Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng HĐND và UBND huyện thông nông, tỉnh cao bằng

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 2 NỘI DUNG 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÔNG NÔNG 4 1.1 Khái quát chung về UBND huyện Thông Nông 4 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thông Nông. 5 1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng trong UBND huyện Thông Nông. 7 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông. 7 1.2.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông. 9 1.2.3 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 16 Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG 22 2.1. Những nét chung về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông. 22 2.1.1 Hoạt động văn thư 22 2.1.2 Lề lối làm việc của văn thư 23 2.1.3 Cách bố trí phòng văn thư 23 2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông. 25 2.3. Tìm hiểu về quy trình thực hiện các khâu nghiệp vụtrong công tác văn thư của Văn phòng UBND huyện Thông Nông. 28 2.3.1 Quy trình xây dựng và ban hành văn bản. 28 2.3.2 Quy trình xử lý văn bản đến 30 2.3.3 Quy trình xử lý văn bản đi 36 2.3.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 41 2.3.5 Quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 42 2.4. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong quản lý văn bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông 44 2.4.1 Qúa trình sử dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice vào quản lý văn bản 44 2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice 51 2.4.3. Những kết quả đã đạt được từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng. 52 Phần III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG 53 3.1 Đánh giá chung 53 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1.2 Nhược điểm 54 3.1.3 Nguyên nhân 54 3.2 Đề xuất, kiến nghị 55 KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2.Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Bố cục của đề tài 2

NỘI DUNG 4

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÔNG NÔNG 4

1.1 Khái quát chung về UBND huyện Thông Nông 4

1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thông Nông 5

1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng trong UBND huyện Thông Nông 7

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông 7

1.2.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông 9

1.2.3 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 16

Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG 22

2.1 Những nét chung về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông 22

2.1.1 Hoạt động văn thư 22

2.1.2 Lề lối làm việc của văn thư 23

2.1.3 Cách bố trí phòng văn thư 23

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông 25

2.3 Tìm hiểu về quy trình thực hiện các khâu nghiệp vụtrong công tác văn thư của Văn phòng UBND huyện Thông Nông 28

2.3.1 Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 28

2.3.2 Quy trình xử lý văn bản đến 30

2.3.3 Quy trình xử lý văn bản đi 36

2.3.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 41

2.3.5 Quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 42

2.4 Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office trong quản lý văn bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông 44

2.4.1 Qúa trình sử dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office vào quản lý văn bản 44

2.4.2 Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice 51

2.4.3 Những kết quả đã đạt được từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng 52

Phần III ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG 53 3.1 Đánh giá chung 53

3.1.1 Ưu điểm 53

3.1.2 Nhược điểm 54

3.1.3 Nguyên nhân 54

3.2 Đề xuất, kiến nghị 55

KẾT LUẬN 57

TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý

của tất cả các cơ quan, tổ chức Nhà nước nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bảnphục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc, cho việc thựchiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức Với vai trò như vậy, côngtác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tớichất lượng và hiệu quả làm việc của mỗi cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư có ý nghĩa hết sức quan trọng và là hoạt động thườngxuyên của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước.Trong các cơ quan, đơn vị công tác văn thư luôn được quan tâm và thực hiệnmột cách nghiêm túc, chặt chẽ theo quy định của cơ quan, nhà nước, đảm bảoquản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu Làm tốt công tác văn thưnhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin trên các công văn, giấy tờ cho quátrình giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho cơquan Với vai trò quan trọng của công tác văn thư trong lĩnh vực quản lý hànhchính, Đảng và Nhà nước ta đã luôn quan tâm, đưa ra những quy định cụ thểtrong công tác văn thư, đưa ra những giải pháp cải tiến mới để công tác văn thưngày càng phát triển Sau những năm được trang bị tất cả kiến thức cơ bản ởtrường Đại học Nội vụ Hà Nội, và được nhà trường tổ chức cho sinh viên khoaQuản trị Văn phòng được đi thưc tập tại cơ quan mà mỗi sinh viên đã đăng ký

Từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016, bản thân em thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằngđã học hỏi được nhiều

kinh nghiệm trong việc làm một cán bộ văn thư, được tập làm một cán bộ vănthư thực thụ trong tương lai là một việc rất thú vị và bổ ích Nhận thức được tầmquan trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển của đất nước, thấy đượcnhững bất cập trong công tác văn thư trong cơ quan Vì vậy em chọn chuyên đề

“ tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng” Đợt thực tập này đã giúp em nhân ra

những điểm yếu của mình trong khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh

nghiệm trong quá trình thực hiện các thao tác nghiệp vụ văn thư Em viết Báocáo thực tập này nhằm nói lên được những kết quả, những điều em đã học hỏi vàtiếp thu được trong quá trình làm việc tại cơ quan.

2.Mục tiêu của đề tài

Báo cáo thực tập với đề tài đã chọn nhằm đạt được các mục tiêu chínhsau:

-Nghiên cứu, mô tả được cách thức tổ chức công tác văn thư trong cơquan Ủy ban nhân dân huyện Thông Nông

- Đánh giá được thực trạng tổ chức công tác văn thư của UBND huyệnThông Nông

- Tìm ra các nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại trong cách tổ chứccông tác văn thư của cơ quan

- Nêu lên những kết quả đã đạt được trong quá trình thực tập tại phòngVăn thư của UBND huyện Thông Nông

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư

Phạm vi nghiên cứu: Ủy ban nhân dân huyện Thông Nông

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Các loại văn bản quy định về công tác văn thư của UBND huyện ThôngNông, các nguồn tài liệu tham khảo trên mạng

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã từng có nhiều sinh viên đến thực tập ở UBND huyện Thông Nông vàcác bài báo cáo viết về tổ chức văn thư là chủ yếu

6 Phương pháp nghiên cứu

Với các phương pháp nghiên cứu: Quan sát, phân tích, tổng hợp, thống

kê, đánh giá…

7 Bố cục của đề tài

Bài báo cáo gồm 03 phần chính :

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN UBND HUYỆN THÔNG NÔNG

Phần II: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG

Phần III: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THÔNG NÔNG.

NỘI DUNG Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN

DÂN HUYỆN THÔNG NÔNG 1.1 Khái quát chung về UBND huyện Thông Nông

Thông Nông là một huyện vùng cao biên giới nằm ở phía Tây bắc củatỉnh Cao Bằng, cách trung tâm thành phố Cao Bằng 49km, tiếp giáp với cáchuyện: Hòa An, Hà Quảng, Bảo Lạc, Nguyên Bình của tỉnh Cao Bằng và huyện

Nà Po của tỉnh Quảng Tây, Trung Quốc, có đường biên giới giáp với TrungQuốc dài gần 14km Diện tích đất tự nhiên 35,729 ha, trong đó: đất nông nghiệp5.214 ha Đất lâm nghiệp 28,374 ha, đất khác 2,138 ha Toàn huyện có 10 xã vàmột thị trấn Dân số của huyện là trên 23,400 người, gồm 5 dân tộc cùng sinhsống

Hình ảnh Trụ sở UBND huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng

1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thông Nông.

Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

*Chức năng

Ủy Ban Nhân Dân do Hội Đồng Nhân Dân bầu ra là cơ quan chấp hànhcủa Hội Đồng Nhân Dân, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm trước Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

Uỷ Ban Nhân Dân huyện Thông Nông là cơ quan chịu trách nhiệm chấphành Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước và các văn bản dưới luật và NghịQuyết chỉ đạo sự phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng trên địa bànhuyện

Ủy Ban Nhân Dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhànước từ Trung ương đến cơ sở

*Nhiệm vụ, quyền hạn

Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông là cơ quan quản lý Nhà nước ở địaphương với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau: Triển khai và thực hiện cácChỉ thị, Nghị Quyết của Đảng, Pháp luật của Nhà nước và sự điều hành của Nhànước cấp trên, quy hoạch và xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, anninh – quốc phòng ở địa phương

*Cơ cấu tổ chức

Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chứcHĐND – UBND ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003 và quy chế hoạt độngcủa UBND huyện Để hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, UBNDhuyện Thông Nông sắp xếp tổ chức bộ máy làm việc như sau:

Ủy Ban Nhân Dân huyện Thông Nông có: 01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch và

4 Thành viên UBND huyện, phòng ban có 17 phòng ban chuyên môn như sau:

 Văn phòng HĐND và UBND huyện

 Phòng Nội vụ

 Phòng Lao động Thương Binh – xã hội

 Phòng Giáo dục – Đào tạo

 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

 Phòng Y tế

 Phòng Tài nguyên và Môi trường

 Văn hóa Thông tin

 Trạm Khuyến nông khuyến lâm

 Đài Truyền hình

 Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình

 Ban quản lý Đầu tư và Xây dựng

Chủ tịch UBND huyện phụ trách chung công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản

lý điều hành các lĩnh vực công tác của UBND huyện Chịu trách nhiệm trướcUBND tỉnh, Ban thường vụ Huyện ủy và HĐND huyện và các hoạt động thuộcchức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Là người đứng đầu Ban chấp hànhĐảng bộ huyện chịu trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban chấp hành, Banthường vụ và Thường trực Huyện ủy, cùng Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Banthường vụ Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Ban thường vụ, trước Đảng bộhuyện về sự lãnh đạo trên mọi lĩnh vực hoạt động của huyện

Phó chủ tịch phụ trách văn hóa xã hội: Giúp Chủ tịch huyện chỉ đạo, điềuhành các lĩnh vực: Giáo dục; y tế; văn hóa; thể thao; Thông tin - Truyền thông,truyền thanh – truyền hình, Lao động – Thương binh xã hội, Dân số - Kế hoạchhóa gia đình; Bảo hiểm xã hội; dân tộc; các tổ chức hội quần chúng – nghềnghiệp, thực hiện các chương trình mục tiếu quốc gia, xóa đói giảm nghèo vàviệc làm phòng chống tệ nan xã hội, giáo dục quốc phòng – an ninh, giáo dụcpháp luật, chương trình hỗ trợ phát triển, chỉ đạo công tác xây dựng cơ bản

thuộc phạm vi phân công phụ trách Trực tiếp chỉ đạo văn phòng HĐND vàUBND huyện, Chủ tịch các Hội đồng, trưởng các ban của huyện theo linh vựcphân công phụ trách và một số việc khác do Chủ tịch phân công Được Chủ tịch

Ủy quyền lãnh đạo công việc của Ủy ban nhân dân huyện khi Chủ tịch đi vắng

Phó Chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân huyện giúp Chủ tịch Ủy Ban Nhân Dânhuyện chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Tài nguyên, môi trường, đô thị ;nông lâm nghiệp – kiểm lâm, khuyến nông khuyến lâm, thú ý, bảo vệ thực vật,thống kê; chỉ đạo công tác xây dựng cơ bản thuộc phạm vi vân công phụ trách,Hội đồng quản trị ngân hàng chính sách xã hội Trưởng ban chỉ huy phòngchống lụt bão, giảm nhẹ thiên tai; Trưởng ban đại diện Hội đồng quản trị ngânhàng chính sách xã hội Chủ tịch Hội đồng, trưởng ban chỉ đạo của huyện theolĩnh vực liên quan được phân công phụ trách và một số nhiệm vụ khác do Chủtịch phân công

Phó Chủ tịch Ủy Ban nhân dân huyện giúp Chủ tịch Ủy Ban nhân dânhuyện chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Ngành công thương, dịch vụ;Tài chính – kế hoạch, ,ngân hàng nông nghiệp và phát triển; kho bạc, thuế; quản

lý thị trường Kinh tế đối ngoại, kinh tế cửa khẩu; chỉ đạo công tác xây dựng cơbản thuộc phạm vi phân công phụ trách Giúp Chủ tịch UBND huyện, Chủ tịchHội đồng, Trưởng các ban chỉ đạo của huyện theo các lĩnh vực liên quan đượcphân công phụ trách và một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch phân công

1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng trong UBND huyện Thông Nông.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông.

*Chức năng

Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan giúp việc của Thường trựcHĐND và UBND huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhândân về hoạt động của Ủy ban nhân dân, tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhândân về chỉ đạo điều hành của Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục vụ quản

lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương

Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện.

Thường xuyên cung cấp và xử lý thông tin kịp thời, chính xác để phục vụcho công tác lãnh đạo của HĐND và UBND huyện, giúp lãnh đạo cơ quan thựchiện các chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên

Thực hiện tốt các mối quan hệ làm việc giữa UBND huyện, Chủ tịchUBND với Thường trực Huyện ủy, nhân dân trong huyện

*Cơ cấu tổ chức

Ủy ban Nhân dân huyện là cơ sở cơ quan hành chính Nhà nước có thẩmquyền chung nên Văn phòng HĐND và UBND huyện được tổ chức theo sơ đồsau:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN

Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung và toàndiện mọi hoạt động, nhiệm vụ công tácvăn phòng, thực hiện chức năng giúpHĐND , UBND huyện điều hành các hoạtđộng chung của các phòng, ban, đơn vịhuyện, UBND các xã, thị trấn; tham mưugiúp UBND huyện trong công tác chỉđạo, điều hành các hoạt động của huyện;đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho cáchoạt động của HĐND và UBND, Chủtịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện

BộphậnKếtoán

BộphậnBảo

Bộphậntạp

Bộphậ

n láixe

2 Hoàng Vĩnh Phúc Phó

chánhvănphòng

Giúp Chánh văn phòng quản lý công táchành chính, bộ phận văn thư – lưu trữ, bộphận tài vụ, bộ phận tổng hợp, bộ phận lái

xe, bộ phận tạp vụ; bộ phận bảo vệ, quản

lý nhà khách Văn phòng UBND huyện;quản lý cơ sở vật chất, tài sản của vănphòng; đảm bảo các điều kiện về vật chất– kỹ thuật phục vụ công tác của HĐNDhuyện, Thường trực HĐND huyện,UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện vàlãnh đạo Văn phòng Trực tiếp chỉ đạo,điều hành mọi hoạt động thuộc lĩnh vựchành chính – quản trị của văn phòng; tổchức đón tiếp khách đến liên hệ làm việcvới Thường trực HĐND và UBNDhuyện, lãnh đạo UBND huyện Xây dựng

kế hoạch công tác dự trù kinh phí hoạtđộng cho các bộ phận có liên quan củaVăn phòng Trực tiếp tham mưu giúpThường trực HĐND huyện trong quátrình chỉ đạo điều hành công việc củaHĐND huyện, thường xuyên thu thập xử

lý thông tin, nghiên cứu, đề xuất các giảipháp về hoạt động của Thường trựcHĐND huyện; phối hợp với các cơ quan,HĐND các xã, thị trấn Tổ chức các cuộchọp tiếp xúc cử chi của Đại biểu Quốchội, Đại biểu HĐND tỉnh, Đại biểuHĐND huyện trên địa bàn Giúp Chánh

văn phòng Tổ chức công dân, ngân sáchcủa cơ quan theo chế độ Nhà nước và cácdịch công như: Lễ tân, Nhà khách, ô tô,điện thoại,….

3 Nông Thị Tiên Chuyên

viênvănphòng

- Giúp lãnh đạo văn phòng thường xuyêntheo dõi đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp vàphân tích tình hình hoạt động kinh tế, vănhóa – xã hội của các ngành các cấp đượcphân công theo dõi trong việc thực hiệnnhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội trongviệc chấp hành các văn bản của cấp trên,các chủ trương của Đảng và Nhà nước,của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Huyện ủy,HĐND và UBND huyện nhằm phản ánhkịp thời phục vụ sự chỉ đạo điều hành củaHĐND và UBND huyện

- Nghiên cứu các văn bản của Đảng, củaNhà nước, nhất là các văn bản quản lýNhà nước có liên quan đến lĩnh vực côngtác được phân công, đề xuất với Lãnh đạovăn phòng trong việc triển khai, tổ chứcthực hiện các văn bản đó một cách chínhxác, kịp thời

- Tham gia các cuộc họp của HĐND,UBND huyện và các cuộc họp với cáccấp, ngành trong huyện khi bàn về côngviệc thuộc phạm vi mình theo dõi; phátbiểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộchọp, hội nghị Khi được phân công, có

trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp

và soạn thảo các văn bản cần thiết trìnhHĐND và UBND huyện ban hành

4 Nông Thị Chiên chuyên

viênvănphòng

-Có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình thuộc lĩnh vực mình phụ trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn khách tỉnh, huyện bạn và các đoàn nước ngoài đến làm việc với huyện theo sự phân công của Chánh, Phó Chánh văn phòng Chuyên viên không làm thay côngviệc chuyên môn thuộc trách nhiệm của phòng, ban trực thuộc

-Rèn luyện kỹ năng quản lý nhà nước, tổ chức tốt công tác thông tin (tiếp nhận hồ

sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một cách khoa học), biên tập thành thạo các văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình

tự, nội dung, thẩm quyền và thể thức theoquy định hiện hành của Nhà nước trong lĩnh vực quản lý được phân công

-Khi được lãnh đạo phụ trách phân công làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tác được phân công Khi nhận nhiệm vụ trực tiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện, chuyên phải báo cáo với lãnh đạo Văn phòng về công việc thực hiện, hoặc sau khi kết thức để tổng hợp theo dõi chung

5 Nông Thị Vui Cán bộ - Đảm bảo công tác tiếp nhân văn bản đến

văn thư và xử lý văn bản đi một cách chính xác

nhất, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắclực cho sự chỉ đạo điều hành của Thườngtrực HĐND, UBND huyện, và Vănphòng

- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thứcvăn bản của Thường trực HĐND huyện,UBND huyện và Văn phòng trước khiphát hành; quản lý và sử dụng các loạicon dấu theo quy định hiện hành của Nhànước và của cơ quan

- Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quanđảm bảo thể thức của văn bản theo đúngquy định chung, văn bản phải in rõ vàđẹp

- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi,tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ

và thực hiện công tác bảo mật trong quản

lý văn bản theo đúng quy định

6 Nông Thị Thấm Nhân

viên kếtoán

- Lập các dự toán kinh phí hàng năm,hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục

vụ các hoạt động của Thường trực HĐND

và UBND huyện và của Văn phòng; quản

lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêuphải đúng chế độ quy định và hết sức tiếpkiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyếttoán và kiểm kê tài sản theo đúng quyđịnh

- Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi xuất nhậphàng hóa vật tư theo đúng quy định của

cơ quan tài chính, xây dựng các định mức

sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợpvới thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãnhphí

- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý,năm để mua sắm trang thiết bị tài sản, vật

tư, hàng hóa phục vụ yêu cầu công táccủa cơ quan

- Thực hiện chế độ thanh toán cho cácđơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ,công chức với tinh thần nhanh nhất, tíchcực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên tắc,chế độ quy định hiện hành

- Quản lý theo dõi các nguồn kinh phí đầu

tư xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng

7 Nông Thị Huyền Nhân

viên tạpvụ

- Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất

do cơ quan Văn phòng quản lý

- Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơbản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan, muasắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tưhàng hóa theo đúng quy định hiện hành

- Đảm bảo phục vụ tốt cho các cuộc hộinghị, hội họp và làm việc thường xuyêncũng như đột xuất của Thường trựcHĐND huyện, UBND huyện, Văn phòngtại trụ sở làm việc của HĐND và UBNDhuyện

- Phối hợp với Nhà khách văn phòng đểtiếp đón, phục vụ các cuộc hội nghị vàcác đoàn khách đến làm việc với huyện

- Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổchức thực hiện công tác vệ sinh trong cơquan, đảm bảo sạch, đẹp.

8 Nông Văn Quỳnh Nhân

viên láixe

-Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt

để phục vụ lãnh đạo huyện và Văn phòng.-Xe phục vụ phải đúng theo quy định củaNhà nước, thực hiện tiếp kiệm xăng dầu

và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn

-Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kếhoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụtùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụcông tác kịp thời, không bị ách tắc

-Khi có công việc đột xuất của Thườngtrực HĐND, UBND huyện trực tiếp điềuhành xe đi công tác thì lái xe có tráchnhiệm thông báo cho Chánh hoặc PhóChánh văn phòng biết trước khi đi

9 Nông Văn Thuận Nhân

viênbảo vệ

-Đảm bảo an ninh, trật tự cho UBNDhuyện

-Bảo vệ cơ quan ngoài giờ hành chính,ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ, ngày tết.-Chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan,

kỷ luật lao động, an toàn lao động

1.2.3 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Văn phòng HĐND và UBND là một đơn vị có 16 cán bộ, công chức laođộng bao gồmLãnh đạo Thường trực Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dânhuyện và Văn phòng

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận công việc, với sự đônđốc chỉ đạo sát sao của các Lãnh đạo Thường trực HĐND và UBND huyện, Vănphòng HĐND và UBND đã đảm nhiệm, thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.Đặc biệt trong năm 2015 gần đây, quá trình thực hiện nhiệm vụ, công tác củaVăn phòng cũng có những thuận lợi và khó khăn như sau:

*Thuận lợi: Đã có quy chế hoạt động, phân công nhiệm vụ khá cụ thể, rõ

ràng cho từng bộ phận chức năng và từng cá nhân phụ trách, với sự nỗ lực và ýthức trách nhiệm của từng đông chí, cán bộ, công chức; sự lãnh đạo và chỉ đạocủa Thường trực, và Văn phòng trong năm 2015, Văn phòng đã thực hiện tốtnhiệm vụ của mình trong các lĩnh vực tham mưu, tổng hợp và phục vụ các mụccông tác theo nguyên tác và chế độ quy định Đa số các đồng chí chuyên viên,công chức – nhân viên nhiệt tình trong công tác, cơ bản khá thành thạo trongcông việc của mình phụ trách, có cơ sở vật chất phục vụ công tác chuyên mônkhá đầy đủ Đó là mặt thuận lợi cho Văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ

*Khó khăn: Do yêu cầu của công việc thường xuyên, liên tục, đa dạng và

nhiều khi không thể chủ động trước được, trong khi đó trình độ, năng lực, sựnhiệt tình, tận tâm với công việc của từng cán bộ Văn phòng không đồng đều;

cơ sở vật chất chưa hoàn chỉnh, đồng bộ; đặc biệt là hệ thống máy Vi tính tốc độchậm đã xuống cấp cần nhiều thời gian để sửa chữa Về số lượng biên chế theođịnh biên cho đơn vị Văn phòng so với yêu cầu công việc còn thiếu 01 lãnh đạo

và 02 chuyên viên, đó cũng là khó khăn khách quan và cũng là một phần nguyênnhân làm giảm chất lượng phục vụ, tham mưu, các công tác thường xuyên củaVăn phòng

Để thấy rõ hơn về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBNDsau đây em xin nêu lên một số kết quả thực hiện các nhiệm vụ công tác của năm2015:

*Về thực hiện công tác chuyên môn

Trên cơ sở quy chế hoạt động đã đề ra, Văn phòng với chức năng thammưu, tổng hợp và hành chính quản trị Từng cán bộ với tinh thần trách nhiệmcủa mình đã nỗ lực phấn đấu hoàn thành tốt công tác đề ra Trong năm 2015,từng bộ phận đều phục vụ kịp thời, góp phần tạo điều kiện cho các đơn vị,phòng, ban, ngành tham mưu tốt cho Thường trực trên các lĩnh vực kinh tế - xãhội, an ninh, quốc phòng theo mục tiêu đã để ra

Về cơ bản Văn phòng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ tham mưu, mạnhdạn trong vai trò đôn đốc các phòng, ban, ngành của huyện thực hiện cácchương trình, kế hoạch công tác đã đề ra Tổ chức tốt việc đưa đón khách, đoàn

đi, đoàn đến Tiếp nhận, xử lý giải quyết hiệu quả mọi công văn giấy tờ theo quyđịnh, không để xảy ra các trường hợp đáng tiếc Tuy nhiên trong quá trình côngtác của từng bộ phận, vẫn còn một vài sơ suất nhỏ đã được Thường trực HĐND– UBND và lãnh đạo Văn phòng nhắc nhở kịp thời

Việc tiếp nhận, xử lý các văn bản đúng nguyên tắc quy định và kịp thời.Soạn thảo ban hành văn bản đảm bảo đúng quy trình quy phạm pháp luật, đúngtính pháp lý và thẩm quyền Về cơ bản, các công văn, văn bản khi ban hành thựchiện đúng theo trình tự, thủ tục ban hành văn bản, vừa bám sát tình hình thực tếđịa phương, do vậy các văn bản ban hành đều mang tính khả thi cao

Công tác thông tin, báo cáo từ huyện đến tỉnh được chấp hành nghiêm túc.Riêng báo cáo của tuyến cơ sở xã và cơ quan, ban, ngành gửi về huyện nhìnchung thực hiện chưa tốt, chất lượng thông tin báo cáo còn hạn chế, số liệu sơsài, thiếu so sánh đánh giá, định hướng; một số cơ quan đơn vị không thực hiệnbáo cáo tháng, quý hoặc báo cáo chậm thời gian ảnh hưởng đến việc phản ánhtình hình cũng như công tác tổng hợp chung của huyện Năm 2015, đã tiếp nhận3.358 văn bản từ Trung Ương, tỉnh, trong huyện và các địa phương gửi đến,trong đó 2.288 của cấp trên và 1.070 văn bản của các phòng, ban, ngành và các

xã gửi đến Ủy ban nhân dân huyện đã ban hành 2.640 văn bản các loại, trong đó

có 1.981 Quyết định, 02 Chỉ thị, 657 công văn để giải quyết công việc, chỉ đạođôn đốc các cơ quan, các xã, thị trấn thực hiện các chức trách, nhiệm vụ công

tác được giao.

Các văn bản đi, đến đều được Văn phòng thực hiện theo đúng quy trình,quy định, không có trường hợp nào sơ xuất sai phạm về nghiệp vụ; quản lý cáclọai con dấu đều đảm bảo đúng nguyên tác Việc thực hiện chế độ thông tin báocáo của Văn phòng đều theo đúng quy định Đồng thời văn phòng cũng thammưu cho Thường trực đề ra các văn bản nhắc nhở, đôn đốc các phòng, ban, đơn

vị, UBND các xã, thị trấn thực hiện nghiêm túc các Chỉ thị, Nghị quyết cấp trên,thực hiện chế độ báo cáo tháng, quí…có sổ theo dõi việc thực hiện chế độ báocáo của các cơ quan, đơn vị Quy trình soạn thảo, trình duyệt, ký và ban hànhvăn bản đã được cụ thể hóa bằng các quy định, nên trong thời gian qua đã đưacác hoạt động này đi vào quy củ, nề nếp Trong đó, hệ thống sổ sách cho từng

bộ phận, hồ sơ lưu trữ đã được thực hiện tốt vừa đảm bảo nguyên tắc an toàn, bímật trong khi làm việc và tạo điều kiện thuận lợi trong giao dịch công tác

Công tác ngoại vụ, biên giới: Trong năm 2015 mỗi quan hệ giữa haihuyện Thông Nông và Nà Po ( Trung Quốc) ngày càng được củng cố, phát triển,hai bên đã tổ chức Hội đàn về phát quang tầm nhìn biên giới tại mốc 626 và gửithư trao đổi, chúc mừng nhân dịp các ngày lễ, ngày tết, ngày quốc khánh của hainước

Công tác hậu cần, phục vụ: Thực hiện tốt văn bản của Trung ương, tỉnh vềtăng cường quản lý các phương tiện vật chất, kỹ thuật của Văn phòng vàThường trực trên các lĩnh vực công việc, như: Quản lý, sử dụng Ô tô, máyphoto, máy vi tính, máy nổ; quy định định mức sử dụng xăng xe ô tô, các quyđịnh cụ thể khác về thanh toán công tác phí, các chế độ liên quan đến việc bảoquản, mua sắm, sử dụng các trang thiêt bị của Văn phòng và Thường trực

Công tác Văn thư – lưu trữ: Mọi công văn, tài liệu khi đến đều đóng dấuđến, vào sổ công văn đến, sau đó chuyển sang lãnh đạo Văn phòng và chuyểnlên các đồng chí lãnh đạo Thường trưc nghiên cứu, giải quyết theo thẩm quyền,lĩnh vực đã được phân công Công tác văn thư tiếp tục thực hiện đầy đủ từng nấcbước theo đúng nghiệp vụ chuyên môn, không để xảy ra sơ xuất

Công tác chuẩn bị, tổ chức, phục vụ các kỳ hội ý, kỳ họp, hội nghị đã

được chuẩn bị khá chu đáo.

Công tác kế toan – thủ quỹ: luôn được thực hiện đúng nguyên tác về chế

độ thu, chi tài chính của đơn vị Có cố gắng trong công việc để đảm bảo cáckhoản chi về lương, chi phí cho các hoạt động khác cuat Thường trực và các cơquan trực thuộc; không để xảy ra các trường hợp vi phạm

Công tác bảo vệ: có nhiều cố gắng trực 24h/24h, an ninh trật tự khu vực

cơ quan luôn được đảm bảo tốt, an toàn

Công tác tạp vụ, phục vụ: Bộ phận tạp vụ, cố gắng trong công việc đảmbảo kịp thời, công tác vệ sinh chung được thực hiện tốt

Bộ phận lái xe: Mạc dù nhu cầu công tác của Thường trực và các ngànhthường xuyên, liên tục Trong năm qua bộ phận lái xe đã phục vụ kịp thời trongmọi thời gian, mọi lúc, đảm bảo phục vu tốt mọi hoạt động của Thường trựcHĐND và UBND huyện

*Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.

Để đáp ứng nhu cầu công việc ngày càng cao, Văn phòng Huyện ủy đãquan tâm đến công tác đào tạo cán bộ, nâng cao về trình độ lý luận chính trị,chuyên môn nghiệp vụ Trong năm có tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, nângcao trình độ nghiệp vụ chuyên môn

*Kết quả xây dựng cơ quan, đơn vị vững mạnh.

Văn phòng Huyện ủy đã chủ động phối hợp với công đoàn cơ sở thực hiệntốt có hiệu quả các nội dung phong trào thi đua do cấp huyện phát động, pháthuy tinh thần đoàn kết nội bộ, có dự gắn kết chặt chẽ giữa các Ban xây dựngĐảng nhằm xây dựng cơ quan trong sạch, vững mạnh Tham gia ủng hộ, thu nộpcác loại quỹ đầy đủ đúng quy định

*Công tác thi đua khen thưởng.

Hưởng ứng các cuộc phát động thi đua của UBND huyện, của các cấp, cácngành của tỉnh, trung ương phát động trong năm đơn vị đã triển khai, và tổ chứcphát động thi đua trong toàn thể cán bộ công chức của đơn vị, thi đua hoànthành xuất sắc nhiệm vụ trong năm

Năm 2015 Văn phòng có 100% cán bộ, công nhân viên chức hoàn thành

tốt nhiệm vụ.

-Trong năm 2015, đơn vị được Chủ tịch UBND huyện tặng giấy khentrong phong trào thi đua giai đoạn 2010 – 2015

- Đăng ký thi đua năm 2015

Trong năm có 16/16 đăng ký danh hiệu “ Lao động tiên tiến”, 04 cá nhânđăng ký danh hiệu thi đua “Chiến sĩ thi đua cơ sở”, 01 cá nhân đăng ký danhhiệu “ Chiến sĩ thi đua cấp tỉnh”

- Công tác khen thưởng năm 2015

Chủ tịch UBND huyện tặng danh hiệu “Chiến sĩ thi đua cơ sở” cho 02đồng chí, đạt 12,5% trên tổng số cán bộ, công chức Tặng danh hiệu “Lao độngtiến tiến” cho 9/11 đồng chí, đạt 93 % tổng số cán bộ công nhân viên chức đơnvị

Trong năm 2016, Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông cũng

đã đề ra một số phương hướng, nhiệm vụ mới để hoàn thành tốt công tác thammưu và phục vụ các hoạt động của cơ quan như sau:

Tiếp tục tham mưu tốt cho Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân huyện trê mọi lĩnh vực theo chức năng, nhiệm vụ được giao Quan hệ,phối kết hợp tốt với Văn phòng huyện ủy, các ngành, các xã, thị trấn để thựchiện tốt các nhiệm vụ KT-XH của huyện Tham gia tốt các phong trào, các cuộcvận động của địa phương

Đẩy mạnh phối hợp với các đơn vị, ban, ngành trong công tác tham mưucho lãnh đạo Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện trêncác lĩnh vực KT-XH, an ninh, quốc phòng mà Văn phòng được phân công phụtrách

 Đẩy mạnh đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo của

cơ quan, đơn vị; Văn phòng – Thống kê các xã, thị trấn

Thực hiện tốt chế độ báo cáo với tỉnh Phục vụ tốt mọi mặt công tác củaVăn phòng và Thường trực

Tiếp tục đổi mới lề lối, phong cách làm việc trong tình hình mới để đưacác hoạt động của Văn phòng vào nề nếp hơn

 Tiếp tục thực hiện xây dựng cơ quan đạt chuẩn văn hóa

 Tham gia và hưởng ứng tốt các cuộc vận động, cũng như các phong tràothi đua do huyện phát động

Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND

HUYỆN THÔNG NÔNG 2.1 Những nét chung về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông.

2.1.1 Hoạt động văn thư

Công tác văn thư là một hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bảnphục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cơ quan.Trong văn phòng công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạtđộng cảu văn phòng, của đơn vị nói chung và đối với Văn phòng HĐND vàUBND huyện nói riêng

Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện đóng vai hết sứcquan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:

+ Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quầnchúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau Công tác văn thư góp phần nângcao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản

+ Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quantrọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng HĐND vàUBND huyện Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết côngviệc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học, đảm bảo các bí mật

Chức năng, nhiệm vụ của văn thư: Văn thư Văn phòng HĐND và UBNDhuyện có chức năng tham mưu, tổng hợp và mang tính chất phục vụ Phối hợp,điều hòa mối quan hệ các cơ quan trên địa bàn huyện, chịu sự chỉ đạo và quản lýtrực tiếp của Thường trực HĐND và UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo vềmặt nghiệp vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện

Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình làquản lý công văn đi, công văn đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan,

hồ sơ lưu trữ Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản.Đăng ký công văn, văn bản đi vào sổ

Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồiđóng dấu ban hành Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giaovăn bản, đóng gói công văn, trực tiếp gửi cho bưu điện cho các cơ quan, đơn vịtheo nơi nhận.

Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện quản lý và tổ chức thực hiệncông tác văn phòng, văn thư, lưu trữ cơ quan Công tác soạn thảo văn bản, banhành văn bản,….đối với các đơn vị, phòng, ban theo đúng quy định, nguyên tắchành chính chế độ bảo mật văn thư Nhà nước

Đảm bảo điều kiện cơ sở, vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng

Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện,văn thư phải thực hiện tốt những nhiệm vụ trên

2.1.2 Lề lối làm việc của văn thư

Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng HĐND vàUBND huyện với mục đích nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong quá trìnhgiải quyết công việc đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện

2.1.3 Cách bố trí phòng văn thư

Cách bố trí phòng văn thư của UBND huyện Thông Nông theo mô hìnhkhép kín, tạo một không gian làm việc yên tĩnh tập trung cho cán bộ văn thư,không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí mật của công tácvăn thư (phòng Văn thư ở vị trí bên phải, tầng 1 của cơ quan, gần cửa ra vào để

dễ làm việc, tiếp nhận các loại công văn, giấy tờ) Phòng làm việc được sử dụngcác thiết bị máy vi tính, máy photo, máy fax, ghế ngồi, bàn làm việc, tủ đựng tàiliệu, điện thoại,…hiện nay phòng văn thư của UBND huyện đã nối mạng eOficevới UBND Tỉnh, trang bị đầy đủ thuận lợi cho việc giải quyết công việc nhanhchóng, kịp thời

Hình ảnh phòng làm việc của văn thư UBND huyện Thông Nông

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Thông Nông.

Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng nhằm cungcấp thông tin một cách chính xác, nhanh nhất để tiến hành và tổ chức mọi hoạtđộng của các cơ quan của Đảng, Nhà nước, được coi là những giá trị pháp lý của

cơ quan và đồng thời đó cũng là những nguồn tư liệu xác thực, quý giá cho viêcnghiên cứu về chính trị, kinh tế - xã hội, văn hóa, lịch sử….Thực hiện tốt côngtác quản lý công văn, văn bản là một yếu tố quyết định đến hiệu quả công táccủa cơ quan Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết của công tác quản lý văn bản, Vănphòng HĐND và UBND huyện cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử

lý, phân phối, giải quyết và theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảovăn bản, đến khâu quy trình quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảoquản hồ sơ

 Trong nghiệp vụ văn thư, nội dung gồm có:

-Công tác xây dựng và ban hành văn bản

-Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

-Công tác quản lý văn bản đi

-Công tác quản lý và sử dụng con dấu

-Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Trong quá trình đi sâu vào thực tế tìm hiểu công tác văn thư tại Vănphòng HĐND và UBND huyện Thông Nông, nhìn chung văn bản của huyện đềuđúng với quy định của Nhà nước, cụ thể như sau:

*Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Để đảm bảo mọi văn bản cua UBND huyện dược thực hiện nghiêm túc,đầy đủ và có tính khả thi, đúng quy định và có tính hiệu quả cao Văn phòngHĐND và UBND huyện Thông Nông đã xây dựng quy trình soạn thảo văn bảngồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Bước 6: Ký chính thức văn bản

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là một khâu quan trọng nhấttrong hoạt động quản lý của cơ quan Đòi hỏi cán bộ văn thư cơ quan phải cótrình độ hiểu biết sâu rộng và trình độ chuyện môn nghiệp vụ cao thì việc banhành văn bản của cơ quan mới có chất lượng và hiệu quả Thực tế, tôi thấy vănthư trong văn phòng UBND huyện Thông Nông đã làm rất tốt các khâu nghiệp

vụ như: Kiểm tra chất lượng văn bản về mặt pháp lý, thể thức văn bản,đóng dấu,ban hành văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo một cách nhanh chóng và kịpthời.Tuy nhiên vẫn còn một số sai sót nhỏ ở phần thể thức do các phòng bansoạn thảo và vẫn cho phép ban hành văn bản đó

*Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các văn bản của cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoàigửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau: có thể trực tiếp do cán bộ đihọp mang đến, hoặc qua đường bưu điện

Văn bản đến tại UBND huyện Thông Nông được cán bộ văn thư thực hiệntheo các bước được quy định tại các văn bản hướng dẫn, quy định rõ về công tácvăn thư của Nhà nước

Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản

Bước 2: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

Bước 3: Đăng ký văn bản đến

Bước 4: Trình văn bản đến

Bước 5: Chuyển giao văn bản đến

Bước 6: Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến

Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở Văn phòng UBNDhuyện thực hiện theo đúng quy định của Đảng và Nhà nước, các văn bản đếnđược giải quyết nhanh chóng, kịp thời, đúng địa chỉ, đúng cá nhân

Việc kiểm tra, theo dõi công tác giải quyết công văn thuộc thẩm quyền

của Chủ tịch, Chánh văn phòng và nhân viên văn thư.

Tuy nhiên Văn phòng HĐND và UBND huyện chưa có sổ theo dõi vănbản đến mà chỉ nhắc nhở cho nên chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chứcquản lý văn bản chưa sát với thực tế

*Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan đó soạn thảo, banhành ra để quản lý công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơquan mình gửi đến các đối tượng liên quan

Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra thể thức

Bước 2: Trình ký văn bản

Bước 3: Ghi số, ngày, tháng văn bản

Bước 4: Đóng dấu văn bản

Bước 5: Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản

Bước 6: Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu

Nhìn chung quy trình nghiệp vụ tổ chức, quản lý văn bản đi của UBNDhuyện Thông Nông được tiến hành nhanh chóng đảm bảo gửi đúng địa chỉ, đúngthẩm quyền giải quyết công việc, nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước bằngvăn bản

* Công tác quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện theo hướngdẫn của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu Việc quản lý và sử dụng condấu của văn phòng UBND huyện Thông Nông được cán bộ văn thư quản lý chặtchẽ, nghiêm ngặt, có két sắt bảo quản riêng Đảm bảo cho việc con dấu đóngkhông bị tràn lan, tránh được văn bản không đúng về mặt thẩm quyền Ủy bannhân dân huyện Thông Nông sử dụng các loại con dấu sau:

-Dấu quốc huy: Dấu của UBND, dấu của HĐND

-Dấu văn phòng

-Dấu chức danh: Dấu tên chủ tịch, dấu tên phó chủ tịch, dấu tên Chánhvăn phòng

-Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến, dấu mật, khẩn, hỏa tốc, dấumời họp…

Dấu được giao cho cán bộ văn thư và đóng dấu nên con dấu của cơ quanđược bảo đảm tốt, lau chùi giữ gìn cẩn thận, sạch sẽ và việc đóng dấu đúng quyđịnh, đóng rõ ràng, đóng đúng chiều

*Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Đây là công việc thường xuyên mà cán bộ Văn phòng nào cũng làm khigiải quyết công việc do mình quản lý Việc lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyệnThông Nông nhìn chung là đúng quy trình của phòng Văn thư Lưu trữ UBNDtỉnh đã quy định Tuy nhiên, một số phòng, ban vẫn chưa lập hồ sơ, các tài liệucòn lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để nộp lưu trữ Việc lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện vào cuối năm

2.3 Tìm hiểu về quy trình thực hiện các khâu nghiệp vụtrong công tác văn thư của Văn phòng UBND huyện Thông Nông.

2.3.1 Quy trình xây dựng và ban hành văn bản.

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòngHĐND và UBND huyện Thông Nông đã chấp hành đúng các quy định của Nhànước, đảm bảo thực hiện đúng theo Quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP,ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-

CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một sô điều của Nghị định110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Quyếtđịnh số 66/2013/QĐ-UBND ngày 18/9/2013 của UBND tỉnh Cao Bằng banhành về quy định công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Qua đó Văn phòng đã cụthể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bảnhành chính của Văn phòng bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo.

Khi cán bộ Văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phảixác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản (Thôngtin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo, thông tin pháp luật)