Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng HĐND và UBND huyện thông nông, tỉnh cao bằng

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 2 NỘI DUNG 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÔNG NÔNG 4 1.1 Khái quát chung về UBND huyện Thông Nông 4 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thông Nông. 5 1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng trong UBND huyện Thông Nông. 7 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông. 7 1.2.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông. 9 1.2.3 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 16 Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG 22 2.1. Những nét chung về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông. 22 2.1.1 Hoạt động văn thư 22 2.1.2 Lề lối làm việc của văn thư 23 2.1.3 Cách bố trí phòng văn thư 23 2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông. 25 2.3. Tìm hiểu về quy trình thực hiện các khâu nghiệp vụtrong công tác văn thư của Văn phòng UBND huyện Thông Nông. 28 2.3.1 Quy trình xây dựng và ban hành văn bản. 28 2.3.2 Quy trình xử lý văn bản đến 30 2.3.3 Quy trình xử lý văn bản đi 36 2.3.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 41 2.3.5 Quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 42 2.4. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong quản lý văn bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông 44 2.4.1 Qúa trình sử dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice vào quản lý văn bản 44 2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice 51 2.4.3. Những kết quả đã đạt được từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng. 52 Phần III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG 53 3.1 Đánh giá chung 53 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1.2 Nhược điểm 54 3.1.3 Nguyên nhân 54 3.2 Đề xuất, kiến nghị 55 KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng MỤC LỤC Dương Thị Sông Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức Nhà nước nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu làm việc quan, tổ chức Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng hoạt động thường xuyên quan, tổ chức lĩnh vực quản lý hành Nhà nước Trong quan, đơn vị công tác văn thư quan tâm thực cách nghiêm túc, chặt chẽ theo quy định quan, nhà nước, đảm bảo quản lý hành thông qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác văn thư nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin công văn, giấy tờ cho trình giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Với vai trò quan trọng công tác văn thư lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, đưa quy định cụ thể công tác văn thư, đưa giải pháp cải tiến để công tác văn thư ngày phát triển Sau năm trang bị tất kiến thức trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhà trường tổ chức cho sinh viên khoa Quản trị Văn phòng thưc tập quan mà sinh viên đăng ký Từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016, thân em thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằngđã học hỏi nhiều kinh nghiệm việc làm cán văn thư, tập làm cán văn thư thực thụ tương lai việc thú vị bổ ích Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư phát triển đất nước, thấy bất cập công tác văn thư quan Vì em chọn chuyên đề “ tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng” Đợt thực tập giúp em nhân điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh Dương Thị Sông Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng nghiệm trình thực thao tác nghiệp vụ văn thư Em viết Báo cáo thực tập nhằm nói lên kết quả, điều em học hỏi tiếp thu trình làm việc quan 2.Mục tiêu đề tài Báo cáo thực tập với đề tài chọn nhằm đạt mục tiêu sau: -Nghiên cứu, mô tả cách thức tổ chức công tác văn thư quan Ủy ban nhân dân huyện Thông Nông - Đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư UBND huyện Thông Nông - Tìm nguyên nhân hạn chế, tồn cách tổ chức công tác văn thư quan - Nêu lên kết đạt trình thực tập phòng Văn thư UBND huyện Thông Nông Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Phạm vi nghiên cứu: Ủy ban nhân dân huyện Thông Nông Nguồn tài liệu tham khảo Các loại văn quy định công tác văn thư UBND huyện Thông Nông, nguồn tài liệu tham khảo mạng Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có nhiều sinh viên đến thực tập UBND huyện Thông Nông báo cáo viết tổ chức văn thư chủ yếu Phương pháp nghiên cứu Với phương pháp nghiên cứu: Quan sát, phân tích, tổng hợp, thống kê, đánh giá… Bố cục đề tài Dương Thị Sông Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Bài báo cáo gồm 03 phần : Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN UBND HUYỆN THÔNG NÔNG Phần II: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG Phần III: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG Dương Thị Sông Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng NỘI DUNG Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÔNG NÔNG 1.1 Khái quát chung UBND huyện Thông Nông Thông Nông huyện vùng cao biên giới nằm phía Tây bắc tỉnh Cao Bằng, cách trung tâm thành phố Cao Bằng 49km, tiếp giáp với huyện: Hòa An, Hà Quảng, Bảo Lạc, Nguyên Bình tỉnh Cao Bằng huyện Nà Po tỉnh Quảng Tây, Trung Quốc, có đường biên giới giáp với Trung Quốc dài gần 14km Diện tích đất tự nhiên 35,729 ha, đó: đất nông nghiệp 5.214 Đất lâm nghiệp 28,374 ha, đất khác 2,138 Toàn huyện có 10 xã thị trấn Dân số huyện 23,400 người, gồm dân tộc sinh sống Hình ảnh Trụ sở UBND huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng Dương Thị Sông Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Thông Nông Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau: *Chức Ủy Ban Nhân Dân Hội Đồng Nhân Dân bầu quan chấp hành Hội Đồng Nhân Dân, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Nhân Dân cấp quan Nhà nước cấp Uỷ Ban Nhân Dân huyện Thông Nông quan chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật Nhà nước văn luật Nghị Quyết đạo phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng địa bàn huyện Ủy Ban Nhân Dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở *Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông quan quản lý Nhà nước địa phương với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau: Triển khai thực Chỉ thị, Nghị Quyết Đảng, Pháp luật Nhà nước điều hành Nhà nước cấp trên, quy hoạch xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng địa phương *Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông hoạt động sở Luật Tổ chức HĐND – UBND ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003 quy chế hoạt động UBND huyện Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ mình, UBND huyện Thông Nông xếp tổ chức máy làm việc sau: Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông có: 01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch Thành viên UBND huyện, phòng ban có 17 phòng ban chuyên môn sau: • Văn phòng HĐND UBND huyện • Phòng Nội vụ Dương Thị Sông Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp • • • • • • • • • • • • • • • Khoa Quản trị Văn phòng Phòng Kinh tế - Hạ tầng Phòng Dân tộc Phòng Tư pháp Thanh tra huyện Phòng Tài – Kế hoạch Phòng Lao động Thương Binh – xã hội Phòng Giáo dục – Đào tạo Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn Phòng Y tế Phòng Tài nguyên Môi trường Văn hóa Thông tin Trạm Khuyến nông khuyến lâm Đài Truyền hình Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình Ban quản lý Đầu tư Xây dựng Chủ tịch UBND huyện phụ trách chung công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành lĩnh vực công tác UBND huyện Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Ban thường vụ Huyện ủy HĐND huyện hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Là người đứng đầu Ban chấp hành Đảng huyện chịu trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban chấp hành, Ban thường vụ Thường trực Huyện ủy, Ban chấp hành Đảng huyện, Ban thường vụ Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Ban thường vụ, trước Đảng huyện lãnh đạo lĩnh vực hoạt động huyện Phó chủ tịch phụ trách văn hóa xã hội: Giúp Chủ tịch huyện đạo, điều hành lĩnh vực: Giáo dục; y tế; văn hóa; thể thao; Thông tin - Truyền thông, truyền – truyền hình, Lao động – Thương binh xã hội, Dân số - Kế hoạch hóa gia đình; Bảo hiểm xã hội; dân tộc; tổ chức hội quần chúng – nghề nghiệp, thực chương trình mục tiếu quốc gia, xóa đói giảm nghèo việc làm phòng chống tệ nan xã hội, giáo dục quốc phòng – an ninh, giáo dục pháp luật, chương trình hỗ trợ phát triển, đạo công tác xây dựng thuộc phạm vi phân công phụ trách Trực tiếp đạo văn phòng HĐND UBND huyện, Chủ tịch Hội đồng, trưởng ban huyện theo linh vực phân công phụ trách số việc khác Chủ tịch phân công Được Chủ tịch Ủy quyền lãnh đạo công việc Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch vắng Dương Thị Sông Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phó Chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân huyện giúp Chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân huyện đạo, điều hành lĩnh vực công tác: Tài nguyên, môi trường, đô thị ; nông lâm nghiệp – kiểm lâm, khuyến nông khuyến lâm, thú ý, bảo vệ thực vật, thống kê; đạo công tác xây dựng thuộc phạm vi vân công phụ trách, Hội đồng quản trị ngân hàng sách xã hội Trưởng ban huy phòng chống lụt bão, giảm nhẹ thiên tai; Trưởng ban đại diện Hội đồng quản trị ngân hàng sách xã hội Chủ tịch Hội đồng, trưởng ban đạo huyện theo lĩnh vực liên quan phân công phụ trách số nhiệm vụ khác Chủ tịch phân công Phó Chủ tịch Ủy Ban nhân dân huyện giúp Chủ tịch Ủy Ban nhân dân huyện đạo, điều hành lĩnh vực công tác: Ngành công thương, dịch vụ; Tài – kế hoạch, ,ngân hàng nông nghiệp phát triển; kho bạc, thuế; quản lý thị trường Kinh tế đối ngoại, kinh tế cửa khẩu; đạo công tác xây dựng thuộc phạm vi phân công phụ trách Giúp Chủ tịch UBND huyện, Chủ tịch Hội đồng, Trưởng ban đạo huyện theo lĩnh vực liên quan phân công phụ trách số nhiệm vụ khác Chủ tịch phân công 1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Thông Nông 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND huyện Thông Nông *Chức Văn phòng HĐND UBND huyện quan giúp việc Thường trực HĐND UBND huyện, có chức tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân hoạt động Ủy ban nhân dân, tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo điều hành Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan Nhà nước địa phương Đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND huyện *Nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND huyện Thông Nông có nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác quan, chuẩn bị báo cáo hoạt động HĐND Dương Thị Sông Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng UBND huyện, biên tập, quản lý hồ sơ, biên kỳ họp HĐND UBND huyện, phối hợp với ngành chức soạn thảo hoàn chỉnh đề án, Nghị Quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND UBND huyện để ban hành Thống việc ban hành văn HĐND UBND, Chủ tịch UBND huyện, theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn việc chuẩn bị đề án phân công để trình cấp có thẩm quyền Thường xuyên cung cấp xử lý thông tin kịp thời, xác để phục vụ cho công tác lãnh đạo HĐND UBND huyện, giúp lãnh đạo quan thực chế độ thông tin báo cáo lên cấp Thực tốt mối quan hệ làm việc UBND huyện, Chủ tịch UBND với Thường trực Huyện ủy, nhân dân huyện *Cơ cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện sở quan hành Nhà nước có thẩm quyền chung nên Văn phòng HĐND UBND huyện tổ chức theo sơ đồ sau: Dương Thị Sông Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG Chủ tịch Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận văn thư Bộ phận Tổng hợp Bộ phậnK ế toán Bộ phận Bảo vệ Bộ phận lái xe Bộ phận tạp vụ 1.2.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí Văn phòng HĐND UBND huyện Thông Nông STT HỌ VÀ TÊN Nông Văn Hiếu Hoàng Vĩnh Phúc Dương Thị Sông CHỨC NHIỆM VỤ VỤ Chánh Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung toàn Văn diện hoạt động, nhiệm vụ công tác phòng văn phòng, thực chức giúp HĐND , UBND huyện điều hành hoạt động chung phòng, ban, đơn vị huyện, UBND xã, thị trấn; tham mưu giúp UBND huyện công tác đạo, điều hành hoạt động huyện; đảm bảo sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện Phó chánh văn phòng Giúp Chánh văn phòng quản lý công tác hành chính, phận văn thư – lưu trữ, phận tài vụ, phận tổng hợp, phận lái xe, phận tạp vụ; phận bảo vệ, quản lý nhà khách Văn phòng UBND huyện; 10 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng tham mưu cho UBND huyện áp dụng Văn phòng điện tử E-office từ UBND huyện đến phòng, ban chuyên môn Tuy nhiên thời gian văn đến quan, ban, ngành, địa phương gửi đến UBND huyện, phận văn thư đơn vị scan văn thành file, chuyển cho Chánh Văn phòng Ngày 5/5/2015 thực theo công văn sô: 109/STTTT-KHTC, ngày 10 tháng 04 năm 2015 Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Cao Bằng Thông Tin đơn vị tư vấn Bình Minh việc phối hợp xây dựng cổng thông tin điện tử huyện, đến dự có đồng chí Nông Dương Tuệ, phó giám đốc Sở Thông Tin Truyền Thông tỉnh Cao Bằng, chủ trì Từ xây dựng cổng thông tin điện tử huyện với mục đích đăng tải thông tin đơn vị tiếp tục hoàn thiện ứng dụng hệ thống phần mềm đầu tư Ngày 17/7/2015 Sở Thông tin Truyền thông, đơn vị tư vấn Bình Minh mở lớp tập huấn phần mềm Eoffice UBND huyện Thông Nông cho cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng HĐND UBND huyện, phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện Tại buổi tập huấn hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức cài đặt phần mềm, đưa chương trình phần mềm vào quản lý văn Cách đăng nhập phần mềm E-office, nháy chuột kép vào biểu tượng Eoffice xuất hiện: Tên máy chủ: Server Mật khẩu: 123456 Đăng nhập phần mềm Eoffice, xuất hộp thoại Bkaw eOffice-UBND huyện Thông Nông, bấm Văn Dương Thị Sông 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Hình 1: Quản lý văn đến theo hệ thống phần mềm Eoffice Điền đầy đủ liệu: Ngày nhận văn bản, số ký hiệu văn bản, tác giả, ngày, tháng văn bản, tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tên đơn vị cán giải quyết, thời hạn giải xong văn bản, ý kiến Thủ trưởng quan Bấm chuột kép vào thêm tài liệu,sau bấm Chuyển Dương Thị Sông 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Hình 2: Trích yếu liệu văn Dương Thị Sông 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Dương Thị Sông Khoa Quản trị Văn phòng 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Văn chuyển đến Chánh Văn phòng theo hệ thống phần mềm Hình 3: Chuyển văn đến Chánh Văn phòng Văn gửi đến Lãnh đạo UBND huyện người xử lý sau Thủ trưởng xem có phương án xử lý: -Nếu giao xử lý chuyển văn cho người xử lý kết thúc văn đến công việc thực tế hoàn thành - Nếu văn giao đồng xử lý đồng gửi đóng góp ý kiến xử lý văn gửi cho người xử lý Dương Thị Sông 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Hình 4: Chuyển văn đến Lãnh đạo UBND huyện Dương Thị Sông 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Văn gửi đến phòng, ban chuyên môn Hình 5: Chuyển văn đến phòng ban chuyên môn Dương Thị Sông 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng 2.4.2 Quy trình quản lý văn đến UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice Văn TW, Tỉnh, ĐP, công dân Chánh Văn phòng Văn thư Scan (1) văn bản, vào sổ (2) (3) (3a) (3b) Lãnh đạo UBND huyện (4) (4a) (5) Văn thư y/ lục (4b) Giao việc Chuyển tiếp (3b) (4) (5) Phản hồi/ chuyển tiếp Các ngành/Địa phương/ Cán bộ, công chức, viên chức Hình 6: Quy trình xử lý văn theo hệ thống phần mềm eoffice (1)Các quan, ban, ngành, địa phương, công dân gửi công văn đến UBND huyện qua phận văn thư thuộc văn phòng HĐND UBND huyện (2)Văn thư nhận văn bản, scan văn quan, tổ chức, đơn vị, công dân gửi đến vào sổ văn đến Eoffice, chuyển Chánh Văn phòng (không chuyển giấy) (3)Chánh Văn phòng xử lý văn theo 02 hướng: Dương Thị Sông 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng (3a)Trình Lãnh đạo UBND huyện xem xét, đạo (3b)Sao y/ lục/ trích văn để gửi ngành, địa phương triển khai thực (4)Lãnh đạo UBND huyện xử lý văn theo 02 hướng: (4a)Chỉ đạo ngành, địa phương, công dân, cán bộ, công chức, viên chức triển khai thực nhiệm vụ theo quy định thông qua mục “Giao việc” (4b)Chuyển văn đến cho ngành chuyên môn tham mưu UBND huyện giải thông qua mục “Chuyển tiếp” (5)Sau nhận đạo Lãnh đạo, ngành, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức triển khai thực báo cáo kết lãnh đạo UBND huyện thông qua mục “Phản hồi” Nếu cần thiết phải xin ý kiến đạo tiếp theo, sử dụng mục “Chuyển tiếp” 2.4.3 Những kết đạt từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice công tác văn thư UBND huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng Việc ứng dụng phần mềm Eoffice bước đầu làm cho “không gian hành chính” mơ rộng so với không gian truyền thống, giảm phụ thuộc vào giấy tờ văn bản, giải công việc nhanh chóng, xác Qua lãnh đạo quan, đơn vị chủ động kiểm soát tốt công việc giao, phân công xếp nhân hợp lý Việc làm có tác dụng thay đổi phương thức quản lý truyền thống sang ứng dụng công nghệ thông tin Bên cạnh giảm chi phí hành chính, giảm phụ thuộc vào giấy tờ, văn Việc ứng dụng phần mềm Eoffice tạo môi trường làm việc đại, chuyên nghiệp minh bạch, nâng cao trình độ kỹ nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức Dương Thị Sông 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phần III ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm Nhìn chung công tác văn thư UBND huyện Thông Nông thời gian qua có nhiều chuyển biến tích cực Công tác ban hành văn đạo, triển khai hoạt động văn thư phạm vi huyện quan tâm đạo sát Lãnh đạo UBND huyện, tạo sở pháp lý, định hướng cho hoạt động văn thư huyện có trọng tâm, trọng điểm phù hợp với thực tiễn Công tác tổ chức máy hoàn thiện độ ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư thường xuyên đẩy mạnh, chất lượng trình độ nâng cao Hoạt động bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đẩy mạnh, từ năm 2010 đến nay, UBND huyện cử số cán bộ, công chức tham gia lớp bồi dưỡng Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng tổ chức Công tác kiểm tra, hướng dẫn thực quy định văn thư, lưu trữ tăng cường phát triển diện rộng ngày chuyên sâu, chế độ báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ thực nghiêm túc, thời gian quy định Việc phân công công tác, hoạt động quan,Văn phòng không bị chồng chéo,việc sử dụng trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến phần mềm đại góp phần lớn vào phát triển công tác văn thư nói riêng Văn phòng nói chung Ủy Ban Nhân dân huyện Thông Nông xây dựng danh mục hồ sơ để phòng, ban quan biết tài liệu phải lập hồ sơ, giúp cho việc lập hồ sơ tiến hành nhanh chóng, quy định Lãnh đạo nhân viên Văn phòng cố gắng, nỗ lực, nhiệt tình với Dương Thị Sông 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng công việc, khắc phục khó khăn để hoàn thành tốt nhiệm vụ Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư tương đối đầy đủ, ngày quan tâm trú trọng hệ thống phòng làm việc trang thiết bị đáp ứng tình hình thực tế Văn phòng UBND huyện cài đặt phần mềm quản lý văn Eoffice giúp cải tiến, nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn thư 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt công tác văn thư gặp số hạn chế sau: + Công tác quản lý Nhà nước văn thư có chuyển biến tích cực, song chưa vào thực chất thường xuyên đơn vị, tổ chức,phòng, ban chưa có định hướng, kế hoạch thực nhiệm vụ công tác văn thư theo năm theo giai đoạn cụ thể Công tác bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư trú trọng chưa nhiều, chưa thường xuyên + Tuy quan có quy định công tác lập hồ sơ, chưa thực tốt, số tài liệu nộp lưu trữ tình trạng bó gói, chưa xếp Điều ảnh hưởng đến việc thu thập, bảo quản tài liệu + Việc gửi văn vượt cấp, văn sai thủ tục hành chính, sai thể thức nhiều + Do khối lượng văn đến, văn nhiều nên tồn đọng công việc chưa giải kịp thời theo hạn định + Cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối đầy đủ chưa đồng bộ, Văn phòng HĐND UBND huyện cài đặt phần mềm Eoffice quản lý văn Tuy nhiên phòng, ban chuyên môn UBND huyện cài đặt hệ thống Eoffice, số máy vi tính chưa đồng bô nên chưa phát huy tính ưu việt hệ thống, chưa theo dõi thông tin mạng để phuc vụ cho mục đích quản lý Nhà nước 3.1.3 Nguyên nhân * Nguyên nhân chủ quan: Nhận thức số Lãnh đạo quan vai trò, ý nghĩa, tầm quan Dương Thị Sông 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng trọng công tác văn thư chưa đầy đủ nên chưa có biện pháp đạo tích cực, hiệu quả, chưa quan tâm bố trí nguồn lực cần thiết cho việc thực nhiệm vụ, công tác Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư chưa trú trọng mức, chưa bổ sung dự toán ngân sách hàng năm, khó khăn việc triển khai hoạt động văn thư Công tác tra, kiểm tra quan, văn phòng công tác văn thư chưa thường xuyên Do vậy, chưa có biện pháp đạo, chấn chỉnh kịp thời hạn chế, thiếu sót công tác *Nguyên nhân khách quan: Hệ thống văn quy phạm pháp luật Trung Ương công tác văn thư chưa đầy đủ Có số văn thay đổi, điều chỉnh việc tập huấn phổ biến chưa kịp thời nên ảnh hưởng định đến chất lượng, hiệu việc thực nhiệm vụ công tác văn thư thời gian qua Sự bùng nổ công nghệ mới, công nghệ thông tin trước xu hội nhập, toàn cầu hóa kinh tê nên tác động, ảnh hưởng không nhỏ đến cách thức tiếp nhận, phương pháp quản lý, đạo, tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư trước yêu cầu Nguồn kinh phí từ ngân sách bố trí cho công tác văn thư hạn chế, hoạt động để phát triển công tác văn thư quan khó khăn 3.2 Đề xuất, kiến nghị Để công tác văn thư, lưu trữ hoạt động tốt cần tăng cường đầu tư sở hạ tầng đại: Mua sắm trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hành Quan tâm xây dựng kho lưu trữ theo quy định Nhà nước Tiếp tục thông tin, truyền thông, phổ biến quy định hành công tác văn thư, lưu trữ (Thông qua hình thức như: Tổ chức hội nghị, hội thảo, sinh hoạt chuyên đề, thường xuyên đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư, có văn hướng dẫn cụ thể….) Tổ chức cán văn thư, lưu trữ học tập tỉnh, học hỏi kinh Dương Thị Sông 57 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng nghiệm tổ chức làm việc quan Trung Ương, quan phát triển lĩnh vực văn thư, nghiên cứu kho lưu trữ lớn Việt Nam Công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện quan tâm lãnh đạo quan, với nỗ lực cán làm công tác văn thư có nhiều chuyển biến tích cực Để khắc phục hạn chế công tác văn thư đơn vị, cần quan tâm, đạo liệt Thủ trưởng đơn vị, mạnh dạn tham mưu, đề xuất ý kiến cán văn thư Dương Thị Sông 58 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Thông Nông, thân em nhận thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế cần thiết, đợt thực tập giúp em hiểu sâu nghiệp vụ văn thư Văn phòng UBND huyện Công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện đạt nhiều thành tích tốt, bên cạnh nhiều yếu kem cần khắc phục để công tác văn thư quan hoạt động tốt Trong trình thực tập, thân em thực trình tự, đầy đủ nội dung mà nhà trường đề Để hoàn thành tốt đợt thực tập hoàn thiện báo cáo mình, kiến thức, kỹ nghiệp vụ mà thân học được, có giúp đỡ, quan tâm Lãnh đạo quan, Lãnh đạo Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi em học hỏi, làm việc cách tốt nhất, đặc biệt giúp đỡ tận tình cán văn thư nhiệt tình hướng dẫn giúp em sửa chữa sai sót làm việc, tạo tinh thần làm việc thoải mái bớt căng thẳng Tuy nhiên kiến thức em nhiều hạn chế, không tránh khỏi thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu Nhà trường, kính mong thầy, cô giảng viên quan tâm góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Em xin trân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Dương Thị Sông Dương Thị Sông 59 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Quyết định số 66/2013/QĐ-UBND ngày 18/9/2013 UBND tỉnh Cao Bằng ban hành quy định công tác văn thư địa bàn tỉnh Google.com.vn Giáo trình văn thư – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Dương Thị Sông 60 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B