công tác văn thư, lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử chi cục văn thư lưu trữ thành phố hà nội

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: TỔNG QUAN TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thưLưu trữ thành phố Hà Nội 3 1.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ 6 1.2.3. Cơ chế hoạt động và quyền hạn 7 Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 8 2.1. Thực tiễn công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 8 2.1.1. Mô hình tổ chức công tác Văn thư 8 2.1.2. Nhiệm vụ của Văn thư Cơ quan 8 2.1.3.Nội dung công tác Văn thư 8 2.1.3.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 8 2.1.3.2. Hệ thống văn bản do cơ quan ban hành 10 2.1.3.3. Quản lý văn bản 10 2.1.3.4. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu cơ quan 12 2.1.3.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 13 2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ 13 2.2.1. Xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.1.1. Xác định giá trị tài liệu 14 2.2.1.2. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 15 2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cơ quan 16 2.2.3. Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 17 2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.4.1. Các trang thiết bị bảo quản hiện có 17 2.2.4.2. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu 18 2.2.4.3. Tình trạng vật lý của tài liệu trong kho 19 2.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 19 2.2.5.1. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu được áp dụng 19 2.2.5.2. Hiệu quả 20 Chương 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ 22 HÀ NỘI 22 3.1. Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 22 3.1.1.Về công tác Văn thư 22 3.1.2. Về công tác Lưu trữ 22 3.2. Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 23 3.2.1. Về công tác Văn thư 23 3.2.2. Về công tác Lưu trữ 24 3.3. Ý kiến đề xuất 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 26 D. PHỤ LỤC 28

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: TỔNG QUAN TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư-Lưu trữ thành phố Hà Nội 3

1.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 6

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 6

1.2.1 Chức năng 6

1.2.2 Nhiệm vụ 6

1.2.3 Cơ chế hoạt động và quyền hạn 7

Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 8

2.1 Thực tiễn công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 8

2.1.1 Mô hình tổ chức công tác Văn thư 8

2.1.2 Nhiệm vụ của Văn thư Cơ quan 8

2.1.3.Nội dung công tác Văn thư 8

2.1.3.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 8

2.1.3.2 Hệ thống văn bản do cơ quan ban hành 10

2.1.3.3 Quản lý văn bản 10

2.1.3.4 Quy định về quản lý và sử dụng con dấu cơ quan 12

2.1.3.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 13

2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ 13

2.2.1 Xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14

2.2.1.1 Xác định giá trị tài liệu 14

2.2.1.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 15

2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cơ quan 16

2.2.3 Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 17

2.2.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17

2.2.4.1 Các trang thiết bị bảo quản hiện có 17

2.2.4.2 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu 18

2.2.4.3 Tình trạng vật lý của tài liệu trong kho 19

2.2.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 19

2.2.5.1 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu được áp dụng 19

2.2.5.2 Hiệu quả 20

Chương 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ 22

HÀ NỘI 22

3.1 Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 22

3.1.1.Về công tác Văn thư 22

3.1.2 Về công tác Lưu trữ 22

3.2 Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 23

3.2.1 Về công tác Văn thư 23

3.2.2 Về công tác Lưu trữ 24

3.3 Ý kiến đề xuất 24

C PHẦN KẾT LUẬN 26

D PHỤ LỤC 28

A PHẦN MỞ ĐẦU

Bước sang thế kỷ 21 thế kỷ của thời đại công nghệ thông tin, thời đạicông nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, việc trao đổi thông tin là không thểthiếu Có rất nhiều cách để trao đổi thông tin nhưng việc trao đổi thông tin bằngvăn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất vì nó là bằng chứng có độ tincậy chính xác nhất và hiệu lực pháp lý cao là những tài liệu văn bản có giá trịlàm căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm, do vậy đã từ lâu văn bản gắp liềnvới công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhànước từ thời xa xưa cho đến nay

Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi

đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản, tàiliệu Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ, trong lĩnh vực quản

lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủtrương chính sách ngày càng hiện đại nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản

lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Làm tốt công tác này sẽ góp phần đảm bảo cung cấp thông tin được nhanhchóng, chính xác, đảm bảo bí mật và nâng cao hiệu suất công việc của cơ quan

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là nơi có truyền thống đào tạo cán bộ vănthư– lưu trữ từ nhiều năm nay Trường đã thực hiện phương châm giáo dục củaĐảng và Nhà nước là “học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Vìthế, hàng năm nhà trường đã tiến hành tổ chức những đợt kiến tập cho sinh viênnăm 3 hệ Đại học đi kiến tập tại các cơ quan, doanh nghiệp Qua đợt kiến tậpnày giúp chúng tôi được tiếp cận với thực tế, củng cố kiến thức đã được họctrong nhà trường, hiểu rõ hơn công việc của mình sau này, củng cố thêm nhữngkinh nghiệm mà thế hệ đi trước truyền lại, đồng thời đây là cũng là bước đệm đểchuẩn bị cho đợt thực tập vào năm cuối

Được sự giới thiệu, quan tâm của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoaVăn thư– Lưu trữ, được sự tiếp nhận của Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi

cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội, tôi đã được đến kiến tập tại Trung tâm

từ ngày 29/05/2017 đến ngày 18/06/2017 Trong đợt kiến tập này được sự giúp

đỡ của các thầy cô cũng như toàn thể đội ngũ cán bộ công chức, viên chức tạiTrung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đây cũng là dịp đểtôi hiểu rõ hơn nữa những công tác chuyên môn sâu, được trang bị những lýluận chung về công tác văn thư, lưu trữ nhằm áp dụng thực tiễn tại cơ quan Đểtổng hợp kết quả trong quá trình kiến tập tại Trung tâm, tôi xin trình bày bài báocáo kiến tập của mình như sau: ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phụ lục cầnthiết thì nội dung báo cáo được chia thành 3 chương cụ thể:

Chương 1: Tổng quan về Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thử – Lư trữ Hà Nội

Chương 2: Thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư-Lưu trữ thành phố Hà Nội

Chương 3: So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội

Qua bài báo cáo kiến tập này cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành sâusắc nhất đến toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại Trung tâm lưu trữlịch sử, đặc biệt là Ban Lãnh đạo Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư –Lưu trữ, và sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại Trungtâm; các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ đã tạo điều kiện hướng dẫntôi hoàn thành tốt đợt kiến tập, cũng như bài báo cáo này

Kính mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn để tôi hoàn thànhtốt hơn nữa nghiệp vụ của mình!

Tôi xin chân thành cảm ơn!

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: TỔNG QUAN TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư-Lưu trữ thành phố Hà Nội

1.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội

Quyết định số 4621/QĐ-UBND ngày 14 tháng 9 năm 2015 về việc thành

lập Trung tâm lưu trữ lịch trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ

thành phố Hà Nội

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003

Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quyđịnh tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương;

Căn cứ Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụhướng dấn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụthuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụthuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 103/2009/QĐ-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2009của UBND thành phố Hà Nội ban hành quy định về tổ chức bộ máy, biên chế,tiền lương, tiền công, cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng trongcác cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội và Quyết định số 11/2012/QĐ-UBND ngày 22 tháng 5 năm 2012 của UBND thành phố Hà Nội sửa đổi, bổsung, điều chỉnh một số điều của Quyết định số 103/2009/QĐ-UBND;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại tờ trình số 1807/TTr-SNV ngày13/8/2015 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Vănthư – Lưu trữ

Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ được thành lậpngày 13/08/2015 Thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn

thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ (trên cơ sở tách, chuyển chức năng, nhiệm vụ của 3phòng Thu thập – Chỉnh lý tài liệu, Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ, Tổ chức sửdụng tài liệu lưu trữ từ Chi cục Văn thư – Lưu trữ).

Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lập, có tư cách phápnhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theoquy định của pháp luật

Trụ sở: Số 20 phố Huỳnh Thúc Kháng, phường Láng Hạ, quận Đống Đa,thành phố Hà Nội (nằm trong trụ sở của Chi cục Văn thư – Lưu trữ)

Biên chế của Trung tâm Lưu trữ lịch sử là biên chế sự nghiệp nằm trongtổng biên chế sự nghiệp của Sở Nội vụ được UBND Thành phố phân bổ hàngnăm

Trước mắt, xác định biên chế của Trung tâm 24 viên chức, là số biên chếviên chức năm 2017 của Sở Nội vụ đã được UBND Thành phố giao

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Căn cứ Quyết định số 9126/QĐ-SNV về việc quy định vị trí, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trựcthuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội

Căn cứ Quyết định số 02/2012/QĐ-UNBD ngày 03/02/2012 của UBNDthành phố Hà Nội về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội

Căn cứ Quyết định số 4621/QĐ-UBND ngày 14/9/2015 của UNBD thànhphố Hà Nội về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Vănthư – Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng

Sở và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ,

Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm lưu trữLịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội (sauđây xin gọi tắt là Trung tâm Lưu trữ lịch sử) như sau:

1 Vị trí, chức năng

Giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệulưu trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo

quy định của pháp luật.

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế

và hoạt động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đồng thời chịu sự hướng dẫn vềchuyên môn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nộivụ

- Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghịgiao nộp; lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu,

số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bịtài liệu giao nộp;

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm,bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lích sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu, tổ chức công bố, trưng bàytriển lãm tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Sưu tầm tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ theo quy định và trên cơ

sở thỏa thuận

b Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật,

cụ thể:

- Chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ

- Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ

- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ khác theo quy định của pháp luật

c Quản lý tài chính, tài sản, trang thiết bị của Trung tâm theo quy địnhcủa pháp luật và theo phân cấp của Sở Nội vụ

d Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chi cục trưởng Chicục Văn thư – Lưu trữ.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

a Lãnh đạo Trung tâm: Giám đốc và 02 Phó Giám đốc

- Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng Chi cục Vănthư – Lưu trữ và trước pháp luật về việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ, quyềnhạn được giao và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữlịch sử;

- Phó giám đốc Trung tâm là người giúp Giàm đốc phụ trách, theo dõi, chỉđạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật vềnhiệm vụ được phân công Khi Giám đốc vắng mặt, Giám đốc ủy nhiệm chomột Phó Giám đốc điều hành các hoạt động của Trung tâm;

- Lãnh đạo Trung tâm trực tiếp phụ trách các tổ trong Trung tâm;

b Các tổ chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Trung tâm

- Tổ Hành chính và dịch vụ

- Tổ Nghiệp vụ lưu trữ

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội

- Thẩm định giúp Chi cục trưởng báo cáo Giám đốc Sở đề trình UBNDThành phố phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộplưu vào lưu trữ lịch sử của Thành phố”;

- Thẩm định, trình Chi cục trưởng đề trình cơ quan có thẩm quyền phê

duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của lưu trữ lịch sử của Thành phố và củacác cơ quan, đơn vị thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư-Lưutrữ và Lưu trữ cấp Huyện;

- Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiệncông tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tácVăn thư, Lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc UBND Thành phố;

- Giúp Chi cục trưởng thường trực phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giảiquyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về Văn thư, Lưu trữ theothẩm quyền;

- Tham mưu giúp Chi cục trưởng sơ kết, tổng kết công tác Văn thư-Lưutrữ và công tác thi đua – khen thưởng

1.2.3 Cơ chế hoạt động và quyền hạn

- Được tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ trưởng, Trưởng phòng chịutrách nhiệm trước Chi cục trưởng về toàn bộ công việc của Phòng;

- Phối kết hợp với các phòng trong Chi cục và các cơ quan khác để giảiquyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của Phòng

Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU

TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Thực tiễn công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội

2.1.1 Mô hình tổ chức công tác Văn thư

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử hoạt động theo mô hình Văn thư chuyên trách.

Trung tâm có một cán bộ văn thư chuyên trách chung của cơ quan Ngoài nhữnghoạt động chuyên môn, cán bộ văn thư còn làm nhiệm vụ trực tổng đài củaTrung tâm

2.1.2 Nhiệm vụ của Văn thư Cơ quan

- Tiếp nhận vào sổ đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Vào sổ đăng ký văn bản đi, kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản, đóng dấu và dấu mức độ khẩn mật (nếu có) trước khi ban hành;

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lưu công văn đi và lập hồ sơ Văn thư;

- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định;

- Tổng hợp, xây dựng lịch công tác tuần của lãnh đạo Trung tâm;

- Thường trực tiếp công dân;

- Làm công tác lưu trữ của Trung tâm;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo phòng vàlãnh đạo Trung tâm

2.1.3.Nội dung công tác Văn thư

2.1.3.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử , Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách

nhiệm tổ chức việc soạn thảo nội dung văn bản và phạm vi điều chỉnh của từngvăn bản sẽ ban hành

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị giao cho đơn vị hoặc cá nhân phù hợp chủ trìsoạn thảo văn bản Đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm đề

xuất với với Thủ trưởng việc tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liênquan (nếu cần thiết) và nghiên cứu các ý kiến đóng góp để hoàn chỉnh dự thảovăn bản

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan phải đáp ứng 5 yêu cầu

cơ bản sau:

- Văn bản phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền và đúngcông dụng (yêu cầu quan trọng nhất);

- Văn bản phải đảm bảo các yếu tố về mặt thể thức;

- Văn bản phải đảm bảo những yêu cầu về mặt nội dung;

- Văn bản phải đảm bảo những yêu cầu về trình bày và diễn đạt;

- Đảm bảo quy trình soạn thảo và ban hành

Tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử, căn cứ vào nhiệm vụ được giao và yêucầu công việc thì chuyên viên là người chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản Quytrình soạn thảo và ban hành văn bản có thể được hướng dẫn tóm tắt như sau:

- Xác định đối tượng cần xin ý kiến

- Gửi bản thảo cho các đối tượng cần xin ýkiến

- Nghiên cứu ý kiến đóng góp và sửa chữabản thảo

- Cán bộ soạnthảo

Kiểm tra và

hoàn chỉnh

văn bản

- Kiểm tra văn phong, chính tả

- Kiểm tra các yêu cầu về thể thức

- Hoàn chỉnh bản thảo

- Trưởng đơn

vị được giaonhiệm vụ

- Cán bộ soạnthảo

- Ký chính thức vào văn bản - Lãnh đạo cơ

2.1.3.2 Hệ thống văn bản do cơ quan ban hành

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Chi cụcVăn thư – Lưu trữ Sở Nội vụ, thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử và chức năngquản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ trên toàn Thành phố Vì vậy, đểthực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong thẩm quyền của mình,

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử ban hành các loại văn bản sau: Quyết định, Công

văn, Tờ trình, Báo cáo, Thông báo và các văn bản hành chính thông thường kháctrong hoạt động của mình

2.1.3.3 Quản lý văn bản

Công văn tài liệu, thư từ cơ quan nhận được của nơi khác gửi đến gọi tắt

là công văn đến Công văn tài liệu do cơ quan gửi cho nơi khác gọi là công vănđi

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết của hoạt độngquản lý nhà nước Vì vậy, công tác công văn giấy tờ có làm tốt hay không, tài

liệu có được lưu giữ đầy đủ hay không đòi hỏi người cán bộ văn thư phải có tínhcẩn thận, tỉ mỉ, chịu khó, nghiêm túc và làm việc một cách khoa học thì mới đápứng được yêu cầu nhiệm vụ của công việc.

Ý thức được tầm quan trọng của thông tin văn bản trong hoạt động quản

lý và yêu cầu của công việc, công tác quản lý văn bản của cơ quan đã được thựchiện nghiêm túc theo đúng quy định nhà nước

a Quản lý văn bản đến

Văn bản đến cơ quan từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại vănthư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký theo quy định Những văn bảnđến không qua văn thư cơ quan tiếp nhận, đăng ký thì các đơn vị, cá nhân không

có trách nhiệm giải quyết

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Chi cụcVăn thư – Lưu trữ Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ và Thành phố thực hiện chức nănglưu trữ lịch sử và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nên số lượngvăn bản đến cơ quan phần lớn là từ các cơ quan quản lý cấp trên, Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước, các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu trong Thànhphố…

Số lượng văn bản đến của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trong khoảng

150-200 văn bản/ năm.

Việc quản lý công văn đến tại Trung tâm bao gồm các khâu: Tiếp nhận,bóc bì, đóng dấu đến, trình Lãnh đạo cơ quan, vào máy, ghi số công văn đến,vào sổ công văn đến, chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân theo phiếu xử

lý văn bản của Lãnh đạo, giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết

Đăng ký văn bản đến là khâu quan trọng của quá trình xử lý công vănđến Có thể đăng ký vào sổ hoặc bằng máy vi tính Theo quy định chung vănbản đến ngày nào thì đăng ký và chuyển giao ngay trong ngày đó, với công vănkhẩn thì khi nhận cán bộ văn thư phải đăng ký và chuyển giao ngay cho đơn vịhoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Mẫu sổ “đăng ký văn bản đến” (Phụ lục 2)

Tuy nhiên, việc quản lý văn bản đến của cơ quan theo tôi còn có một hạn

chế đó là cán bộ văn thư chưa lập “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến” để đônđốc, nhắc nhở các phòng ban, chuyên viên trong việc giải quyết văn bản đúngthời hạn.

b Quản lý văn bản đi

Mọi văn bản của cơ quan khi phát hành ra ngoài đều phải qua văn thư đểđăng ký lấy số, ngày tháng ban hành văn bản, đóng dấu của Trung tâm và lưu tạivăn thư một bản chính để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết

Số lượng văn bản đi của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trong khoảng 50-100

- Kiểm tra lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng ban hành văn bản

- Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có)

- Làm thủ tục phát hành chuyển đi

- Sắp xếp, bảo quản bản lưu phục vụ tra cứu

Với khối lượng văn bản sản sinh tại Trung tâm không quá nhiều nên tất cảcác loại văn bản phát hành của cơ quan được đánh chung một hệ thống số từ 01cho văn bản đầu tiên của năm đến hết cho văn bản cuối cùng của năm

2.1.3.4 Quy định về quản lý và sử dụng con dấu cơ quan

* Loại dấu cơ quan sử dụng:

- Dấu cơ quan hình tròn

- Các loại dấu thường khác gồm: dấu vuông, dấu công văn đến, dấu chứcdanh, dấu tên…

* Quy định về quản lý con dấu

Việc quản lý con dấu của cơ quan được thực hiện theo đúng quy địnhtại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

* Về bảo quản con dấu

Căn cứ vào những quy định của Nghị định 58 và quan sát thực tế tôi thấyviệc quản lý và sử dụng con dấu của văn thư cơ quan tương đối tốt, có giá đểtreo dấu gọn gàng, ngăn nắp Dấu được cất vào tủ khoá lại sau khi hết giờ làmviệc.

2.1.3.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ công việc là một trong những nội dung của hoạt động quản lý

Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượngcông tác của cơ quan, đơn vị của bản thân cán bộ, công chức lập hồ sơ Mặtkhác, nó tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, nhanh chóng, từ

đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

Theo quy định của nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộcđối với tất cả những cán bộ chuyên viên làm các công tác có liên quan đến côngvăn giấy tờ Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Trung tâm thời gianqua cũng không nhiều Gồm hồ sơ: hồ sơ về kế hoạch; báo cáo tổng kết năm( báo cáo tài chính, phân bổ ngân sách); hồ sơ về đề án kiện toàn bộ máy; hồ sơ

về xây dựng cơ bản, thanh lý tài sản; hồ sơ về vệ sinh công nghiệp, bảo trì, bảodưỡng; hồ sơ về xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưuvào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử ; hồ sơ về kiểm tra chéo; hồ sơ về công cụ tra

cứu ( 1 năm khoảng 100-120 hồ sơ)

Việc nộp lưu hồ sơ của cơ quan được đưa vào lưu trữ cơ quan TạiTrung tâm Lưu trữ Lịch sử công tác nộp lưu hồ sơ được tiến hành sau mỗinăm làm việc và khi nội dung trong văn bản, tài liệu được giải quyết xong

Cứ đến cuối năm bộ phận Lưu trữ tiếp tục nhận tất cả tài liệu của cácphòng chuyên môn

2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ

Để làm tốt vai trò quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ và

thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của Thành phố, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử hiện cócác phòng chuyên môn sau:

- Phòng Thu thập - Chỉnh lý tài liệu: Lựa chọn, thu thập, bổ sung tài liệulưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục theo quy định;

chỉnh lý khoa học kỹ thuật các phông tài liệu (trừ tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghihình) và xác định thời hạn bảo quản tài liệu.

- Phòng Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ: tổ chức tiếp nhận, bảo quản antoàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, kho tàng; đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu;thực hiện tu bổ phục chế tài liệu, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

- Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: thực hiện tổ chức khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ đúng quy định của pháp luật, có hiệu quả, an toàn, xây dựng

hệ thống công cụ tra cứu hồ sơ tài liệu, lựa chọn, biên tập, biên soạn, tổ chứccông bố, trưng bày triển lãm hồ sơ tài liệu

Công tác lưu trữ tại Trung tâm được thực hiện theo Nghị định111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Quy định chi tiếtmột số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫncủa cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan chuyên môn cấp trên

2.2.1 Xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

2.2.1.1 Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là quá trình áp dụng các nguyên tắc, phương pháp

và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọnnhững tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêuhủy

Ở Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thì việc xác định giá trị tài liệu được thựchiện ở giai đoạn văn thư cơ quan, nó thể hiện qua các công việc như: lựa chọntài liệu có giá trị thiết thực đối với yêu cầu giải quyết công việc để tổ hợp chúngvào một hồ sơ, đồng thời loại những giấy tờ không có giá trị; xác định thời hạnbảo quản cho hồ sơ Việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ tại Trung tâmdựa vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành tại Trung tâm Lưu trữLịch sử

Khi tài liệu kết thúc ở giai đoạn văn thư chúng được thu thập vào lưu trữhiện hành của cơ quan Yêu cầu xác định giá trị tài liệu thông qua những nộidung công việc như:

- Kiểm tra và hiệu chỉnh việc ghi thời hạn bảo quản

- Lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử (giá trị bảo quản vĩnh viễn) đểgiao nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định

- Loại hủy những tài liệu đã hết giá trị thực tiễn, làm thủ tục tiêu hủy theoquy định của Pháp luật

2.2.1.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan

a Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử có chức năng thu thập và bảo quản tài liệu củacác cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu trên địa bàn Hà Nội Hiện tại, Trungtâm đang lưu giữ và bảo quản trên 5000m tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

và lâu dài Thành phần và nội dung tài liệu bao gồm 2 khối sau:

- Khối tài liệu hành chính: chiếm đa số tài liệu trong kho

- Khối tài liệu kỹ thuật: chỉ một số ít, tập trung chủ yếu ở tài liệu xâydựng

Số lượng phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm: 68

Trong đó, số lượng phông đóng là: 42

Số phông đóng chủ yếu là các phông tài liệu của các Sở ngành thuộcUBND tỉnh Hà Tây cũ và một số phông do sát nhập cơ cấu tổ chức, thay đổi tên

và chức năng nhiệm vụ

Quy trình thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Lịch sử (Phụ lục 4)

b Nguồn tài liệu nộp lưu

Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử Trungtâm Lưu trữ Lịch sử có khoảng trên 90 cơ quan, doanh nghiệp Hiện tại, tài liệuthu thập vào kho lưu trữ lịch sử thành phố chủ yếu là tài liệu quản lý hành chínhvới nội dung phong phú, thể loại đa dạng và có giá trị về nhiều mặt

Một số tài liệu do Trung tâm thu thập về chưa được phân loại sắp xếphoàn chỉnh vì trước đó cán bộ lưu trữ các ngành thường kiêm nhiệm công tácvăn thư

Đối với những tài liệu này, Trung tâm sẽ phối hợp cùng cơ quan nộp lưu

thuê các đơn vị chuyên môn chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu trước khi làm thủtục nhập kho lưu trữ lịch sử của Trung tâm

Đối chiếu với thực tế lịch sử thì nguồn tài liệu thu thập về thường khônghoàn chỉnh toàn bộ cơ cấu tổ chức hoàn thời gian hình thành tài liệu, cần tiếp tụcthu thập và bổ sung cho hoàn chỉnh từng phông lưu trữ

c Thời hạn giao nộp tài liệu

- Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa họccông nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việckết thúc

- Tài liệu của các ngành Công an, Quốc phòng: 30 năm kể từ năm côngviệc kết thúc Trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cầnthiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày

- Có thể vận dụng khi tổ chức thực hiện việc giao nộp tài liệu điện tử, tàiliệu phim, ảnh, phim điện ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trêncác vật mang tin khác

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đếnthời hạn giao nộp để sử dụng cho công việc phải được sự đồng ý bằng văn bảncủa UBND thành phố Hà Nội

2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cơ quan

* Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan Trung tâm Lưu trữ Lịch sử :

- Chi cục có quyết định thành lập của UBND thành phố Hà Nội là Quyếtđịnh số 9126/QĐ-SNV về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộcChi cục Văn thư - Lưu trữ Sở Nội vụ thành phố Hà Nội ngày 02 tháng 11 năm

2015 quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trungtâm

- Trung tâm có biên chế được quyền tuyển dụng cán bộ, nhân viên theotổng số biên chế được cấp trên phân bổ

- Trung tâm được quyền mở tài khoản giao dịch tại kho bạc nhà nước

- Trung tâm có văn thư, có con dấu cơ quan

Tất cả các phông tài liệu trước khi đưa vào kho lưu trữ lịch sử của Trung