Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: TỔNG QUAN TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thưLưu trữ thành phố Hà Nội 3 1.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ 6 1.2.3. Cơ chế hoạt động và quyền hạn 7 Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 8 2.1. Thực tiễn công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 8 2.1.1. Mô hình tổ chức công tác Văn thư 8 2.1.2. Nhiệm vụ của Văn thư Cơ quan 8 2.1.3.Nội dung công tác Văn thư 8 2.1.3.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 8 2.1.3.2. Hệ thống văn bản do cơ quan ban hành 10 2.1.3.3. Quản lý văn bản 10 2.1.3.4. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu cơ quan 12 2.1.3.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 13 2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ 13 2.2.1. Xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.1.1. Xác định giá trị tài liệu 14 2.2.1.2. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 15 2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cơ quan 16 2.2.3. Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 17 2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.4.1. Các trang thiết bị bảo quản hiện có 17 2.2.4.2. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu 18 2.2.4.3. Tình trạng vật lý của tài liệu trong kho 19 2.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 19 2.2.5.1. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu được áp dụng 19 2.2.5.2. Hiệu quả 20 Chương 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ 22 HÀ NỘI 22 3.1. Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 22 3.1.1.Về công tác Văn thư 22 3.1.2. Về công tác Lưu trữ 22 3.2. Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 23 3.2.1. Về công tác Văn thư 23 3.2.2. Về công tác Lưu trữ 24 3.3. Ý kiến đề xuất 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 26 D. PHỤ LỤC 28
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: TỔNG QUAN TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư-Lưu trữ thành phố Hà Nội .3 1.1.1 Lịch sử hình thành trình phát triển Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư, Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Cơ chế hoạt động quyền hạn Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Thực tiễn công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội .8 2.1.1 Mơ hình tổ chức cơng tác Văn thư .8 2.1.2 Nhiệm vụ Văn thư Cơ quan 2.1.3.Nội dung công tác Văn thư 2.1.3.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan 2.1.3.2 Hệ thống văn quan ban hành 10 2.1.3.3 Quản lý văn .10 2.1.3.4 Quy định quản lý sử dụng dấu quan 12 2.1.3.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 13 2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ 13 2.2.1 Xác định giá trị tài liệu thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan 14 2.2.1.1 Xác định giá trị tài liệu 14 2.2.1.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan .15 2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ quan .16 2.2.3 Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 17 2.2.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.4.1 Các trang thiết bị bảo quản có .17 2.2.4.2 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu .18 2.2.4.3 Tình trạng vật lý tài liệu kho 19 2.2.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 19 2.2.5.1 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu áp dụng 19 2.2.5.2 Hiệu 20 Chương 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ 22 HÀ NỘI 22 3.1 Điểm giống giữa lý luận thực tiễn áp dụng Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 22 3.1.1.Về công tác Văn thư 22 3.1.2 Về công tác Lưu trữ 22 3.2 Điểm khác giữa lý luận thực tiễn áp dụng Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội .23 3.2.1 Về công tác Văn thư 23 3.2.2 Về công tác Lưu trữ 24 3.3 Ý kiến đề xuất 24 C PHẦN KẾT LUẬN .26 D PHỤ LỤC 28 A PHẦN MỞ ĐẦU Bước sang kỷ 21 kỷ thời đại công nghệ thông tin, thời đại công nghiệp hố đại hố đất nước, việc trao đổi thơng tin khơng thể thiếu Có nhiều cách để trao đổi thông tin việc trao đổi thông tin văn coi phương tiện quan trọng chứng có độ tin cậy xác hiệu lực pháp lý cao những tài liệu văn có giá trị làm pháp lý để truy cứu trách nhiệm, từ lâu văn gắp liền với công tác văn thư khâu quan trọng quan, tổ chức nhà nước từ thời xa xưa Văn thư – Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản, tài liệu Với vai trò quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có những chủ trương sách ngày đại nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Làm tốt cơng tác góp phần đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật nâng cao hiệu suất cơng việc quan Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi có truyền thống đào tạo cán văn thư– lưu trữ từ nhiều năm Trường thực phương châm giáo dục Đảng Nhà nước “học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Vì thế, hàng năm nhà trường tiến hành tổ chức những đợt kiến tập cho sinh viên năm hệ Đại học kiến tập quan, doanh nghiệp Qua đợt kiến tập giúp tiếp cận với thực tế, củng cố kiến thức học nhà trường, hiểu rõ cơng việc sau này, củng cố thêm những kinh nghiệm mà hệ trước truyền lại, đồng thời là bước đệm để chuẩn bị cho đợt thực tập vào năm cuối Được sự giới thiệu, quan tâm trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa Văn thư– Lưu trữ, sự tiếp nhận Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội, đến kiến tập Trung tâm từ ngày 29/05/2017 đến ngày 18/06/2017 Trong đợt kiến tập sự giúp đỡ thầy tồn thể đội ngũ cán công chức, viên chức Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, dịp để hiểu rõ nữa những công tác chuyên môn sâu, trang bị những lý luận chung công tác văn thư, lưu trữ nhằm áp dụng thực tiễn quan Để tổng hợp kết trình kiến tập Trung tâm, tơi xin trình bày báo cáo kiến tập sau: ngồi phần mở đầu, phần kết luận phụ lục cần thiết nội dung báo cáo chia thành chương cụ thể: Chương 1: Tổng quan Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thử – Lư trữ Hà Nội Chương 2: Thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư-Lưu trữ thành phố Hà Nội Chương 3: So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội Qua báo cáo kiến tập cho phép gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm lưu trữ lịch sử, đặc biệt Ban Lãnh đạo Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư – Lưu trữ, sự hướng dẫn nhiệt tình cán hướng dẫn nghiệp vụ Trung tâm; thầy, cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện hướng dẫn tơi hồn thành tốt đợt kiến tập, báo cáo Kính mong nhận sự góp ý thầy bạn để tơi hồn thành tốt nữa nghiệp vụ mình! Tơi xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: TỔNG QUAN TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư-Lưu trữ thành phố Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành và trình phát triển Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội Quyết định số 4621/QĐ-UBND ngày 14 tháng năm 2015 việc thành lập Trung tâm lưu trữ lịch trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội Căn Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Căn Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Căn Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ hướng dấn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn Quyết định số 103/2009/QĐ-UBND ngày 24 tháng năm 2009 UBND thành phố Hà Nội ban hành quy định tổ chức máy, biên chế, tiền lương, tiền công, cán bộ, công chức, viên chức lao động hợp đồng quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội Quyết định số 11/2012/QĐUBND ngày 22 tháng năm 2012 UBND thành phố Hà Nội sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh số điều Quyết định số 103/2009/QĐ-UBND; Xét đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ tờ trình số 1807/TTr-SNV ngày 13/8/2015 việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành lập ngày 13/08/2015 Thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ (trên sở tách, chuyển chức năng, nhiệm vụ phòng Thu thập – Chỉnh lý tài liệu, Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ từ Chi cục Văn thư – Lưu trữ) Trung tâm Lưu trữ lịch sử đơn vị sự nghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Kho bạc Nhà nước Ngân hàng theo quy định pháp luật Trụ sở: Số 20 phố Huỳnh Thúc Kháng, phường Láng Hạ, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội (nằm trụ sở Chi cục Văn thư – Lưu trữ) Biên chế Trung tâm Lưu trữ lịch sử biên chế sự nghiệp nằm tổng biên chế sự nghiệp Sở Nội vụ UBND Thành phố phân bổ hàng năm Trước mắt, xác định biên chế Trung tâm 24 viên chức, số biên chế viên chức năm 2017 Sở Nội vụ UBND Thành phố giao 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Căn Quyết định số 9126/QĐ-SNV việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội Căn Quyết định số 02/2012/QĐ-UNBD ngày 03/02/2012 UBND thành phố Hà Nội việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thành phố Hà Nội Căn Quyết định số 4621/QĐ-UBND ngày 14/9/2015 UNBD thành phố Hà Nội việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội; Xét đề nghị Chánh Văn phòng Sở Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội (sau xin gọi tắt Trung tâm Lưu trữ lịch sử) sau: Vị trí, chức Giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật Trung tâm Lưu trữ Lịch sử chịu sự chỉ đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đồng thời chịu sự hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Nhiệm vụ, quyền hạn a Giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực nhiệm vụ sau: - Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; - Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu quan, tổ chức đề nghị giao nộp; lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống với quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu thời gian giao nộp tài liệu; - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu giao nộp; - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lích sử tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu, tổ chức công bố, trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; - Sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ theo quy định sở thỏa thuận b Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật, cụ thể: - Chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ - Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ - Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ khác theo quy định pháp luật c Quản lý tài chính, tài sản, trang thiết bị Trung tâm theo quy định pháp luật theo phân cấp Sở Nội vụ d Thực nhiệm vụ khác theo sự phân công Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức a Lãnh đạo Trung tâm: Giám đốc 02 Phó Giám đốc - Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ trước pháp luật việc thực chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn giao việc thực chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ lịch sử; - Phó giám đốc Trung tâm người giúp Giàm đốc phụ trách, theo dõi, chỉ đạo số mặt công tác chịu trách nhiệm trước Giám đốc pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Giám đốc vắng mặt, Giám đốc ủy nhiệm cho Phó Giám đốc điều hành hoạt động Trung tâm; - Lãnh đạo Trung tâm trực tiếp phụ trách tổ Trung tâm; b Các tổ chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Trung tâm - Tổ Hành dịch vụ - Tổ Nghiệp vụ lưu trữ 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức bộ phận Văn thư, Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 1.2.1 Chức Giúp Chi cục trưởng công tác quản lý nhà nước Văn thư-Lưu trữ quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội 1.2.2 Nhiệm vụ - Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng, ban hành trình Giám đốc Sở ban hành văn công tác Văn thư, Lưu trữ Thành phố: Kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, quy định Văn thư, Lưu trữ; - Thẩm định giúp Chi cục trưởng báo cáo Giám đốc Sở đề trình UBND Thành phố phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Thành phố”; - Thẩm định, trình Chi cục trưởng đề trình quan có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” lưu trữ lịch sử Thành phố quan, đơn vị thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư-Lưu trữ Lưu trữ cấp Huyện; - Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng kế hoạch, tổ chức thực công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ; - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác Văn thư, Lưu trữ quan, đơn vị thuộc UBND Thành phố; - Giúp Chi cục trưởng thường trực phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật Văn thư, Lưu trữ theo thẩm quyền; - Tham mưu giúp Chi cục trưởng sơ kết, tổng kết công tác Văn thư-Lưu trữ công tác thi đua – khen thưởng 1.2.3 Cơ chế hoạt động và quyền hạn - Được tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng, Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng tồn cơng việc Phòng; - Phối kết hợp với phòng Chi cục quan khác để giải công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ Phòng Chương 3: SO SÁNH, ĐỚI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Điểm giống giữa lý luận và thực tiễn áp dụng Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tiến hành công tác Văn thư-Lưu trữ dựa sở lý thuyết theo Quy định Nhà nước 3.1.1.Về công tác Văn thư Về bản, Trung tâm thực quy định Nhà nước đề Nhìn chung, cơng tác quản lý văn quan thực tương đối tốt, chặt chẽ, với quy trình quy định Nhà nước Mọi văn đến quan qua văn thư để đăng ký, làm thủ tục chuyển giao kịp thời xác 3.1.2 Về cơng tác Lưu trữ Là đơn vị thực chức lưu trữ lịch sử Thành phố,Trung tâm Lưu trữ Lịch sử đầu tư sở vật chất, trang bị kỹ thuật, người để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Các phông tài liệu thu thập kho lưu trữ đầy đủ, phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị hình thành phơng Tài liệu phân loại, xếp, lập hồ sơ, có mục lục thống kê đầy đủ kèm theo văn hồ sơ phông Công tác thu thập, bổ sung tài liệu tiến hành thường xuyên, có kế hoạch cụ thể Các cán làm cơng tác thu thập những người có khả làm việc độc lập nghiên cứu đề xuất những vấn đề thuộc công tác Công tác bảo quản tài liệu tuân thủ chặt chẽ, thường xuyên có hoạt động kiểm tra phòng chống cháy nổ, phòng trừ mối mọt, vệ sinh… đảm bảo an tồn tài liệu Việc đưa tài liệu lưu trữ phục vụ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu đảm bảo theo quý định pháp luật Bước đầu nhập thông 22 tin cấp cho sở dữ liệu máy tính để phục vụ nhu cầu tra cứu mạng thông tin Thành phố 3.2 Điểm khác giữa lý luận và thực tiễn áp dụng Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội Do đặc thù nghiệp vụ Trung tâm tính chất cơng việc số cán chưa nắm vững nghiệp vụ nên số thiếu sót Cụ thể sau: 3.2.1 Về công tác Văn thư Việc xử lý thông tin đến đơi lúc thiếu sót Kỹ soạn thảo, xây dựng văn yếu Chưa ứng dụng phần mềm quản lý văn công tác Việc lập hồ sơ công việc chưa thực đầy đủ nghiêm túc Thực tế cho thấy việc thực quy định nhà nước lập hồ sơ công việc phần lớn quan, đơn vị chưa tốt Trung tâm Lưu trữ Lịch sử số Tài liệu sản sinh trình hoạt động Trung tâm thời gian qua không nhiều Theo quy định nhà nước việc lập hồ sơ công việc bắt buộc tất những cán chun viên làm cơng tác có liên quan đến công văn giấy tờ Thực tế Trung tâm Lưu trữ Lịch sử, hầu hết cán bộ, công chức lập hồ sơ theo kinh nghiệm thực tiễn công tác, tức photo lưu tất số giấy tờ, văn hình thành trình xử lý hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm cá nhân cần thiết Chỉ có số cán chủ chốt lập hồ sơ công việc theo quy định chỉ lập cho những sự vụ quan trọng Tuy nhiên, những hồ sơ chưa đảm bảo đầy đủ yêu cầu lập hồ sơ chưa biên mục, chưa xác định thời hạn bảo quản, chưa xếp theo thứ tự giải công việc theo thứ tự thời gian Những thiếu sót, tồn công tác không nhiều, thường tập trung điểm sau: - Văn thư chuyển giao văn cho cá nhân thường quên yêu cầu người nhận văn ký nhận, khơng có để đối chiếu quy trách 23 nhiệm người nhận làm thất lạc văn - Cơ quan chưa có phần mềm quản lý văn nên việc quản lý văn thủ cơng, việc đăng ký văn bản, tra cứu thống kê nhiều thời gian 3.2.2 Về công tác Lưu trữ Tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử chưa bố trí cán chuyên trách làm công tác Lưu trữ Cán lưu trữ cán văn thư kiêm nhiệm Tình hình tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng Tài liệu q trình hoạt động chưa lập hồ sơ hồn chỉnh, tài liệu nộp lưu phòng nộp lưu tình trạng bó gói, gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ 3.3 Ý kiến đề xuất Qua thực tế quan sát làm việc số phận Trung tâm, tơi thấy quan có những quy định biện pháp tương đối cụ thể mặt hoạt động Nhờ có sự chỉ đạo thường xuyên, sâu sát lãnh đạo quan sự nỗ lực cán công chức nên hoạt động Trung tâm đạt những kết khả quan Tuy nhiên, tồn số hạn chế mà theo tơi khắc phục nâng cao nữa hiệu hoạt động cán quan Tơi xin có số ý kiến đề xuất với quan hi vọng những ý kiến đóng góp nhỏ tơi phần có ích cho hoạt động quan thời gian tới: - Về cơng tác văn thư: Máy vi tính nên cài đặt phần mềm quản lý văn để việc soạn thảo văn quản lý thông tin thuận lợi chuyên nghiệp Trung tâm nên ban hành văn chỉ đạo, hướng dẫn riêng cơng tác cho phù hợp với tình hình thực tế quan, nên đưa tiêu chí làm tốt cơng tác văn thư vào bình xét thi đua khen thưởng cuối năm Để nâng cao ý thức trách nhiệm cán công chức làm công tác cơng văn giấy tờ phòng, ban cần nghiêm túc thực hồ sơ công việc để thuận tiện công việc, theo quy định nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho công 24 tác văn thư, coi tiêu chí đánh giá thi đua hàng năm cán công chức quan - Về công tác lưu trữ: nên xây dựng hệ thống quản lý chất lượng thu thập, tiếp nhận bảo quản tài liệu lưu trữ để thống khâu nghiệp vụ, tránh gây tranh cãi việc tiếp nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử từ phòng Thu thập chuyển sang Để phát huy nhiều nữa giá trị tài liệu lưu trữ, tiếp nối những kết đạt được, thời gian tới, đề xuất Trung tâm nên tăng cường nữa công tác công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ Trung tâm cần đẩy mạnh việc tuyên truyền công tác lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ đời sống xã hội Nâng cấp chất lượng hồ sơ tài liệu bảo quản, đồng thời tối ưu hoá thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu từ nguồn khác vào Trung tâm Tiếp tục xây dựng sở dữ liệu, hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng nhu cầu tra tìm khác Triển khai việc số hố tài liệu phép độc giả nghiên cứu trực tiếp tài liệu máy tính Tuyển chọn đội ngũ cán thật sự có lực, nắm vững chun mơn nghiệp vụ, có trình độ ngoại ngữ kiến thức sâu rộng Đồng thời đẩy mạnh giao lưu học tập nước nước ngồi để thực tốt nghiệp vụ lưu trữ Trung tâm 25 C PHẦN KẾT LUẬN Mặc dù thời gian để kiến tập công tác Văn thư, Lưu trữ khơng nhiều, q trình tiếp xúc, học hỏi thu thập những kinh nghiệm thiết thực cho việc học tập công tác sau Trước hết, tơi có dịp vận dụng những kiến thức học vào thực tiễn, gắn lý luận với thực hành Việc tiếp xúc thực tế nhiều mảng công việc khác công tác Văn thư, Lưu trữ giúp củng cố những kiến thức học sáng tỏ số vấn đề lý luận mà không trải qua thực tiễn tơi thấy mơ hồ Qua đó, tơi nhận thấy rằng, giữa lý thuyết thực tiễn lúc hồn tồn tương đồng Có những điểm mà lý thuyết thực hành có sự khác biệt Song có sự khác theo tơi người thực có sáng tạo mới, chọn lọc những điểm phù hợp lý thuyết để áp dụng vào trình làm việc để nâng cao hiệu suất công việc mà không ảnh hưởng nhiều tới chất lượng cơng việc Trong q trình học làm việc nhận thấy rõ rằng, lý luận dẫn đường cho thực tiễn thực tiễn lại giúp soi tỏ làm cho lý luận rõ ràng, dễ hiểu Lý luận thực tiễn mối quan hệ biện chứng, lý luận màu xám, chỉ có thực tiễn đủ màu sắc sinh động, biến đổi không ngừng Điều quan trọng mà tôi, những bạn sinh viên mởi chỉ biết đến ngành học qua giảng đường cách nhìn nhận cách đắn, thực tế ngành nghề mà lựa chọn Việc kiến tập phần giúp bạn học Lưu trữ học xác định những việc mà làm q trình cơng tác sau này, từ giáo dục ý thức nghề nghiệp lòng yêu nghề Tôi hiểu rằng, để làm tốt công tác lưu trữ, cơng việc thầm lặng thiết phải có lòng u nghề, phải biết chủ động tìm hay, điều ý nghĩa cơng việc để có động lực phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ Bởi thực tế cho thấy mặc dù xã hội ngày phủ nhận vai trò 26 tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ lại người nhìn nhận đắn cơng tác này, cho dù những năm gần xã hội nhiều biết đến quan lưu trữ người làm lưu trữ Ngay số quan, cán làm công tác văn thư, lưu trữ công tác văn thư, lưu trữ bị nhiều người tỏ xem nhẹ Tuy có những thiếu sót, hạn chế định áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc kiến tập, trình bày kết nghiên cứu, khảo sát qua báo cáo kiến tập tơi qua những thân thu hoạch tơi thấy có thời gian làm việc kết hợp với kiến tập bổ ích Do hạn chế thời gian khả sinh viên nên chắn báo cáo tơi khơng tránh khỏi những thiếu sót Tơi mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô bạn quan tâm đến báo cáo Tôi xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 18 tháng năm 2017 Sinh viên Trần Đức Công 27 D PHỤ LỤC PHỤ LỤC CÁC QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC THÀNH LẬP TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ, SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI PHỤ LỤC Mẫu “Đăng ký công văn đến” Ngày Số tháng đến Tác giả đến (1) (2) (3) Số, Ngày Tên loại trích Đơn vị ký tháng yếu nội dung hiệu văn người văn nhận (4) (5) (6) (7) Ký nhận (8) Cột 1: Ngày, tháng đến Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Tác giả Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa chỉ người gửi đơn, thư Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm văn đến ngày, tháng, năm đơn, thư Đối với những ngày 10 tháng 1, phải thêm trước; năm ghi hai chữ số Cột 6: Tên loại trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ cơng văn khơng phải ghi tên loại) văn đến (tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi Ghi những điểm cần thiết văn đến ( văn khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v v ) Ghi (9) PHỤ LỤC Mẫu “ Đăng ký công văn đi” Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội: Số ký Ngày Tên loại Người Nơi Đơn vị Số Ghi hiệu tháng trích yếu nội ký nhận văn lượng người văn văn dung nhận (1) (2) (3) (4) (5) lưu (6) (7) (8) Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng phát hành Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác PHỤ LỤC Quy trình thu thập tài liệu Trung tâm lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ Hà Nội Xác định nguồn Xây dựng kế hoạch dài hạn - Quy định đối tượng danh mục quan, cá nhân nộp lưu tài liệu; - Quy định thành phần tài liệu nộp lưu Bản kế hoạch phê duyệt Duyệt Xây dựng kế hoạch năm Bản kế hoạch phê duyệt Duyệt Hướng dẫn chuẩn bị tài liệu nộp lưu Kiểm tra trước tiếp nhận Giao nhận tài liệu vào kho - Bản danh mục hồ sơ; - Quy định lập hồ sơ công việc; - Văn hướng dẫn chỉnh lý Báo cáo tình hình tài liệu nộp vào kho - Tài liệu giao nhận đầy đủ, nhanh, xác (kèm văn hồ sơ phông); - Lập biên giao nhận tài liệu Viết báo cáo Lập hồ sơ Kế hoạch, báo cáo thu thập biên bàn giao tài liệu PHỤ LỤC Mẫu Mục lục hồ sơ (có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) Hộp/ Số cặp số Hồ sơ (1) (2) Tiêu đề hồ sơ (3) Thời gian tài liệu (4) Thời hạn bảo quản (5) Số tờ (6) Ghi (7) Mục lục gồm:………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ:…………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) ………., ngày….tháng… năm… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ, chức danh) Cách ghi cột Cột 1: Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp Cột 2: Ghi số hồ sơ bìa hồ sơ Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ Cột 4: Ghi thời gian sớm muộn văn bản, tài liệu hồ sơ Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ Cột 7: Ghi những thông tin cần ý nội dung hình thức văn có hồ sơ PHỤ LỤC Mẫu Mục lục hồ sơ (bảo quản có thời hạn: năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm, 50 năm, 70 năm) Hộp/ cặp số (1) Số hồ sơ (2) Tiêu đề hồ sơ (3) Thời hạn bảo quản (4) Số tờ Ghi (5) (6) Mục lục gồm:………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ:…………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) ………., ngày….tháng… năm… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ, chức danh) Cách ghi cột Cột 1: Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp Cột 2: Ghi số hồ sơ bìa hồ sơ Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ Cột 5: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ (đối với hồ sơ có THBQ 20 năm) Cột 6: Ghi những thông tin cần ý nội dung hình thức văn có hồ sơ PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ KHO LƯU TRỮ TÀI LIỆU ... Nội vụ thành phố Hà Nội Căn Quyết định số 4621/QĐ-UBND ngày 14/9/2015 UNBD thành phố Hà Nội việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố. .. Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư -Lưu trữ thành phố Hà Nợi 1.1.1 Lịch sử hình thành và trình phát triển Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà... bộ phận Văn thư, Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 1.2.1 Chức Giúp Chi cục trưởng công tác quản lý nhà nước Văn thư -Lưu trữ quan,