Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

LỜI CẢM ƠN 1 A. LỜI MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài: 3 2. Mục tiêu nghiên cứu 3 3. Đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ. 3 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 3 5. Nguồn tài liệu tham khảo. 4 6. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 4 7. Phương pháp nghiên cứu. 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THỒNG 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 6 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 7 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 7 2.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng. 14 Phần II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 34 Chủ đề 3: Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Công ty cổ phần đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông 34 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 34 1.1. Nội dung công tác quản lý lưu trữ 34 1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ 34 1.1.2. Khái niệm về tài liệu lưu trữ 34 1.1.3. Tính chất 34 1.1.4. Nội dung công tác lưu trữ 35 1.2. Các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ 36 1.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ. 36 1.2.2. Xác định giá trị tài liệu. 36 1.2.3. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ. 37 1.2.4. Thống kê tài liệu. 37 1.2.5. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 37 1.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 37 1.2.7. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 37 1.3. Sự cần thiết của công tác lưu trữ. 38 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 40 2.1. Thực trạng công tác lưu trữ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông. 40 2.2. Đánh giá về công tác lưu trữ công ty cổ phần đầu tư xây dự ng hạ tầng và giao thông. 43 2.2.1. Ưu điểm 43 2.2.2. Hạn chế 43 2.2.3. Nguyên nhân. 44 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 45 3.1. Phương hướng nhiệm vụ của lãnh đạo công ty trong thời gian tới. 45 3.2. Đề xuất về công tác lưu trữ. 48 3.2.1. Đổi mới nhận thức về công tác lưu trữ tại công ty. 48 3.2.2. Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ lưu trữ. 49 3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác lưu trữ tại công ty. 49 3.2.4. Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác lưu trữ 50 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. 51 3.2.6. Tăng cường đôn đốc kiểm tra công tác lưu trữ 51 KẾT LUẬN 52

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Nguyễn Ngọc Thọ

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A

KHÓA HỌC (2012 - 2016)

Tên cơ quan: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông

(INTRACOM) Địa chỉ: Đường Phúc Diễn - Bắc Từ Liêm - Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Kim Anh

Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2016

Địa chỉ giao dịch Tầng24 Tòa nhà INTRACOM 2 Đường Phúc Diễn quận Bắc Từ Liêm- Hà Nội

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

A LỜI MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài: 3

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 3

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

5 Nguồn tài liệu tham khảo 4

6 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THỒNG 6

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông 6

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông 7

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 7

2.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng 14

Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 34

Chủ đề 3: Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Công ty cổ phần đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông 34

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 34

1.1 Nội dung công tác quản lý lưu trữ 34

1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ 34

1.1.2 Khái niệm về tài liệu lưu trữ 34

1.1.3 Tính chất 34

1.1.4 Nội dung công tác lưu trữ 35

1.2 Các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ 36

1.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 36

1.2.2 Xác định giá trị tài liệu 36

1.2.3 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 37

1.2.4 Thống kê tài liệu 37

1.2.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 37

1.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 37

1.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 37

1.3 Sự cần thiết của công tác lưu trữ 38

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 40

2.1 Thực trạng công tác lưu trữ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 40

2.2 Đánh giá về công tác lưu trữ công ty cổ phần đầu tư xây dự ng hạ tầng và giao thông 43

2.2.1 Ưu điểm 43

2.2.2 Hạn chế 43

2.2.3 Nguyên nhân 44

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 45

3.1 Phương hướng nhiệm vụ của lãnh đạo công ty trong thời gian tới 45

3.2 Đề xuất về công tác lưu trữ 48

3.2.1 Đổi mới nhận thức về công tác lưu trữ tại công ty 48

3.2.2 Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ lưu trữ 49

3.2.3 Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác lưu trữ tại công ty 49

3.2.4 Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác lưu trữ 50

3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 51

3.2.6 Tăng cường đôn đốc kiểm tra công tác lưu trữ 51

KẾT LUẬN 52 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự

hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trongsuốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Đại học đến nay, em nhậnđược rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Quảntrị văn phòng-Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyếtcủa mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gianhọc tập tại trường.Cùng sự quan tâm tận tình chu đáo của Thầy chủ nhiệm.Chúng em đã tiếp thu được nhiều kiến thức khác nhau về ngành quản trị vănphòng và các kiến thức nền tảng cơ bản từ các môn học trong trường.Và đặcbiệt, trong học kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng em tìm hiểu sự khác biệt với

lý thuyết được học tập với thực tế công việc của người làm công tác hành chínhtại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn Cô Lâm ThuHằng đã có những chia sẻ, dặn dò và hướng dẫn chúng em một cách chi tiếttrong suốt quá trình thực tập ( Từ lúc bắt đầu và kết thúc quá trình thực tập )

Về phía Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông dưới sựquản lý và hướng dẫn tận tình của toàn thể đội ngũ cán bộ, nhân viên trong công

ty Qua đây em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đếnChú: Nguyễn ThanhViệt Chủ tịch HĐQT- Kiêm TGĐ công ty; Chị: Nguyễn Thị Kim Anh – ChánhVăn phòng và các anh chị trong bộ phận Văn phòng Đã quan tâm và hướng dẫn

em quan sát và tìm hiểu toàn bộ hoạt động của Văn phòng trong hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty Đồng thời tạo điều kiện cho em thực hành một sốcông việc cơ bản của công tác quản trị văn phòng Đồng thời các anh chị còncung cấp cho các số liệu cần thiết để phục vụ cho bài báo cáo

Bài thu hoạch này được thực hiện trong suốt quá trình thực tập tại bộ phậnHành chính văn phong công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông.Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoahọc, kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh

khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiếnđóng góp quý báu của Thầy Cô và các bạn học cùng lớp để kiến thức của emtrong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.

Sau cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Quản trị văn phòng

và Thầy giáo chủ nhiệm-Th.s Nguyễn Mạnh Cường thật dồi dào sức khỏe, niềmtin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức chothế hệ mai sau

Trân trọng

Hà Nội, ngày….tháng….năm 2016

Sinh viên thực tập

Nguyễn Ngọc Thọ

kỳ bao cấp Vì thế đòi hỏi nền hành chính nước ta phải nhanh chóng đổi mớitheo định hướng chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả nhằmtạo ra tính cạnh tranh cao Đòi hỏi từng bộ phận của nền hành chính phải cónhững đổi mới nhanh chóng, phù hợp với xu thế của thời đại Trong các cơ quanđơn vị công tác Văn thư-Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảmbảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản, tài liệu Để tìm hiểu

rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác lưu trữ nắm bắt đượcnhững thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện công tác lưu trữ, trong quátrình thực tập tại một công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông

em xin thưc hiện đề tài: “ Tìm hiểu công tác Lưu trữ tại công ty Cổ phần Đầu tưxây dựng hạ tầng và Giao thông”

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu chung của đề tài.

- Nâng cao công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng

và giao thông

2.2 Mục tiêu cụ thể của đề tài.

- Tìm hiểu cở sở lý luận về lưu trữ

- Thực trạng công tác lưu trữ của công ty

- Nhận xét về hoạt động lưu trữ của công ty

3 Đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu:Công tác lưu trữ

- Phạm vi nghiên cứu:công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giaothông.

5 Nguồn tài liệu tham khảo.

- Luật lưu trữ số 01/2001-QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

- Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 nam 1012 về việchướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan

- Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 về việchướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ

 Tạp chí

- Tạp chí văn thư lưu trữ

6 Lịch sử vấn đề nghiên cứu.

-“ Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Vương Đình Quyền

- “nghiên cứu đề xuất giải pháp ứng dụng hiệu quả công nghệ leafcastingtrong công tác tu bổ tài liệu lưu trữ” tác giả ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy

7 Phương pháp nghiên cứu.

 Thứ nhất:Phương pháp quan sát:

Quan sát quá trình thực hiện công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần đầu tưxây dựng hạ tầng và giao thông Để từ đó đánh giá thực trạng mọt cách kháchquan nhất

 Thứ hai: Phương pháp thu thập thông tin:

Phương pháp thu thập thông tin được thực hiện bằng cách: nghiên cứu cáctài liệu sách báo, tạp chí viết về đề tài lưu trữ, nghiên cứu thu thập thông tin các

văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước về việc quy định, hướng dẫn

về công tác lưu trữ

 Thứ ba: Phương pháp Mô tả:

Phương pháp này được thể hiện bằng việc mô tả lại những khâu trong quytrình thực hiện công tác để mọi người hình dung thứ tự công việc cần phải làmtheo quy trình lưu trữ

 Thứ tư: Phương pháp thống kê

 Bố cục của đề tài:

- Thứ nhất: Lý luận chung về công tác lưu trữ

- Thứ hai: Thực trạng của công tác lưu trữ của công ty hiện nay

- Thứ ba: Đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hoàn thiện công tác lưu trữtại công ty hiện nay

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU

TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THỒNG

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.

 Lĩnh vực kinh doanh.

- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:

1- Đầu tư bất động sản

2- Đầu tư dự án thuỷ điện

3- Đầu tư tài chính,

4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện

5- Sản xuất vật liệu xây dựng

6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dândụng,

 Nhiệm vụ và quyền hạn.

Do là công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủyếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với

Nhà nước.

a Chức năng của công ty.

Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tưxây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổngcông ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu

là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty Cácphòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnhvực xây dựng nhưlà:Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự ánkhu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu

Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷđiện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổhợp Y tế Phương Đông.

b Nhiệm vụ, quyềnhạn của công ty.

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địabàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…theo đúng quy định của pháp luật

Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh củamình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng vàGiao thông

( Được đính kèm ở phần phụ lục )

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng

a) Chức năng:

- Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động vàcông tác tổ chức cán bộ của Công ty Thực hiện các chế độ chính sách cho ngườilao động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân

- Là cầu nối công tác từ Ban giám đốc đến các bộ phận, cá nhân vàngược lại

- Là cầu nối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thựchiện cáchính sách Công ty và thu thập phản hồi một cách kịp thời, chính sách

- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng phục hoạt độngSXKD của công ty

- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môitrường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên ngiệp

- Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn,giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quyđịnh của pháp luật này của Phòng ( Ban ) trong qúa trình thực hiện nhiệm vụđược giao

- Giải quyết quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty;Công ty với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty

b)Nhiệm vụ:

 Công tác tổ chức, cán bộ

- Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, cácquy chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng kiệntoàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòngban và các đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phùhợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ xung, sửa đổi những bất hợp lýtrong công tác tổ chức và hoạt động của Công ty

- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp dưới, thay đổi giấy phép kinh doanh;Các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng, nhiệm vụcủa phòng

- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạchSXKD của Công ty

- Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kếhoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn

- Tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động vàtiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụcho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.

- Phổ biến hướng dẫn văn hóa nghiệp vụ, lịch sử hình thành Công ty

- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợpđánh giá công tác nhân sự định kỳ; lập các báo cáo theo quy định

- Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự

- Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí laođộng, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao độngtrong Công ty

- Nghiên cứu soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của Văn phòng

- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao độngsản xuất kinh doanh

- Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chốngtham nhũng tiêu cực, thực hánh tiết kiệm, chống lãng phí

- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tậpthể, đề xuất mức khen thưởng Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tậpthể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật của công ty xem xét quyết định;Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật của Công ty

- Tổ chức công tác lao động trong toàn Công ty

 Công tác lao động tiền lương

- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và

sử dụng lao động, cập nhập và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế

độ chính sách cho người lao động Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chínhsách, chế độ cho người lao động

- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết Hợp động lao động theoquy định của pháp luật

- Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nângbậc lương cho người lao động trình Hội đồng lương phê duyệt

- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra hướng dẫn các đơn vị trực

thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theoquy định của công ty và pháp luật.

- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với ngườilao động theo quy định của Bộ Luật Lao Động về tiền lương, các khoản phụ cấp,các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trợ cấp khác của người laođộng

- Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền lợi chongười lao động

- Thực hiện theo dõi quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định

kỳ cho người lao động

 Công tác quản trị hành chính

- Thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ, quản lý công văn, văn bản củacác đơn vị có liên quan gửi đến, xử lý các văn bản đi đảm bảo thông tin kịp thời,thông suốt

- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảomật, đúng quy định

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty

- Các công việc về lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủtục hành chính cho CBNV trong Công ty

- Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty

- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, có quan hệ giao dịch đến làm việcvới Công ty

- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạoCông ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế

- Công chức Hồ sơ pháp lý Công ty

 Công tác quản trị Văn phòng

- Quản lý Văn phòng và trang thiết bị Văn phòng

- Duy trì hoạt động các trang thiết bị máy móc, trang thiết bị Văn phòngphục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Mua sắm, quản lý,cấp phát trang thiết bị văn phòng, văn phòng theođịnh mức.

- Làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng

- Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí vănphòng

- Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy chữa cháykhối văn phòng Công ty

- Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện nước, dụng

cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho phòng ban

- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty

 Công tác truyền thông

- Làm đầu mối xây dựng chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty

- Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanhnghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty

- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hìnhthành Công ty

- Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các vănbản pháp luật

- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ ( truyền thanh, bản tinnội bộ)

- Phổ biến hướng dẫn chính sách công ty; thu thập, phản ánh đến Banlãnh đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời chính xác

- Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông

 Truyền thông đối ngoại

- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông đối ngoại, quảng

bá hình ảnh thương hiệu, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đếnvới khách hàng

- Thiết lập duy trì được mối quan hệ với các cơ quan truyền thông

- Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, sản phẩm của Công ty chokhách hàng.

- Tổng hợp tin tức báo chí liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty

- Thu thập, quản lý các thông tin của cơ quan truyền thông về Công ty

- Thu thập, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin phản hồi của kháchhàng bên ngoài một cách kịp thời chính xác

 Quản trị thương hiệu

- Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Công ty

- Xây dựng, quản trị trang Web Công ty

- Thiết lập hồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Công ty

 Công tác Đoàn thể

- Là đầu mối giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc tổchức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chứcnăng, nhiệm vụ của mỗi đoàn thể Xây dựng các đoàn thể vững mạnh, quan tâmnâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản xuất kinhdoanh của đơn vị

- Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho cácđoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xâydựng chính quyền Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt cácđợt vận động xã hội

- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng caonhận thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia tổ chứcđoàn thể

 Công tác pháp lý, Công tác ISO

- Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng

- Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn,giải đáp việc vận dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quyphạm pháp luật này của Phòng ( Ban ) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đượcgiao

- Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp.

- Đầu mối trong quá trình kiểm tra ISO

c) Quyền hạn

 Đối với công tác tổ chức, nhân sự

- Chỉ đạo theo ngành dọc về chuyên môn đối với các Công ty con, xínghiệp, Đội xây lắp

- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theoquy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với ngườilao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động

- Thẩm định Điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con

- Thẩm định hồ sơ nhân sự, đề bạc các vị trí quản lý tại các công ty contheo quy định tại Điều lệ của Công ty

 Đối với công tác lao động tiền lương

- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vịkhi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định

- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợphết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốcnhắc nhở

 Đối với công tác Hành chính

- Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền,không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo

- Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạmcác nội quy về giờ giấc làm việc

- Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành

 Đối với công tác Quản trị văn phòng

- Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác vănphòng có giá trị dưới 300.000đ

- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đicông tác

 Đối với công tác Truyền thông

- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổchức sự kiện của Công ty.

d)Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạtầng và Giao thông

( Đính kèm ở phần phụ lục )

2.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả phân công nhiệm

vụ của các vị trí trong văn phòng.

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHÁNH VĂN PHÒNG

- Đánh giá nhận xét và đề xuất thưởng/kỷ luật đối với nhân viên phòng

- Xây dựng phương án bố trí, sắp xếp bộ máy quản lý, bộ máy SXKDcủa phòng

- Công tác đào tào, bồi dưỡng cán bộ, đầu tư tri thức, phát triển nhân lực.Xây dựng vững mạnh đội ngũ CBNV của phòng phù hợp với yêu cầu sảnxuất kinh doanh

- Cập nhập các văn bản Luật, Nghị định, Thông tư… liên quan đến côngtác chuyên môn

Công tác tổ chức, cán bộ

 Xây dựng Điều lệ về tổ chúcw hoạt động của Công ty, các quy chế hoạtđộng, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng , kiên toàn vàphát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban vàđơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp vớinhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ xung, sửa đổi những bất hợp lý trongcông tác tổ chức và hoạt động Công ty.

Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp dưới, thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của phòng

 Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kếhoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn

 Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động

và tiếp nhân sự vào vị trí phù hợp

 Tổ chức giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợpđánh giá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định

Công tác lao động tiền lương

 Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và

sử dụng lao động, cập nhập và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đếnchế độ chính sách cho người lao động

 Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy địnhcủa pháp luật

 Tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng bậc lươngcho người lao động trình Hội động lương phê duyệt

Công tác quản trị hành chính

 Chỉ đạo giám sát và đôn đốc công tác văn thư, lưu trữ, quản lý côngvăn đi, công văn đến, quản lý con dấu

 Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty

 Chỉ đạo, giám sát và đôn đốc công tác lễ tân

 Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp ý kiến giúp Ban lãnh đạo Công

ty bổ xung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.

 Giải quyết các thủ tục hành chính, duy trì hoạt động các trang thiết bịmáy móc, trang thiết bị văn phòng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty

Công tác truyền thông

Tổ chức chỉ đạo các sự kiện quan trọng của công ty, các cuộc họp, tiếpkhách và các buổi sinh hoạt tập thể của CBNV Công ty

 Là đầu mối xây dựng chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty

 Công tác đoàn thể

 Là đầu mối giúp cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các tổchức đoàn thể quần chúng trong trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúngchức năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể Xây dựng các đoàn thể vứngmạnh, quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được côngtác sản xuất kinh doanh của đơn vị

Công tác pháp chế, ISO

 Chủ trì kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng; Cập nhập, tuyêntruyển, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng cácvăn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy phạm pháp luật này củaPhòng ( Ban ) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao

2 Quyền hạn

Đối với công tác tổ chức, cán bộ

 Chỉ đạo ngành dọc về chuyên môn đối với các Công ty con, Xí nghiệp,Đội xây lắp

 Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theoquy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với ngườilao động và những vấn đề liên công tác tổ chức lao động

 Thẩm định Điều lệ và tổ chức hoạt động của các Công ty con

 Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty con

theo quy định tại Điều lệ công ty.

Đối với công tác lao động tiền lương

 Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vịtrực thuộc khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định

 Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợphết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốcnhắc nhơ

Đối với công tác hành chính

 Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền,không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo

 Ký ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạmcác nội quy về giờ giấc làm việc

 Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành

Đối với công tác quản trị văn phòng

 Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác vănphòng có giá trị dưới 300.000đ

 Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho CBNV đicông tác

Đối với công tác truyền thông

 Điều đông, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổchức các sự kiện của công ty

3 Tiêu chuẩn

 Chuyên ngành đào tạo

 Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành luật, quản trị nhân sự, hànhchính Nếu tốt nghiệp các chuyên ngành khác thì phải trải qua các lớp đào tạo

vể nghiệp vụ tổ chức, lao động tiền lương, hành chính

 Yêu cầu kinh nghiệm

 Có kinh nghiệm 3 năm trở nên tại vị trí quản lý tương đương

 Kỹ năng mềm

 Kỹ năng lập kế hoạch

 Kỹ năng giao tiếp

 Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm]

 Kỹ năng tổng hợp

 Kỹ năng xủ lý tình huống

 Kiến thức khác

 Tiếng anh trình độ B trở lên

 Trình độ tin học sử dụng thành thạo các phần mềm Tin học quản lýVăn phòng

 Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp

 Trung thực

 Tận tụy

 Có tinh thần trách nhiệm cao

 Chuyên nghiệp và năng động

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN VĂN THƯ – LƯU TRỮ

Bộ phận: Văn phòng

Chức danh: Nhân viên

Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám Đốc công ty và Chánh Văn phòng

- Phân loại văn bản đến, vào phiếu văn bản và trình Chánh Văn phòngcho ý kiến xử lý và chuyển Ban giám đốc Công ty cho ý kiến chỉ đạo

- Dựa vào ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc, nhân bản chuyển tới cácphòng, ban hoặc người có trách nhiệm xử lý công việc

- Khi chuyển văn bản đến các phòng, ban, yêu cầu cán bộ nhân văn bảnvào sổ giao nhận văn bản nội bộ

- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung văn bản đến,

ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty và kết quả xử lý của các phòng ban

 Công văn đi

- Tiếp nhận văn bản trình ký của các phòng, ban chuyên Tổ giúp việcHội đồng quản trị xử lý và chuyển Ban giám đốc ký duyệt

- Sau khi Giám đốc ký văn bản, văn thư vào sổ, photo văn bản theođúng nơi nhận ghi trong văn bản, đóng dấu và trực tiếp chuyển cho các phòng,ban Đối với các văn bản gửi ra ngoài công ty, văn thư có trách nhiệm gửi quađường bưu điện đảm bảo thông tin được kịp thời, thông suốt

- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung các văn bản

đi, gửi văn bản

Công tác lưu trữ và quản trị hành chính.

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Công ty và đơn

vị trực thuộc

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác văn thư lưu trữcủa Công ty

- Chịu trách nhiệm tạm ứng, thanh toán, hoàn tạm ứng các chi phí Vănphòng

- Tổng hợp và thu tiền ăn trưa của cán bộ nhân viên Công ty

- Thanh toán các chi phí: điện thoại, internet, chi phí trà nước, tiếpkhách cho Công ty và Ban giám đốc

- Tổng hợp báo cáo hàng tháng của phòng ban Công ty

- Chấm công hàng ngày, tổng hợp bảng chấm công tháng CBNV khốiVăn phòng Công ty

- Cấp thẻ thang máy, mã code điện thoại, đăng ký vân tây chấm côngcho CBNV mới

- Giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế Công ty ( thời gian làmviệc, mặc đồng phục, đeo thẻ nhân viên ) tổng hớp báo cáo Ban giám đốc Công

ty các trường hợp vi phạm, soạn thảo thông báo nhắc nhở, phê bình

Các công việc khác

- Cập nhập tài liệu pháp luật liên quan đến chuyên môn

- Tham gia xây dựng văn hóa Công ty

- Tìm hiểu nhu cầu, tâm tư tình cảm, đời sống tinh thần của nhân viên

để tham vấn cho Ban Giám đốc những cách tiêp cận phù hợp

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân cồng của Chánh văn phòng

và lãnh đạo công ty

2 Quyền hạn

- Chủ động đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả làm công việc trongcông tác Văn thư – Lưu trữ

3 Tiêu chuẩn

 Chuyên ngành đào tạo

 Tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên chuyên ngành tin học

 Yêu cầu kinh nghiệm.

 Có kinh nghiệm 3 năm trở nên ( đối với Trung cấp và Cao đẳng ) và 2năm trở nên (đối với Đại học )tại vị trí quản lý tương đương

 Kỹ năng giao tiếp

 Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm]

 Kỹ năng tổng hợp

 Kỹ năng xủ lý tình huống

 Kiến thức khác

 Tiếng anh trình độ B trở lên

 Trình độ tin học sử dụng thành thạo các phần mềm Tin học quản lýVăn phòng

 Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp

 Trung thực

 Tận tụy

 Có tinh thần trách nhiệm cao

 Chuyên nghiệp và năng động

 Đảm bảo bí mật thông tin

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

NHÂN VIÊN LỄ TÂN

Bộ phận: Văn phòng

Chức danh: Nhân viên

Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám Đốc công ty và Chánh Văn phòng

1 Nhiệm vụ

Đón tiếp khách

- Đón tiếp khách, hỏi khách đến liên hệ với CBNV/ bộ phận nào, đã cóhẹn trước chưa và bố trí phòng đón khách

- Liên hệ với CBNV/bộ phận để tiếp khách

- Chuẩn bị nước uống cho khách và người tiếp khách

- Trong trường hợp CBNV/bộ phận cần gặp không có tại văn phòng thìliên hệ với người cần gặp thông báo lại nội dung để bố trí lịch hẹn khác

- Phục vụ nước uống trong quá trình họp

- Kết thúc cuộc họp thu gon phòng họp, cắt các thiết bị điện, máy chiếu

Liên hệ điều xe cho CBNV đi công tác

- Cấp mẫu giấy đề nghị xe đi công tác cho bộ phận yêu cầu

- Nhận và kiểm tra giấy đề nghị xe đi công tác

- Nếu giấy đề nghị xe có đủ nội dung và chữ ký của người yêu cầu xe vàthủ trưởng bộ phận yêu cầu xe thì trình Chánh Văn phòng ký duyệt cấp xe đicông tác

- Liên hệ với bộ phận quản lý xe để cấp xe

- Thông báo bộ phận yêu cầu xe thông tin ( Lái xe, chủng loại xe )

- Cuối mỗi tháng, kết hợp cùng với bộ phận quản lý xe thực hiện đối

chiếu công nợ thuê xe.

- Chuyển bộ phận hành chính làm thủ tục thanh toán với phòng Tàichính kế toán

+ Nếu phong bì còn nguyên vẹn và đúng nơi thì ký nhận văn bản

+ Phân loại nơi nhận: Nếu nơi nhận ghi Công ty thì chuyển cán bộ vănthư xử lý theo quy định, nếu nơi nhận ghi đích danh tên người nhận thì chuyểntrực tiếp cho người nhận

- Chuyển văn bản

+ Nhận văn bản từ các phòng ban khi được yêu cầu gửi văn bản

+ Ghi các nội dung cần thiết lên Bill thư để phục vụ cho việc kiểm traquá trình chuyển thư và đối chiếu công nợ

+ Liên hệ đơn vị chuyển phát nhanh chuyển văn bản

+ Kiểm tra kết quả chuyển giao văn bản

+ Cuối mỗi quý kết hợp với đơn vị chuyển phát nhanh đối chiếu công nợ.+ Làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính Kế toán

Tập hợp phiếu đi công tác hàng ngày của CBNV

- Nhận và kiểm tra nội dung Phiếu đi công tác cuart CBNV

- Hàng tuần tập hợp Phiếu đi công tác chuyển bộ phận giám sát để chấmcông CBNV

Tập hợp và báo suất ăn trưa hàng ngày cho CBNV

- Nhận thông tin đăng ký suất ăn trưa của CBNV, tổng hợp số lượngtheo ngày

- Liên hệ với Lễ tân tòa nhà để đăng ký số lượng suât ăn cho CBNVCông ty

- Trong trường hợp có sự thay đổi suất ăn trưa thông báo lại Lễ tân tòa

nhà trước 9h00 sáng.

- Sau 9h00 sáng không nhận thông tin về thay đổi số suất ăn

- Cuối mỗi tháng, tổng hợp số lượng suất ăn của Công ty và từng CBNVtrong tháng; Đối chiếu số lượng suất ăn với bộ phận bếp

- Chuyển bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán

- Phô tô tài liệu cho Ban lãnh đạo Công ty khi được yêu cầu

- Quản lý trang thiết bị, thu dọn và đảm bảo vệ sinh phòng làm việc củaTổng giám đôc, Phó tổng giám đốc Kế toán trưởng và các Phòng họp của Côngty

- Quản lý và lưu gữi giấy tờ, tì liệu và lập hồ sơ công việc được giao

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng vàLãnh đạo Công ty

2 Quyền hạn

- Chủ trì và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trng công tác

Lễ tân hành chính

3 Tiêu chuẩn

 Chuyên ngành đào tạo

 Tốt nghệp trung cấp trở lên chuyên ngành lễ tân Nếu tốt nghiệpchuyên ngành khác phải trải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về lễ tân

 Yêu cầu kinh nghiệm

 Có kinh nghiệm 1 năm trở lên về vị trí tương đương

 Kỹ năng mềm

 Kỹ năng lập kế hoạch

 Kỹ năng tổ chức quản lý

 Kỹ năng kiểm tra

 Kỹ năng thuyết trình

 Kỹ năng lãnh đạo, điều hành

 Kỹ năng thuyết phục

 Kỹ năng giao tiếp

 Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm]

 Kỹ năng tổng hợp

 Kỹ năng xủ lý tình huống

 Kiến thức khác

 Tiếng anh trình độ B trở lên

 Trình độ tin học sử dụng thành thạo các phần mềm Tin học quản lýVăn phòng

 Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp

 Trung thực

 Tận tụy

 Có tinh thần trách nhiệm cao

 Chuyên nghiệp và năng động

 Nhạy bén trong quan hệ giao tiếp

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN PHÁP CHẾ - ISO

Bộ phận: Văn phòng

Chức danh: Nhân viên