MỤC LỤC PHẦN 1 . PHẦN MỞ ĐẦU 3 Phần 2. NỘI DUNG KIẾN TẬP 5 Chương 1.KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI CHÍNH TỈNH THÁI BÌNH. 5 1.1. giới thiệu chung về tỉnh thái bình 5 1.2.Giới thiệu chung về Sở Tài Chính tỉnh Thái Bình 5 1.3. Nhiệm vụ của Sở Tài Chính 5 1.3.1 Trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh: 5 1.3.2. Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh: 6 1.3.3.Về quản lý ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước: 7 1. 4. Cơ cấu tổ chức và biên chế 15 1.4.1Lãnh đạo Sở: 15 1.4.2 Cơ cấu tổ chức các phòng, ban, đơn vị: 16 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ TÀI CHÍNH 18 2.1. Thực trạng công tác văn thư 18 2.1.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của Sở Tài Chính 18 2.1.1.1. Về tổ chức công tác văn thư của Sở Tài Chính 18 2.1.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư 19 2.1.2. Tình hình quản lý văn bản của Sở Tài Chính 19 2.1.2.1.Quản lý và giải quyết văn bản đi 19 2.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 20 2.1.2.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23 2.1.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 23 2.2. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 24 2.3 Chỉnh lý 24 2.4. Xác định giá trị tài liệu 25 2.5 Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 25 CHƯƠNG 3 27 MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 27 3.1. Một số nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư lưu trữ của Sở Tài Chính 27 3.1.1. Ưu điểm 27 3.1.2. Nhược điểm. 29 3.1.3.Một số đề xuất 29 PHẦN 3. KẾT LUẬN 30 LỜI CẢM ƠN 32 Phần 4 : PHỤ LỤC 33
MỤC LỤC PHẦN PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư - lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thiếu hệ thống quản lý hành nhà nước Làm tốt công tác văn giấy tờ cung cấp lượng thơng tin đầy đủ , xác cơng việc giải nhanh chóng , đảm bảo bí mật cho quan Xuất phát từ thực tế khách quan công tác văn thư thực theo phương châm : “ Học đơi với hành”, Chủ tịch Hồ Chí Minh câu “Lý thuyết đôi với thực tế” Bộ giáo dục Đào tạo, nên trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên kiến tập quan theo nội dung đào tạo thời gian từ ngày 02/10/2016 đến ngày 30/10/2016 Đợt kiến tập giúp sinh viên tiếp cận thực tế công việc ,trau dồi kiến thức bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ học lớp Sở Tài Chính tỉnh Thái Bình đơn vị tiếp nhận em đợt kiến tập Trong thời gian kiến tập thời gian khơng dài nhờ giúp dỡ tận tình Lãnh đạo quan bảo tận tình anh chị cơng chức viên chức Sở , em tìm hiểu thực tế việc thực khâu nghiệp vụ Sở Tài Chính thực hành trực tiếp số bước nghiệp vụ công tác Văn thư công tác Lưu trữ Sau em xin trình bày báo cáo Công tác Văn thư - Lưu trữ Sở Tài Chính tỉnh Thái Bình Bố cục báo cáo gồm 04 phần : Phần 1: PHẦN MỞ ĐẦU Phần : PHẦN NỘI DUNG Phần 3: PHẦN KẾT LUẬN Phần 4: PHẦN PHỤ LỤC Dưới báo cáo kiến tập em có nhiều cố gắng sinh viên kiến tập kinh nghiệm thực tết thiếu ,lần tiếp xúc với thực tế công việc nghành nghề đào tạo nên báo cáo không tránh khỏi sai sót , kính mong thầy giáo cán Sở giúp đỡ đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện đồng thời để em có hội tìm hiểu tiếp thu thêm kiến thức , trình độ sau tốt nghiệp em hồn thành tốt cơng việc Em xin chân thành cám ơn ! Thái Bình ngày 31 tháng 10 năm 2016 Sinh viên Hoàng Thị Thu Hiền Phần NỘI DUNG KIẾN TẬP Chương KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI CHÍNH TỈNH THÁI BÌNH 1.1 giới thiệu chung tỉnh thái bình Thái Bình tỉnh ven biển thuộc Đồng sông Hồng, cách Thủ đô Hà nội 110 km, cách Hải Phòng 70 Km, vùng ảnh hưởng trực tiếp tam giác tăng trưởng kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh 1.2.Giới thiệu chung Sở Tài Chính tỉnh Thái Bình Sở Tài quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước tài chính, ngân sách nhà nước; thuế, phí, lệ phí thu khác ngân sách nhà nước; tài sản nhà nước; quỹ tài nhà nước; đầu tư tài chính; tài doanh nghiệp; kế tốn, kiểm tốn độc lập; giá dịch vụ tài địa phương theo quy định pháp luật Sở Tài có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức hoạt động Ủy ban nhân dân tỉnh; đồng thời, chịu đạo, hướng dẫn, tra, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Tài Địa chỉ: Số 142 phố Lê Lợi, phường Đề Thám, Thành phố Thái Bình, tỉnh Thái Bình 1.3 Nhiệm vụ Sở Tài Chính Sở Tài thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định pháp luật lĩnh vực tài nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: 1.3.1 Trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh: - Dự thảo Quyết định, thị văn khác thuộc thẩm quyền ban hành Ủy ban nhân dân tỉnh lĩnh vực tài chính; - Dự thảo chương trình, kế hoạch dài hạn, 05 năm hàng năm lĩnh vực tài theo quy hoạch, kế hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội địa phương; - Dự thảo chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Sở theo quy định pháp luật; - Dự thảo văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở; - Dự thảo văn quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó đơn vị thuộc Sở; Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Phòng Tài - Kế Hoạch thuộc ủy ban nhân dân huyện, thành phố; -Dự thảo phương án phân cấp nguồn thu nhiệm vụ chi cấp ngân sách địa phương; xây dụng định mức phân bổ dự toán chi ngân sách địa phương; chế độ thu phí, lệ phí khoản đóng góp nhân dân theo quy định pháp luật để trình Hội đồng nhân dân tỉnh định theo thẩm quyền; -Dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương; phương án cân đối ngân sách biện pháp cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thu, chi ngân sách giao để trình Hội đồng nhân dân tỉnh định theo thẩm quyền; -Phương án xếp lại, xử lý nhà, đất tài sản khác thuộc sở hữu nhà nước thuộc phạm vi quản lý địa phương 1.3.2 Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh: -Dự thảo định, thị văn khác thuộc thẩm quyền ban hành Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh lĩnh vực quản lý nhà nước Sở; -Dự thảo Quyết định thành lập, sáp nhập, ch ỉ a tách, tổ chức lại, giải thể đơn vị thuộc Sở theo quy định pháp luật Giúp Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước tài doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, hội tổ chức phi phủ thuộc phạm vi quản lý Sở theo quy định pháp luật Giúp Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp tỉnh đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật lĩnh vực tài chính; công tác tham mưu vấn đề pháp lý tham gia tố tụng; tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, sách, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án, phương án thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở sau cấp có thẩm quyền ban hành phê duyệt 1.3.3.Về quản lý ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí thu khác ngân sách nhà nước: -Tổng hợp, lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ ngân sách tỉnh báo cáo ủy ban nhân dân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh định; Hướng dẫn quan hành chính, đơn vị nghiệp thuộc tỉnh ca quan tài cấp xây dựng dự tốn ngân sách nhà nước hàng năm theo quy định pháp luật; Thực kiểm tra, thẩm tra dự toán ngân sách quan, đơn vị cấp dự toán ngân sách câp -Về quản lý tài đất đai Chủ trì báo cáo Chủ tịch Hội đồng thẩm định bảng giá đất tổ chức thẩm định bảng giá đất, bảng giá đất điều chỉnh; chủ trì báo cáo Chủ tịch Hội đồng thẩm định giá đất cụ thể tổ chức thẩm định giá đất cụ thể trình ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; Chủ trì, phối hợp với quan có liên quan xây dựng, trình ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành hệ số điều chỉnh giá đất để tính tiền sử dụng đất, tiền thuê đất; mức tỷ lệ phần trăm (%) cụ thể để xác định đơn giá thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm theo quy định pháp luật đất đai; Chủ trì xác định trình ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định mức tỷ lệ (%) để tính thu tiền th đố ỉ với đất xây dựng cơng trình ngầm, đất có mặt nước, mức tiền thuế mặt nước; đom giá thuê mặt nước dự án cụ thể (trừ dự án khai thác dầu khí lãnh hải thềm lục địa Việt Nam); xác định khoản trừ vào tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, thuê mặt nước phải nộp; Kiểm tra, thẩm định khoản kinh phí tổ chức thực cơng tác bồi thường, hỗ trợ, tái định cư trường hơp nhà nước thu hồi đất đốỉ với dự án, tiểu dự án ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, bao gồm trường hcyp ứng vốn từ Quỹ phát triển đất tạm ứng vốn từ Kho bạc Nhà nước Phối hợp với Sở Tài nguyên Môi trường hướng dẫn, kiểm tra quan, tổ chức, đơn vị địa phương việc thực sách bồi thường, hỗ trợ tái định cư Nhà nước thu hồi đất; Chủ trì, phối hợp với quan có liên quan xác định giá khởi điểm để đấu giá quyền sử dụng; xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị doanh nghiệp cố phần hóa -Phối hợp với quan có liên quan việc thực cơng tác quản lý thu thuế, phí, lệ phí khoản thu khác địa bàn -Kiểm tra, giám sát việc quản lý sử đụng ngân sách quan, đơn vị sử dụng ngân sách; yêu cầu Kho bạc Nhà nước tạm đừng toán phát chi vượt dự tốn, chi sai sách chế độ không chấp hành chế độ báo cáo Nhà nước - Thẩm định toán thu ngân sách nhà nước phát sinh địa bàn huyện, thành phố toán thu, chi ngân sách huyện, thành phố; thẩm định duyệt thơng báo tốn quan hành chính, đơn vị nghiệp tổ chức khác có sừ dụng ngân sách tỉnh theo quy định; Tổng hợp tình hình thu, chi ngân sách nhà nước, lập tổng toán ngân sách hàng năm địa phương trình ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo Hội đông nhân dân tỉnh phê duyệt, báo cáo Bộ Tài - Quản lý vốn đầu tư phát triển Tham gia với Sở Kế hoạch Đầu tư, quan có liên quan để tham mưu ủy ban nhân dân tỉnh chiến lược thu hút, huy động, sử dụng vốn đầu tư ngắn hạn, dài hạn nước; xây dựng sách, biện pháp điều phối nâng cao hiệu sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển thức (ODA) địa bàn Giúp ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước tài chương trình, dự án ODA địa bàn Phối hợp với Sở Ke hoạch Đầu tư quan liên quan xây dựng dự toán phương án phân bổ dự toán chi đầu tư phát triển hàng năm; chủ trì phối hợp với quan liên quan bố trí nguồn vốn khác có tính chất đầu tư trình ủy ban nhân dân tỉnh định Phối hợp với Sở Kế hoạch Đầu tư trình ủy ban nhân dân tỉnh định phân bổ vốn đầu tư, danh mục dự án đầu tư có sử dụng vốn ngân sách; kế hoạch điều chỉnh phân bổ vốn đầu tư trường hợp cần thiết; xây dựng kế hoạch điều chỉnh, điều hòa vốn đầu tư dự án đầu tư từ nguồn ngân sách địa phương Tham gia chủ trương đầu tư; thẩm tra, thẩm định, tham gia ý kiến theo thẩm quyền dự án đầu tư tỉnh quản lý Tham gia với Sở Kế hoạch Đầu tư quan liên quan nội dung tài chính, sách ưu đãi tài dự án, doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước (FDI) địa bàn Kiểm tra tỉnh hình thực kế hoạch vốn đầu tư, tình hình quản lý, sử dụng vốn đầu tư, toán vốn đầu tư thuộc ngân sách địa phương chủ đầu tư quan tài huyện, xã; tình hình kiểm sốt tốn vốn đầu tư Kho bạc Nhà nước tỉnh, huyện Tổ chức thẩm tra tốn vốn đầu tư dự án hồn thành, trình Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh Thẩm tra, phê duyệt toán dự án đầu tư nguồn vốn nghiệp có tính chất đầu tư xây dựng địa phương theo quy định Tổng hợp, phân tích tình hình huy động sử dụng vốn đầu tư, đánh giá hiệu quản lý, sử dụng vốn đầu tư, toán vốn đầu tư địa phương, báo cáo ủy ban nhân dân tỉnh Bộ Tài theo quy định -Quản lý quỹ dự trữ tài địa phương theo quy định pháp luật; Thống quản lý khoản vay viện trợ dành cho địa phương theo quy định pháp luật; quản lý tài nhà nước nguồn vỉện trợ nước trực tiếp cho địa phương thuộc nguồn thu ngân sách địa phương; giúp ủy ban nhân dân tỉnh triển khai việc phát hành trái phiếu hình thức vay nợ khác địa phương theo quy định Luật Ngân sách nhà nước, Luật Quản lý nợ công; -Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế tự chủ tài đơn vị nghiệp cơng lập chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm kinh phí quản lý hành quan hành nhà nước theo quy định pháp luật; - Hướng dẫn tổ chức thực chế độ cơng khai tài ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; - Tổng hợp kết thực kiến nghị tra, kiểm toán lĩnh vực tài ngân sách báo cáo ủy ban nhân dân tỉnh; - Hướng dẫn tổ chức thực luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí sử dụng ngân sách, tàỉ cơng theo quy định pháp luật *Về quản lý tài sản nhà nước địa phương: -Xây dựng, trình ủy ban nhân dân tỉnh văn hướng dẫn quàn lý, sử dụng tài sản nhà nước phân cấp quản lý nhà nước tài sản nhà nước thuộc phạm vi quản lý địa phương; -Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ quản lý tài sản nhà nước; đề xuất biện pháp tài để đảm bảo quản lý sử dụng có hiệu tài sản nhà nước theo thẩm quyền địa phương; -Quyết định theo thẩm quyền trinh ủy ban nhân dân tỉnh định theo thẩm quyền việc mua sắm, xác lập quyền sở hữu nhà nước tài sản, thu hồi, điều chuyển, lý, bán, thuê, cho thuê, chuyển nhượng, tiêu hủy tài sản nhà nước hình thức xử lý khác; giao tài sản nhà nước cho đơn vị nghỉệp công lập tự chủ tài sử dụng tài sản nhà nước đơn vị nghiệp cơng lập tự chủ tài vào mục đích sản xuất kinh doanh, dịch vụ, cho thuê, liên doanh, liên kết; -Tổ chức quản lý tiền bán tài sản xác lập quyền sở hữu nhà nước thuộc phạm vi quản lý địa phương; tiền bán thuê, cho thuê tài sản kết cấu hạ tầng thuộc địa phương quản lý; nguồn tài phát sinh quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; - Hướng dẫn tổ chức thực chế độ công khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước quan, tổ chức, đơn vị theo quy định pháp luật; Tổ chức tiếp nhận, quản lý, trình ủy ban nhân dân tỉnh định xử ỉý xử lý theo thẩm quyền tài sản không xác định chủ sở hữu; tài sản bị chơn giấu, chìm đắm tìm thấy; di sản khơng có người thừa kế; tài sản tịch thu sung quỹ nhà nước theo án, định thi hành án; tài sản dự án sử dụng vốn nhà nước (bao gồm vốn ODA) dự án kết thúc tài sản khác xác lập quyền sở hữu Nhà nước, tài sản tổ chức cá nhân tự nguyện chuyển giao quyền sở hữu cho quyền địa phương; -Tổ chức quản lý khai thác tài sản nhà nước chưa cấp có thẳm quyền giao cho tổ chức, cá nhân quản lý, sử dụng; quản lý nguồn tài phát sinh trình quản lý, khai thác, chuyển giao, xử lý tài sản nhà nước; -Tham mưu ủy ban nhân dân tỉnh có ý kiến với Bộ, ngành Bộ Tài việc xếp nhà, đất quan Trung ương quản lý địa bàn; -Quản lý sở liệu tài sản nhà nước thuộc phạm vi quản lý địa phương; giúp ủy ban nhân dân tỉnh thực báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước thuộc phạm vi quản lý địa phương Quản lý nhà nước tài quỹ quan có thẩm quyền địa phương thảnh lập theo quy định pháp luật (Quỹ đầu tư phát triển, Quỹ phát triển đất, Quỹ bảo trì đường bộ, Quỹ bảo vệ môi trường, Quỹ bảo vệ phát triển rừng, Quỹ phát triển nhà ở, Quỹ bảo lãnh tín dụng doanh nghiệp vừa nhỏ, ); -Phối hợp xây dựng Đề án thành lập hoạt động quỹ báo cáo ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt trình cấp có thấm quyền phê duyệt; tham mưu giúp ủy ban nhân dân cấp tỉnh định vấn đề phương thức điều hành, đôi tượng đâu tư cho vay; lãi suất; câp vốn điều lệ; giải thê quỹ theo quy định pháp luật; -Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, giám sát hoạt động quỹ; kiểm tra, giám sát việc chấp hành chế độ quản lý tài chính, báo cáo kết hoạt động Quỹ định kỳ theo chế độ quy định thực nhiệm vụ khác theo phân công Úy ban nhân dân tỉnh; 10 người làm công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức hóa, chun mơn hóa, đảm bảo thống đạo tổ chức nghiệp vụ 2.1.1.2 Về cán làm công tác văn thư Bộ phận văn thư gồm 02 người thuộc Văn phòng Sở, có 01 cơng chức (trình độ Đại học) phụ trách công việc văn thư (kiêm lưu trữ) Hàng năm, Sở cử cán phụ trách văn thư tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ tổ chức nhằm cập nhật kiến thức kịp thời công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo thực quy định 2.1.2 Tình hình quản lý văn Sở Tài Chính 2.1.2.1.Quản lý giải văn * Soạn thảo ban hành văn bản: Việc soạn thảo ban hành văn hành Sở Tài thời gian qua thực quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Thơng tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; đảm bảo chất lượng, nội dung văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ký văn bản… văn thực quy định hình thức thể thức * Quản lý văn Công tác quản lý văn đến, văn đi; lập hồ sơ công việc… tổ chức triển khai thực theo quy định Hiện nay, văn đến văn quản lý, theo dõi, lưu trữ thông qua hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thơng; qua văn cập nhật thường xuyên, kịp thời, việc lưu trữ, tra cứu văn bản, hồ sơ, tài liệu thuận tiện Với số lượng lớn văn đến (số lượng văn đến bình quân năm khoảng 5.500 văn bản/năm, số lượng văn bình quân năm khoảng 3.100 văn bản/năm) việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư góp phần giúp cơng tác văn thư đạt hiệu cao 100% cán công chức, viên chức Sở sử dụng khai thác văn qua hệ thống mạng văn phòng trao đổi thơng tin nội bộ, giúp xử 18 lý công việc kịp thời, đảm bảo yêu cầu công tác cải cách thủ tục hành 2.1.2.2 Quản lý giải văn đến * Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải * Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Các bì văn đến phân loại xử lý sau: - Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức - Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký - Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể Cơ quan, tổ chức 19 Việc bóc bì văn phải đảm bảo u cầu: - Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng * Đóng dấu “Văn đến”, ghi số ngày đến Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Văn đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Văn đến” * Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính * Đăng ký văn đến sổ - Lập Sổ đăng ký văn đến Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp *Trình, chuyển giao văn đến Trình văn đến Sau đăng ký văn đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến 20 phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “Chuyển” dấu “ văn đến” Ý kiến đạo giải thời hạn giải văn đến cần ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn đến vào trường tương ứng Cơ sở liệu quản lý văn đến * Chuyển giao văn đến Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn Sau tiếp nhận văn đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải Căn vào ý kiến người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến số đến ngày đến Fax, văn chuyển qua mạng đăng ký trước chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng * Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước 21 Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan * Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải văn đến Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định 2.1.2.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Hiện quan triển khai tiến hành hướng dẫn phòng, ban thực xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan; hướng dẫn lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 2.1.2.4 Quản lý sử dụng dấu Thực kiến nghị Thanh tra Bộ Nội vụ đạo UBND tỉnh, Sở Tài tiếp thu điều chỉnh việc quản lý sử dụng dấu quan theo quy định Con dấu bảo quản hòm có khóa giao 01 chuyên viên phụ trách công tác văn thư lưu trữ trực tiếp quản lý, sử dụng 22 2.2 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ quan phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi nhà nước quy định Thu thập bổ sung tài liệu khâu quan trọng nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản kho lưu trữ hành lưu trữ lịch sử để quản lý, tránh tình trạng mát, thất lạc tài liệu làm hồ sơ, tiêu đề để thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ 2.3 Chỉnh lý * Khái niệm: - Chỉnh lý tài liệu tổ chức tài liệu phông theo phương án phân loại khoa học, sau sửa chữa phục hồi, lập hồ sơ, đơn vị bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu - Các quan tổ chức có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu mình; - Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: + Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh + Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành, xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử tài liệu hết giá trị cần phải loại để tiêu hủy; + Hệ thống hóa hồ sơ, lập mục lục hồ sơ, tài liệu, lập danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu hủy; + Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực theo hướng dẫ cục trưởng cục văn thư lưu trữ nhà nước Tại Sở Tài Chính thực tốt khâu nghiệp vụ chỉnh lý áp dụng theo văn số 283/VTLTNN - NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành 23 2.4 Xác định giá trị tài liệu Qua thời gian tiếp xúc thực tế với công tác xác định giá trị tài liệu Sở Tài Chính em học hỏi nhiều kiến thức thực hành trình xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu Sở tiến hành theo nguyên tắc kết hợp linh hoạt tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Các công cụ thống kê tra cứu tài liệu lưu trữ Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu phòng kho lưu trữ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung nơi bảo quản tài liệu kho lưu trữ Công cụ tra cứu phương tiện cần thiết kho lưu trữ Công cụ tra cứu giúp cho việc tra tìm thơng tin tài liệu lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng Dựa vào cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ xác định thành phần, nội dung, ký hiệu tài liệu lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ tài liệu phòng kho lưu trữ Trong lưu trữ có nhiều loại cơng cụ tra cứu khác nhau: mục lục hồ sơ, thẻ, sách giới thiệu lưu trữ, phiếu phông, v.v… Mỗi loại công cụ có tác dụng riêng, chúng bổ sung cho nhau, quan hệ với chặt chẽ Để phát huy tác dụng công cụ tra cứu, cần đảm bảo đầy đủ yêu cầu cần thiết Tại Sở em thấy có cơng cụ tra cứu như: Các công cụ tra cứu truyền thống như: sổ mục lục tra tìm tài liệu thẻ tra tìm tài liệu, sách giới thiệu lưu trữ Các công cụ tra cứu đại như: phần mềm Quản lý tra tìm tài liệu cục văn thư lưu trữ nhà nước ban hành 2.5 Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ tài liệu Sở Tài Chính xây dựng theo quy chuẩn kho Lưu trữ chuyên dụng với đầy đủ trang thiết bị bảo quản; thực thường xuyên quy trình khử trùng phòng chống mối mọt, trùng tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu Do tài liệu bảo quản kho lưu trữ Sở có tình trạng vật lý tốt, tài liệu xếp gọn gàng ngăn nắp giá bảo 24 quản theo thứ tự phông tài liệu Đảm bảo phục vụ tốt yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu quan, đơn vị nhân dân *Các trang thiết bị bảo quản: Các phương tiện bảo quản tài liệu gồm có: quạt thơng gió, giá, tủ, kệ, hộp đựng tài liệu số trang thiết bị bảo quản khác *Phương pháp xếp tài liệu kho Tài liệu kho lưu trữ chi cục xếp theo phương pháp khoa học đại Tài liệu xếp theo thứ tự từ xuống dưới, từ trái qua phải khoảng từ vào trong, cách kệ đủ để lại vệ sinh 25 CHƯƠNG MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ -LƯU TRỮ 3.1 Một số nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư - lưu trữ Sở Tài Chính Bản thân em học tập rèn luyện mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trường đầu việc đào tạo cán văn thư - lưu trữ nước Ở em trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Những kiến thức quan trọng tạo tiền đề cho em trở thành cán văn thư cơng chức nhà nước có kiến thức, chun mơn, nghiệp vụ Được hướng dẫn Lãnh đạo Sở, thời gian kiến tập giúp em nắm vững kiến thức học biết vận dụng vào thực tế công việc quan Sau tháng kiến tập Sở Tài Chính nhờ giúp đỡ tận tình (chú), anh (chị) chi cục nỗ lực học hỏi thân mà em hoàn thành kế hoạch thực tập, học hỏi nhiều kinh nghiệm, cách ứng xử môi trường công sở lề lối tác phong công việc cán công chức nhà nước Qua tìm hiểu khảo sát thực tế, em xin có vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư Sở Tài Chính sau: 3.1.1 Ưu điểm Sở Tài Chính nhìn chung thực nghiêm túc việc soạn thảo văn dựa theo thông tư số 01/2011/TT-BNV, Sở thể đầy đủ thành phần thể thức, thơng tin xác nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý văn mà quan ban hành Hơn việc thực nghiệp vụ công tác văn thư Sở quy định Bộ Nội vụ Cục Văn thư lưu trữ nhà nước như: + Thông tư 07 ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc quản lý hướng dẫn quản lý văn đi, đến + Thông tư số 12/ 2002/TT-BCA(A11) BCA ngày 13 tháng năm 2002 việc quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước 26 - Việc quản lý sử dụng dấu thực theo nghị định 58/2001/NĐ-CP Chính phủ, Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Sở quan tâm cơng việc quan trọng quy trình cơng việc - Mặt khác Sở có đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên chức có kinh nghiệm, có chun mơn nghiệp vụ vững vàng, có lòng u nghề ln ln hết lòng với cơng việc quan Thời gian làm việc chặt chẽ giờ, hàng năm cán văn Thư cử học lớp tập huấn nhằm nâng cao kiến thức nghiệp vụ - Trong công tác Văn thư lưu trữ áp dụng quy trình xử lý văn theo tiêu chuẩn ISO trình thực khâu nghiệp vụ - Quản lý chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ Hàng năm, Sở tiến hành đạo, hướng dẫn phòng, ban chun mơn tiến hành xếp tài liệu lưu trữ chuyển vào kho lưu trữ quan Hiện nay, Sở bố trí kho lưu trữ khoảng 600 m2 trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết như: giá sắt đựng tài liệu, hệ thống trang thiết bị phòng cháy chữa cháy tự động, điều hồ, thơng gió đảm bảo an toàn tài liệu lâu dài Các tài liệu kho xếp, bố trí khoa học, hợp lý đảm bảo dễ tìm kiếm, dễ theo dõi quản lý - Kiểm tra, hướng dẫn việc thực quy định công tác lưu trữ Thường xuyên kiểm tra, phổ biến, hướng dẫn cán phụ trách công tác lưu trữ thực nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập tài liệu lưu trữ; bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, huỷ tài liệu hết giá trị; sử dụng tài liệu lưu trữ… đảm bảo quy định Luật lưu trữ văn khác có liên quan - Nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ công tác lưu trữ Cùng với việc lưu trữ kho lưu trữ quan, Sở thực lưu trữ hệ thống văn đến, văn thông qua việc sử dụng Mạng văn phòng điện tử liên thơng Thái Bình Qua đó, giúp cho việc lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu thuận tiện hơn, dễ tìm kiếm gọn nhẹ - Chế độ thông tin báo cáo 27 Các chế độ thông tin báo cáo công tác lưu trữ quan thực tốt, đảm bảo chất lượng, nội dung, thời gian quy định 3.1.2 Nhược điểm Đôi cán văn Thư đóng dấu lệch đóng 1/3 chữ ký Do áp dụng phần mềm văn phòng điện tử nên cơng tác đăng ký, quản lý xử lý văn phụ thuộc nhiều vào mạng Internet Nếu mạng bị cố mà không xử lý kịp thời dẫn đến kéo dài thời gian giải công việc 3.1.3.Một số đề xuất Qua trình kiến tập để học hỏi, so sánh lý thuyết thực hành nghiệp vụ công tác Văn thư, sinh viên em xin mạnh dạn đề xuất vài ý kiến đóng góp cơng tác Văn thư Sở Tài sau: - Thường xuyên tổ chức buổi tọa đàm, trao đổi nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ thống khâu nghiệp vụ - Thông qua kiến thức trang bị trường học qua thời gian tháng kiến tập Sở em thấy lý thuyết trường học tưởng chừng đơn giản ngồi thực tế cơng việc phức tạp khơng đơn giản, thơng qua em học hỏi em biết công việc người làm công tác lưu trữ, họ hi sinh thầm lặng có lòng u nghề sâu sắc Trên số đề xuất giải pháp - kiến nghị thân em công tác quản lý văn thư Sở, mong cô xem xét cho ý kiến đóng góp Em xin chân thành cảm ơn em tin với quan tâm lãnh đạo Sở cơng tác văn thư - lưu trữ quan ngày hoàn thiện 28 PHẦN KẾT LUẬN Trong xu hội nhập quốc tế Việt Nam bước chuyển để sánh vai với cường quốc năm châu giới Hòa chung xu nước cơng tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng việc lưu giữ bảo quản tài liệu, đưa tài liệu lưu trữ khai thác tối đa, đặc biệt làm chứng pháp lý cho việc bảo vệ chủ quyền, lãnh thổ Việt Nam Pháp lệnh lưu trữ quốc gia có nói “tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt với nghiệp xây đựng bảo vệ việt nam xã hội chủ nghĩa” Được quan tâm đạo thường xuyên, liên tục Lãnh đạo Sở, thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ quan đạt nhiều kết tốt: văn có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ tuyên truyền, phổ biến, triển khai kịp thời; cán bộ, công chức nâng cao ý thức, nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ; công tác tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức trọng; sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ; tài liệu lưu trữ gọn gàng, bố trí khoa học, hợp lý, khơng để xảy tình trạng xuống cấp hồ sơ tài liệu Các quy định Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11/11/ 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ văn liên quan công tác văn thư, lưu trữ triển khai thực nghiêm túc có hiệu Trên tồn nội dung công tác Văn thư- lưu trữ em thực thời gian kiến tập Sở Tài Chính tỉnh Thái Bình, từ ngày 02/10/2016 đến ngày 30/10/2016 Từ nhìn tổng quan chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Sở em tìm hiểu thực hành cơng tác Văn Thư – 29 Lưu trữ quan Qua nhận định phần thực trạng hoạt động thực tế tự đúc rút kinh nghiệm hoàn thiện cho thân, lý thuyết thực tế nghiệp vụ chuyên ngành đào tạo Trên sở đó, em xin mạnh dạn đưa số nhận xét, đề xuất công tác Văn thư Sở Tài Chính Được kiến tập học hỏỉ Sở Tài Chính , thân em tích luỹ nhiều học bổ ích từ thực tế cơng việc, thực hành khâu nghiệp vụ, rèn luyện kĩ để phục vụ cho q trình học tập Đó hành trang giúp em sau này, qua em hiểu phần cơng việc mà sau làm gắn bó Một lần nữa, em xin gửi lời chân thành cảm ơn quý thầy (cô) trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt thầy (cô) khoa Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, bảo, giúp đỡ cho em có kiến thức tảng tốt để hoàn thành xuất sắc đợt kiến tập Em xin gửi tới cấp lãnh đạo, cán phòng Hành - Tổng hợp toàn thể cán bộ, nhân viên Sở Tài Chính nhiệt tình tạo điều kiện để em hồn thành đợt kiến tập Trong trình kiến tập thực báo cáo, em tránh khỏi thiếu sót, Em mong thầy nhận xét đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 30 LỜI CẢM ƠN Thực theo Quyết định số 254/QĐ-ĐHNV trường Đại học Nội vụ việc cử sinh viên kiến tập ngành nghề trí tiếp nhận sinh viên đến kiến tập Sở Tài Chính tỉnh Thái Bình, em có đợt kiến tập quy định thời gian việc thực hành nội dung giao Văn phòng Sở từ ngày 02/10/2016 đến ngày 30/10/2016 Sau tháng kiến tập làm việc Sở Tài Chính Với hướng dẫn tận tình ban lãnh đạo, cô anh chị quan giúp em kiến tập, học hỏi tiếp thu bổ sung thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu phục vụ cho việc học tập sau em dễ dàng Qua em xin gửi lời cám ơn sâu sắc tới tồn cán bộ, cơng chức, viên chức cơng tác q quan nói chung, đặc biệt chị Phùng Thị Bích, người hướng dẫn em trực tiếp quan, Đồng thời em xin gửi lời cám ơn tới giảng viên Bùi Việt Hà, giúp em hoàn thiện báo cáo kiến tập đạt kết tốt Trong trình kiến tập thực báo cáo, nhiều yếu tố khác nên em có nhiều bỡ ngỡ, sai sót nên em kính mong ban lãnh đạo Sở anh chị quan cảm thông em mong nhận đóng góp ý thầy (cô) trường Em xin chân thành cảm ơn! Thái Bình, ngày 31 tháng 10 năm 2016 Sinh viên Hoàng Thị Thu Hiền 31 Phần : PHỤ LỤC - Thông tư số 12/ 2002/TT-BCA(A11) BCA ngày 13 tháng năm 2002 việc quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước - Việc quản lý sử dụng dấu thực theo nghị định 58/2001/NĐ-CP Chính phủ, Cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan -Thông tư 07 ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc quản lý hướng dẫn quản lý văn đi, đến 32 ... tác văn thư Sở Tài Chính Cơng tác Văn thư - Lưu trữ Sở Tài Chính tổ chức theo mơ hình tập trung Tất văn bản, giấy tờ, văn đi, văn đến quan tập trung phận Văn thư Văn phòng Sở để văn thư tiến... tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ; công tác tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức trọng; sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan... định công tác lưu trữ Thư ng xuyên kiểm tra, phổ biến, hướng dẫn cán phụ trách công tác lưu trữ thực nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập tài liệu lưu trữ; bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, huỷ tài