Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo đã tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 5 6. Phương pháp nghiên cứu 6 7. Bố cục của đề tài 6 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KHCN 7 1.1.1. Vị trí, chức năng 7 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 10 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Bộ KHCN 12 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ KHCN 12 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ KHCN 12 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 16 Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 20 2.1. Giới thiệu vài nét về phòng Hành chính – Tổ chức Bộ Khoa học và Công nghệ 20 2.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính 20 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 21 2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư – Bộ Khoa học và Công nghệ 22 2.2.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 22 2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 29 2.2.3. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Bộ KHCN 34 2.2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 35 2.2.5. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 41 2.2.6. Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về công tác văn thư 44 2.3. Nhận xét, đánh giá chung 46 2.3.1. Ưu điểm 46 2.3.2. Nhược điểm 48 Phần III. ĐỀ XUẤT VÀ KẾT LUẬN 49 ĐỀ XUẤT 49 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC 52
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Qua thực tế đó, những năm gần công tác quản trị văn phòng đã có những bước phát triển mạnh mẽ nhằm đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu bất kì quan tổ chức nào cho dù là quan quản lí nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia… Văn phòng coi “ bộ mặt” của các quan, doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng góp phần tạo nên sự thành công hoạt động của quan doanh nghiệp Bên cạnh đó yếu tố nguồn lực thuộc văn phòng có vai trò quan trọng nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ quy định Tuy nhiên để đáp ứng một đội ngũ nhân lực cho văn phòng có chất lượng tốt cần trải qua các khóa đào tạo về cả kĩ lẫn nghiệp vụ sự trải nghiệm thực tế của cá nhân… Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và lực đáp ứng của Nhà trường Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã chủ trương triển khai kế hoạch tổ chức cho sinh viên năm thứ tư chuyên nghành Quản trị văn phòng thực tập nghành nghề Hoạt động này nhằm nâng cao kỹ nghề nghiệp và giúp cho sinh viên có hội tiếp cận với hoạt động thực tế trước kết thúc hành trình năm học tại Trường Và cá nhân em đã có khoảng thời gian thực tập tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ thời gian từ 04/01/2016 đến 11/03/2016 Thực tập tốt nghiệp là một hoạt động, là một hội và là một thách thức đối với tất cả các sinh viên Trường Đại học Nội vụ nói chung và sinh viên Khoa Quản trị văn phòng nói riêng Đây là dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức, là hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, có khả xử ly tình huống, phong cách giao tiếp, ứng xử nơi công sở thích nghi với công việc văn phòng, các nghiệp vụ chuyên môn một cách khoa học phục vụ cho công tác sau này Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong quá trình thực tập tại Văn phòng Bộ, dưới sự giám sát và hướng dẫn nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị là các cán bộ văn phòng em đã tiến hành thực tập những nghiệp vụ hành chính bản một nhân viên văn phòng thực thụ Qua đợt thực tập này, em đã rèn luyện và nâng cao y thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng từ đó rút những kỹ những bài học hữu ích cho bản thân Đặc biệt là em đã có khoảng thời gian làm việc thật sự nghiêm túc, cố gắng hết và đã đạt một số kết quả nhất định tạo cho em có niềm tin, sự yêu nghề đối với công tác văn phòng Qua bài báo cáo của mình, cá nhân em xin bày tỏ lời cảm ơn đầu tiên tới tất cả các cán bộ, nhân viên công tác tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, đặc biệt là anh Trương Khánh Toàn, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã tạo điều kiện giúp đỡ, hướng dẫn cho em tiếp xúc với thực tế công việc để phát hiện những những thiếu sót của bản thân, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm và giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập của Và hết em xin gửi lời cám ơn tới giáo viên hướng dẫn kiến tập cô Lâm Thu Hằng và các thầy cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng các thầy cô bộ môn trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những bài giảng lớp và những ví dụ sát với thực tế để chúng em tích lũy kiến thức làm hành trang bước vào cuộc sống Một lần nữa em xin cảm ơn tất cả các thầy cô các anh chị đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập và củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho học tập công việc của bản thân sau này Em xin chân thành cảm ơn./ Người thực hiện Lê Thị Luận Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Quản trị văn phòng là một những nội dung kiến tập, thực tập đối với sinh viên nghành quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ nói riêng và nội dung của công tác quản trị văn phòng là một những đối tượng sử dụng để nghiên cứu, tìm hiểu Đối với cá nhân em là một sinh viên năm thứ của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ, trải qua những năm tiếp cận với toàn bộ ly luận mà ngồi ghế nhà trường với thời gian kiến tập, thực tập tiếp cận với thực tế tại quan thực tập, để thể hiện những nội dung tìm hiểu, quan sát thực tế quá trình học tập một bài báo cáo hoàn chỉnh về cả nội dung hình thức là một yếu tố không thể thiếu và đóng vai trò quan trọng đối với cá nhân em Bộ Khoa học và Công nghệ là quan mà em lựa chọn làm điểm đến thực tập Là một quan hành chính nhà nước hoạt động lĩnh vực khoa học công nghệ nằm khu vực thuận lợi về các dịch vụ thương mại, những quan khác như: Tổng Kiểm toán Nhà nước, Cục Tần số, Trung tâm Hội nghị Quốc gia, các trung tâm thương mại… với môi trường làm việc nghiêm túc, đội ngũ cán bộ động có chuyên môn kinh nghiệm là nơi cá nhân em có thể quan sát, học hỏi và thực hành một số nghiệp vụ hành chính bản Trong nội dung hoạt động của công tác văn phòng theo sự quan sát thực tế em nhận thấy công tác văn thư là một những yếu tố quan trọng, hỗ trợ tạo nên hiệu quả cho hoạt động của công tác văn phòng hoạt động của quan, tổ chức Cùng với sự phức tạp của nó có thể nói là một lĩnh vực có khá nhiều thông tin để khai thác, sâu vào tìm hiểu vậy, em đã lựa chọn “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” làm chuyên đề cho bài báo cáo của Mục tiêu đề tài Mục tiêu chung: khảo sát thực tiễn công tác của Bộ KH&CN nói chung và công tác văn phòng nói riêng của Văn phòng Bộ KH&CN Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mục tiêu cụ thể: qua thực tiễn công tác văn phòng lựa chọn chuyên đề tổ chức công tác văn thư tại văn phòng Bộ KH&CN từ đó tìm hiểu sâu về nội dung, đối tượng, phương pháp thực hiện, đưa những đánh giá và kiến nghị Đi từ ly luận cho đến thực tiễn vấn đề và đưa kết luận hay kiến nghị Dựa vào thực tiến em nhận tháy công tác năn thue Nó theea nào em cjhojn chủ đề naỳ Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo này là công tác văn thư của Bộ KH&CN Phạm vi nghiên cứu: hoạt động tổ chức và điều hành công tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN Nguồn tài liệu tham khảo tham khảo - Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư – Nguyễn Ngọc Đĩnh (biên tập); - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ hướng dẫn thực hiện Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; - Thông tư số 12/2002/TT-BCA, ngày 13/9/2002 của bộ công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản ly và sử dụng dấu; - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP, ban hành ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 42/8/2001 về quản ly và sử dụng dấu; - Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các quan, tổ chức; Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản ly văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan; - Quyết định 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; - Thông tư số 06/2015/TT-BNV, ngày 08/12/5015 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ; - Báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh lớp Thư Ky Văn phòng k1 trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN; - Báo cáo thực tập của sinh viên Đồng Thị Huệ lớp Thư Ky Văn phòng k1 trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN; Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư như: - Tạp chí văn thư, lưu trữ; - Báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh lớp Thư Ky Văn phòng k1 trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN; - Báo cáo thực tập của sinh viên Đồng Thị Huệ lớp Thư Ky Văn phòng k1 trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN; Trên là một số bài nghiên cứu về công tác văn thư nhiên những đề tài này hầu hết là nghiên cứu công tác văn thư tại các quan, tổ chức một cách chung, mà còn kết hợp với các nội dung khác chứ chưa sâu vào nghiên cứu những nội dung cụ thể của công tác văn thư Vì vậy, đối với bài báo cáo này của em đó là sự kế thừa, phát triển và sâu vào tìm hiểu công tác văn thư quan nhà nước mà cụ thể đó là công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Quan sát Phỏng vấn Thống kê, thu thập tài liệu, ghi chép So sánh, đối chiếu Phân tích tổng hợp Bố cục đề tài Bố cục đề tài: ngoài phần mở đầu và phần phụ lục gồm phần : Phần I Khảo sát công tác văn phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ Phần II Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Bộ Khoa học và Công nghệ ( Bộ KH&CN ) có trụ sở tại địa số 113, Trần Duy Hưng – Cầu Giấy – Hà Nội Tiền thân là Ủy ban Khoa học Nhà nước thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 của Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa thành lập Ủy ban Khoa học Nhà nước Bộ Khoa học và Công nghệ đã trải qua lần đổi tên: Ủy ban Khoa học Nhà nước (4/3/1959); Uỷ ban Khoa học Nhà nước tách thành quan: Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước và Viện khoa học Xã hội Việt Nam (11/10/1965); Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước đổi tên thành Ủy ban Khoa học Nhà nước (31/3/1990); Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường (12/10/1992); Bộ Khoa học và Công nghệ (8/2002) 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ KH&CN 1.1.1 Vị trí, chức Theo Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Bộ KH&CN (phụ lục số 01) là quan của Chính phủ, thực hiện chức quản ly nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học và công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản ly nhà nước các dịch vụ công lĩnh vực thuộc Bộ quản ly theo quy định của pháp luật 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Bộ KH&CN và Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cấu tổ chức của Bộ, quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia của ngành thuộc lĩnh vực Bộ Khoa học và Công nghệ quản ly Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, thị và các văn bản khác thuộc lĩnh vực Bộ Khoa học và Công nghệ quản ly Phê duyệt phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ khoa học và công nghệ chủ yếu năm và kế hoạch khoa học và công nghệ hàng năm, các chương trình nghiên cứu phát triển thuộc phạm vi quản ly nhà nước của Bộ phù hợp với chiến lược phát triển khoa học và công nghệ và theo phân cấp, ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Ban hành thông tư, quyết định, thị và các văn bản khác thuộc phạm vi quản ly nhà nước của Bộ; đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản ly của Bộ sau ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về khoa học và công nghệ; ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyền các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản ly nhà nước của Bộ Hướng dẫn, kiểm tra đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộc ngành, lĩnh vực theo danh mục Chính phủ quy định; quản ly việc cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn các loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ky phạm vi quản ly nhà nước về các ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động của các quan chuyên môn thuộc lĩnh vực quản ly nhà nước của Bộ Chỉ đạo thực hiện, hướng dẫn, tổ chức thực hiện, chứng nhận hoạt động, hướng dẫn, quản ly, kiểm tra, giám sát về hoạt động khoa học và công nghệ Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ trì, phối hợp, quản ly và phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ Quản ly, hướng dẫn, chủ trì giải quyết, phối hợp, tổ chức, thiết lập, trì về sở hữu trí tuệ Quản ly, thiết lập, trì bảo quản và chủ trì phối hợp với quan có liên quan về hệ thống tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng 10 Quản ly, huongs dẫn, tổ chức, kiểm soát và xử ly về lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân phạm vi cả nước 11 Hướng dẫn, xây dựng, quản ly các dịch vụ công thuoccj ngành, lĩnh vực uản ly 12 Quản ly công chức, viên chức chuyên ngành khoa học và công nghệ 13 Thực hiện tppr chức và đạo lĩnh vực hợp tác quốc tế về khoa học và công nghệ 14 Hướng dẫn, kiểm tra, quản ly và giải quyết công tác tra, kiểm tra, phòng chống tham nhũng của quan 15 Công nhận ban vận động thành lập hội, hiệp hội, tổ chức phi Chính phủ (gọi tắt là Hội) hoạt động các lĩnh vực thuộc phạm vi quản ly nhà nước của Bộ; hướng dẫn, tạo điều kiện cho các Hội tham gia vào hoạt động của ngành; tổ chức lấy y kiến của Hội để hoàn thiện các quy định của pháp luật về khoa học và công nghệ; kiểm tra, tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối với Hội hoạt động các lĩnh vực thuộc phạm vi quản ly của Bộ; xử ly theo thẩm quyền kiến nghị quan nhà nước có thẩm quyền xử ly các hành vi vi phạm pháp luật của Hội theo quy định của pháp luật 16 Quản ly và tổ chức việc thực hiện các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền của Bộ theo quy định của pháp luật 17 Tổ chức và đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản ly 18 Thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ theo quy định Sinh viên: Lê Thị Luận 10 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.4.6 Ký văn Thẩm quyền ky văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ky văn bản Chữ ky tắt cần nhỏ, gọn Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ky, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu vinh dự khác Thẩm quyền ký ban hành Bộ trưởng • Văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền (Thông tư, Thông tư liên tịch), thỏa thuận quốc tế, quyết định cá biệt quan trọng về tổ chức nhân sự của Bộ • Văn bản hành chính về các chủ trương, chính sách, chế độ quan trọng thuộc phạm vi quản ly nhà nước của Bộ; công văn về tổ chức, nhân sự của Bộ trình thủ tướng Chính phủ cấp trên; công văn thuộc phạm vi phụ trách của Bộ trưởng • Tờ trình các dự án luật, pháp lệnh, nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ các đề án quan trọng của Bộ trình các quan lãnh đạo Trung ương Đảng, Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ • Công văn có nội dung quan trọng của Bộ gửi Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Thủ trưởng các quan tổ chức cấp Trung ương, Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương • Phê duyệt các đề án, dự án, văn luật, hiệp định Thủ tướng chính phủ ủy quyền • Phê duyệt chủ trương đầu tư các dự án theo quy định về công tác quản ly đầu tư, xây dựng của Nhà nước và của Bộ • Văn bản ủy quyền cấp Tổng cục trưởng, Cục trưởng, Vụ trưởng, Chánh tra, Chánh Văn phòng giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng thời gian xác định Sinh viên: Lê Thị Luận 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp • Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các quyết định về công tác tổ chức, cán bộ nội bộ: thành lập các tổ chức, đơn vị theo thẩm quyền của Bộ trưởng, tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương đối với cán bộ cấp Vụ trở lên; cử công tác, học đối với cán bộ cấp vụ trưởng trở lên và cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền phân cấp quản ly theo quy định của pháp luật • Giấy mời của Bộ gửi trực tiếp đến: Lãnh đạo cấp trên, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ; thủ trưởng các quan, tổ chức trung ương, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các tổ chức, cá nhân khác Bộ trưởng thấy cần thiết Thẩm quyền ký văn Thứ trưởng Trong phạm vi, lĩnh vực phân công phụ trách Thứ trưởng Bộ trưởng giao ky thay các văn bản sau: • Văn bản quy phạm pháp luật của Bộ bộ trưởng ủy quyền; • Quyết định cá biệt như: Cấp phép hoạt động, phê duyêt các đề tài, đề án, dự án KH&CN, phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quy định về công tác quản ly đầu tư về xây dựng của nhà nước và của Bộ; ly tài sản cố định giao nhiệm vụ cho các đơn vị thuộc Bộ; tăng lương hàng năm đối với cán bộ công chức; điều động tạm thời cán bộ, công chức; Cử công tác đối với công chức cán bộ cấp Phó; Vụ trưởng và tương đương theo ủy quyền của Bộ trưởng; Thành lập các đoàn kiểm tra, thành lập các hội đồng khoa học và công nghệ và các hội đồng khác; Xử ly các vấn đề thuộc lĩnh vực Bộ trưởng phân công phụ trách; • Tờ trình dự thảo văn bản quy phạm pháp luật Bộ trưởng vắng (trừ dự án luật và pháp luật); • Các báo cáo, thông báo, công văn để đạo, đôn đốc, hướng dẫn các Bộ, ngành, địa phương thực hiện các công việc cụ thể hoạt động khoa học và công nghệ và các lĩnh vực khác phạm vi quản ly nhà nước của Bộ Một số vấn đề khác Bộ trưởng giao phụ trách Sinh viên: Lê Thị Luận 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp • Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi Bộ trưởng vắng mặt nhiều ngày,Bộ trưởng ủy nhiệm cho Thứ trưởng ky thay Bộ trưởng các văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, trừ văn bản rất quan trọng văn bản có tính chất phủ định văn bản Bộ trưởng ky ban hành trước đó Thẩm quyền ký ban hành thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ • Thủ trưởng các đơn vị ky văn bản thuộc thẩm quyền và phạm vi giải quyết công việc của đơn vị theo quy định tại quy chế, điều lệ tổ chức và hoạt động của đơn vị; • Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ ky thừa lệnh bộ trưởng một số loại văn bản theo nguyên tắc quy định tại các điều 30 đến điều 34 quy chế làm việc của Bộ KH&CN • Lãnh đạo Tổng cục, Cục, Thanh tra bộ ky tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ chuyên ngành phân công, phân cấp quản ly và ky thừa ủy quyền Bộ trưởng một số văn bản theo quyết định 2.2.4.7 Về văn Các hình thức bản gồm: Sao y bản chính, lục và trích Thể thức bản thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Việc y bản chính, lục, trích văn bản Chánh Văn phòng Bộ quyết định Bản y bản chính, lục, trích thực hiện quy định pháp luật có giá trị pháp ly bản chính Bản chụp (photocopy cả dấu và chữ ky của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản Điều này có giá trị thông tin, tham khảo Không sao, chụp, chuyển phát ngoài Bộ những y kiến ghi bên lề văn bản Trường hợp các y kiến của Lãnh đạo Bộ ghi văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác và giải quyết công việc phải thể chế hóa bằng văn bản hành chính Sinh viên: Lê Thị Luận 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.5 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 2.2.5.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc : • Mở hồ sơ Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Bộ Khoa học và Công nghệ, của đơn vị và thực tế công việc giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức quá trình giải quyết công việc của sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ • Thu thập văn bản vào hồ sơ Cán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ; Các văn bản hồ sơ phải xếp theo một trình tự hợp ly, tùy theo đặc điểm khác của công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (theo trình tự thời gian và diễn biến giải quyết công việc) • Kết thúc và biên mục hồ sơ Khi công việc giải quyết xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, công chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu đối với hồ sơ lập: • Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ của Bộ và của đơn vị; • Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải đầy đủ, có sự liên quan chặt chẽ với và phản ánh trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; • Văn bản hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều; • Thông tin bản về hồ sơ phải mô tả đầy đủ và chính xác bằng phiếu biên mục hồ sơ điền đầy đủ thông tin đã in bìa hồ sơ Sinh viên: Lê Thị Luận 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.5.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, công chức: • Cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ đơn vị cán bộ văn thư - lưu trữ của đơn vị theo thời hạn quy định tại Quy chế văn thư lưu trữ của Bộ KH&CN Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản và phải sự đồng y của Lãnh đạo đơn vị nơi cán bộ, công chức công tác, thời hạn giữ lại không quá 02 năm; • Cán bộ, công chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu làm tài liệu riêng mang sang quan khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu: • Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; • Sau 03 tháng kể từ ngày công trình quyết toán đối với tài liệu xây dựng bản; Thủ tục giao nhận: • Lưu trữ đơn vị, cán bộ văn thư - lưu trữ của đơn vị chịu trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị cho Lưu trữ Bộ (Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ) • Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành văn bản giao nhận gồm 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu Bên giao và bên nhận bên giữ một bản 2.2.5.3 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị Trách nhiệm Bộ trưởng: • Chỉ đạo chung và ủy quyền cho Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng đạo công tác xây dựng Danh mục hồ sơ của Bộ Khoa học và Công nghệ, đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ đối với các đơn vị thuộc Bộ • Ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy định về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu của Bộ Khoa học và Công nghệ Sinh viên: Lê Thị Luận 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp • Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với cá nhân, đơn vị công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu Trách nhiệm Chánh Văn phòng Bộ: • Tham mưu, giúp Bộ trưởng đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ • Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thuộc Bộ nghiêm túc thực hiện các quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ • Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của Văn phòng Bộ vào Lưu trữ Bộ Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ: • Hằng năm, đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của đơn vị; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ Bộ • Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức của đơn vị nghiêm túc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định • Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị Trách nhiệm cán bộ, công chức: • Trực tiếp lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; • Trực tiếp quản ly và chịu trách nhiệm về việc khai thác các thông tin hồ sơ chưa nộp vào lưu trữ quan; • Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ thời hạn và thủ tục quy định Trách nhiệm cán văn thư, lưu trữ: Cán bộ văn thư, lưu trữ của đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức của đơn vị lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị theo quy định Mức độ hoàn thành công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định tại Điều này là một các tiêu chí bình xét thi đua - khen thưởng hằng năm của cá nhân, đơn vị Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A 45 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.6 Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư Báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ tiến hành định kỳ hàng năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 của năm báo cáo Các đơn vị gửi báo cáo thống kê sở về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị cho Văn phòng Bộ trước ngày 15 tháng 01 của năm kế tiếp Văn phòng Bộ gửi báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ cho Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước trước ngày 15 tháng 02 của năm kế tiếp (Phụ lục số 07) Việc tra cứu văn bản và tổng hợp báo cáo công tác văn thư sử dụng phần mềm quản ly văn bản và hồ sơ công việc cần thiết ( Phụ lục số 07) Sau là một thông kê về số lượng các văn bản đến qua các năm từ năm 2012 đến năm 2015: • Năm 2012 Sổ công văn đến: 05 quyển Quyển 01: Từ số 01 đến số Quyển 02: Từ số 2010 đến số Quyển 03: Từ số 5023 đến số Quyển 04: Từ số 6986 đến số Quyển 05: Từ số 8879 đến số Sổ công văn mật: 01 quyển Từ số 01 đến số 1077 2509 5022 6985 8878 10314 • Năm 2013 Sổ công văn đến: 05 quyển Quyển 01: Từ số 01 đến số 2384 Quyển 02: Từ số 2385 đến số 4298 Quyển 03: Từ số 4299 đến số 6373 Quyển 04: Từ số 6374 đến số 8817 Quyển 05: Từ số 8818 đến số 10455 Sổ công văn đến đã chuyển bì: 03 quyển Quyển 01: Từ số 01 đến số 3013 Quyển 02: Từ số 3014 đến số 6817 Quyển 03: Từ số 6818 đến số 9097 Sổ công văn chuyển ngoài giờ: 01 quyển Sinh viên: Lê Thị Luận 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quyển 01: Từ số 01 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến số 655 Sổ giao nhận công văn: 01 quyển Sổ giao nhận công văn đến chuyển các đơn vị: 01 quyển • Năm 2014 Sổ đăng ky công văn đến: 04 quyển Quyển 01: Từ số 01 đến số 2434 Quyển 02: Từ số 2435 đến số 5508 Quyển 03: Từ số 5509 đến số 8359 Quyển 04: Từ số 8360 đến số 10141 Sổ công văn đã chuyển bì: 04 quyển Quyển 01: Từ số 01 đến số 2841 Quyển 02: Từ số 2842 đến số 5762 Quyển 03: Từ số 5763 đến số 8844 Quyển 04: Từ số 8845 đến số 10163 Sổ công văn đến mật: 01 quyển Từ số 01 đến số 1024 Sổ giao nhận công văn: 01 quyển Sổ giao nhận công văn đến chuyển các đơn vị: 01 quyển • Năm 2015 Sổ công văn đến: 04 quyển Quyển 01: Từ số 01 đến số 2901 Quyển 02: Từ số 2902 đến số 5612 Quyển 03: Từ số 5613 đến số 8332 Quyển 04: Từ số 8333 đến số 10126 Sổ công văn đến đã chuyển bì: 04 quyển Quyển 01: Từ số 01 đến số 2823 Quyển 02: Từ số 2824 đến số 5788 Quyển 03: Từ số 5789 đến số 8525 Quyển 04: Từ số 8526 đến số 9905 Sổ công văn đến ngoài hành chính: 01 quyển Từ số 656 đến số 1865 Sổ công văn mật: 01 quyển Từ số 01 đến số 922 Sổ giao nhận công văn: 01 quyển Sổ giao nhận công văn đến chuyển các đơn vị: 01 quyển 2.3 Nhận xét, đánh giá chung Sinh viên: Lê Thị Luận 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác văn thư là một những nội dung quan trọng có thể thấy bất kỳ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào Nằm nội dung của công tác văn phòng nhằm đảm bảo các thông tin quản ly chính thống và chuẩn xác Để đạt hiệu quả công việc và nâng cao vai trò của công tác văn thư là vô quan trọng Đối với bản thân em là một sinh viên tới thực tập tại phòng Hành chính em xin đưa một số nhận xét sau: 2.3.1 Ưu điểm Công tác văn thư tại Bộ KH&CN đã thực hiện theo chủ trương, quy định của nhà nước, pháp luật và của quan; Thực hiện tốt công việc làm đầu mối việc thiết lập các mối quan hệ giữa các đơn vị, phòng, ban Bộ; Công tác văn thư nói riêng và chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổ chức nói chung thực hiện theo chủ trương và quy định; Các cán bộ có trách nhiệm và y thức quá trình thực hiện trách nhiệm, chức năng, nhiệm vụ; có sự nỗ lực và tích cực hoạt động; trau dồi, học tập, rèn luyện để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phối hợp nhịp nhàng công tác để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao; Đáp ứng với yêu cầu về chuyên môn ngiệp vụ của người cán bộ văn thư; Hệ thống các văn bản và phần mềm phục vụ cho việc quản ly công tác văn thư ngày càng cải tiến, chỉnh sửa phù hợp để tiến đến sự hoàn thiện; Trước phần mềm quản ly văn bản không hiển thị nội dung văn bản hiện phần mềm đã cải tiến nên nội dung văn bản là các file đính kèm đã quét và hiển thị phần mềm; Công tác quản ly văn bản, lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ với việc ngày càng quan tâm và nâng cao nữa, đảm bảo thực hiện theo quy định của Nhà nước, pháp luật; Công tác quản ly và sử dụng dấu đảm bảo và thực hiện theo quy định của pháp luật; Sinh viên: Lê Thị Luận 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác soạn thảo và ban hành văn bản ngày càng trọng, công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ thực hiện thường xuyên và nghiêm túc nên các lỗi sai thường gặp chỉnh lề, sai chính tả… đã khắc phục một cách tối đa và ít xảy và các lỗi sai này có thể sửa đổi mà không bị ảnh hưởng đến giá trị nội dung của văn bản Việc thực hiện pháp lệnh bảo vệ thông tin và bí mật của Nhà nước các cán bộ thực hiện theo quy định của Nhà nước và Pháp luật; Các cán bộ có phẩm chất chính trị tốt, không thực hiện tốt công tác văn thư mà còn làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo cần thiết; Ứng dụng các phần mềm tiên tiến, cung cấp các trang thiết bị, máy móc vào phục vụ giải quyết công việc; Được Lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo Bộ quan tâm công việc và hoạt động đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn; Các cán bộ có sự tương tác, hỗ trợ lẫn để hoàn thành tốt công việc; Việc kiểm tra, giám sát các công việc thực hiện thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót để sửa chữa và khắc phục kịp thời 2.3.2 Nhược điểm Dưới là một số nhược điểm mà cá nhân em quan sát quá trình thực tế, nhiên những nhược điểm này xảy đã phát hiện, khắc phục và thực hiện tốt Một số cán bộ còn có thái độ làm việc chưa thực sự nghiêm túc; Công việc còn bị tồn đọng, chưa kịp xử ly, tiến độ giải quyết công việc chậm; Điều kiện về sở vật chất còn thiếu làm ảnh hưởng đến các cán bộ làm việc mà trực tiếp đó là mất thời gian và hiệu quả công việc bị ảnh hưởng; Các phần mềm hay mạng máy tính thường gặp các sự cố về lỗi mạng, quá tải, trục trặc về kỹ thuật khiến cho việc sử dụng các phần mềm đó để giải quyết công việc bị gián đoạn; Sinh viên: Lê Thị Luận 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong giai đoạn lập hồ sơ còn gặp các vấn đề văn bản bị thiếu; Các trang thiết bị sử dụng văn phòng đã trọng nhiên chưa đáp ứng thực tế yêu cầu của công việc; Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản thường gặp phải các lỗi về thể thức, kỹ thuật trình bày thiếu trích yếu, trình bày sai quy định “V/v:”, cỡ chữ nhỏ, dấu chấm cuối trích yếu công văn, không in đậm quốc hiệu…; Trong quản ly văn bản đi: Việc nhầm lẫn cho số văn bản, nhảy số Đã có phần mềm quản ly nhiên việc đăng ky văn bản vào phần mềm không thực hiện thường xuyên, chưa theo kịp tiến độ thực tế Trong quản ly công văn đến gặp phải các trường hợp văn thư đơn vị đã ky nhận văn bản bì xử ly đơn vị làm thất lạc dẫn đến tình trạng khó khăn quá trình giải quyết công việc và tốn nhiều thời gian Sinh viên: Lê Thị Luận 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III ĐỀ XUẤT VÀ KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT Công tác văn thư nói riêng cần phải thực hiện một cách nghiêm túc, cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, cụ thể hóa các nhiệm vụ, các công việc phải làm tránh tình trạng chồng chéo bỏ sót công việc việc thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị, quan Cần chỉnh sửa, hoàn thiện các nội dung của Quy chế văn thư lưu trữ của Bộ cho với thực tế công việc hiện công tác quản ly văn bản đã thực hiện qua các phần mềm quản ly văn bản: ví dụ trước văn bản đến chưa scan lên phần mềm sau đăng ky vào sổ đăng ky văn bản đến cán bộ văn thư có trách nhiệm trình các văn bản đến cho Lãnh đạo (Chánh Phó Chánh Văn phòng) bút phê, nhiên hiện các văn bản đến đã scan dạng các file văn bản phần mềm, Lãnh đạo có thể trực tiếp đăng nhập bằng tài khoản của để thực hiện việc phê duyệt, điều phối văn bản việc trình văn bản là thao tác không còn thực hiện thực tế Và Quy chế không có nội dung quy định cho việc đóng dấu đến và ghi ngày, tháng đến của văn bản đến Các cán bộ cần cố gắng thực hiện nghiêm túc công việc của Tránh lãng phí quá nhiều thời gian, tự trau dồi, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm để nâng cao nghiệp vụ của bản thân đáp ứng với yêu cầu của công việc cung yêu cầu của thực tế đặt Hoàn thiện hệ thống phần mềm quản ly văn bản, tránh tình trạng lỗi mạng, quá tải…làm chậm tiến độ giải quyết công việc Trong quản ly văn bản cần kiểm soát văn bản và các sổ đăng ky một cách chặt chẽ tránh tình trạng thất lạc văn bản, sai các đơn vị khác xin trước số văn bản sau đó không sử dụng số đó mà để quên dẫn đến tình trạng hụt số đăng ky văn bản gây khó khăn cho quá trình thực hiện và giải quyết công việc sau này… Sinh viên: Lê Thị Luận 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đầu tư vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động giải quyết các khâu nghiệp vụ xử ly chính xác, nhanh chóng Bộ KH&CN cần phải quan tâm nhiều nữa việc đào tạo đội ngũ cán bộ văn thư đặc biệt là các cán bộ văn thư kiêm nhiệm các đơn vị Bộ Đồng thời, thường xuyên kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư để nắm bắt thực lực của các cán bộ Quan tâm đến các chính sách đãi ngộ đối với cán bộ, công chức làm công tác văn thư nhằm khích lệ tinh thần làm việc và có trách nhiệm đối với công việc mà giao KẾT LUẬN Thực tập đối với sinh viên nói chung và với cá nhân em nói riêng đó là một trải nghiệm thực thụ trước bước cánh cổng trường chuyên nghiệp Qua thời gian thực tập cho em thấy một phần nào đó của thực tế công việc, để em biết thêm về ngành nghề của và có thêm những hội, thử thách Đây là bước đầu tiên việc thực hiện nghiệp vụ hành chính là sở, nền tảng cho bản thân em thực hiện các nghiệp vụ tương lai, tích cóp cho bản thân những kinh nghiệm việc xử ly những tình huống, sự cố quá trình thực tập Thời gian thực tập vừa qua đã giúp em có thêm nhiều kiến thức thực tế về nền hành chính của quan em thực tập Trong thời gian thực tập, em đã học hỏi thêm một số kiến thức, nghiệp vụ mới giúp em có một cái nhìn tổng quát nữa về công tác hành chính tại các quan, đơn vị là quan nhà nước Mặc dù thời gian đầu, em có gặp một số bỡ ngỡ, những sai sót quá trình tiếp cận với môi trường làm việc tại phòng, nhiên sau lần làm sai, với sự bảo nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn với tinh thần ham học hỏi của mình, em đã bước đầu thích ứng với môi trường làm việc mới và có những kinh nghiệm, những bài học cho bản thân Về thuận lợi, thời gian thực tập em nhận sự quan tâm, giám sát thường xuyên, tận tình của cán bộ hướng dẫn, sự quan tâm và tạo điều kiện tốt của các cô, chú, anh, chị là cán bộ, nhân viên tại nơi thực tập Có sự giúp Sinh viên: Lê Thị Luận 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đỡ, chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi chia sẻ kinh nghiệm của các bạn lớp, ngành Cán bộ phòng Hành chính – Tổ chức nói riêng và Văn phòng, các đơn vị Bộ đã phối hợp tạo điều kiện thuận lợi cho em quá trình viết báo cáo thực tập Môi trường làm việc cởi mở, thân thiện tại Bộ phần nào đã giúp em thấy thoải mái công tác nghiên cứu,tìm hiểu và học tập Về khó khăn quá trình thực tập, dù bản thân em đã có nhiều cố gắng không tránh các lỗi sai quá trình giải quyết công việc như: còn lúng túng xử ly công việc công việc về thời gian những lỗi sai sự bất cẩn, sơ y, chủ quan… Để hoàn thành đợt thực tập một cách thành công và có hiệu quả ngoài sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, bản thân em nhận sự giúp đỡ, tư vấn của các cán bộ tại phòng Hành chính – Tổ chức, Bộ KH&CN Một lần nữa cho em xin gửi lời cản ơn sâu sắc đến tất cả các thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng và các cô, chú, anh, chị là cán bộ của Bộ đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ em trước thời gian thực tập để có một kết quả thực tập tốt Em xin chân thành cảm ơn.! Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Sinh viên thực hiện Lê Thị Luận Sinh viên: Lê Thị Luận 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC -Phụ lục số 01: Nghị định số 20/2013/NĐ-CP, ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Bộ KH&CN; -Phụ lục số 02: Sơ đồ cấu tổ chức Bộ KH&CN; -Phụ lục số 03: Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 24/04/2013 của Bộ trưởng Bộ KH&CN quy định về Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN; -Phụ lục số 04: Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức ban hành kèm theo Quyết định số 18/QĐ-VP, ngày 14/02/2014 của Chánh văn phòng Bộ KH&CN; -Phụ lục số 05: Quyết định ban hành Quy chế Văn thư – Lưu trữ Bộ KH&CN; -Phụ lục số 06: Hình ảnh cốp các đơn vị; -Phụ lục số 07: Hình ảnh phần mềm Quản ly văn bản và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ của Bộ KH&CN năm 2015; -Phụ lục số 08: Hình ảnh máy hủy tài liệu; -Phụ lục số 09: Hệ thống các sổ Quản ly văn bản đi; -Phụ lục số 10: Hình ảnh két để dấu và dấu quan; -Phụ lục số 11: Quy ước ky hiệu viết tắt tên các đơn vị trực thuộc Bộ; -Phụ lục số 12: Ky hiệu tên loại văn bản; -Phụ lục số 13: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản; -Phụ lục số 14: Mẫu văn bản hành chính; Sinh viên: Lê Thị Luận 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A