Công tác văn thư lưu trữ tại trường đại học nội vụ hà nội

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương I : Khái quát chung về trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư Lưu trữ. 5 1.1.1. Lịch sử hình thành của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5 1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5 1.1.2.1. Vị trí, chức năng 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6 1.2. Vài nét về Khoa Văn thư Lưu trữ thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 8 Chương II: Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư Lưu trữ 11 2.1. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 2.1.1.Hoạt động quản lý công tác văn thư 11 2.1.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về công tác văn thư 11 2.1.1.2.Tổ chức triển khia thực hiện các văn bản quản lý. 12 2.1.2. Hoạt động quản lý công tác lưu trữ. 12 2.1.2.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ. 12 2.1.2.2. tổ chức triển khai, thực hiện các văn bản quản lý 12 2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 13 2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư. 13 2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 13 2.2.1.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 19 2.2.1.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 24 2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 25 2.2.2.1. Hoạt động xác định giá trị tài liệu: 25 2.2.2.2. Hoạt động thu thập tài liệu vào kho lưu trữ 26 2.2.2.3. Hoạt động chỉnh lý tài liệu. 26 2.2.2.4. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.5. Về tình hình bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu 29 2.3. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Khoa Văn Thư Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 30 2.3.1. Công tác văn thư: 30 2.3.1.1. Hoạt động quản lý 30 2.3.1.2. Hoạt động nghiệp vụ 30 2.3.2 Công tác lưu trữ tại Khoa Văn thư Lưu trữ 32 Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đưa ra đề xuất, kiến nghị. 35 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 35 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức. 36 3.2.1. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 36 3.2.1.1. Trong công tác văn thư. 36 3.2.1.2. Trong công tác lưu trữ. 37 3.2.2. Đối với Khoa Văn thư Lưu trữ 37 3.3. Một số đề xuất và khuyến nghị trong công tác văn thư lưu trữ 39 3.3.1. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 39 3.3.2. Đối với Khoa Văn thư Lưu trữ 40 C. PHẦN KẾT LUẬN 41 D. PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 5

Chương I : Khái quát chung về trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư - Lưu trữ 5

1.1.1 Lịch sử hình thành của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5

1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5

1.1.2.1 Vị trí, chức năng 5

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6

1.2 Vài nét về Khoa Văn thư - Lưu trữ thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 8

Chương II: Thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư - Lưu trữ 11

2.1 Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11

2.1.1.Hoạt động quản lý công tác văn thư 11

2.1.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về công tác văn thư 11

2.1.1.2.Tổ chức triển khia thực hiện các văn bản quản lý 12

2.1.2 Hoạt động quản lý công tác lưu trữ 12

2.1.2.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ 12

2.1.2.2 tổ chức triển khai, thực hiện các văn bản quản lý 12

2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13

2.2.1 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 13

2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13

2.2.1.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19

2.2.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 24

2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 25

2.2.2.1 Hoạt động xác định giá trị tài liệu: 25

2.2.2.2 Hoạt động thu thập tài liệu vào kho lưu trữ 26

2.2.2.3 Hoạt động chỉnh lý tài liệu 26

2.2.2.4 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 28

2.2.2.5 Về tình hình bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu 29

2.3 Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại Khoa Văn Thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 30

2.3.1 Công tác văn thư: 30

2.3.1.1 Hoạt động quản lý 30

2.3.1.2 Hoạt động nghiệp vụ 30

2.3.2 Công tác lưu trữ tại Khoa Văn thư - Lưu trữ 32

Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đưa ra đề xuất, kiến nghị 35

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 35

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan, tổ chức 36

3.2.1 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 36

3.2.1.1 Trong công tác văn thư 36

3.2.1.2 Trong công tác lưu trữ 37

3.2.2 Đối với Khoa Văn thư - Lưu trữ 37

3.3 Một số đề xuất và khuyến nghị trong công tác văn thư - lưu trữ 39

3.3.1 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 39

3.3.2 Đối với Khoa Văn thư - Lưu trữ 40

C PHẦN KẾT LUẬN 41

D PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Chúng ta biết, hiểu được các thông tin từ khi xã hội loài người hình thànhđến nay là nhờ việc lưu trữ các thông tin Với sự phát triển như vũ bão của lĩnhvực công nghệ thông tin thì công tác lưu trữ hiện nay cũng đang có những bướcchuyển biến đáng kể để phù hợp với sự phát triển của đất nước và cũng đãkhẳng định được vị trí và tầm quan trọng không thể thiếu được trong các trườngđại học, trung học chuyên nghiệp, trường phổ thông các cấp, các cơ quan, tổchức của Đảng, của Nhà nước, các tổ chức kinh tế- chính trị- xã hội, các đơn vị

vũ trang nhân dân

Công tác văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và làcông tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhànước Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâmbởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua văn bản, tàiliệu Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ cung cấp được thông tin đầy đủ, chínhxác và công việc cũng được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo bí mật cho mỗi cơquan

Để đáp ứng nhu cầu tra tìm và nghiên cứu tài liệu thông tin về các lĩnhvực của xã hội thì ngành Văn thư- Lưu trữ đóng vai trò quan trọng nhất Do đóTrường Trung cấp Văn thư- Lưu trữ được thành lập đã đáp ứng được nhu cầucần thiết và cấp bách của xã hội là đào tạo những cán bộ làm công tác Văn thư-Lưu trữ có trình độ chuyên môn giỏi, nghiệp vụ vững vàng, chuyên nghiệp Vàsau này Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập (tiền thân là TrườngTrung cấp Văn thư- Lưu trữ) đến nay đã có những bước tiến không ngừng đổimới về giảng dạy và đào tạo chuyên môn, hoàn thiện dần cơ sở vật chất và cáctrang thiết bị để phục vụ cho công tác giảng dạy Trong Nhà trường, khoa Vănthư- Lưu trữ luôn là một Khoa mũi nhọn có nhiệm vụ đào tạo cán bộ, công chức,viên chức đang làm công tác lưu trữ cho các trường đại học, trung học chuyênnghiệp, phổ thông các cấp, cơ quan từ Trung ương đến địa phương, các doanhnghiệp và các thế hệ sinh viên thuộc các ngành văn thư, lưu trữ Đội ngũ cán bộlưu trữ do nhà trường đào tạo vừa giỏi về chuyên môn, vừa có phẩm chất đạo

đức tốt đã góp phần không nhỏ trong công cuộc bảo vệ, xây dựng một đất nướcViệt Nam phát triển bền vững Công tác lưu trữ là công việc không thể thiếutrong bộ máy làm việc của tất cả các cơ quan và doanh nghiệp, chính vì vậy màhiện nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày càng thể hiện được tầm quantrọng của mình Với trách nhiệm nặng nề và vinh dự của các cán bộ ngành lưutrữ trong tương lai nên hàng năm Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên ngànhLưu trữ thuộc Khoa Văn thư- Lưu trữ đi thực tập, để sinh viên làm quen, nắmbắt và hiểu rõ được môi trường làm việc thực tế tại các trường học, cơ quan, đơnvị… (bởi vì bất cứ đơn vị nào cũng có thông tin cần phải lưu trữ) Cũng như cáckhóa học trước, khóa học của hệ đại học chính quy (2013-2017) thuộc KhoaVăn thư- Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đithực tập từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 để giúp sinh viên vận dụnglinh hoạt các kiến thức đã được học trong nhà trường vào thực tế.

Tôi rất vinh dự và tự hào là một sinh viên lớp lưu trữ học 13B của ngànhLưu trữ thuộc Khoa Văn thư- Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KhoaVăn thư- Lưu trữ có bề dày truyền thống về ngành Lưu trữ, với sự giảng dạy,hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên trong trường đã giúp tôi hiểu được tầmquan trọng của công tác Lưu trữ đối với sự phát triển của nước nhà, chính vì vậycàng làm tôi gắn bó, yêu nghề của mình hơn Tôi được thực tập trong thời giannày tại Khoa Văn thư- Lưu trữ của Nhà trường với nhiều thuận lợi sau:

- Các thầy, cô giáo không những giỏi về chuyên môn và nghiệp vụ lưutrữ vững vàng, giàu kinh nghiệm mà còn tận tình hướng dẫn, chỉ bảo cho tôitrong đợt thực tập này, giúp tôi đạt kết quả tốt Các đợt thực tập do nhà trường

tổ chức nhằm thực hiện đúng phương châm “Học đi đôi với hành”, “Lý luận kếthợp với thực tiễn” Qua đó tôi nhận thấy công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chứcngoài các nguyên tắc chung còn phải vận dụng linh hoạt tùy theo từng hoàncảnh; từng nhiệm vụ đặc thù riêng, có như vậy công tác lưu trữ ở Khoa Văn thư-Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như các cơ quan khác mới đạt hiệuquả cao

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một môi trường tốt, nhiều thuận lợi

để cho tôi và các sinh viên khác thực tập về công tác lưu trữ ở đây số lượng vănbản lưu trữ cập nhật thường xuyên, đa dạng và sắp xếp khoa học thuận lợi chocông tác lưu trữ và tìm kiếm khi cần thiết,vì Khoa Văn thư- Lưu trữ thuộcTrường Đại học Nội vụ Hà Nội còn mối liên hệ với các Khoa, các bộ phận trong

và ngoài Nhà trường

- Cơ sở vật chất của Khoa Văn thư- Lưu trữ đầy đủ, cần thiết cho côngtác lưu trữ quốc gia: bàn làm việc cho các cán bộ và sinh viên thực tập, nhữngtài liệu về lưu trữ phong phú và đa dạng như: các giấy mời gửi các Khoa, phòng;các thông tư và quyết định gửi về Khoa, từ Khoa gửi đi các Khoa khác trongTrường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ quan trong thành phố Hà Nội và cảnước, lưu trữ các thông tư và quyết định của Chính phủ Các hồ sơ được sắp xếptheo Phông lưu trữ quốc gia, được lưu trữ trên máy tính, trong các tập hồ sơ đặttrong tủ hồ sơ

Trong thời gian thực tập tại Khoa Văn thư- Lưu trữ thuộc Trường Đại họcNội vụ Hà Nội, tôi đã có dịp chứng kiến, quan sát và thực hành công việc tại đó,đặc biệt có sự hướng dẫn tận tính, động viên kịp thời của các thầy giáo, cô giáonên tôi đã tự tin và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Đợt thực tập này là cơ sở

để tôi rút ra những kinh nghiệm quý báu, thiết thực về công tác lưu trữ hồ sơ, tàiliệu, so sánh giữa lý thuyết đã học và thực tế đồng thời rút ra những bài học bổích trong công việc của cán bộ lưu trữ sau này Công tác văn thư - lưu trữ có tầmquan trọng đối với sự phát triển bền vững của đất nước, và Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội thực sự là Trường Đại học chuyên ngành về Văn thư- Lưu trữ Đượcthực tập tại Khoa Văn thư- Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp tôicủng cố và mở mang thêm kiến thức về chuyên ngành lưu trữ Đặc biệt hơn tôi

đã từng được kiến tập tại Phòng Văn thư, trường THPT Lê Hồng Phong, BỉmSơn, Thanh Hóa Vì vậy trong đợt thực tập này ( từ 10/01/2017 đến 10/03/2017)

tôi chọn chuyên đề: “Công tác Văn thư - Lưu trữ tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội” và viết bản báo cáo này.

Bên cạnh những thuận lợi đã nêu trên, tôi còn gặp một số khó khăn khi vềthực tập tại Trường, thời gian hơn một tháng nên tôi cũng không tránh khỏi

những bỡ ngỡ, sai sót, nhầm lẫn Công việc lưu trữ của Khoa Văn thư- Lưu trữtrong một trường đại học lớn với khối lượng thông tin cập nhật từng giờ, từngngày, đòi hỏi sinh viên thực tập phải nắm chắc về kiến thức chuyên ngành, tácphong phải nhanh nhẹn nhưng cẩn thận Đây là đợt thực tập rất quan trọng vàcần thiết cho mỗi sinh viên, vì vậy tôi phải vận dụng rất linh hoạt những kiếnthức đã học để áp dụng vào công tác thực tiễn một cách nhuần nhuyễn, khoa học

và sáng tạo Có như vậy mai sau mới trở thành một cán bộ lưu trữ giỏi vềchuyên môn, thành thạo về nghiệp vụ

Thông qua bản báo cáo thực tập này tôi xin được gửi lời chân thành cảm

ơn tới tất cả các thầy giáo, cô giáo trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạođiều kiện thuận lợi để tôi có cơ hội được về thực tập Tôi xin cảm ơn các thầygiáo, cô giáo đã trang bị những kiến thức khoa học về chuyên ngành lưu trữ đểgiúp tôi tự tin và yêu nghề hơn, và đã hướng dẫn tận tình để tôi hoàn thành tốtđợt thực tập này

Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế tại Khoa Văn thư Lưu trữ trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội thì ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu thamkhảo, tôi xin trình bày báo cáo thực tập của mình gồm bố cục 3 phần :

Chương I : Khái quát chung về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Chương II: Thực trạng công tác Văn thư- Lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đưa ra

đề xuất, kiến nghị.

Lời nói đầu thay cho lời giới thiệu của tôi về bản báo cáo thực tập Rấtmong nhận được sự nhận xét, đánh giá và đóng góp ý kiến của tất cả các thầygiáo, cô giáo để báo cáo này được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

B PHẦN NỘI DUNG Chương I : Khái quát chung về trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư - Lưu trữ.

1.1.1 Lịch sử hình thành của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân là Trường Trung học Văn thưLưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộtrưởng Phủ Thủ tướng

Qua nhiều lần đổi tên , ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ đã kýQuyết định số 2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nộitrên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Ngày 19/04/2012, Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ban hành Quyết định số347/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội Theo quyết định 347/QĐ-BNV, Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội có chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực ótrình độ Đại học và sau Đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngànhnghề khác có liên quan, hợp tác quốc tế nghiên cứu khoa học và triển khai ápdụng, tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.2.1 Vị trí, chức năng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập, thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng : Tổ chức đàotajo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại học trong lĩnhvực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế;nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụphát triển kinh tế - xã hội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cáchpháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và tại ngân hàng

Trường Đại học Nội vụ đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

*Nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển trường qua từng giai

đoạn, từng năm

- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại học cácngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theonhu caagu của xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn nghiệp

vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

- Cấp, xác nhân văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viêncủa trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơcấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quátrình điều động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ,nhân viên

- Tuyển sinh và quản lý người học

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế đầu tư xây dựng cơ sở vật chất củatrường, mở động sản xuất kinh doanh và chỉ cho các hoạt động giáo dục theoquy định của pháp luật

- Xây dựng cơ sở vật chất theo đúng yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy - học phục vụcác ngành đào tạo của trường và nhu cầu xã hội

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong quá trìnhgiáo dục và đào tạo

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt độnggiáo dục và đào tạo

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáodục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chấtlượng của nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không

ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề kinh tế - xã hội củađịa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theoquy định của pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y

tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sửdụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính chonhà trường

- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viênchức, các hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế của nhàtrường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia

dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong linh vực đào tạo của Trường

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quảhoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và côngnghệ; bảo vệ lợi ích của nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cánhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của nhà trường

- Được nhà nước giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất; được miễn giảm thuế,vay tín dụng theo quy định của pháp luật

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

- Giữ gìn phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chếcủa Bộ Nội vụ

- Tổ chức hoạt động hớp tác quốc tế theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà nước

về hoạt động của trường theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2 Vài nét về Khoa Văn thư - Lưu trữ thuộc Trường Đại học Nội vụ

+ Các bộ môn trực thuộc khoa:

 Bộ môn văn thư: 5 cán bộ

 Bộ môn lưu trữ: 7 cán bộ

b, Vị trí và chức năng:

Khoa Văn thư- Lưu trữ là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cótrình độ sau đại học, đại học, cao đẳng về lĩnh vực Văn thư- Lưu trữ và cácngành nghề khác có liên quan, hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triểnkhai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực Văn thư- lưu trữ phục

vụ phát triển kinh tế- xã hội

- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa

- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học và các tài liệu họctập theo kế hoạch do Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chứcnghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch

bổ sung, bảo trì thiết bị dạy học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học

- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho cáclớp Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinhviên thuộc Khoa quản lý

- Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộckhoa Quản lý và cấp giấy chứng chỉ học phần do Khoa quản lý

- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan Lập bảng điểmtoàn khóa chuyển về phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường

- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên ngắn hạn và dài hạn,phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăngcường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc

- Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp củaTrường

Chương II: Thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại trường Đại học Nội

vụ Hà Nội và Khoa Văn thư - Lưu trữ 2.1 Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1.Hoạt động quản lý công tác văn thư

2.1.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về công tác văn thư

Hiện nay có rất nhiều văn bản quy định cho hoạt động quản lý củaTrường, đay chính là căn cứ để xem xét và đối chiếu và hoạt động công tác vănthư - lưu trữ để Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày càng hoàn thiện và pháttriển hơn

Một số văn bản Nhà nước hướng dẫn cho công tác văn thư của trườngĐại học Nội vụ Hà Nội:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quyđịnh về công tác văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi bổ sung một sốđiều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

- Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ

"Nghị định về Công tác văn thư"

-Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,

- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

-Thông tư 07/2010/TT-NCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công An quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/04/2001của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi bổ sung một

số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫnvăn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ về việc

hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Bên cạnh đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng ban hành quy chế Vănthư - lưu trữ để hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

trong nhà trường (Xem Phụ lục I)

2.1.1.2.Tổ chức triển khia thực hiện các văn bản quản lý.

Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc tổ chức triển khia thực hiện văn

bản quản lý về công tác văn thư tương đối tốt Mỗi khi có văn bản mới chuyển

về thì chuyên viên sẽ gửi văn bản trực tiếp đến lãnh đạo và các cá nhân trongđơn vị sẽ nắm bắt được thông tin một cách nhanh chóng và chính xác

Là một trong những trường tiền thân về công tác văn thư - lưu trữ, làmviệc đều liên quan trực tiếp đến văn bản giấy tờ nên việc thực hiện theo các vănbản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư rất được coi trọng và thực hiện rất bài bản,chính xác theo trình tự hướng dẫn của nhà trường

2.1.2 Hoạt động quản lý công tác lưu trữ.

2.1.2.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ.

Một số văn bản về quản lý công tác lưu trữ :

- Luật Lưu trữ 2011

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

- Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24/01/2014 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước ban hành về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ côngtác văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

- Nghị định sooa 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành quy chế công tác văn thư lưutrữ

2.1.2.2 tổ chức triển khai, thực hiện các văn bản quản lý

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức triển khai thực hiện các văn bản

quản lý về công tác lưu trữ tương đối tốt Công tác thu, xác định và thu thập tàiliệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng, chính xác theo các văn

bản hướng dẫn quản lý về công tác lưu trữ.

2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

2.2.1 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư.

*Hình thức tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Công tác văn thư lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được tổ

chức theo hình thức tổ chức công tác văn thư tập trung, khép kín Nghĩa là tấtcae các loại văn bản, giấy tờ đi, đến đều phải qua văn thư tiếp nhận, đăng ký vàchuyển giao Trong các phòng, khoa, trung tâm của trường không tổ chức vănthư riêng mà chỉ có cán bộ chuyên viên hành chính làm nhiệm vụ tiếp nhận vănbản, đánh máy và chuyển giao văn bản Nhìn chung trình độ cán bộ đều đã đượcbồi dưỡng về nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ từ trình độ trung cấp trở lên và đápứng được yêu cầu công việc

Phòng Văn thư của trường được bố trí ngay sát phòng Hành chính Tổnghợp tại tầng 1 khu nhà 7 tầng, gần cửa phụ ra vào Việc bố trí này rất thuận lợicho việc giao dịch và giải quyết công việc

2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Công tác soạn thảo văn bản của trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất đượcchú trọng Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các cán bộ chuyên môntrong các đơn vị soạn thảo và kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học ,trình tự các bước có mối quan hệ logic

Trường đại học Nội vụ Hà nội ban hành chủ yếu các loại văn bản hànhchính như : công văn, quyết định, thông báo, báo cáo , tờ trình, kế hoạch, giấymời, phiếu gửi, biên bản, giấy giới thiệu,…

* Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khi soạn thảo văn bản thực hiện chủ yếutheo:

- Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội Vụ "Nghị định về công tác văn thư"

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Quy chế Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ( Ban hànhkèm theo Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 6/11/2013 của Hiệu TrưởngTrường Đại học Nội vụ Hà Nội)

* Quy trình soạn thảo văn bản

Bước 1 Chuẩn bị soạn thảo

Cán bộ chuyên viên sẽ xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành

và trình lãnh đạo sau đó thu nhập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồmcác thông tin pháp lý, thông tin thực tế

Bước 2 Xây dựng bản thảo

- Xây dựng đề cương

- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên viên căn cứ vào đề cương đã có viếtbản dự thảo Sau khi dự thảo xong sẽ xin ý kiến của các đơn vị liên quan

Bước 3 Duyệt bản thảo

Sau khi cán bộ chuyên viên soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phảiđược duyệt

- Trình lãnh đạo Trường xem xét và chịu trách nhiệm nội dung của vănbản, nếu duyệt thì ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng nội dung bản thảo

- Trình Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp xem xét về thể thức và nộidung sau đó ký nháy vào phần lưu: Văn thư Nếu bản thảo được đồng ý, Hiệutrưởng ký nháy vào góc bên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộchuyên viên phải thảo lại

Bước 4 Đánh máy, in văn bản.

Sau khi có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thìcán bộ chuyên viên mới được đánh máy Khi cán bộ chuyên viên đánh máyxong xem xét lại lần cuối về thể thức, lỗi chính tả và chuyển lại sang bên soạnthảo để sửa chữa

Bước 5 Hoàn thiện và ban hành văn bản

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu

sai sót thì cần sửa chữa ngày, nếu không có gì sai sót thì lãnh đạo phòng ký tắtvào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Trường phòng kiểm tra và ký nháy banhành.

Đánh giá về các nội dung trong việc soạn thảo và ban hành văn bản củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội :

*Về thẩm quyền ban hành văn bản

- Ưu điểm:

Nhìn chung các văn bản của trường được ban hành đúng tẩm quyền quyđịnh, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành Tất cả các văn bản được banhành rõ ràng, không có sự chồng chéo và phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ củatrường, văn bản được soạn thảo theo quy trình khép kín, ít xảy ra sai sót trongkhâu soạn thảo và ban hành văn bản

+Việc soạn thảo văn bản của trường thực hiện theo đúng quy định về thể

thức và ký thuật trình bày của Nhà nước Thể thức văn bản được ban hành nhìnchung đã đảm bảo về chất lượng, mang tính khoa học, logic và theo mẫu nhấtđịnh

+Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền

+Các cán bộ chuyên viên trong trường nắm bắt rất chắc kỹ thuật soạn thảo

và quy trình soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản, từ ngữ và cách diên đạt

+Xây dựng đề cương, viết bản thảo để trình lão đạo nhanh chóng, chínhxác.

+Lãnh đạo trường tích cực theo dõi, đôn đốc, giải quyết công việc

- Nhược điểm

+Việc xây dựng đề cương cần chỉnh sửa, hoàn thiện nhiều lần trước khitrở thành bản chính nên mất nhiều thời gian

+ Đôi khi đánh máy văn bản còn bị lỗi

2.2.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội.

*Quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đi.

Bước 1 Kiểm tra thể thhuwsc và kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm của văn bản.

Việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày được tiến hành theo Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng đẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản đối với văn bản hành chính và theo quy định của ngành đối với cácvăn bản chuyên ngành

Việc ghi số và ngày, tháng, năm : chuyên viên đánh số văn bản tổng hợp

Bước 2 Đăng ký văn bản đi.

Đăng ký văn bản đi theo 2 cách là đăng ký vào Sổ Đăng ký Văn bản đi

(Phụ lục II) và đăng ký bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính (Phụ lục III)

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Bước 4 Làm thủ thục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Đối với việc chuyển phát văn bản thì chuyển phát văn bản ngay trong ngàyvăn bản đươc ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, chuyên viên văn thưkiêm nhiệm sẽ lập sổ chuyển giao văn bản, khi đi chuyển giao văn bản thì ngườinhận văn bản sẽ ghi ngày nhận được văn bản và ký nhận văn bản vào cột kí nhận;Trường hợp gửi qua fax, email… thì phải gửi bản chính ngày sau đó

Bước 5 Lưu văn bản đi

Đối với việc lưu văn bản đi thì bản gốc sẽ lưu tại văn thư của trường sau

đó sẽ đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký Một bản chính sẽ lưu trong hồ sơtheo dõi và giải quyết công việc của trung tâm, lập sổ theo dõi sử dụng bản lưu.

- Ưu điểm:

Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được trường Đại họcNội vụ Hà Nội quản lý rất chặt chẽ trong từng khâu, từng bước Các khâu xử lývăn bản không hề chồng chéo, có sự phân công rõ ràng trong từng khâu soạnthảo văn bản cho đến khâu chuyển giao văn bản đi, lưu hồ sơ

Việc áp dụng đăng ký văn bản đi bằng hệ thống :"Sổ Đăng ký Văn bản đi"

và đăng ký phần mềm, khi tra tìm có độ chính xác cao và nhanh chóng

Khi sao văn bản, chuyên viên trình bày thể thức sao văn bản đúng quyđịnh Việc chuyển giao văn bản rất thuận tiện rất thuận tiện, gọn nhẹ, đảm bảo

*Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường khác nhau nhưng đều phảiqua bộ phận văn thư Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phânloại, bóc bi, đóng dấu đến và vào Sổ Quản lý Văn bản đến Sau đó văn bản đượcchuyển tới người có thẩm quyền giải quyết, văn thư tiến hành sao, nhân bản vănbản đến, chuyển đến các đơn vị, cá nhân

Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến củaTrường:

Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản

- Phân loại sơ bộ văn bản, bóc bi

- Đối với các công văn khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc ghi lại số văn bản tên

cơ quan và báo cáo ngay lãnh đạo để biết có ý kiến xử lý

- Đóng dấu đến vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc trên đầu vănbản, ghi số và ngày đến.

Bước 2 Đăng ký văn bản đến.

Cán bộ văn thư chuyên trách của Trường đã thành lập Sổ Đăng ký Vănbản đến, tất cả văn bản sau khi được văn thư tiếp nhận sẽ được đăng ký vào sổ

để tiện theo dõi Có 2 loại sổ đăng ký Văn bản đến đó là Sổ đăng ký Văn bảnđến từ cơ quan Trung ương và Sổ đăng ký Văn bản đến từ cơ quan khác Đối vớivăn thư kiêm nhiệm ở các đơn vị lập 1 Sổ đăng ký Văn bản đến riêng

Trường hợp đăng ký văn bản đến là Thư khiếu nại, tố cáo thì văn thư sẽđăng ký vào Sổ đăng ký Đơn, Thư

Khi đăng ký văn bản đến cần ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác, không viếtbằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ thông dụng

Đối với việc đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính thì văn

thư sẽ in ra giấy, ký xác nhận bản chính và đóng thành sổ (Xem phụ lục III)

Bước 3 Trình, chuyển giao văn bản đến.

Đối với việc trình văn bản đến: Văn thư sẽ trình người có thẩm quyềnphân phối, cho ý kiến giải quyết và thời hạn xử lý Nếu văn bản liên quan đếnnhiều đơn vị thì ghi rõ đơn vị chỉ trì trực tiếp giải quyết văn bản, đơn vị phốihợp giải quyết và thời hạn xử lý

- Lưu ý kiến chỉ đạo để theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản

Đối với việc chuyển giao văn bản đến: Văn thư sẽ chuyển đến cacs đơn

vị, cá nhân xử lý Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì các văn bản đến liênquan đến đơn vị nào, sẽ được cho vào ô của đơn vị đó Thời gian để các đơn vịđến nhận Văn bản đến là 9h sáng và 4h chiều hằng ngày Khi lấy văn bản thìchuyên viên văn thư các đơn vị ghi rõ các thông tin vào Sổ chuyển giao văn bản

Các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến theo quy định

và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp sẽ thèo dõi, đôn đốc việc giải quyếtvăn bản đến Văn thư chuyên trách sẽ lập Sổ giải quyết Văn bản đến, tổng hợp

số liệu báo cáo

Các văn bản có dấu "Tài liệu thu hồi" thì văn thư sẽ quản lý hoặc chuyển

trả nơi gửi (Sổ các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Trường - Phụ lục VI)

- Ưu điểm:

Các văn bản đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đều được tổ chức giảiquyết nhanh chóng khi đẫ chuyển đến bộ phận có thẩm quyền Việc kiểm tratheo dõi công tác giải quyết văn bản đến của các đơn vị thuộc thẩm quyền củaTrưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Ban giám hiệu nhà trường, tùy thuộcvào tính chất của công việc

Quy trình xử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho áp dụng ISO vàoquy trình quản lý văn bản đến

Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư kẹp phiếu xử lý vào văn bản, cáchlàm này rất khoa học và mang tính thẩm mỹ

Văn thư nhập văn bản đến lấy số giống như nhập số văn bản đi nên khi tratìm sẽ nhanh hơn và chính xác hơn

- Nhược điểm :

Tuy nhiên Trường chưa có sổ theo dõi giải quyết văn bản đến mà chỉ nhắcnhở cho nên công tác quản lý văn bản, tổ chức giải quyết văn bản còn chưa sát

Trình tự giải quyết văn bản đến phải qua nhiều khâu

Lãnh đạo ghi ý kiến xử lý văn bản vào phiếu nên sẽ có thể bị thất lạc nênkhi xin lại sẽ bị mất thời gian

Khi đăng ký văn bản bằng phần mềm có khả năng bị mât văn bản, không

an toàn cho bảo mật thông tin

2.2.1.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng, có vị trí quan trọng trong quá trình

giải quyết công việc, nó là mắt xích gắn liền công tác văn thư vào công tác lưutrữ Việc lập hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập theo sát công việc trong mộtnăm Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đượcghi rõ ở Điều 9 Luật lưu trữ 2011.

Trách nhiệm của lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong việc lập

hồ sơ :

- Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp sẽ tổ chức thực hiện việc lập hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc chỉ đạo,kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

- Trưởng đơn vị sẽ phân công người lập hồ sơ, tổ chức tiếp nhận hồ sơ đãgiải quyết, tổ chức lựa chọn hồ sơ để nộp lưu

- Cán bộ chuyên môn: trong quá trình giải quyết công vieejv sẽ tự lập hồ

sơ về công việc mình được giao giải quyết và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

*Tổ chức lập hồ sơ

Cuối năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ xây dựng danh mục hồ sơ để

kê khai hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong hoạt động của Trường trong

1 năm tới (có kèm theo kí hiệu, đơn vị và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ)

(Danh mục hồ sơ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2017 - Xem phụ lục VII)

Hồ sơ được phân làm 3 loại là hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơnhân sự Hồ sơ công việc là loại hồ sơ chủ yếu hình thành trong quá trình hoạtđộng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Quy trình lập hồ sơ công việc