MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty 5 1.1.2.1. Lĩnh vực kinh doanh 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông 7 1.2.1. Chức năng 7 1.2.2. Cơ cấu tổ chức: 8 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNGVÀ GIAO THÔNG 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 9 2.2.1. Công tác Văn thư 9 2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 9 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi – đến 10 2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công ty 12 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 14 2.2.2 Công tác Lưu trữ 15 2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 16 2.2.2.2. Công tác phân loại tài liệu 16 2.2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 17 2.2.2.4 Công tác tổ chức bảo quản tài liệu 17 2.2.2.5. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 17 2.2.2.6. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 18 Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 19 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 19 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 19 3.2.1. Đánh giá chung 19 3.2.2. Giải pháp 21 3.3. Một số khuyến nghị 23 3.3.1. Đối với Công ty 23 3.3.2. Đối với Khoa Văn thư – lưu trữ 23 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 1.1.1 Lịch sử hình thành .3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty 1.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty .6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông .7 1.2.1 Chức 1.2.2 Cơ cấu tổ chức: Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Công tác Văn thư 2.2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 2.2.1.2 Quản lý văn – đến .10 2.2.1.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công ty .12 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 14 2.2.2 Công tác Lưu trữ 15 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .16 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu 16 2.2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu .17 2.2.2.4 Công tác tổ chức bảo quản tài liệu 17 2.2.2.5 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 17 2.2.2.6 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 18 Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 19 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 19 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư -lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 19 3.2.1 Đánh giá chung 19 3.2.2 Giải pháp 21 3.3 Một số khuyến nghị 23 3.3.1 Đối với Công ty 23 3.3.2 Đối với Khoa Văn thư – lưu trữ 23 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Công tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời cơng tác văn thư – lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý quan, tổ chức Vì làm tốt cơng tác Văn thư – Lưu trữ góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, hiệu Do cán Văn thư – Lưu trữ cần phải nắm rõ kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ như: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý giải văn bản, lập hồ sơ, thu thập bổ sung tài liệu… Với mục đích giúp sinh viên hiểu rõ thực tiễn công tác Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức Tạo hội cho sinh viên chủ động, độc lập trình thực hành, quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ quan đơn vị Được đồng ý lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông phân công Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tơi thực tập Văn phòng Công ty từ ngày 10/01 – 10/3/2017 Được quan tâm đồng chí Phụ trách Văn phòng, bảo tận tình cán nhân viên phòng nỗ lực thân giúp tơi hồn thành tốt đợt thực tập Thơng qua việc nghiên cứu, khảo sát thực hành khâu nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ Công ty giúp hiểu rõ lý thuyết thực hành nghiệp vụ Tuy nhiên qua q trình tơi nhận yếu điểm khâu nghiệp vụ chuyên mơn, thiếu kinh nghiệm q trình thực thao tác nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ, qua giúp tơi khắc phục điểm yếu kiến thức chun mơn Qua xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cán bộ, nhân viên Văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông giúp đỡ dẫn đợt thực tập Vì kiến thức hạn chế nên q trình làm báo cáo chắn nhiều thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường đưa Kính mong Quý Thầy Cô tạo điều kiện giúp đỡ Xin chân thành cảm ơn! Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thơng 1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng quan doanh nghiệp: Công ty: Công ty CP Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng Giao Thông Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations Contruction Joint Stock Company Tên viết tắt: INTRACOM Trụ sở chính: Lơ C2F - Khu cơng nghiệp nhỏ -Quận Cầu giấy - Hà Nội Điện thoại: 04.22403439 Fax: 04.37914112 Email: intracom@fpt.vn Website: www.intracom.com.vn Ngày thành lập: 28/01/2001 Vốn điều lệ: 50.000.000.000 Đồng ( Năm mươi tỷ đồng) Tổng số cán bộ, công nhân viên: 253 người Trong đó: người đạt trình độ thạc sỹ, 143 người kỹ sư chun mơn, 42 người trình độ cử nhân 65 người trình độ cao đẳng, trung cấp Q trình phát triển: Cơng ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông (INTRACOM) tiền thân Công ty đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng thị 100% vốn Nhà nước Chính thức hoạt động theo mơ hình Cơng ty cổ phần từ năm 2002 Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo cán công nhân viên INTRACOM bước khắc phục khó khăn, xây dựng cơng ty ngày lớn mạnh Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với lĩnh vực hoạt động đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện sản xuất vật liệu xây dựng… Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh nghiệm thực nhiều cơng trình, dự án như: - Dự án khu văn phòng, dịch vụ cơng cộng nhà bán - Trung Văn - Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, - Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, - Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, - Dự án thuỷ điện Nậm Pung, - Dự án thuỷ điện Tà Lơi 1, 2, - Dự án thủy điện Cẩm Thủy, - Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông Mong muốn mang lại cho đối tác, khách hàng “an lạc-hạnh phúc” nên cơng trình INTRACOM ln đáp ứng u cầu kỹ thuật mỹ thuật.Chính lẽ đó, thương hiệu INTRACOM dần khẳng định thị trường cạnh tranh ngành xây dựng Kể từ thành lập đến Công ty đầu tư xây dựng nhiều cơng trình đóng góp đáng kể vào phát triển lĩnh vực Kinh tế, trị, văn hố Thủ nước Công ty bước xây dựng thương hiệu, truyền thống INTRACOM đạt nhiều thành tích lĩnh vực đầu tư xây dựng Bằng khen Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, tặng thưởng nhiều giấy khen, khen Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội quan Bộ ngành khác Nhằm mục tiêu xây dựng phát triển không ngừng, Công ty mở rộng ngành nghề kinh doanh thị trường Đầu tư xây dựng hạ tầng, thuỷ điện, nhà ở, khu công nghiệp, mở rộng quy mô kinh doanh, mở rộng quan hệ liên doanh liên kết với nhiều đơn vị nước để tiếp thu công nghệ tiên tiến chiến lược đưa Công ty trở thành Công ty mạnh lĩnh vực đầu tư Trong q trình hoạt động, Cơng ty thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tạo việc làm đảm bảo đời sống cho người lao động 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty 1.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh bao gồm lĩnh vực chính: 1- Đầu tư bất động sản 2- Đầu tư dự án thuỷ điện 3- Đầu tư tài chính, 4- Đầu tư cơng trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện 5- Sản xuất vật liệu xây dựng 6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thơng, thủy lợi, dân dụng, 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Do công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, thủ tục kinh doanh nghĩa vụ Nhà nước a Chức công ty Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông đơn vị đầu tư xây dựng , kinh doanh bất động sản… Chịu giám sát kiểm tra Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico nhà nước Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu Tổng giám đốc có quyền định vấn đề hoạt động cơng ty Các phòng ban có chức tham mưu, hoạt động công ty thống từ xuống Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh lĩnh vực xây dựng là: Dự án khu văn phòng, dịch vụ cơng cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông b Nhiệm vụ, quyền hạn công ty Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty Công ty chịu trách nhiệm chấp hành văn luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… ngồi cơng ty nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực sách địa bàn Xây dựng kế hoạch thực cơng trình dự án cơng ty Hợp tác với đơn vị để nâng cao chất công trình, an tồn lao động,… theo quy định pháp luật Công ty CP INTRACOM ngày mở rộng lĩnh vực kinh doanh để góp phần phát triển đất nước ngày giàu mạnh văn minh Với triết lý kinh doanh đơn giản đủ để làm nên thành công to lớn 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Căn vào Luật doanh nghiệp Công ty tổ chức sau: Tổng giám đốc: người có tư cách pháp nhân, người huy cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động công ty Chế độ quản lý công ty chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc định phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch tốn cơng tác đối ngoại có hiệu sử dụng vốn Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch dự án hoàn thiện cơng ty,… Văn phòng cơng ty: Tổ chức quản lý nhân tồn cơng ty xây dựng chương trình thi đua, khen thưởng đề bạt khen thưởng thay đổi nhân phòng ban, phận, phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,… Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an tồn lao động, vệ sinh cơng nghiệp, phụ trách tiếp khách Xây dựng bảng chấm công phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện tuyển chọn nhân tồn cơng ty Xây dựng bảng nội quy, đề sách nhân Xây dựng, quản lý văn thuộc thẩm quyền giải cơng ty Có chức tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, đạo thực kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập chiến lược tiếp thị, quảng cáo phương tiện Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm kỹ thuật trình thi cơng, nghiên cứu tìm gia phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám sát q trình thi cơng lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm Phòng tài kế tốn: lập kế hoạch tài theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh công ty hình thức tiền tệ hạch tốn nghiệp vụ phát sinh hàng ngày công ty Thông qua hạch toán khoản thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết kinh doanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, quan thuế đồng thời theo dõi cấu vốn Phòng dự án – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát q trình thi cơng cơng trình Nhìn chung cấu tổ chức cơng ty đơn giản, phòng ban có chức năng, quyền hạn trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Bộ phận Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Cơng ty 1.2.1 Chức - Tiếp nhận, trình, sao, chuyển, lưu cơng văn, giấy tờ Cơ quan Nhà nước, đối tác, khách hàng chuyển đến; phân loại, xếp theo thời gian để thuận tiện tra cứu, tìm kiếm cần thiết ; - Đóng dấu cơng văn đến, cơng văn theo quy định Nhà nước Công ty ; - Chuyển Công văn, thị, định cấp đến quan Nhà nước, đối tác, khách hàng, phòng ban, đơn vị thuộc cá nhân liên quan kịp thời, xác ; - Tổng hợp yêu cầu, kiến nghị phòng ban, đơn vị trực thuộc trình Tổng giám đốc phòng ban liên quan giải ; -Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáo việc thực văn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng ; - Cung cấp tài liệu cho phòng ban, đơn vị trực thuộc liên quan phục vụ công tác sản xuất, kinh doanh theo lệnh Tổng giám đốc; - Lập kế hoạch dự trù mua sắm trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm trình Tổng giám đốc duyệt thực việc mua sắm theo kế hoạch duyệt; - Lập sổ theo dõi trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm theo quy định đồng thời thực việc cấp phát trang thiết bị công cụ, dụng cụ làm việc cho phòng ban cán công nhân viên Công ty theo chế độ tiêu chuẩn, quy định pháp luật Công ty - Thực khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả… 1.2.2 Cơ cấu tổ chức: Hiện có 01 cán Văn thư kiêm nghiệm Lưu trữ 2.2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu Công tác chỉnh lý tài liệu Công ty coi khâu quan trọng lưu trữ Dù quan tâm lãnh đạo công ty công tác chỉnh lý tài liệu chưa diễn thường xun Do tình trạng tài liệu hết hạn bảo quản nhiều kho mà chưa tiến hành tiêu hủy tài liệu, tài liệu bị mục, cũ, mối mọt chưa phục hồi để bảo quản cách tốt nhất, xuất tình trạng tài liệu bị bó gói, chất đống 2.2.2.4 Công tác tổ chức bảo quản tài liệu Hiện tài liệu Công ty bảo quản Kho tầng 21 tầng 24 Tài liệu bảo quản cặp ba dây, cặp file, hòm tơn, giá di động cố định Việc bảo quản tài liệu Công ty không diễn thường xuyên dẫn đến việc nhiều cặp, hộp tài liệu chuyển từ trụ sở cũ bị hỏng, rách Tài liệu cặp hồ sơ chưa dược làm danh mục, chưa đánh số tờ việc không đánh số tờ văn gây nhiều khó khăn cong tác bảo quản tài liệu, dẫn đến việc bị tài liệu Các tài liệu CVD để xuống đất mà chưa có cách bảo quản khác, việc để đĩa VCD xuống đất bị hư hỏng làm thông tin quan trọng cơng ty Cách nắp đặt giá để tài liệu chưa mang tính khoa học, hiệu quả, trạng giá kệ để lung tung khơng nắp đặt tài liệu khơng có chỗ để phải để đất diễn Trong kho chưa trang bị phương tiện kỹ thuật, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như: máy hút bụi, quạt thơng gió, bình phòng cháy chữa cháy có cố cháy nổ xảy 2.2.2.5 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ khâu quan trong, giúp phát huy giá trị tài liệu, đưa tài liệu đến gần với người khai thác Ngồi giúp cho q trình giải cơng việc nhanh chóng thuận lợi, 17 công việc cuối công tác lưu trữ Các tài liệu lưu trữ Công ty nhiều thường xuyên sử dụng để phục vụ cho nhu cầu tra cứu khai thác lãnh đạo cán bộ, nhân viên công ty Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ giao trực tiếp cho nhân viên văn thư kiêm lưu trữ công ty 2.2.2.6 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện Công ty xây dựng kho lưu trữ tầng 21 tầng 24 Kho tầng 21 với diện tích 35m2 kho tầng 24 diện tích 13m2 Kho tầng 21 để khối tài liệu thuộc phòng ban cơng ty từ năm 2010 trở trước Kho tầng 24 để khối tài tiệu thuộc phòng ban cơng ty từ năm 2011 trờ lại Tài liệu Lưu trữ công ty bao gồm khối tài liệu phòng ban: Văn phòng cơng ty, phòng Kế hoạch-Kỹ thuật, phòng Dự án1, Phòng thủy điện,phòng Kế tốn-tài chính, bao gồm cơng văn, giấy tờ hành chính, vẽ kỹ thuật, thiết bị lưu trữ điện tử đĩa CVD… Cách bố trí giá đựng tài liệu chưa khoa học dẫn đến việc sử dụng diện tích phòng kho khơng hiệu quả, nhiều tài liệu phải đặt đất Tài liệu bảo quản cặp ba dây hộp giấy tốt , vẽ dự án cơng trình bảo quản thùng tôn đặt giá… Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ máy hút bụi, quạt thơng gió, điều hòa, bình phòng cháy chữa cháy chưa trang bị đầy đủ dẫn đến tình trạng tài liệu bị bết dính, nấm mốc bị côn trùng gặm nhấm 18 Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông từ ngày 10/01/2017 đến 10/3/2017, nhận thức tầm quan trọng Công tác Văn thư – Lưu trữ Bản thân nỗ lực, cố gắng thực tốt khâu nghiệp vụ nhằm đem lý luận vào áp dụng thực tiễn nhằm hoàn thiện cơng tác chun mơn Trong tháng thực tập nhờ có giúp đỡ đồng chí Phụ trách văn phòng mà tơi giao thực số công việc sau: - Tiếp nhận văn – đến - Chuyển giao công văn - Sắp xếp lại phiếu thu – chi từ ngân hàng phòng Kế tốn Cơng ty CP Đầu tư xây dựng Hạ Tầng Giao thông - Phân loại xếp vẽ cơng trình thủy điện phòng Đầu tư dự án Thủy điện - Biên mục tài liệu cặp hồ sơ phòng Đầu tư dự án Thủy điện - Cùng nhóm lên phương án chỉnh lý kho lưu trữ tầng 21 Do thời gian thực tập có hạn nên công việc thực hiện, dù chưa thực hành hết tất nghiệp vụ học giúp tơi hiểu rõ phần lý luận cho kinh nghiệm trước bước vào nghề 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư -lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 3.2.1 Đánh giá chung a) Ưu điểm Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông xây dựng, ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ từ giúp cho cán văn thư hiểu 19 rõ nghiệp vụ, cơng việc giải nhanh chóng, hiệu Việc ban hành giải văn tài liệu – đến thực cách chặt chẽ, khoa học lại có tính đảm bảo theo quy định Nhà nước Lãnh đạo cơng ty tồn nhân viên nhận thức tầm quan trọng cơng tác Văn thư – lưu trữ từ có ý thức trách nhiệm việc ban hành, chuyển giao, quản lý công tác văn lập hồ sơ… Cán văn thư người có trình độ chuyên môn đào tạo nên công tác văn thư đảm bảo tốt, thực cách đầy đủ xác Bên cạnh Văn thư Cơng ty ln nhận phối hợp tích cực từ phòng, ban nhân viên khác nên cơng tác trở nên dễ dàng Thiết bị phục vụ cho hoạt động cán văn thư tương đối đầy đủ Cơng ty bố trí kho lưu trữ với diện tích rộng phù hợp thuận tiện cho công tác lưu trữ bảo quản tài liệu Hầu hết tài liệu hình thành q trình sản xuất cơng ty có giá trị đưa tập trung đưa vào kho Lưu trữ b) Hạn chế Dù ban hành số văn công tác Văn thư chưa đầy đủ, Hệ thống văn quy định cơng tác lưu trữ q sơ sài, Cơng ty chưa có quy chế Văn thư – Lưu trữ nên công tác quản lý văn lập hồ sơ chưa thống nhất, chặt chẽ chưa tuân theo quy định cụ thể Cơng ty chưa có phần mềm quản lý văn bản, việc đăng ký, tra tìm tài liệu sử dụng phương pháp thủ công chủ yếu nên gâu thời gian q trình xử lý cơng việc Việc soạn thảo văn đơi gặp phải sai sót phơng chữ, cỡ chữ, thể thức trình bày Cơng tác kiểm tra thể thức văn chưa thực kỹ, chưa cập nhập quy định Nhà nước thể thức văn bản, Hiện Cơng ty có nhân viên phụ trách cơng tác văn thư kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác nhau, khối lượng văn cần xử lý 20 tương đối nhiều, nên cơng việc chưa giải nhanh chóng, kịp thời Tại đơn vị Công ty chưa phân công người phụ trách công tác văn thư dẫn tới thiếu đầu mối liên hệ công việc văn thư đơn vị Cơ sở vật chất tương đối đầy đủ không đồng bộ, hệ thống máy phô tô thường xuyên bị hỏng hóc gây khó khăn cho việc nhân lưu văn Công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo đầy đủ bước quy trình, việc lập Danh mục hồ sơ khâu lập hồ sơ không trọng, dẫn tới việc khó nắm bắt số lượng hồ sơ gây khó khăn cho việc lập,quản lý sử dụng hồ sơ Thời hạn giao nộp hồ sơ không đảm bảo theo thời gian quy định, mà chủ yếu làm theo thói quen chủ yếu, Hồ sơ tài liệu để lộn xộn, hộp hồ sơ chưa đánh số, chưa ghi tên loạichưa phân chia năm gây khó khăn thời gian cho q trình chỉnh lý tra cứu tài liệu Trong tập hồ sơ lưu trữ khơng có tờ kết thúc ghi tóm tắt tình trạng vật lý, danh mục hồ sơ tài liệu chỗ khó đọc văn hồ sơ, khiến người đọc công tác chỉnh lý tài liệu sau gặp nhiều khó khăn làm nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, nghiên cứu Chưa xây dựng cơng cụ tra cứu cơng tác khai thác sử dụng tài liệu khó khăn, Điều kiện bảo quản kho nhiều thiết xót va han chế: khơng có quạt thơng gió, máy đo nhiệt độ độ ẩm, máy hút ẩm… dẫn đến tình trạng số tài liệu bị mối mọt, nhòe chữ… Việc xác định giá trị tài liệu hạn chế làm tốn diện tích, trang thiết bị bảo quản, Hiện cơng ty tồn hai kho đựng tài liệu dẫn đến tình trạng tài liệu hồ sơ khơng tập trung thống 3.2.2 Giải pháp Cần ban hành văn quy định, văn hướng dẫn cơng tác Văn 21 thư – Lưu trữ hồn chỉnh, đầy đủ hơn, Hiện nay, việc phận Văn thư trực thuộc Văn phòng hợp lý Tuy nhiên cần phải có người phụ trách cơng tác Văn thư riêng biệt, tránh tình trạng kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác dẫn tới công việc chồng chéo mà khơng chu tồn cho cơng tác Văn thư, Người làm công tác Văn thư phải bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên ngành trang kiến thức sâu, rộng cơng tác để có khả tham mưu cho lãnh đạo tốt công tác Văn thư, Tổ chức nhân phòng cách hợp lý nhằm phát huy khả cán ( cán văn thư đảm nhiệm việc tiếp nhận chuyển giao văn – đến, quản lý sử dụng dấu,… cán hành đảm nhiệm phục vụ họp, hội nghị, thủ kho…) Ban lãnh đạo, phòng Tổ chức – hành đạo đơn đốc, theo dõi việc lập danh mục hồ hồ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, Văn thư phải tham mưu cho lãnh đạo công ty việc lập danh mục hồ sơ hàng năm, hướng dẫn cán chuyên môn việc lập hồ sơ công việc thu nộp hồ sơ quy định, Công ty cần ban hành nội quy, quy chế sử dụng kho lưu trữ, Công ty cần tuyển nhân viên có chun mơn làm cơng tác Lưu trữ chuyên trách, chịu trách nhiệm thực công tác lưu trữ tài liệu công ty, Công tác thu thập, bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên để tránh tượng tài liệu có giá trị quan trọng khơng bảo quản cách hợp lý, dẫn đến việc bị tài liệu, tài liệu quan trọng bị thất lạc bên ngồi cơng ty, Cơng ty nên thường xun kiểm tra công tác xác định giá trị tài liệu đơn vị, phòng ban mình, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu tiến hành cách tốt Do tài liệu kho lưu trữ chưa bối trí, xếp, bảo quản cách khoa học, Cơng ty nên tổ chức công tác chỉnh lý tài liệu 22 cách định kỳ để tránh tình trạng tồn động nhiều tài liệu hết hạn kho, dẫn đến việc khơng khơng gian để bảo quản tài liệu khác từ phòng ban cơng ty, Đối với tài liệu đĩa VCD cần bảo quản hộp riêng kê nên giá kệ, Cần trang bị đầy đủ trang thiết bị kho như: quạt thơng gió, điều hòa, ẩm kế, nhiệt kế, máy hút bụi, bình chữa cháy nhằm bảo quản tài liệu cách tốt 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Công ty Nhằm công tác Văn thư diễn thuận lợi hiệu Công ty giao trách nhiệm giữ, sử dụng dấu cho cán Văn thư, Hiện Cơng ty có kho lưu trữ tài liệu khơng tập trung, thống mối, cần thống kho lưu trữ thành 1, nhằm tiết kiệm diện tích, trang thiết bị bảo quản quản lý tài liệu cách chặt chẽ, hợp lý, khoa học, Tiến hành xây dựng phần mềm quản lý tài liệu đưa giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý hồ sơ tài liệu Với phần mềm việc quản lý hồ sơ tài liệu trở nên khoa học, chuyên nghiệp xác hơn, Thường xuyên thanh, kiểm tra công tác quản lý văn lập hồ sơ Cơng tác kiểm tra diễn theo định kỳ kiểm tra đột suất, Xây dựng chế tài cụ thể để kịp thời có biện pháp khen thưởng kỷ luật, Cần thay đổi lề lối làm việc cơng ty nói chung văn phòng nói riêng, thực tác phong cơng nghiệp tổ chức công việc Giảm bớt khâu không cần thiết, thủ tục phiền hà, tiết kiệm thời gian công sức cho công ty 3.3.2 Đối với Khoa Văn thư – lưu trữ Qua cáo tơi xin có số khuyến nghị Khoa Văn thư – Lưu trữ: 23 Nhằm cho việc tìm địa điểm thực tập dễ dàng kính mong Khoa thơng báo sớm lịch thực tập giúp sinh viên, Có thể chia thành nhiều đợt thực tập nhằm giúp sinh viên khảo sát, thực tập nhiều quan khác quan Đảng, nhà nước, doanh nghiệp từ nắm vững sâu sắc lý luận 24 KẾT LUẬN Thông qua đợt thực tập giúp hiểu rõ thực tiễn công tác Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức Đây hội khiến chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá, thực hành nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ quan, đơn vị Được đồng ý Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiếp nhận lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông giúp hoàn thành tốt đợt thực tập Tuy thời gian thực tập khơng dài có ý nghĩa lớn tôi, qua trưởng thành nhiều Đây hội giúp quan sát, thực hành thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hố lý thuyết học Có thể nói qua tơi nhận thấy tầm quan trọng cơng tác Văn thư – Lưu trữ không quan trọng quan nhà nước mà doanh nghiệp ngồi, giúp tơi u nghề u ngành học Đợt thực tập diễn thuận lợi, quan sát thực hành khâu nghiệp vụ học cách thuận lợi Bên cạnh tơi trau dồi kỹ mềm, rèn luyện tác phong cán Văn thư Nhân tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho môi trường học tập tốt, giúp nắm kiến thức lớp làm tảng cho đợt thực tập Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông, đặc biệt chị Hoàng Thị Ánh Nguyệt cán nhân viên Văn phòng Cơng ty tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi q trình thực tập Trong q trình thực tập tơi khơng khỏi bỡ ngỡ có sai sót mong nhận đóng góp Quý Công ty Báo cáo thực tập thành trình học lớp thời gian thực tập Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Song kiến thức hạn chế nên khơng tránh khỏi sai sót mong nhận góp ý từ thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ Xin chân thành cảm ơn! 25 PHỤ LỤC Phụ lục I: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao Thông Phụ lục II: Công văn số 264/CV-CT1 ngày 10/5/2010 việc sử dụng phông chữ Times New Roman Phụ lục III: Mẫu dấu đến Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Phụ lục IV: Một số hình ảnh kho lưu trữ tầng 21 ... dựng hạ tầng, thuỷ điện, nhà ở, khu công nghiệp, mở rộng quy mô kinh doanh, mở rộng quan hệ liên doanh liên kết với nhiều đơn vị nước để tiếp thu công nghệ tiên tiến chiến lược đưa Công ty trở... hàng, phòng ban, đơn vị thuộc cá nhân liên quan kịp thời, xác ; - Tổng hợp yêu cầu, kiến nghị phòng ban, đơn vị trực thuộc trình Tổng giám đốc phòng ban liên quan giải ; -Soạn thảo, trình duyệt,... hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáo việc thực văn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng ; - Cung cấp tài liệu cho phòng ban, đơn vị trực thuộc liên quan phục vụ công tác sản xuất, kinh doanh