Công tác văn thư tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Kết cấu của bài Báo cáo: 4 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 5 1.1. Khái niệm công tác văn thư 5 1.2. Vị trí 6 1.3. Yêu cầu 6 1.4. Mục đích, ý nghĩa 8 1.5. Nội dung của công tác văn thư 8 1.5.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 8 1.5.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 10 1.5.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi 13 1.5.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 18 1.5.4.1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ 18 1.5.4.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ 18 1.5.4.3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ. 19 1.5.4.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ 19 1.5.4.5. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 21 1.5.5. Quản lý và sử dụng con dấu 21 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) 24 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) 24 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 25 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 27 2.2. Thực trạng Công tác văn thư tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông INTRACOM 28 2.2.1. Thực trạng ban hành văn bản hiện hành quy định về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ 29 2.2.2. Thực trạng công tác nhân sự 30 2.2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản 31 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 41 2.2.5: Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 42 2.3. Nhận xét về Công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 44 2.3.1 Ưu điểm 44 2.2.2 Hạn chế 45 2.3.3 Nguyên nhân 46 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 48 3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ 48 3.2. Kiện toàn về công tác nhân sự 49 3.3. Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong Công ty 49 3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 50 3.5. Một số giải pháp khác 50 PHẦN C. KẾT LUẬN 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN Trong q trình khảo sát Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM, quan sát khối lượng công việc mà Công ty thực hiện, trực tiếp tham gia giải số công việc Công ty Những kiến thức mà thu từ thực tế lớn bổ ích cho cơng tác sau Quan trọng thân lần trải nghiệm vị trí mới, trực tiếp tham gia vào khâu guồng máy hành Cơng ty Đây khoảng thời gian bổ ích để tơi so sánh, đối chiếu kiến thức lý luận thực tiễn Đi sâu vào tìm hiểu đề tài kết hợp với việc quan sát thực tiễn công tác văn thư Công ty vận dụng kiến thức kỹ mà thân tiếp thu ngồi giảng đường qua thấy thực tế lý luận có điểm khác biệt định Thời gian hai tháng thực tập khảo sát INTRACOM thực bổ ích, từ tơi có thêm hành trang hữu ích để phục vụ cho cơng việc đam mê mà theo đuổi tương lai Tuy q trình thựchiện đề tài Cơng ty khơng tránh khỏi gặp phải sai sót chưa có kinh nghiệm, tơi tin sai sót giúp tơi trưởng thành có kinh nghiệm quý báu để không mắc phải sai sót Qua tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ông Nguyễn Thanh Việt – Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc Công ty, tồn thể nhân viên Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM bảo hướng dẫn tận tình thời gian tơi khảo sát Cơng ty Về phía Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, xin chân thành cảm ơn thầy Khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt Ths Nguyễn Đăng Việt – giảng viên hướng dẫn ln tận tình bảo để tơi hồn thành tốt Khóa luận Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài “Công tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng trình thực Báo cáo Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2016 NGƯỜI THỰC HIỆN Khuất Kiều Trang MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề .2 Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu Kết cấu Báo cáo: B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Vị trí 1.3 Yêu cầu 1.4 Mục đích, ý nghĩa 1.5 Nội dung công tác văn thư .8 1.5.1 Soạn thảo ban hành văn 1.5.2 Quản lý giải văn đến 10 1.5.3 Quản lý giải văn .13 1.5.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan .18 1.5.4.1 Tác dụng Danh mục hồ sơ .18 1.5.4.2 Căn lập Danh mục hồ sơ 18 1.5.4.3 Nội dung lập Danh mục hồ sơ 19 1.5.4.4 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ 19 1.5.4.5 Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .21 1.5.5 Quản lý sử dụng dấu 21 Chương 24 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY 24 CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) 24 2.1 Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông (INTRACOM) 24 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 25 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 27 2.2 Thực trạng Công tác văn thư công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông INTRACOM 28 2.2.1 Thực trạng ban hành văn hành quy định công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ 29 2.2.2 Thực trạng công tác nhân 30 2.2.3 Thực trạng công tác quản lý văn .31 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu .41 2.2.5: Thực trạng công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 42 2.3 Nhận xét Công tác Văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 44 2.3.1 Ưu điểm 44 2.2.2 Hạn chế .45 2.3.3 Nguyên nhân .46 Chương 48 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 48 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG 48 VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 48 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ 48 3.2 Kiện tồn cơng tác nhân 49 3.3 Nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, nhân viên Công ty 49 3.4 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị văn phòng .50 3.5 Một số giải pháp khác 50 PHẦN C KẾT LUẬN .52 TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong doanh nghiệp có sử dụng loại văn giấy tờ văn bản, giấy tờ dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, sách Đảng, Nhà nước, để báo cáo thỉnh thị, liên hệ công tác quan, ngành, cấp, ghi chép kinh nghiệm đúc kết tài liệu cần thiết Mọi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận Văn thư để quản lí thống sử dụng có hiệu Do cơng tác văn thư cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm quan Cơng tác văn thư trở thành yêu cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thơng tin quản lí mà liên quan đến nhiều cán cơng chức, nhiều phòng ban đơn vị tổ chức Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lí Trên sở đó, ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực cơng việc quản lí điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác văn thư thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác văn thư quan, doanh nghiệp bộc lộ nhiều thiếu sót, hạn chế Tình trạng tài liệu bó gói, chất đống, chưa lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định Cán bộ, nhân viên quan, doanh nghiệp chưa coi trọng thấy hết giá trị cơng tác văn thư phổ biến Với mong muốn tìm hiểu rõ cơng tác tổ chức văn phòng, đặc biệt cơng tác Văn thư phản ánh thuận lợi khó khăn cơng tác doanh nghiệp, định lựa chọn đề tài“Công tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM” làm hướng nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cơng tác Văn thư đề tài mở, nhiều nước giới đào sâu nghiên cứu đưa cơng trình nghiên cứu vĩ đại Còn Việt Nam, đề tài nghiên cứu Công tác Văn thư chưa thực trọng tầm nhìn tri thức hạn hẹp Bên cạnh có số cơng trình tiêu biểu như: • Đề tài Tác giả : Các cơng trình nghiên cứu khoa học Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước : ThS Nguyễn Thị Thuý Bình, CN Hoàng Thu Hà, Vũ Thị Thu Hiền, Nguyễn Thị Hương, Phạm Thị Bích Đào, Nguyễn Thị Kim Thu • Đề tài: “Cơng tác văn thư q trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” Tác giả: ThS Nguyễn Thùy Trang • Đề tài: “Đổi cơng tác Văn thư Cải cách hành Nhà nước” Tác giả: Nguyễn Thị Tâm Mục tiêu nghiên cứu Báo cáo hướng tới mục tiêu sau: Một là, tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng INTRACOM Từ đánh giá ưu điểm hạn chế công tác Hai là, đưa đề xuất, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu trên, đề tài tập trung thực số nhiệm vụ nghiên cứu sau: Thứ nhất, tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Thứ hai, tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Thứ ba, nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế tìm nguyên nhân hạn chế Từ đó, đưa đề xuất, kiến nghị, giải pháp nhằm góp phần nâng cao công tác Văn thư Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu: * Đối tượng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty - Tổ chức hoạt động Công ty - Cơng tác văn thư văn phòng Cơng ty - Giải pháp nâng cao công tác văn thư Công ty * Phạm vi: Công tác Tổ chức điều hành Công tác Văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Phương pháp nghiên cứu Để thực Báo cáo sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp quan sát: Để thực Báo cáo Công ty, tập trung quan sát ghi chép lại quy cách làm việc quy trình cụ thể Công tác Văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Phương pháp vận dụng để khảo sát cơng tác Văn thư Cơng ty Từ có nhìn tổng thể nắm bắt tình hình quản lý văn thư phận Công ty - Phương pháp thống kê: Trong trình nghiên cứu doanh nghiệp, sử dụng phương pháp để làm dẫn chứng khách quan cho Báo cáo - Phương pháp so sánh: giúp tơi có nhìn khách quan, toàn diện vấn đề cần đưa so sánh, đối chiếu đồng thời nhận xét lý luận thực trạng công tác Văn thư Công ty - Phương pháp vấn trực tiếp: Tôi tiến hành vấn trực tiếp: nhân viên phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ Cơng ty Ngồi ra, tơi tiến hành vấn cán Phụ trách Văn phòng; cán chuyên viên số đơn vị Công ty Kết cấu Báo cáo: Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung Báo cáo chia thành ba chương, cụ thể sau: Chương Lý luận chung công tác văn thư Chương Thực trạng Công tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu Công tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm cơng tác văn thư Văn phương tiện quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế…(sau gọi chung quan), dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc gọi công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Có nhiều định nghĩa cơng tác văn thư, ta hiểu khái niệm cơng tác văn thư theo cách sau: “Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” “Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân” Hoạt động đảm bảo thơng tin văn đảm bảo xác nội dung văn bản, thể thức văn bản, từ hiệu lực pháp lý văn thể cao Đảm bảo mặt thời gian, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo việc đạo, điều hành Qua tìm hiểu số khái niệm cơng tác văn thư trình bày trên, định nghĩa cơng tác văn thư sau: “Công tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức” 1.2 Vị trí Công tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, tổ chức, xem phần thiếu hoạt động quản lý Nhà nước quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước 1.3 Yêu cầu Để phục vụ hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức cơng tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu sau: * Nhanh chóng Quá trình giải cơng việc quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Khi thực yêu cầu phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn văn để xây dựng ban hành văn nhanh chóng, chuyển văn kịp thời, người, phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để sót việc, chậm việc phải quy định rõ thời hạn giải đơn giản hóa thủ tục giải văn * Chính xác Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn cần phải: - Chính xác thể thức văn bản: thể thức văn quy định Nghị Lưu đồ soạn thảo ban hành văn Người chịu trách nhiệm Ban lãnh đạo Yêu cầu dự thảo văn Lưu đồ Mơ tả biểu mẫu Trưởng phòng/đơn vị Dự thảo Phòng ban liên quan - xin ý kiến Giám đốc người ủy quyền phê duyệt -Phiếu trình ký văn (BM-HC-02-02) -Phiếu xin ý kiến giám đốc (BM-HC-02-03) Văn thư Nhân bản, đóng dấu, lấy số cơng văn Văn thư Phân phối Bên Bên Lưungồi trữ cơng ty công ty Sổ theo dõi văn (BM-HC-02-01) PHỤ LỤC III SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Kiểm tra văn (1) Đăng ký văn (3) Đóng dấu (2) Làm thủ tục chuyển phát theo dõi (4) Kiểm tra Đóng Đăng Đăng ký Làm thể thức dấu ký văn văn thủ tục hình thức quan đi phát kỹ thuật máy tính hành trình bày sổ Ghi số Ngày tháng Đóng dấu độ khẩn mật văn Chuyển phát văn năm Nhân Theo dõi việc chuyển phát bảnvăn Lưu văn (5) PHỤ LỤC IV SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM Tiếp nhận đăng ký văn đến (1) Trình văn đến chuyển giao (2) Giải đôn đốc nhắc nhở văn đến (3) Tiếp nhận văn đến Trình văn đến Giải văn đến Phân loại sơ bóc bì văn đến Trình văn đến Theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến Chuyển giao văn Đăng ký PHỤ LỤC V: SỐ ĐỒ CƠ CẤU VĂN PHỊNG CƠNG TY Trưởng phòng (Nguyễn Thị Kim Anh) ) Thư ký Thư ký Bộ phận kinh doanh Nhân viên Bộ phận kinh doanh Nhân viên Nhân viên Tổ bảo vệ Bộ phận vệ sinh Tổ lái xe Lễ tân Phụ lục VI: Bản phân cơng cơng việc lãnh đạo văn phòng nhân viên Chức danh Trưởng phòng Cơng việc Chịu trách nhiệm đạo chung Thư ký Bộ phận kinh doanh Thực công việc giúp Tổng giám đốc Thực giao dịch với khách hàng quan Lập báo cáo chi tiết công việc thự hàng ngày Bộ phận văn thư cho lãnh đạo văn phòng Thực soạn thảo văn theo đạo cấp trên, trình duyệt ban hành văn Bộ phận lễ tân Lưu trữ văn giấy tờ quan Thực đón khách đến quan thực giao dịch Tổ lái xe báo cáo chi tiết hàng ngày Thực đưa đón lãnh đạo công ty Báo cáo chi tiết công việc theo xếp cụ thể cuả Bộ phận pháp chế lãnh đạo văn phòng Thực thủ tục liên quan đến pháp luật Kiểm tra văn bản, hợp đồng… Phụ lục VII: Mơ hình văn phòng đại cho công ty 6 3 8 8 Cử a vào 1 8 8 • Ghi Bàn làm việc Bàn tiếp khách Máy phôtô Bàn để tài liệu Tủ đựng đồ Điều hòa Tủ lạnh Ghế tiếp khách ghế làm việc Trên bàn làm việc có đầy đủ máy vi tính, máy điện thoại, dụng cụ văn phòng phẩm đầy đủ PHỤ LỤC VIII MẪU DẤU ĐI PHỤ LỤC IX MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI * Nội dung bên sổ đăng ký văn Số,ký Ngày Tên loại, Nơi nhận hiệu văn tháng văn trích yếu bản nội dung (1) (2) (3) (4) Số lượng Nơi lưu Ghi văn văn (5) (6) (7) Cột Ghi số ký hiệu văn Cột Ghi ngày, tháng vản Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước Ví dụ: 05/02, 31/12 Cột Tên loại trích yếu nội dung thể vản Cột Ghi tên qua, đơn vị cá nhân nhận văn Cột Ghi số lượng vản phát hành Cột Ghi tên đơn vị cá nhân lưu vản Cột Ghi điều cần thiết khác Căn phương pháp ghi số đăng ký văn hướng dẫn Điểm a, Khoản 2, Điều Thông tư PHỤ LỤC X MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Ngày chuyển (1) Số- ký hiệu văn (2) Nơi nhận văn (3) Ký nhận Ghi (4) (5) Cột Ghi ngày tháng chuyển giao văn Cột Ghi số ký hiệu văn Cột Nơi nhận văn - Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tổ - Ghi tên quan, tổ chức đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan tổ chức đơn vị cá nhân khác Cột Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột Ghi điểm cần thiết khác số lượng văn bản, số lượng bì PHỤ LỤC XI MẪU DẤU ĐẾN PHỤ LỤC XII MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Ngày Số đến Tác đến (1) giả (2) (3) Số ký Ngày Tên loại Đơn Ký Ghi hiệu tháng trích vị nhận yếu nhận (6) (7) (8) (9) (4) (5) Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Tác giả Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm văn đến ngày, tháng, năm đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05 Cột 6: Tên loại trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ cơng văn khơng phải ghi tên loại) văn đến (tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi Ghi điểm cần thiết văn đến (văn khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v PHỤ LỤC XIII MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Ngày chuyển Số đến (2) Đơn vị người nhận (3) Ký nhận Ghi (4) (5) (1) Cột 1: Ngày chuyển Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi Ghi điểm cần thiết (bản sao, số lượng ) PHỤ LỤC XIV: HÌNH ẢNH HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM ... TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY 24 CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) 24 2.1 Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông (INTRACOM) ... nhiệm vụ quyền hạn Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Thứ hai, tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Thứ ba,... thiệu khái quát Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông (INTRACOM) Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông (INTRACOM) doanh nghiệp trực thuộc Tổng Công ty Đầu tư phát triển