Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo đã tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 5 6. Phương pháp nghiên cứu 6 7. Bố cục của đề tài 6 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KHCN 7 1.1.1. Vị trí, chức năng 7 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 10 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Bộ KHCN 12 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ KHCN 12 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ KHCN 12 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 16 Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 20 2.1. Giới thiệu vài nét về phòng Hành chính – Tổ chức Bộ Khoa học và Công nghệ 20 2.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính 20 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 21 2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư – Bộ Khoa học và Công nghệ 22 2.2.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 22 2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 29 2.2.3. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Bộ KHCN 34 2.2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 35 2.2.5. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 41 2.2.6. Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về công tác văn thư 44 2.3. Nhận xét, đánh giá chung 46 2.3.1. Ưu điểm 46 2.3.2. Nhược điểm 48 Phần III. ĐỀ XUẤT VÀ KẾT LUẬN 49 ĐỀ XUẤT 49 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC 52

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4

4 Nguồn tài liệu tham khảo đã tham khảo 4

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 6

7 Bố cục của đề tài 6

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 7

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN 7

1.1.1 Vị trí, chức năng 7

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 10

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Bộ KH&CN 12

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ KH&CN 12

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ KH&CN 12

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 16

Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 20

2.1 Giới thiệu vài nét về phòng Hành chính – Tổ chức Bộ Khoa học và Công nghệ 20

2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính 20

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 21

2.2 Thực trạng tổ chức công tác văn thư – Bộ Khoa học và Công nghệ 22

2.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 22

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 29

2.2.3 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Bộ KH&CN 34

2.2.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 35

2.2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 41

2.2.6 Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về công tác văn thư 44

2.3 Nhận xét, đánh giá chung 46

2.3.1 Ưu điểm 46

2.3.2 Nhược điểm 48

Phần III ĐỀ XUẤT VÀ KẾT LUẬN 49

ĐỀ XUẤT 49

KẾT LUẬN 50

PHỤ LỤC 52

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt độngcó những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Quathực tế đó, những năm gần đây công tác quản trị văn phòng đã có những bước pháttriển mạnh mẽ nhằm đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở bất kì cơ quan tổ chức nào cho

dù là cơ quan quản lí nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia…Văn phòng được coi như “ bộ mặt” của các cơ quan, doanh nghiệp, đóng vai tròquan trọng góp phần tạo nên sự thành công trong hoạt động của cơ quan cũng nhưdoanh nghiệp Bên cạnh đó yếu tố nguồn lực thuộc văn phòng cũng có vai trò quantrọng nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được quy định Tuy nhiên để đáp ứngmột đội ngũ nhân lực cho văn phòng có chất lượng tốt cần trải qua các khóa đàotạo về cả kĩ năng lẫn nghiệp vụ cùng sự trải nghiệm thực tế của mỗi cá nhân…

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và năng lực đáp ứng của Nhà trường TrườngĐại học Nội vụ Hà nội đã chủ trương triển khai kế hoạch tổ chức cho sinh viênnăm thứ tư chuyên nghành Quản trị văn phòng đi thực tập nghành nghề Hoạt độngnày nhằm nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và giúp cho sinh viên có cơ hội tiếp cậnvới hoạt động thực tế trước khi kết thúc hành trình 4 năm học tại Trường Và cánhân em đã có khoảng thời gian thực tập tại Văn phòng Bộ Khoa học và Côngnghệ trong thời gian từ 04/01/2016 đến 11/03/2016

Thực tập tốt nghiệp là một hoạt động, là một cơ hội và cũng là một tháchthức đối với tất cả các sinh viên Trường Đại học Nội vụ nói chung và sinh viênKhoa Quản trị văn phòng nói riêng Đây là dịp để sinh viên được củng cố, tổnghợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức,

là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, có khả năng xử lýtình huống, phong cách giao tiếp, ứng xử nơi công sở thích nghi với công việc vănphòng, các nghiệp vụ chuyên môn một cách khoa học phục vụ cho công tác saunày

Trong quá trình thực tập tại Văn phòng Bộ, dưới sự giám sát và hướng dẫnnhiệt tình của các cô, chú, anh, chị là các cán bộ văn phòng em đã được tiến hànhthực tập những nghiệp vụ hành chính cơ bản như một nhân viên văn phòng thựcthụ Qua đợt thực tập này, em đã được rèn luyện và nâng cao ý thức cũng nhưtrách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng từ đó rút ra đượcnhững kỹ năng cũng như những bài học hữu ích cho bản thân mình Đặc biệt là em

đã có khoảng thời gian làm việc thật sự nghiêm túc, cố gắng hết mình và đã đạtđược một số kết quả nhất định tạo cho em có niềm tin, sự yêu nghề đối với côngtác văn phòng

Qua bài báo cáo của mình, cá nhân em xin bày tỏ lời cảm ơn đầu tiên tới tất

cả các cán bộ, nhân viên đang công tác tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ,đặc biệt là anh Trương Khánh Toàn, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức thuộcVăn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã tạo điều kiện giúp đỡ, hướng dẫn cho

em được tiếp xúc với thực tế công việc để phát hiện ra những những thiếu sót củabản thân, học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và giúp đỡ em hoàn thành tốt đợtthực tập của mình

Và hơn hết em xin gửi lời cám ơn tới giáo viên hướng dẫn kiến tập cô LâmThu Hằng và các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị Văn phòng cũng như các thầy

cô bộ môn trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho chúng em những kiếnthức là những bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế để chúng em tíchlũy được kiến thức làm hành trang bước vào cuộc sống

Một lần nữa em xin cảm ơn tất cả các thầy cô cùng các anh chị đã giúp đỡ

em hoàn thành tốt đợt thực tập và củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ chohọc tập cũng như công việc của bản thân sau này

Em xin chân thành cảm ơn./

Người thực hiện

Lê Thị Luận

1 Lý do chọn đề tài

Quản trị văn phòng là một trong những nội dung kiến tập, thực tập đối vớimỗi sinh viên nghành quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ nói riêng và nộidung của công tác quản trị văn phòng là một trong những đối tượng được sử dụng

để nghiên cứu, tìm hiểu Đối với cá nhân em cũng vậy là một sinh viên năm thứ 4của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ, trải qua những năm tiếp cậnvới toàn bộ lý luận mà khi ngồi trên ghế nhà trường cùng với thời gian kiến tập,thực tập tiếp cận với thực tế tại cơ quan thực tập, để thể hiện được những nội dungđược tìm hiểu, quan sát trong thực tế cũng như trong quá trình học tập thì một bàibáo cáo hoàn chỉnh về cả nội dung cũng như hình thức là một yếu tố không thểthiếu và đóng vai trò quan trọng đối với cá nhân em

Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan mà em lựa chọn làm điểm đến thựctập Là một cơ quan hành chính nhà nước hoạt động trong lĩnh vực khoa học côngnghệ nằm trên khu vực thuận lợi về các dịch vụ thương mại, cùng những cơ quankhác như: Tổng Kiểm toán Nhà nước, Cục Tần số, Trung tâm Hội nghị Quốc gia,các trung tâm thương mại… với môi trường làm việc nghiêm túc, đội ngũ cán bộnăng động có chuyên môn cũng như kinh nghiệm là nơi cá nhân em có thể quansát, học hỏi và thực hành một số nghiệp vụ hành chính cơ bản

Trong nội dung hoạt động của công tác văn phòng theo sự quan sát thực tếthì em nhận thấy công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng, hỗ trợ tạonên hiệu quả cho hoạt động của công tác văn phòng cũng như trong hoạt động củamỗi cơ quan, tổ chức Cùng với sự phức tạp của nó có thể nói đây là một lĩnh vựccó khá nhiều thông tin để khai thác, đi sâu vào tìm hiểu vì vậy, em đã lựa chọn

“Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ”làm chuyên đề cho bài báo cáo của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu chung: khảo sát thực tiễn công tác của Bộ KH&CN nói chung và

công tác văn phòng nói riêng của Văn phòng Bộ KH&CN

Mục tiêu cụ thể: qua thực tiễn công tác văn phòng thì lựa chọn chuyên đề tổ

chức công tác văn thư tại văn phòng Bộ KH&CN từ đó tìm hiểu sâu hơn về nộidung, đối tượng, phương pháp thực hiện, đưa ra những đánh giá và kiến nghị Đi từ

lý luận cho đến thực tiễn vấn đề và đưa ra kết luận hay kiến nghị Dựa vào thựctiến em nhận tháy công tác năn thue Nó như theea nào thì em cjhojn chủ đề naỳ

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo này là công tác văn thư của Bộ

KH&CN

Phạm vi nghiên cứu: hoạt động tổ chức và điều hành trong công tác văn thư

tại Văn phòng Bộ KH&CN

4 Nguồn tài liệu tham khảo đã tham khảo

- Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư – Nguyễn Ngọc Đĩnh (biên tập);

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ, sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ hướng dẫnthực hiện Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;

- Thông tư số 12/2002/TT-BCA, ngày 13/9/2002 của bộ công an hướng dẫnthực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và

sử dụng con dấu;

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP, ban hành ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 42/8/2001 vềquản lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫnxây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Quyết định 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng

Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữcủa Bộ Khoa học và Công nghệ;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số 06/2015/TT-BNV, ngày 08/12/5015 của Bộ Nội vụ Hướng dẫnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơquan ngang Bộ;

- Báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh lớp Thư Ký Văn phòngk1 trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN;

- Báo cáo thực tập của sinh viên Đồng Thị Huệ lớp Thư Ký Văn phòng k1trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN;

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư như:

- Tạp chí văn thư, lưu trữ;

- Báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh lớp Thư Ký Văn phòngk1 trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN;

- Báo cáo thực tập của sinh viên Đồng Thị Huệ lớp Thư Ký Văn phòng k1trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN;

Trên đây là một số bài nghiên cứu về công tác văn thư tuy nhiên những đềtài này hầu hết là nghiên cứu công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức một cáchchung, khi mà vẫn còn kết hợp với các nội dung khác chứ chưa đi sâu vào nghiêncứu những nội dung cụ thể của công tác văn thư Vì vậy, đối với bài báo cáo nàycủa em thì đó là sự kế thừa, phát triển và đi sâu vào tìm hiểu công tác văn thư trong

cơ quan nhà nước mà cụ thể đó là công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học vàCông nghệ

6 Phương pháp nghiên cứu

Bố cục đề tài: ngoài phần mở đầu và phần phụ lục thì gồm 3 phần :

Phần I Khảo sát công tác văn phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ

Phần II Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học

và Công nghệ

Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Bộ Khoa học và Công nghệ ( Bộ KH&CN ) có trụ sở tại địa chỉ số 113, TrầnDuy Hưng – Cầu Giấy – Hà Nội Tiền thân là Ủy ban Khoa học Nhà nước đượcthành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 của Chủ tịch nước Việt Nam Dânchủ Cộng hòa thành lập Ủy ban Khoa học Nhà nước Bộ Khoa học và Công nghệ

đã trải qua 5 lần đổi tên: Ủy ban Khoa học Nhà nước (4/3/1959); Uỷ ban Khoa họcNhà nước tách thành 2 cơ quan: Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước và Việnkhoa học Xã hội Việt Nam (11/10/1965); Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nướcđổi tên thành Ủy ban Khoa học Nhà nước (31/3/1990); Bộ Khoa học, Công nghệ

và Môi trường (12/10/1992); Bộ Khoa học và Công nghệ (8/2002)

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN 1.1.1 Vị trí, chức năng

Theo Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chínhphủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN

(phụ lục số 01) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước

về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học và công nghệ; phát triểntiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng;năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch vụcông trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tạiNghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN và Nghị định

số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng,nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm

vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháplệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết,nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàngnăm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 5năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia của ngành thuộc lĩnhvực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý.

2 Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khácthuộc lĩnh vực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý

3 Phê duyệt phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ khoa học và công nghệ chủyếu 5 năm và kế hoạch khoa học và công nghệ hàng năm, các chương trình nghiêncứu phát triển thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ phù hợp với chiến lược pháttriển khoa học và công nghệ và theo phân cấp, ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướngChính phủ

4 Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm viquản lý nhà nước của Bộ; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện cácvăn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản

lý của Bộ sau khi được ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáodục pháp luật về khoa học và công nghệ; ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuậtquốc gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyền trong các ngành,lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

5 Hướng dẫn, kiểm tra đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộcngành, lĩnh vực theo danh mục do Chính phủ quy định; quản lý việc cấp, điềuchỉnh, thu hồi, gia hạn các loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký trongphạm vi quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của phápluật; hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc lĩnh vựcquản lý nhà nước của Bộ

6 Chỉ đạo thực hiện, hướng dẫn, tổ chức thực hiện, chứng nhận hoạt động,hướng dẫn, quản lý, kiểm tra, giám sát về hoạt động khoa học và công nghệ

7 Chủ trì, phối hợp, quản lý và phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ.

8 Quản lý, hướng dẫn, chủ trì giải quyết, phối hợp, tổ chức, thiết lập, duy trì

về sở hữu trí tuệ

9 Quản lý, thiết lập, duy trì bảo quản và chủ trì phối hợp với cơ quan có liênquan về hệ thống tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng

10 Quản lý, huongs dẫn, tổ chức, kiểm soát và xử lý về năng lượng nguyên

tử, an toàn bức xạ và hạt nhân trong phạm vi cả nước

11 Hướng dẫn, xây dựng, quản lý các dịch vụ công thuoccj ngành, lĩnh vựcuản lý

12 Quản lý công chức, viên chức chuyên ngành khoa học và công nghệ

13 Thực hiện tppr chức và chỉ đạo trong lĩnh vực hợp tác quốc tế về khoa học

16 Quản lý và tổ chức việc thực hiện các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền của

Bộ theo quy định của pháp luật

17 Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụngtiến bộ khoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý

18 Thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệpcó vốn nhà nước thuộc Bộ theo quy định

19 Tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính, của Bộ theo chương trìnhcải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

20 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viênchức và số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; quyết định việc

bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, cách chức, từ chức, miễn nhiệm,biệt phái; thực hiện chế độ tiền lương, các chế độ, chính sách đãi ngộ, khenthưởng, kỷ luật và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng

và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đốivới cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định củapháp luật

21 Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng năm của Bộ và củangành khoa học và công nghệ; phối hợp với Bộ Tài chính xây dựng, tổng hợp dựtoán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Khoahọc và Công nghệ để Chính phủ trình Quốc hội; quản lý, tổ chức thực hiện quyếttoán ngân sách nhà nước; thực hiện các nhiệm vụ khác về ngân sách nhà nước, tàichính, tài sản theo quy định của pháp luật

22 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủgiao hoặc theo quy định của pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Bộ trưởng là người đứng đầu cơ quan Bộ, chịu trách nhiệm trước Thủ tướngChính phủ, Quốc Hội và pháp luật về quản lý nhà nước các ngành, các lĩnh vực,công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triểnngành khoa học và công nghệ, công tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua khenthưởng, công tác xây dựng Đảng, quan hệ phối hợp với trung ương Đảng, QuốcHội, Chính phủ, ban cán sự Đảng các Bộ, ngành trung ương và địa phương, các tổchức chính trị – xã hội, tham gia giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm củacác thứ trưởng khi được đề nghị hoặc thấy cần thiết

Các Thứ trưởng (6 thứ trưởng) là những người có trách nhiệm giúp Bộ

trong phạm vi quyền hạn do Bộ trưởng quy định, mỗi Thứ trưởng đều được Bộtrưởng phân công phụ trách các lĩnh vực khác nhau.

Theo nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chínhphủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học

và Công nghệ thì cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN bao gồm:

1 Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên;

2 Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế - kỹ thuật;

3 Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ;

10 Vụ Thi đua - Khen thưởng;

11 Vụ Phát triển khoa học và công nghệ địa phương;

12 Văn phòng Bộ;

13 Thanh tra Bộ;

14 Cục Công tác phía Nam;

15 Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ;

16 Cục Năng lượng nguyên tử;

17 Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia;

18 Cục Phát triển thị trường và doanh nghiệp khoa học và công nghệ;

19 Cục An toàn bức xạ và hạt nhân;

20 Cục Sở hữu trí tuệ;

21 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng;

22 Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hòa Lạc;

23 Viện Chiến lược và Chính sách khoa học và công nghệ;

24 Văn phòng các Chương trình trọng điểm cấp nhà nước;

25 Báo Khoa học và Phát triển;

26 Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam;

27 Trung tâm Tin học;

28 Trường Quản lý khoa học và công nghệ

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Bộ KH&CN (phụ lục 01)

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Bộ KH&CN

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ KH&CN

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học vàCông nghệ, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạchcông tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng điều phối, tổng hợp,theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế làm việccủa Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, an ninh bảo vệ,quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây dựng; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản,kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạtđộng của Cơ quan Bộ

Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN được quy định chi tiết tạiQuy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Kha học và Công nghệ ban hànhkèm theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 24/04/2013 của Bộ trưởng Bộ

1.2.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn

Tham mưu cho Bộ trưởng công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Bộ;xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ và Lãnh

đạo Bộ; lập báo cáo tổng hợp định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện công táccủa Bộ; ban hành thông báo, biên bản các hội ghị, cuộc họp của Lãnh đạo Bộ; tiếpnhận, thẩm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức văn bản, hồ sơ trình Lãnhđạo Bộ; theo dõi, đôn đốc việc thi hành các quyết định, chỉ thị, kết luận và cácnhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho các đơn vị thuộc Bộ; làm đầu mối quan hệcông tác với Bộ, ngành trung ương, địa phương và các cơ quan Đảng, Quốc hội,Chính phủ theo phân công của Bộ trưởng.

Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội

bộ khác của Bộ, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế sau khi được banhành

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ; quản lý và chỉ đạo nghiệp vụcông tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; tiếp nhận, luânchuyển công văn đi, đến, bao gồm cả văn bản mật theo quy định và quản lý việc sửdụng con dấu của Bộ và Văn phòng Bộ; hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ; định kỳ nộp tài liệu lưu trữ theo quy định của phápluật

Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng, các

tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ trưởng

Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ, chính sách đối vớicán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Cơ quan Bộ; cán bộ, côngchức, viên chức của Bộ đã nghỉ hưu theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ; thựchiện việc thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo của Bộ trưởng

Quản lý kinh phí hoạt động của Cơ quan Bộ; lập dự toán và tổ chức thựchiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách của Cơ quan Bộ theo quy định; quản lýcác nguồn kinh phí khác được Bộ trưởng giao

Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị vàđiều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ

Chủ trì quản lý đầu tư, xây dựng đối với các dơn vị trực thuộc Bộ; hướngdẫn các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạch đầu tư có vốn đầu tư từ ngân sáchnhà nước và các nguồn vốn hợp pháp khác trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;tổng hợp, bố trí và thông báo vốn cho các dự án đầu tư xây dựng theo kế hoạchnăm; thực hiện các dự án đầu tư xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn của Bộ theo quy địnhcủa pháp luật.

Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các cuộc họp, hội nghị, làmviệc của Bộ; công tác lễ tân, hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước và quốc

tế đến làm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ các đoàn công tác của Bộ

Chủ trì tổ chức công tác quân sự - quốc phòng, phòng chống lụt, bão, cháy

nổ, đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự, vệ sinh lao động; bảo vệ và chăm sóc sứckhỏe cho cán bộ, công chức, viên chức cho Cơ quan Bộ; phòng chống ma túy vàcác tệ nạn xã hội tại Bộ

Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ.Quản lý cán bộ, tài sản, tài liệu của Văn phòng Bộ theo phân cấp quản lý của

Bộ và quy định của pháp luật

Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức

Phòng Hành chính - Tổ chứcPhòng Tổng hợp

Phòng Lưu trữ

Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính

Phòng Tài vụPhòng Quản trị - Y tếPhòng lễ tân

Phó Chánh Văn

phòngTrần Thị Thu Hương

Phó Chánh VănphòngNguyễn Thị Huệ

Phó Chánh VănphòngĐoàn Hồng Quân

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

Trong Văn phòng các hoạt động chính bao gồm:

- Công tác soạn thảo văn bản: tại Văn phòng Bộ khi văn bản thuộc tráchnhiệm giải quyết của đơn vị nào thì đơn vị đó chịu trách nhiệm soạn thảo Đối với

văn bản quy phạm pháp luật: Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo

quy định tại Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộtrưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và vănbản quy phạm pháp luật liên tịch Đối với văn bản hành chính: Thể thức văn bảnhành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản hành chính Đối với các văn bản chuyên ngành được thực hiện theoQuy chế công tác văn thư – lưu trữ của Bộ KH&CN Quy trình chung bao gồm cácbước sau:

 Soạn thảo văn bản;

 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt;

 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

 Ký văn bản và làm thủ tục phát hành

- Công tác quản lý văn bản đến tại Bộ KH&CN được thực hiện theo Quychế công tác văn thư – lưu trữ kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN, ngày30/12/2013 của Bộ trưởng Bộ KH&CN Bao gồm các bước sau:

 Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và bóc bì;

 Đăng ký văn bản đến;

 Đóng dấu đến và ghi số đến, ngày, tháng, năm nhận văn bản;

 Chánh văn phòng thực hiện giao văn bản cho đơn vị, cá nhân xử lý qua hệthống mạng;

 Đăng ký văn bản vào sổ chuyển giao công văn cho các đơn vị;

 Đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản đến

- Công tác quản lý văn bản đi được thực hiện theo Quy chế công tác vănthư – lưu trữ kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN, ngày 30/12/2013 của Bộtrưởng Bộ KH&CN Quy trình bao gồm các bước sau:

 Tiếp nhận, phân loại kiểm tra văn bản đi;

 Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản;

 Đăng ký văn đi

 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các dấu khác;

 Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát;

 Lưu văn bản đi

- Công tác xây dựng nội quy, quy chế :

 Khảo sát thực tiễn hoạt động trong cơ quan, xác định những quy chế, nộiquy cần xây dựng;

 Dự thảo nội quy, quy chế;

 Họp bàn, xin ý kiến dự thảo, hoàn chỉnh dự thảo;

 Trình lãnh đạo xem xét và ký ban hành;

 Ban hành văn bản, tổ chức thực hiện và kiểm tra

 Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan;

 Chuẩn bị giấy mời và gửi đến các khách mời;

 Chuẩn bị công tác lễ tân, hậu cần;

 Thực hiện công tác tiếp đón và hỗ trợ trong quá trình tổ chức;

 Thực hiện công tác hậu cần, thanh quyết toán, lập báo cáo và họp bàn rútkinh nghiệm

- Công tác quản lý và sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất:

 Khảo sát, kiểm tra và đánh giá thực trạng;

 Đảm bảo hoạt động cung cấp, nâng cấp trang thiết bị, cơ sở vật chất phục

vụ cho hoạt động của cơ quan;

 Thực hiện báo cáo thống kê tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị;

- Công tác quân sự - quốc phòng:

 Phòng chống lụt, bão, cháy nổ, đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự, vệ sinhlao động;

 Thực hiện công tác luyện tập, học tập trong các khóa học về an ninh –quốc phòng;

 Thu thập hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ;

 Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;

 Thống kê, bảo quản;

 Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

 Định kỳ nộp tài liệu lưu trữ

- Công tác tổ chức cung cấp thông tin:

 Xác định nhu cầu thông tin;

 Thu thập, xử lý thông tin;

 Cung cấp thông tin

- Công tác quản lý đầu tư, xây dựng:

 Hướng dẫn xây dựng kế hoạch đầu tư có vốn đầu tư từ ngân sách nhànước và các nguồn vốn hợp pháp;

 Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

 Tổng hợp, bố trí và thông báo vốn cho các dự án đầu tư xây dựng theo kếhoạch năm;

 Thực hiện các dự án đầu tư xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn;

 Thực hiện báo cáo thường kỳ

- Công tác quản lý nhân sự:

 Phối hợp vụ tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán

bộ, công chức, viên chức và người lao động;

 Thực hiện công tác đánh giá cán bộ;

 Thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật;

 Tổ chức các khóa học bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kiến thức cho các cán

bộ, nhân viên;

 Thực hiện việc thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo

- Công tác tài chính:

 Quản lý kinh phí hoạt động của Cơ quan;

 Lập dự toán và tổ chức thực hiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách;

 Quản lý các nguồn kinh phí khác

Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

2.1 Giới thiệu vài nét về phòng Hành chính – Tổ chức Bộ Khoa học và Công nghệ

2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính

Phòng Hành chính – Tổ chức (gọi tắt là phòng Hành chính) là một đơn vịtrực thuộc Văn phòng Bộ KH&CN, có chức năng đảm bảo nghiệp vụ văn thưchuyên trách của Bộ KH&CN theo quy định của pháp luật, tham mưu cho Chánhvăn phòng về công tác hành chính, công tác văn thư và bảo vệ cơ quan, giúpChánh văn phòng thực hiện công tác tổ chứ cán bộ trong nội bộ văn phòng Bộ.1

Hiện nay tại phòng Hành chính – Tổ chức có số lượng công chức bao gồm

11 cán bộ, đây là đơn vị nằm riêng biệt, tách rời với phòng lưu trữ, nằm ở tầng 1nhằm thuận lợi cho công tác tổ chức và làm việc của các đơn vị trong Bộ cũng nhưnhững cá nhân, đơn vị ngoài cơ quan đến làm việc

Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính như sau:

1 Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính ban hành kèm theo Quyết định số 18/QĐ-VP, ngày

Trưởng phòng(Trương Khánh Toàn)

PhóTrưởng phòng(Hoàng Thu Hằng)

Nhân viên hợp đồng

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động củaPhòng Hành chính ban hành kèm theo Quyết định số 18/QĐ-VP, ngày 14/02/2014

của Chánh văn phòng Bộ KH&CN ( phụ lục số 04).

Tại Quy chế Phòng Hành chính quy định có 3 nhiệm vụ, quyền hạn chínhnhư sau:

Công tác văn thư: Tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ trong việc quản lýcông tác văn thư thuộc chức năng của văn phòng; Tổ chức thực hiện các nghiệp vụvăn thư chuyên trách của Bộ và Văn phòng Bộ; Sắp xếp bảo quản và phục vụ việctra cứu; Quản lý sổ đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục giấy giới thiệu giấy điđường cho cán bộ, công chức, viên chức; Cập nhật thông tin về văn bản đi, đến vàoCSDL mạng VP_Net và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin; Bảoquản và sử dụng con dấu ướt, dấu nổi của Bộ, Văn phòng và các loại dấu khác;

Công tác hành chính: Tổ chức chuyển phát văn bản đi theo quy định củaNhà nước và của Bộ; Đảm bảo nhu cầu được cung cấp báo, tạp chí cho các đơn vịtrực thuộc Bộ; Thực hiện việc sao chụp in ấn tài liệu và các ấn phẩm khác; Quản lý

và tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa các máy photocoppy do Văn phòng Bộ quản lý;Trực tiếp quản lý tổng đài về hệ thống điện thoại, máy fax do Văn phòng Bộ quảnlý; Đảm bảo thông suốt công tác thông tin liên lạc cho cơ quan;

Công tác tổ chức cán bộ: Là bộ phận chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánhvăn phòng về: tuyển dụng, tiếp nhận và điều động cán bộ thuộc các đơn vị trongVăn phòng Bộ; Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; Ký kết hợp đồng lao động;Đảm bảo các chính sách lương thưởng, bảo hiểm….theo quy định; Quản lý hồ sơtài liệu, cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý nhân sự;

So sánh với Thông tư số 06/2015/TT-BNV, ngày 08/12/5015 của Bộ Nội vụHướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưutrữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, ngoài những chức năng nhiệm vụ trong nội dung hoạtđộng của Bộ thì các chức năng nhiệm vụ tại Quy chế được thực hiện theo đúng quyđịnh của Thông tư do Bộ Nội vụ ban hành

2.2 Thực trạng tổ chức công tác văn thư – Bộ Khoa học và Công nghệ

Công tác văn thư tại Bộ KH&CN được thực hiện theo Quy chế công tác vănthư – lưu trữ kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN, ngày 30/12/2013 của Bộ

trưởng Bộ KH&CN ban hành Quy chế Văn thư – Lưu trữ của Bộ KH&CN (phụ lục số 05).

2.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản do Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ nhận được từ các nguồn khác nhaucủa các nơi khác gửi đến được gọi tắt là công văn đến Quản lý văn bản đến là mộttrong những nhiệm vụ quan trọng của Phòng Hành chính – Bộ KH&CN

Quá trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Phòng Hành chính đượcthực hiện như sau:

2.2.1.1 Tiếp nhận

Văn bản được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau có thể qua bưu điện bằngchuyển phát nhanh hoặc thường, trực tiếp Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhậncác loại văn bản, báo, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ và ký nhận với nhân viên bưuđiện Trong quá trình tiếp nhận nếu bì văn bản không đúng về địa chỉ cơ quan thìtrả lại cho nhân viên bưu điện Riêng đối với báo hay tạp chí, một số thư chúcmừng mà nhân viên bưu điện không yêu cầu ký thì không cần ký nhận mà tiếp

nhận và cho trực tiếp vào cốp của các đơn vị (phụ lục số 06).

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹnhoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn với thời gian ghi trên bì ( đối với vănbản có đóng dấu Hỏa tốc hẹn giờ), cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụtiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm để xử lý Trongmột số trường hợp nếu văn bản gửi đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thìnhân viên bảo vệ nội bộ của văn phòng Bộ tiếp nhận và có trách nhiệm ký nhận,đăng ký vào sổ và giao cho văn thư Bộ trong thời gian sớm nhất

Tiếp nhận những văn bản chuyển qua fax

2.2.1.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì

Sau khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra số lượng bì văn bản và phân loại thành hai hai loại: loại được bóc bì và loại không được bóc bì.

Loại được bóc bì là những bì văn bản gửi đến Bộ (trừ các bì văn bản có đóng dấu chỉ các mức độ mật A - B - C)

Loại không được bóc bì là những bì văn bản gửi đến đích danh các cá nhân,đơn vị trong Bộ các văn bản này được đăng ký vào sổ bì(vẽ mẫu sổ) sau đó cácđơn vị tiếp nhận và ký xác nhận

Đối với văn bản mật cũng được đăng ký riêng vào sổ đăng ký văn bản mật.nếu văn bản mật gửi đến Bộ thì được chuyển phòng Tổng hợp trình lãnh đạo Bộ

Khi bóc bì cần lưu ý không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót vănbản trong bì…

2.2.1.3 Đăng ký thông tin văn bản đến vào phần mềm QLVB và đóng dấu đến, ghi số, ngày, tháng đến của văn bản

Đối với những bì văn bản được gửi đến Bộ sau khi kiểm tra, bóc bì và phânloại theo cơ quan ban hành thì văn bản được scan, máy scan này được kết nối trựctiếp với máy tính làm việc để quét và hiển thị văn bản đó, từ đó cán bộ văn thư

nhập đầy đủ thông tin yêu cầu vào trong phần mềm quản lý văn bản (Phụ lục số 07) các thông tin này bao gồm: số, ký hiệu văn bản; loại văn bản; cơ quan ban

hành; ngày ban hành; trích yếu nội dung

Sau khi cập nhật thông tin văn bản thì cán bộ văn thư tiếp tục thực hiện đóngdấu đến, ghi số đến theo thứ tự trong phần mềm và ghi ngày, tháng, năm đến củavăn bản

Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến, bắt đầu từ số 01 vào ngày làmviệc đầu tiên trong năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của tháng 12 hàngnăm.

Ngày đến là ngày, tháng, năm Bộ nhận được văn bản đó, đối với nhữngngày dưới 10 và tháng dưới 1, 2 thì phải thêm số 0 ở phía trước; đối với năm thìghi theo đúng năm theo dương lịch

Chuyển: sau khi văn bản được quét lên phần mềm, Chánh Văn phòng đăngnhập (có tài khoản riêng) xem xét nội dung văn bản và bút phê những cá nhân,đơn vị có trách nhiệm giải quyết Từ đó cán bộ văn thư sẽ ghi cá nhân, đơn vị cótrách nhiệm xử lý văn bản vào dòng “Chuyển” trong dấu đến

Đối với những văn bản đến với mục đích là thông báo chữ ký, con dấu của

cơ quan, đơn vị thì văn thư không cần scan và ghi số mà chỉ cần đóng dấu đến ghingày, tháng, năm đến và chuyển phòng Tổng hợp để trình lãnh đạo Bộ để biết

Vị trí đóng dấu đến đúng theo quy định là dấu đến được đóng ở khoảngtrống bên dưới trích yếu nội dung đối với công văn và dưới số đối với những vănbản là Quyết định, Thông tư…Tuy nhiên ở đây dấu đến vẫn thực hiện theo quyđịnh trừ những trường hợp văn bản không có khoảng trống như trong quy định thìdấu đến được đóng ở khoảng trống bên trên tên loại văn bản hoặc bên lề phải dướikhoảng trống của ngày, tháng văn bản

Việc đăng ký thông tin văn bản đến vào phần mềm QLVB và đóng dấu đến,ghi số, ngày, tháng đến của văn bản được thực hiện một cách chặt chẽ, thống nhất,khoa học và theo đúng quy định

Nếu như trước đây việc trình ký văn bản đến được thực hiện theo phươngthức thủ công là sau khi đóng dấu đến cán bộ văn thư trình lãnh đạo là Chánh Vănphòng bút phê thì hiện nay khi đăng ký văn bản qua phần mềm QLVB thì việc nàykhông cần phải thực hiện vì phần mềm đã được cải tiến theo đó sau khi quét vănbản lên phần mềm thì Chánh Văn phòng đăng nhập qua tài khoản của mình và thựchiện việc giao văn bản cho đơn vị nào xử lý

2.2.1.4 Đăng ký vào sổ chuyển giao và chuyển giao công văn đến

Tại văn thư Bộ hệ thống sổ đăng ký và chuyển giao văn bản đến bao gồm 07loại:

Thứ nhất, sổ chuyển giao công văn: đây là sổ chuyển giao công văn đến chocác đơn vị trong Bộ, trong sổ này sẽ phân chia các trang khoảng 20 trang giấy là 1đơn vị sau đó đánh dấu bằng các tờ giấy nhỏ và được cố định bằng băng dính Saukhi văn bản được cập nhật, đóng dấu đến và có bút phê của Chánh Văn phòng thìcán bộ văn thư sắp xếp theo cá nhân, đơn vị xử lý, trong sổ này cán bộ văn thư ghinhững thông tin như sau: ngày, tháng, năm nhận văn bản; số văn bản (số của vănbản(số đến)); ký nhận (văn thư các đơn vị) Riêng đối với những văn bản thuộcthẩm quyền xử lý của lãnh đạo Bộ thì phòng Tổng hợp là đơn vị trực tiếp ký nhận

Thứ hai, Sổ đăng ký và chuyển giao bì thường không mở: đây là sổ chuyểngiao các công văn là bì văn bản được gửi trực tiếp cho những cá nhân, đơn vị trong

Bộ Các bì sau khi được phân loại và phân loại theo đơn vị, cá nhân xử lý sẽ đượccán bộ văn thư đăng ký vào sổ đăng ký công văn đến bì các bì văn bản của cùngmột đơn vị sẽ được cán bộ văn thư ghim vào với nhau để thuận lợi cho việc tìmkiếm và chuyển giao, trong sổ này bao gồm các cột thông tin và cán bộ văn thưphải ghi đầy đủ thông tin vào các cột thông tin đó, bao gồm:

Ngày, tháng đến: là ngày, tháng nhận được bì văn bản đến

Số đến: là số thứ tự vào Sổ của bì thư

Tác giả: là tên, địa chỉ cơ quan ban hành hoặc thông tin cá nhân gửi ngoài

bì thư

Số, ký hiệu: là số, ký hiệu văn bản ghi ngoài bì thư ( trường hợp những bìthư không ghi rõ số, ký hiệu của văn bản thì cán bộ văn thư sẽ ghi số đến/tác giả)

Tên loại và trích yếu nội dung: không ghi thông tin

Đơn vị hoặc người nhận: là thông tin của đơn vị hoặc cá nhân nhận ghingoài bì thư

Ký nhận: là chữ ký của cá nhân, đơn vị ký xác nhận là đã nhận bì văn bản

Ghi chú