Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục đề tài 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 5 1.1.1. Chức năng của Công ty 6 1.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn của Công ty 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty CP INTRACOM 7 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 9 1.2.1. Tổ chức hoạt động của văn phòng 9 1.2.1.1. Chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần 9 1.2.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 10 1.2.1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập 12 1.2.1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 13 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 15 1.2.3. Mô tả phân công nhiệm vụ, vị trí văn phòng 21 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 36 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TÂNG VÀ GIAO THÔNG 36 2.1. Tổ chức và điều hành công tác văn thư 36 2.1.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo công tác văn thư 36 2.1.2. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của công ty 37 2.2. Mô hình tổ chức công tác văn thư 37 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty 38 2.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 38 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 38 2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty 39 2.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 39 2.4.1. Quy trình xử lý văn bản đi 39 2.4.2. Quy trình xử lý văn bản đến 40 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 41 2.6. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 42 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 3.1. Đánh giá chung 51 3.1.1. Ưu điểm 51 3.1.2. Hạn chế 51 3.1.3. Nguyên nhân 51 3.2. Đề xuất kiến nghị 52 3.2.1. Nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng của công tác Văn thư 52 3.2.2. Nâng cao trình độ cán bộ vào công tác Văn thư 52 3.2.3. Tăng cường thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh công tác Văn thư 53 3.2.4. Nâng cao chế độ chính sách đãi ngộ với cán bộ làm công tác văn thư 53 3.2.5. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư 54 3.2.6. Đẩy mạnh đáp ứng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư 54 PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục đề tài 4

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 5

1.1.1 Chức năng của Công ty 6

1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn của Công ty 6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP INTRACOM 7

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 9

1.2.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng 9

1.2.1.1 Chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần 9

1.2.1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 10

1.2.1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập 12

1.2.1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: .13 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 15

1.2.3 Mô tả phân công nhiệm vụ, vị trí văn phòng 21

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ .36 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TÂNG VÀ GIAO THÔNG 36

2.1 Tổ chức và điều hành công tác văn thư 36

2.1.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo công tác văn thư 36 2.1.2 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của công ty 37

2.2 Mô hình tổ chức công tác văn thư 37

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty 38

2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 38

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 38

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty 39

2.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 39

2.4.1 Quy trình xử lý văn bản đi 39

2.4.2 Quy trình xử lý văn bản đến 40

2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 41

2.6 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 42

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51

3.1 Đánh giá chung 51

3.1.1 Ưu điểm 51

3.1.2 Hạn chế 51

3.1.3 Nguyên nhân 51

3.2 Đề xuất kiến nghị 52

3.2.1 Nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng của công tác Văn thư 52

3.2.2 Nâng cao trình độ cán bộ vào công tác Văn thư 52

3.2.3 Tăng cường thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh công tác Văn thư 53

3.2.4 Nâng cao chế độ chính sách đãi ngộ với cán bộ làm công tác văn thư 53

3.2.5 Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư 54 3.2.6 Đẩy mạnh đáp ứng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư54

PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Đối với các sinh viên năm cuối ở các trường đại học, sau khi đã hoànthành các bộ môn đại cương cũng như chuyên ngành thì sẽ có 2 tháng để tiếnhành thực tập tốt nghiệp Với phương châm học đi đôi với hành, lý luận gắn vớithực tiễn, nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quátrình tổ chức và thực hiện những hoạt động quản lý và điều hành

Trên cơ sở đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viênnăm cuối đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị giúp sinh viên củng cố bổ sungnhững kiến thức lý thuyết đã được học trên lớp Bồi dưỡng cho sinh viên lòngyêu nghề, tinh thần phục vụ, năng lực độc lập để họ nhanh chóng trở thànhnhững người lao động mới phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng đất nước

Có đi vào thực tế mới biết bài học trên lớp là vô giá, bằng những kiến thức đãhọc trong nhà trường về môn học và có điều kiện cọ sát và làm quen dần vớicông tác Văn phòng trong thực tế giúp tôi rèn luyện được kỹ năng và kiến thứccho mình

Được sự đồng ý của Lãnh đạo công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng vàgiao thông và được sự giúp đỡ của mọi người trong công ty đặc biệt được sự chỉbảo tận tình của quản lý văn phòng: Chị Nguyễn Thị Kim Anh cùng các anh chịtrong công ty đã điều kiện tốt cho tôi trong quá trình thực tập này

Lời cảm ơn đầu tiên, tôi gửi tới quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng –Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tận tâm giảng dạy, hướng dẫn nhiệt tình, traudồi cho tôi những kiến thức và kinh nghiệm vô cùng bổ ích, đặc biệt Giảng viênhướng dẫn Lâm Thị Thu Hằng đã tạo điều kiện và hướng dẫn để tôi có thể hoànthành được quá trình thực tập này; cũng như các anh chị làm việc tại Văn phòngCông ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đã cho tôi cọ sát, làmquen với môi trường sau này mình sẽ phục vụ

Kết thúc quá trình thực tập với nhiều cảm xúc còn ngưng đọng, nhìn vàothực tế giúp tôi hiểu biết sâu sắc hơn về nghề, cảm thấy yêu nghề, yêu công việccủa mình sau này hơn Xin kính Chúc ban lãnh đạo, các anh chị, cán bộ công nhânviên trong công ty, cùng thầy, cô giáo nhiều sức khỏe, may mắn và thành công

Dưới đây là bài Báo cáo thực tập của tôi, trong nội dung không thể tránhkhỏi những sai sót, nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, đam mê tìm tòi họchỏi, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của quý thầy cô, để bài Báo cáođược chính xác và hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 11 tháng 3 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Quỳnh Châu

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh chóng vàmanh mẽ của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức vớinhững quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú Mỗi

cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạtđộng riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp tổ chức

Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quantrọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân ,giữa doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rấtlớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệpsản xuất kinh doanh Bởi mọi văn bản giây tờ đều được tập trung vào đầu mối là

bộ phận văn thư – lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả Có thể nói rằngcông tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt đượctình hình hoạt động của cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo đầy đủ,chính xác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa rađược những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp

Để hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác vănthư, trong quá trình thực tâp tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng vàgiao thông em chọn chuyên đề : “ Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại công

ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông” cho bài báo cáo thực tập tốtnghiệp

2 Mục tiêu của đề tài

Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tưxây dựng hạ tầng và giao thông

Khảo sát thực tiễn, nhận xét và đánh giá công tác Văn thư tại công tyGiải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư tại công ty

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng:

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ

phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòngCông ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công ty cổ phần đầu tư xây dựng

hạ tầng và giao thông

- Công tác văn thư văn phòng Công ty

- Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư xâydựng hạ tầng và giao thông

Phạm vi: Nghiên cứu tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại công ty cổphần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Các văn bản tài liệu, hướng dẫn về công tác văn thư tại công ty

Các đề tài báo cáo, luận văn trên internet

Các văn bản quy định của nhà nước về công tác văn thư:

-Thông Tư 01/2011/TT-BNV Về việc hưỡng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính, ngày 19 tháng 1 nămm 2011

- Nghị định 09/ 2010/ NĐ – CP Về việc sửa đổi bổ xung 1 số điều củaNghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ vềCông tác văn thư

- Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ

về công tác văn thư

Sách: Nghiệp vụ công tác văn thư – NXB Giao thông vận tải

Một số báo cáo thực tập đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất giải phápgóp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhànước và một số trường Đại học như: - “ Tìm hiểu về công tác văn thư Bộ laođộng – Thương binh và xã hội- Thực trạng và giải pháp” – Sinh viên NguyễnVăn Đông – Lớp CĐLTVT- LTK1

- “ Hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại Văn phòng trường Đại họcBách khoa Hà Nội” – Sinh viên Điinh Thị Hoài

Và một số đề tài nghiên cứu khác

Tuy nhiên, cho đến năm 2015 chưa có đề tài nào nghiên cứu đầy đủ toàndiện về công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giaothông

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài báo cáo này, ngoài các phương pháp chung được ápdụng như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài còn sử dụngcác phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra, khảo sát:

- Được áp dụng trong khảo sát công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu

tư xây dựng hạ tầng và giao thông

- Phương pháp phỏng vấn đối tượng:

Được áp dụng để phỏng vấn cán bộ công nhân viên tại văn phòng công ty

cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng va giao thông

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan

- Được áp dụng đề tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan vàngoài cơ quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánhgiá, nhìn nhận một cách khách quan về công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu

tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Công

ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

7 Bố cục đề tài

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của công ty cổ phần đầu tư xây dựng

hạ tầng và giao thông

Phần II: Chuyên đề thực tập: Tìm hiểu về công tác tổ văn thư tại công ty

cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU

TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

* Lĩnh vực kinh doanh

- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:

1- Đầu tư bất động sản

2- Đầu tư dự án thuỷ điện

3- Đầu tư tài chính,

4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện

5- Sản xuất vật liệu xây dựng

6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dândụng

* Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (viết tắt làINTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà

Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002

Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UBngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số:

0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006

Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viênINTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày cànglớn mạnh Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tớimục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự

án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất – kinhdoanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dặnkinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu Văn

phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán – Trung Văn, Dự án khu văn phòng nhà

ở bán – Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xãhội – Phũ Diễn, Dự án thủy điện Nậm Pung, Dự án thủy điện Tà Lơi 3, Dự ánthủy điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án tổ hợp y tế PhươngĐông…

INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực xây dựng như:Bằng khen của Bộ Xây duengj; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009

Mong muốn đem lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc, hanh phúc”nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹthuật Chính vì lẽ đó thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trongthị trường cạnh tranh của ngành xây dựng

1.1.1 Chức năng của Công ty

Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tưxây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổngcông ty Đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, đứng đầu

là Tổng Giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty Cácphòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnhvực xây dựng nhưlà:Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự ánkhu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – CầuDiễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷđiện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổhợp Y tế Phương Đông

1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn của Công ty

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa

bàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…theo đúng quy định của pháp luật

Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh củamình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP INTRACOM

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:

Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty Chế độ quản lýcông ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sảnxuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại

và có hiệu quả sử dụng vốn

Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản

lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…

Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng cácchương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở cácphòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,…

Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,

vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách

Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyệntuyển chọn nhân sự toàn công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chínhsách về nhân sự

Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty

Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện

kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thựchiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược

tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.

Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thicông, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết

bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chấtlượng sản phẩm

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụphát sinh hàng ngày của công ty Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuấtnhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh thanh toán vớikhách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ cấuvốn

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công cáccông trình

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có cácchức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh đượctình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty CPĐTXD Intracom ( Phụ lục I)

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

1.2.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng

1.2.1.1 Chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần

Đối với văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông(Intracom)việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức quan trọng Chứcnăng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng và lãnh đạo

cơ quan Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham mưu cholãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan Để có thể tham mưu cho lãnh đạo cơquan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thôngtin về những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữatổng hợp và tham mưu

Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện cácviệc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ laođộng, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sựtheo luật và quy chế công ty Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấpthông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của côngty

Giúp Công ty thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham giasoạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công

Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vịkhác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bảncác cuộc họp đó Văn phòng luôn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo công ty trongviệc xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phương hướng phát triển công ty

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty, đơn

vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng caohiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức trong hoạt động của các cơ quan tổ chứcchức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với văn phòngnói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung Chức năng hậu cần là hình thức biểuhiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị, với chức năng này

văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường củamọi cơ quan tổ chức Muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có cácphương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết các yếu tố đó cần có bàn taycan thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của

cơ quan đơn vị

Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặt chẽvới nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hànhcủa thủ trưởng cơ quan Công tác văn phòng tại công ty được thực hiện mộtcách nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình

*Ví dụ tình huống cụ thể: Tổng giám đốc Công ty thực hiện các biện

pháp nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên

Văn phòng chịu trách nhiệm thu thập phân tích và tổng hợp thông tin vềđời sống cán bộ công nhân viên trong công ty rồi cung cấp cho Giám đốc

Văn phòng tham mưu cho giám đốc về chính sách tiền lương, chế độ phụcấp cho cán bộ công nhân viên và nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn chocán bộ

Văn phòng giúp việc cho Tổng giám đốc về việc cải thiện thu nhập, vậtchất và điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong công ty

Để từ đó giúp cho Tổng giám đốc thực hiện các biện pháp nâng cao đờisống cán bộ công nhân viên

1.2.1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan

Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ Việc xây dựngchương trình công tác có một ý nghĩa hết sức quan trọng thể hiện phong cáchlàm việc khoa học của bộ máy quản lý trong công ty

Chương trình công tác thường kỳ bao gồm: chương trình công tác tácTuần, Tháng, Quý, Năm

Xây dựng công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ

đạo của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, văn phòng công ty xây dựng

chương trình công tác tuần sau của Công ty, trình Tổng giám đốc quyết địnhchậm nhất vào chiều thứ 6 tuần trước và thông báo cụ thể cho các phòng, cánhân liên quan để biết và thực hiện.

Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình công

tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việccần bổ sung, điều chỉnh trong tháng chậm nhất và 25 hàng tháng, văn phòngtrình Tổng giám đốc phê duyệt chương trình công tác tháng của Công ty, gửi cácphòng ban được biết để triển khai thực hiện

Chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công tác nămđược quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnhcần giải quyết trong quý chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, văn phòng

có trách nhiệm trình Tông giám đốc phê duyệt chương trình công tác quý saucủa công ty, gửi các phòng ban biết và triển khai thực hiện

Chương trình công tác năm: của công ty gồm những nhiệm vụ, giải phápcủa công ty trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, chế độ, kế hoạch thuộcphạm vi quyết định, phê duyệt của công ty Sau 7 ngày làm việc kể từ ngày nhậnđược bản dự thảo cơ quan phải có ý kiến trả lời

Sau khi kế hoạch thông qua, văn phòng trình Tổng giám đốc duyệt, gửithành viên trong ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chuyên môn để biết thựchiện

Ưu điểm: Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Tổng giám đốc

điều hành công việc của công ty được thống nhất, không chồng chéo, khôngmâu thuẫn trong lãnh đạo và chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạotrong công ty

Công tác này đã được sơ đồ hóa thành một quy trình chuẩn hóa đầy đủ vàhợp lý

Hạn chế: Tuy nhiên chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan vẫn

chưa sắp xếp công việc một cách khoa học

Vẫn còn bỏ xót một số công việc và không đúng lịch trình

( Sơ đồ phụ lục số IV)

1.2.1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập

Công tác tổ chức 1 hội nghị, hội thảo:

Bước 1:

a Xác định và thống nhất chủ đề của hội nghị, hội thảo

b Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo:

+ Chương trình hội nghị, hội thảo

+ Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính để khai mạc, bế mạc hội nghị, hộithảo

+ Đăng ký phòng tổ chức hội nghị, hội thảo

 Chuẩn bị và tổ chức hội nghị:

+ Chuẩn bị:

- Truyền thông cho sự kiện

- Xác định ngày tháng năm và thời gian diễn ra hội nghị, hội thảo

- In ấn tài liệu

- Phát hành thư mời tham dự

- Chuẩn bị hội trường, hệ thống âm thanh, khẩu hiệu, máy móc và trangthiết bị hỗ trợ …

- Đặt chỗ ăn uống, bố trí chỗ nghỉ ngơi qua đêm cho những người thamgia (nếu có chương trình dài ngày)

+ Tổ chức hội nghị:

- Đón tiếp đại biểu

- Phát tài liệu

- Điều khiển và dẫn chương trình hội nghị.

c Kết thúc hội nghị:

- Ghi biên bản hội nghị

- Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo của hội nghị

- Thông qua các nghị quyết, diễn văn tổng kết của chủ tọa, kết luận vấn

đề, kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết

Bước 2: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo:

- Đánh giá thông tin, nội dung của hội nghị, hội thảo

- Kiến nghị của các tổ chức đơn vị dự hội thảo, hội nghị gửi về đóng gópvào nội dung chương trình hội nghị, hội thảo

Bước 3: Đánh giá hiệu quả của công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo.

1.2.1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

cơ quan:

Bước 1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác:

- Xác định mục đích chuyến đi

- Nội dung chuyến đi

- Số lượng người tham gia

- Các địa điểm dừng chân trong chuyến đi

- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyến đi

- Phương tiện đi lại

- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc và đàm tọa …

- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại lịch trình đó là: Lịch trình sắpxếp di chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn

Bước 2 Giải quyết các thủ tục, giấy tờ:

- Giấy giới thiệu đi công tác

- Giấy đi đường

- Giấy phép xuất, nhập cảnh và hộ chiếu (Nếu đi công tác nước ngoài)

- Chứng minh thư nhân dân

- Các giấy tờ tùy thân khác

- Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị, … (danh thiếp)

Bước 3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn:

- Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù hợp

- Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện

- Giá vé tàu xe hay máy bay

- Độ dài quãng đường đi

- Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng

- Liên hệ với các nơi đoàn đi đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làmviệc cho đoàn

Đặc biệt:Đối vớicác đợt đi công tác nước ngoài:

- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xétduyệt và đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho nước đó

- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tạiViệt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba

- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn:

 Tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn

 Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan

 Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo laptop cánhân

 Nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối với laptop

- Chuẩn bị kinh phí:

 Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô, …

 Tiền ăn uống, nghỉ ngơi, sinh hoạt trong suốt chuyến đi

 Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính

 Tiền đóng góp cho hội nghị, hội thảo (nếu cần)

 Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dựphòng …

- Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc ở cơ quan trong thời gian lãnhđạo đi công tác:

 Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt

 Lãnh đạo phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở lại cơ

 Những công việc khác cần thực hiện như: hủy bỏ và lên lại lịch cáccuộc họp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt …

- Kiểm tra chuyến đi vào phút chót:

 Vé máy bay, tàu thủy

 Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên lai nhận đặt chỗ

 Passport, Visa (nếu cần)

 Ngân quỹ cho chuyến đi công tác, thẻ tín dụng, …

 Xác nhận phòng ngừa y tế

 Giấy giới thiệu, giấy đi đường, …

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

* Chức năng của Văn phòng Công ty

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan có chức năngtham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo cho quản lý, điều hành của thủ trưởng cơquan và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động;

- Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và côngtác tổ chức cán bộ của Công ty Thực hiện các chế độ chính sách cho người laođộng về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộtruyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân

- Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận/cá nhân và ngượclại

- Là cầu nối xây dựng ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thựchiện các chính sách của Công ty và thu nhận phản hồi một cách kịp thời, chínhxác

- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt độngSXKD của Công ty

- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trường

và làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp

- Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giảiđáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh

doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy địnhpháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.

- Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty; Công tyvới các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty;

* Nhiệm vụ của Văn phòng Công ty

+ Công tác tổ chức cán bộ:

- Chủ trì việc xây dựng điều lệ và tổ chức hoạt động của Công ty, các quychế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiệntoàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ SXKD, đề xuấtđiều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ chức và hoạtđộng của Công ty

- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinhdoanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của Văn phòng

- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKDcủa Công ty

- Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kếhoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn

- Tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động

và tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụcho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp

- Phổ biến, hướng dẫn văn hóa lao động chuyên nghiệp, lịch sử hình thànhCông ty

- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánhgiá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định

- Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự

- Cung cấp thông tin, tham mưu cho ban Lãnh đạo sử dụng, bố trí laođộng, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao độngtrong Công ty

- Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của Văn phòng.

- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện các phong trào thi đua laođộng sản xuất kinh doanh

- Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chốngtham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tậpthể, đề xuất mức khen thưởng Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tậpthể trình Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật Công ty xem xét quyết định;theo dõi việc kỷ luật khen thưởng của toàn Công ty

- Tổ chức lao động trong toàn Công ty

+ Công tác lao động tiền lương

- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý và

sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản có liên quan đến chế độ,chính sách cho người lao động Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chính sách,chế độ cho người lao động

- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy địnhcủa Pháp luật

- Làm đầu mối tổ chức, đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nânglương cho NLĐ trình Hội đồng lương phê duyệt

- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các dơn vị trựcthuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theoquy định của Công ty và Pháp luật

- Đề xuất Lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với ngườilao động theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp,các chế độ BHXH, BHYT, BHNT và các quyền lợi khác của người lao động

- Xây dựng và hoàn thiện các hạt dộng phúc lợi, đảm bảo quyền lợi chongười lao động

- Thực hiện theo dõi, quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khở định

kỳ cho người lao động

+ Công tác quản trị hành chính

Công tác hành chính

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, văn bản các cơquan đơn vị gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời, thôngsuốt

- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảomật, đúng quy định

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty

- Các công việc Lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ tụchành chính cho CBNV Công ty

- Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty

- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịchb đếnlàm việc tại Công ty

- Theo dõi việc thực hiện các nôi quy, quy định của Công ty về giờ giấc,tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban Lãnh đạoCông ty bổ sung sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế

- Công chứng hồ sơ pháp lý Công ty

+ Công tác Quản trị Văn phòng

- Quản lý Văn phòng và trang thiết bị Văn phòng

- Duy trì hoạt động các thiết bị máy móc, trang thiết bị văn phòng phục vụhoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Mua sắm, quản lý, cấp trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm theođịnh mức

- Làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng

- Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí vănphòng

- Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy, chữa cháykhối văn phòng Công ty

- Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện, nước, dụng

cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho các phòng ban

- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty.

+ Công tác truyền thông

Truyền thông nội bộ

- Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan đến hoạtđộng sản xuất, kinh doanh của Công ty

- Phối hợp với các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanhnghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty

- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hìnhthành Công ty

- Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến hướng dẫn các vănbản pháp luật

- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ

- Phổ biến, hướng dẫn chisng sách Công ty; thu nhận, phản ánh đến BanLãnh đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời, chính xác

- Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông

Truyền thông đối ngoại

- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông đối ngoại, quảng báhình ảnh thương hiệu, các hoạt động sản xuất kinh doánh của Công ty đến vớikhách hàng

- Thiết lập, duy trì được mối quan hệ với các cơ quan truyền thông

- Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, sản phẩm của Công ty chokhách hàng

- Tổng hợp tin tức báo chí liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty

- Thu thập, quản lý các thông tin của cơ quan truyền thông viết về Công ty

- Thu nhận, phản ánh đến Ban Lãnh đạo các thông tin phản hồi của kháchhàng ở bên ngoài một cách kịp thời, chính xác

Quản trị thương hiệu

- Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty

- Xây dựng, quản trị trang web công ty

- Thiết lập hồ sơ năng lực, phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của côngty.

- Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho cácđoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng chính quyền.Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt các đợt vận động xãhội

- Tổ chức hình thức tuyên truyền, vận động, bòi dưỡng, nâng cao nhậnthức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chức đoànthể

+ Công tác pháp lý, công tác ISO

- Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng;

- Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giảiđáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy địnhpháp luật của phòng ban trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao

- Giải quyết, khiếu nại, tranh chấp

- Đầu mối trong quá trình kiểm soát ISO

* Quyền hạn

+ Đối với công tác tổ chức nhân sự

- Chỉ đạo theo ngành dọc về chuyên môn đối với Công ty con, Xí nghiệp,Đội xây lắp

- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theoquy định, tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chsnh sách đời sống đối với ngườilao động và những vấn đề liên quan đến tổ chức hoạt động

- Thẩm định điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con.

- Thẩm định hồ sơ nhân sự, đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty contheo quy định tại Điều lệ Công ty

+ Đối với công tác lao động tiền lương

- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vịtrực thuộc khi không có đầy dủ thủ tục cần thiết theo quy định

- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợphết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốcnhắc nhở

+ Đối với công tác hành chính

- Không đóng dấu đối với các văn bản ký thẩm quyền, không đảm bảo thểthức, không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của bộ phận soạn thảo

- Ký, ban hành các thông báo, kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạmcác nội quy về giờ giấc làm việc

- Ký sao y bản chính các văn bản do công ty ban hành

+Đối với công tác Quản trị văn phòng

- Duyệt mua, cấp cho phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn phòng

có giá trị dưới 300.000đ

- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giớ thiệu cho CBNV dicông tác

+ Đối với công tác truyền thông

- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổchức các sự kiện của Công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư xâydựng hạ tầng và giao thông ( Phụ lục II)

1.2.3 Mô tả phân công nhiệm vụ, vị trí văn phòng

* Chánh văn phòng.

Nhiệm vụ: Trưởng phòng là người trực tiếp điều hành và quyết định tất cả

vấn đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh lĩnh vực phòng phụ trách

- Quản lý, điều hành, phân công công việc, giám sát công việc nhân viên

của phòng, đảm bảo hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ phòng.

- Tổ chức thực hiện các quyết định của Ban Giám đốc Công ty giao,những chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước ban hành

- Đánh giá nhận xét và đề xuất thưởng/kỷ luật đối với nhân viên phòng

- Xây dựng phương án bố trí, sắp xếp bộ máy quản lý, bộ máy SXKD củaphòng

- Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, đầu tư tri thức, phát triển nhân lực.Xây dựng vững mạnh đội ngũ CBNV của phòng phù hợp với yêu cầu sản xuấtkinh doanh

- Cập nhật văn bản Luật, Nghị định, Thông tư, liên quan đến công tácchuyên môn

+ Công tác tổ chức cán bộ

- Xây dựng Điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạtđộng, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn, pháttriển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vitrực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụSXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổchức và hoạt động Công ty

- Chủ trì thực hiện các hoạt động cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng kýkinh doanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của phòng

- Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kếhoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn

- Tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động

và tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp

- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánhgiá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định

- Cung cấp thông tin tham mưu cho Ban Lãnh đạo, sử dụng, bố trí laođộng, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao độngtrong công ty

- Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của phòng.

- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tậpthể, đề xuất mức khen thưởng Tập hợp hồ sơ vi phạm lỷ luật của cá nhân và tậpthể trình Hội đồng thi đua khen thưởng và kỷ luật công ty xem xét quyết định

+ Công tác lao động tiền lương

- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý sửdụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế độchính sách cho người lao động

- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy địnhcủa pháp luật

- Tổ chức, đánh giá xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng bậc lương chongười láo động trình Hội đồng lương phê duyệt

- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trựcthuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theoquy định của Công ty và của Pháp luật

- Đề xuất lãnh đạo Công ty xem xét và giải quyết chế độ chính sách đốivới người lao động theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương các khoảnphụ cấp, các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người laođộng

- Ký duyệt bảng lương hàng tháng của các Ban quản lý dự án, các đội xâylắp trực thuộc Công ty

+ Công tác quản trị hành chính

Công tác hành chính

- Chỉ đạo giám sát và đôn đốc công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn

đi, công văn đến, quản lý con dấu

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý lưu trữ Công ty

- Chỉ đạo, giám sát và đôn đốc công tác Lễ tân

- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,tác phong làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban Lãnh đạo Công ty,

bổ sung sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.

Công tác Quản trị Văn phòng

- Giải quyết các thủ tục hành chính, duy trì hoạt động các thiết bị máymóc, trang thiết bị văn phòng phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty

Công tác truyền thông

- Chỉ đạo tổ chức các sự kiện quan trọng của Công ty, các cuộc hội họp,tiếp khách và các buổi sinh hoạt tập thể của CBNV Công ty

- Là đầu mối xây dựng các chương trình, sự kện liên quan đến hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty

- Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanhnghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong công ty

- Chủ trì việc tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp,lịch sử hình thành Công ty

Công tác Đoàn thể

- Là đàu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các

tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chứcnăng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể Xây dựng các đoàn thể vững mạnh,quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sảnxuất kinh doanh của đơn vị.Công ty; Định kỳ kiểm tra việc đánh giá và vận dụngcác quy định pháp luật này của phòng ban trong quá trình thực hiện nhiệm vụđược giao

- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhậnthức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chức Đoànthể

Công tác pháp chế ISO

- Chủ trì kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng; Cập nhật, tuyêntruyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng cácvăn bản pháp luậtliên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;Công ty; Định kỳ kiểm tra việc đánh giá và vận dụng các quy định pháp luật nàycủa phòng ban trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao

- Kiểm tra, đánh giá khả năng cập nhật và áp dụng văn bản pháp luật vàohoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Thẩm định Điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con

- Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các Công ty contheo quy định tại Điều lệ Công ty

Công tác lao động tiền lương

- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vịtrực thuộc khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định

- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợphết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc,nhắc nhở

- Ký sao y ban chính các văn bản do Công ty ban hành

Đối với công tác Quản trị văn phòng

- Duyệt mua, cấp cho phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn phòng

có giá trị dưới 300.000đ

- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giớ thiệu cho CBNV dicông tác

Đối với công tác truyền thông

- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ

chức các sự kiện của Công ty.

* Phó Chánh Văn phòng.

Nhiệm vụ.

+ Công tác tuyển dụng

- Theo dõi tình hình phát triển của Công ty và xác định nhu cầu nhân sự

- Lập kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn, dài hạn

- Lập bản ,mô tả công việc của từng vị trí tuyển dụng nêu rõ các yêu cầu

cụ thể

- Lập bảng thông báo tuyển dụng bao gồm bao gồm cả thiết kế nếu đăngtrên các báo

- Lựa chọn các phương tiện đăng thông báo tuyển dụng

- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm,các trường đại học và các nguồn cung cấp lao động khác

- Trả lời điện thoại, Email tư vấn cho các ứng viên về nội dung tuyểndụng

- Tiếp nhận hồ sơ xin việc, phân loại hồ sơ, lập danh sách các ứng viên dựtuyển cho Hội đồng tuyển dụng

- Gửi thư cảm ơn đến các ứng viên đã tham gia tuyển dụng

- Thông báo kết quả cho ứng viên, gặp gỡ và trao đổi các ứng viên trúngtuyển

- Thương thảo Hợp đồng và ký kết Hợp đồng lao động, soạn thảo cácquyết định tiếp nhận

- Lưu hồ sơ nhân sự

+ Công tác tiếp nhận nhân sự, đánh giá công việc trong và sau khi kết thúc thời gian thử việc

- Hướng dẫn nhân sự mới: vị trí, phòng ban, người phụ trách, các trangthiết bị, phạm vi trách nhiệm,

- Giới thiệu nhân sự mới với các phòng ban; chỉ rõ chức năng của từngphòng ban và phối hợp khi có việc liên quan

- Hướng dẫn các thủ tục hành chính cho nhân sự mới

- Tổng hợp báo cáo công việc của nhân sự mới, tổ chức họp, đánh giánhận xét công việc nhân sự mới thực hiện trong thời gian thử việc.

- Lưu hồ sơ nhân sự

+ Công tác quản lý và đánh giá nhân sự

- Xây dựng quy trình, biểu mẫu đánh giá nhân sự theo định kỳ tháng, quý,năm

- Đánh giá nhân sự theo quy định kỳ tháng, 3 tháng

- Tổng hợp kết quả đánh giá làm cơ sở xét trả lương hàng tháng

- Lập kế hoạch, phối hợp với các bộ phận tổ chức đánh giá nhân sự theođịnh kỳ 6 tháng, năm

- Soạn thảo các quyết định điều động, bổ nhiệm, bãi/miễn nhiệm nhân sựthôi việc hoặc Công ty không ký tiếp HĐLĐ

- Lưu hồ sơ nhân sự

+ Báo cáo công tác nhân sự

- Cập nhật, hoàn thiện thông tin nhân sự

- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân sự

- Quản lý và lưu trữ bảo mật hồ sơ nhân sự, cung cấp thông tin tham mưucho Ban Lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động và cácchế độ chính sách cho người lao động trong Công ty

+ Công tác Đào tạo

- Hoạch định nhu cầu đào tạo đáp ứng sự phát triển của Công ty

- Làm đầu mối phối hợp với các bộ phận xác định nhu cầu đào tạo

- Lập Kế hoạch về công tác đào tạo theo định kỳ tháng, quý, năm trìnhlãnh đạo Công ty duyệt

- Lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp; đào tạo nội bộ, đào tạo tại cácđơn vị chuyên nghiệp

- Tìm hiểu và lựa chọn các cơ sở đào tạo tin cậy

- Tổ chức thực hiện công tác đào tạo theo chương trình đã được duyệt

- Đánh giá và kết quả đào tạo

- Cập nhật hồ sơ đào tạo và lưu hồ sơ nhân sự

+ Các công tác khác

- Tham gia xây dựng văn hóa Công ty

- Theo dõi và tổng hợp công tác nhân sự của các đơn vị trực thuộc công ty

- Tham gia biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện các quy định, quy chếquản lý thuộc lĩnh vực tổ chức lao động, đào tạo, tuyển dụng, đánh giá nhân sự

- Cập nhật tài liệu có liên quan đến chuyên môn

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của trưởng phòng vàban lãnh đạo công ty

* Nhân viên Lao động tiền lương, BHXH và các chế độ chính sách – VP03

Nhiệm vụ:

+ Lao động tiền lương và chế độ chính sách cho người lao động

- Phụ trách và thực hiện công tác tiền lương, các chế độ chính sách choCBNV Công ty: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, báo cáo

- Phối hợp với các phòng ban liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vịtrực thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, các chế độchính sách theo quy định

- Theo dõi và tổng hợp công tác tiền lương, các chế độ chính sách của đơn

vị trực thuộc Công ty

- Tham gia biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện các quy định, quychế quản lý thuộc lĩnh vực tiền lương, các chế dộ chính sách

- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác tiền lương, các chế

độ chính sách Công ty

- Làm việc với các đại diện Công đoàn để giải quyết các vấn đề về quan

hệ, quyền lợi của người lao động

+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp

- Hàng tháng rà soát danh sách CBNV tham gia và chấm dứt tham giaBảo hiểm

- Lập danh sách CBNV tham gia, chấm dứt tham gia Bảo hiểm theo mẫu

- Làm việc với cán bộ phụ trách của cơ quan Bảo hiểm xã hội, đối chiếu

danh sách tham gia Bảo hiểm, đối chiếu số tiền phải nộp hàng tháng

- Rà soát, lập danh sách CBNV được hưởng các chế độ Bảo hiểm

* Nhân viên Công tác văn thư

Công văn đi:

- Tiếp nhận văn bản trình ký của các phòng ban chuyển tổ giúp việc Hộiđồng quản trị xử lý và chuyển Ban Giám đốc ký duyệt

- Sauk hi Giám đốc ký văn bản, văn thư vào số, phô tô văn bản theo đúngnơi nhận ghi trong văn bản, đóng dấu và trực tiếp chuyển cho các phòng ban.Đối với các văn bản gửi ra ngoài Công ty, văn thư có trách nhiệm gửi qua đườngbưu điện đảm bảo thông tin được kịp thời thông suốt

- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung các văn bản

đi, nơi gửi văn bản

+ Công tác lưu trữ và quản trị hành chính

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Công ty và đơn

vị trực thuộc

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác văn thư lưu trữ củaCông ty

- Chịu trách nhiệm tạm ứng, thanh toán, hoàn tạm ứng các chi phí vănphòng.

- Tổng hợp và thu tiền ăn trưa của cán bộ nhân viên Công ty

- Thanh toán các chi phí: điện thoại, enternet, chi phí nhà nước, tiếp kháchcho Công ty và Ban Giám đốc

- Giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế Công ty Tổng hợp báo cáoban Công ty các trường hợp vi phạm, soạn thảo thông báo nhắc nhở, phê bình

+ Các công việc khác

- Cập nhật tài liệu có liên quan đến chuyên môn

- Tham gia xây dựng văn hóa Công ty

- Phối hợp cùng bộ phận hành chính, công đoàn chăm lo đời sống tinhthần vật chất của nhân viên như sinh nhật, hiếu, hỉ, vui chơi, giải trí

- Tìm hiểu nhu cầu tâm tư tình cảm, đời sống tinh thần của nhân viên đểtham vấn cho Ban Giám đốc những cách tiếp cận phù hợp

- Đầu mối làm việc với cung cấp hệ thống mạng, theo dõi các hợp đồngđược ký kết

- Đề xuất các giải pháp mua sắm, sửa chữa, thay thế hệ thống mạnginternet, mạng nội bộ, máy tính

Quyền hạn

Chủ động đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trong công tác

* Nhân viên lái xe

+ Phụ trách lái xe cho lãnh đạo

- Lái xe phục vụ Ban Giám đốc Công ty

- Theo dõi tình trạng hoạt động của xe, đảm bảo xe được giao luôn trongtình trạng sẵn sang hoạt động

- Bảo dưỡng xe theo định kỳ

+ Công tác văn phòng

- Phối hợp thư ký Tổng Giám đốc chuẩn bị tài liệu và đồ dùng cần thiếtphục vụ khi Tổng giám đốc đi công tác

- Phục vụ Tổng Giám đốc trong quá trình đi công tác

* Nhân viên lễ tân, quản trị văn phòng

Nhiệm vụ:

Đón tiếp khách

- Đón tiếp khách, hỏi khách đến liên hệ CBNV/bộ phận nào, đã có hẹntrước chưa và bố trí phòng đón khách

- Liên hệ với CBNV/bộ phận để tiếp khách

- Chuẩn bị nước uống cho khách và người tiếp khách

- Tiễn khách

Chuẩn bị các cuộc họp

- Kiểm tra lịch tuần của Ban Giám Đốc và các phòng ban, chủ động bố tríphòng họp

- Chuẩn bị phòng họp, hoàn thành trước thời gian họp 30 phút

- Phục vụ nước uống trong quá trình họp

Giải quyết các thủ tục hành chính cho CBNV

- Cấp giấy mẫu đề nghị xe đi công tác cho bộ phận yêu cầu

- Liên hệ với bộ phận quản lý xe để cấp xe

- Thông báo bộ phận yêu cầu xe thông tin

- Nhận và chuyển phát văn bản

- Nhận văn bản từ các đơn vị gửi đến qua đường bưu điện hoặc gửi trựctiếp.

- Chuyển văn bản

- Tập hợp phiếu đi công tác hàng ngày của CBNV

- Nhận và kiểm tra nội dung Phiếu đi công tác của CBNV

- Hàng tuần tập hợp phiếu đi công tác chuyển bộ phận giám sát để chấmcông CBNV

- Tập hợp và báo xuất ăn trưa hàng ngày cho CBNV

- Phô tô tài liệu của Ban Lãnh đạo Công ty khi được yêu cầu

- Quản lý trang thiết bị, thu dọn và đảm bảo vệ sinh phòng làm việc củaTổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng và các phòng họp củaCông ty

bộ các hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh của Công ty

- Với các hồ sơ, văn bản của các phòng ban lấy ý kiến trước khi trình ký

- Rà soát và phê duyệt toàn bộ nội dung văn bản trước khi phòng ban trìnhlãnh đạo ký

+ Công tác văn bản

- Trực tiếp soạn thảo công văn, Hợp đồng, Biên bản, Quyết định và cácvăn bản khác theo chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc Công ty.

- Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng các phòng ban; các đơn vịthành viên lấy ý kiến

Điều lệ hệ thống chính sách, nội quy, quy chế của Công ty tại các côngtrường

- Chủ trì trong việc soạn thảo điều lệ, hệ thống chính sách, nội quy, quychế của Công ty tại các công trường

- Định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra, rà soát lấy ý kiến góp ý các phòng,khách hàng về việc áp dụng điều lệ, nội quy, quy chế Công ty và đề xuất phương

án trình lãnh đạo xem xét và phê duyệt;

Cập nhật, tuyên truyền các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty

Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp

Chủ trì tổ chức việc giải quyết trong trường hợp công ty tự giải quyếtTranh chấp nội bộ: các cổ đông, người lao động và người sử dụng laođộng

Giữa công ty và với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty

Trong trường hợp thuê đơn vị bên ngoài giải quyết

Trường hợp Công ty thuê đơn vị tư vấn pháp lý giải quyết vụ việc:

Phân tích, đánh giá hồ sơ,chủ trì tổ chức họp nội bộ với các phòng liênquan lấy ý kiến và tổng hợp, thống nhất phương án giải quyết Tổng Giám đốcCông ty

+ Công tác ISO

- Chủ trì trong việc tổ chức xây dựng, triển khai áp dụng quy chuẩn ISO

- Tổ chức, kiểm tra đánh giá việc áp dụng ISO và việc cải tiến ISO

- Đầu mối làm việc với các đơn vị tư vấn, cấp chứng chỉ ISO để lựa vàthực hiện đảm bảo công ty được cấp chứng chỉ ISO theo quy chuẩn 2001:2008

+ Công tác truyền thông

Hợp đồng mua bán căn hộ dự án Intracom2

* Nhân viên truyền thông

Nhiệm vụ

+ Truyền thông nội bộ

- Tổ chức xây dựng và thực hiện các chương trình, sự kiện liên quan đếnhoạt động sản xuất kinh doanh, sự kiện xây dựng văn hóa doanh nghiệp

- Xác định mục đích, quy mô sự kiện

- Thành lập Ban Tổ chức sự kiện

- Phác thảo sơ bộ chương trình của sự kiện

- Căn cứ vào quy mô, tính chất của sự kiện: lập danh sách khách mời,danh sách các cơ quan truyền thông

- Phổ biến kế hoạch tổ chức sự kiện cho CBNV tham gia tổ chức

- Thực hiện chương trình phát thanh nội bộ

- Lập kế hoạch truyền thanh hàng tuần, trình lãnh đạo Công ty phê duyệt

- Chỉnh sửa, tổng hợp thành file âm thanh hoàn chỉnh

- Phát trên hệ thống loa truyền thanh và 8h00 và 13h30 hàng ngày

- Lưu trữ các chương trình đã phát

+ Truyền thông bên ngoài

Quản trị Website Công ty

- Tổng hợp tin tức trong ngành và thông tin trong đơn vị

- Lựa chọn tin tức phù hợp viết bài và biên tập

- Lựa chọn ảnh thích hợp với bài viết, chỉnh sửa ảnh

- Hoàn thiện bài viết

- Trình lãnh đạo Công ty duyệt nội dung

- Cập nhật thông tin lên website

Cung cấp thông tin hình ảnh của công ty cho báo chí

- Lựa chọn thông tin, hình ảnh của Công ty

- Trình Ban lãnh đạo xét duyệt

- Cung cấp cho các cơ quan báo chí

- Kiểm duyệt thông tin lần cuối trước khi quyết định cho đăng tải

- Lưu trữ thông tin, hình ảnh đã đăng

Quản trị thương hiệu:

- Tham gia các chương trình quảng cáo, tài trợ thích hợp để quảng bá, giớithiệu về hình ảnh công ty đến công chúng

- Tổ chức, giám sát việc thực hiện các sản phẩm truyền thông giới thiệu

- Góp ý, đề xuất giải pháp liên quan đến công tác truyền thông

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Công ty cổ phần đầu tư xâydựng hạ tầng và giao thông ( xem phụ lục 2)