và ngày càng có hiệu quả.

Giai đoạn 1959 - 1965, UBKHNN có chức năng bảo đảm hoàn thànhnhiệm vụ và kế hoạch phát triển khoa học và kỹ thuật, đưa nền khoa học và kỹthuật Việt Nam lên trình độ tiên tiến nhằm phục vụ sản xuất, dân sinh, quốcphòng, góp phần đẩy mạnh công cuộc xây dựng CNXH ở Miền Bắc và đấutranh thực hiện thống nhất nước nhà

Giai đoạn 1965 - 1975, UBKHNN được tách thành 2 cơ quan: Uỷ banKhoa học và Kỹ thuật Nhà nước (UBKH&KTNN) và Viện Khoa học Xã hộiViệt Nam UBKH&KTNN quản lý thống nhất và tập trung công tác khoa học và

kỹ thuật và trực tiếp thực hiện chức năng của một Viện nghiên cứu về khoa học

tự nhiên và khoa học kỹ thuật nhằm thực hiện cuộc cách mạng kỹ thuật ở nước

ta, phục vụ công cuộc xây dựng và bảo vệ CNXH ở Miền Bắc, đấu tranh thựchiện thống nhất nước nhà

Giai đoạn 1975 - 1985, đứng trước yêu cầu to lớn và cấp bách khi cả nướcvừa xây dựng CNXH vừa phải đối phó với hai cuộc chiến tranh biên giới, khốinghiên cứu được tách khỏi Uỷ ban để thành lập Viện Khoa học Việt Nam.UBKH&KTNN lúc này chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về lĩnh vực khoa học

và kỹ thuật trong phạm vi cả nước nhằm phục vụ đắc lực công cuộc xây dựng cơ

sở vật chất và kỹ thuật của CNXH, nâng cao đời sống nhân dân và củng cố quốcphòng

Giai đoạn 1985 - 1992, giai đoạn của những thay đổi quan trọng trongđường lối, chính sách của Đảng về đổi mới và chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kếhoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN Năm 1990,UBKH&KTNN được đổi tên thành UBKHNN, thực hiện chức năng quản lý nhànước trong lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội nhằmkhuyến khích việc sáng tạo và ứng dụng rộng rãi các thành tựu khoa học và kỹ

thuật, đưa lại hiệu quả thiết thực cho thời kỳ phát triển mới của đất nước.

Giai đoạn 1992 - 2002, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được thànhlập trong bối cảnh đất nước thực hiện công cuộc đổi mới và chuẩn bị bước vào thời

kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa Bộ thực hiện chức năng quản lý nhànước về lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, tiêu chuẩn hóa, sở hữucông nghiệp (SHCN) và bảo vệ môi trường trong phạm vi cả nước

Từ tháng 8/2002 đến nay, Bộ KH&CN được thành lập theo Nghị quyết Kỳhọp thứ nhất, Quốc hội khóa XI Bộ KH&CN có chức năng quản lý nhà nước vềhoạt động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng;

sở hữu trí tuệ (SHTT); năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lýnhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ

sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý

Việc thành lập Bộ KH&CN trong giai đoạn đất nước đẩy mạnh côngnghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập kinh tế quốc tế thể hiện sự quan tâm củaĐảng và Nhà nước đối với sự nghiệp phát triển KH&CN, giúp Bộ tập trung hơncho các nhiệm vụ quản lý nhà nước về KH&CN trong phạm vi cả nước, khẳngđịnh vị thế và vai trò của Bộ trong việc điều phối và thúc đẩy các hoạt độngKH&CN đóng góp tích cực cho phát triển nền kinh tế đất nước và hội nhập

Trong suốt chặng đường xây dựng và phát triển, Bộ KH&CN đã khôngngừng khắc phục các khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt nhất trọng trách của một

cơ quan tham mưu, giúp Đảng và Chính phủ quản lý thống nhất về KH&CNtrong phạm vi cả nước, và đã đạt được những thành tựu đáng tự hào, phục vụđắc lực cho sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước Đó là kết quả củamột quá trình phấn đấu bền bỉ, lâu dài của tập thể Lãnh đạo và đội ngũ các cán

năng quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học

và công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêuchuẩn đo lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân;quản lý nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quyđịnh của pháp luật

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy địnhtại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quyđịnh chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang

Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghịquyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luậthàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dàihạn, 5 năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia của ngànhthuộc lĩnh vực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý

2 Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bảnkhác thuộc lĩnh vực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý

3 Phê duyệt phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ khoa học và công nghệchủ yếu 5 năm và kế hoạch khoa học và công nghệ hàng năm, các chương trìnhnghiên cứu phát triển thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ phù hợp với chiếnlược phát triển khoa học và công nghệ và theo phân cấp, ủy quyền của Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ

4 Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm

vi quản lý nhà nước của Bộ; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiệncác văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vựcquản lý của Bộ sau khi được ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổbiến, giáo dục pháp luật về khoa học và công nghệ; ban hành tiêu chuẩn, quy

chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyềntrong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

5 Hướng dẫn, kiểm tra đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộcngành, lĩnh vực theo danh mục do Chính phủ quy định; quản lý việc cấp, điềuchỉnh, thu hồi, gia hạn các loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký trongphạm vi quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của phápluật; hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc lĩnhvực quản lý nhà nước của Bộ

6 Quy định, quản lý, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát,thanh tra về các hoạt động khoa học và công nghệ như: chuyển giao công nghệ,thành lập và phát triển doanh nghiệp, đổi mới công nghệ, ứng dụng công nghệ,nhiệm vụ khoa học và công nghệ

7 Về phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ: Xây dựng quy hoạchmạng lưới các tổ chức khoa học và công nghệ; ban hành và tổ chức thực hiệncác cơ chế, chính sách về đào tạo, sử dụng, trọng dụng cán bộ khoa học và côngnghệ; xây dựng cơ chế tài chính trong lĩnh vực khoa học và công nghệ; hướngdẫn hoạt động thông tin, truyền thông, thư viện, thống kê trong lĩnh vực khoahọc và công nghệ; phát triển thị trường công nghệ

8 Về sở hữu trí tuệ: Xây dựng, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm traviệc thực hiện các quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ; quản lý nhà nước vềhoạt động sáng kiến; chuyển giao quyền sở hữu công nghiệp; thực hiện các biệnpháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực

sở hữu công nghiệp

9 Về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng: Quản lý hệ thống tiêu chuẩn vàquy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam; thẩm định và công bố tiêu chuẩn quốc gia;hướng dẫn xây dựng và thẩm định, áp dụng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia; quản

lý nhà nước về nhãn hàng hóa, mã số, mã vạch và chất lượng sản phẩm, hànghóa

10 Quản lý nhà nước về năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt

11 Về dịch vụ công: Hướng dẫn các tổ chức sự nghiệp thực hiện dịch vụcông trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; xâydựng các quy trình, thủ tục, định mức kinh tế-kỹ thuật đối với các hoạt động tổchức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý; hướng dẫn,tạo điều kiện hỗ trợ cho các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo quy định củapháp luật

12 Quản lý công chức, viên chức chuyên ngành khoa học và công nghệ

13 Hợp tác quốc tế về khoa học và công nghệ

14 Thanh tra, kiểm tra, phòng chống tham nhũng

15 Công nhận ban vận động thành lập hội, hiệp hội, tổ chức phi Chínhphủ hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

16 Quản lý và tổ chức việc thực hiện các dự án đầu tư thuộc thẩm quyềncủa Bộ theo quy định của pháp luật

17 Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứngdụng tiến bộ khoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý

18 Thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanhnghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ theo quy định

19 Tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Bộ theo chươngtrình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

20 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấuviên chức, thực hiện chế độ tiền lương, các chế độ, chính sách đãi ngộ, khenthưởng, kỷ luật và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên chức; xâydựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp

vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quyđịnh của pháp luật

21 Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng năm của Bộ vàcủa ngành khoa học và công nghệ; phối hợp với Bộ Tài chính xây dựng, tổnghợp dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của

Bộ Khoa học và Công nghệ để Chính phủ trình Quốc hội; quản lý, tổ chức thựchiện quyết toán ngân sách nhà nước; thực hiện các nhiệm vụ khác về ngân sáchnhà nước, tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật.

22 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do Chính phủ, Thủ tướng Chínhphủ giao hoặc theo quy định của pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ

Theo Nghị định số 20/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 26/02/2013 quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học vàCông nghệ (Phụ lục 01) thì Bộ có cơ cấu tổ chức bao gồm:

1 Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên;

2 Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế - kỹ thuật;

3 Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ;

10 Vụ Thi đua - Khen thưởng;

11 Vụ Phát triển khoa học và công nghệ địa phương;

12 Văn phòng Bộ;

13 Thanh tra Bộ;

14 Cục Công tác phía Nam;

15 Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ;

16 Cục Năng lượng nguyên tử;

17 Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia;

18 Cục Phát triển thị trường và doanh nghiệp khoa học và công nghệ;

19 Cục An toàn bức xạ và hạt nhân;

20 Cục Sở hữu trí tuệ;

21 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng;

22 Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hòa Lạc;

23 Viện Chiến lược và Chính sách khoa học và công nghệ;

24 Văn phòng các Chương trình trọng điểm cấp nhà nước;

25 Báo Khoa học và Phát triển;

26 Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam;

27 Trung tâm Tin học;

28 Trường Quản lý khoa học và công nghệ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ (Phụ lục số 05).Các đơn vị từ 1 đến 22 là các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năngquản lý nhà nước; các đơn vị từ 23 đến 28 là các đơn vị sự nghiệp phục vụ chứcnăng quản lý nhà nước của Bộ

Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên được tổ chức 02 phòng, Vụ Khoa học

và Công nghệ các ngành kinh tế-kỹ thuật được tổ chức 03 phòng, Vụ Tổ chứccán bộ được tổ chức 03 phòng, Vụ Hợp tác quốc tế được tổ chức 04 phòng, Vụ

Kế hoạch - Tổng hợp được tổ chức 03 phòng, Vụ Tài chính được tổ chức 03phòng, Vụ Pháp chế được tổ chức 02 phòng

Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trình Thủ tướng Chính phủ banhành các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Ban quản lý Khu công nghệ caoHòa Lạc và danh sách các đơn vị sự nghiệp khác hiện có thuộc Bộ Khoa học vàCông nghệ

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ.

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp vớibàn bạc tập thể Lãnh đạo Văn phòng có 01 Chánh Văn phòng, giúp việc ChánhVăn phòng có 03 Phó Chánh Văn phòng

Chánh Văn phòng Bộ do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ bổnhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.

Các Phó Chánh Văn phòng Bộ giúp Chánh Văn phòng trong việc lãnh đạocông tác của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi,nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về côngviệc được giao; các Phó Chánh Văn phòng do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Côngnghệ bổ nhiệm, miễn nhiệm trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng

Các nhiệm vụ cụ thể:

-Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng

-Thừa lệnh Bộ trưởng ký các văn bản thuộc phạm vi phối hợp, đôn đốccác đơn vị trong toàn ngành thực hiện các kế hoạch đã đề ra

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước, cácquyết định, chỉ thị của Lãnh đạo

-01 Phó Chánh Văn phòng làm công tác thường trực; 01 Phó Chánh Vănphòng phụ trách nhân sự và nghiên cứu khoa học; 01 phó Văn phòng phụ tráchtài chính và trang thiết bị văn phòng

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ làm việc theo chế độ thủ trưởng.Lãnh đạo Văn phòng là Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng CácPhó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng trong việc lãnh đạo công tác Vănphòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ được phâncông và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về công việc được giao.Trong trường hợp Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh Văn phòng Bộđược ủy quyền thay mặt Chánh Văn phòng Bộ lãnh đạo và điều hành công việccủa Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ được tổ chức theochức năng chuyên môn gồm chức năng chính là chức năng tham mưu tổng hợp

và chức năng đảm bảo hậu cần Chức năng tham mưu tổng hợp thì có các phòngnhư phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính – Tổ chức, Phòng Lưu trữ, PhòngQuản lý đầu tư xây dựng, Ban quản lý Trụ sở 2 của Bộ; còn lại các phòng khácnhư Phòng Lễ tân, Phòng Quản trị Y tế, Phòng Quản lý xe, Phòng Tài vụ, là

nhóm phòng thực hiện chức năng đảm bảo hậu cần.

Hiện tại, tổng số cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng Bộ có 97

người, gồm 51 cán bộ thuộc biên chế và 46 cán bộ hợp đồng (trong đó có 01chuyên viên cao cấp, 07 chuyên viên chính, 38 chuyên viên và tương đương) Vềtrình độ chuyên môn, có 01 tiến sỹ, 13 thạc sỹ, 42 cử nhân Độ tuổi trung bình củangười lao động trong Văn phòng Bộ là 36,5

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ khoa học và Công nghệ.

Theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộtrưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạtđộng của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Phụ lục 02) thì Văn phòng Bộ

có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

1.2.2.1 Chức năng của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ)

là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ, thực hiện chức năng tham mưutổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ; Bộtrưởng điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thựchiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tìnhhình thực hiện Quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, vănthư, lưu trữ, lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ,quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xâydựng, quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động dảm bảophương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Cơ quan Bộ

Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản kho bạc Nhà nước,ngân hàng để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp luật

1.2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

1 Tham mưu cho Bộ trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạtđộng của Bộ, đôn đốc và thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ vàcủa Lãnh đạo; lập báo cáo tổng hợp định kỳ và đột xuất về tình hình thự hiện

công tác của Bộ; ban hành thông báo các biên bản hội nghị, cuộc họp của lãnhđạo Bộ; tiếp nhận, thẩm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục và thể thức của vănbản, hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ; theo dõi, đôn đốc việc thi hành các quyết định, chỉthị và các kết luận các nhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho các đơn vị thuộcBộ; làm đầu mối quan hệ công tác với Bộ, ngành, trung ương, địa phương và các

cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ theo phân công của Bộ trưởng

2 Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành quy chế làm việc và các quy địnhnội bộ khác của Bộ và theo dõi, đôn đốc, tổng hợptình hình thực hiện Quy chếsau khi được ban hành

3 Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ, quản lý và chỉ đạo nghiệp

vụ công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; tiếp nhậnchuyển giao, luân chuyển công văn đi, đến bao gồm cả văn bản mật theo quyđịnh và quản lý việc sử dụng con dấu của Bộ và Văn phòng Bộ; hướng dẫn việclập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu, thu thập, chỉnh lí xác định giá trị tài liệu,thống kê, bảo quản và sở dụng tài liệu lưu trữ; dịnh kỳ nộp tài liệu lưu trữ theoquy định của pháp luật

4 Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông đạichúng, các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộtrưởng

5 Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ chính sách đốivới cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của cơ quan Bộ; cán bộ,công chức, viên chức của Bộ đã nghỉ hưu theo phân cấp quản lýcán bộ của Bộ;thực hiện thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo của Bộ trưởng

6 Quản lý kinh phí của hoạt động cơ quan Bộ, lập dự toán và tổ chứcthực hiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách của Cơ quan Bộ theo quy định;quản lý các nguồn kinh phí khác khi được Bộ trưởng giao

7 Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị

và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ

8 Chủ trì quản lý đầu tư xây dựng đối với các đơn vị thuộc Bộ; hướng

dẫn các đơn vị thuộc Bộ xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng có nguồn vốn từngân sách Nhà nước và các nguồn vốn hợp pháp khác trình cấp có thẩm quyềnphê duyệt, tổng hợp, bố trí và thong báo vốn cho các dự án đầu tư xây dựng theo

kế hoạch năm, thực hiện các dự án đầu tư xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn của Bộtheo quy định của pháp luật

9 Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, cuộc họp,làm việc của Bộ; công tác lễ tân, hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước vàquốc tế đến làm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ ác đoàn công tác củaBộ

10 Chủ trì, tổ chức công tác quân sự - quốc phòng, phòng chống lụt bão,phòng chống cháy nổ, đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự, vệ sinh lao động; bảo vệ

và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức Cơ quan Bộ; phòngchống ma túy và các tệ nạn xã hôi tại Cơ quan Bộ

11 Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý củaBộ

12 Quản lý tài sản, cán bộ tài liệu của Văn phòng Bộ theo phân cấp của

Bộ và quy định của pháp luật

13 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Hiện nay tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ bao gồm:

10 Ban Quản lý Trụ sở 2 của Bộ.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Phụ lục

số 06)

Chánh Văn phòng phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ quy định

cụ thể chức năng, nhiệm vụ và bố trí cán bộ, chuyên viên làm việc tại phòng trên

cơ sở nhiệm vụ và biên chế được giao

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cấp trưởng, phó các phòng được thực hiệntheo quy định về bổ nhiệm, phân cấp quản lý cán bộ của Bộ

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

1.2.3.1 Các vị trí việc làm trong Văn phòng Bộ

Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm thực hiện những nội dung công việc chủyếu sau:

- Đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách;

- Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tham mưu tổng hợp vềchương trình, kế hoạch công tác của Bộ;

- Giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ về công tác lưu trữ trongphạm vi Bộ và cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ;

- Quản lý công tác tài chính và chế độ kế toán Thực hiện tập trung hiệuquả các nguồn tài chính của khối cơ quan Bộ theo chế độ quy định;

- Thực hiện về nhiệm vụ đối nội, đối ngoại, thực hiện quy trình lễ hậu cần phục vụ các hoạt động của Lãnh đạo Bộ, quản lý và sử dụng hiệu quảphòng họp, phòng tiếp khách của Bộ;

tân Quản lý và thực hiện nhiệm vụ về phương tiện vận tải, thực hiện quytrình điều động xe phục vụ hoạt động của Lãnh đạo bộ, quản lý và sử dụng hiệuquả phương tiện của Bộ

1.2.3.2 Mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng

Phòng Hành chính-Tổ chức:

- Chức năng:đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học

và Công nghệ theo quy định của pháp luật; tham mưu cho Chánh Văn phòng vềcông tác hành chính, công tác văn thư và công tác bảo vệ của cơ quan; GiúpChánh Văn phòng thực hiện công tác tổ chức cán bộ trong nội bộ văn phòng Bộ;

- Nhiệm vụ, quyền hạn:

+ Công tác văn thư: Tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ trong việc quăn

lý công tác văn thư thuộc chức năng của văn phòng; tổ chức thực hiện cácnghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ và Văn phòng Bộ; sắp xếp bảo quản vàphục vụ việc tra cứu; quản lý sổ đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục giấy giớithiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; cập nhật thông tin về vănbẳn đi, đến vào cơ sở dữ liệu mạng VPNet và chịu trách nhiệm về tính chính xáccủa thông tin; bảo quản và sử dụng con dấu ướt, dấu nổi của Bộ, Văn phòng vàcác loại dấu khác;

+ Công tác hành chính: Tổ chức chuyển phát văn bản đi theo quy định củaNhà nước và của Bộ; đảm bảo nhu cầu được cung cấp báo, tạp chí cho các đơn

vị trực thuộc Bộ; Thực hiện việc sao chụp in ấn tài liệu và các ấn phẩm khác;quản lý và tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa các máy photocoppy do Văn phòng Bộquản lý; trực tiếp quản lý tổng đài về hệ thống điện thoại, máy fax do Văn phòng

Bộ quản lý; đảm bảo thông suốt công tác thông tin liên lạc cho cơ quan;

+ Công tác tổ chức cán bộ: là bộ phận chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánhvăn phòng về: tuyển dụng, tiếp nhận và điều động cán bộ thuộc các đơn vị trongVăn phòng Bộ; xây dựng kế hoach đào tạo, bồi dưỡng; ký kết hợp đồng laođộng; đảm bảo các chính sách lương thưởng, bảo hiểm….theo quy định; quản lý

hồ sơ tài liệu, cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý nhân sự;

Phòng tổng hợp:

+ Chức năng: Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tham mưu tổnghợp về chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc và tổng hợpthực hiện tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác, Quychế làm việc của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; chủ trì hoặc phối hợp tổ chức cáccuộc họp của Lãnh đạo bộ; tiếp nhận văn bản đến Bộ, văm bản, hồ sơ của các

đơn vị để trình lãnh đạo Bộ;

+ Nhiệm vụ: chủ trì xây dựng đôn đốc, kiểm tra và tổng hợp tình hìnhthực hiện Quy chế làm việc, tham gia xây dựng nội quy, quy định; chủ trì theodõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của Bộ; chuẩn bịtài liệu hội họp, soạn thảo thông báo kết luận giao ban, theo dõi việc thực hiệncác kết luạn hội họp của các đơn vị; xây dựng, cập nhật thông tin lịch công táctuần của lãnh đạo; tiếp nhận, lưu trữ và hoàn trả mật đến;làm đầu mối chủ trìphối hợp với các đơn vị khác cho Chánh Văn phòng; xây dựng, góp ý, hoànthiện VBQPPL; theo dõi, cập nhật thông tin liên quan đến ngành trên báo chívào máy tính; thực hiện công việc đột xuất khác theo yêu cầu của Lãnh đạo vàmột số nhiệm vụ phục vụ hoạt động của tập thể Lãnh đạo;

thanh quyết toán nguồn kinh phí được giao; quản lý, sử dụng các nguồn lực cóhiệu quả, cơ sở vật chất, trang thiết bị được giao, phối hợp thực hiện với các đơn

vị khác thực hiện công tác phát sinh trong quá trình hoạt động chung;

Phòng Lễ tân:

+ Chức năng: thực hiện về nhiệm vụ đối nội, đối ngoại, hực hiện quy trình

lễ tân- hậu cần phục vụ các hoạt động của Lãnh đạo Bộ, quản lý và sử dụng hiệuquả phòng họp, phòng tiếp khách của Bộ

+ Nhiệm vụ, quyền hạn: Giúp Chánh Văn phòng làm thủ tục đón tiếp cácđoàn khách nước ngoài; phối hợp với các đơn vị phục vụ chu đáo việc tiếpkhách; phối hợp với các đơn vị hữu quan lập kế hoach đón tiếp các đoàn khách,quản lý phòng họp, phòng tiếp khách, trang thiết bị; thực hiện công tác lễ tân,hậu cần phục vụ Lãnh đạo Bộ; triển khai và quản lý tặng phẩm;

Phòng Quản lý xe:

+ Chức năng: quản lý và thực hiện nhiệm vụ về phương tiện vận tải, thựchiện quy trình điều động xe phục vụ hoạt động của Lãnh đạo bộ, quản lý và sửdụng hiệu quả phương tiện của Bộ

+ Nhiệm vụ, quyền hạn: đảm bảo phương tiện đi lại bằng xe ô tô cho hoạtđộng của cơ quan; bảo quản phương tiện và trang thiết bị làm việc, quản lý xetheo dung quy định; lập kế hoạch sửa chữa, thay thế phụ tùng ô tô; tổ chức kiểmtra, bảo dưỡng định kỳ cho xe; tổ chức phục vụ an toàn, chu đáo cho khách, sửdụng xe dung mục đích, tiết kiệm nguyên liệu; tham mưu phương án huy động,

bố trí xe phục vụ đoàn công tác;nghiêm chỉnh chấp định các quy định về luật antoàn giao thông, tham mưu phương án, trang bị, bố trí xe của bộ, các đơn vị

Phần II

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

2.1 Bộ máy làm công tác văn thư tại Bộ KH&CN.

2.1.1 Mô hình tổ chức văn thư

Với quy mô cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Bộ Khoa học vàCông nghệ thì Bộ đã chọn hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp

Bởi hình thức văn thư hỗn hợp được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụchủ yếu như đánh máy, sao in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi,còn các khâu nghiệp vụ khác như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quátrình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan Giữa văn thư cơ quan vàvăn thư của các đơn vị có sự phân công cụ thể về xử lý văn bản Nghĩa là cónhững khâu công tác, những loại văn bản thì phân cho văn thư cơ quan xử lý, cónhững khâu công tác, những loại văn bản được giao cho các văn thư đơn vị xử

lý Cụ thể như: Văn thư cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản do các nơi gửitới, chuyển giao văn bản ra ngoài, theo dõi việc giải quyết những văn bản quantrọng; còn văn thư các đơn vị có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng kývăn bản đến gửi riêng cho đơn vị, theo dõi việc giải quyết các văn bản có nộidung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị

Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn, cơ cấu tổ chức có nhiềutầng nấc, tính chất công việc và nhiệm vụ công tác thường phức tạp và đa dạng;cán bộ, viên chức đông; số lượng văn bản nhiều; địa điểm làm việc của các đơn

vị tương đối phân tán như: khu Công nghệ cao Hoà lạc; Cục công tác phía Nam.Chính vì vậy, việc lựa chọn hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp là hợp lý nhất,thuận tiện cho hoạt động quản lý và giải quyết văn bản của Bộ, nhằm cung cấpđầy đủ mọi thông tin để phục vụ cho Lãnh đạo Bộ thực hiện quản lý hoạt độngcủa cơ quan mình

2.1.2 Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm:

Văn thư chuyên trách Bộ Khoa học và Công nghệ: Phòng Hành chính –

Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ (hay gọi là Văn thư Bộ);

Văn thư chuyên trách của các đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách phápnhân, con dấu và tài khoản riêng;

Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ

2.1.3 Giới thiệu về Phòng Hành chính – Tổ chức

Theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chứcđược ban hành kèm theo Quyết định số 18/QĐ-VP ngày 14 tháng 02 năm 2014của Chánh Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Phụ lục 03) thì Phòng Hànhchính – Tổ chức có các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau:

Phòng Hành chính – Tổ chức (gọi tắt là phòng Hành chính) là một đơn vịtrực thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, có chức năng đảm bảonghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và Công nghệ theo quy địnhcủa pháp luật, tham mưu cho Chánh văn phòng về công tác hành chính, công tácvăn thư và bảo vệ cơ quan, giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác tổ chứccán bộ trong nội bộ Văn phòng Bộ

Phòng Hành chính – Tổ chức là đơn vị nằm riêng biệt, tách rời với phòngLưu trữ, nằm ở phía bên tay phải ngay cạnh sảnh tầng 1 của trụ sở Bộ nhằmthuận lợi cho công tác tổ chức và làm việc của các đơn vị trong Bộ cũng nhưnhững cá nhân, đơn vị ngoài cơ quan đến làm việc

Nhiệm vụ, quyền hạn

- Công tác văn thư: Tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ trong việc quản

lý công tác văn thư thuộc chức năng của văn phòng; tổ chức thực hiện cácnghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ và Văn phòng Bộ; sắp xếp bảo quản vàphục vụ việc tra cứu; quản lý sổ đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục giấy giớithiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; cập nhật thông tin về vănbản đi, đến vào cơ sở dữ liệu mạng VPNet và chịu trách nhiệm về tính chính xáccủa thông tin; bảo quản và sử dụng con dấu ướt, dấu nổi của Bộ, Văn phòng và

Bộ quản lý; đảm bảo thông suốt công tác thông tin liên lạc cho cơ quan.

- Công tác tổ chức cán bộ: là bộ phận chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánhvăn phòng về: tuyển dụng, tiếp nhận và điều động cán bộ thuộc các đơn vị trongVăn phòng Bộ; xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; ký kết hợp đồng laođộng; đảm bảo các chính sách lương thưởng, bảo hiểm theo quy định; quản lý

hồ sơ tài liệu, cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý nhân sự

Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức (Phụ lục số 07)Phòng Hành chính – Tổ chức bao gồm 11 người, trong đó có 01 trưởngphòng, 01 phó phòng và 09 chuyên viên

Tuy nhiên, chỉ có 05 người thuộc biên chế của Phòng Hành chính – Tổ chức trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn thư.

Hoàng Thu Hằng Phó trưởng phòng Đại học

Phan Thị Kim Hoa Cán sự Cao đẳng

Hoàng Thị Thương Chuyên viên Đại học

Nguyễn Minh Thanh Chuyên viên Đại học

Các cán bộ văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và Công nghệ.

2.2 Trách nhiệm đối với công tác văn thư.

Trách nhiệm của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trong việc

quản lý công tác văn thư

- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quyđịnh về công tác văn thư theo quy định của pháp luật hiện hành;

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối

với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật

về công tác văn thư theo thẩm quyền

Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trựctiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư tại Bộ Khoa học

và Công nghệ, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư chocác đơn vị trực thuộc Bộ

Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm triển khai và tổ chứcthực hiện các quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ về công tác văn thư, chỉđạo xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định nội bộ của đơn vị mình về côngtác văn thư

Trách nhiệm của cán bộ, công chức

Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tácvăn thư, cán bộ, công chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chếvăn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ và quy định của pháp luật hiệnhành về công tác văn thư

2.3.Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư tại cơ quan, từ khi đượcthành lập cho đến nay thì hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thưtại Bộ Khoa học và Công nghệ không ngừng được cải thiện nâng cao, đáp ứngđược yêu cầu đặt ra

Văn phòng, khu làm việc của văn thư Bộ được bố trí rộng rãi khang trang,thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan, đơn vị với văn thư Bộ.Một số máy móc phục vụ cho công tác văn thư được đầu tư trang bị như: máy vitính, máy photocopy, máy fax, máy in, máy scan, máy điều hòa, máy tiêu hủy tàiliệu, điện thoại cùng với đó là phòng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng con dấu, tủđựng tài liệu … và các vật dụng khác được trang bị đầy đủ (Phụ lục số 08)

Máy tính được kết nối mạng internet đảm bảo cập nhật những thông tinnhanh chóng, hiệu quả phục vụ cho hoạt động của các cán bộ, chuyên viên trongquá trình làm việc.

Mạng máy tính nội bộ trong Văn phòng Bộ cũng luôn được kết nối vớinhau để tạo sự liên hệ giữa các bộ phận một cách thuận tiện, chính xác nhất Quátrình chuyển giao thông tin giữa các bộ phận, đơn vị trong Văn phòng Bộ từ đócũng được diễn ra nhanh chóng

Máy tính của bộ phận văn thư được cài đặt các phần mềm về công tác vănthư,là sự hỗ trợ rất đắc lực cho cán bộ văn thư trong quá trình làm việc

Nhờ vậy nên công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ đã hoạt độngmột cách rất hiệu quả Công việc soạn thảo văn bản, sao in văn bản, chuyển giaovăn bản, quản lý công văn giấy tờ, công tác thông tin, quản lý con dấu … đều đượcthực hiện đầy đủ, trôi chảy, nhanh chóng, hiệu quả và đi vào nề nếp

Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại Bộ Khoa học vàCông nghệ đã được quan tâm đầu tư trang bị kỹ lưỡng, phục vụ đắc lực cho hoạtđộng giải quyết và quản lý văn bản của Bộ

2.4 Tổ chức các nghiệp vụ văn thư tại Bộ KH&CN.

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu

để tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, được coi là bộmặt của cơ quan Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tínhquyết định đến hiệu quả công tác của cơ quan Xuất phát từ yêu cầu cấp thiếtkhách quan của công tác quản lý công văn, Bộ Khoa học và Công nghệ đã cónhững quy định về tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải quyết và theo dõi giải quyếtcông việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ Tất cả những nội dung nghiệp vụ văn thư này

được quy định cụ thể tại Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ được ban hành kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng

12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ (Phụ lục số 04).

Trong nghiệp vụ văn thư nội dung gồm có:

- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản;

- Công tác quản lý văn bản;

- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu

2.4.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ KH&CN.

Bộ Khoa học và Công nghệ hàng năm ban hành rất nhiều văn bản vớinhiều thể loại khác nhau Các hình thức văn bản của Bộ bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành;

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

Tất cả các văn bản do Bộ ban hành đều tuân thủ theo những quy định rõràng, nghiêm ngặt về thể thức, nội dung Về trình tự, thủ tục ban hành và thẩmquyền ký văn bản cũng được tiến hành theo trình tự nhất định

2.4.1.1 Quy trình soạn thảo văn bản

Đối với văn bản quy phạm pháp luật:

Cũng giống như các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Bộ Khoa học và Công nghệthường được Chính phủ và các cơ quan có thẩm quyền giao xây dựng các vănbản quy phạm pháp luật trình Chính phủ trình Quốc hội ban hành; hoặc Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành hoặc trực tiếp ban hành

Các văn bản quy phạm pháp luật thường được xây dựng tại Bộ Khoa học

và Công nghệ gồm:

- Dự thảo Luật, Pháp lệnh;

- Dự thảo Nghị định;

- Dự thảo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

- Dự thảo Thông tư và Thông tư liên tịch

Bộ Khoa học và Công nghệ soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theoquy trình như sau:

- Bước 1: Tiếp nhận văn bản giao việc hoặc văn bản chỉ đạo của Lãnh đạo

Bộ, hoặc cơ quan có thẩm quyền;

- Bước 2: Thành lập ban soạn thảo, tổ biên tập;

- Bước 3: Xây dựng kế hoạch soạn thảo;

- Bước 4: Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết văn bản cầnxây dựng báo cáo rà soát các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;

- Bước 5: Tiến hành soạn thảo dự thảo văn bản;

- Bước 6: Tổ chức hội thảo;

- Bước 7: Gửi xin ý kiến các chuyên gia, các cơ quan có liên quan;

- Bước 8: Thông báo công khai trên trang thông tin điện tử của Chínhphủ, của Bộ Khoa học và Công nghệ theo quy định;

- Bước 9: Tổng hợp chỉnh sửa gửi Bộ Tư pháp, cơ quan kiểm soát thủ tụchành chính thẩm định;

- Bước 10: Dự thảo tờ trình, giải trình quá trình xây dựng và tiếp thu giảitrình ý kiến góp ý của các bộ, ngành;

- Bước 11: Tổng hợp hồ sơ trình cấp có thẩm quyền

+ Đối với thông tư, thông tư liên tịch trình Bộ trưởng ký ban hành

+ Đối với các văn bản quy phạm pháp luật khác trình các cấp có thẩmquyền xin ý kiến chỉ đạo, chỉnh sửa hoàn thiện trước khi các cấp có thẩm quyềnxem xét thông qua và ban hành

Đối với văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi: Đơn vị hoặc cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản có tráchnhiệm thực hiện các công việc sau:

- Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận vănbản;

- Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Bước 3: Soạn thảo văn bản;

- Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủtrưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan;nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản

2.4.1.2 Thể thức văn bản

Văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông

tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủtướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quyphạm pháp luật liên tịch

Văn bản hành chính

Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, bao gồm 09 thành phầnthể thức bắt buộc đó là:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu văn bản;

- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung của văn bản;

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

Và các thành phần thể thức khác (nếu có)

Quy ước ký hiệu viết tắt tên các đơn vị trực thuộc Bộ theo Phụ lục 11; kýhiệu tên loại văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục 12; mẫu chữ và chi tiết trìnhbày thể thức văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục 13; mẫu văn bản hành chínhtheo hướng dẫn tại Phụ lục 14

Văn bản chuyên ngành

- Thể thức văn bản chuyên ngành không thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước

về khoa học và công nghệ thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng

cơ quan quản lý ngành tương ứng

- Thể thức văn bản chuyên ngành thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của BộKhoa học và Công nghệ được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Khoahọc và Công nghệ

Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài:

Thể thức văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoàiđược thực hiện theo quy định của Bộ Ngoại giao hoặc theo thông lệ quốc tế

2.4.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

- Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo đơn vịphê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn

vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt

dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung

2.4.1.4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu tráchnhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung văn bản(sau dấu /.) trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đốichiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấumật, đối tượng nhận văn bản, trình Lãnh đạo Bộ quyết định

- Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng tổ chức kiểm tra lần cuối và chịutrách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ

- Dự thảo văn bản trình ký ít nhất phải có 02 bản để người có thẩm quyền

ký trực tiếp: 01 bản có chữ ký tắt để lưu tại Văn thư Bộ và 01 bản (chỉ có chữ kýtrực tiếp của người có thẩm quyền) sử dụng để nhân bản thành các bản chính khiphát hành

2.4.1.5 Ký văn bản

Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chếlàm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản Chữ ký tắt đảm bảo nhỏ,gọn

Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi họchàm, học vị và các danh hiệu vinh dự khác

2.4.2 Công tác quản lý văn bản.

2.4.2.1 Nguyên tắc chung

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ Khoa học và Công nghệ phải đượcquản lý tập trung tại Văn thư Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ nhữngloại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và của Bộ Nhữngvăn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Bộ, các đơn vị, cá nhân không cótrách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hànhhoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Vănbản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),

“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng

ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải đượchoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt làvăn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành vềbảo vệ bí mật nhà nước, Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học vàCông nghệ và hướng dẫn tại Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ

2.4.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản đượcchuyển qua mạng – văn bản điện tử, văn bản mật), đơn, thư, ấn phẩm, tài liệugửi đến Bộ Khoa học và Công nghệ được đăng ký tại bộ phận Văn thư chuyêntrách của Bộ Khoa học và Công nghệ

Tất cả văn bản đến Bộ phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Tiếp nhận văn bản đến

2 Phân loại, bóc bì văn bản đến

3 Đăng ký văn bản đến, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

4 Trình và chuyển giao văn bản đến

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a) Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn (qua nhân viên bưu điện, quađường trực tiếp, bản fax), trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư Bộ hoặcngười được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến (gọi chung là Văn thư Bộ) phảikiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếuvới nơi gửi trước khi nhận Nếu phát hiện thấy thiếu bì hay bì có dấu hiệu cạy

mở, bị rách hoặc được gửi đến trễ hơn so với thời gian ghi trên dấu “Hỏa tốc hẹngiờ” (đối với văn bản hỏa tốc) thì Văn thư Bộ phải báo lại cho nhân viên bưuđiện và người có thẩm quyền (Trưởng phòng) để giải quyết Nếu bì gửi khôngđúng địa chỉ thì Văn thư Bộ trả lại cho nhân viên bưu điện Sau khi kiểm tra tất

cả các bì thư, ấn phẩm, tài liệu (gọi chung là văn bản đến) thì Văn thư Bộ kýnhận vào phiếu gửi hoặc phiếu chuyển giao văn bản (đối với những văn bảnđược gửi bằng hình thức chuyển phát nhanh EMS)

Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, nhân viên bảo vệ nội

bộ của Văn phòng Bộ tiếp nhận và có trách nhiệm ký nhận, đăng ký vào sổ vàgiao cho Văn thư Bộ trong thời gian sớm nhất Đối với văn bản khẩn phải báongay cho Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức hoặc Chánh Văn phòng để xử lý

Văn bản mật có hẹn giờ, hỏa tốc đến ngoài giờ hành chính, nhân viên bảo

vệ nội bộ của Văn phòng Bộ chuyển cho Chánh Văn phòng để xử lý

b) Phân loại, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư Bộ tiến hành phân loại và bóc bìvăn bản đến như sau:

Đối với văn bản đến được gửi thông thường (không gửi bằng hình thức

chuyển phát nhanh EMS) thì được phân loại thành 02 loại được bóc bì và khôngđược bóc bì:

- Nếu văn bản đến gửi đích danh cá nhân hoặc đơn vị thuộc Bộ thì Vănthư Bộ không được bóc bì mà phải giữ nguyên và chuyển vào tủ cốp của cácđơn vị theo đúng tên các đơn vị được dán trên tủ cốp

- Nếu văn bản đến gửi cho Bộ thì Văn thư Bộ sẽ bóc bì sau đó làm thủtục đăng ký văn bản đến, ghi số đến, ngày đến

Đối với văn bản đến được gửi bằng hình thức chuyển phát nhanh EMSthì cũng được phân loại thành 02 loại được bóc bì và không được bóc bì:

- Nếu văn bản đến gửi đích danh cá nhân hoặc đơn vị thuộc Bộ thì Vănthư Bộ không bóc bì mà giữ nguyên và đăng ký vào sổ

- Nếu văn bản đến gửi cho Bộ thì Văn thư Bộ bóc bì sau đó làm thủ tụcđăng ký văn bản đến, ghi số đến, ngày đến (trừ những văn bản có dấu chỉ mức

độ mật A-B-C)

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịpthời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu vănbản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xácminh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày thángcủa văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

c) Đăng ký văn bản đến, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng đến của văn bản

Văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ vào sổ đăng ký văn bản và cơ sở

dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng VP-Net

Đăng ký văn bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng

Các văn bản đến sẽ được Văn thư Bộ tháo ghim sau đó cho vào máy Scan

để quét văn bản lên phần mềm trong máy vi tính Máy Scan này được kết nối vớimáy vi tính để có thể hiển thị văn bản

Khi cho văn bản vào scan thì Văn thư Bộ úp mặt văn bản vào trong, đầuvăn bản xuống dưới Đối với những văn bản có số lượng trang văn bản nhiềuhoặc có kèm theo hồ sơ, tài liệu thì Văn thư Bộ chỉ scan một vài trang đầu cótính chất quan trọng (hoặc scan đến hết dấu văn bản) sau đó chú thích thêm là cókèm theo hồ sơ, tài liệu Văn bản được scan xong sẽ được Văn thư Bộ ghim lạinhư cũ để đảm bảo không bị thất lạc

- Nhập thông tin văn bản vào phần mềm

Khi văn bản đã được hiển thị trên phần mềm thì tiếp theo Văn thư Bộ sẽtiến hành nhập thông tin văn bản đến vào các trường tương ứng, bao gồm: sổcông văn, số đến, số ký hiệu văn bản, loại văn bản, cơ quan ban hành, ngàytháng năm ban hành văn bản, trích yếu, ngày đến, hạn xử lý …

Sau khi nhập xong, Văn thư Bộ cập nhật thông tin văn bản lên phần mềm

Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày, tháng, năm đến của văn bản

Dấu đến của Bộ Khoa học và Công nghệ được khắc sẵn, hình chữ nhật,kích thước 35mmx50mm

Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, kýhiệu văn bản hoặc dưới phần trích yếu nội dung văn bản (đối với văn bản không

có tên loại) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản(nếu như văn bản đã có dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở bên trái)

Mẫu dấu đếnCách ghi nội dung trên dấu đến:

• Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến, được đánh liên tục bắt đầu từ

số 01 vào ngày làm việc đầu tiên trong năm và kết thúc vào ngày làm việc cuốicùng trong tháng 12 hàng năm

• Ngày đến là ngày, tháng, năm Bộ nhận được văn bản đó, đối với nhữngngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở phía trước; đối với năm thì ghitheo năm dương lịch

• Chuyển: sau khi văn bản được quét lên phần mềm, Chánh Văn phòngđăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản (có tài khoản riêng), xem xét nộidung văn bản và bút phê những cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết Từ

đó cán bộ văn thư sẽ ghi cá nhân, đơn vị có trách nhiệm xử lý văn bản vào dòng

“Chuyển” trong dấu đến

Đối với những văn bản đến với mục đích là thông báo chức danh, chữ ký,con dấu hay chúc mừng thì văn thư không cần scan và ghi số mà chỉ cần đóngdấu đến ghi ngày, tháng, năm đến và chuyển phòng Tổng hợp để trình lãnh đạo

Bộ để biết

Việc đăng ký thông tin văn bản đến vào phần mềm quản lý văn bản vàđóng dấu đến, ghi số, ngày, tháng đến của văn bản được thực hiện một cách chặtchẽ, thống nhất, khoa học và theo đúng quy định

Đối với bản fax không dùng loại giấy theo quy chuẩn, phải chụp lại trướckhi đóng dấu Đến; văn bản được chuyển phát qua mạng - văn bản điện tử, trongtrường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, khi nhận

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆVĂN BẢN ĐẾN

Số đến:………

Ngày đến:…./………/………

Chuyển:………

được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (sốđến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

Đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký

Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến của Bộ gồm 07 sổ:

- Sổ chuyển giao công văn;

- Sổ đăng ký và chuyển giao bì thường không mở;

- Sổ đăng ký bì, văn bản mật đến;

- Sổ giao nhận công văn đến chuyển các đơn vị;

- Sổ đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân và tổ chức;

- Sổ chuyển fax;

- Sổ nhận fax

Thứ nhất: Sổ chuyển giao công văn

Sổ chuyển giao công văn là sổ chuyển giao công văn đến cho các đơn vị

có trách nhiệm giải quyết trong Bộ Sổ này phân chia các trang giấy từ khoảng

15 đến 20 trang giấy là một đơn vị sau đó được đánh dấu bằng các mẩu giấy nhỏ

có ghi ký hiệu viết tắt tên của các đơn vị và được cố định bằng băng dính ở trênđầu sổ Sau khi văn bản đến được cập nhật, đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến

và đã có bút phê của Chánh Văn phòng thì cán bộ văn thư sắp xếp các văn bảnvào sổ theo cá nhân, đơn vị xử lý Cán bộ văn thư ghi thông tin theo: ngày,tháng, số văn bản, ký nhận

Khi ghi số văn bản, văn thư Bộ sẽ ghi như sau: số của văn bản đến (số đếncủa văn bản) Ví dụ, đối với Thông tư do Bộ Tài chính gửi tới có số ký hiệu là250/TT-BTC và được đóng dấu đến, có số thứ tự đến là 500 thì văn thư Bộ sẽghi: 250 (500)

Riêng đối với những văn bản thuộc thẩm quyền xử lý của lãnh đạo Bộ thìphòng Tổng hợp là đơn vị trực tiếp ký nhận

Thứ hai, Sổ đăng ký và chuyển giao bì thường không mở

Đây là sổ đăng ký và chuyển giao các bì văn bản đến được gửi trực tiếpcho những cá nhân, đơn vị trong Bộ Các bì sau khi được phân loại ban đầu và

phân loại theo đơn vị, cá nhân nhận sẽ được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ đăng

ký công văn đến (bì) Các bì văn bản của cùng một đơn vị sẽ được cán bộ vănthư ghim vào với nhau để thuận lợi cho việc tìm kiếm và chuyển giao, trong sổnày bao gồm các cột thông tin và cán bộ văn thư phải ghi đầy đủ thông tin vàocác cột thông tin đó, bao gồm:

 Ngày, tháng đến: Ngày, tháng nhận được bì văn bản đến

 Số đến: Số thứ tự vào Sổ của bì thư

 Tác giả: Tên cơ quan ban hành hoặc thông tin cá nhân gửi ngoài bì thư

 Số, ký hiệu: Số, ký hiệu văn bản ghi ngoài bì thư (trường hợp những bìthư không ghi rõ số, ký hiệu của văn bản thì cán bộ văn thư sẽ không ghi nộidung này

 Tên loại và trích yếu nội dung: Nếu ngoài bì thư có ghi nội dung vănbản đến thì văn thư sẽ ghi vào mục này, nếu như không có thì văn thư bỏ quakhông ghi thông tin

 Đơn vị hoặc người nhận: Tên của đơn vị hoặc cá nhân được ghi ngoài

bì thư tại mục “Kính gửi”

 Ký nhận: Chữ ký của cá nhân, đơn vị ký xác nhận là đã nhận bì vănbản

 Ghi chú

Thứ ba: Sổ đăng ký bì, văn bản mật đến

Các bì văn bản đến có đóng dấu các mức độ mật được cán bộ văn thưđăng ký vào Sổ đăng ký bì văn bản mật với những thông tin tương tự như ở Sổđăng ký bì thường không mở, riêng có thêm một cột đó là cột “Độ mật” cạnhbên phải cột trích yếu và nội dung để chỉ mức độ mật của văn bản đến (Mật, Tốimật, Tuyệt mật) với các ký hiệu chuyên ngành theo mức độ như: Mật ký hiệu là