Công tác văn thư – lưu trữ của trường đại học nội vụ hà nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG PHỤ LỤC VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lí do chọn đề tài 1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 4.Phương pháp nghiên cứu 2 5.Cấu trúc của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 4 1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tường Đại học Nội vụ Hà Nội 4 1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trường Đại học Nội vụ Hà Nội 7 1.2Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ 11 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VÀ VAI TRÒ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 14 2.1 Hoạt động quản lí 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15 2.2.1.1 Khái niệm của Công tác Văn thư 15 2.2.1.2 Nội dung của Công tác Văn thư 15 2.2.1.3 Tình hình tổ chức công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 16 2.2.1.4 Vai trò của công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 16 2.2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 17 2.2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 17 2.2.2.2 Quy trình quản lý, tiếp nhận và giải quyết văn bản đến 17 2.2.2.3 Công tác quản lý văn bản đi 19 2.2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 20 2.2.2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp tài liệu, hồ sơ về lưu trữ cơ quan 21 2.2.3 Công tác Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 22 2.2.3.1 Khái niệm công tác Lưu trữ 22 2.2.3.2 Nội dungcông tác Lưu trữ 22 2.2.3.3 Tình hình công tác Lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ 22 2.2.4 Thực trạng công tác lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 2.2.4.1 Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23 2.2.4.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ; 24 2.2.4.3 Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.4.4 Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.4.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 26 2.2.4.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.4.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 28 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ 29 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 29 3.2 Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 29 3.2.1 Giải pháp về nhân sự 29 3.2.2 Nâng cao trình độ của cán bộ Văn thư – Lưu trữ 30 3.2.3 Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học phòng văn thư 30 3.2.4 Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các thiết bị trong công tác văn thư – Lưu trữ 31 3.2.5 Về kho lưu trữ 32 3.3 Một số khuyến nghị 32 3.2.1 Đối với trường ĐHNV Hà Nội 32 3.2.2.Đối với khoa Văn thưlưu trữ 32 C. KẾT LUẬN 33 D. PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự

hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác.Trongsuốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhậnđược rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn bè.Vớilòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời chân thành cảm ơn đến cô Phạm ThịNga, thầy Nguyễn Đức Đồng nói riêng và toàn thể cán bộ trong phòng Tổ chứccán bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung đã giúp đỡ em rất nhiệt tìnhtrong thời gian thực tập tại trường

Với thời gian thực tập tại phòng tuy ngắn ngủi nhưng nhờ sự giúp đỡ của

cô Phạm Thị Nga, thầy Nguyễn Đức Đồng đã tạo cơ hội cho em trải nghiệm vàbiết được thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ ở trường Qua đó em đã hình thànhđược các kĩ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổinghiệp vụ và từ đó nhận ra được tầm quan trọng của công tác Văn Thư – Lưutrữ một cách rõ ràng nhất

Em cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhất tới cô giáo Chu ThịHậu trong Khoa Văn Thư – Lưu trữ nói riêng và trường Đại học Nội Vụ nóichung đã hướng dẫn, chuẩn bị điều kiện tốt nhất để cho em có thể biết đượcnhững kiến thức thực tế về công tác Văn thư – Lưu trữ Qua công việc thực tậpnày em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong công tác Văn Thư – Lưu trữ

để giúp ích cho công việc sau này của bản thân

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng

em Các số liệu sử dụng phân tích trong báo cáo kết quả thực tập có nguồn gốc

rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định Các kết quả nghiên cứu trong bài báocáo kết quả thực tập là do em tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, kháchquan và phù hợp với thực tiễn em được khảo sát Các kết quả này chưa từngđược công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác

Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Trần Lê Vân

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG PHỤ LỤC VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc của đề tài 3

B PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Tường Đại học Nội vụ Hà Nội 4

1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trường Đại học Nội vụ Hà Nội.7 1.2 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ 11

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VÀ VAI TRÒ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 14

2.1 Hoạt động quản lí 14

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15

2.2.1 Công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15

2.2.1.1 Khái niệm của Công tác Văn thư 15

2.2.1.2 Nội dung của Công tác Văn thư 15

2.2.1.3 Tình hình tổ chức công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 16

2.2.1.4 Vai trò của công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 16

2.2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 17

2.2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 17

2.2.2.2 Quy trình quản lý, tiếp nhận và giải quyết văn bản đến 17

2.2.2.3 Công tác quản lý văn bản đi 19

2.2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 20

2.2.2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp tài liệu, hồ sơ về lưu trữ cơ quan 21

2.2.3 Công tác Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 22

2.2.3.1 Khái niệm công tác Lưu trữ 22

2.2.3.2 Nội dungcông tác Lưu trữ 22

2.2.3.3 Tình hình công tác Lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ 22

2.2.4 Thực trạng công tác lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23

2.2.4.1 Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23

2.2.4.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ; 24

2.2.4.3 Xác định giá trị tài liệu 25

2.2.4.4 Chỉnh lý tài liệu 25

2.2.4.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 26

2.2.4.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27

2.2.4.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 28

CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ 29

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 29

3.2 Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29

3.2.1 Giải pháp về nhân sự 29

3.2.2 Nâng cao trình độ của cán bộ Văn thư – Lưu trữ 30

3.2.3 Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học phòng văn thư 30

3.2.4 Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các thiết bị trong công tác văn thư –

Lưu trữ 31

3.2.5 Về kho lưu trữ 32

3.3 Một số khuyến nghị 32

3.2.1 Đối với trường ĐHNV Hà Nội 32

3.2.2.Đối với khoa Văn thư-lưu trữ 32

C KẾT LUẬN 33

D PHỤ LỤC

BẢNG PHỤ LỤC VIẾT TẮT

KH –CN & DV Khoa học công nghệ và dịch vụ

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Cuộc sống con người luôn được đổi mới tốt hơn, đất nước, các ngành, cáclĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cả tiến để vươntới sự hoàn thiện

Trong xu thế toàn cầu hóa kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động,chính trị, văn hóa, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của quốc gia Thông tintrong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt độngsáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình Công nghiệphóa, Hiện đại hóa đất nước Như vậy một trong những vấn đề bức xúc mà từngloại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lựclượng vũ trang phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoàn thiện tổ chức và hoạtđộng văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình Việc củng cố hoàn thiện tổchức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản

lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội

Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng

đó là công tác Văn thư – Lưu trữ, nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủtrương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành Nhà nước Hiệu quả hoạtđộng quản lý của cơ quan tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần củanhững công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một công tác vừamang tính chính trị vừa mang tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ,công chức Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc

cơ quan được nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạnchế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làmnhững việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh

tế và bảo vệ Đất nước của mỗi Quốc gia

Để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ phải đòi hỏi phải nắm vững lý luận

và phương pháp tiến hành của các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo vănbản, quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý con dấu……… Songsong với việc có những kiến thức trên lớp như thế, cũng cần phải nắm rõ về kiến

thức thực tế để áp dụng với từng cơ quan, tổ chức Chính vì vậy em đã chọn đềtài “Tìm hiểu thực trạng các quy trình nghiệp vụ và đề xuất nâng cao năng suất,chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan".

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứ của bài báo cáo này là về công tác Văn thư – Lưu trữcủa trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động tổ chức và điều hành công tác Văn thư –Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.

- Hiểu được vai trò, ý nghĩa, đặc điểm nội dung của công tác Văn thư –

Lưu trữ

- Hiểu được lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ

Hà Nội

- Biết cách thực hiện các nghiệp vụ của công tác Văn thư – Lưu trữ: quản

lý và sử dụng con dấu, nhân bản văn bản, các loại văn bản mật, giải quyết vănbản đi văn bản đến…

- Phản ánh đúng thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của trường Đại

học Nội vụ Hà Nội

- Thấy được ưu điểm và nhược điểm của công tác Văn thư – Lưu trữ của

trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ đó đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao chấtlượng của lĩnh vực công tác Văn thư – Lưu trữ cho phù hợp với vị trí địa lý vàđiều kiện kinh tế xã hội của trường

4 Phương pháp nghiên cứu

Áp dụng với các văn bản quy phạm pháp luật và hoạt động khảo sát thực

tế tại đơn vị bài thu hoạch của em gồm các phương pháp sau :

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài các phần lời cảm ơn, lời cam đoan, phần mở đầu , danh mục tàiliệu tham khảo bài thu hoạch của em có 3 chương :

Chương I: Khái quát về trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương II: Thực trạng của công tác Văn thư – Lưu trữ của trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội

Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại trường và đề xuất nâng cao chấtlượng công tác Văn thư – Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổng quan về trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tên cơ quan: Tường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trụ sở chính: 36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội

Điện thoại: 0313 877987 – 0313 790218 – 0313 867250

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Tường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)

Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyếtđịnh số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyếtđịnh Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngànhVăn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộđang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước

Về cơ cấu tổ chức theo Quyết định số 208/TCCB ngày 25 tháng 11 năm

1972 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, tổ chức bộ máy của Trường gồm: BanGiám hiệu có Hiệu trưởng và Hiệu phó; 3 phòng, ban chức năng: Phòng Giáo

vụ, Phòng Hành chính - Quản trị -Tổ chức, Ban xây dựng cơ bản; 3 Tổ bộ môn:

Tổ Văn thư, Tổ Lưu trữ, Tổ Chính trị, Ngoại ngữ, Thể dục, Quân sự Nhữngngày đầu thành lập Trường chỉ có 12 người với một bộ máy rất gọn nhẹ

Cùng với sự phát triển về tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ giáo viên nhânviên cũng được tăng cường, tính đến cuối năm 1991 Trường đã có 46 cán bộ,giáo viên, nhân viên trong đó 18 giáo viên

Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ những khó khăn cho nhà trường trong đàotạo và tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là

Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa điểmTrường Trung học Văn thư Lưu trữ về Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội)

Tiếp theo việc quyết định chuyển Trường về Hà Nội, ngày 25/4/1996 Bộtrưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban hành Quyết định số72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành TrườngTrung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I, việc đổi tên Trường đã tạo điềukiện đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt hơnyêu cầu của xã hội

Với sự phát triển về tổ chức bộ máy từ 3 phòng chức năng 3 tổ chuyênmôn với 54 cán bộ viên chức của giai đoạn 1992-2000 đến cuối năm 2004 tổchức bộ máy của trường có 5 phòng chức năng, 5 khoa chuyên môn và 2 trungtâm với lực lượng cán bộ giáo viên là 107 người điều này thể hiện sự cố gắngcủa lãnh đạo Nhà trường và toàn thể cán bộ giáo viên của trường

Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng)

Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục

vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năngthực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên,ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữTrung Ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của BộGiáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng

Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TrườngCao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I

108/QĐ-Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương Ithành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Ngày04/8/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1052/QĐ-BNVngày quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngành nghề đào tạo có 22 ngành nghề, trong đó 12ngành học bậc cao đẳng: Hành chính văn thư, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng,

Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Quản trị nhân lực, Quản lý văn hoá, Vănthư - Lưu trữ, Tin học, Hành chính học,Dịch vụ pháp lý và cao đẳng nghề vănthư hành chính; 7 ngành học bậc trung cấpchuyên nghiệp: Lưu trữ, Thư ký vănphòng, Hành chính Văn thư, Hành chính văn phòng, Thông tin Thư viện, Tinhọc văn phòng, Hành chính; 3 ngành học trung cấp nghề: Văn thư đánh máy,Thư ký văn phòng, Tin học văn phòng.

Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số1121/QĐ-BNV phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự ánnâng cấp trường lên đại học

Giai đoạn từ tháng 11/2011(trường Đại học)

Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượngchưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới Trình độ và năng lực của cán bộcông chức, viên chức cònthiếu hụt Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâutạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quảnhư mong muốn Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồnnhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ Do vậy, Ban cán sự Đảng bộ Bộ Nội

vụ đã chủ trương sớm thành lập trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực cótrình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý của

Bộ, nhất là những lĩnh vực mà chưa có một trường đại học nào đào tạo Chủtrương đó đã được triển khai bằng Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Caođẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó có việc nâng cấpTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành và phát triển của Nhàtrường(18/12/1971-18/12/2011) mặc dù còn nhiều việc phải làm nhưng các thế

hệ cán bộ công chức, viên chức và sinh viên, học sinh có quyền tự hào về thànhtích 40 năm hoạt động.

Với bề dày kinh nghiệm 40 năm chúng ta có quyền hy vọng và tin tưởngrằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ vượt qua mọi khó khăn thử thách, pháthuy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu vì sự nghiệp giáo dục đào tạo, bồidưỡng với chất lượng và hiệu quả cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội

vụ và cho xã hội đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóađất nước

1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Vị trí, chức năng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đàotạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vựccông tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiêncứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ pháttriển kinh tế - xã hội

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cáchpháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng

-Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên

của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơcấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trìnhđiều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán

bộ, nhân viên

- Tuyển sinh và quản lý người học

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất củaTrường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theoquy định của pháp luật

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụcác ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt độnggiáo dục và đào tạo

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động

xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáodục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chấtlượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và khôngngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội củađịa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theoquy định của pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y

tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sửdụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính choNhà trường

- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viênchức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà

trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia

dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quảhoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và côngnghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cánhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vậtchất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chếlàm việc của Bộ Nội vụ

- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của phápluật

- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước

về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

Cơ cấu tổ chức trường đại học Nội vụ

Trong đó:

a) Ban giám hi u, g m: Hi u trệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ưởng và các Phó Hiệu trưởngng và các Phó Hi u trệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ưởng và các Phó Hiệu trưởngng

b) H i đ ng khoa h c và đào t o, các H i đ ng t v n khácội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ạo, các Hội đồng tư vấn khác ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ư ấn khác

c) Các phòng ch c năng g m:ức năng gồm: ồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

- Phòng Qu n lý đào t oản lý đào tạo ạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Phòng T ch c cán bổ chức cán bộ ức năng gồm: ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Phòng Hành chính – T ng h pổ chức cán bộ ợp

- Phòng K ho ch – Tài chínhế hoạch – Tài chính ạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Phòng Qu n tr - Thi t bản lý đào tạo ị - Thiết bị ế hoạch – Tài chính ị - Thiết bị

- Phòng Kh o thí và b o đ m ch t lản lý đào tạo ản lý đào tạo ản lý đào tạo ấn khác ượpng

- Phòng Qu n lý khoa h c và sau đ i h cản lý đào tạo ọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ạo, các Hội đồng tư vấn khác ọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Phòng H p tác qu c tợp ốc tế ế hoạch – Tài chính

- Phòng Công tác sinh viên

d) Các khoa g m:ồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

- Khoa T ch c xây d ng chính quy nổ chức cán bộ ức năng gồm: ựng chính quyền ền

- Khoa T ch c qu n lý nhân l cổ chức cán bộ ức năng gồm: ản lý đào tạo ựng chính quyền

- Khoa Hành chính h cọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

Ban giám hiệu

Hội đồng tư vấnHội đồng KH&ĐT

Khối phòng Khối khoa Khối cơ sở đào

tạo trực thuộc

Khối tổ chức

KH –CN & DV

Khối đoànthể

3 cơ sở 6 tổ chức KH – 4 đoàn thể

CN & DV

9 khoa

10 phòng

- Khoa Văn th – L u trư ư ữ

- Khoa Qu n tr văn phòngản lý đào tạo ị - Thiết bị

- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã h iội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Khoa Nhà nước và pháp luậtc và pháp lu tật

- Khoa Khoa h c Chính trọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ị - Thiết bị

- Khoa Đào t o t i ch c và b i dạo, các Hội đồng tư vấn khác ạo, các Hội đồng tư vấn khác ức năng gồm: ồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ưỡngng

đ) Các t ch c khoa h c – công ngh và d ch v :ổ chức cán bộ ức năng gồm: ọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ị - Thiết bị ụ:

- Vi n Nghiên c u và phát tri n Trệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ức năng gồm: ển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ường Đại học Nội vụ Hà Nộing Đ i h c N i v Hà N iạo, các Hội đồng tư vấn khác ọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ụ: ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Trung tâm Tin h cọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Trung tâm Ngo i ngạo, các Hội đồng tư vấn khác ữ

- Trung tâm Thông tin Th vi nư ệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

- T p chí Đ i h c N i vạo, các Hội đồng tư vấn khác ạo, các Hội đồng tư vấn khác ọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ụ:

- Ban Qu n lý ký túc xáản lý đào tạo

e) C s đào t o tr c thu c:ơ sở đào tạo trực thuộc: ởng và các Phó Hiệu trưởng ạo, các Hội đồng tư vấn khác ựng chính quyền ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Trung tâm đào t o nghi p v văn phòng và d y nghạo, các Hội đồng tư vấn khác ệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ụ: ạo, các Hội đồng tư vấn khác ền

- C s Trơ sở đào tạo trực thuộc: ởng và các Phó Hiệu trưởng ường Đại học Nội vụ Hà Nộing Đ i h c N i v Hà N i t i Mi n Trungạo, các Hội đồng tư vấn khác ọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ụ: ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ạo, các Hội đồng tư vấn khác ền

- C s Trơ sở đào tạo trực thuộc: ởng và các Phó Hiệu trưởng ường Đại học Nội vụ Hà Nộing Đ i h c N i v Hà N i t i thành ph H Chí Minhạo, các Hội đồng tư vấn khác ọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ụ: ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ạo, các Hội đồng tư vấn khác ốc tế ồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởngg) Đ ng B Trản lý đào tạo ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ường Đại học Nội vụ Hà Nộing Đ i h c N i v Hà N iạo, các Hội đồng tư vấn khác ọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ụ: ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nộing Đ i h c N i v Hà N iạo, các Hội đồng tư vấn khác ọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ụ: ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

i) Đoàn Thanh niên C ng s n H Chí Minh Trội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ản lý đào tạo ồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ường Đại học Nội vụ Hà Nộing Đ i h c N i v Hàạo, các Hội đồng tư vấn khác ọc và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác ụ:

N iội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

k) Các t ch c đoàn th và t ch c xã h i khác.ổ chức cán bộ ức năng gồm: ển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ổ chức cán bộ ức năng gồm: ội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

1.2 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ

Chức năng, nhiệm vụ bộ phận văn thư

Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;

Đăng kí văn bản đến;

Trình và chuyển giao văn bản đến cho các đươn vị cá nhâ;

Giúp trưởng phòng hành chính theo dõi,tổng hợp tính hình giải, quyếtvăn bản đến;

Tiếp nhận các dự thảo, giúp lãnh đạo kiểm tra thể thức, hình thức,kĩthuật trình bày;

Trình lãnh đạo ban giám hiệu kí những văn bản ;

Ghi số, ngày tháng, đăng kí văn bản đến;

Làm thủ tục phát hành,chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi;

Lưu, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng các bản lưu;

Chủ trì và phối hợp với các đơn vị và các nhân xây dựng danh nục hồ sơcủa cơ quan tổ chức;

Phối hợp với lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ ,đôn đốc kiểm traviệc lập hồ sơ trong cơ quan;

Lập các loại hồ sơ liên quan đến nhiệm vụ được giao và giao nộp hồ sơvào lưu trữ cơ quan;

Quản lí sổ sách và cơ sở dữ liệu, đăng kí quản lí văn bản;

Bảo quản và sử dụng các loại con dấu của cơ quan;

Bảo quản tài liệu của khoa một cách an toàn, không bị hư hỏng, ráchnát, không để xảy ra tình trạng mất mát tài liệu, đảm bảo tuyệt đối an toàn thôngtin

Phân loại , xác định gái trị tài liệu,sắp xếp tài liệu và chỉnh lí một cáchkhoa học

Tham mưu việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định

Phòng văn thư của trường bố trí độc lập với các phòng ban, các khoa.Nhằm đảm bảo giải quyết công việc được thống nhất không thông qua các bộphận nào, phòng văn thư bố trí nơi yên tĩnh, không ồn ào, đảm bảo tuyệt đối antoàn tài liệu, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ văn thư

Nhà tường áp dụng hình thức tập trung cho công tác văn thư Tất cả cácvăn bản đến và các văn bản đi, tổ chức quản lí, đóng dấu, sao lưu tài liệu đều tậptrung tại bộ phạn văn thư Tổ chức văn thư tập trung là hình thức phổ biến hiệnnay, hình thức tập trung đảm bảo quyết định chỉ đạo của hiệu trưởng hoặctrưởng phòng hành chính

Hiện tại phòng văn thư được bố trí tại tầng 1 nhà A của trường , diện tích

gần 20m2 phòng văn thư có bố trí có 2 cán bộ văn thư chuyên trách về mảngvăn thư của trường Các cán bộ văn thư là người có chuyên môn nghiệp vụ,được đào tạo, luôn thực hiện đúng các quy trình và hoàn thành tốt công việc củamình.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VÀ VAI TRÒ CÔNG TÁC VĂN THƯ –

LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

2.1 Hoạt động quản lí

Xây dựng các văn bản quản lí

Hiện nay, có rất nhiều văn bản quy định cho hoạt động quản lí của cơquan, đây chính là căn cứ lấy đó làm cơ sở xem xét và đối chiếu vào hoạt độngcủa trừơng để trường ngày một hoàn thiện và phát triển hơn

Một số văn bản như:

- Luật lưu trữ năm 2011 ngày 11/11/2011

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 sửa đổi bổ sung một sốđiều của nghị định 110/2004/ND-CP ngày 08/04/2010 của chính phủ về công tácvăn thư;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/04/2001 của chính phủ về quẩn lí

- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của bộ trưởng Bộ Nội Vụ

về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan

tổ chức;

Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí

Tại trường đại học Nội vụ hà nội, việc tổ chức triển khai thực hiện cácbản quản lí tương đối tốt Mỗi khi có những văn bản mới được chuyển về thì đềugửi trực tiếp đến các phòng ban, các khoa để các cán bộ công chức, viên chứctrong nhà trường đều nắm bắt được thong tin một cách nhanh chóng và chínhxác

Là một trong những trường làm việc liên quan trực tiếp đến các văn bảnnên việc hiểu các văn bản quy định rât dễ dàng, tất cả đều thực hiện rất đúng các

quy trình, trình tự theo quy định.

Đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ

Việc xử lý nhanh chóng và chính xác công việc trong văn phòng luônđược đặt là mục tiêu hàng đầu của Nhà trường Vì vậy việc đào tạo, bồi dưỡngcán bộ, công chức viên chức về các nghiệp vụ luôn được trường quan tâm tậntình

Công tác thanh tra, đánh giá

Để đảm bảo cho hoạt động quản lí chặt chẽ, quy chuẩn,thực hiệntheođúng quy trình thì hoạt đông thanh tra kiểm tra đóng góp vai trò quan trọng liêntục kiểm tra đề phát hiện ra sai trái và xử lí vi phạm từ đó đưa ra sửa đổi bổsungcho phù hợp với cơ quan đơn vị Tần suất kiểm tra: 4 tháng/lần; 6tháng/1lần; 1năm/1 lần hoặc có thể là kiểm tra đột xuất

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1.1 Khái niệm của Công tác Văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,

tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trongcác cơ

quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chínhsách,

pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổchức, các

ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

2.2.1.2 Nội dung của Công tác Văn thư

Nội dung của công tác Văn thư là những công tác liên quan đến công tácquản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5nội dung cơ bản sau:

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan