Quản lý công tác văn thư lưu trữ tại trường đại học sư phạm tp hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HỒ CHÍ MINH Nguyễn Thị Lan Anh QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC Thành phố Hồ Chí Minh – 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HỒ CHÍ MINH Nguyễn Thị Lan Anh QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: QUẢN LÝ GIÁO DỤC Mã ngành: 60 14 01 14 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS HỒ VĂN LIÊN Thành phố Hồ Chí Minh – 2015 Lời cam đoan Tơi xin cam đoan phần nghiên cứu thực luận văn tơi thực hiện, khơng chép từ cơng trình nghiên cứu Nếu sai tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm Lời cảm ơn Để hoàn thành luận văn này, tơi nhận hồn thành với giúp đỡ nhiều từ Quý Thầy Cô, bạn học viên lớp Cao học QLGD K24, Trường ĐHSP Tp.Hồ Chí Minh bạn bè, người thân Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: TS Hồ Văn Liên - người hướng dẫn khoa học ln tận tình hướng dẫn, động viên, khích lệ tơi suốt trình thực đề tài Quý thầy cô giảng dạy, hướng dẫn học tập cho lớp cao học Quản Lý Giáo Dục K24 giảng dạy cho kiến thức vô quý báu cho đề tài Ban chủ nhiệm Giảng viên Khoa trường, đặc biệt Thầy Cô chuyên viên phịng Tổ chức – Hành bạn sinh viên tận tình hỗ trợ, tạo điều kiện để tơi nghiên cứu hồn thành luận văn Cảm ơn gia đình, anh chị, bạn bè động viên hỗ trợ thời gian học tập thực luận văn Tp Hồ Chí Minh, tháng năm 2015 Người làm luận văn Nguyễn Thị Lan Anh MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Lời cảm ơn Danh mục chữ viết tắt Danh mục bảng Danh mục hình vẽ, đồ thị MỞ ĐẦU Trang Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu 3 Khách thể đối tượng nghiên cứu Giả thuyết khoa học Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp luận nghiên cứu Giới hạn phạm vi nghiên cứu Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1.2 Các khái niệm 10 1.2.1 Công tác văn thư, lưu trữ 10 1.2.2 Quản lý 12 1.2.3 Quản lý giáo dục 14 1.2.4 Quản lý trường học 15 1.2.5 Quản lý công tác văn thư lưu trữ nhà trường 16 1.3 Công tác văn thư lưu trữ trường đại học 16 1.3.1 Vị trí, vai trị công tác văn thư, lưu trữ 16 1.3.2 Những yêu cầu công tác văn thư lưu trữ 18 1.4 Quản lý công tác văn thư lưu trữ 20 1.4.1 Chủ thể, khách thể đối tượng quản lý công tác văn thư lưu trữ trường đại học 20 1.4.2 Mục tiêu quản lý công tác văn thư lưu trữ trường đại học 23 1.4.3 Nội dung quản lý công tác văn thư lưu trữ trường đại học 23 1.4.4 Các nguyên tắc phương pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ31 1.4.5 Các chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 33 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý công tác văn thư lưu trữ 36 1.5.1 Cơ chế quản lý công tác văn thư lưu trữ nhà trường 36 1.5.2 Năng lực phẩm chất cán quản lý người làm công tác văn thư lưu trữ 37 1.5.3 Cơ sở vật chất, điều kiện phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ 37 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HỒ CHÍ MINH 40 2.1 Khái quát trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh 40 2.2 Mơ tả mẫu khảo sát 43 2.3 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh 45 2.4 Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh 50 2.4.1 Thực trạng thực nội dung quản lý công tác văn thư lưu trữ 50 2.4.2 Thực trạng thực chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 60 2.4.3 Những khó khăn thuận lợi việc quản lý cơng tác văn thư lưu trữ trường đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh 64 2.5 Đánh giá thực trạng 66 2.5.1 Ưu điểm 66 2.5.2 Hạn chế 67 2.5.3 Nguyên nhân thực trạng 67 Chương BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HỒ CHÍ MINH 71 3.1 Cơ sở đề xuất biện pháp 71 3.1.1 Cơ sở lý luận 71 3.1.2 Cơ sở thực tiễn 71 3.2 Nguyên tắc đề xuất biện pháp 71 3.2.1 Nguyên tắc đảm bảo tính hệ thống – cấu trúc 71 3.2.2 Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học 72 3.2.3 Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi hiệu 72 3.3 Một số biện pháp nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh 72 3.3.1 Biện pháp tác động vào nhận thức 72 3.3.2 Biện pháp phát triển đội ngũ nhân 73 3.3.3 Biện pháp hoàn thiện chức quản lý 74 3.3.4 Biện pháp pháp tăng cường đầu tư sở vật chất, phương tiện, công nghệ thông tin 75 3.3.5 Biện pháp tăng cường phối hợp công tác văn thư lưu trữ76 3.4 Kết khảo sát tính khả thi tính cần thiết biện pháp77 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Viết đầy đủ Viết tắt Cán quản lý CBQL Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh ĐHSP TP.HCM Điểm trung bình ĐTB Giảng viên GV Sinh viên SV Văn thư Lưu trữ VTLT DANH MỤC CÁC BẢNG STT Tên bảng Trang Bảng 2.1 Mô tả mẫu khảo sát (đối tượng khảo sát CBQL, GV Trợ lý giáo vụ ) 42 Bảng 2.2 Mô tả mẫu khảo sát (đối tượng chuyên viên) 42 Bảng 2.3 Mô tả mẫu khảo sát (đối tượng sinh viên) 42 Bảng 2.4 Các yêu cầu công tác VTLT 47 Bảng 2.5 Đánh giá chung công tác VTLT 48 Bảng 2.6 Kết khảo sát thực trạng thực nội dung quản lý công tác văn thư 49 Bảng 2.7 Kết khảo sát thực trạng thực nội dung quản lý công tác lưu trữ 52 Bảng 2.8 Kết khảo sát thực trạng quản lý đội ngũ nhân viên làm công tác văn thư 53 Bảng 2.9 Kết khảo sát thực trạng quản lý điều kiện, phương tiện phục vụ công tác văn thư lưu trữ 55 Bảng 2.10 Kết khảo sát thực trạng quản lý điều kiện, phương tiện phục vụ công tác văn thư lưu trữ (đối với SV) 57 Bảng 2.11 Kết khảo sát thực trạng thực nguyên tắc phương pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ 58 Bảng 2.12 Kết khảo sát thực trạng thực chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 59 Bảng 2.13 Kết khảo sát khó khăn thuận lợi 63 Bảng 3.1 Kết khảo sát tính cần thiết tính khả thi biện pháp 76 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ STT Tên bảng Trang Hình 1.1 Sơ đồ khái niệm quản lý 13 Hình 1.2 Sơ đồ quản lý xây dựng ban hành văn 23 Hình 1.3 Ứng dụng cơng nghệ thông tin vào số khâu công tác văn thư lưu trữ 31 Hình 1.4 Lập kế hoạch cơng tác VTLT 34 Biểu đồ 2.1 Kết khảo sát tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ 44 Biểu đồ 2.2 Kết khảo sát Mức độ quan tâm đến công tác VTLT 45 Biểu đồ 2.3 Kết khảo sát ý kiến mức độ cần thiết tìm hiểu hoạt động VTLT 46 Biểu đồ 2.4 Đánh giá chung SV công tác VTLT 48 Biểu đồ 2.5 Kết khảo sát nội dung đóng góp ý kiến 65 Biểu đồ 3.1 Tính cần thiết biện pháp tăng cường đầu tư sở vật chất, phương tiện, công nghệ thông tin 81 Biểu đồ 3.2 Tính khả thi biện pháp tăng cường đầu tư sở vật chất, phương tiện, công nghệ thông tin 81 26 Phạm Thành Nghị (2001), Quản lý chất lượng giáo dục đại học, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 27 Lê Văn Năng (2012), Nghiên cứu chuẩn liệu tạo lập, sử dụng lưu trữ liệu đặc tả với tài liệu lưu trữ điện tử, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 28.Nguyễn Xuân Nung (1972), Thử tìm hiểu vài nét công văn giấy tờ vài triều đại phong kiến Việt Nam, Tạp chí Lưu trữ hơ sơ số 4/1972 29 Nguyễn Xuân Nung (1973), Một số loại văn Nhà nước phong kiến Việt Nam, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 1/1973 30 Vũ Thị Phụng (1999), Văn quản lý Nhà nước thời Nguyễn (18021884), Luận án tiến sĩ 31.Nguyễn Minh Phương (2014), Quản lý giải văn quan tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 32.Ngơ Đình Qua (2013), Phương pháp nghiên cứu khoa học, NXB ĐHSP Tp Hồ Chí Minh 33.Nguyễn Ngọc Quang (1987), Những khái niệm lý luận quản lý giáo dục, Trường Quản lý giáo dục TW I 34 Phan Đình Quyền (1992), Văn quản lý nhà nước công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội 35.Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng (2006), Lưu trữ Việt Nam – chặng đường phát triển, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 36.Văn Tất Thu (2011), Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ, NXB Chính Trị Quốc gia, Hà Nội 37.Viện Khoa học tổ chức nhà nước (2009), Niên giám tổ chức hành Việt Nam 2009, Nxb Thống kê 38.Ngô Quang Vũ (2004), Hướng dẫn quản lý văn nhà nước, công tác văn thư lưu trữ mẫu soạn thảo thông dụng, NXB Thống kê PHỤ LỤC PHỤ LỤC PHIẾU THĂM DÒ Ý KIẾN Kính thưa Q Thầy/ Cơ! Hiện chúng tơi thực đề tài “Quản lý công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh” nhằm tìm hiểu thực trạng quản lý cơng tác có đề xuất để cơng tác ngày hoàn thiện Các ý kiến Q Thầy/ Cơ hồn tồn phục vụ cho mục đích nghiên cứu khoa học Rất mong nhận quan tâm, hỗ trợ từ Quý Thầy/ Cô! Xin trân trọng cảm ơn! -o0o Xin Thầy/Cô cho biết số thông tin thân cách đánh dấu “x” vào ô trống đây:  Thầy/ Cô là:  Cán quản lý  Giảng viên  Thâm niên công tác:  Dưới năm  Từ năm đến 10 năm  Trợ lý giáo vụ  Trên 10 năm Phần Khảo sát chung quản lý công tác văn thư lưu trữ trường đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh Theo Thầy/ Cô, công tác văn thư lưu trữ trường học nói chung trường đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh có quan trọng không?  Rất quan trọng  Quan trọng  Không quan trọng Mức độ quan tâm Thầy/ Cô đến công tác văn thư lưu trữ trường nào?  Rất quan tâm  Quan tâm  Không quan tâm Theo Thầy/ Cô, giảng viên sinh viên có cần tìm hiểu hoạt động công tác văn thư lưu trữ trường hay không?  Rất cần thiết  Cần thiết  Không cần thiết Theo Thầy/ Cô, công tác văn thư lưu trữ trường đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh có đáp ứng u cầu khơng? 4.1 Nhanh chóng:  Có Khơng 4.2 Chính xác:  Có Khơng 4.3 Bí mật:  Có Khơng 4.4 Hiện đại:  Có Khơng Đánh giá chung Thầy/ Cô công tác văn thư lưu trữ trường đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh nào?  Rất tốt  Tốt  Chưa tốt Phần Khảo sát cụ thể quản lý công tác văn thư lưu trữ trường đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh Trong bảng khảo sát đây, xin Thầy/Cô cho ý kiến cách đánh dấu “x” vào cột tương ứng với nội dung khảo sát: Mức độ thực hiện: Có (C) Khơng (K) Kết thực hiện: 1= Rất tốt; 2= Tốt; = Khá; 4= Trung bình; 5= Yếu Ví dụ: Nội dung 1.1 đánh giá Có thực (C) Kết Rất tốt (1) Nội dung Quản lý công tác văn thư 1.1 Quản lý việc xây dựng ban hành văn -o0o Nội dung Quản lý công tác văn thư 1.1 Quản lý việc xây dựng ban hành văn 1.2 Tổ chức quản lý giải văn Mức độ thực C K x x Mức độ thực C K Kết thực Kết thực 5 1.3 hoạt động nhà trường (văn đến, đi, bảo mật…) Quản lý phối hợp khoa, phòng – ban việc quản lý công tác văn thư Các thắc mắc văn ban hành giải đáp rõ ràng 1.5 Các thủ tục hành – văn thư thực nhanh chóng 1.6 Quản lý việc lập hồ sơ sổ sách để phục vụ cho công tác lưu trữ Ý kiến khác: C 1.4 Quản lý công tác lưu trữ 2.1 Tài liệu lưu trữ phân loại khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng 2.2 Tài liệu lưu trữ nghiên cứu, đánh giá chất lượng thống kê số lượng 2.3 Tài liệu lưu trữ bảo quản cẩn thận an tồn 2.4 Có sưu tầm, thu thập bổ sung để tài liệu kho lưu trữ phong phú hoàn chỉnh 2.5 Tài liệu lưu trữ cung cấp nhanh chóng, kịp thời có yêu cầu sử dụng Ý kiến khác: Quản lý đội ngũ nhân viên làm công tác văn thư 3.1 Đội ngũ nhân viên làm công tác văn thư quản lý theo quy trình quản lý nhân chung nhà trường 3.2 Nhà trường tuyển chọn sử dụng đội ngũ cán quản lý nhân viên có đủ phẩm chất lực đáp ứng yêu cầu công tác văn thư lưu trữ 3.3 Đội ngũ nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ tạo điều kiện nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ K Đội ngũ nhân viên làm công tác văn thư văn trữ hưởng chế độ làm việc, nghỉ ngơi hợp lý Ý kiến khác: 3.4 Quản lý điều kiện, phương tiện phục vụ công tác văn thư lưu trữ C K 4.1 Công tác văn thư lưu trữ trường thực điều kiện phù hợp, khoa học (ánh sáng, độ ẩm, tiếng ồn, cảnh quan…) 4.2 Phương tiện kỹ thuật trang bị đầy đủ 4.3 Phương tiện kỹ thuật thường xuyên kiểm tra sửa chữa kịp thời 4.4 Phương tiện kỹ thuật sử dụng phù hợp yêu cầu công việc điều kiện kinh tế trường 4.5 Công nghệ thông tin ứng dụng rộng rãi vào công tác văn thư lưu trữ trường 4.6 Đội ngũ làm công tác văn thư lưu trữ tập huấn để sử dụng hiệu phương tiện kỹ thuật đại Ý kiến khác: Nguyên tắc phương pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ 5.1 Công tác văn thư lưu trữ thực chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước 5.2 Quản lý công tác văn thư lưu trữ đảm bảo nguyên tắc mục tiêu hiệu 5.3 Công tác văn thư lưu trữ trường quản lý phương pháp phù hợp, hướng đến cải cách hành Ý kiến khác: Thực chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 6.1 Các kế hoạch hoạt động công tác văn thư lưu trữ xây dựng đầy đủ phù hợp với phương hướng hoạt động nhà trường C K 6.2 Việc xây dựng kế hoạch có tham khảo thu thập ý kiến đóng góp từ chuyên gia 6.3 Kế hoạch sau lập hoàn chỉnh ban hành rộng rãi đến khoa, phòng – ban trường 6.4 Bộ máy quản lý công tác văn thư lưu trữ bố trí hợp lý, có phân cấp rõ ràng 6.5 Xây dựng quy chế làm việc phân công công việc rõ ràng, chặt chẽ; phát huy tối đa lực nhân viên 6.6 Công tác văn thư lưu trữ nhận giám sát đạo thường xuyên cấp quản lý 6.7 Việc khen thưởng xử phạt thực người, việc, nhanh chóng hiệu 6.8 Hoạt động kiểm tra – đánh giá công tác văn thư lưu trữ thực quy trình mục tiêu, yêu cầu 6.9 Có rút kinh nghiệm đề xuất biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Ý kiến khác: Các thuận lợi khó khăn cịn tồn việc quản lý công tác văn thư lưu trữ 7.1 Công tác văn thư lưu trữ trường nhận quan tâm, đầu tư 7.2 7.3 7.4 7.5 với tầm quan trọng Cơ chế quản lý thực phù hợp khoa học Đội ngũ nhân viên thực công tác văn thư đáp ứng đầy đủ số lượng chất lượng Phương tiện, sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư lưu trữ đại đầy đủ Công nghệ thông tin ứng dụng rộng rãi Tập thể nhà trường quyền đóng góp ý kiến cơng tác văn thư lưu trữ trường 7.7 Có mối liên kết chặt chẽ đội ngũ nhân viên văn thư lưu trữ văn phòng trường trợ lý giáo vụ khoa Ý kiến khác: C K 7.6  Những ý kiến khác Thầy/ Cô nhằm giúp việc quản lý công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh đạt hiệu cao hơn: Xin trân trọng cảm ơn quý Thầy/ Cô quan tâm đóng góp để chúng tơi hồn thành đề tài nghiên cứu này! PHỤ LỤC PHIẾU THĂM DÒ Ý KIẾN Các bạn sinh viên thân mến! Hiện thực đề tài “Quản lý công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh” nhằm tìm hiểu thực trạng quản lý cơng tác có đóng góp để cơng tác ngày hồn thiện Các ý kiến bạn hoàn toàn phục vụ cho mục đích nghiên cứu khoa học Rất mong nhận quan tâm, hỗ trợ từ bạn sinh viên! Xin trân trọng cảm ơn! -o0o Xin bạn cho biết số thông tin thân cách đánh dấu “x” vào ô trống đây:  Bạn sinh viên năm: Năm  Năm  Bạn sinh viên khối:  Tự nhiên  Xã hội  Năm  Đặc thù  Năm  Ngoại ngữ Phần Khảo sát chung quản lý công tác văn thư lưu trữ trường đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh Theo bạn, cơng tác văn thư lưu trữ trường học nói chung trường đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh có quan trọng khơng?  Rất quan trọng  Quan trọng  Không quan trọng Mức độ quan tâm bạn đến công tác văn thư lưu trữ trường nào?  Rất quan tâm  Quan tâm  Không quan tâm Theo bạn, giảng viên sinh viên trường có cần tìm hiểu hoạt động công tác văn thư lưu trữ hay không?  Rất cần thiết  Cần thiết  Không cần thiết Đánh giá chung bạn công tác văn thư lưu trữ trường đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh nào?  Rất tốt  Tốt  Chưa tốt Phần Khảo sát cụ thể quản lý công tác văn thư lưu trữ trường đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh Trong bảng khảo sát đây, xin bạn cho ý kiến cách đánh dấu “x” vào cột tương ứng với nội dung khảo sát: Mức độ thực hiện: Có (C) Khơng (K) Kết thực hiện: 1= Rất tốt; 2= Tốt; 3= Khá; 4=Trung bình; 5= Chưa tốt Ví dụ: Nội dung Quản lý công tác văn thư 2.1 Quản lý việc xây dựng ban hành văn -o0o - Nội dung Các thắc mắc văn ban hành giải đáp rõ ràng 7.9 Các thủ tục hành – văn thư thực nhanh chóng 7.10 Tài liệu lưu trữ cung cấp nhanh chóng, kịp thời có yêu cầu sử dụng 7.11 Nhà trường tuyển chọn sử dụng đội ngũ cán quản lý nhân viên có đủ phẩm chất lực đáp ứng yêu cầu công tác văn thư lưu trữ 7.12 Đội ngũ nhân viên làm công tác văn thư có thái độ tận tình, thân thiện đối 7.8 Mức độ thực C K x x Mức độ thực C K Kết thực Kết thực với sinh viên 7.13 Đội ngũ nhân viên thực công tác văn thư đáp ứng đầy đủ số lượng chất lượng 7.14 Công tác văn thư lưu trữ trường thực điều kiện phù hợp, khoa học (ánh sáng, độ ẩm, tiếng ồn, cảnh quan…) 7.15 Phương tiện kỹ thuật sử dụng phù hợp yêu cầu công việc điều kiện kinh tế trường 7.16 Công nghệ thông tin ứng dụng rộng rãi vào công tác văn thư lưu trữ trường 7.17 Đội ngũ làm công tác văn thư lưu trữ sử dụng hiệu phương tiện kỹ thuật đại 7.18 Công tác văn thư lưu trữ thực chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước 7.19 Quản lý công tác văn thư lưu trữ đảm bảo nguyên tắc mục tiêu hiệu 7.20 Công tác văn thư lưu trữ trường quản lý phương pháp phù hợp, hướng đến cải cách hành 7.21 Bộ máy quản lý cơng tác văn thư lưu trữ bố trí hợp lý, có phân cấp rõ ràng 7.22 Xây dựng quy chế làm việc phân công công việc rõ ràng, chặt chẽ; phát huy tối đa lực nhân viên 7.23 Có rút kinh nghiệm đề xuất biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ 7.24 Công tác văn thư lưu trữ trường nhận quan tâm, đầu tư C K với tầm quan trọng 7.25 Phương tiện, sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư lưu trữ đại đầy đủ 7.26 Sinh viên quyền đóng góp ý kiến công tác văn thư lưu trữ trường 7.27 Có mối liên kết chặt chẽ đội ngũ nhân viên văn thư lưu trữ văn phòng trường trợ lý giáo vụ khoa  Những ý kiến khác bạn nhằm giúp việc quản lý công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh đạt hiệu cao hơn: Xin trân trọng cảm ơn bạn quan tâm đóng góp để chúng tơi hồn thành đề tài nghiên cứu này! PHỤ LỤC PHIẾU TRƯNG CẦU Ý KIẾN Kính thưa Q Thầy/ Cơ! Hiện thực đề tài “Quản lý công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh” nhằm tìm hiểu thực trạng cơng tác có đề xuất để góp phần nâng cao chất lượng hoạt động nhà trường Để góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh, chúng tơi đề xuất 05 nhóm biện pháp Kính mong Q Thầy/ Cơ dành chút thời gian đánh giá tính cần thiết tính khả thi biện pháp cách đánh dấu (x) vào bảng Xin chân thành cảm ơn đóng góp q báu q Thầy/ Cơ! A Thơng tin cá nhân Quý Thầy/ Cô là: Cán quản lý Giảng viên Trợ lý giáo vụ, Trợ lý tổ chức Thâm niên công tác: Dưới năm Từ đến 10 năm Trên 10 năm B Bảng nhóm biện pháp Kính mong Q Thầy/ Cơ đánh giá cho niện pháp tiêu chí: Tính cần thiết Tính khả thi: - Tính cần thiết có mức độ: Rất cần thiết, Cần thiết, Ít cần thiết Khơng cần thiết - Tính khả thi có mức độ: Rất khả thi, Khả thi, Ít khả thi Khơng khả thi Biện pháp Biện pháp tác động vào nhận thức 1.1 Tạo điều kiện để GV SV có hiểu biết công tác VT - LT 1.2 Có thêm học phần VT – LT cho SV 1.3 Phổ biến rõ quy trình làm việc công tác VT-LT đến tập thể nhà trường Biện pháp phát triển đội ngũ nhân 2.1 Thường xuyên tạo điều kiện bồi dưỡng nghiệp vụ cho chuyên viên cán VTLT khoa 2.2 Tăng cường chế độ ưu đãi, nghỉ ngơi, chăm sóc tinh thần có cán bộ, chuyên viên chức 2.3 Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu phục vụ cho công tác VT-LT 2.4 Tổ chức đợt tham quan, trao đổi kinh nghiệm công tác với quan VT-LT khác 2.5 Lãnh đạo cần thường xuyên lắng nghe tâm tư, nguyện vọng đội ngũ chuyên viên VT-LT 2.6 Tăng cường hoạt động trao đổi kinh nghiệm chuyên viên Biện pháp hoàn thiện chức quản lý 3.1 Lập kế hoạch hoạt động phổ biến rộng rãi đến toàn trường 3.2 Hồn thiện việc tổ chức, phân Tính cần thiết Rất cần thiết (1) Cần thiết (2) Ít cần thiết (3) Khơng cần thiết (4) Tính khả thi Rất khả thi (1) Khả thi (2) Ít khả thi (3) Khơng khả thi (4) công giao nhiệm vụ, tạo điều kiện phát huy tối đa lực nhân viên 3.3 Các cấp quản lý cần thường xuyên quan tâm, đạo nhắc nhở kịp thời 3.4 Đẩy mạnh chức kiểm tra, đánh giá công tác VT-LT 4.Biện pháp tăng cường đầu tư sở vật chất, phương tiện, công nghệ thông tin 4.1 Tăng cường đâu tư chất lượng sở vật chất, phương tiện có 4.2 Kịp thời mua sắm sửa chữa phương tiện đại phù hợp với điều kiện kinh tế trường 4.3 Nâng cấp hệ thống thông tin công tác VT-LT 4.4 Lập hệ thống góp ý, phản hồi ý kiến tập thể nhà trường công tácVT-LT 4.5 Nâng cấp điều kiện phòng làm việc, cảnh quan phù hợp với u cầu cơng việc văn phịng Biện pháp tăng cường phối hợp công tác VT-LT 5.1 Thiết lập hệ thống thông tin nhanh chóng văn bản, kế hoạch phịng Tổ chức – hành đến khoa ngược lại 5.2 Tổ chức họp định kỳ chuyên viên với cán VTLT khoa để hỗ trợ công việc 5.3 Đảm bảo thông tin liên hệ mật thiết cấp quản lý, chuyên viên cán VT-LT khoa Biện pháp khác: HẾT ... tượng quản lý công tác văn thư lưu trữ trường đại học 20 1.4.2 Mục tiêu quản lý công tác văn thư lưu trữ trường đại học 23 1.4.3 Nội dung quản lý công tác văn thư lưu trữ trường đại học. .. trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh, sở người nghiên cứu đề xuất số biện pháp góp phần quản lý cơng tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh. .. 2.3 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh 45 2.4 Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ trường Đại học Sư phạm Tp Hồ Chí Minh 50 2.4.1