Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

LỜI CẢM ƠN 1 A. LỜI MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài: 3 2. Mục tiêu nghiên cứu 3 3. Đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ. 3 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 3 5. Nguồn tài liệu tham khảo. 4 6. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 4 7. Phương pháp nghiên cứu. 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THỒNG 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 6 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 7 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 7 2.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng. 14 Phần II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 34 Chủ đề 3: Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Công ty cổ phần đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông 34 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 34 1.1. Nội dung công tác quản lý lưu trữ 34 1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ 34 1.1.2. Khái niệm về tài liệu lưu trữ 34 1.1.3. Tính chất 34 1.1.4. Nội dung công tác lưu trữ 35 1.2. Các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ 36 1.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ. 36 1.2.2. Xác định giá trị tài liệu. 36 1.2.3. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ. 37 1.2.4. Thống kê tài liệu. 37 1.2.5. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 37 1.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 37 1.2.7. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 37 1.3. Sự cần thiết của công tác lưu trữ. 38 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 40 2.1. Thực trạng công tác lưu trữ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông. 40 2.2. Đánh giá về công tác lưu trữ công ty cổ phần đầu tư xây dự ng hạ tầng và giao thông. 43 2.2.1. Ưu điểm 43 2.2.2. Hạn chế 43 2.2.3. Nguyên nhân. 44 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 45 3.1. Phương hướng nhiệm vụ của lãnh đạo công ty trong thời gian tới. 45 3.2. Đề xuất về công tác lưu trữ. 48 3.2.1. Đổi mới nhận thức về công tác lưu trữ tại công ty. 48 3.2.2. Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ lưu trữ. 49 3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác lưu trữ tại công ty. 49 3.2.4. Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác lưu trữ 50 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. 51 3.2.6. Tăng cường đôn đốc kiểm tra công tác lưu trữ 51 KẾT LUẬN 52

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Nguyễn Ngọc Thọ BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A KHÓA HỌC (2012 - 2016) Tên quan: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao thông (INTRACOM) Địa chỉ: Đường Phúc Diễn - Bắc Từ Liêm - Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Kim Anh Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2016 Nguyễn Ngọc Thọ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Địa giao dịch Tầng24 Tòa nhà INTRACOM Đường Phúc Diễn quận Bắc Từ Liêm- Hà Nội Nguyễn Ngọc Thọ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN A LỜI MỞ ĐẦU .3 1.Lý chọn đề tài: .3 2.Mục tiêu nghiên cứu 3.Đưa số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 4.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5.Nguồn tài liệu tham khảo 6.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 7.Phương pháp nghiên cứu Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THỒNG 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông .6 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng 2.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả phân công nhiệm vụ vị trí văn phòng 13 Phần II 34 CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN .34 (Chủ đề 3: Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Công ty cổ phần đầu tư 34 Xây dựng hạ tầng Giao thông) 34 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 34 Nguyễn Ngọc Thọ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.Nội dung công tác quản lý lưu trữ .34 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 34 1.1.2.Khái niệm tài liệu lưu trữ .34 1.1.3.Tính chất 34 1.1.4.Nội dung công tác lưu trữ 35 1.2.Các nghiệp vụ công tác lưu trữ 36 1.2.1.Phân loại tài liệu lưu trữ 36 1.2.2.Xác định giá trị tài liệu .36 1.2.3.Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 37 1.2.4.Thống kê tài liệu .37 1.2.5.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 37 1.2.6.Bảo quản tài liệu lưu trữ 37 1.2.7.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 37 1.3.Sự cần thiết công tác lưu trữ 38 CHƯƠNG 40 THỰC TRẠNG LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 40 2.1.Thực trạng công tác lưu trữ công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông .40 2.2 Đánh giá công tác lưu trữ công ty cổ phần đầu tư xây dự ng hạ tầng giao thông .43 2.2.1 Ưu điểm 43 2.2.2 Hạn chế 43 2.2.3 Nguyên nhân 44 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG .45 Nguyễn Ngọc Thọ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.Phương hướng nhiệm vụ lãnh đạo công ty thời gian tới .45 3.2.Đề xuất công tác lưu trữ 48 3.2.1.Đổi nhận thức công tác lưu trữ công ty 48 3.2.2 Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán lưu trữ 48 3.2.3 Tăng cường sở vật chất phương tiện, trang thiết bị công tác lưu trữ công ty 49 3.2.4.Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác lưu trữ .50 3.2.5.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 51 3.2.6.Tăng cường đôn đốc kiểm tra công tác lưu trữ 51 KẾT LUẬN 52 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Nguyễn Ngọc Thọ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường Đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô Khoa Quản trị văn phòng-Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường.Cùng quan tâm tận tình chu đáo Thầy chủ nhiệm Chúng em tiếp thu nhiều kiến thức khác ngành quản trị văn phòng kiến thức tảng từ môn học trường.Và đặc biệt, học kỳ này, Khoa tổ chức cho chúng em tìm hiểu khác biệt với lý thuyết học tập với thực tế công việc người làm công tác hành Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn Cô Lâm Thu Hằng có chia sẻ, dặn dò hướng dẫn chúng em cách chi tiết suốt trình thực tập ( Từ lúc bắt đầu kết thúc trình thực tập ) Về phía Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông quản lý hướng dẫn tận tình toàn thể đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty Qua em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đếnChú: Nguyễn Thanh Việt Chủ tịch HĐQT- Kiêm TGĐ công ty; Chị: Nguyễn Thị Kim Anh – Chánh Văn phòng anh chị phận Văn phòng Đã quan tâm hướng dẫn em quan sát tìm hiểu toàn hoạt động Văn phòng hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Đồng thời tạo điều kiện cho em thực hành số công việc công tác quản trị văn phòng Đồng thời anh chị cung cấp cho số liệu cần thiết để phục vụ cho báo cáo Bài thu hoạch thực suốt trình thực tập phận Hành văn phong công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực sáng tạo nghiên cứu khoa học, kiến thức em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh Nguyễn Ngọc Thọ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu Thầy Cô bạn học lớp để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện Sau cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô Khoa Quản trị văn phòng Thầy giáo chủ nhiệm-Th.s Nguyễn Mạnh Cường thật dồi sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Trân trọng Hà Nội, ngày….tháng….năm 2016 Sinh viên thực tập Nguyễn Ngọc Thọ Nguyễn Ngọc Thọ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Đề tài: “Tìm hiểu tổ chức lưu trữ công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông” Đất nước ta ngày hội nhập sâu rộng vào kinh tế giới, đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hội nhập đó, đòi hỏi phải có đổi cách tích cực, chủ động toàn diện, bỏ thói quen làm việc trì trệ, động, nhạy bén, hiệu thời kỳ bao cấp Vì đòi hỏi hành nước ta phải nhanh chóng đổi theo định hướng chuyên nghiệp, đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu nhằm tạo tính cạnh tranh cao Đòi hỏi phận hành phải có đổi nhanh chóng, phù hợp với xu thời đại Trong quan đơn vị công tác Văn thư-Lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua văn bản, tài liệu Để tìm hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác lưu trữ nắm bắt thuận lợi khó khăn việc thực công tác lưu trữ, trình thực tập công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông em xin thưc đề tài: “ Tìm hiểu công tác Lưu trữ công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông” Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu chung đề tài - Nâng cao công tác lưu trữ công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 2.2 Mục tiêu cụ thể đề tài - Tìm hiểu cở sở lý luận lưu trữ - Thực trạng công tác lưu trữ công ty - Nhận xét hoạt động lưu trữ công ty Đưa số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu:Công tác lưu trữ - Phạm vi nghiên cứu:công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Nguyễn Ngọc Thọ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguồn tài liệu tham khảo • Giáo trình - Giáo trình Lưu trữ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội-Nhà xuất Giao thông vận tải năm 2009 - Giáo trình nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội • Văn quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn công tác Lưu trữ như: - Luật lưu trữ số 01/2001-QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 - Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 nam 1012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ • Tạp chí - Tạp chí văn thư lưu trữ Lịch sử vấn đề nghiên cứu -“ Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” tác giả Vương Đình Quyền - “nghiên cứu đề xuất giải pháp ứng dụng hiệu công nghệ leafcasting công tác tu bổ tài liệu lưu trữ” tác giả ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy Phương pháp nghiên cứu • Thứ nhất:Phương pháp quan sát: Quan sát trình thực công tác lưu trữ công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Để từ đánh giá thực trạng mọt cách khách quan • Thứ hai: Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp thu thập thông tin thực cách: nghiên cứu tài liệu sách báo, tạp chí viết đề tài lưu trữ, nghiên cứu thu thập thông tin văn quy phạm pháp luật quan nhà nước việc quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ • Thứ ba: Phương pháp Mô tả: Phương pháp thể việc mô tả lại khâu quy Nguyễn Ngọc Thọ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình thực công tác để người hình dung thứ tự công việc cần phải làm theo quy trình lưu trữ • • - Thứ tư: Phương pháp thống kê Bố cục đề tài: Thứ nhất: Lý luận chung công tác lưu trữ Thứ hai: Thực trạng công tác lưu trữ công ty Thứ ba: Đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hoàn thiện công tác lưu trữ công ty Nguyễn Ngọc Thọ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một số hình ảnh kho lưu trữ công ty tầng 21 Nguyễn Ngọc Thọ 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nguyễn Ngọc Thọ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhìn chung tài liệu kho lữu trữ cần phải chỉnh lý xếp lại cách khoa học để bảo quản tài liệu phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu cách tốt tránh tượng tài liệu quan trọng Công ty 2.2 Đánh giá công tác lưu trữ công ty cổ phần đầu tư xây dự ng hạ tầng giao thông 2.2.1 Ưu điểm Ban lãnh đạo nhận thức ý nghĩa tầm quan trọng việc lưu trữ tài liệu; bước đầu có tổ chức thực công tác lưu trữ Nhiều cán bộ, nhân viên tâm huyết tích cực hợp tác, trao đổi cởi mở, đưa ý kiến đóng góp cho công tác lưu trữ công ty Kho lưu trữ công ty có diện tích rộng phù hợp thuận tiện cho công tác cất giữ bảo quản tài liệu 2.2.2 Hạn chế - Hồ sơ văn văn không đánh số tờ dẫn đến tình trạng nhiều văn cũ giá trị công ty bị hay thất lạc đồng thời gây nhiều khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu Trong tập hồ sơ lưu trữ tờ kết thúc ghi tóm tắt tình trạng vật lý, danh mục hồ sơ tài liệu chỗ khó đọc văn hồ sơ, khiến người đọc công tác chỉnh lý tài liệu sau gặp nhiều khó khăn làm nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, nghiên cứu; - Hồ sơ tài liệu để lộn xộn, hộp hồ sơ chưa đánh số, chưa ghi tên loạichưa phân chia năm gây khó khăn thời gian cho trình chỉnh lý tra cứu tài liệu; - Cán chuyên trách lam công tác lưu trữ ít; - Điều kiện bảo quản kho nhiều thiết xót va han chế: quạt thông gió, máy đo nhiệt độ độ ẩm, máy hút ẩm… dẫn đến tình trạng số tài liệu bị mối mọt, nhòe chữ; - Chưa xây dựng nội quy, quy định lưu trữ ; - Hiện công ty tồn hai kho đựng tài liệu dẫn đến tình trạng tài liệu hồ sơ không tập trung thống trước hết nên thống hai kho lưu trữ việc quản lý hồ sơ tài liệu tập trung thống hơn; Nguyễn Ngọc Thọ 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Một số dụng cụ tranh ảnh, để với kho tài liệu lưu trữ chiếm diện tích để tài liệu, gây khó khăn cho việc lại, thiếu mỹ quan bước vào kho tài liệu; - Còn tồn tình trạng cán , nhân viên công ty cần tài liệu phục vụ cho trình làm việc sau sử dụng xong không để vào vị trí dẫn đến tình trạng mát thất lạc tài liệu 2.2.3 Nguyên nhân - Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng công ty đội ngũ phụ trách công tác lưu trữ có 01 người số lượng hồ sơ công việc lại nhiều dẫn đến kiểm soát chặt chẽ công tác lưu trữ - Do di chuyển thay đổi địa điểm văn phòng lô C2F cụm công nghiệp Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy chuyển văn phòng đến Tòa nhà Intracom thuộc Phú Diễn- Bắc Từ Liêm nên tài liệu hồ so di chuyển không tránh khỏi tình trạng bị thất lạc, kho tài liệu xếp lộn xộn ngổn ngang Nguyễn Ngọc Thọ 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 3.1 Phương hướng nhiệm vụ lãnh đạo công ty thời gian tới Ban lãnh đạo cần rõ nhiệm vụ công tác thời gian tới sau: Thứ nhất: Tiếp tục tuyên truyền tầm quan trọng công tác lưu trữ tới cán làm công tác Đây nhiệm vụ quan trọng cấp thiết Việc tuyên truyền giúp nhân viên lưu trữ có nhìn đắn công tác lưu trữ, giúp họ thấy tầm quan trọng công việc từ họ xây dựng ý thức công việc cách hiệu Việc tuyên truyền sâu rộng công ty không giúp cho nhân viên làm công tác mà tất cán nhân viên công ty biết tính chất công tác từ họ có ý thức việc sử dụng tài liệu lưu trữ công ty, đồng thời họ hiểu thông cảm với người trực tiếp thực công này, tạo gắn kết phòng ban Thứ hai:Nâng cao nhận thức sâu sắc quy định Nhà nước công tác Nhà nước nêu rõ công tác lưu trữ có vai trò vô quan trọng tổ chức nói riêng toàn đất nước nói chung Chính thế, muốn làm tốt công tác này, phải có nhận thức cách đắn Bởi hiểu sâu sắc ta làm việc tốt hơn, thêm yêu công việc có ý thức tốt sáng tạo công việc Thứ ba: Thực tốt nghiệp vụ công tác lưu trữ, tiến hành chỉnh lý hồ sơ tài liệu, sau chỉnh lý xong cần tiếp tục trì công tác vấn đề trọng tâm cần thiết Thứ tư:Thường xuyên kiểm tra đôn đốc thực quản lý lưu trữ theo quy định pháp luật Cần tăng cường đôn đốc, kiểm tra công tác lưu trữ quan tâm tới công tác chỉnh lý tài liệu, công tác nên tổ chức theo định kỳ tiến hành đột suất cần thiết Ngoài mục đích kiểm tra văn tài liệu để phát văn bị mối mọt, hư hỏng hay hết thời hạ lưu trữ công Nguyễn Ngọc Thọ 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác chỉnh lý tài liệu nâng cao xác tài liệu lưu trữ Trước tiến hành chỉnh lý tài liệu, cán lưu trữ phải dùng chổi lông chuyên dụng phủi bụi bẩn làm vệ sinh sơ cho tài liệu, kiểm kê xếp lại tài liệu theo công ty, phòng ban, phận sau tiến hành nghiên cứu mục lục tài liệu để nắm thông tin sơ cua tài liệu hay trạng tài liệu, cuối tập hợp thông tin lại viết báo cáo kết khảo sát lên lãnh đạo kèm theo đề cương biên soạn kế hoạch chỉnh lý tài liệu bao gồm nội dung sau: - Tên khối, nhóm tài liệu cần chỉnh lý Tình trạng tài liệu cần chỉnh lý: thiếu, sai, hư hỏng… Phương pháp chỉnh lý: bổ sung, làm mới, phục chế… Thời gian chỉnh lý: ngày, ngày, tuần hay tháng Sau đồng ý thông qua Ban lãnh đạo công ty, nhân viên lưu trữ bắt đầu công tác hoàn chỉnh Nguyên tắc chỉnh lý nhóm hay tập hồ sơ không làm sáo trộn hư hỏng tài liệu phân loại Đối với tài liệu có tài liệu bổ sung phải đánh dấu kẹp chung với tai liệu Đối với văn bị hư hại qua thời gian dài cần có biện pháp phục chế lại để sử dụng Nếu không phục chế phải thành khác có công chứng để đảm bảo nguyên giá trị tài liệu Những văn dã hết thời hạn lưu trữ phân loại riêng tiêu hủ theo quy định Pháp luật Việc tiêu hủy tài liệu phải lâp thành văn Kết thúc công tác chỉnh lý nhân viên lưu trữ cân đánh lại danh mục hồ sơ đưa vào lưu trữ tiếp Công tác chỉnh lý phải lâp thành biên để làm sau Thứ năm: Cần xây dựng nội quy kho lưu trữ, người muốn sử dụng tài liệu kho lưu trữ công ty phảilà cán công nhân viên trog công ty, có nhu câu đáng, phải viết phiếu yêu câu sử dụng phải có xác nhận người quản lý văn phòng Đối với tài liệu mật phải có đồng ý Tổng giám đốc công ty Trong trình khai thác sử dụng cần tuân thủ nội quy công ty đề ra.Khi mượn tài liệu kho lưu trữ cần tuân thủ theo trình tự sau: Phiếu yêu cầu khai thác sử dụng tai liêu quản lý văn phòng, sau người co Nguyễn Ngọc Thọ 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhu càu sử dụng tài liệu phải đăng ký mượn tài liệu kho lưu trữ Cán lưu trữ tiến hành xem xét phiếu yêu câu sử dụng tài liệu hợp lệ cán lưu trữ ký tên ghi mã số mượn tai liệu vào phiếu yêu cầu.Phiếu yêu cau người sử dụng tài liệu giữ, trả tài liệu phải mang theo để làm Mẫu phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ tài liệu CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG HỒ SƠ TÀI LIỆU - Họ tên người mượn:………… - Cơ quan phận:…………… - Hình thức mượn: hồ sơ gốc……… Số ký hiệu văn Ngày ban hành văn ……… ……… - Mã số mượn tài liệu:…… CÁN BỘ LƯU TRỮ CHÁNH VĂN PHÒNG Trích yếu ………… NGƯỜI MƯỢN Sau xác nhận vào phiếu yêu cầu cán lưu trữ vào sổ đăng ký mượn tài liệu Mẫu số đăng ký mượn tài liệu Mã số mượn Tên tài liệu Ngày mượn TênChức vụ Ký tên …………… …………… …………… …………… …………… Trong thời gian mượn người mượn mang phòng làm việc phải có trách nhiệm bảo quản giữ tài liệu mượn Sau sử dụng tài liệu người mượn phải trả tài liệu ký nhận trả Mẫu sổ theo dõi mượn, tài liệu Mã số mượn Tên tài liệu Ngày mượn Ngày trả TênChức vụ Ký tên Sổ mượn trả tài liệu cán lưu trữ cần cất giữ bảo quản Cán lưu trữ phải có trách nhiệm ghi chép lại đầy đủ thông tin việc mượn, trả tài liệu kho lưu trữ, thường xuyên quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu, có quyền xử lý vi phạm trình trình khai thác sử dụng tai Nguyễn Ngọc Thọ 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liệu phạm vi quyền hạn Đối với trường hợp đặc biệt cần trình lãnh đạo giải Nhiều tài liệu hồ sơ công ty bị thất lạc nên việc quản lý góp phầnquản lý chặt chẽ công tác lưu trữ bảo quản tai liệu lưu trữ cách hiệu 3.2 Đề xuất công tác lưu trữ 3.2.1 Đổi nhận thức công tác lưu trữ công ty Khi có nhận thức đắn, hiểu rõ tầm quan trọng công tác có phương hướng xây dựng hợp lý, củng cố khắc phục hạn chế làm công tác tốt phục vụ cho việc quản lý, phát triển kinh tế đơn vị.Hiện xã hội tồn số nhìn quan niệm chưa công tác lưu trữ cho công việc nhàm chán không cần cấp làm Đó quan niệm sai lầm hoàn toàn không phù hợp với cách hành Vì mà trước áp lực mới, yêu câu công tác quản lý nhà nước xã hội đòi hỏi công tác lưu trữ phải xem xét toàn diện hơn, tránh nhìn thiếu khách quan phía Có công tác phát huy tốt vai trò Muốn vậy, cần thường xuyên đào tạo cán nhân viên lưu trữ tư tưởng tiến bộ, cần phải khẳng định công việc vừa mang tính khoa học, vừa có logic đòi hỏi người làm lưu trữ cần có tố chất niềm say mê công việc Nếu công ty có tồCn quan niệm sai lầm cho công việc công việc học qua trường lớp làm cần loại bỏ Bởi công việc có đặc trưng riêng Từ lý lẽ khẳng định muốn đổi nhận thức công tác lưu trữ cần coi trọng đến chất lượng đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nhàn nước cần có nhiều sách để đào tạo nên cán lưu trữ giỏi tương lai 3.2.2 Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán lưu trữ Công tác vô quan trọng, điểm qua vai trò tài liệu lưu trữ, vai trò quan trọng việc cải cách hành chính, việc nâng cao Nguyễn Ngọc Thọ 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đời sống xã hội mà doanh nghiệp tài liệu có vai trò quan trọng phát triển công ty Vì việc nâng cao nghiệp vụ cán chuyên môn việc nâng cao hiệu công tác lưu trữ công ty Thực trạng cho thấy Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông thiếu nguồn lực phục vụ cho công tác lưu trữ Cán chuyên trách cho công việc có người dẫn đến tình trạng công việc nhiều mà nguồn nhân lực lại thiếu, người phải chịu nhiều áp lực công việc dễ gây mệt mỏi từ làm giảm khả làm việc cán nhân viên Muốn nâng cao công tác tổ chức xây dựng đội ngũ cán nhân viên tốt chuyên môn nghiệp vụ lãnh đạo công ty cần quan tâm đến công tác đào tạo cho cán công ty, đồng thời cần có sách cụ thể tăng lương hoăc có sách đãi ngộ đặc biệt để giữ lai công ty người trẻ tuổi nhiệt huyết có trình độ chuyên môn, tránh tình trạng chảy máu chất xám gây ảnh hưởng đến phát triển công ty Nên tuyển chọn thêm vài nhân viên trẻ làm công tác lưu trữ, ban đầu họ chưa có kinh nghiệm họ phải có bầu nhiệt huyết trình độ chuyên môn, có khả bắt kịp với phát triển thị trường để củng cố thêm vào đội ngũ phụ trách công tác lưu trữ công ty Để nâng cao hiệu làm việc nhân viên công ty, lãnh đạo công ty nên đặt số quy chế nhằm khuyến khích nhân viên làm việc hăng say hơn, đồng thời qua kỳ kiểm tra xem xét tình hình có khen thưởng phù hợp Không cần có buổi họp nhằm nâng cao chuyên môn cán nhân viên hiệu công tác lưu trữ 3.2.3 Tăng cường sở vật chất phương tiện, trang thiết bị công tác lưu trữ công ty Để đánh giá chất lượng, hiệu văn phòng người ta vào nhiều yếu tố có hệ thống trang thiết bị quan, văn phòng thật đại cần có thiết bị tiên tiến đáp ứng yêu cầu công việc Nhìn chung điều kiện sở vật chất Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông đầy đủ số lượng chất lượng Nguyễn Ngọc Thọ 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội số máy lạc hậu, chưa đáp ứng đủ tiêu chuẩn công tác lưu trữ Vì thế, để nâng cao công tác này, lãnh đạo công ty cần đầu tư số trang thiết bị máy hút ẩm để đảm bảo việc lưu trữ tốt Cần trọng tới biện pháp chống ẩm mốc cháy nổ có biện pháp để ngăn chặn phá hoại côn trùng gây hại cho tài liệu cần phải trọng tới việc bảo quản tài liệu Doanh nghiệp nên mua thêm số thuốc trừ mối mọt số côn trùng gián, chuột để bảo quản tài liệu cách tốt Trong kho nên bố trí nhiệt kế ẩm kế để đo so sánh nhiệt độ, độ ẩm kho cho nhiệt độ va độ ẩm kho giữ mức quy định: Với nhiệt độ 180C 220C, độ ẩm tương đối 45%55%, nên sử dụng thêm hóa chất hút ẩm silicagel để chống ẩm cho hộp đựng tài liệu Hệ thống phòng cháy chữa cháy kho cần coi trọng bổ sung thêm chuông báo cháy đặt kho bình xịt cứu hỏa Do tai liệu kho giấy nên công ty nên trang bị kho 02 loại bình cứu hỏa bình bột Tetraclorua cacbon va bình CO2 để đảm bảo không làm hư hại tài liệu đến mức tối đa chữa cháy 3.2.4 Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác lưu trữ Công tác văn thư công tác lưu trữ thực chất hai khái niệm khác lại có mối quan hệ chặt chẽ với Chính vậy, hai công tác gọi thành để mối quan hệ mât thiết chúng Trong hoạt động văn phòng, hai công tác hoạt động bổ sung hỗ trợ cho Nếu công tác văn thư thực hiệu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hoàn thiện từ khâu văn thư giảm tải bớt cho công tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi đỡ thời gian tiền bạc hay công sức Ví dụ công tác lâp hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ tiến hành công tác văn thư cách cẩn thận kỹ lưỡng chuyển sang phận lưu trữ tài liệu không cần phải xếp hay kiểm tra từ tiết kiệm nhiều thời gian đồng thời giảm bớt khâu lưu trữ giúp công tác lưu trữ bớt rườm rà dễ gây nhàm chán Bởi ăn khớp hai yếu tố văn thư lưu trữ mang lại hiệu cao công việc Nguyễn Ngọc Thọ 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Công nghệ thông tin với thành tựu kỳ diệu công nghệ tin học, máy tính công nghệ truyền thông cho công tác văn phòng có thay đổi Đưa người sang kỳ nguyên với trang thiết bị đại Nhưng thực tế công ty chưa khai thác hết giá trị công nghệ thông tin thời kỳ nay, điều gây nhiều hạn chế cho công tác lưu trữ Muốn ứng dụng công nghệ thông tin lãnh đạo công ty nên có máy tính đại đặt phòng lưu trữ Có thể dử dụng phần mềm chuyên dụng cho quản lý để công việc quản lý dễ dàng có trình tự khoa học Việc lưu trữ dùng film, băng từ, đĩa từ… lưu trữ thông tin với trữ lượng lớn hàng triệu lần Do không cần chép, nhân in văn phát hành theo kiểu thủ công qua đường bưu điện trước Bằng cách vừa tìm kiếm thong tin, vừa trao đổi với đối tác thông tin cần thiết, chi phí lúc đầu bỏ lớn lợi ích mà mang lại vô vùng lớn 3.2.6 Tăng cường đôn đốc kiểm tra công tác lưu trữ Lãnh đạo công ty cần quan tâm, sát tình hình hoạt động công tác lưu trữ để động viên kịp thời đội ngũ CBCNV , mà để nâng cao hiệu công việc, tránh tình trạng trì trệ máy hoạt động Phát sai sót kịp thời để nhắc nhở,khắc phục tránh gây hậu nghiêm trọng hay xảy hậu quy trách nhiệm đến người có liên quan tránh tình trạng đùn đẩy trốn tránh trách nhiệm, kiên xừ lý hành vi mắc phải nhiều lần theo quy định Nhà nước Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra công tác lưu trữ phát sáng kiến cách làm hay cán nhân viên để kịp thời động viên, khen thưởng giúp họ hăng say với công việc Nguyễn Ngọc Thọ 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông với tiềm kinh tế người hoàn thiện củng cố bước phát triển Công ty, với đội ngũ Lãnh đạo nhân viên có trình độ chuyên môn giỏi đạo đức nghề nghiệp tốt Tinh thần làm việc động, sáng tạo, cống hiến cho lơi ích chung Công ty Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông tập thể vững mạnh đoàn kết hoạt động theo phương châm “ Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông tỏa sáng đất nước “ Trong khoảng thời gian tìm hiểu thực tế Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông, nhờ giúp đỡ tận tình lãnh đạo Công ty, đặc biệt Chị Nguyễn Thị Kim Anh, em có khoảng thời gian vô hữu ích cho thân để tiếp xúc với công việc thực tế củng cố thêm kiến thực chuyên môn đào tạo suốt thời gian học tập ghế Nhà trường Sau trình tìm hiểu thực tế, em ý thức được: Tìm hiểu kiến thức thực tế nội dung học tập vô cần thiết có ý nghĩa thiết thực việc củng cố chuyên môn, bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ chuẩn bị hành trang tạo điều kiện cho sinh viên có hội va chạm thực tế, củng cố thêm kinh nghiệm chuyên môn, củng cố lòng tin, nhiệt huyết đam mê với nghề để tâm phấn đấu ước vọng nghề nghiệp tương lai Trong thời gian kiến tập em thực số nhiệm vụ hoạt động Hành Văn phòng Ban đầu em ngại ngùng lúng túng thực công việc giao Sau Anh (chị) bảo hướng dẫn em bình tĩnh tự tin Hoàn thành tốt công việc giao Giúp em tạo mối quan hệ tốt Văn phòng Công ty Nâng cao khả ứng xử giao tiếp, có thêm kinh nghiệm thực tiễn lĩnh vực kinh doanh Kết mà em đạt nhờ vào quan tâm giúp đỡ toàn thể Anh ( chị ) Văn phòng Đã cho em học quý giá cung cấp cho em thông tin tài liệu để em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày… tháng… năm 2016 Sinh viên Nguyễn Ngọc Thọ Nguyễn Ngọc Thọ 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Nguyễn Ngọc Thọ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIẾM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT CÁC ĐỘI XÂY LẮP PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN CÁC CÔNG TY CON BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THUỶ ĐIỆN INTRACOM Nguyễn Ngọc Thọ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THUỶ ĐIỆN CẨM THỦY PHÒNG PHÒNG ĐẦU TƯ ĐẦU TƯ DỰ ÁN DỰ ÁN NHÀ - ĐÔ NHÀ - ĐÔ THỊ SỐ THỊ SỐ CÁC CÔNG TY LIÊN DOANH, LIÊN KẾT BAN CHUẨN BỊ SẢN XUẤT NHÀ MÁY TÀ LƠI PHÒNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN THUỶ ĐIỆN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÀ - ĐÔ THỊ SỐ VĂN BAN QUẢN PHÒNG LÝ TÒA CÔNG TY NHÀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÀ - ĐÔ THỊ SỐ XÍ NGHIỆP VẬN HÀNH ĐIỆN INTRACOM BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ INTRACOM BAN CHỈ HUY CÔNG TRÌNH QUỐC LỘ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Cơ cấu tổ chức Văn phòng TRƯỞNG PHÒNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Nhân sự, tuyển dụng đào tạo LĐTL, BH chế độ sách Nguyễn Ngọc Thọ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH Lễ tân Văn thư, Lưu trữ Quản trị văn phòng TRỢ LÝ TRUYỀN THÔNG Lái xe Truyền thông Lớp: Quản trị Văn phòng K1A HĐQT-GĐ Trợ lý Phiên dịch HOẠT ĐỘNG ĐOÀN THỂ Thư ký HC Đảng, công đoàn, Đoàn niên