Tìm hiểu về công tác lưu trữ tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông

Tổ chức và hoạt động của văn phòng

- Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và các đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ xung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ chức và hoạt động của Công ty. Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy phạm pháp luật này của Phòng ( Ban ) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. - Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp. - Đầu mối trong quá trình kiểm tra ISO. • Đối với công tác tổ chức, nhân sự. - Chỉ đạo theo ngành dọc về chuyên môn đối với các Công ty con, xí nghiệp, Đội xây lắp. - Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo quy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với người lao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động. - Thẩm định Điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con. - Thẩm định hồ sơ nhân sự, đề bạc các vị trí quản lý tại các công ty con theo quy định tại Điều lệ của Công ty. • Đối với công tác lao động tiền lương. - Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định. - Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợp hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc nhắc nhở. • Đối với công tác Hành chính. - Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền, không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo. - Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm các nội quy về giờ giấc làm việc. - Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành. • Đối với công tác Quản trị văn phòng. - Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đi công tác. • Đối với công tác Truyền thông. - Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ chức sự kiện của Công ty. d)Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.

Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng

- Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm các nội quy về giờ giấc làm việc. - Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành. • Đối với công tác Quản trị văn phòng. - Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đi công tác. • Đối với công tác Truyền thông. - Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ chức sự kiện của Công ty. d)Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. − Xây dựng Điều lệ về tổ chúcw hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng , kiên toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ xung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ chức và hoạt động Công ty. Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy phạm pháp luật này của các phòng, ban trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công việc được giao.

- Nhận hồ sơ, tài liệu và thu thập thông tin có liên quan đến việc khiếu nại, tranh chấp; Phân tích, đánh giá và lập báo cáo sơ bộ tính chất và mực độ vụ việc, khả năng giải quyết ngay sau khi tiếp nhận đơn khiếu nại, khiếu kiện của các tổ chức, cá nhân. - Trên cơ sở thỏa thuận trong trường Hợp đồng thời cung cấp dịc vụ phỏp lý đó được ký kết, thực hiờn việc trao đổi thụng tin, theo dừi, nắm bắt tiến độ thực hiện phương án giải quyết vụ việc do đơn vị tư vấn đề xuất đã được Công ty phê duyệt;.

Phương hướng nhiệm vụ của lãnh đạo công ty trong thời gian tới

Thứ năm: Cần xây dựng nội quy của kho lưu trữ, người muốn sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ công ty phảilà cán bộ công nhân viên trog công ty, có nhu câu chính đáng, phải viết phiếu yêu câu sử dụng phải có xác nhận của người quản lý văn phòng. Cán bộ lưu trữ tiến hành xem xét phiếu yêu câu sử dụng tài liệu nếu hợp lệ cán bộ lưu trữ sẽ ký tên và ghi mã số mượn tai liệu vào phiếu yêu cầu.Phiếu yêu cau sẽ do người sử dụng tài liệu giữ, khi trả tài liệu phải mang theo để làm căn cứ. Cán bộ lưu trữ phải có trách nhiệm ghi chép lại đầy đủ thông tin về việc mượn, trả tài liệu trong kho lưu trữ, thường xuyên quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu, có quyền xử lý các vi phạm trong quá trình trong quá trình khai thác sử dụng tai.

Đề xuất về công tác lưu trữ

Muốn nâng cao công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên tốt hơn về chuyên môn nghiệp vụ lãnh đạo công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác đào tạo cho cán bộ công ty, đồng thời cần có chính sách cụ thể như tăng lương hoăc có những chính sách đãi ngộ đặc biệt để giữ lai công ty những người trẻ tuổi nhiệt huyết và có trình độ chuyên môn, tránh tình trạng chảy máu chất xám gây ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty. Trong kho nên được bố trí một nhiệt kế và một ẩm kế để đo và so sánh nhiệt độ, độ ẩm trong và ngoài kho sao cho nhiệt độ va độ ẩm trong kho luôn giữ ở mức quy định: Với nhiệt độ là 180C và 220C, độ ẩm tương đối là 45%- 55%, nếu có thể nên sử dụng thêm hóa chất hút ẩm bằng silicagel để chống ẩm cho hộp đựng tài liệu. Ví dụ như công tác lâp hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ đã được tiến hành ở công tác văn thư một cách cẩn thận và kỹ lưỡng khi được chuyển sang bộ phận lưu trữ tài liệu sẽ không cần phải sắp xếp hay kiểm tra từ đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian đồng thời giảm bớt được các khâu trong lưu trữ giúp công tác lưu trữ bớt rườm rà dễ gây nhàm chán.