Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu đề tài 2 3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục đề tài: 3 phần. 4 PHÂN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP 5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty 5 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 6 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 8 1.1.4 Sơ đồ tổ chức của Công ty ( PHỤ LỤC 2 ) 10 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính Văn phòng của Cơ quan 10 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 10 1.2.2 Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 10 1.2.3 Nhận xét về hoạt động Tổ chức và điều hành Văn phòng của Công ty 20 PHẦN II: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP 22 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ của Cơ quan 22 2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Công ty 23 2.2.1 Nhận xét 23 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn bản của Công ty 24 2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 24 2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 24 2.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản của công ty. So sánh với quy định hiện hành. Nhận xét, đánh giá. 25 2.3.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 26 2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 35 2.5.1 Yêu cầu của việc Lập hồ sơ 36 2.5.2 Quy trình lập hồ sơ 36 2.5.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 37 2.5.4 Nhận xét về Công tác Lập hồ sơ 38 2.6 Quản lý và sử dụng con dấu trong Công tác Văn thư 38 2.6.1 Quản lý con dấu 38 2.6.2 Sử dụng con dấu 38 2.6.3 Nhận xét 39 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 40 3.1 Nhận xét, đánh giá các ưu nhược điểm của công tác Văn thư 40 3.1.1 Ưu điểm 40 3.1.2 Nhược điểm 40 3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm 41 PHỤ LỤC 44

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu đề tài 2

3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Bố cục đề tài: 3 phần 4

PHÂN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty 5

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 8

1.1.4 Sơ đồ tổ chức của Công ty ( PHỤ LỤC 2 ) 10

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính Văn phòng của Cơ quan 10

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 10

1.2.2 Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 10

1.2.3 Nhận xét về hoạt động Tổ chức và điều hành Văn phòng của Công ty 20

PHẦN II: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP 22

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ của Cơ quan 22

2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Công ty 23

2.2.1 Nhận xét 23

2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn bản của Công ty 24

2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 24

2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 24

2.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản của công ty So sánh với quy định hiện hành Nhận xét, đánh giá 25

2.3.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 26

2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 35

2.5.1 Yêu cầu của việc Lập hồ sơ 36

2.5.2 Quy trình lập hồ sơ 36

2.5.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 37

2.5.4 Nhận xét về Công tác Lập hồ sơ 38

2.6 Quản lý và sử dụng con dấu trong Công tác Văn thư 38

2.6.1 Quản lý con dấu 38

2.6.2 Sử dụng con dấu 38

2.6.3 Nhận xét 39

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40

3.1 Nhận xét, đánh giá các ưu - nhược điểm của công tác Văn thư 40

3.1.1 Ưu điểm 40

3.1.2 Nhược điểm 40

3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm 41

PHỤ LỤC 44

A LỜI NÓI ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy

tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương,chính sách của Đảng, của Nhà nước, để báo cáo thỉnh thị, liên hệ công tác giữacác cơ quan, các ngành, các cấp, ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết vàcác tài liệu cần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phậnVăn thư để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả Do đó công tác vănthư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưukhuyết điểm của cơ quan

Công tác văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết,

nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liênquan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức Làmtốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhữngquyết định quản lí Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hànhmọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảocho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chứcnăng, nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư làkhông thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào

Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quảntrị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đãbiết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quảntrị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trongquá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan

tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một thực tập cho sinh viênkhoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểubiết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làmviệc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra: “Học thật đi đôi với Làmthật” và “ Học đi đôi với Hành”

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị

và Khu Công Nghiệp, em được tiếp nhận về phòng Tổ chức Hành Chính để giúpcán bộ Văn thư của Công ty những nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ,thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo và một số côngviệc khác dưới sự hướng dẫn của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính Đây làmôi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn vềnghiệp vụ Hành chính văn phòng, Văn thư - Lưu trữ Với kiến thức lý luận đượctrang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học vàtrực tiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan, em nhận thức được tầm quantrọng, cấp thiết của công tác Văn thư Và đó cũng chính là lí do em chọn “ Tìmhiểu về tổ chức Công tác Văn thư” làm đề tài cho bài Báo cáo Thực tập này

2 Mục tiêu đề tài

- Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tưphát triển Đô thị và Khu công nghiệp

- Khảo sát thực tiễn, nhận xét và đánh giá công tác Văn thư tại công ty

- Giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư tại công ty

3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu

- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công ty

- Công tác văn thư văn phòng Công ty

- Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại Công ty

* Phạm vi:

Công tác Tổ chức điều hành của các Công ty trong hệ thống Intracom nóichung và Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị và Khu công nghiệp nóiriêng

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Tham khảo từ những bài báo cáo của khóa trước

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về việc quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về Công tác văn thư;

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ

về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ cơ quan

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bảnđến

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Công tác Văn thư là một đề tài mở, và đã được rất nhiều nước trên thếgiới đào sâu nghiên cứu và đưa ra những công trình nghiên cứu vĩ Còn ở ViệtNam, đề tài nghiên cứu về Công tác Văn thư chưa thực sự được chú trọng vì tầmnhìn tri thức còn hạn hẹp Bên cạnh đó cũng có một số công trình tiêu biểu như:

 Đề tài : Các công trình nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và

Lưu trữ nhà nướcTác giả

: ThS Nguyễn Thị Thuý Bình, CN Hoàng Thu Hà, Vũ Thị

Thu Hiền, Nguyễn Thị Hương, Phạm Thị Bích Đào,Nguyễn Thị Kim Thu

Đề tài: “Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tửViệt Nam”

Tác giả: ThS Nguyễn Thùy Trang

Đề tài: “Đổi mới công tác Văn thư trong nền Cải cách hành chính Nhà nước”

Tác giả: Nguyễn Thị Tâm.

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài báo cáo này, ngoài các phương pháp chung được ápdụng như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài còn sử dụngcác phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra, khảo sát:

Được áp dụng trong khảo sát công tác văn thư tại Công ty

- Phương pháp phỏng vấn đối tượng:

Được áp dụng để phỏng vấn cán bộ công nhân viên tại văn phòng công tyPhương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan

Được áp dụng đề tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan và ngoài

cơ quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìnnhận một cách khách quan về công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư pháttriển Đô thị và Khu công nghiệp

 Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Công

ty cổ phần đầu tư phát triển Đô thị và Khu công nghiệp

7 Bố cục đề tài: 3 phần.

Phần I: Khảo sát Công tác Văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xâudựng Hạ tầng và Giao thông

Phần II: Tìm hiểu về tổ chức Công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu

tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định,

vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quantrong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp Chính vì vậy, để báo cáođược hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiếnđóng góp quý báu của các cán bộ, công chức trong Công ty, các thầy, cô trong

Khoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

PHÂN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Công ty cổ phần đầu tư phát triển đô thị và khu công nghiệp là doanhnghiệp cổ phần hoạt động đa nghành, đa lĩnh vực, nhưng tập trung chủ yếu cáclĩnh vực về xây lắp các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi Từ khi thànhlập đến nay công ty đã tham gia thi công nhiều công trình xây dựng Các côngtrình do Công ty thi công đều được Chủ đầu tư đánh giá đảm bảo tiến độ, chấtlượng

* Một số công trình tiêu biểu mà công ty đã thi công trong những năm gầnđây:

- Gói thầu số 1 thuộc dự án: Tu bổ, hoàn chỉnh và gia cố mặt đê Tả SôngThao

- Gói thầu số 3 thuộc dự án: Tuyến đê hữu sông Lam đoạn từ cầu BếnThuỷ đến đê Hội Thống huyện Nghi Xuân – tỉnh Hà Tĩnh – giai đoạn 1

- Gói thầu số 12: Hệ thống thoát nước dọc từ cầu Bình Thuận 1 đến CảngTổng hợp bên phảI tuyến (phía Đông) dự án thành phần II đạon Bình Long –Cảng Dung Quất (giai đoạn 1) thuộc dự án đầu tư xây dựng tuyến đường Trà

My – Trà Bồng – Bình Long – Dung Quất

- Công trình đường nối nhà máy thuỷ điện Hương Sơn với các công trìnhđầu mối (Km00-Km11+503)

- Gói thầu XL số 01: Cải tạo nâng cấp tỉnh lộ 287 đoạn Km 0-047.23 đếnKm2+230.75 và 3 cầu, cầu Đen I, cầu Lữ Vân, cầu Trắng thuộc dự án cải tạonâng cáp tỉnh lộ 287 đoạn Tân Sỏi cầu Ka tỉnh Bắc Giang

- Cải tạo nâng cấp Quốc Lộ 14C đoạn qua tỉnh Đắc Lắc - Đắc Nông

- Đường vào nhà máy thuỷ điện Nậm Pung.

- Hạ tầng làng nghề gắn với khu du lịch Huyện Mai Châu - Hoà Bình

- Đường 207 Quảng Yên – Hạ Lang – Cao Bằng

- Đường Kim Truy – Nuông Dăm

- Xây dựng cơ sở hạ tầng làng nghề xã Vân Hà - Việt Yên - Bắc Giang

- Xây dựng cơ sở hạ tầng làng nghề thôn Thủ Dương, huyện Lục Ngạntỉnh Bắc Giang

- Khu du lịch Thiên Cầm - Hà Tĩnh

- Xây dựng cơ sở hạ tầng làng nghề xã Tăng Tiến - Huyện Việt Yên - BắcGiang

- Đường Tránh Thành phố Thanh Hóa

- Trụ sở liên đoàn bóng đá Việt Nam

Kè bảo vệ sông biên giới khu vực ngã ba xoáy nguồn Thị xã Móng Cái Tỉnh Quảng Ninh

Kè bảo vệ sông biên giới Đồng Mô Huyện Bình Liêu TỉnhQuảng Ninh

- Kè bảo vệ Sông Hồng biên giới Việt Trung - Thị xã Lào Cai - TỉnhLào Cai

- Công trình Hồ chứa nước Khe Đặng - xã Vĩnh Khương - Huyện SơnĐộng - Tỉnh Bắc Giang

- Gia cố kênh tưới C1 hệ thống trạm bơm Như Trác

- Công trình thủy điện Tà Lơi 1

- Công trình thủy điện Tà Lơi 2

- Công trình thủy điện Tà Lơi 3

- Công trình thủy điện Pờ Hồ

- Công trình thủy điện thủy điện Cẩm Thủy 1

- Gói thầu số 6 thuộc dự án: Tu bổ, hoàn chỉnh và gia cố mặt đê Tả Sông Thao

- Gói thầu số 42 thuộc dự án: Tu bổ, hoàn chỉnh và gia cố mặt đê TảSông Thao

- Gói thầu số 04: Công trình cầu sông Lô, huyện Đoan Hùng, tỉnh PhúThọ thuộc dự án tu bổ, hoàn chỉnh và gia cố mặt đê tả sông Lô.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty

a Chức năng

-Tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng thi công công trìnhxây dựng; tiếp nhận và chuyển giao hệ thống thiết bị, công nghệ mới các lĩnhvực ngành xây dựng, giao thông, thủy lợi; dịch vụ tư vấn, môi giới và định giábất động sản;

- Lập dự án đầu tư, khảo sát, quy hoạch chi tiết, thiết kế công trình xâydựng; thẩm tra dự án đầu tư, thẩm tra thiết kế và dự toán các công trình giaothông thủy lợi;

- Kiểm tra giám định chất lượng công trình xây dựng; xác định nguyênnhân và thiết kế sửa chữa, khắc phục sự cố các công trình xây dựng; kiểm tra,chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực và chứng nhận sự phù hợp vềchất lượng công trinh xây dựng;

- Khảo sát địa chất thủy văn, môi trường; khảo sát trắc địa; quan trắc lún,biến dạng công trình;

- Xây dựng công nghiệp, dân dụng, trang trí nội ngoại thất, cơ sở hạ tầng khucông nghiệp, khu dân cư,khu đô thị và công trình cấp thoát nước - xử lý môi trường;

- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, các cấu kiện bê tông; ống thoátnước; xuất khẩu, nhập khẩu, mua bán, cho thuê vật tư, máy móc, thiết bị, phụtùng, dây chuyền công nghệ; kinh doanh vận chuyển hàng hóa; kinh doanh bấtđộng sản;

- Bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến thông tin khoa học công nghệ xây dựng vàtiêu chuẩn hóa xây dựng; bồi dưỡng tập huán các chuyên đề kỹ thuật phục vụ côngtác xây dựng và các lĩnh vực khác theo nhu cầu xã hội mà luật pháp cho phép;

- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của Pháp luật

b Nhiệm vụ, quyền hạn

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…theo đúng quy định của pháp luật

Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị và Khu Công nghiệp ngày càng

mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngàycàng giàu mạnh và văn minh

Với triết lý kinh doanh “Chất lượng công trình là niềm tin, thương hiệu ” 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển được tổ chức và hoạt động tuân thủtheo Luật Doanh nghiệp 2005 Các hoạt động của Công ty tuân theo Luật Doanhnghiệp, các Luật khác có liên quan và Điều lệ Công ty Điều lệ Công ty bản sửađổi đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 24/03/2007 là cơ sở chi phốicho mọi hoạt động của Công ty

Công ty đã xây dựng được một bộ máy quản lý chặt chẽ, hợp lý, đáp ứngđược nhu cầu của chiến lược mà công ty đề ra Đứng đầu công ty là Giám đốcbên dưới gồm có 6 phòng, các ban điều hành và các đội xây lắp, thi công

- Ban điều hành công trình

- Đội xây lắp thi công

a Giám đốc công ty : là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao

nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty Chế độ quản

lý công ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sảnxuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại

và có hiệu quả sử dụng vốn

b Phòng Hành chính Tổng hợp

Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các chương trình thi đua,khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các phòng ban, bộ phận,

là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,…

Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,

vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách

Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyệntuyển chọn nhân sự toàn công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chínhsách về nhân sự

Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty

Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện

kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thựchiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lượctiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện

c Phòng Kế hoạch Kỹ thuật

Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi công, nghiên cứu tìm giacác phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám sát quá trình thicông và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụphát sinh hàng ngày của công ty Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuấtnhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh thanh toán với kháchhàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ cấu vốn

- Công tác kiểm tra tài chính, phân tích các hoạt động kinh tế.

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán cácnghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty Thông qua hạch toán ở các khoảnthu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanhthanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thờitheo dõi cơ cấu vốn

e Phòng Vật tư- Cơ giới

- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác quản lý cơ giới

- Quản lý hồ sơ, lý lịch, sổ cấp phát vật tư - phụ tùng cho xe máy thi côngtrên tất cả các công trình do Công ty quản lý

- Lập kế hoạch sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ máy móc Công ty

- Lập kế hoạch sử dụng vật tư - phụ tùng phục vụ công tác bảo dưỡng, sửachữa xe máy thi công theo kế hoạch tháng, quý, năm

- Quản lý tài sản cố định, dụng cụ đồ nghề theo các đợt kiểm kê

f Phòng Công trình 1 và Phòng Công trình 2

Chịu trách nhiệm giám sát, thi công các công trình

Quản lý chất lượng công trình xây dựng, vật liệu xây dựng

g Ban điều hành công trình: Là bộ phận trực tiếp tham gia điều hành thi

công các công trình

h Đội thi công xây lắp + các tổ thi công : là bộ phận trực tiếp tham gia thi

công tại các công trình, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban điều hành công trình

1.1.4 Sơ đồ tổ chức của Công ty ( PHỤ LỤC 2 )

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành

chính Văn phòng của Cơ quan

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

1.2.2 Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng

a Chức năng

Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực:

- Công tác tổ chức cán bộ

- Công tác lao động tiền lương và các chế độ chính sách

- Công tác tuyển dụng, đào tạo

- Tổng hợp, đề xuất những ý kiến đóng góp để kiện toàn tổ chức bộ máyquản lý cơ quan và các đơn vị phụ thuộc Xây dựng, hướng dẫn và kiểm tra cácđơn vị trực thuộc thực hiện các quy định, quy chế về tổ chức;

- Lập phương án quy hoạch đào tạo, bổ nhiệm theo đúng quy định củaNhà nước và Công ty;

- Tổng hợp nhận xét công tác cán bộ hàng năm, lập các báo cáo thống kêcán bộ Công ty

- Tổ chức và thực hiện công tác đời sống sinh hoạt cho cán bộ công nhânviên Công ty Tổ chức thăm hỏi khi gia đình hoặc cán bộ công nhân viên Công

ty cưới xin, ốm đau, chết

- Tổng hợp thành tích thi đua của cá nhân và tập thể để khen thưởng đềxuất mức thưởng trình Giám đốc quyết định;

- Đề xuất và tập hợp hồ sơ khen thưởng, kỷ luật trình Giám đốc quyếtđịnh

* Công tác lao động tiền lương:

- Tham mưu cho Giám đốc Công ty thực hiện chế độ chính sách đối vớingười lao động theo quy định của Công ty và pháp luật lao động;

- Chủ trì xây dựng quy chế trả lương cho CBCNV theo quy định củaCông ty;

- Thực hiện chế độ quản lý, bổ sung, lưu trữ hồ sơ người lao động và tổnghợp báo cáo định kỳ theo quy định

- Lập bảng tính lương của các phòng ban và các đơn vị phụ thuộc Yêucầu các đơn vị phụ thuộc lập báo cáo thống kê định kỳ về công tác lao động, vềviệc thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động;

- Đề xuất nâng lương theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty

- Theo dõi quản lý hồ sơ sức khoẻ CBCNV, mua và phát thẻ BHYT choCBCNV, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho CBCNV;

- Mua, quản lý cấp phát thuốc, sơ cấp cứu bệnh nhân Làm các thủ tục cầnthiết giới thiệu CBCNV đến bệnh viện chữa bệnh và điều trị;

- Kiểm tra công tác vệ sinh công nghiệp, vệ sinh cơ quan, phòng chốngdịch bệnh, an toàn thực phẩm cho bữa ăn ca Liên hệ với các đơn vị trực thuộc

để kiểm tra, đôn đốc vệ sinh công nghiệp

* Công tác tuyển dụng đào tạo:

- Chủ trì xây dựng kế hoạch sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động hiện

có theo kế hoạch SXKD, trình Giám đốc Công ty phương án tìm nguồn bổ sungkhi thiếu;

- Đào tạo và đào tạo lại, bồi dưỡng nâng bậc và tuyển lao động Xây dựngcác quy chế nội bộ về quản lý, sử dụng lao động trên cở sở Bộ luật lao độngtrình Giám đốc Công ty duyệt;

- Chủ trì công tác ký kết hợp đồng lao động, báo cáo Giám đốc Công tyquyết định

* Công tác Hành chính tổng hợp:

Thứ nhất: Lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của Nhà nước trên nguyên

tắc bảo mật, đúng nội quy, quy định;

- Công tác văn thư, đánh máy, photo, đề xuất mua, quản lý và cấp phátVPP Quản lý các trang thiết bị văn phòng, dụng cụ hành chính, tạp vụ, vệ sinhvăn phòng;

- Giải quyết các thủ tục hành chính cho CBCNV Công ty;

- Quản lý, điều động ôtô phục vụ lãnh đạo và CBCNV đi công tác;

- Thực hiện tốt công tác truyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo mộtcách nhanh chóng, chính xác

Thứ hai: Tổ bảo vệ:

- Bảo vệ an toàn tài sản của Công ty Liên hệ với chính quyền và công anđịa phương để làm công tác bảo vệ an ninh trật tự trong địa bàn theo dõi đônđốc CBCNV thực hiện đúng nội quy lao động;

- Kiểm tra, tham gia lực lượng PCLB, PCCC của Công ty Mặc đúngtrang phục do Công ty trang bị (nếu có quy định riêng); kiểm tra giấy tờ ra vàocủa khách đến liên hệ công tác tại Công ty Được quyền tạm giữ hàng hoá, thiết

bị ra vào Công ty không đúng quy định

c Quyền hạn

Thứ nhất: Đối với công tác tổ chức nhân sự

- Chỉ đạo theo ngành dọc về chuyên môn đối với Công ty con, Xí nghiệp,Đội xây lắp

- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theoquy định, tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chsnh sách đời sống đối với ngườilao động và những vấn đề liên quan đến tổ chức hoạt động

- Thẩm định điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con

- Thẩm định hồ sơ nhân sự, đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty contheo quy định tại Điều lệ Công ty

Thứ hai: Đối với công tác lao động tiền lương

- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vịtrực thuộc khi không có đầy dủ thủ tục cần thiết theo quy định

- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợphết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốcnhắc nhở.

Thứ ba: Đối với công tác hành chính

- Không đóng dấu đối với các văn bản ký thẩm quyền, không đảm bảo thểthức, không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của bộ phận soạn thảo

- Ký, ban hành các thông báo, kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạmcác nội quy về giờ giấc làm việc

- Ký sao y bản chính các văn bản do công ty ban hành

Thứ tư: Đối với công tác Quản trị văn phòng

- Duyệt mua, cấp cho phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn phòng

có giá trị dưới 300.000đ

- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giớ thiệu cho CBNV dicông tác

Thứ năm: Đối với công tác truyền thông

- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổchức các sự kiện của Công ty

d Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

* Sơ đồ tổ chức của Văn phòng ( PHỤ LỤC 3 )

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trongVăn phòng

a Xây dựng bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng

* Trưởng phòng Tổ chức hành chính

- Chức danh: Trưởng phòng

- Vị trí: Là người đứng đầu, lãnh đạo đơn vị

- Phòng/ban: Phòng Tổ chức hành chính

- Các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:

• Giúp Giám đốc điều phối các hoạt động của Công ty

• Quản lý và điều hành mọi mặt hoạt động của Văn phòng;

• Tham mưu cho Giám đốc trong việc lựa chọn những vấn đề về chủtrương, chính sách, pháp luật và cơ chế quản lý quan trọng;

• Phối hợp đôn đốc các đơn vị trực thuộc Công ty trong việc giải quyết,thực các công việc có liên quan;

• Chủ trì và trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện công tác hành chính vănphòng;

• Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ mọi mặt hoạt động của Văn phòngcho lãnh đạo Công ty

• Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động của Văn phòng

- Quan hệ công tác:

Trưởng phòng điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở Quychế làm việc của Công ty, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng, cácquy định pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức và quy định về tổ chứchoạt động của các đơn vị trực thuộc Văn phòng

- Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:

• Số năm kinh nghiệm: Có 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặcchuyên viên tổng hợp

• Đã học qua lớp lý luận chính trị cao cấp

Có trình độ về công tác quản lý nhà nước và được đào tạo qua các lớp vềquản lý nhà nước và quản lý hành chính

• Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phầnmềm vi tính khác

• Khả năng làm việc và ra quyết định độc lập

• Khả năng tư duy lôgic và tổng hợp

• Điều kiện làm việc:

Được bố trí phòng làm việc riêng, tiện nghi và hiện đại, trang bị đầy đủphương tiện cần thiết cho thực hiện công việc

- Thời gian làm việc:

Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, được nghỉ thứ 7, chủ nhật

và các ngày lễ theo quy định.

b Xây dựng bản mô tả công việc của Nhân viên Hành chính Tổng hợp

- Chức danh: Chuyên viên văn phòng

- Vị trí: Cấp dưới và chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn phòng

- Phòng/ban: phòng Tổ chức Hành chính

- Hệ số lương: 2.34

- Các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:

• Tổng hợp tình hình dựa trên các số liệu, thông tin mà đồng nghiệp cungcấp về mảng công việc mình phụ trách theo sự phân công của lãnh đạo đơn vị

• Hoàn thành công việc được giao đúng thời gian quy định

• Báo cáo với lãnh đạo đơn vị về tình hình thực tế công việc đã làm được

và chưa làm được theo định kỳ

- Quan hệ công tác: Chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn phòng, cótrách nhiệm báo cáo công việc cho chánh văn phòng theo định kỳ quy định.Cóquan hệ ngang cấp, phối hợp với đồng nghiệp, chuyên viên khác trong quá trìnhgiải quyết công việc

- Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:

•Số năm kinh nghiệm: Đã từng làm chuyên viên hành chính văn phòng ởcác cơ quan, tổ chức và có nhiều thành tích trong quá trình công tác

• Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học, được đào tạo về chuyênngành Hành chính văn phòng hoặc chuyên ngành có liên quan;

• Được đào tạo qua các lớp về quản lý nhà nước và quản lý hành chính

• Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phầnmềm vi tính khác

• Có kỹ năng giao tiếp tốt và xử lý các tình huống phát sinh trong giaotiếp

•Năng động, nhiệt tình trong công việc

• Khả năng phối hợp và làm việc nhóm hiệu quả

• Có khả năng tư duy lôgic và tổng hợp

• Chịu được áp lực công việc cao.

•Định hướng gắn bó lâu dài với cơ quan, đơn vị

- Điều kiện làm việc:

• Được làm việc trong môi trường với đầy đủ phương tiện, trang thiết bịtạo điều kiện phát huy năng lực và chuyên môn

• Thời gian làm việc: Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, đượcnghỉ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ theo quy định

• Đi công tác: Có thể đi công tác xa, công tác đột xuất khi cơ quan haycông việc yêu cầu

• Được hưởng các chế độ về tiền lương và chế độ khác theo quy định củapháp luật

c Bản mô tả công việc của Nhân viên Hành chính Nhân sự

1 Tuyển dụng

- Nhận các phiếu nhu cầu Nhân Sự của các bộ phận

- Lập kế hoạch tuyển dụng và trình duyệt cho GĐ

- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt

- Theo dõi kết quả thử việc, tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc, chínhthức cho người lao động

2 Đào tạo

- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm

- Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong và ngoài công ty

- Đánh giá kết quả đào tạo

- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vàocông ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động

- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty

chính sách nhân sự

5 Theo dõi và trực tiếp tính toán lương ,thưởng hàng tháng

- Theo dõi việc chấm công

- Trực tiếp nhập số lượng công, lương cơ bản, thưởng…vào máy và inbảng lương trình GĐ duyệt

- Kết hợp kế toán thanh toán để chi trả lương cho NV

6 Giải quyết khiếu nại, kỷ luật

- Nhận các biên bản kỷ luật, giấy khiếu nại của CNV

- Tổ chức việc giải quyết các khiếu nại, kỹ luật theo quy định

7 Quản lý hồ sơ nhân sự

- Lưu giữ hồ sơ của ứng viên, nhân viên, nhân viên nghỉ việc theo quyđịnh

- Cập nhật danh sách CNV toàn công ty định kỳ hàng tháng và báo cáoGíam Đốc

- Đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật và quyđịnh của công ty

- Cập nhật các loại tài liệu, hồ sơ liên quan đến quá trình thực hiện côngviệc của nhân viên như hồ sơ đào tạo, đánh giá, cung cấp tài sản – công cụ -dụng cụ bảo hộ…

8 Thực hiện các thủ tục liên quan cơ quan nhà nước về lao động, hànhchính

- Thủ tục đăng ký lao động

- Thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội, y tế

- Phụ trách tiếp đoàn kiểm tra về lao động, hành chính

9 Quản lý các công việc hành chính công ty- Quản lý biểu mẫu, tài liệucủa công ty

- Trực tiếp quản lý văn phòng phẩm

- Trực tiếp quản lý hoạt động bảo trì, bảo vệ công ty

- Quản lý các máy móc, dụng cụ thuộc văn phòng công ty

- Thực hiện công tác văn thư hành chính của công ty.

- Thực hiện các hoạt động hành chánh khác do GD giao

d Bản mô tả công việc của nhân viên Hành chính- Lễ tân

-Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất ăn phòng phẩm,lập đề xuất mua VPP 2 lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soátlại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP

- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính: lưu cácbiểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộphận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểumẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán

- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến Phân loại và chuyểncông văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến các bộ phậnliên quan

- Quản lý báo chí, phân phối báo chí theo quy định công ty Nhận báo từngười giao báo/bảo vệ, ghi mã số báo, ghi vào sổ theo dõi từng loại báo, sau đóchuyển báo cho người nhận

- Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộcphần việc được giao

- Quản lý tổng đài theo qui định của Công ty, cụ thể là lập sổ theo dõi gọi

di động – liên tỉnh, nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người có liên quan, gọiđiện thoại cho CNV Công ty theo yêu cầu

- Ghi nhận thông tin của khách, CNV và chuyển thông tin theo yêu cầu.Lập sổ thông tin gồm các cột: ngày, nội dung, người nhận, kết quả

- Nhận fax và chuyển cho các bộ phận liên quan Khi chuyển phải ghi vào

sổ giao công văn

- Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký HC tổ chức chuẩn bị cho cuộchọp của công ty

- Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi và tổ chức tiếp khách

- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công

e Bản mô tả công việc của nhân viên Bảo vệ

- Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty

Sổ theo dõi tài sản xuất nhập gồm các cột sau: ngày, người giữ tài sản, têntài sản, qui cách, đơn vị, số lượng, nhập/xuất, ghi chú

- Ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hoá ra khỏiCông ty

- Kiểm tra con dấu và chữ ký của người có đủ thẩm quyền ký xác nhậngiấy tờ và hóa đơn xuất nhập

- Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo nhập xuất tài sản trong công ty chuyển Tổtrưởng bảo vệ kiểm tra, sau đó báo cáo cho TP HC

- Khi khách đến liên hệ giao dịch Bảo vệ hỏi rõ lai lịch của khách sau đóliên hệ văn phòng hoặc người cần gặp Nếu bộ phận văn phòng công ty đồng ýtiếp thì bảo vệ đề nghị khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khivào công ty

- Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khikhách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấylại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài

- Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng Nhân viên bảo vệ nhận từ tayngười đưa đến đồng thời chuyển ngay đến bộ phận văn thư của Công ty xử lý

- Giúp đỡ các bộ phận cá nhân nơi công tác trong phạm vi thời gian chophép

- Lập sổ theo dõi CNV và khách và Công nhân viên ra vào Công ty

- Thứ bảy hàng tuần, bảo vệ photo sổ theo dõi CNV và khách chuyển vềTrưởng phòng HC

- Quản lý chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàngiao trong sổ trực ban khi được phân công

- Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cầnthiết (khi có sự uỷ nhiệm của lãnh đạo)

- Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CNV xâm phạm tài

sản và nội qui của Công ty

.• Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy rabiết bảo dưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị PCCC

• Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc luôn tuân thủ cácbiện pháp an toàn lao động, PCCN và nội quy Công ty

Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công

1.2.3 Nhận xét về hoạt động Tổ chức và điều hành Văn phòng của Công ty

- Cơ cấu tổ chức của Văn phòng có 4 bộ phận đảm nhiệm các nhiệm vụcủa mình, giữa các bộ phận có sự tương tác, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện tốtchức năng và nhiệm vụ mà Văn phòng được giao

- Lãnh đạo Văn phòng điều hành theo phong cách lãnh đạo tự do Chonhân viên tự do tuyệt đối để hoàn thành kết quả, chính vì vậy nhân viên cấpdưới không hề áp lực với công việc mà luôn hoàn thành nhiệm vụ trước thờihạn và đạt kết quả cao

- Lãnh đạo giám sát kiểm tra Văn phòng thực hiện chức năng kiểm soáthay chức năng giám sát như :

• Luôn để mắt tới mọi việc, quán xuyến được công việc

• Đảm bảo mọi việc tiến triển theo đúng kế hoạch

• Nhận xét, đánh giá, đo lường, kết quả đạt được

• So sánh kết quả thực tế và kết quả mong đợi

• Thực hiện những điều chỉnh cần thiết để kết quả thực tế sát hơn với kếtquả mong đợi

• Thực hiện chế độ báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần và hàngtháng

- Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, thanh tra giám sát các công việc đãgiao cho cấp dưới hoặc báo cáo công việc hàng ngày để kịp thời phát hiệnnhững sai phạm

PHẦN II: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ của Cơ quan

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quantrọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức năng nhiệm vụ riêngnhưng đều có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ranhững giấy tờ liên quan là những văn bản, tài liệu có giá trị đều được giữ lại đểtra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây chính là những căn cứ xác nhận sự việc

đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Hoạt động công tác văn thư trở nênthường xuyên ở cơ quan, doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc nâng caochất lượng lãnh đạo, chỉ đạo hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp Bởi vậy, ban hành quy định quản lý về công tác văn thư là vấn đề quantrọng và có yêu cầu cao về tính chính xác, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý và phùhợp với nền hành chính nước ta

Hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị và Khu công nghiệpchưa có văn bản nào do chính công ty ban hành để quản lý về công tác văn thư –lưu trữ của công ty mình Công ty tiến hành thực hiện theo những văn bản docác cơ quan Trung ương đã ban hành về công tác văn thư – lưu trữ Cụ thể:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về việc quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về Công tác văn thư

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ

về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ cơ quan

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bảnđến

2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Công ty

Công tác Văn thư của công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô Thị và Khucông nghiệp được một tổ cán bộ Văn thư gồm có 1 cán bộ Văn thư chuyên trách

và 2 cán bộ văn thư kiêm nhiệm, với trình độ chuyên môn bậc Cao đẳng trở lênđảm nhiệm và được tổ chức theo mô hình văn thư tập trung Tất cả văn bản đến

và văn bản đi, tổ chức quản lý, đóng dấu, lập hồ sơ và sao lưu tài liệu đều tậptrung tại văn thư

Để phù hợp với điều kiện thực tế Công ty có tổ Văn thư chuyên tráchthuộc phòng Tổ chức- Hành chính trực thuộc Văn phòng cơ quan thực hiện cáccông việc có liên quan đến công tác văn thư do Trưởng phòng giao

Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay.Tuy nhiên vẫn còn những ưu điểm và nhược điểm:

2.2.1 Nhận xét

* Ưu điểm:

- Công tác văn thư được thực hiện khoa học,được sự quan tâm, chỉ đạokịp thời của ban lãnh đạo công ty Thường xuyên tổ chức cho các cán bộ thamgia vào các lớp bồi dưỡng, các lớp tập huấn nghiệp vụ để nâng cao trình độchuyên môn

- Văn thư đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp lãnh đạogiải quyết công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời

- Việc đăng ký văn bản đúng theo quy định của Nhà nước

- Giúp cho Công ty quản lý thống nhất văn bản đi - đến Số lượng văn bảnđược thống kê giúp cho việc tra tìm văn bản một cách dễ dàng và thuận tiện

- Các khâu nghiệp vụ được tập trung tại một bộ phận riêng biệt, thốngnhất nên mang lại hiệu quả công việc cao, chất lượng tốt.

* Nhược điểm:

- Việc cán bộ, nhân viên làm việc quản lí theo mô hình tập trung, thốngnhất thực hiện nghiệp vụ vì vậy không có sự sáng tạo, tìm ra những cái mớitrong công tác văn thư

- Mô hình tổ chức văn thư tập trung nên có lúc công việc tập trung nhiềudẫn đến ứ đọng, nhân viên làm nhanh để kịp tiến độ đôi khi dẫn đến sai sót vànhầm lẫn trong công việc

- Một số văn bản còn bỏ sót số

2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn bản của Công ty

2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Đô thị và Khu công nghiệp không cóthẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật Để quản lý, điều hành và tổchức các hoạt động thì công ty đã ban hành các loại văn bản như: Văn bản hànhchính, bao gồm văn bản hành chính cá biệt (Quyết định, chỉ thị) và văn bản hànhchính thông thường: Quyết định, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình,

kế hoạch, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền,giấy đi đường…

2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty

Thể thức của văn bản là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản, đảmbảo cho các văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng trong quá trình hoạtđộng của cơ quan Vì vậy, khi ban hành văn bản phải đảm bảo đầy đủ các thànhphần thể thức theo quy định của Nhà nước, nếu thiếu các thành phần thể thứctheo quy định thì văn bản sẽ không có tính chính xác và hiệu lực pháp lý

Trong quá trình kiến tập ở Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị vàKhu công nghiệp, em được tiếp xúc với những văn bản do công ty ban hành, em

có vài nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày của công ty như sau:

Nhìn chung các văn bản do công ty ban hành đều đảm bảo các thành phầnthể thức được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính

• Cỡ chữ trong các phần trong văn bản còn chưa đúng với quy định

• Số, ký hiệu văn bản: văn bản của công ty ban hành trình bày như sau:

“Số: 04/CV-CT02”

Việc trình bày như vậy là sai so với quy định, vì Công văn là loại văn bảnkhông có tên loại nên việc trình bày ký hiệu CV của công văn như vậy là sai thểthức ( PHỤ LỤC 4 )

• Từ “Nơi nhận” sai về cỡ chữ, không viết nghiêng

2.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản của công ty So sánh với quy định hiện hành Nhận xét, đánh giá.

a Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo văn bản ( PHỤ LỤC 5 )

b Chi tiết quy trình soạn thảo văn bản

Bước 1 Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết vàthực hiện văn bản

Bước 2 Thu thập và xử lí thông tin đến văn bản cần ban hành

Bước 3 Xây dựng đề cương chi tiết và lập bản thảo

Bước 4 Duyệt bản thảo văn bản

Bước 5 Trình lãnh đạo đơn vị soạn thảo phê duyệt về nội dung và thể

Các bước trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan rấtchặt chẽ, đảm bảo các yêu cầu đề ra và đúng quy trình Không chồng chéo thiếusót trong quá trình ban hành văn bản Nhưng đôi khi, còn bỏ một trong các bướctrong quy trình Bước hay bỏ nhất là xây dựng đề cương và viết bản thảo.

2.3.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản

Các văn bản, hồ sơ, tài liệu của Công ty được quản lý và giải quyết mộtcách thống nhất và nhanh chóng, đúng quy trình Quy trình quản lý và giải quyếtvăn bản đi – đến của Công ty được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản,lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

a Quy trình quản lý - giải quyết văn bản đi

* Sơ đồ hóa Quy trình quy trình quản lý- giải quyết văn bản đi ( PHỤLỤC 6 )

Bước 1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm, xemxét, giải quyết

* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Ghi số văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số

chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp phápluật có quy định khác.

+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nộ vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, đượcđăng ký như sau:

• Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quychế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

• Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệthống số riêng

+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

- Ghi ngày, tháng, năm văn bản

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theoquy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Bước 2 Đăng ký văn bản đi

Hiện nay Công ty vẫn chưa có phần mềm quản lý văn bản nên việc đăng

ký, quản lý văn ản chủ yếu dùng phương pháp thủ công là: đăng ký văn bản đibằng sổ

* Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( PHỤ LỤC 7 )

* Nội dung bên trong sổ đăng ký văn bản đi

Tên loại,trích yếunội dung(3)

Nơi nhận

(4)

Số lượngvăn bản(5)

Nơi lưuvăn bản(6)

Ghi chú

(7)(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản

(4) Ghi tên cơ qua, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản

(5) Ghi số lượng vản bản phát hành

(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản

(7) Ghi những điều cần thiết khác

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tạiĐiểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.

* Đóng dấu cơ quan

- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phái bên trái

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan quản lý ngành

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lụcvăn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

* Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì

Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làmbằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được Bì văn bảnmật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA

- Trình bày bì và viết bì

- Vào bì và dán bì

• Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản

để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làmnhàu văn bản

• Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dánkín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản

- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

• Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩnđóng trên văn bản trong bì

* Chuyển phát văn bản đi ( PHỤ LỤC 9 )

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

• Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giaonội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thưthì phải lập Sổ chuyển giao riêng

• Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít

và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng

ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bảnlưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

• Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ