Công tác văn thư – lưu trữ của trường đại học nội vụ hà nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG PHỤ LỤC VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lí do chọn đề tài 1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 4.Phương pháp nghiên cứu 2 5.Cấu trúc của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 4 1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tường Đại học Nội vụ Hà Nội 4 1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trường Đại học Nội vụ Hà Nội 7 1.2Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ 11 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VÀ VAI TRÒ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 14 2.1 Hoạt động quản lí 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15 2.2.1.1 Khái niệm của Công tác Văn thư 15 2.2.1.2 Nội dung của Công tác Văn thư 15 2.2.1.3 Tình hình tổ chức công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 16 2.2.1.4 Vai trò của công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 16 2.2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 17 2.2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 17 2.2.2.2 Quy trình quản lý, tiếp nhận và giải quyết văn bản đến 17 2.2.2.3 Công tác quản lý văn bản đi 19 2.2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 20 2.2.2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp tài liệu, hồ sơ về lưu trữ cơ quan 21 2.2.3 Công tác Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 22 2.2.3.1 Khái niệm công tác Lưu trữ 22 2.2.3.2 Nội dungcông tác Lưu trữ 22 2.2.3.3 Tình hình công tác Lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ 22 2.2.4 Thực trạng công tác lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 2.2.4.1 Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23 2.2.4.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ; 24 2.2.4.3 Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.4.4 Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.4.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 26 2.2.4.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.4.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 28 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ 29 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 29 3.2 Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 29 3.2.1 Giải pháp về nhân sự 29 3.2.2 Nâng cao trình độ của cán bộ Văn thư – Lưu trữ 30 3.2.3 Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học phòng văn thư 30 3.2.4 Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các thiết bị trong công tác văn thư – Lưu trữ 31 3.2.5 Về kho lưu trữ 32 3.3 Một số khuyến nghị 32 3.2.1 Đối với trường ĐHNV Hà Nội 32 3.2.2.Đối với khoa Văn thưlưu trữ 32 C. KẾT LUẬN 33 D. PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác.Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q thầy cơ, gia đình bạn bè.Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời chân thành cảm ơn đến cô Phạm Thị Nga, thầy Nguyễn Đức Đồng nói riêng tồn thể cán phòng Tổ chức cán Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung giúp đỡ em nhiệt tình thời gian thực tập trường Với thời gian thực tập phòng ngắn ngủi nhờ giúp đỡ cô Phạm Thị Nga, thầy Nguyễn Đức Đồng tạo hội cho em trải nghiệm biết thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ trường Qua em hình thành kĩ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ từ nhận tầm quan trọng công tác Văn Thư – Lưu trữ cách rõ ràng Em xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới giáo Chu Thị Hậu Khoa Văn Thư – Lưu trữ nói riêng trường Đại học Nội Vụ nói chung hướng dẫn, chuẩn bị điều kiện tốt em biết kiến thức thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ Qua công việc thực tập em nhận nhiều điều mẻ bổ ích cơng tác Văn Thư – Lưu trữ để giúp ích cho cơng việc sau thân LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng em Các số liệu sử dụng phân tích báo cáo kết thực tập có nguồn gốc rõ ràng, công bố theo quy định Các kết nghiên cứu báo cáo kết thực tập em tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn em khảo sát Các kết chưa công bố nghiên cứu khác Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2017 Sinh viên thực Trần Lê Vân MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG PHỤ LỤC VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức trường Đại học Nội vụ Hà Nội .4 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ 11 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VÀ VAI TRỊ CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 14 2.1 Hoạt động quản lí 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Công tác Văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15 2.2.1.1 Khái niệm Công tác Văn thư 15 2.2.1.2 Nội dung Công tác Văn thư 15 2.2.1.3 Tình hình tổ chức cơng tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .16 2.2.1.4 Vai trị cơng tác Văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .16 2.2.2 Thực trạng công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .17 2.2.2.1 Soạn thảo ban hành văn .17 2.2.2.2 Quy trình quản lý, tiếp nhận giải văn đến 17 2.2.2.3 Công tác quản lý văn 19 2.2.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 20 2.2.2.5 Công tác lập hồ sơ nộp tài liệu, hồ sơ lưu trữ quan 21 2.2.3 Công tác Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 22 2.2.3.1 Khái niệm công tác Lưu trữ 22 2.2.3.2 Nội dungcông tác Lưu trữ .22 2.2.3.3 Tình hình cơng tác Lưu trữ trường Đại học Nội vụ 22 2.2.4 Thực trạng công tác lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 2.2.4.1 Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 23 2.2.4.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ; 24 2.2.4.3 Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.4.4 Chỉnh lý tài liệu .25 2.2.4.5 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 26 2.2.4.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.4.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 28 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ 29 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 29 3.2 Đề xuất nâng cao suất, chất lượng trường Đại học Nội vụ Hà Nội .29 3.2.1 Giải pháp nhân 29 3.2.2 Nâng cao trình độ cán Văn thư – Lưu trữ .30 3.2.3 Bố trí xếp, tổ chức khoa học phòng văn thư 30 3.2.4 Trang bị đầy đủ sở vật chất, thiết bị công tác văn thư – Lưu trữ .31 3.2.5 Về kho lưu trữ 32 3.3 Một số khuyến nghị .32 3.2.1 Đối với trường ĐHNV Hà Nội 32 3.2.2.Đối với khoa Văn thư-lưu trữ 32 C KẾT LUẬN 33 D PHỤ LỤC BẢNG PHỤ LỤC VIẾT TẮT Viết tắt Dịch ĐHNVHN Đại học Nội Vụ Hà Nội KH –CN & DV Khoa học công nghệ dịch vụ A PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Cuộc sống người đổi tốt hơn, đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có tiến để vươn tới hồn thiện Trong xu tồn cầu hóa kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động, trị, văn hóa, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao trình Cơng nghiệp hóa, Hiện đại hóa đất nước Như vấn đề xúc mà loại hình sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phịng, cơng tác thơng tin đơn vị Việc củng cố hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phịng cơng tác Văn thư – Lưu trữ, nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Hiệu hoạt động quản lý quan tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa mang tính nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt cơng tác Văn thư – Lưu trữ góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ Đất nước Quốc gia Để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ phải đòi hỏi phải nắm vững lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn đến, quản lý văn đi, quản lý dấu……… Song song với việc có kiến thức lớp thế, cần phải nắm rõ kiến thức thực tế để áp dụng với quan, tổ chức Chính em chọn đề tài “Tìm hiểu thực trạng quy trình nghiệp vụ đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ quan" Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên báo cáo công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động tổ chức điều hành công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Hiểu vai trò, ý nghĩa, đặc điểm nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ - Hiểu lịch sử hình thành, cấu tổ chức trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Biết cách thực nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ: quản lý sử dụng dấu, nhân văn bản, loại văn mật, giải văn văn đến… - Phản ánh thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thấy ưu điểm nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ đưa biện pháp nhằm nâng cao chất lượng lĩnh vực công tác Văn thư – Lưu trữ cho phù hợp với vị trí địa lý điều kiện kinh tế xã hội trường Phương pháp nghiên cứu Áp dụng với văn quy phạm pháp luật hoạt động khảo sát thực tế đơn vị thu hoạch em gồm phương pháp sau : - Phương pháp phân tích, tổng hợp - Phương pháp thống kê - Phương pháp quy nạp diễn dịch - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra khảo sát Cấu trúc đề tài Ngoài phần lời cảm ơn, lời cam đoan, phần mở đầu , danh mục tài liệu tham khảo thu hoạch em có chương : Chương I: Khái quát trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương III: Báo cáo kết thực tập trường đề xuất nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổng quan trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tên quan: Tường Đại học Nội vụ Hà Nội Trụ sở chính: 36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội Điện thoại: 0313 877987 – 0313 790218 – 0313 867250 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tường Đại học Nội vụ Hà Nội  Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước Về cấu tổ chức theo Quyết định số 208/TCCB ngày 25 tháng 11 năm 1972 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, tổ chức máy Trường gồm: Ban Giám hiệu có Hiệu trưởng Hiệu phó; phịng, ban chức năng: Phịng Giáo vụ, Phịng Hành - Quản trị -Tổ chức, Ban xây dựng bản; Tổ môn: Tổ Văn thư, Tổ Lưu trữ, Tổ Chính trị, Ngoại ngữ, Thể dục, Quân Những ngày đầu thành lập Trường có 12 người với máy gọn nhẹ Cùng với phát triển tổ chức máy, đội ngũ cán giáo viên nhân viên tăng cường, tính đến cuối năm 1991 Trường có 46 cán bộ, giáo viên, nhân viên 18 giáo viên Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ khó khăn cho nhà trường đào tạo tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP việc chuyển địa điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội) chức chủ yếu đào tạo ,bồi dưỡng,quản lí công việc điều hành công việc hàng ngày quan theo chức nhiệm vụ giao nên hồ sơ chủ yếu gồm có: - Hồ sơ tuyển sinh - Hồ sơ thi tốt nghệp - Hồ sơ cơng tác hành - Hồ sơ cơng tác đào tạo - Hồ sơ tổ chức cán - Hồ sơ trang thiết bị trường Danh mục hồ sơ dự kiến hồ sơ hình thành trường ĐHNV vịng năm lập từ cuối năm trước đầu năm sau Giúp cho việc phân loại hồ sơ, xếp hồ sơ cho đơn vị nhanh chóng,chính xác Đây để cán lưu trữ kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ cán chuyên môn Giúp hiệu trưởng nắm rõ tình tồn cơng việc quan Phân chia rõ ràng làm ba loại hồ sơ: - Hồ sơ nguyên tắc:là tất văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiêp vụ định, dùng làm pháp lí, tra cứu giải cơng việc; hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ trường - Hồ sơ công việc:là tập văn bản, tài liệu có liên quan tới cơng việc, vấn đề, việc có đặc trưng tên loại, tác giả hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Hồ sơ nhân :là hồ sơ giảng viên,cán công chức, viên chức trường ĐHNV Hàng năm, nhà trường tiến hành nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Đối với hồ sơ lớp học, khóa học kết thúc, sau năm tiến hành giao nộp vào LTCQ Hồ sơ kết thúc công việc giải xong, cán bộ, cơng 23 chức phải xem xét cịn thiếu cơng văn giấy tờ thu thập, bổ sung cho đầy đủ loại văn trùng thông tin, văn hết giá trị, tài liệu không cần thiết xếp văn theo trình tự logic Đối với hồ sơ tên loại văn xếp hồ sơ theo thứ tự ngày tháng ban hành văn Đối với hồ sơ công việc xếp theo thời gian, diễn biến trình tựu theo dõi,giải công việc Thời gian giao nộp hồ sơ: tài liệu hành sau năm, kể từ ngày công việc kết thúc, tài liệu xây dựng sau tháng kể từ ngày cơng việc đoán 2.2.4.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ; Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tốt Thành phần tài liệu thu thập đa dạng phong phú, ngồi tài liệu hành cịn có tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn Trường chủ yếu thu thập tài liệu vào lưu trữ quan chủ yếu theo cấu tổ chức,chức phịng ban Trong q trình làm việc, đối hồ sơ cán chuyên môn lập sau công việc kết thúc cán văn thư lưu trữ kiểm tra mức độ đầy đủ hồ sơ Với hồ sơ thiếu tài liệu lập danh mục tài liệu bổ sung, gửi vị trí cơng tác cán chuyên môn yêu cầu bổ sung đầy đủ thời gian nhanh Nhà trường thường xuyên tiến hành thu thập tài liệu thường xuyên tránh xảy tình trạng mát tài liệu tạo thuận lợi cho việc quản lí tập trung thống ,tạo điều kiện vơ thuận lợi cho cơng tác quản lí ,phục vụ tốt cho khai thác sử dụng tài liệu Tuy nhiên, cơng tác cịn tồn chưa thu dứt điểm toàn tài liệu đến hạn giao nộp tài liệu từ nguồn nộp lưu 2.2.4.3 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu việc vận dụng nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp lưu trữ để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan tổ chức theo mặt giá trị 24 chúng Lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ, loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Các tài liệu chủ yếu đưa vào lưu trữ chủ yếu tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kĩ thuật, tài liệu điện tử Nhìn chung tài liệu kể thành phần nội dung tương đối đảm bảo đầy đủ mặt số lượng chất lượng Tuy nhiên số lượng nhỏ tài liệu bị trình giải cơng việc Hiện có nhiều tài liệu quan trọng cất giữ kho lưu trữ trường việc xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư nhà trường trọng nhiều Trong trình xác định giá trị tài liệu có nhiều tài liệu bị mối mọt, ẩm mốc bị rách nát dẫn đến hư hỏng nặng xác định đành phải bỏ 2.2.4.4 Chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu,… Để tổ chức khoa học phông lưu trữ nhằm đảm bảo an toàn sử dụng chúng hiệu Sau tiến hành thu thập tài liệu, cán lưu trữ tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định nghiệp vụ lưu trữ Nghiệp vụ chỉnh lý nhà trường tuân thủ thực theo hướng dẫn Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước *Thành phần nội dung tài liệu đưa vào lưu trữ: Hiện nhà trường ĐHNV Hà Nội đang lưu trữ tài liệu phân cha thành 03 phơng chính: - Phơng lưu trữ trường trung cấp văn thư lưu trữ (từ 1975-2005) phơng đóng - Phơng lưu trữ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (từ 2006-2011) phơng đóng - Phơng lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội (11/2011- đến nay) 25 phông mở Tài liệu chủ yếu tài liệu hành gồm đinh,cơng văn, báo cáo, đơn, đề nghị…trong phơng cịn kèm theo số băng đĩa,ghi âm, ghi hình, film, ảnh Trong trình chỉnh lý tài liệu, tuân theo đầy đủ nguyên tắc chỉnh lý, cán lưu trữ tuân theo đầy đủ nguyên tắc chỉnh lý Tài liệu đơn vị chỉnh lý xếp riêng biệt; phân loại lập hồ sơ phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi; giải công việc; tài liệu sau chỉnh lý phản ánh trình hoạt động Trường Tuy chỉnh lí gần hồn chỉnh phơng thiếu số văn bản,tài liệu phơng phản ánh chức nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức trường giai đoạn phát triển Là trường chuyên đào tạo cán chuyên môn ngành lưu trữ nên việc chỉnh lý tài liệu trường diễn thuận lợi nhanh chóng Tuy nhiên tình trạng khối lượng tài liệu ngày tăng, chưa kể đến tài liệu, thiếu tài liệu xảy nên làm chậm q trình chỉnh lí Hiện nhà trường tiến hành chỉnh lý xong hồn chỉnh phơng, cịn phơng lưu trữ trường ĐHNV Hà Nội hoạt động nên số tài liệu phòng khoa, trung tâm nên chưa hoàn thiện Hàng năm, nhà trường thực thu thập tài liệu lưu giữ đơn vị kho lưu trữ trường bảo quản để hạn chế việc mát, hư hỏng tài liệu 2.2.4.5 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Cơng cụ tra cứu tài liệu phương tiện tra tìm tài liệu thông tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ hành Nó đóng góp vai trị quan trọng phịng kho lưu trữ đặc biệt phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu Sau giai đoạn chỉnh lý xong cán lưu trữ trường thống kê tài liệu xây dựng công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu 26 kho lưu trữ, dẫn địa tài liệu cách nhanh chóng, xác, sưu tầm tập hợp tài liệu theo yêu cầu người nghiên cứu Cán lưu trữ ngồi lập sổ cơng cụ tra cứu cịn lập thêm phần mềm cơng cụ tra cứu máy tính để phục vụ người nghiên cứu cách tốt Mọi thơng tin cơng cụ tra cứu cán lưu trữ nhập vào cách tỉ mỉ cẩn thận để tránh sai sót khơng đáng có 2.2.4.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ Sau tài liệu chỉnh lý, lập thành hồ sơ đưa vào kho lưu trữ công tác bảo quản tài liệu vấn đề đáng quan tâm lưu trữ định an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác sử dụng Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cán lưu trữ thực nghiêm chỉnh theo quy định pháp luật bảo lưu trữ Tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ trường Tại trường ĐHNV xây dựng hệ thống kho hệ thống kho lưu trữ chuyên dụng mà kho tạm Do khối lượng tài liệu khơng q lớn với kinh phí khơng thể cho phép xây kho lưu trữ chuyên dụng Hàng tháng, cán lưu trữ thực nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ngoài ra, chế độ vệ sinh kho tàng tài liệu trường thực thường xuyên Vị trí địa lí kho nằm phía tây nên nóng ảnh hưởng khơng tốt tới tài liệu.Vì kho tạm, nên trang thiết bị bảo quản đầy đủ ,trong kho gồm số trang thiết bị như: giá, hộp, cặp, tủ, bìa hồ sơ, cặp ba dây, Một số trang thiết bị hỗ trợ gồm:bình chữa cháy, điều hịa, hệ thống khí, chống ẩm, mốc… thiếu tương đối nhiều Khoảng 10 giá để tài liệu khơng xảy tình trạng tài liệu đặt đất, cịn số tài liệu bị bó gói xếp lên giá chưa kịp chỉnh lí Tại kho trường trang bị điều hòa, máy hút ẩm, sử dụng vôi sống số biện pháp phịng chống trùng , nấm mốc chưa hiệu triệt để 2.2.4.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 27 Đây công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho trường thông tin cần thiết để phục vụ cho hoạt động quan cách nhanh chóng Số lượng người khai thác, sử dụng tài liệu hồ sơ, tài liệu đưa phục vụ ngày tăng Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trường bao gồm hình thức: - Thơng báo tài liệu - Tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc - Cấp giấy chứng nhận tài liệu lưu trữ, lục, trích lục tài liệu lưu trữ - Viết đăng báo lên website trường - Công bố tài liệu lưu trữ Việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu thực với mục đích: – Biến thơng tin q khứ chứa đựng tài liệu lưu trữ thành tư liệu bổ ích phục vụ cho hoạt động quan nghiên cứu lịch sử – Là cầu nối lưu trữ với xã hội, với nhân dân tăng cường vai trò lưu trữ xã hội – Là động lực mạnh mẽ thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển – Mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho quan, tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán vật chất lẫn tinh thần 28 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian đến thực tập Trường đại học Nội vụ Hà Nội em thầy Nguyễn Đức Đồng hướng dẫn, tiến hành số công việc sau: - Nhập thông tin từ văn vào phần mềm Quản lý cán - Thực nhân văn bản; - Bảo quản tài liệu, hồ sơ - Thực thủ tục phát hành văn bản; - Phân loại hồ để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ; - Lọc tài liệu trước đưa vào scan thực việc số hóa tài liệu - Chỉnh lý tài liệu Qua đó, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư - Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ phát triển đất nước, thấy bất cập công tác quan Đợt thực tập giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ tơi khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợi thực tập giúp cho em cụ thể hoá nắm kiến thức 3.2 Đề xuất nâng cao suất, chất lượng trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.1 Giải pháp nhân Hiện nay, cán Văn thư kiêm Lưu trữ trường so với công việc phải đảm nhận không cân đối Công việc nhiều, người làm nên dẫn đến việc ùn tắc, trì trệ Nên trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần xem lại việc tổ chức cán để hỗ trợ phần công việc cho cán Văn thư Hơn cần tuyển thêm cán lưu trữ cho trường cán khơng thể đảm nhiệm hai vị trí lúc việc có cán 29 mang lại nhiều lợi cho trường họ có lực, nhiệt huyết, sáng tạo có trình độ chun mơn 3.2.2 Nâng cao trình độ cán Văn thư – Lưu trữ Qua thời gian khảo sát tìm hiểu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em nhận thấy trình độ chun mơn cán văn thư đào tạo tốt công tác văn thư nghiệp vụ Lưu trữ chưa thực tốt Để thực tốt yêu cầu trường cần tạo điều kiện vật chất thời gian cán Văn thư – Lưu trữ học lớp đào tạo ngắn hạn (từ tháng đến năm), để nâng cao kiến thức kỹ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cần thiết Cán Văn thư cần có tiếp thu nhanh quy định Nhà nước Sớm đưa vào thực để đảm bảo tính khoa học, thống công tác chuyên môn nghiệp vụ Đồng thời cần trọng tất khâu nghiệp vụ Để quy trình tổ chức quản lý giải văn tiến hành cách đầy đủ, xác Ngồi để thích ứng theo kịp tốc độ phát triển ngày cao kinh tế thị trường cán văn thư phải trang bị cho kiến thức tin học ngoại ngữ Được quan tâm trường trang bị đầu tư thiết bị khoa học để đại hố cơng tác văn thư đẩy nhanh tốc độ công việc nhân viên văn thư, công việc văn thư giải cách nhanh chóng nhẹ nhàng nhiều Thay phải giải công việc theo phương pháp thủ công tốn thời gian mà không hiệu quả, việc sử dụng thành thạo máy vi tính, khai thác phần mềm giúp cán văn thư tra tìm tài liệu nhanh chóng hiệu nhiều, đồng thời cịn giúp họ thêm tự tin lạc quan công việc Do cán văn thư phường cần phải cố gắng tự trau dồi kiến thức tin học cho nhiều nữa, để theo kịp với tiến trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật Thế Giới thay đổi ngày, 3.2.3 Bố trí xếp, tổ chức khoa học phịng văn thư Chỗ làm việc giới riêng cán văn phịng nói riêng Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện, hiệu Để đáp ứng yêu cầu giải 30 cơng việc liên hồn, đảm bảo tính dây chuyền khoa học Chính việc bố trí xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo Bàn làm việc phải xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải công việc cách nhanh chóng, xác Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp yếu tố làm giảm hứng thú làm việc nhân viên Nếu giấy tờ để nhiều bàn văn thư gặp khó khăn việc xác định văn cần giải trước văn giải xong Như việc xếp gọn gàng tạo tâm lý thoải mái làm việc nhân viên sáng tạo, phát huy hết lực mình, hiệu cơng việc ngày nâng cao 3.2.4 Trang bị đầy đủ sở vật chất, thiết bị công tác văn thư – Lưu trữ Phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý văn phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng nhằm số hoá tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán công chức, viên chức Trang thiết bị máy móc yếu tố quan trọng định thành công công việc Bởi người dù cố gắng đến đâu khơng thể hồn thành cơng việc cách tốt nhất, khơng có trang thiết bị phụ trợ công tác văn thư việc giải tra tìm thơng tin, hồ sơ, tài liệu lưu trữ gặp khó khăn Theo em trường nên bổ sung thay trang thiết bị phụ trợ cho phận văn thư Đây việc cần thiết để nâng cao hiệu công tác văn thư Các thiết bị cần bổ sung như: máy hút bụi, hộp đựng tài liệu … 3.2.5 Về kho lưu trữ Mỗi năm tài liệu ngày tăng lên với số lượng lớn 31 Chính việc nâng cấp cải tạo kho lưu trữ tạm trường mục đích cấp thiết để bảo quản tài liệu cách tốt 3.3 Một số khuyến nghị 3.2.1 Đối với trường ĐHNV Hà Nội - Đầu tư trang thiết bị để việc bảo quản tài liệu kho tốt hơn, - Tiếp tục đổi nâng cao chất lượng hiệu thời gian làm việc - Hàng năm tổ chức lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư lưu trữ để cập nhật thông tin ứng dụng trường - Chia công việc cho cán tránh tình trạng q tải cơng việc 3.2.2.Đối với khoa Văn thư-lưu trữ Khoa Văn thư – Lưu trữ nên tăng cường thời gian thực hành, tăng số tiết thực hành tạo hội sinh viên tiếp xúc nhiều với trang thiết bị bảo quản để sinh viên phân biệt tốt thành thạo loại bìa hồ sơ 32 C KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế trường Đại học Nội vụ Hà Nội em nhận thấy công tác Văn thư – Lưu trữ chiếm vị trí quan trọng cơng tác quản lý điều hành hoạt động trường Công tác Văn thư – Lưu trữ thực tốt giúp cho Lãnh đạo định cách nhanh chóng, xác, kịp thời, tránh tình trạng hiểu sai làm gây lãng phí cơng sức tài sản trường Để đảm bảo tính trung thực xác kịp thời cơng văn, giấy tờ ban lãnh đạo trường cần quan tâm, đạo sát không ngừng nâng cao trang thiết bị đại cho công tác Văn thư – Lưu trữ Mặt khác cán Văn thư – Lưu trữ phải tự trao dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc Từ kiến thức thực tế rút thời gian khảo sát tổ Văn thưLưu trữ trường cho em thấy kiến thức học qua sách vở, bổ sung kiến thức học trường áp dụng thực tế Trên sở thực tiễn lý luận với hướng dẫn tận tình thầy Nguyễn Đức Đồng Phạm Thị Nga em xin mạnh dạn đưa số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng ngày hoàn thiện công tác văn thư trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mặc dù có nhiều cố gắng xong tiểu luận em không tránh khỏi sai sót Em mong đồng tình bảo quý thầy cô Khoa Văn thư – Lưu Trữ trường Đại học Nội Vụ để tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! 33 D PHỤ LỤC - Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư –Nguyễn Ngọc Dĩnh - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trường đại học Nội vụ Hà Nội - Quyết định 1016/QĐ-ĐHNV ngày 14/01/2012 Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành quy chế tổ chức hoạt động trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư - Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/04/2012 Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan - Một số tài liệu tham khảo khác PHỤ LỤC ... – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thấy ưu điểm nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ đưa biện pháp nhằm nâng cao chất lượng lĩnh vực công tác Văn thư – Lưu. .. chức cơng tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Được quan tâm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên tình hình cơng tác văn thư trường đảm bảo - Mọi văn giấy tờ đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dù... quát trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương III: Báo cáo kết thực tập trường đề xuất nâng cao chất lượng công tác Văn thư